Certifieringsboom när allt fler arbetar i projekt

Projektarbete ökar mer och mer. I år noterar ideella föreningen Svenskt Projektforum all time high för sina certifieringar av projektledare. Sedan 2005 har antalet ökat med 500 procent.

- Certifiering ökar tryggheten visar vetenskaplig forskning, säger Tomas Blomquist, forskare vid  Handelshögskolan, Umeå universitet.

Han har bland annat tittat på hur företag organiserar sig kring projekt. En studie i USA och Norden visar att projektledare vill certifiera sig för att utmana sig själva, få bevis på sin skicklighet och nå ökad trovärdighet. Ingen vet exakt hur många som arbetar i projekt, sådan statistik förs inte.

- Det vi däremot kan se är att tekniska konsulter samt tjänstesektorn  ökar och där är projekt en vanlig arbetsform, säger Tomas Blomquist.

Två stora internationellt erkända certifieringar finns i Sverige: PMI, Project Management Institutes samt IPMA, International Management Association. Unikt för IPMA är att beteendekunskap ingår som en central del och att man kan certifiera sig på fyra olika nivåer. De som går igenom processen ska visa sin kompetens även i mjuka faktorer som förmåga att utveckla förtroende, hantera relationer, främja samverkan i grupp med mera.

Svenskt Projektforum erbjuder med ensamrätt IPMA:s certifiering i Sverige. Vattenfall har valt att certifiera många anställda enligt IPMA:s modell. Så här säger Per Ringström, projektledare:

- För oss är det viktigt att visa våra kunder att vi har kompetenta projektledare som kan sköta sina uppgifter.  Certifiering är ett sätt att varumärka professionen. De olika nivåerna är steg i vår interna utvecklingstrappa och personligen ger det mycket att gå igenom processen. Man får fördjupad kunskap och en spegling på vad man kan, liksom var man kan fortsätta att utveckla sig.

- Hos oss har certifiering ökat i både låg- och högkonjunktur, säger Sven Ringmar, vd på Svenskt Projektforum.

I tuffa tider är många rädda om jobbet och vill ha ett kvitto på sin kompetens. I högkonjunktur skickas många till certifiering av sina arbetsgivare, vilket kan vara en förklaring till att andelen som inte blir godkända ökar.

- Att gå igenom processen innebär en kartläggning av kunskaper och erfarenheter både teoretiskt och praktiskt som kräver noggranna förberedelser. Kraven är en kvalitetsstämpel. Runt 20 procent klarar det inte vid första försöket, säger Sven Ringmar.

Svenskt Projektforum har medlemmar i stort sett alla sektorer av samhället, från kultur och statliga verk till bygg, it, bank och finans. Även föreningens tillväxt speglar utvecklingen av projekt i svenskt arbetsliv. Medlemsantalet har fördubblats sedan mitten av 2000-talet och ligger idag runt 2200 personer. Över hela världen hade IPMA vid 2009 års slut över 110.000 certifierade.

För mer information kontakta:
Tomas Blomquist, Handelshögskolan, Umeå univ, 090-7867722,tomas.blomquist@usbe.umu.se
Per Ringström, Vattenfall, 0703-376424,  Per.Ringstrom@vattenfall.com


Projektforum 2010 - höstens stora konferens för projektledare

En hel månad tidigare än förr om åren. Redan den 19-20 oktober hölls i år föreningens stora höstevenemang Projektforum 2010 på Birger Jarl Congressen mitt i Stockholm. Temat i år var Vision och Ledarskap och huvudtalare var Marika Skärvik, en av Sveriges mäktigaste kvinnor, Kjell-Åke Averstad, projektchef Citybanan, Alex Fridunger från Stockholm Pride och Mikael Genberg, konstnären med det lilla röda huset på månen.

Projektforum 2010 hölls redan i oktober för att undvika krock med Nordnet 2010 i Köpenhamn och IPMAs världkongress i Istanbul, båda i november.

Antalet deltagare blev inte fullt så stort som förra året, som ju blev en jättesuccé, men väl i fas med tidigare år. Helhetsbetyget blev också denna gång mycket bra, 4 av 5 möjliga. En betydande majoritet av deltagarna var, enligt utvärderingen, nöjda med vad de fi ck ut av två intensiva dagars workshopande om allt från Rädda Barnens påverkansprojekt till att leda projekt virtuellt.

Eva Kihlström, frilansjournalist, besökte några föreläsningar:

Var är visionerna?

– Sverige lider av visionsbrist. Det sa Marika Skärvik, som fi ck beröm för sitt raka och rättframma sätt när hon delade med sig av sina erfarenheter som chef och projektledare. – Det är läskigt stå för en vision, man blir mer sårbar, sa hon. Man måste sticka ut hakan, tåla att bli både kritiserad och ifrågasatt. Det är kanske därför så få brinner. Chefer är dessutom mer ansatta idag, det fi nns inte samma respekt för ledarskapet som tidigare.

Hon talade även om skillnaden mellan mål och vision.

