Andréa Björklund

The Project Economy

I dagens affärslandskap har arbetet i allt högre grad blivit projektbaserat, med uppskattningsvis 88 miljoner projektroller globalt till år 2027 och ett ekonomiskt värde på över 20 biljoner dollar. Trots denna utveckling misslyckas två tredjedelar av alla projekt, enligt forskning. 
 
Antonio Nieto-Rodriguez, tidigare ordförande för Project Management Institute och författare till HBR Project Management Handbook, menar att ansvaret för misslyckandena till stor del ligger hos ledningsnivån. Han framhåller att chefer ofta saknar förståelse för vad ett projekt är, vilket hindrar deras förmåga att ge effektivt stöd som projektägare. 
 
Tre huvudorsaker till projektmisslyckanden: 
1. Bristande sponsorengagemang: Chefer prioriterar inte sina projekt och avsätter inte tillräckligt med tid – trots att ledningens engagemang är avgörande för framgång. 
2. Omoderna metoder: Gamla strukturer och ensidig tillämpning av t.ex. Agile eller traditionell projektmetodik fungerar inte i snabbföränderliga miljöer. 
3. Fokus på leverans, inte värde: Projektledare är ofta inriktade på att leverera enligt plan snarare än att skapa affärsnytta och resultat. 
 
Rekommenderade åtgärder för bättre projektutfall: 
- Prioritera hårdare: Identifiera de 3–5 viktigaste projekten i organisationen och fokusera resurser dit. "Fler projekt än medarbetare" är ett vanligt tecken på fel fokus. 
- Frikoppla projektteam från linjeverksamhet: Strategiskt viktiga projekt ska inte drivas av personer som samtidigt har operativa roller. Allokera de bästa talangerna helhjärtat till projekten. 
- Rekrytera via frivillighet: Projekt som engagerar och inspirerar får lättare kompetenta teammedlemmar – och lyckas oftare. 
- Utveckla ett nytt språk: Projektledare bör tala i termer av värdeskapande, påverkan och strategisk nytta – inte bara Gantt-scheman och budget. 
 
Strukturell förändring pågår: 
Organisationer är mitt i en omställning från effektivitetsdrivna hierarkier till projektdrivna, platta och agila strukturer. Traditionella rollbeskrivningar blir mindre relevanta. I denna nya verklighet behövs individer som kan driva hela förändringskedjan – från idé till genomförande och värdeskapande. 
 
Ledarskapets roll: 
Projekt kräver ett nytt sorts ledarskap. Att skapa utrymme för fokus, fatta svåra prioriteringsbeslut, engagera sig operativt som sponsor – och förstå dynamiken i tvärfunktionella projektteam – är nu kärnkompetenser för ledare i alla branscher. 
 
Denna sammanfattning belyser avgörande faktorer för att lyckas i den växande projektbaserade ekonomin, där rollen som projektledare blivit central för verksamheters omställning. Det ställer ökade krav på såväl projektledning som projektkompetens i hela organisationen – från ledning till genomförande. Att vara certifierad projektledare eller inneha en relevant projektledarcertifiering ses som en viktig tillgång, inte minst för att navigera mellan struktur, förändringsledning och resultatfokus. I denna kontext fungerar Harvard Business Review som en global kunskapsresurs, på samma sätt som Svenskt Projektforum, Mötesplatsen för Sveriges projektledare fungerar nationellt som forum för erfarenhetsutbyte och utveckling. 

Författare: Joacim Öhman. Juli 2025

Källa:  Why Project-Based work fails - And how to get it right

by Andréa Björklund

Boosta din projektledningskompetens

Välkommen till Utbildningsdagen 2025, en kompetenshöjande eftermiddag speciellt utformad för dig som arbetar med samhällsbyggnad i projektform som arrangeras av Svenskt Projektforum och Projectpartner. 

Tema för året är projektledning i AI-eran. Vad förändras, vad består och hur rustar vi oss som projektledare för framtidens arbetssätt? Med hjälp av våra kunniga och engagerade talare tar vi oss an både teknik, ledarskap och kompetensutveckling. Dessutom möter vi (och hyllar!) författarna till Projektledning, boken som rustar nästa generations projektledare och som utsetts till Årets projektledarbok 2025.

När och var: Tisdagen den 1 oktober 2025, IVA Konferenscenter, Grev Turegatan 16, Stockholm.

Anmälan: www.projectpartner.se/utbildningsdagen

Deltagande är kostnadsfritt, vid uteblivet deltagande faktureras 500 kr. Önskar du bli fakturerad självkostnadspris för ditt deltagande så går det givetvis att ordna.

