Utveckla gruppens kollektiva förmåga

I takt med att arbetsuppgifter blir mer kunskapsintensiva och komplexa ökar behoven av att organisera arbete genom kunskapsintegration. Lösningen av komplexa problem och utmaningar kräver att kompetenser från flera individer sammanförs i en gemensam kreativ process. Olika typer av gruppbaserade arbetssätt ökar stadigt och det ”tvärfunktionella projektet” är en av de vanligaste lösningarna på kunskapsintegrationsproblematiken. Sverige ligger i topp som ett av de mest ”gruppintensiva” länderna.

Att arbete i allt större utsträckning organiseras i mer eller mindre självständiga grupper innebär dock inte att grupper är en särskilt effektiv arbetsform. Forskning pekar snarare på motsatsen. När det gäller kreativa processer, problemlösning och beslutsfattande är det lite som talar för gruppen. I dessa typer av uppgifter överträffar grupper sällan den mest kapabla individen eller den s k nominala gruppen – en lika stor samling individer som arbetar individuellt. Upprepade studier av kreativt arbete (brainstorming) visar att individer som arbetar individuellt överträffar samarbetande individer både vad gäller mängden idéer och kvaliteten på idéerna. Andra studier visar att grupper som arbetar med välstrukturerade problemlösningsuppgifter tenderar att prestera i nivå med vad den näst bäste individen i samma grupp gör på egen hand. Gruppen presterar då visserligen bättre än den genomsnittliga individen, men de synergier av kunskapsintegration som vanligen är motivet till grupporganisering är svåra att hitta. Är problemen istället komplexa och ostrukturerade är det svårt att skilja gruppernas genomsnittliga prestation från resultaten av slumpmässigt genererade åtgärder. Majoriteten av dessa studier är dock genomförda på studentgrupper i experimentella miljöer långt ifrån verklighetens komplexitet där samarbete ofta är oundvikligt. Resultaten ger dock anledning att ifrågasätta gruppers och organisationers förmåga att realisera potentialen i medarbetarnas individuella kompetenser. Vår egen, liksom andras forskning, visar en stor outnyttjad potential i gruppers kollektiva förmåga, dvs förmågan att skapa effektiva och kreativa lösningar på problem genom att sammanföra medlemmarnas individuella kunskaper och erfarenheter.

Utmaningarna kretsar främst kring behovet att övervinna kunskapsbarriärer och sociala barriärer mellan individer. Kunskapsbarriärer handlar om skillnader i begrepp och synsätt som kan göra det svårt för individer att förstå varandra. Sociala barriärer handlar snarare om viljan och motivationen att engagera sig i den gemensamma uppgiften med hela sin kompetens.Att bygga en grupps kollektiva förmåga är en utmaning i två dimensioner. För det första måste gruppen vilja och kunna reflektera tillsammans. Utmaningar måste kunna vändas på och alternativa tolkningar genereras och övervägas utifrån deltagarnas kompetenser. Studier har visat att högpresterande grupper lägger lika mycket av sin gemensamma tid på att reflektera kring problem och deras formulering som de gör på att generera konkreta lösningar. Det finns alltså ett tydligt samband mellan förmågan att reflektera och förmågan att lösa komplexa arbetsuppgifter.För det andra måste gruppen kunna handla effektivt genom att fördela arbete och roller i ett sk kunskapssystem där deltagarna förstår egna och andras kompetensresurser och vågarlita på dem. Vår forskning visar att grupper som har en utvecklad förmåga i båda dessa dimensioner, och dessutom förmår att balansera mellan dem, presterar bättre både med avseende på intern och extern effektivitet.