– Att öka omsättningen med 30 procent är ett mål. En vision däremot är att beskriva vad som blir resultatet om omsättningen ökar med 30 procent. Vision är ett önskat framtida tillstånd som inte behöver kunna mätas. Den ägs av ledaren och är inte förhandlingsbar. Känns den inspirerande? I så fall, våga stå fast. Medarbetare som inte är med på tåget kan behöva lyftas åt sidan. Marika Skärvik påminde om allas behov av bekräftelse: Skriv in det i ”att göra- listan”, då blir det rutin, var hennes råd. Och så skickade hon med tre bra frågor att bära med sig i alla projekt: Vad vill jag åstadkomma? Hur vill jag uppfattas? Vilka är mina värderingsgrunder?

Eldsjäl på gott och ont

Alex Fridunger från Stockholm Pride berättade om det speciella med att leda hundratals ideellt engagerade. En replik som lockade fram skratt var: – Styrkan med ideella medarbetare är att man kan åstadkomma hur mycket som helst. Svagheten med ideellt engagerade är att medarbetarna kan åstadkomma hur mycket som helst. Det är ingen hemlighet att Stockholm Pride dras med ett stort underskott. Efter 2009 visade bokslutet ett minus på 2,5 miljoner kronor. Det är nu upp till en ny styrelse att vända siffrorna rätt igen.

FN-studie hjälp mot barnaga

– I år har Polen, Tunisien och Kenya infört förbud att slå barn, men fortfarande är det tillåtet i 170 länder. Det sa Mali Nilsson, global rådgivare på Rädda Barnen, när hon berättade om ett världsomfattande påverkansprojekt i FN där Rädda Barnen varit en drivande kraft.

– I Frankrike slås 3-5 barn ihjäl varje månad, i Storbritannien är motsvarande siffra 1-3 barn. I FN:s studie om våld mot barn har vi intervjuat barn och unga i länder världen runt och det är en mycket stor hjälp i vårt arbete. När ledare förnekar att barn blir slagna i deras nation kan vi visa svart på vitt genom personliga intervjuer från deras eget land. Men förbud mot barnaga är ett långsiktigt arbete där vi måste arbeta successivt. Frågan är så känslig i många länder.

Eva besökte också Ghislane Caulats workshop om att leda virtuella projekt och vi kommer i nästa nummer av Projektvärlden att ha en längre artikel om detta.

Konkret om ledarskap i Årets Projektledarbok

– Underbart roligt. Det blev kommentaren från Pia Röding, journalist och Christine Blomquist, fi l dr i företagsekonomi för utmärkelsen Årets Projektledarbok 2010. Trots att det inte är en renprojektledarbok var juryn eniga om att ge priset till LEDARSKAP personen – refl ektionen – samtalet. I motiveringen sägs bl a: En grundläggande ledarskapsbok – skriven på ett personligt och modernt sätt. Teori blandas med exempel, övningar och intervjuer på ett smakfullt sätt, som gör att läsaren hittar olika vinklingar på de aktuella ämnena. Ledare på olika nivåer, såsom naturligtvis projektledare, kommer att ha stor nytta av denna bok

– Jättekul när någon ser förtjänsterna. Vår ambition var att göra en bred bok, enkel att använda, sa de båda författarna.

Vad tyckte du? Vad var den största behållningen?

Så här svarade några:

Elias Norojärvi och Dan Johansson, båda verksamhetschefer på LKAB i Malmberget:

Dels var det många föredrag som var riktigt bra, dels gav det mycket att få träffa folk och nätverka. Infrastrukturprojekten lockade oss förstås, men det är också alltid intressant att höra hur man applicerar och tänker projekt på andra ställen än i anläggningsprojekt, som ex vis Pride. Vi ger arrangemanget 9 poäng av 10 möjliga. Mikael Genberg får 11 poäng.

Lena Schedvin, projektadministratör på Trafikverket i Borlänge:

Jag är väldigt nöjd och utifrån mitt perspektiv var det en bra bredd. Allt ifrån det ideella till det kommersiella. Finalen med Mikael Genberg var fantastisk med detta att ingenting är omöjligt, tro på dina idéer. Två röda trådar hittade jag i de föreläsningar som jag gick på. Hur viktig kommunikationen är och att våga ställa krav som projektledare, inte alltid bara säga ja.

Martin Ljungkvist, projektledare, B-right, ett IT-konsult företag i Stockholm:

Temat med ledarskap var intressant. Jag ville fylla på med ny inspiration och ta del av andras erfarenheter och jag är mycket nöjd. Flera av huvudtalarna var bra, men på olika sätt. Kloka ord från Marika Skärvik och Malin Trossing om att det alltid är lättare att inspirera när det går bra, i roliga projekt, som alla vill vara med i. Men hur viktigt det är även i svåra tider.


Fyra forskare och två forskardagar

Under två dagar i september, först på Chalmers i Göteborg och sedan i Skandias nya hus på Kungsholmen i Stockholm, berättade fyra forskare om sin forskning för en intresserad publik av totalt runt 150 personer. En professor från Chalmers, en teknologie doktor från KTH och två doktorander, en från Umeå och en från Linköping, fyra goda representanter för svensk projektforskning av idag både vad gäller bredd och djup.