Program:

12:45 Registrering och mingel

13:00 Projectpartners Utbildningsdag 2025 öppnar

AI förändrar projektledarrollen – är du redo? Daniel Karlsson

AI som projektkollega – så kan du börja redan idag Mattias Ejbe

14: 30 Fikapaus

Årets projektledarbok 2025, Anette Hallin, Tina Karrbom Gustavsson, Tomas Gustavsson

”Klokfaktorerna” – 10 förmågor som förenar 100 framgångsrika ledare Svante Randlert

ca 17:00 Branschmingel med snittar och förfriskningar

AI förändrar projektledarrollen – är du redo?

AI är inte längre något som händer i framtiden, det är redan här och på väg att omforma hur vi leder projekt. Under denna föreläsning ger Daniel Karlsson en inspirerande överblick av vad som väntar när artificiell intelligens effektiviserar uppgifter som dokumentation, kommunikation och planering och samtidigt förändrar själva sättet vi arbetar på. Med tydliga exempel visar Daniel hur AI kan användas ansvarsfullt, utan att du själv behöver bli tekniker. Du får verktyg för att förstå begrepp som maskininlärning och generativ AI, strategier för att undvika vanliga fallgropar både tekniskt och juridiskt samt insikt i hur din roll som projektledare kan utvecklas när mer automatiseras.

Daniel Karlsson är kemidoktorn som sadlat om till uppskattad föreläsare och utbildare med särskilt fokus på projektvärlden och AI. Han driver det populära nyhetsbrevet AI för projektledare och är expert på att översätta komplex teknik till värdefulla insikter för dig som leder projekt i en ny tid.

AI som projektkollega – så kan du börja redan idag

Hur kan generativ AI effektivisera ditt projektarbete här och nu? Mattias Ejbe visar vägen i en föreläsning full av konkreta exempel, demonstrationer och användbara tekniker direkt från verkliga projektmiljöer. Med hjälp av verktyg som Microsoft Copilot, ChatGPT, NotebookLM och Claude får du se hur AI kan användas för att transkribera möten, tolka bilder, granska avtal, skapa poddar av arbetsmiljöplaner och mycket mer. Sessionen ger dig en praktisk överblick över de möjligheter som redan idag kan stärka din projektvardag utan att kräva teknisk expertis. Mattias delar också med sig av tekniker för effektiv AI-prompting, så att du får ut mer av de verktyg du redan har.

Mattias Ejbe är IPMA B-certifierad projektledare och programledare för uppskattade Projektledarpodden, där han regelbundet fördjupar sig i aktuella projektfrågor. Med civilingenjörsbakgrund och erfarenhet från bygg, IT, processutveckling och internationella förändringsprojekt vet han vad som krävs för att skapa verklig nytta med ny teknik.

Årets Projektledarbok

Under Projectpartners utbildningsdag har vi återigen glädjen att välkomna vinnarna av priset Årets Projektledarbok, som delas ut av Svenskt Projektforum. I år går utmärkelsen till boken Projektledning, skriven av Anette Hallin, Tina Karrbom Gustavsson och Tomas Gustavsson. Boken ger en bred men samtidigt pedagogisk introduktion till projektledningens grunder. Läsaren får följa projektets olika faser – från uppstart till avslut och utvärdering – och bekanta sig med viktiga modeller, begrepp och verktyg. Det här är en bok som rustar framtidens projektledare för verkligheten, med både traditionella och agila perspektiv.

Författartrion bakom boken har lång erfarenhet inom forskning, utbildning och praktisk projektledning. Anette Hallin är professor i företagsekonomi, Tina Karrbom Gustavsson är professor i projektkommunikation och Tomas Gustavsson är doktor i informatik med särskilt fokus på agila metoder.

Vad har 100 av Sveriges mest framgångsrika ledare gemensamt?

Med hjälp av AI och ett av Sveriges främsta analysföretag har Svante Randlert identifierat tio avgörande förmågor – klokfaktorer – som förenar ledare som lyckas, oavsett om de verkar i näringslivet, politiken eller civilsamhället. I sin nya bok Klokfaktorerna : 10 förmågor som förenar 100 framgångsrika ledare delar han med sig av den formel som skiljer ut dem som inte bara leder, utan också får människor att följa. Under Projectpartners Utbildningsdag ger Svante en inspirerande och konkret inblick i hur du kan utveckla ditt ledarskap genom dessa klokfaktorer. Med energi, skärpa och humor visar han hur AI inte bara påverkar teknik och arbetssätt – utan också hur vi leder andra.

Svante Randlert är en av Sveriges mest efterfrågade föreläsare inom ledarskap. Han är grundare av Wisory, en digital rådgivningstjänst för chefer, och mannen bakom podden Chefssnack där han intervjuat många av landets mest inflytelserika ledare.

by Andréa Björklund

AI - Projektledarens medhjälpare eller konkurrens?

