Portföljhantering är den bästa framtidsplaneringen som förvandlar osäkerhet till en möjlighet

Osäkerhet är sällan en inbjuden gäst, men för närvarande har osäkerhet fått en permanent plats på alla planerings- och beslutsbord.

Osäkerhet kan på många sätt ses i verksamhetsmiljön och återspeglas i den dagliga ledningen och det dagliga beslutsfattandet. Det är viktigt att acceptera osäkerhet och risker som en del av det vi gör, på samma sätt som kvalitet, datasäkerhet och hållbar utveckling.

Osäkerhet och förberedelse berör hela organisationen, även om ledningen är ansvarig för beslutsfattandet. Olika människor ser på osäkerhet på olika sätt i en organisation och genom deras tidigare erfarenheter värderas också möjliga effekter utifrån olika utgångspunkter. Faktum är att man efteråt kan veta vilket det bästa sättet är, hur man borde ha reagerat och förberett sig på särskilda signaler.

Portföljhantering ger i sina olika former säkerhet för organisationen, både inom den offentliga och den privata sektorn, för utvärdering av effektivitet och därmed bättre beslutsfattande. Osäkerhet kan utformas som en del av olika portföljdatamodeller och sätt att arbeta.

Typiskt för riskportföljen är den ständiga utvärderingen av riskernas sannolikhet och inflytande, liksom de många effekter som orsakas av sambandet mellan olika osäkerheter och risker. Flera effekter är de som, så att säga, kan göra så att båten kantrar. Flera effekter och beroenden mellan saker är också den viktigaste orsaken till att portföljhantering behövs. Vi kan styra vår bil även i dåligt väder, men att förutse den övriga trafiken börjar bli en utmaning – i trafikstockningar lättar vi åtminstone på gaspedalen.

Brådska är alltid dyrt

Samma situation gäller för ett enskilt projekt. Riskerna och osäkerheterna i ett projekt kan redan hanteras ganska bra med hjälp av erfarenhet, men med hundratals samtidiga projekt som framskrider i varierande takt, kanske åt olika håll och i olika stadier, gör det redan situationen mycket utmanande.  När ett eller kanske flera projekt försenas på grund av osäkerhet och risker, börjar organisationens arbete att bli överbelastat. Risken är att kundleveranser, investeringar, utvecklingsarbeten och även uppgifter föreskrivna i lag blir allvarligt försenade eller överhuvudtaget inte utförs. Budgetar och resursplaner slutförs inte som planerat och saker och ting börjar trappas upp. Brådska är ofta den första svaga signalen som ses i efterutvärderingen, vilket alla kände igen när allt fortfarande verkade vara bra.

Portföljhantering hjälper till att förutse och se framåt

Vi blir alltid medvetna om grundorsakerna till händelser efteråt, men det är det vi kan göra i förväg är som är viktigt. Projekt, risk, resurs, användning och tjänsteportföljhantering är de bästa exemplen på vilka slags prognosverktyg som för tillfället finns tillgängliga. Var och en av dessa erbjuds och kan genomföras oavsett företagssektor som stöd åt ledningen genom information, prognoser och hantering av osäkerhet.

Portföljhantering handlar om att se framåt, göra prognoser och att styra med hjälp av information

Portföljhantering handlar till 80 % om att se framåt och till 20 % om att rapportera och lära från det som har hänt. Under osäkra tider har vi alltid klättrat upp i det högsta tornet, trädet eller på berget i byn för att se vad som kommer. Idag är denna organisations högsta punkt att hålla utkik och förutse portföljhantering och en god styrning av denna.

LÄS MER

Thinking Portfolio Portfolj Whitepaper

Ruth Zerbe

International Business Manager

+358 40 578 9000

ruth.zerbe@thinkingportfolio.com

https://thinkingportfolio.com/sv-main/

https://eacademy.thinkingportfolio.com