Anna Jerbrant, teknologie doktor, hade det första passet. Hon forskar och undervisar på Institutionen för industriell ekonomi och organisation, Indek, på KTH i Stockholm. Annas område är ledning och styrning av projektbaserad industriell verksamhet. Osäkerhetshanteringen i en traditionell linjeverksamhet med utvecklings- och innovationsproblem, komplexa systemleveranser och behov av tvärfunktionalitet hanteras ofta genom projektifiering. Denna projektifi ering ger projekt som är effektiva och målinriktade. Och börjar man med projekt, får man ofta fl era. De är som kaniner, enligt Anna. Projekt är ett bra sätt att arbeta. En verksamhet med många projekt, en multiprojektverksamhet, drar med sig andra problem och svårigheter, som måste hanteras. Det kan vara problematik med resursfördelning, prioritering både av projekt och resurser, kommunikationen, organisatorisk splittring och överlastade projektchefer. För att komma till rätta med detta inrättar man projektkontor med rutiner, projektportföljer, portföljhanteringsmodeller och operativ styrgrupp. Men det räcker inte. Även här fi nns osäkerheter att hantera. Resursberoenden, teknikberoenden (både parallella och seriella) och en rad organisatoriska samverkansbehov (både inom multiprojektverksamheten och till den övriga organisationen). I projektbaserade verksamheter vill man därför strukturera på organisationsnivå. Man delar in projektportföljen i program, projektportföljen blir ett företagsledningsansvar och en strategisk spjutspets. Men även här fi nns det kvar en osäkerhetshantering med sociala interaktioner som alltid kvarvarande ledningsuppgift. Anna återkom under sitt seminarium till den strukturerings och osäkerhetsmodell som på ett tydligt och bra sätt visar balansgången mellan osäkerhet och struktur i projektbaserad verksamhet. En osäkerhet, som man måste lära sig att leva med och kanske till och med bejaka. Det finns, menade Anna avslutningsvis, en rad fördelar med att bejaka osäkerhet som att det ökar möjligheten att hantera heterogena omgivningskrav (man blir mer agil), man kan kombinera organisatorisk kreativitet och innovation med mekanisk effektivitet.

Mattias Jacobsson, doktorand och lärare på Handelshögskolan vid Umeå universitet, med dagens andra pass baserad på sin avhandling ”Samordningens dynamik”, som beräknas vara klar under första halvan av nästa år. Det projekt han tittat närmare på, Destination 2011, är ett sk partneringprojekt mellan Skanska och Jämtkraft med syfte att vädersäkra Jämtkrafts kraftnät. Projektet handlar bl a om att gräva ner drygt 150 mil kabel, avverka ca 40 000 m3 skog och byta ut ca 80 mil luftledning. Projektet, som är uppdelat i 300 delprojekt om vardera 3-7 km, kommer att kosta runt 100 miljoner euro, sträcka sig över fem år och involvera projektledare, samordnare och ett stort antal underleverantörer.

Mattias utgångspunkt är tre frågeställningar kring samordningens dynamik. Hur samordnas projekt? Hur förändras samordning över tid? och varför (och hur) sker denna förändring? Först måste man skilja på medel och förutsättningar för samordning, något som också kan variera med situationen. Medel för samordning består av ansvarsskyldighet, dvs man vet vilka som är ansvariga för vad, förutsägbarhet, dvs när och i vilken ordning saker och ting ska ske, och orientering, dvs var. Allt detta skapar en gemensam förståelse för samordningen. Men detta kan förändras över tiden. Ansvarsskyldigheten kan t ex ändras så att den som är mest kunnig, har tid eller brinner för det, tar över. Förutsägbarheten kan förändras från strukturerad planering till att mer vara ett resultat av upparbetad erfarenhet och orientering kan även den bli ett resultat av ex vis uppkomna problem eller överenskommelser. Men varför och hur sker denna förändring? Häri ligger samordningens dynamik: en positiv, eller negativ, spiral över tiden bestående av en successivt ökad förståelse (vs ökad försummelse) – en känsla av samhörighet (vs distansering) – ökande förtroende (vs misstro). Frågan är hur man skapar den positiva spiralen, var riskerna fi nns och hur man bygger relationer.

Elisabeth Borg, doktorand inom Human Resource Management, vid institutionen för ekonomisk och industriell utveckling på Linköpings universitet, inledde eftermiddagen. Hennes forskning handlar om projektbaserat arbete ur medarbetarnas perspektiv, om konsulter som ”extrema” projektmedarbetare och om vad hon kallade ”projektvagabonder” dvs projektarbetare som vandrar från projekt till projekt. Elisabeth tog upp detta med Project Overload och fragmentiseringen, om växlandet mellan många projekt som kan leda till stress och även få konsekvenser för projekten i sig. Hon talade om brisen på ”slack”, dvs brist på mellantid. Vi fick lära oss ett nytt ord: liminalitet, ett begrepp från antropologin som beskriver ett tröskelläge (mellan barn och vuxen). I detta sammanhang rör det mer vad som händer t ex en konsult som rör sig mellan projekten. Att tillhöra eller inte och kanske att fastna mitt emellan.