I ett större projektsammanhang använde jag, tillsammans med kundens linjeorganisation, ett AI-baserat verktyg för att analysera resursanvändningen i projekten (https://metrx.ai/ för den som är intresserad av detaljer). Det viktiga att påpeka här är att verktyget är integrerat med de vanliga datakällorna för projektledare, där planering och uppföljning normalt görs. Verktyget använder AI för att sammanställa och analysera befintlig data – det skapar alltså inga egna data.

Vi började med att försöka reda ut om alla resurser var tillräckligt inplanerade i de olika projekten. Enligt min erfarenhet har det hittills funnits en planering för varje projekt på papper, men om man pratar med de mest seniora projektmedlemmarna eller ledarna, så hör man att vissa är överlastade medan andra har mer utrymme för arbete. I de flesta fall har det gått att hitta belägg för dessa påståenden, men för att få en mer exakt bild har jag ofta behövt kombinera data från olika verktyg, exempelvis projektplaneringsverktyg och ERP-system, tillsammans med faktiskt utfall. Detta gjorde jag ofta genom att importera data till en självkonstruerad Excel-fil och manuellt analysera avvikelser. Med det nya verktyget fick vi detta på nolltid och kunde snabbt identifiera vilka resurser som var överbokade och vilka som inte var fullt utnyttjade.

Det intressanta är att vi inte stannade där. Eftersom verktyget samlade in data från flera olika system, erbjöd det så mycket mer. Snart började vi jämföra teamens produktivitet, och det blev tydligt vilka projektteam som levererade enligt plan eller bättre, och vilka som låg efter. Verktyget gav också oss en klar indikation på varför vissa team låg efter. Oftast upptäckte vi att dessa team eller de seniora personerna i dessa team inte lade den planerade tiden på arbetet med teamets uppgift. Det visade sig att just dessa personer hade oftast blivit överbokade eller i ett annat fall varit sjuka. Både linjechefer och projektledarkollegor blev snabbt nyfikna på vilken mer information vi kunde få ut. Mycket uppskattat var bland annat rapporten som varnade om medarbetare som arbetade för mycket. Man kunde också identifiera mönster för medarbetare som alltid arbetade sina normala arbetstider och se vilka som levererade bäst – och mycket mer.

Det jag vill komma fram till är att AI-verktyget i sin nuvarande form, ger oss den kombinationen av data som underlätta för projektledaren och även för linjechefen att fatta rätt beslut. Så AI är min medhjälpare att som projektledare kunna göra ett bättre jobb. Helt fantastiskt!

Men om vi blickar framåt, när AI tränas mer för att vara ett beslutsstöd, vad skulle det innebära? Då kanske verktyget sedan rapporterar ut vilka projektbeslut som måste tas, typ Kalle behöver fokusera på team A, Lisa får inte jobba övertid och Pelle behöver ett allvarligt samtal med sin chef för han inte presterar? Kommer AI ersätter mig som projektledare då? Även om exemplet med Kalle, Lisa och Pelle låter som en utopi så tror jag faktiskt att vi är inte så långt ifrån det. Men jag tror fortfarande att vi behöver projektledaren, AI baserade verktyg kommer underlätta arbetet och leda till att vi kan skifta fokus, ta hand om ännu mer komplexa projekt eller flera projekt samtidigt.

Jag tror att AI kommer påverka vad vi som projektledare behöver kunna och utveckla, men AI kommer inte ersätta oss, tvärt emot AI kommer förbli en medhjälpare.

Vad tror du?

Författare: Herwig Stöckl

by Andréa Björklund

AI och maskininlärning: Nycklar till framgångsrik projektledning i en föränderlig värld

I dagens snabbt föränderliga värld är det avgörande för projektledare att fatta informerade beslut baserade på tillgänglig data. Enligt ett nyligen genomfört examensarbete vid KTH har användningen av maskininlärning visat sig vara en kraftfull metod för att analysera projektframgång. Genom att träna AI-modeller på historiska projektdata kan projektledare få värdefulla insikter om faktorer som påverkar framgången i projekt.

En av upptäckterna från studien är hur Ai kan användas för att förstå hur olika dataattribut påverkar prognoserna. Till exempel visade resultaten att ett högre antal unika projektarbetare i de tidiga skedena av ett projekt ofta hade en negativ inverkan på framgången, medan samma faktor i senare skeden hade en positiv effekt. Detta understryker vikten av att analysera data i olika projektfaserför att identifiera faktorer som kan ha olika inverkan beroende på tidpunkt i projektet.

