Intressentanalys

En intressent är en person, en grupp av människor eller en organisation som på något sätt påverkas av ett projekt eller som kan påverka förutsättningarna för projektet.

En intressentanalys visar var ni kan hitta stöd för arbetet och hjälper er att ta fram strategier för att hantera motstånd eller hinder. Resultatet av analysen är en plan för hur intressenterna ska hanteras, om de ska involveras i projektet, om de är viktiga målgrupper att kommunicera med eller om ni behöver beakta dem på annat sätt.

En och samma intressant kan ha olika behov eller påverkan på projektet under olika faser. Intressentanalysen är färskvara.

Mallen för intressentanalys består av tre steg:

1. Kartläggning av möjliga intressenter
2. Analys av intressenterna
3. Plan för hantering av intressenterna

1.  Kartläggning

Samla en grupp som tillsammans gör intressentanalysen. Det är bra att få in så många olika perspektiv och kunskaper som möjligt. En blandad grupp tänker bredare.

Låt kartläggningen ta tid, så att ni inte missar viktiga intressenter. Försök att hitta intressenter både inom er egen organisation och utanför.

Börja med att göra en bruttolista med till exempel post-it-lappar. Jobba först enskilt, sen i grupp. Skriv en intressent på varje lapp. Försök tänka in så många intressenter som möjligt. Var konkret och specifik.

Använd post-it-lapparna för att göra en intressentkarta. Samla intressenterna i kluster för att få överblick och struktur. Hur förhåller sig olika intressenter till varandra när det gäller påverkan, beroenden, inflytande etc.? Befinner de sig långt borta eller nära ert projekt? Är det något område eller någon grupp som ni har glömt?

2. Analys av intressenter

När ni har identifierat era intressenter behöver ni göra en mer systematisk analys av deras förhållande till projektet. Ett sätt att analysera intressenterna är att placera in dem i en fyrfältsmatris utifrån grad av intresse och inflytande. Utifrån intressenternas placering i matrisen får ni en indikation om vilken strategi ni ska använda i hanteringen. Analysen kan också ge stöd för prioritering av olika intressenter.

Kategori A har stort inflytande över projektet och starkt intresse av det. Det är intressenter som på något sätt behöver involveras i arbetet, kanske i en referensgrupp eller i styrgruppen.

Kategori B har inte lika starkt intresse av projektet men har stort inflytande och kanske fattar beslut som påverkar era förutsättningar. Det är viktigt att de känner till nyttan med projektet och vet vad som händer och förstår varför det görs. Hanteringen kräver aktiv kommunikation.

Kategori C har starkt intresse av förbättringsarbetet men litet inflytande. Det ställer inte lika höga krav på er kommunikation men det kan ändå vara viktigt att intressenterna är informerade om vad som händer.

Kategori D är intressenter som har litet inflytande och svagt intresse. Det är intressenter som kanske inte kräver någon aktiv hantering. Men om intressenten har viktig kunskap om verksamheten eller kompetens som behövs inom projektet krävs även här involvering.

3. Plan för hantering av intressenter

Ett sätt att hantera planen för hanteringen av intressenter är helt enkelt en lista över varje intressent; person, grupp eller organisation och lista vilken kategori, prioritering de tillhör och vilken strategi och vilka åtgärder som ska vidtas.