Christine Räisanen, bitr professor och språkvetare, avslutade dagen med att tala om forskning och kunskap, om kunskapsskapande i projekt, om kommunikation och information m m. Rubriken på hennes seminarium likväl som forskningen var hur ”orkestrera mångfald för att utveckla kollektiva kompetenser i projekt”. Christine ingår i ett tvärvetenskapligt forskarteam på Chalmers, Construction Management, Bygg- och Miljöteknik. I teamet ingår förutom Christine även Sven Gunnarson (projektledningsteori), Ann-Charlotte Stenberg (organisationsteori) och Max Rapp Ricciardi (psykologi). Som svar på vad forskning är, citerade Christine en gammal nobelpristagare: Forskning är att se vad alla sett och tänka vad ingen tänkt. Men kunskap då? Vad består den av? Lärdom, fakta, erfarenheter, sociala nätverk, svarade publiken. Vad händer när vi ”paketerar” kunskap i ett system? Då begränsas, förenklas, konserveras den. Vi gör kunskapen till information, menade Christine. Information kommer från latinets informare, som betyder ge form åt. Kommunikation däremot, kommer från latinets communicare, som betyder göra gemensam. Informationen blir kunskap när jag/vi gör den gemensam, enligt Christine. Hur ser då kunskapsskapande i projekt ut? Enligt Christine handlar det om dels implicit kunskap: mentala modeller, färdigheter, ritualer, omdömen förborgat hos individen (mjuk kunskap), dels explicit kunskap: formella modeller, processer och koncept som kan artikuleras och verbaliseras (hård kunskap). Men även om samspel mellan moder-, projekt- och klientorganisationen i det s k projektkretsloppet. Detta samspel skapas genom social interaktion mellan människor. Men hur? Och vad är det i interaktionen som gör att vissa team är funktionella? Och andra dysfunktionella? Viktiga frågor för forskningen.  Christine avslutade med några refl ektioner där hon bl a talade om bristen på tid för reflektion, för s k slack. Om att många har fokus på målet, inte resan dit och bristen på återkoppling. Och att det ofta är fokus på vad och hur, sällan på varför.

Forskningsläget idag

Docent Tomas Blomqvist från Handelshögskolan i Umeå avslutade dagen med att syna forskningsläget idag i Sverige. Det har skett en enorm utveckling under de senaste åren. Svenska forskare har blivit mer kända både i Sverige och utomlands. Antalet publiceringar ökar stadigt och forskningen har gått från ingenjörsämnen till samhällskunskap, från tekniska högskolor till handelshögskolor. Arrangörerna till forskardagarna var Svenskt Projektforum, PMI och ProjektAkademien, tre organisationer med målet att främja projektledning och projektarbete och självklart forskningen. Såväl deltagare, forskare som arrangörer var mycket nöjda med dagarna.


24th IPMA World Congress i Istanbul

IPMAs Världskongress i år är den 24:e i ordningen och det fi nns några deltagare som varit med nästanalla gånger. Turkiet står som värd och det är uppenbart att man vill arrangera denna konferens som en manifestation både inför omvärlde och det egna landet. Turkarna är stolta över sitt lands utvecklingoch de omfattande projekt som pågår och som har stor betydelse för industrin och för hela landet.

Huvudtemat för kongressen är att ”identifiera de förändringar som behöver göras för att tackla de utmaningar och ta tillvarade möjligheter som den nya världsekonomin ger”. Länder som Turkiet har utvecklats snabbt och förutsättningarna är både osäkra och förändras ständigt i den fortsatta utvecklingen. Relationen med omvärlden blir allt viktigare oavsett vad det handlar om. Detta kan vara anledningen till att landets premiärminister Recep Tayyip Erdogan öppnar kongressen med ett mycket engagerat tal. Premiärministern Erdogan vänder sig naturligtvis lika mycket till den inhemska publiken via TV och tidningar som till de närvaranded eltagarna när han beskriver Turkiets utveckling och alla de stora projekt som pågår och planeras. Han sänder även en politisk signal till hela världen när han välkomnar alla och säger att Turkiet vill ha fred och demokrati. Igår, dagen före konferensen, utfördes ett bombdåd på Taksimtorgeti centrala Istanbul, bara några kvarter från de hotell, där många deltagare bor. Jag hade tagit en buss därifrån strax före och kunde höra smällen. Premiärminister Erdogan beskriver detta som en attack mot den fria världen och passar på att markera att vi har ett gemensamt ansvar att bekämpa terrorismen med konkreta åtgärder och internationellt samarbete. Han uppmanar alla projektledare att säkerställa att projektens resultat ska komma alla till del för att minska klyftorna mellan fattiga och rika i världen. Efter en pampig öppningsceremoni med konsert av en militärorkester och stolta tal med hedersbetygelser till höga ministrar, påbörjas kongressen med huvudtalare och två dagar med cirka 10 parallella strömmar med korta presentationer på många olika teman. Tom Burbage, executive vice president för Joint Strike Program på Lockheed, talar om att projektens komplexitet har ökat. Detta betyder att politikernas stöd har fått större betydelse än de tekniska utmaningarna och den snabba utvecklingen av nya lösningar i stora strategiska projekt. Projekt, som pågår under lång tid, kan påverkas av att de politiker, som tidigare gett sitt stöd till projektet, kan argumentera mot det bara för att de hamnat i opposition efter ett val. Han menar att även globala projekt kan få svårigheter med byråkratin och tullbestämmelser när delar av projektet genomförs med olika leveranser från olika länder, monteras i ett annat land och resulterar i en produkt som ska användas i ett tredje. Den snabba IT-utvecklingen skapar också nya utmaningar, möjligheter och hinder. Open source ger nya lösningar, men tvingar fram nya kunskaper om hur man ska hantera upphovsrättsliga frågor.

