Det är inte lätt att vara tydlig – men viktigt

Den 5 maj arrangerar Svenskt Projektforum Projektverktygsdagen på Münchenbryggeriet i Stockholm. I år är temat kommunikation – en av de bidragande faktorerna till lyckade projekt. En av huvudtalarna är retorikern Elaine Eksvärd. Projektvärlden har pratat med henne om hur man kan bli tydligare i sin kommunikation.

– Det är inte lätt att vara tydlig, menar Elaine. Många personer lindar in sitt budskap i långa utläggningar och kallprat. Det blir en lång transportsträcka innan de kommer fram till vad de ska säga. Det tröttar ut lyssnaren och gör kärnbudskapet otydligt. Därför är det viktigt att veta vad man ska säga och gå direkt på kärnan.

Vilka är de vanliga misstagen?
– Det vanliga är att man utgår ifrån sig själv och tror att alla andra tänker på samma sätt.

– Det gäller att sätta sig in i mottagarens situation. Det räcker inte med att bara säga det man tänkt. Fråga mottagaren om budskapet gått fram.

– Jag brukar säga att man måste fråga med hela handen. Det är lite som att göra läxförhör med en femåring. Våga fråga om du varit otydlig och lyssna på svaret, så du kan omformulera dig och förklara dig på ett annat sätt. Man måste lära sig mottagarens språk och lägga sig på dennes nivå.

Hur anpassar man sig till mottagaren?
– Det handlar väldigt mycket om hur man säger saker. I vissa situationer passar det att linda in budskapet lite, medan man i andra situationer måste vara väldigt rak och kortfattad.

– I en telefonkonversation brukar jag ge rådet att tänka sig att personen sitter mitt emot en, att prata med hela kroppen och röra sig som om samtalet var i samma rum.

– Ett riktigt möte är alltid bättre än alltid en telefonkonversation, för vad man säger är bara en liten del av budskapet. Hur man säger och agerar är minst lika viktigt. Man kommunicerar med hela kroppen.

Elaines tips för tydligare kommunikation

1. Förstå kontext och timing

För att kommunikationen ska bli effektiv och tydlig är det viktigt att förstå i vilken kontext den sker. Är det ett möte, en telefonkonversation eller ett mail? Olika situationer och ämnen sätter olika krav på kommunikationen. Det är också viktigt med rätt timing. Är ämnet för samtalet bäst att ta på morgonen, över en lunch eller efter arbetstid?

2. Sätt dig in i personlighetstypen

För att en dialog ska kunna bli bra är det A och O att känna till hur den andra personen kommunicerar. Är det en saklig person eller en person som använder många superlativ? Det är inte bra att svara ett kort ”OK” i ett mail som är näst intill ett A4 långt, men det är inte heller bra att vara översvallande känslig och säga att man bara äääälskar att arbeta ihop, när den andra personen inte använder sig av den typen av uttryck.

3. Var öppen för kritik

För att slipa på kommunikationen och göra den bättre och tydligare är det av stor betydelse att lära sig att ta kritik. Visa förståelse för den som kritisera och försök att sätta dig in i kritiken på riktigt. Efter det kan du försöka förklara hur du menar. Annars är det lätt att hamna i en försvarsposition och i en konflikt med varandra.