Nu knyter vi ihop säcken kring nyckeltal

I dag vill projektberoende organisationer kunna höja projektförmågan och vet att det är svårt att prioritera rätt åtgärd och satsa effektivt.

I en annan artikel redovisade vi rubriker för nyckeltal som kommit till oss genom 727 svar i projektmognadsundersökningar under 2013. De undersökta företagen fick ange mognadsnivå för sju processer och fick dessutom en möjlighet att redovisa vilka nyckeltal som använts.

När vi studerat svaren kan vi se att de är spridda på många sätt. Det finns få nyckeltal som är gemensamma för en organisation och det finns ingen indikation på att de används för att ange värde och effekt av planerade och genomförda satsningar. Om man i verkstaden kunde prioritera medvetet mellan olika investeringsalternativ så verkar det mer osäkert hur man investerar för att höja sin projektförmåga, man vet knappast hur man mäter den. De nyckeltal som används ägs inte av hela organisationen och överlever sällan fler säsonger.

Baseline Management har delat in mognadsundersökningen i sju processer, där svaren angavs på en femgradig skala. 2013 svarade 727 stycken i delgrupperna kommuner, statliga organisationer, regioner och landsting, samt privata organisationer. Svaren är individuella och har avgivits anonymt. De ligger sannolikt något högt i förhållande till verkligheten. När resultaten samlas till index så kan de presenteras på detta sätt. Mognadsnivåerna för de sju processerna har summerats och dividerats med sju.

För ytterligare förklaringar och analys hänvisas till de rapporter som publicerats under 2013. Tabellerna har publicerats i ”SPI 2013, slutrapport”. SPI – Svenskt ProjektIndex blir ett kollektivt nyckeltal.

Baseline Management kommer att fortsätta med SPI 2014. De organisationer som deltar kan bli jämförda med index och det säger sig självt att ju fler som deltar, desto bättre blir nyckeltalet.

Inbjudan till forskning och samarbete
Konsulter som arbetar med att utveckla klienternas projektverksamheter är välkomna att samverka. Enkäten ligger öppen för besvarande och utfallet kan skapa en plattform för effektivare satsningar. Olika institutioner vid Sveriges universitet ser att SPI är en källa till forskning.

av Olof Molinder

by Svenskt Projektforum

Nyckeltal för ökad projektförmåga

Från Baselines projektmognadsundersökningar kan man utläsa mognadsgraden i fem nivåer för sju processer. De som svarat har levererat sina egna uppfattningar och vi kan räkna ut genomsnitt för branscher, organisationer, roller och projekttyper. Undersökningen är ett första steg när en organisation vill prioritera åtgärder för att öka sin projektförmåga.

I verkstaden bidrar tillgången till el, tryckluft, vatten, material och skolad personal till en förmåga att producera transformatorer (ASEA) propellrar (KAMEWA) eller fartyg (Eriksberg) som man skulle leverera. Antalet enheter man kan producera per år är ett tydlig nyckeltal.

Vilka nyckeltal använder ni för att styra och utveckla projektverksamheten?
Den frågan har varit med i projektmognadsundersökningen från i våras. En del av över 250 respondenter har leverat intressanta svar, till viss del unika för ett enskilt företag. Här har jag utvecklat mer generella nyckeltal, sorterade efter de rubriker som jag föreslog i den tidigare artikeln.

Nyckeltal kring projektens utfall i förhållande till plan
Ett framgångsrikt projekt håller tid och budget samt uppfyller utlovande krav. Tid, Funktion och Ekonomi är också de mest frekventa nyckeltalen som angivits, framför allt för projektledare. Dessa nyckeltal kräver en god plan och en bra ändringshantering. Vidare behöver man kunna mäta över tiden för att se om det blir bättre och självklart måste men veta vilken av parametrarna som prioriteras. Funktion/kvalitet är naturligtvis svårast eftersom vi sällan har bra rutiner för test och verifiering tillräckligt tidigt.

Det finns möjligen en motsättning mellan dessa nyckeltal och de andra grupperna, Avancerade användare diskuterar kring att föra in dimensioner av komplexitet och förändringar i projektpopulationens sammansättning.