Carrol Dekker, president ofQuality Plus Technologies, gören sammanställning av den stora mängden olika projektmodeller som används idag, men vill samtidigt visa hur avgörande det är att lära av vad man gjort. Hon tar byggprojektet Regalskeppet Wasa som exempel på hur beställaren ständigt kommer med nya önskemål och hur omfattningen utökas så pass att resultatet blir att skeppet kapsejsar direkt efter sjösättning, trots att tester tydligt visade på risken för det.


Framgångsfaktorer i infrastrukturprojekt

Syftet med examensarbetet var att identifiera ”mjuka” framgångsrika arbetssätt och även identifi era bra ledarskapsbeteenden och egenskaper hos projektledarna. Sex olika projekt valdes ut utifrån kriterierna att projektet skulle vara avslutat eller i slutfasen, ha en projektorganisation och en bra samverkan, inte haft några större konflikter, hållit tidplan, budget och haft en bra kvalitet. Ett tydligt genomgående resultat i de studerade projekten var vikten av att samarbeta. De intervjuade svarade samfällt att om det uppstår en konflikt, ta tag i den och lös den direkt. Mest oväntat av det som framkom var vikten av den informella kommunikationen till exempel fi kapauser och hur viktigt man i projekten tyckte det var att arbeta nära varandra.

Sex utvalda projekt

Norrortsleden är en 16 km lång tvärförbindelse mellan E 4 vid Häggvik och E 18 vid Rosenkälla i Stockholm. Leden började byggas 2002 och öppnades helt för trafik 2008. Citytunnelprojektet hade sin byggstart 2005 och är klar nu i december 2010. Det är en 17 km lång elektrifierad järnvägsförbindelse genom Malmö, varav 6 km ligger i tunnel under centrala Malmö. Götatunneln började projekteras 1994 och invigdes 2006. Götaledsprojektet är en ombyggnad av Götaleden på 3 km, varav 1,6 km är Götatunneln. Tunneln består av två trafiktunnlar med 10 meters mellanrum med tre körfält i vardera riktningen. Syftet med att bygga Partihallsförbindelsen, en 1,13 km lång vägbro är att koppla ihop E 20 vid Ånäsmotet med E 45 vid Marieholm och avlasta E 6 mellan Olskroksmotet och Gullbergsmotet. Byggstarten var 2008 och förbindelsen ska vara klar hösten 2011. Projekt 50-11 genomförs för att förbättra järnvägen och 50 stationer i Skåne och ska vara klart 2011. Stationernas plattformar längd- och höjdanpassas som en lösning innan järnvägen byggs ut för att möta det ökade resandet. Projektet ska också byta ut cirka 40 växlar, bygga fyra mötesspår och anpassa signalsystem på ungefär 20 stationer.

Lillgrund är Sveriges största satsning på havsbaserad vindkraft och byggdes 2006-2007 och invigdes i juni 2008. Lillgrund vind-kraftpark är placerad i Öresund där de bästa förutsättningarna finns med starka, jämna vindar på i genomsnitt ca åtta till tio m/s vilket är idealiskt. I varje projekt intervjuades beställarens projektledare, byggledare och informatör, projekterande konsultens uppdragsledare och entreprenörens projektledare/platschef. De olika rollerna var viktiga för helheten och gav en bredare bild. Resultaten från intervjusvaren mellan projekten var förvånansvärt lika.

Fördjupning av utvalda ämnen

Under intervjuarbetet växte vissa frågor fram som extra intressanta att följa upp. Examensarbetet fördjupades inom områdena:

  • Ledaregenskaper hos projektledare
  • Samverkan
  • Konflikthantering
  • Viktiga aspekter för att lyckas med projektet
  • Kommunikation och information

Resultatet visar att projekten tycker att det är allra viktigast att projektledaren har en kommunikativ förmåga att få en grupp människor att samarbeta samt att kunna hålla ihop organisationen. Det ses som mycket viktigt. Projektledaren ska vara lyhörd, lyssna på alla och kunna känna av stämningar. Han/hon ska också kunna ta in andras åsikter, se saker från olika vinklingaroch ha ett helhetsperspektiv. Projektledaren måste inse att han/hon är en del i ett större sammanhang. Men det kan lätt bli för mycket fokus på just projektledaren. Det är viktigt att se arbete i projekt som en gemensam aktivitet, inte som en enmansgrej kring projektledaren. En annan viktig aspekt är att projektledaren låter människor få frihet att ta eget ansvar och stöttar dem i det och inte detaljstyr för mycket. Finns det ett engagemang hos projektledaren smittar det av sig och om alla känner sig delaktiga i projektet föder det entusiasm. Att ta beslut och våga stå upp när det blåser är också viktiga egenskaper.

