Starta förbättringsresan med en utbildning.

Upplever du att många projekt i din organisation skulle kunna ge bättre effekt? Att de skulle kunna skapa högre nytta?
Den 24-26 april har du chansen att utbilda dig till Project Excellence Assessor, kursen som ger dig bla. verktyg och kunskaper för att kunna utföra projektutvärderingar samt vetskapen om vilka effekter ett framgångsrikt projekt kan skapa.

Läs mer här: PE-utbildning-april-2018

 

by Svenskt Projektforum

Framtidens projektledare kommer att göra skillnad

Tatjana Sadkov är certifierad på B-nivå och menar att certifieringen har haft stor betydelse för hennes yrkesmässiga utveckling. Projektledning innebär mycket ledarskap och det är här framtidens projektledare kommer att kunna göra skillnad, säger hon.

Tatjana Sadkov är verksamhetsutvecklare och projektledare i Västra Götalandsregionen IT. Det senaste projektet hon arbetat i handlar om att utveckla ett gemensamt projektledarverktyg. I stället för att köpa in ett färdigt verktyg valde de att utveckla ett eget system med mallar och metoder. Tidigare har hon arbetat med programmet ”Patos” för regionen. Patosprogrammet syftar till att korta svarstiderna, kvalitetssäkra och digitalisera patologiprocessen samt förbättra informationsutbyte via en gemensam infrastruktur och förvaltning för ökat patientfokus.

– Jag älskar mitt jobb, säger Tatjana. Här jobbar man för hela samhället, det är fantastiskt att få driva ett projekt som faktiskt kommer att hjälpa människor. Det kan ju rädda liv!

Tatjana är även certifierad på B-nivå enligt IPMA. Certifieringen gjorde hon under tiden hon arbetade som konsult på Fujitsu Services för några år sedan. Certifieringen ingick i ett projektledarprogram, men var frivilligt.

– Jag tyckte det verkade väldigt bra att få papper på att man kan projektledning, inte bara för min egen del, utan för företaget också, slår Tatjana fast. Processen med certifieringen tog ett halvår och åtskilliga timmars arbete.

– Det var det värt, säger Tatjana. Alla gånger. Framför allt att gå igenom de delar som handlar om en själv, hur man fungerar som projektledare, ens starka och svaga sidor. Att man får ett kvitto på att man är senior projektledare är naturligtvis väldigt bra. Det är inte bara något man säger, jag har papper på det.

– Ett av det bästa med certifieringen är att man har en diskussionspartner under processens gång. Genom den personen fick jag kontinuerlig återkoppling på mitt beteende och mitt sätt att agera som projektledare. Att göra den bedömningen själv är näst intill omöjligt.

– Jag har haft mycket hjälp av certifieringen i mitt arbete som projektledare. Att göra de här reflektionerna om mitt beteende har varit mycket nyttigt när jag utvärderade mig själv i de projekt jag är med. Jag fick fundera mycket över vad jag själv kan göra bättre och min egen roll i gruppen. Tatjana har även gått en UGL-kurs (Utveckling av Grupp och Ledarskap) och ser fördelar med att ha båda erfarenheterna.

– Projektledning är inte bara metoder och verktyg. Det innebär mycket ledarskap, förändringsledning och förståelse för kunden och deras verksamhet. Därför kommer framtidens projektledare att göra skillnad. Jag tror att den ökade digitaliseringen och utvecklingen inom IT gör att det går att styra mindre komplexa projekt med hjälp av AI och automation i större grad. Det som behövs i framtiden är att projektledarna blir duktigare på att leda och driva program, kunna förstå affärs- och verksamhetskrav och styra mot kundens strategier.

– Certifieringen klargör vilka bitar man kan förbättra sig i och det gör att man hela tiden kan utveckla sig. Mina assessorer gav mig återkopplingen att jag nu kan och bör utveckla min yrkesroll som projektledare och bredda mig till andra branscher, inte bara IT, där jag har mina rötter. Tatjana hade ett utvecklingssamtal med sin chef hos en tidigare arbetsgivare och berättade om återkopplingen från IPMA, vilket ledde till att hon fick arbeta med ett stort projekt på Volvo AB inom ett tekniskt område
som hon inte hade kompetens, men eftersom den fanns i gruppen, så blev hennes roll mer att renodla projektledningen.

– Det gjorde att jag blev duktigare på metoder, processer och ledarskap, berättar Tatjana. Det var väldigt
roligt och det ledde till att jag blev mer fokuserad på det coachande ledarskapet.
– Jag hade inte haft möjlighet att kunna ta klivet in i rollen som exempelvis programledare inom digitala transformationer, om jag inte hade haft certifieringen.
– Nästa år är det dags att recertifiera mig. Det ska bli jättespännande, säger Tatjana Sadkov.

by Svenskt Projektforum

Projekt i fackliga former – att hålla utbildningar!