Nyckeltal kring projektets värde för beställaren
Här finner vi nyckeltal som leder till en investeringskalkyl, lönar sig projektet? Pris per kvadratmeter eller producerad enhet ger en möjlighet till att resonera kring projektens produktivitet. För en entreprenör/konsult kan nyckeltalet handla om beläggning och arvoden. Uppdraget blir lönsamt.

Dessa nyckeltal konkretiserar beställarens ansvar för att ta hem effekten. Ansvaret för projektets framgång flyttas från projektledaren till beställaren och användaren.

Det finns också mjukare nyckeltal, exempelvis ”nöjd kund-index”. Det bör vara så att ett projekt som har bra nyckeltal av typen 1 ovan, snabbare och smidigare skapar de effekter som beställaren uttalat.

Nyckeltal kring projektets bidrag till den egna projektförmågan
Verksamheter som är beroende av en fungerande projektorganisation arbetar för att bevara och öka projektförmågan, De pågående projekten ska naturligtvis bidra till denna förmåga. Utveckling, utbildning och erfarenhetsåterföring är investeringar som motiveras av den ökade kapaciteten och förmågan att leverera i projektform.

Här har ett antal konkreta förslag levererats, nya rullar in:
• Omsättning i projektverksamheten, andel externa projekt, andel komplexa projekt
• Andel projekt som avslutats med en godkänd slutrapport, ledtid mellan tekniskt och administrativt projektavslut
• Projektledarkompetens, antal år, antal certifierade
• Kontinuitet i personalgruppen: procent nya, antal år inom företaget, branschen. Eventuellt finns här ett ”negativt” nyckeltal; bekymmer med avgångar, utslitning och avgångar
• Antal sökbara kompetenser och erfarenheter för nya uppdrag

Välj rätt nyckeltal
Det är uppenbart att det kan vara en konflikt mellan olika nyckeltal och att många är svåra att mäta. Den organisation som vill använda nyckeltal för att utveckla sin projektförmåga måste prioritera och välja, helst en i varje grupp enligt ovan. Valet bygger på vad som diskuteras i organisationen och en eventuell kunskap om bransch och konkurrenter.

Mätmetod valideras omgående och då skapas ett nuläge. Ett önskat börläge på ett års sikt etableras och sedan bör organisationen diskutera nyttan av att flytta sig upp på skalan. Hur mycket mer kan vi tjäna om vi lyckas hamna i börläget?

I nästa artikel kommer jag att resonera vidare kring hur resultaten från årens projektmognadsundersökningar kan tolkas. Kan vi ange en mognadsgrad för en bransch och ett företag? Finns det ett samband mellan svenskt projektindex, SPI, och förmågan att leverera i projektform?

av Olof Molinder, konsult och lärare från Baseline Management

by Svenskt Projektforum

Vilka nyckeltal förbättrar ditt projekt?

Min farbror var verkstadsman. Vid besök i Ludvika, Karlstad och Göteborg ingick en visning i maskinhallen där man tillverkade transformatorer på ASEA, propellrar på KAMEWA och fartyg på Eriksberg. Det gick att räkna på förädlingsvärden, styra produktionen och se till att försörjning av el, tryckluft och material var tillräcklig.

Det var viktigt att personalen var rätt utbildad och motiverad.
Hur ser det ut idag? Hur kan vi mäta det vi producerar och hur bra vi gör det när allt mer produceras i projektform? Är vår ”projektverkstad”, eller som det kanske bättre bör kallas vår “projektverksamhet”, effektiv och lönsam?

Mognad och index
Vid den senaste projektmognadsundersökningen, SPI2013, gav 570 personer sin uppfattning om mognaden i sju projektprocesser för det företag eller organisation de arbetar inom. SPI2013 ger mognadsgraden för olika branscher, organisationsstorlek, typer av projekt och projektroller och beslutsfattare. Med flera svar kan vi snart presentera ett sammanvägt index, SPI, Svenskt Projektindex.

Nyckeltal
I undersökningen fanns även ett antal öppna frågor där den sista handlade om nyckeltal. Syftet med den frågan var att få underlag för en viktig diskussion kring hur man mäter att det verkligen blir bättre. Ökad mognad bevisas med bättre nyckeltal och detta leder till ökad lönsamhet.

