Kolossen i styrelserummet

Kolossen på Rhodos, ett av världens sju underverk, är för de flesta av oss något som vi bara kan fantisera om. Det är något stort och något ogripbart och förmodligen även obegripligt. De sju underverken var ju sådana att det var något ofantligt och svårt att förstå hur de hade skapats.

Om man vill försöka definiera ordet koloss så finns det några olika varianter. Enligt Svenska Akademiens ordlista (SAOL) definieras koloss som något stort och klumpigt men även ”bjässe” används. Nationalencyklopedin (NE) definierar koloss som ”enorm konstruktion”, ”jättestor staty”. Enligt Fokus uppslagsbok så betyder koloss ”jätte, bjässe, stort och otympligt”. Oavsett vilken definition vi väljer så tror jag att de flesta av oss ser en koloss som något mycket stort och kanske lite ogripbart.

Kolossen i styrelserummet

Vad menar jag då med ”Kolossen i styrelserummet”? Vad skulle det kunna vara som tar stor plats i arbetet men som fortfarande är svårförstått och ogripbart? Jo det gäller Förmågan att initiera och driva projekt. I de flesta styrelser (och även andra ledningsfunktioner) anser man sig ha en god förståelse och kompetens om vad det innebär att initiera projekt. I verkligheten är det precis tvärtom! Det är tyvärr bara att konstatera, höga chefer kan inte detta och de vill heller inte utbilda sig inom området. När jag framhåller vikten av kompetenta och utbildade beställare (projektägare) av projekt möts jag ofta av tre argument för att just de inte behöver/ hinner gå någon utbildning: ”Jag har inte tid”, ”Jag kan det där”, ”Det är inte mitt ansvar, det är projektledarens”… Alla tre är fel! De skulle spara tid om de lärde sig vad det innebär. De har definitivt inte kompetensen och det är absolut deras ansvar, inte projektledarens! Jag har hållit på med detta i väldigt många år och jag har hållit utbildningar i väldigt många år. Jag har utbildat över 18 000 projektledare genom alla år, men på beställarsidan, på ledningssidan är det 19 (inte 19 000)
organisationer som har valt att satsa en dags utbildning på sin ledningsgrupp i vad det innebär att initiera projekt och vad det innebär att vara beställare och/eller sitta i styrgrupp. De gånger jag får möjlighet att arbeta med ledningar så förvånas jag nästan alltid av hur förhållandevis låg kompetensnivå de flesta har i detta ämne. De som faktiskt väljer att utbilda sig inom projekt reagerar väldigt positivt och säger att ”tänk om jag hade vetat detta innan vi startade alla våra projekt, så mycket bättre det hade blivit”.

I verkligheten
I verkligheten betyder detta att de allra flesta organisationer initierar projekt utan att veta hur de ska göra eller vilket ansvar ledningen faktisk har. Ett problem som nästan alltid uppstår är resurstilldelning och då menar jag resursen ”människa”, det vill säga medarbetare. Väldigt få organisationer har ordentlig kontroll på vad medarbetarna ska göra och vad de inte ska göra. De adderas nya arbetsuppgifter (exempelvis projekt) utan något annat tas bort. Arbetsmängden ökar och ökar. Jag är övertygad om att detta inte sker av ovilja utan av okunskap. Cheferna förstår inte att de måste göra omprioriteringar av arbeten som respektive medarbetare ska utföra. Att jobba mycket under korta perioder är naturligtvis okej men när detta blir vardagen då är det inte okej. De flesta medarbetare är sannolikt väldigt lojala och de vill göra ett bra jobb. De tar kanske med arbetet hem och sitter någon extra timme varje kväll, kanske även på helgen. Det kanske blir både 45 och 50 timmar i veckan – varje vecka. Det är i längden ohållbart.

Lite räkneexempel
Idag beräknas att mellan 35 och 40 procent av ett lands BNP (BruttoNationalProdukt) genereras i projekt och den siffran lär nog öka. Detta gäller de flesta organisationer också, det vill säga att en betydande del av en organisations omsättning genereras via projekt. Tänk om vi kunde förbättra oss bara lite grann så skulle vi spara både pengar, tid och frustration. Ett räkneexempel: Sveriges BNP 2019 var 5 021 miljarder kronor. Om vi räknar att 35 procent genereras av projekt betyder det att 1 757 miljarder kronor kommer via projekt. Om vi leker med tanken att vi skulle kunna
förbättra oss med 10 procent så skulle vi alltså kunna spara 175,7 miljarder kronor varje år – bara i Sverige. Det motsvarar ungefär tre gånger så mycket som hela landets försvarsbudget (2019).
Blir vi ännu effektivare så kan vi alltså spara ännu mer pengar…

Koloss på lerfötter
Enligt Daniels bok i Gamla Testamentet (kapitel 2 vers 32 och framåt) så får Kung Nebukadnessar en dröm och han ber om hjälp med att tyda den. Texten lyder: Konung, du såg i din syn en väldig staty. Den stod där framför dig, mäktig och starkt glänsande, en förfärande anblick. Huvudet på statyn var av rent guld, bröstet och armarna av silver, buken och höfterna av koppar, benen av
järn, fötterna delvis av järn, delvis av lera. Medan du såg på den rycktes en sten loss, utan att någon hand rörde vid den och träffade statyns fötter av järn och lera och krossade dem. Då krossades alltsammans, järn, lera, koppar, silver och guld. Det spreds som agnar från tröskplatserna om sommaren, fördes bort av vinden och stod ingenstans att finna. Detta var drömmen. Nu vill vi tyda den för konungen. Låt inte en organisations verksamhet drabbas av kolossen och riskera inte att någon sten (eller händelse) får hela verksamheten att skadas eller i värsta fall förstöras utan se till att ledningen tar detta på allvar.

Vad måste göras?
För att kolossen i styrelserummet (detta enorma och okända och kanske lite ogripbara) – projekten – inte ska bli något större och orsaka värre problem än tidigare så måste ledningar (på alla nivåer) skaffa sig insikt om vad det innebär att initiera projekt. Gå utbildning, skaffa mentorer, diskutera med erfarna kollegor – men gör något och det nu!

Johan Hydén

är PMP, IPMA D, FAPM. RUM (Rådgivare Utbildare Mentor) inom ledarskap, projektledning och riskanalys
KAMP Företagsutveckling AB
Tidigare ordförande för Svenskt Projektforum