Sammanfattningsvis visar studien att integreringen av maskininlärning i projektledningsprocesser kan ge värdefulla insikter och därmed förbättra beslutsfattandet. Genom att utnyttja historiska data och avancerade analysmetoder via AI kan projektledare optimera resursallokering, proaktivt hantera risker och förbättra projektets totala framgång.

Kombinationen av datadrivna insikter och projektkompetens från certifierade projektledare kan resultera i ännu mer framgångsrika projekt i framtiden. Jag tror att vi endast har sett början på den påverkan som AI och datadrivna insikter kommer att ha på projektledning framöver.

Författare: Fredrik Lorén Karlsson 2025-02-04

by Andréa Björklund

Självreflektion – en hörnsten för ett fulländat projektledarskap

”Hårda” förmågor är till stor nytta och ett måste för projektledare, hygienfaktorer kan man säga. ”Mjuka” förmågor å andra sidan är mer än ett måste och en förutsättning för att projekt och projektledare skall bli framgångsrika. IPMAs kompetensområde People inkluderar många mjuka kompetenselement, däribland Självreflektion och att leda sig själv.

Självreflektion kan kännas svårt eller flummigt men är och förblir en mycket viktig egenskap hos IPMA-certifierade projektledare. Harvard Business Review kom ut med en artikel för ett par år sedan som jag tycker var bra och hjälpte mig att få lite bättre koll på mig själv. 

Artikeln beskriver hur självreflektion är en mindre omtalad färdighet som spelar en avgörande roll i professionell tillväxt. Forskning visar att de mest värdefulla reflektionerna ofta involverar överraskning, frustration och misslyckande. Dessa känslor belyser ögonblick när förväntningar spårar ur, misstag görs eller mål blockeras – var och en ger en möjlighet till tillväxt. Att reflektera över dessa erfarenheter kan förbättra lärandet och utveckla färdigheter som problemlösning, kommunikation och anpassningsförmåga. För att göra reflektion till en vana föreslår författarna tre metoder: att skriva dagbok om upplevelser som väcker överraskning, frustration eller misslyckande; avsätta tid varje vecka för att granska journalanteckningar; och analysera dessa erfarenheter för att identifiera lärdomar.

Processen kan vara obekväm, men den främjar självkännedom och ständiga förbättringar. I slutändan hjälper reflektion individer att bygga upp motståndskraft och påskynda sin personliga och professionella utveckling.

Hela artikeln hittar du här Don’t Underestimate the Power of Self-Reflection

Författare Anders Södergren januari 2025

by Andréa Björklund

Kan jag i rollen som projektledare ta hjälp av ChatGPT?

En grå dag i januari ställde jag frågan till ChatGPT om den skulle kunna hjälpa mig att starta mitt nya IT projekt. Frågan jag ställde var Hur kan jag starta ett IT projekt?

Här kommer en summering av ChatGPTs mycket utförliga steg för steg svar:

Att starta ett IT projekt kräver en kombination av planering, resursfördelning och strukturering,

1. Identifiera behov och mål.  Definiera syfte med projektet och var tydlig med vilket problem projektet skall lösa. Sätt tydliga mål och identifiera leveranser.
2. Gör en kravspecifikation vad finns det för olika krav? Tekniska, användare och säkerhetskrav.
3. Bygg ett team genom att identifiera de roller som kommer att behövas i projektet, se till att projektet har rätt kompetens.
4. Skapa en projektplan, dela upp projektet i milstolpar och sprintar. Planen skall även innehåll en budget och riskhantering.
5. Välj metodik och vilka verktyg som skall användas i projektet, här ger ChatGPT exempel som Waterfall, Jira eller Trello.
6. Under utvecklingsfasen skapa en prototyp för att testa konceptet. Följ planen genom och säkerställ kontinuerlig testning. Utför olika former av tester som exempelvis funktionella tester, säkerhetstester och prestandatestet.
7. Lansering och uppföljning, gör en mjuklansering för att få feedback, använd analysverktyg för att mäta framgång och samla in feedback för att genomföra framtida förbättringar.

ChatGPT gav mig även några tips om att börja smått och skala upp när projektet har en stabilgrund, håll kommunikationskanaler öppna för att undvika missförstånd och fick även tips om att hålla intressenter informerade om framsteg och utmaningar.

Om jag hade velat så kan ChatGPT hjälpa mig vidare genom att ge mig fler detaljer i de olika delar i processen.

Så kan jag i rollen som projektledare ta hjälp av ChatGPT? Det tycker jag absolut, ChatGPT gav många bra tips fast kanske inte riktigt hela bilden för att kunna starta ett IT projekt. Kommer troligtvis att använda mig i framtiden av ChatGPT i min roll som projektledare.

Författare Camilla Malmer januari 2025

by Andréa Björklund