Samarbete viktigast

Den tydligaste framgångsfaktorn var betydelsen av ett lyckat samarbete när det gäller projektets resultat. Att få en fungerande samverkan är något som alla projekt ser som mycket viktigt! Det är också bra för samverkan att sitta tillsammans och kommunikationen måste fungera. Viktigt för projektledaren är att omedelbart få igång ett bra samarbete för att lyckas med sitt projekt. En samverkanslösning mellan beställare, entreprenör och konsult handlar om att försöka lösa saker tillsammans, inte ha en syn av vi och dem. På möten är det viktigt att alla deltar för att det ska finnas mandat att kunna ta beslut. Genom att sitta tillsammans blir kommunikations- och beslutsvägarna korta, vilket främjar en öppenhet och förhindrar dolda agendor. Samverkansövningar som t ex workshops, teambuilding och kick off i form av grillkvällar, speciella dagar eller träffar är betydelsefulla för att projektdeltagarna ska få en personlig relation.

Lös oenigheter direkt!

Alla projekten hade en strategi för konfl ikthantering och liknande tillvägagångssätt. Om en konflikt utvecklas, lyfts den upp en nivå i organisationen. Men alla var överens om att det bästa är att lösa oenigheten direkt. De fl esta projekten hade inte haft någon riktig konflikt utan satt sig ner direkt, lyft upp problemet och haft en öppen diskussion med respekt för varandra vilket resulterat i en lösning. Det är viktigt att fokusera på sakfrågan och inte bli personlig. Det första spontana svaret på vad ett lyckat projekt är, svarade många, att uppfylla målen, tid, kostnad och kvalitet, framförallt tid och kostnad. När det gäller samarbetet säger projekten inte bara att det är en faktor för ett lyckat projekt, de lever efter det också eftersom de tycker att samarbetet fungerar bra i deras nuvarande projekt och ser som det viktigaste att få igång direkt i nästa projekt. När det gällde frågan om vilket sätt deras projekt varit lyckat tyckte många också att deras information och kontakt med de boende har varit lyckad och arbetet med arbetsmiljön, att de inte har haft några större olyckor. De flesta tyckte inte någon speciell fas var viktigare än någon annan, men för att lyckas med sitt projekt ska man vara noga med de inledande faserna och se till att komma rätt från början. Projekteringen måste bli bra för att undvika mycket ändringar och därmed extra kostnader. Att lägga extra tid på inledningsfasen med projektering, upphandling och organisationsbildning är en tydlig framgångsfaktor! Alla projekt hade möten som den främsta kommunikationsformen, dels den planerade och strukturerade kommunikationen, dels den spontana. Den planerade bestod av projektens strukturerade mötesagenda och den spontana uppstod i korta kommunikationsvägar och gemensamma fikaraster.

Information till allmänheten

I många av projekten såg man det som viktigt att alla ser sig som informationsbärare och sprider informationen vidare till andra. Alla projekten hade en informatör. Alla hade också en hemsida,där allmänheten kan följa projektet och där man bjudit in till informationsmöten och öppet hus. Ett projekt byggde tidigt utsiktsplattformar för allmänheten. Efter ett tag upptäckte de att samma farbror stod där nästan varje dag och följde projektets framfart. Det visade sig att ju närmare projektet personer haft sin bostad, desto positivare till projektet har de varit. Ibland har det till och med varit så att de som aktivt deltagit i öppet hus skyddat projektet mot personer som varit öppet negativa vid visningen. En framgångsfaktor är att informera proaktivt om vad som ska hända, när det ska ske och att det kommer att störa. Då ställer människor in sig på att det blir jobbigt och det kan bara bli bättre.


PMI 2010 – i Washington D.C.


Årets nordamerikanska PMI-konferens gick av stapeln i Washington D.C. 9-12 oktober. Upplägget var det gamla vanliga och i stort följs en väl inkörd modell – ett vinnande koncept kan man nog kalla det med tanke på de många och nöjda deltagarna varje år. Jag var med för 16:e gången!

Under fyra dagar matades vi med öppningstalare, frukosttalare och avslutningstalare, 150 föredrag fördelade på 10 olika pass, stor utställning med leverantörer av alla slags produkter och tjänster inom projektområdet, bokhandel med det mesta av det som trycks inom området på engelska samt mat och mingel, morgon, middag och kväll.

Tittar man på utbudet av föredrag kan man nog konstatera att inget är nytt under solen, men vissa nygamla ämnen tar allt mer plats. Det var Agilt på längden och tvären, antalet föredrag om projektkontor (PMO) fanns i överfl öd och de mjuka aspekterna på projektledning får nu lika stor del av kakan som metodikfrågorna.

