Maximera nyttan med PENG

Hur skapar man samsyn och gemensam förståelse för en investering och ökar förutsättningen för att få ut maximal effekt av den? Vilka nya arbetsmetoder krävs för att ett nytt system ska kunna fungera? Är det rätta beslutet att inte göra någon förändring alls? Hur räknar man ut nyttan av till exempel kundservice, ökad kvalitet och nöjda medarbetare? Det är några av de frågor som nyttovärderingsmodellen PENG kan hjälpa dig att ge svar på. TEXT: KERSTIN ENGLUND

Att investeringar verkligen ger effekt på verksamheten är inte alltid självklart. Det är tvärtom ganska vanligt att nyttan med en investering inte blir så stor som den skulle kunnat bli, eller att bilden av vad som ska uppnås är så olika att man inte har en gemensam plan eller förståelse av vad som behöver göras. Och när man ska analysera varför, hamnar ofta fokus på projekten och dess leveranser istället för på förändringen man vill skapa. Problemet kan vara att man inte har en samsyn på verksamheten och vad investeringen ska bidra med eller ändra på. Eller så har man kanske inte tänkt på att ändra processer och arbetsmetoder för att få effekt. Bristande förståelse kan också ligga bakom, då verksamhetsansvariga och olika grupper av medarbetare som regel talar ”olika språk”, vilket gör att kommunikationen dem emellan inte fungerar.

Identifierar och värderar alla nyttor
PENG-modellen har funnits sedan mitten av 90-talet som en hjälp för att identifiera och värdera alla nyttor som en förändring eller investering kan ge.
      – Det finns många analysmodeller, men få som är så kraftfulla och etablerade, säger Teresa Thorsson som är VD på Knowit Project & Quality Management AB och ansvarig för PENG-modellen. Utmärkande för PENG är att det är en enkel, trovärdig och kommunicerbar metod för nyttovärdering inför alla typer av investeringsbeslut. Den fungerar på såväl statliga myndigheter som det privata näringslivet. PENG står för ”Prioritera Enligt NyttoGrunder”. Sedan 2013 är Teresa ansvarig för modellen och sedan hon gick till Knowit i början av 2018 så sker all utbildning och certifiering i Knowits regi.
      – Kunskapen och tillvägagångsättet är öppet för alla som vill ta för sig av lärdomar och insikter från PENG, säger Teresa. Men för att bli PENG certifierad och hänvisa till att man jobbat enligt PENG eller gjort en PENGanalys så måste man vara certifierad. PENG-modellen passar alla branscher och alla olika typer av verksamhet och är enkel att anpassa till det som ska uppnås, men de skattefinansierade sektorerna ligger mig personligen varmt om hjärtat. Det finns så mycket att göra där och det kan ge så stora effekter, vilket känns bra med tanke på att det handlar om hur vi fördelar skatteintäkter!

Bestämma mål och syften
Modellen har tre steg, och det första innebär att man bestämmer vilka mål och syften man har med investeringen och analysen. Man tar helt enkelt fram de förutsättningar som krävs för att göra en lyckad analys. I den andra fasen handlar det om att identifiera nyttorna, sätta dem i relation till varandra och värdera nyttoeffekterna. Nyttorna delas upp i tre kategorier: Direkt nytta (grön), Indirekt nytta (gul) och Svårvärderad nytta(röd). Se bild ovan. Grön nytta: Direkt resultatpåverkande nytta. Exempel kan vara lägre kostnader till följd av sänkta lönekostnader då en process blir effektivare. Gul nytta: Indirekt resultatpåverkande nytta. Exempel kan vara minskade kostnader för rekrytering på grund av effektivare rekryteringsprocess, eller färre kassationer som ett resultat av högre kvalitet. Röd nytta: Svårvärderad nytta. Exempel kan vara förbättrad image som följer av investeringar i miljöförbättrande åtgärder.
      – Ett vanligt beteende är att man tror att alla nyttor kommer att falla ut bara för att man kan räkna på dem, men man missar då att identifiera vilka av dem som är indirekta och vad som behöver göras för att de ska falla ut säger Teresa. Man missar ofta även de mjuka värdena och tillskriver dem som svåra att räkna på, men man glömmer lätt att om man inte har med dem så är risken stor att man inte har ett korrekt beslutsunderlag för att fatta rätt beslut, då de ofta svarar för en väsentlig del av den totala nyttan.

Det handlar om kvalitetssäkring
I den sista delen av PENG-metoden handlar det om kvalitetssäkring. Analysgruppen gör en sista rimlighetsbedömning och identifierar de hinder som finns kvar för att få fram nettonyttan, och hur man ska eliminera dessa hinder. Slutligen görs en hemtagningsplan som exakt beskriver hur man ska hämta hem nyttan och dess ansvarsfördelning. Finns det svagheter eller utmaningar i PENG-modellen?
      – Nej, egentligen inte om den görs med kompetens och medvetenhet, säger Teresa. PENG-modellen tar hand om det som behövs tas om hand. Det kan vara allt från att skapa samsyn, hantera kulturfrågor på ett strukturerat sätt eller att helt enkelt skala av. Det kanske inte är läge att göra förändringen eller investeringen alls! Totalt sett sparar man en massa tid, men det är kanske inte de som genomför analyserna som sparar sin tid. Man måste ha ett holistiskt synsätt.
      – Jag använder ofta PENG-metodik i min yrkesroll på Knowit när en medarbetare kommer med ett förslag till förändring, fortsätter Teresa. Antingen stärker det min övertygelse om att vi inte ska göra det, eller så är det jag som måste tänka om!

Läs mer: www.peng.se