I Projektvärlden nr 3 2011 beskrev Tapani Kuusela hur fackförbundet Unionen arbetar i ett skarpt projekt som syftar till att öka antalet medlemmar. Med målet att år 2015 ha 600 000 medlemmar ställs det stora krav på såväl anställda som förtroendevalda. Ett av målen i projekt är att använda nya metoder för att öka det fackliga engagemanget på arbetsplatsen bl a genom utbildningar i projektarbete. Här skriver Tapani om hur det är att hålla utbildningar.

Alla, som hållit i eller håller utbildningar, vet vilken kick det är, när det klickar. När du känner att deltagarna får en ahaupplevelse. Det är då du känner dig så där extra nöjd över att ha lyckats förmedla ditt budskap och att deltagarna fått ökad kunskap. Jag brukar inleda varje utbildningsomgång med att göra klart för deltagarna att de går igenom olika faser. Den första fasen är oftast förvirring och osäkerhet medan den andra fasen är känslan av otillräcklighet. Eller, som en deltagare beskrev vid den andra fasen, att ” Jag kan ju ingenting trots att jag jobbat med detta i flera år”. Efter den andra fasen, börjar bitar falla på plats, vilket kan jämföras med att du klickar i pusselbitarna med dina tidigare erfarenheter. När denna nivå är nådd, har du som kursledare fått deltagarna att gå från total förvirring till klarhet. Det är då du nått målet med utbildningen.

När jag som kursledare har utbildningar brukar jag tänka att det oftast är paketeringen av utbildningen som är det intressanta. Om paketeringen av utbildningen är modulär och anpassad till verkligheten via praktikfall och goda exempel, kommer jag att kunna erbjuda deltagarna möjlighet att ta tillvara deras tidigare kunskap. Som kursledare bidrar jag kanske med 10-20% av något nytt i utbildningen. Det nya kan vara ett flöde, en process, ett tankesätt, en metod eller något som underlättar analysen/arbetet/ hanteringen. Det övriga bidrar deltagarna själv med genom sina tidigare kunskaper och erfarenheter. För ju närmare du som kursledare når deltagarnas tidigare kunskap, desto lättare är det för att få till ett lärande.

Men hur gör du som kursledare för att lyckas med det?

Genom att:

  • få till en känsla och upplevelse av delaktighet
  • bjuda in till dialog och diskussion
  • få en förtrogenhet (att ingen behöver vara rädd att göra bort sig)
  • bjuda på dig själv som människa och kursledare
  • låta deltagarna arbeta med olika exempel som ligger i deras vardag

Alla som har gjort ett logiknät/WBS kan konstatera att det är inte enkelt de första gångerna. Om du däremot tar exempel som är enkla att förstå, t ex tapetsering av ett sovrum eller ha en trerättersmiddag, ökar sannolikheten för att förstå ett logiknät.

Men den största utmaningen för dig som kursledare är:

Men den största utmaningen för dig som kursledare är:

Hur utmanar du dig själv?

by Svenskt Projektforum

Projektledare har en strategisk roll i kompetensutveckling

Kompetensutveckling är ett begrepp som många varit i kontakt med. Det handlar om att utveckla medarbetarna så att de kan utföra ett ännu bättre arbete eller så att de står förberedda inför framtida utmaningar. Att detta är viktigt råder det ingen tvekan om, inte minst om organisationen är aktiv inom en kunskapsintensiv bransch där den tekniska utvecklingen aldrig står stilla.
Det första många tänker på när det kommer till kompetensutveckling är nog formellt lärande i form av kurser, men den största delen av en medarbetares utveckling sker i det dagliga arbetet. Hur kan då en organisation aktivt arbeta med kompetensutveckling så det blir en självklar del av det strategiska kompetensförsörjningsarbetet?

[faktaruta]
Daniel Ericsson och Isabelle Collin, har precis avslutat sina studier på masterprogrammet i Human Resource Management på Linköpings Universitet. Idag arbetar Isabelle som konsultchef och Daniel söker spännande utmaningar inom HRM-fältet. Båda finner arbete kring kompetensutveckling intressant och vill gärna arbeta med detta i framtiden.
Daniel Ericsson, daniel.ericsson@mensa.se

Isabelle Collin,  isabelle.collin@adecco.se
[/faktaruta]

Ett outtalat personalansvar

Ett utmärkande drag hos många organisationer inom kunskapsintensiva branscher är att en stor del av arbetet utförs i projekt. Här finns en nyckelaktör, som inte finns i den ”traditionella” organisationen, nämligen projektledaren. I en ”traditionell” organisation har chefen det formella personalansvaret, arbetar nära medarbetaren och väntas hålla utvecklingssamtal samt utveckla personalen.
I en projektorganisation kan detta ansvar kvarstå men här är det projektledaren, som har daglig kontakt med medarbetaren och blir i och med det den som direkt påverkar medarbetarens möjligheter att utvecklas i arbetet. En utmaning i detta är att även om projektledaren har en mängd ansvarsområden kan personalansvaret vara diffust eftersom ansvaret delas med chefen. Likväl som det finns fördelar med uppdelning av ansvarsområden, kan även en allt för strikt sådan rent av vara destruktivt.
Ett mycket bättre alternativ än att viktiga frågor hamnar mellan stolarna är att arbeta för att det personalansvar chefen och projektledaren besitter harmoniserar och kompletterar varandra.

