Projektledare är bekymrade över sina projekt!

Projektledare är oroliga för sina projekt! Vi ställde frågor till våra medlemmar om hur de har det i Coronatider.  ALLA uttrycker att de känner oro för sina projekt (42% är oroliga och 58% känner till viss del oro)

50% växlar sin arbetsplats mellan hem, kontor eller annat ställe. 43% jobbar hemifrån och resterade 7% är på kontoret som vanligt.

De flesta, 93%, anger att det går bra att sköta kommunikationen effektivt, 7% anger att det är svårt. Vid hemarbete tappas den ”sociala överhörningen” och det tar längre tid att får kontakt med personer. Fler möten online leder i vissa fall till att det är svårare att lösa kommunikationen – fler verkar vara mer upptagna nu är tidigare. Långsammare uppkoppling hemma än på kontoret anges av flera som en utmaning. Många upplever att det just nu är intensivt; mailen går varm och många möten äger rum med svajiga uppkopplingar och tar därför länge tid.

Andra utmaningar med hemarbetet är arbetsmiljön och disciplinen. Arbetsmiljöaspekten handlar om att ha en bra arbetsplats hemma när arbetet utförs hemifrån hela dagar och veckor, inte som tidigare då det skedde mer oregelbundet. Avsaknad av skärmar till datorer, skrivare,  bra stolar, ståbord och sociala kontakter (ensamheten blir påtaglig även om man bara har kontakt via telefon, skype och liknade). Disciplinen har två aspekter – det ena handlar mer om motivation, att komma igång och få saker gjorda. Det andra handlar om rutiner som att starta och avsluta jobbet vid utsatt tid men också att få till pauser. Att jobba hemifrån är fortfarande ett jobb, det gäller att hitta sin struktur och planering. Det finns också de som säger att de har bra förutsättningar för arbete hemifrån med separata arbetsrum med bra utrustning och bra rutiner.

Tips när du jobbar hemma:

• Säkerställ gränsen mellan jobb och privatliv. Svara inte på mail på kvällar och helger.
• Ta en lunchpromenad när du nu inte har kollegor att äta med. Eller ta en morgonpromenad, som att du skulle gå till jobbet.
• Undvik långa mailkonversationer – ring eller skypa/ zooma istället. Det blir effektivare och håller kontakter och det sociala vid liv. Ersätt stunden vid kaffemaskinen med ett digitalt avstämningsmöte (ta en gemensam fika på morgonen).
• Ställ datorn på en strykbräda för att kunna stå och jobba.
• Stilla hjärnan i denna ”nya” miljö och situation med promenader, yoga, meditation eller andra avbrott då du lämnar datorn och uppgifterna en stund.
• Om flera i familjen är hemma på dagtid – ni är nu det nya teamet! Alla med sina uppgifter att lösa, men också med gemensamma mål. Så vem gör vad? Vem erbjuder sig att lösa  förmiddagsfikat, lunchen och eftermiddagsfikat, vem sitter var, hur stämmer ni av vem som behöver sitta i distansmöte med krav på tystnad. Skaffa rutiner som funkar för er. Planeringsmöte varje morgon kanske?

Vi och våra medlemmar skulle gärna vilja ha mer inspirerande tips och kanske föreläsningar inom tex kommunikation på distans (effektiva möten, samarbete på distans, leda agila team, hur ersätter vi ”Management by walking around digitalt, och mycket annat) motivation (hur skapar vi motivation i projekten) förändringsledning (förändring i arbetssätt, hur kommer vi ifrån pandemidiskussioner och fokuserar på framdrift av projekten), struktur och effektivitet vid hemarbete. Ja allt som är kopplat till den förändrade arbetssituationen som vi har nu och ser ut att ha framför oss en oöverskådlig tid.

Maila gärna dina tips, idéer till webinarier (vi har den tekniska plattformen) och tankar och funderingar kopplat till projekt och ledarskap i dessa tider  till pia.lundgren@projektforum.se