Projektarbete som en arbetsform för främst industri- och infrastrukturverksamheter gäller inte längre. Idag finns det väl ingen samhällssektor som inte ser projektarbete och projektkunnande som en strategisk kompetens. Ett tecken på detta kunde man se i konferensens utställningsdel där CIA hade en monter med det uttalade syftet att rekrytera projektledare till sin verksamhet. Offi ciell öppningstalare var Bill Clinton. Hans tal var kanske inte det bästa han hållit, men han lyckade i alla fall klämma in ett ”Project Management” här och där. Bäst blev han när han fi ck några frågor av mer personlig art från Greg Balestrero, PMI:s avgående VD. Då kände man igen lite av ”den gamla Clinton” med engagemang och intresse för de stora samhällsfrågorna. Förutom talarna inför plenum erbjuds tio föredragspass. Varje pass är en timme och en kvart långt, varav ofta sista kvarten ägnas åt frågor. Till varje pass fi nns det cirka 15 föredrag att välja på, utvalda på basis av inskickade ”papers”. Samtliga 150 papers samt presentationerna fi nns att ladda ner före konferensen, en god hjälp när man ska välja föredrag att gå på. Naturligtvis blir det ändå lite grann av ett lotteri. Men å andra sidan, jag fick jackpot direkt. Det första föredraget som jag gick på var fantastiskt intressant.

Growing Up Agile – the Next Generation of Project Managers

Lisamarie Babik från Menlo Innovations berättade om hur de, när de skulle rekrytera nya projektledare, ställde allt det som normal betraktas som sunt förnuft på ända. Menlo Innovations är ett utvecklingsföretag inom IT-området, grundat 1992 och med bas i Ann Arbor nära Detroit.

I slutet av 2007 behövde man rekrytera två nya projektledare, men hade sedan tidigare dålig erfarenhet av att rekrytera erfarna, och certifi erade, projektledare, det som normalt borde vara en framgångsfaktor. Projektens resultat blev ofta inte som det var tänkt, något som är extremt kritiskt för Menlo som lever av att utveckla kundspecifi ka lösningar.

[faktaruta]
Värt att notera här är det som lyftes fram i flera föredrag på PMIkonferensen. Standish Group genomför stora studier av IT-projekt över hela världen vartannat år. I de senaste resultaten påvisas att i snitt misslyckas 24% av alla IT- projekt fullständigt, medan ytterligare 44% missar minst en av parametrarna leveranstid, projektkostnad eller produktegenskaper. Endast 32% av IT-projekten kan klassas som framgångsrika. I vilken annan del av affärslivet, eller samhället i stort, misslyckas man två gånger av tre – och får lov att fortsätta, år efter år.
[/faktaruta]

Menlo hade haft sin beskärda del av mer eller mindre misslyckade projekt och var nu beredda att satsa djärvt. Man tänkte att kanske var det så att de dåliga projekten inte genomfördes trots erfarna och certifi erade projektledare utan på grund av dessa. Menlo arbetar agilt i enlighet med Extreme Programming, XP. Det agila arbetssättet med tät interaktion mellan projektledare och projektgrupp, korta iterationer, samlokalisering av projektgruppen, visuell planering mm sågs som ett arbetssätt som kan stödja en oerfaren projektledare.

Man tänkte också att nya och oerfarna projektledare även kan hjälpas fram via – stöd från de befi ntliga erfarna projektledarna – stöd från de tilldelade projektgrupperna – samlokaliseringen, alla i ett projekt sitter tillsammans runt stora gemensamma arbetsbord vilket underlättar kommunikation och ledarskap – aktivt mentorskap från andra i organisationen

Frågan var bara, kan en miljö och arbetsstruktur bli så stödjande att man kan plocka någon direkt från skolan och låta dem vara projektledare? Och vilka personliga kvalifi kationer ska de ha för att kompensera sin i brist på arbetslivserfarenhet? Tjänsterna annonserades och 50 personer kallades till intervjuer. Förutom korta initiala intervjuer, parades de sökande samman för att lösa olika uppgifter. Inför varje uppgift skapades nya par. De instruerades att det viktigaste inte var den faktiska lösning, utan deras primära uppgift var att se till att den andra personen i gruppen fi ck visa sina kvaliteter på ett sådant sätt att han/hon blev kallad till nästa intervju, något som ju i sin tur var ett ”hot” mot den egna möjligheten att bli utvald.

I själva verket tittade Menlo över huvud taget inte på de levererade problemlösningarna, de kastades olästa, det enda man bedömde var hur väl en sökande faciliterade den andra personens arbete i olika situationer och tog till vara dennes kunskaper för att åstadkomma synergier. Och är det inte detta som projektlederi går ut på?

Förutom denna förmåga att få sin omgivning att leverera bästa möjliga resultat, bedömdes även hur väl de olika kandidaterna skulle passa in i Menlos företagskultur och deras kommunikativa förmågor.

Så småningom anställdes Lisa 21 år och Megan 25 år. Båda färska från universitet och ingen av dem hade IT-bakgrund eller projektledarerfarenhet.

Första dagen på jobbet fi ck Lisa, som hade studerat journalistik på universitet, leda sin projektgrupp i en estimeringsgenomgång, en viktig del av XP-metodiken. Hon visste inget om estimering och ännu mindre om mjukvaruutveckling. Men projektteamet visste att om de inte hjälper Lisa, kommer det drabba dem själva, projektet och hela företaget. Hela Menlo är ett enda stort ”arbetsgolv” utan väggar eller skärmar, ett arbetssätt som T.A. Edison praktiserade i sin verkstad i Menlo Park, därav namnet på företaget. Lisa och Megan sattes tillsammans med de andra projektledarna för att kunna få stöd av dessa, men efter ett tag tog Lisa sitt pick och pack och fl yttade till det bord, där hennes projektgrupp satt. Hon tyckte att hon var för långt bort från teamet och att hon missade saker som krävde hennes engagemang. Denna förflyttning i lokalen var rent fysiskt cirka fem meter! Det dröjde någon vecka och så gjorde Megan en liknande flytt.

