Tips för att leda virtuella team

Ditt team har samlats. Projektrummet är fyllt med planer, aktiviteter och skisser på smarta lösningar. Gruppen är motiverad och känner gemenskap. Småpratet ebbar ut. Du tänker ”Nu kör vi!” och tar ordet… En av de bästa situationer du som projektledare kan uppleva.

Men distans försvårar det mesta och bara ett våningsplan kan vara nog för att snabbt falla in i en ”vi och dem” -mentalitet. Lägg till kulturella skillnader, olika språk och en kontinent mellan teamen och det blir inte lättare, men desto viktigare, med teambuilding.

Så hur kan vi som projektledare skapa passion och energi en virtuell projektmiljö?
Det viktigaste för att få de virtuella teamen och resurserna att fungera och leverera är tillit. Du som projektledare måste därför agera förebild, vara tydlig i dina förväntningar kring beteende och leveranser i projektet, och vara den första att leva upp till dem själv. Men kanske ännu viktigare, projektledaren måste också visa förståelse och flexibilitet för olika projektdeltagares kultur, lokala arbetsmiljö och fråga hur projektet kan anpassa sig till dessa.

Var nyfiken och personlig
Var också nyfiken och personlig i ditt ledarskap. Bjud på dig själv och lär känna personerna i dina team – äkta tillit har vi till personer vi känner. Givetvis måste alla projektdeltagare försöka träffas. Inget är bättre för att bygga teamkänsla. Men när väl alla jobbar på hemmaplan igen, tänk på att bygga vidare på teamkänslan på möten och i mail. Inled gärna med något personligt, ställ frågor som inte har med projektet utan personerna att göra.

Utnyttja tekniken
En annan viktig del är att utnyttja tekniken. Utan kontor och projektrum kommer givetvis ett större krav på oss som projektledare att bli mer kommunikativa. Ha alltid telefon- eller videokonferenslösning på plats. Skärmdela ofta, även för att visa andra de anteckningar du tar. Se till att alla vid uppstart har ett Skype-konto och varandras kontaktuppgifter för en fungerande och effektiv chatt, utöver enkelheten att ringa varandra. Utnyttja chatten frekvent, även om det bara är för att säga god morgon, och ring gärna en extra gång till de kollegor som inte är på plats. Det gäller att skapa en känsla av närvaro.

Visualiseria
Att visualisera allt blir allt viktigare, framförallt i virtuella projektmiljöer. Vare sig det diskuteras krav, genomförande eller release. En bild förenklar diskussionen, oavsett språk! Så gör en snabb mock-up, skissa ett flöde eller visualisera beroenden mellan grupper, system eller projektuppgifter. Att visualisera beroenden är ett bra sätt att optimera projektarbetet. I distribuerade projekt fångas inte dessa beroenden vid kaffemaskinen utan måste vara en röd tråd i projektstyrningen. Skapa en beroendematris som visar de olika gruppernas förväntningar och behov och som uppdateras vid statusmöten?

Modern projektstyrning kräver att vi som projektledare behärskar de virtuella hjälpmedlen och kan skapa projektgemenskap trots att det saknas ett gemensamt fikarum. Även du som projektledare behöver utvecklas. Våga testa en virtuell projektcoach eller en extern expert som sitter i styrgruppen för att driva högeffektiva projekt. Men verktyg bygger inga team om inte viljan finns. Men du leder ju dem, så visa vägen.

Text: Martin Genander, Senior Projektledare på Moment Projektkonsult.