Roller i förändring

Projektledarnas personalansvar bör med andra ord tydliggöras. Mycket matnyttigt lärs ut genom ledarskaps- och projektledningskurser, men eftersom varje organisation har unika förutsättningar, är det inte säkert att en kurs är tillräcklig. Att förtydliga personalansvaret genom policies och rollbeskrivningar räcker en bit på vägen.
Men ännu viktigare är att projektledarna får en mer personlig feedback på hur de agerar i sin roll och får tillfälle att lufta sina tankar och förväntningar kring ledarskapet med såväl chefen som organisationens HR-avdelning. Som organisation gäller det att våga ta tillvara den potential som finns och då inte minst hos denna nya typ av ledare. Samma sak gäller för cheferna. Vilka möjligheter och utmaningar följer när deras roll är under förändring?
Att våga ställa frågan är ett första steg mot ett samarbete som är mer anpassat till projektvärlden.

Komplettering av klassiska bedömningskrav

Projektledarens ansvar är främst att se till att projektet håller tid och budget och att rätt kvalitet uppnås. Det är också ofta efter dessa kriterier som ett projekt bedöms. Kriterierna är viktiga, men samtidigt går det att ställa sig frågan om de ger några större, långvariga vågeffekter i organisationen. Om detta med kunskaper och kompetenser är viktigt eller kanske t o m en grundsten i organisationen, bör det inte då vara en självklarhet att även utveckling av dessa ska ingå som ett bedömningskriterium?
När ett projekt tar slut, startas det ofta upp ett nytt projekt, där det behövs nya typer av kompetenser. De klassiska bedömningskriterierna för ett lyckat projekt tar ingen hänsyn till detta. Som organisation räcker det med andra ord inte att tryggt luta sig tillbaka på dessa. I en del branscher bör blicken lyftas för kompletterande kriterier, som sträcker sig utanför projektets ramar och kan ge attraktiva vågeffekter i hela organisationen.

Kompetensutveckling – en del i det dagliga arbetet

Att lägga projektresurser på något som inte är direkt till nytta för projektet, kan ses som en onödig kostnad. Frågan kvarstår. Vad exakt kan projektledare göra för att arbeta med kompetensutveckling utan att detta ger extraarbete eller blir kostsamt för projektet? Svaret kan verka enkelt. Det krävs en engagerad projektledare som ser vinsterna i att initiera dagliga lärandesituationer, där medarbetarna frekvent kan interagera med varandra för att öka sina men också andras möjligheter till utveckling.
Projektledarens roll är delvis att initiera sådana lärandetillfällen och ibland även direkt stötta medarbetaren i sådana situationer. Det kan exempelvis handla om planeringsmöten eller utvärderingar (lessons learned), låta alla delta och uppmuntra frågor och förslag på förbättringar. Genom att kombinera kunskaper på detta sätt, kan medarbetaren utveckla sina egna kompetenser, vilket i sin tur kan resultera i bättre kvalitet och möjligheter att göra besparingar i projektet. Sammanhållningen i projektteamet kan bli starkare.
Genom att arbeta med lärandesituationer på detta vis kan fokus riktas mot både det lärandesituationen främst är ämnad för (exempelvis problemlösning) och kompetensutveckling. Ett sådant arbete kan dessutom synliggöra vilka medarbetare som sitter på värdefull, men till viss del gömd, potential. Det medför att nya möjligheter skapas för projektledare och andra aktörer i organisationen att bejaka andra HR-relaterade frågor som diskuteras mycket idag, exempelvis Talent Management.

Kompetensutveckling – en självklar satsning

Projektledaren har fått en allt större betydelse för det strategiska kompetensutvecklingsarbetet. Kompetensutveckling i det dagliga arbetet behöver inte vara krångligt och kan bidra till utvecklingar och besparingar i fl era olika led i organisationen. Att som organisation ge möjlighet till detta är minst lika viktigt som att projektledare inte betraktar kompetensutveckling som ett nödvändigt ont, utan istället ser den potential som ligger bakom en sådan satsning.

Läs hela examensarbetet på: http://su.pr/4mYekC

Av Daniel Ericsson och Isabelle Collin

by Svenskt Projektforum