Paretoprincipen

Paretoprincipen är en matematisk fördelning enligt vilken 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan; den kallas ibland även 80/20-regeln. Vilfredo Pareto visade att 20 procent av den italienska befolkningen innehade 80 procent av egendomen och denna observation har av andra senare generaliserats. Det betyder att 80 procent av det du presterar kommer från 20 procent av tiden du lägger ner.

• 20 procent av produkterna står vanligtvis för ungefär 80 procent av försäljningsvärdet.
• 20 procent av produkterna eller kunderna står oftast för 80 procent av ett företags vinst.
• 20 procent av bilisterna orsakar 80 procent av olyckorna.
• 20 procent av de som gifter sig utgör 80 procent av skilsmässostatistiken.
• Du använder 20 procent av dina kläder 80 procent av tiden.

Siffrorna är inte huggna i sten. Förhållandet kan vara 90/10, 75/25 eller något i närheten men principen är att 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan.

Alla upplever någon gång under projektet att det är för mycket att göra, att tiden och pengarna inte räcker till. 80/20 regeln är en teknik som kan användas för att identifiera vilka aktiviteter som kräver mest uppmärksamhet. Regeln kan vara till hjälp i projekt för att prioritera aktiviteter och det ger i sin tur flera andra fördelar som att hantera budgeten, spara tid och hålla hög kvalitet.

Tid –  Det är inte ovanligt att man i projektet upplever att det är för mycket arbete och att tiden inte räcker till. 80/20-regeln är en teknik man kan använda vid sådana tillfällen för att snabbt identifiera vilka aktiviteter som kräver mer uppmärksamhet och hur man får ordningen på resursfördelningen.

Budget –  Utöver tidsplanering så kan 80/20-regeln också användas för planerandet av budget och resursfördelning. Det behöver inte alltid vara exakt 80 och 20 procent som identifieras utan fokus ligger på att inse att en minoritet av händelser och aktiviteter kan orsaka en majoritet av effekten.

För budgeterande så kan exempelvis 20% av funktionerna kräva 80% av budgeten. Detta behöver inte vara något negativt att komma till insikt om, utan detta innebär att man i projektet inser vilka aktiviteter som faktiskt kräver mer resurser för att uppnå ett lyckat resultat i projektet.

Kvalitet –  Regeln kan också användas för att förbättra kvalitén, genom att se hur 80% av defekterna eller bristerna skapas på grund av 20% av problemen eller misstagen. Om verksamheten kan göra något åt dessa 20% så kan alltså 80% av defekterna minska.

I riskhantering kan man applicera regeln för att identifiera vilka 20% av problemen som orsakar 80% av den negativa effekten. Det kan vara så att många av de små problemen faktiskt har sitt ursprung i några få större problem och det är dessa problem som bör identifiera och hantera först.

Att göra 80/20 analysen:

1. Skapa två uppsättningar av jämförbara data. Det vill säga sortera ut grupper av till exempel kunder, varor, tjänster, insatser etc som kan omvandlas till procent. Hitta sedan intressanta egenskaper hos varje grupp, till exempel hur mycket vinst eller tidsåtgång som kan kopplas till dem.
2. Gör sedan två kolumner för varje grupp. Om vi tar kunder som exempel: Gör en kolumn med kunderna och en kolumn för genererad vinst från varje kund. Sortera sedan så att de mest lönsamma kunderna kommer överst. Räkna ut hur stor andel av vinsten som varje kund står för.

Du kommer troligen att finna att 20 procent av kunderna står för 80 procent av vinsten.

3. Nu kan du fatta beslut om hur du vill använda 80/20-regeln. Genom att jobba mindre, tacka nej till kunder och säga upp 80 procent av dina medarbetare? Eller välja att marknadsföra smartare, söka upp nya kunder och bli en mer omtänksam arbetsgivare.

Googla paretodiagram så hittar du instruktioner (tex på Youtube) hur du kan skapa en analys. Lycka till!