Lisa och Megan blev en framgångssaga. Idag kan Menlo konstatera att de har åstadkommit projektresultat som företaget sannolikt inte skulle ha nått med rekrytering av mer ”traditionella” projektledare. Man hävdar också att båda dessa idag kan mer om agil projektledning och åstadkommer bättre resultat än de fl esta projektledare som fi nns ”där ute”, men att de har för få arbetstimmar som projektledare för att kunna bli PMP-certifi erade. Och när de snart har kommit upp i antalet timmar så har de för få ”tjänsteår” för certifi ering. Det får en att tänka…


Ledarskap – personen, reflektionen, samtalet

Ledarskapsböcker brukar komma i tre olika varianter. Först har vi den välkände chefen som skriver en bok om sitt eget ledarskap: ofta underhållande och tankeväckande, men inte alltid så lätt att använda själv. 

Sen har vi trendböckerna med fokus på en särskild metod, av typen ”Framgång med XX-metoden”: ofta intressant och aktuellt, men funktionellt bara för ett smalt område, eller uppblåst till ny religion för att kunna täcka ett större område. Och så slutligen finns de grundläggande ledarskapsböckerna, avsedda att användas på högskolor eller för nyblivna ledare: heltäckande och opartiska om de mest livaktiga av ledarskapsteorierna, men ofta opersonliga och såååå trååååkiga!

Den här boken är ett lysande undantag. Fast den är både grundläggande och heltäckande, blir det inte alls tråkigt. Författarna vågar vara personliga i urvalet av ledarskapsteorier och presentera modellerna på ett så levande sätt, som vore det deras egna. Varje kapitel inleds med ett exempel på en situation, där kapitlets innehåll kan vara till hjälp, och insprängt mellan kapitlen fi nns intervjuer med verkliga, ofta kända, ledare. De teorier som presenteras är väl underbyggda med forskning och på nästan varje sida fi nns referenser till forskningsresultat. Sådant brukar kunna döda den bästa text, men här vävs de in så smidigt att man knappt tänker på det.

En kul detalj är att mer än hälften av de intervjuade cheferna i boken är kvinnor och att ledaren i boken alltid refereras till som ”hon” samt att det fi nns ett särskilt kapitel om kvinnors ledarskap, utan att boken tippar över och blir en ”kvinno-bok”. Att boken utsetts till Årets Projektledarbok kan möjligen vara lite förvånande, då det inte fi nns många referenser till projektledning i den. Men som projektledare måste man också fungera som ledare, oftast utan den utbildning som ges till linjechefer. Projektledare saknar dessutom ofta formell makt och måste kanske därför jobba extra hårt med sin kommunikation och det personliga ledarskapet, precis det som boken fokuserar på. Ämnen som Gruppers utveckling, Situationsanpassat ledarskap, Konflikthantering och Att leda i förändring är lika aktuella för projektledare som för chefer.

Betyg: 5 av 5

Studentlitteratur, ISBN 978-91-44-05654-8,
utgiv 2010, 285 sidor, ord pris 445 kr + porto 49 kr.
Medlemspris 371 kr inkl porto.


Nytt nätverk: Verksamhetsstyrning av projekt

Måndagen den 11 oktober startade nätverket ”Verksamhetsstyrning av projekt”. Mötet ägde rum i EDB’s lokaler i Solna och initiativtagare var Olav Björk och David Melin-Högrell.

Intresset för området har ökat starkt under de senaste åren och förutom de över 35 deltagarna hade ett fl ertal anmält sitt intresse, men kunde inte närvara vid det första mötet. David och Olav hälsade alla välkomna samt lämnade över till Sven Ringmar, föreningsdirektör på Svenskt Projektforum. Sven berättade hur viktigt området var och att bildandet av nätverket visade att Svenskt Projektforum i allra högsta grad var närvarande på området.

Nästa talare var Johan Tjernell från Swedbank som berättade om hur Swedbank hade löst ekvationen: Verksamhetutveckling – IT-projekt. Efter att ha hört Johan stod det klart för alla att Swedbank har en mycket väl genomarbetad process för just verksamhetsstyrning av sina utvecklingsprojekt. Men också att man kommit så långt att man tillsatt en roll för att löpande följa upp nyttorealiseringen av de större projekten. Därefter var det dags för David och Olav att visa på vilka områden som de hade tänkt att nätverket skulle arbeta med:

  • Nyttorealisering
  • Verksamhetsutveckling och projekt
  • Projektportföljstyrning
  • Business Case för projekt/program
  • Projektmognadsanalys
  • Aktivt Styrgruppsarbete

Efter en intensiv brainstorming kompletterades listan med några ytterligare intresseområden och som avslutning genomfördes en prioritering av vilka områden som var intressantast för deltagarna. Nyttorealisering och Strategi/Portföljstyrning kom på en klar gemensam första plats tätt följd av projektverksamhet/linjearbete