Viktiga förutsättningar för dessa dimensioner av kollektiv förmåga är att det finns en hög grad av förtroende för varandras kunskap, men ännu viktigare är att man känner en ”psykologisk trygghet” i gruppen. Det innebär att deltagarna upplever att gruppen är ”säker för individuellt risktagande” att de kan exponera sina tankar och idéer utan att vara oroliga för att de vänds mot dem och leder till generande eller hotfulla situationer. Det är omsorgen om att inte framstå som inkompetent, bli generad eller skrattad åt som håller tillbaka vår benägenhet att lära och reflektera tillsammans. En annan viktig förutsättning för gruppers kollektiva förmåga är att deltagarna agerar uppmärksamt och omsorgsfullt; att de formar sina handlingar utifrån en komplex och gemensam förståelse av gruppens uppgift. Detta innebär att de är alerta, beredda på att ta initiativ och, om så behövs, ge sig in på och överlappa andras ansvarsområden. Om en grupp uppträder slarvigt, utan koordinerat tänkande eller med tankarna på annat håll än gruppens uppgift, realiserar den inte sin kollektiva förmåga. Att deltagare anstränger sig för att på ett uppmärksamt och omsorgsfullt sätt ta sig an uppgiftens utmaningar, liksom alla de utmaningar och problem som finns med att vara en grupp, är därför helt avgörande. Detta kräver en ständig ansträngning eftersom ett uppmärksamt och omsorgsfullt agerande står i motsatsställning till ett rutinmässigt och regelföljande beteende. Lättare sagt än gjort? Att skapa förtroende för varandras kunskap, bygga psykologisk trygghet i en grupp eller frammana ett uppmärksamt och omsorgsfullt beteende är visserligen något som får draghjälp om det inlemmas i hela det organisatoriska systemet, vilket kräver tid och målmedvetenhet. Men det finns mycket som kan göras i den enskilda gruppen, och det är värt besväret. Studier visar t ex att grupper med ett utvecklat samarbete lyckaslägga 100 % mer av sin tid på uppgiften än den genomsnittliga gruppen. Våra studier visar också på ett tydligt samband mellan gruppers kollektiva förmåga och deras effektivitet. Ett enkelt och effektivt verktyg för att öka gruppers kollektiva förmåga är att skapa regelbundna och återkommande tillfällen för grupper att diskutera sitt samarbete. Detta har potential att öka den psykologiska tryggheten, vilket leder till ett bredare och mer engagerat deltagande i gruppens arbete. Vidare avlastas de mer uppgiftsorienterade diskussionerna i gruppen, som annars riskerar att ”störas” av samarbetsfrågor kamouflerade till uppgiftsfrågor. Grupper som gör detta visar sig nämligen ha högre engagemang i diskussionerna genom att fler deltar och behandlar fler frågor kring samarbetet. Därför kommer de också att mer effektivt täcka de samarbetsproblem som alla grupper har.

Viktiga frågor att hantera i denna typ av möten är t ex deltagarnas förväntningar liksom deras reflektioner över hur samarbetet har fungerat hittills.Att skapa kunskapsförtroende och psykologisk trygghet har också att göra med hur vi samtalar. En effektiv teknik för samtal är sk ”kollektiv reflektion”. Istället för att gruppen inleder med att ett problem presenteras och någon direkt börjar diskutera en lösning får alla i gruppen en stund att i enskildhet fundera över problemet och skriva ner sina tankar. Därefter får var och en presentera sina tankar. Ingen får avbryta om det inte är så att den inte förstår vad som sägs. Därefter summerar en diskussionsledare (kan vara chefen, men också någon annan) vad som sades och formulerar eventuellt en ny fråga kring vilken proceduren upprepas. Denna enkla teknik gör att alla får chansen att tänka först, utan att diskussionen redan har letts in på någons tankegångar. Alla får också prata utan att bli avbrutna.

En mer krävande teknik är att arbeta utifrån en mer komplex bild av gruppens uppgift. Alla grupper har en idé om vad det är de ska göra och varför de finns till. Det kallas för ”representation”. I många fall gör grupper stora ansträngningar att snabbt avgränsa och förenkla sin uppgift för att på så sätt minska komplexitet och mångtydighet. Problemet är dock att verkligheten sällan är lika avgränsad och enkel. Grupper, som därför i allt för hög grad förenklar sin tillvaro, riskerar att få problem när problem uppstår och svåra avvägningar behöver göras. Genom att istället med gemensam reflektion bygga en bred och komplex representation av vad som ska göras bejakar gruppen motsägelser och motsättningar. När dessa dyker upp som problem har de en förmåga att reflektera och hantera motsättningarna. Det är något som högpresterande grupperna lyckas med och det är också därför som de ägnar så mycket tid åt att reflektera. Att bygga en sådan bred representation kräver en ansträngning av deltagarna och en god samarbetsförmåga. Dessa tekniker är varken unika eller de enda. Dagens projektledarutbildningar och många projektledares arsenal av verktyg innehåller många nyttiga verktyg för att öka den kollektiva förmågan. Dock visar erfarenheten att de används alltför sällan. Ofta prioriteras aktiviteter som fokuserar på att bygga bort den kollektiv förmågan till förmån för kortsiktig problemlösning. Eftersom få organisationer aktivt investerar i och följer upp sin kollektiva förmåga förblir kostnaderna för en bristande kollektiv förmåga dolda. Det finns dock mycket som talar för att de är betydande då forskningen visar ett stabilt samband mellan gruppers förmåga att integrera kompetens och deras effektivitet.

Av Andreas Werr och Philip Runsten