Handen på hjärtat; Är er projektverksamhet bättre idag än för ett år sedan? Hur ska ni satsa inför nästa år? Var ger en satsad krona bäst effekt? Och har ni samma uppfattning om er projektmognad i din organisation eller skiljer det mycket mellan olika personer? Det är därför nyckeltal behövs. Varje organisation bör välja sitt eller sina egna nyckeltal och planera för ett långsiktigt arbete.

Innan projektverksamhetens effektivitet kan diskuteras bör man definiera och avgränsa sin projektverksamhet. Det finns all anledning att fokusera för att sedan överföra erfarenheter från ”piloten” till andra projektområden. Det ligger även i sakens natur att nyckletal kräver accepterade mätmetoder.

Vi ställde en öppen fråga om nyckeltal och som första steg bör vi gruppera nyckeltalen för att i senare artiklar kunna resonera kring exempel och nyckeltalens användbarhet.

Detta är mitt förslag till gruppering;
1. Nyckeltal kring projektens utfall i förhållande till planerade värden
Nyckeltalen mäts som avvikelse för projektpopulationen, ”i år var det över 85 procent av projekten som klarade budgeten”. Det finns ingen direkt koppling till nytta, värde eller effekt.

2. Nyckeltal kring projektets värde för beställaren
Beställaren kan vara intern eller extern, i det senare fallet kan det finnas både en intern nytta (entreprenörens lönsamhet eller marknadsposition) samt externt nytta, värde eller effekt hos betalande kund (ökad förmåga). Värdet kan ju också vara en känsla: ”det känns bättre nu”.

3. Nyckeltal kring projektets bidrag till den egna projektförmågan
Erfarenhetsåterföring, breddad och ökad kompetens samt förmåga att leverera effektivare I framtiden. Inkluderar uthålliga personer och processer.

by Svenskt Projektforum

Testa organisationens projektförmåga

I dag utgörs cirka 25 procent av världens BNP av projektrelaterad verksamhet. Omsatt till svenska förhållanden skulle det motsvara cirka 900 miljarder kronor årligen. Projektledning borde därför ses som en nyckelkompetens då projektens effektivitet kan vara avgörande för en verksamhets framgång och konkurrenskraft.

För att behålla eller förstärka sin position inom det område man är verksam bör projektverksamheten kontinuerligt ses över och utvecklas. Det borde vara lika naturligt att effektivisera projektprocesser, etableraprojektkontor eller anställa en ansvarig för projektportföljen som att rationalisera faktureringsprocesser, byta ekonomisystem eller anställa en controller.

Att införa ett projektorienterat arbetssätt påverkarhela verksamheten. Projekt och linjeverksamhet konkurrerar om samma resurser och kräver lika stor uppmärksamhet av ledningen för att fungera effektivt. Med portföljhantering och programstyrning går det att hålla ordning och bli bättre på att prioritera projekt utifrån verksamhetens övergripande mål och strategier. Men det räcker inte, projektens effektmål behöver ägare, det vill säga någon som tar ansvar för att nyttan realiseras i verksamheten.

Annars är det lätt hänt att projekt genomförs i onödan och resurser som kunde använts bättre slösas bort. Detta är en av flera orsaker till att det är så viktigt att utveckla projektmognaden. Trots att många organisationer investerar i att utveckla projektverksamheten, blir tyvärr nyttan blygsam. Det saknas uppenbarligen kunskap om vilka insatser som ger bäst effekt. 2012 genomfördes en nationell mätning av 140 svenska företag och organisationer. Resultatet blev med några få undantag ganska nedslående. Nu gör vi om samma mätning för att se om det skett några förändringar. Det är fritt för vem som helst att delta och testa sin organisations projektförmåga.

Utan kunskap är det svårt att agera. Med kunskap är det svårt att låta bli. Därför har vi skapat ett nationellt nyckeltal med syfte användas som referens när man vill mäta och jämföra sin organisations projektförmåga gentemot andras. Mätetalet redovisas årligen både branschvis och per projekttyp.

av Bo Tonnquist, Baseline Management AB - författare, konsult och föreläsare.

by Svenskt Projektforum