SPAK

Fyra forskare och två forskardagar

Under två dagar i september, först på Chalmers i Göteborg och sedan i Skandias nya hus på Kungsholmen i Stockholm, berättade fyra forskare om sin forskning för en intresserad publik av totalt runt 150 personer. En professor från Chalmers, en teknologie doktor från KTH och två doktorander, en från Umeå och en från Linköping, fyra goda representanter för svensk projektforskning av idag både vad gäller bredd och djup.

Anna Jerbrant, teknologie doktor, hade det första passet. Hon forskar och undervisar på Institutionen för industriell ekonomi och organisation, Indek, på KTH i Stockholm. Annas område är ledning och styrning av projektbaserad industriell verksamhet. Osäkerhetshanteringen i en traditionell linjeverksamhet med utvecklings- och innovationsproblem, komplexa systemleveranser och behov av tvärfunktionalitet hanteras ofta genom projektifiering. Denna projektifi ering ger projekt som är effektiva och målinriktade. Och börjar man med projekt, får man ofta fl era. De är som kaniner, enligt Anna. Projekt är ett bra sätt att arbeta. En verksamhet med många projekt, en multiprojektverksamhet, drar med sig andra problem och svårigheter, som måste hanteras. Det kan vara problematik med resursfördelning, prioritering både av projekt och resurser, kommunikationen, organisatorisk splittring och överlastade projektchefer. För att komma till rätta med detta inrättar man projektkontor med rutiner, projektportföljer, portföljhanteringsmodeller och operativ styrgrupp. Men det räcker inte. Även här fi nns osäkerheter att hantera. Resursberoenden, teknikberoenden (både parallella och seriella) och en rad organisatoriska samverkansbehov (både inom multiprojektverksamheten och till den övriga organisationen). I projektbaserade verksamheter vill man därför strukturera på organisationsnivå. Man delar in projektportföljen i program, projektportföljen blir ett företagsledningsansvar och en strategisk spjutspets. Men även här fi nns det kvar en osäkerhetshantering med sociala interaktioner som alltid kvarvarande ledningsuppgift. Anna återkom under sitt seminarium till den strukturerings och osäkerhetsmodell som på ett tydligt och bra sätt visar balansgången mellan osäkerhet och struktur i projektbaserad verksamhet. En osäkerhet, som man måste lära sig att leva med och kanske till och med bejaka. Det finns, menade Anna avslutningsvis, en rad fördelar med att bejaka osäkerhet som att det ökar möjligheten att hantera heterogena omgivningskrav (man blir mer agil), man kan kombinera organisatorisk kreativitet och innovation med mekanisk effektivitet.

Mattias Jacobsson, doktorand och lärare på Handelshögskolan vid Umeå universitet, med dagens andra pass baserad på sin avhandling ”Samordningens dynamik”, som beräknas vara klar under första halvan av nästa år. Det projekt han tittat närmare på, Destination 2011, är ett sk partneringprojekt mellan Skanska och Jämtkraft med syfte att vädersäkra Jämtkrafts kraftnät. Projektet handlar bl a om att gräva ner drygt 150 mil kabel, avverka ca 40 000 m3 skog och byta ut ca 80 mil luftledning. Projektet, som är uppdelat i 300 delprojekt om vardera 3-7 km, kommer att kosta runt 100 miljoner euro, sträcka sig över fem år och involvera projektledare, samordnare och ett stort antal underleverantörer.

Mattias utgångspunkt är tre frågeställningar kring samordningens dynamik. Hur samordnas projekt? Hur förändras samordning över tid? och varför (och hur) sker denna förändring? Först måste man skilja på medel och förutsättningar för samordning, något som också kan variera med situationen. Medel för samordning består av ansvarsskyldighet, dvs man vet vilka som är ansvariga för vad, förutsägbarhet, dvs när och i vilken ordning saker och ting ska ske, och orientering, dvs var. Allt detta skapar en gemensam förståelse för samordningen. Men detta kan förändras över tiden. Ansvarsskyldigheten kan t ex ändras så att den som är mest kunnig, har tid eller brinner för det, tar över. Förutsägbarheten kan förändras från strukturerad planering till att mer vara ett resultat av upparbetad erfarenhet och orientering kan även den bli ett resultat av ex vis uppkomna problem eller överenskommelser. Men varför och hur sker denna förändring? Häri ligger samordningens dynamik: en positiv, eller negativ, spiral över tiden bestående av en successivt ökad förståelse (vs ökad försummelse) – en känsla av samhörighet (vs distansering) – ökande förtroende (vs misstro). Frågan är hur man skapar den positiva spiralen, var riskerna fi nns och hur man bygger relationer.

Elisabeth Borg, doktorand inom Human Resource Management, vid institutionen för ekonomisk och industriell utveckling på Linköpings universitet, inledde eftermiddagen. Hennes forskning handlar om projektbaserat arbete ur medarbetarnas perspektiv, om konsulter som ”extrema” projektmedarbetare och om vad hon kallade ”projektvagabonder” dvs projektarbetare som vandrar från projekt till projekt. Elisabeth tog upp detta med Project Overload och fragmentiseringen, om växlandet mellan många projekt som kan leda till stress och även få konsekvenser för projekten i sig. Hon talade om brisen på ”slack”, dvs brist på mellantid. Vi fick lära oss ett nytt ord: liminalitet, ett begrepp från antropologin som beskriver ett tröskelläge (mellan barn och vuxen). I detta sammanhang rör det mer vad som händer t ex en konsult som rör sig mellan projekten. Att tillhöra eller inte och kanske att fastna mitt emellan.

Christine Räisanen, bitr professor och språkvetare, avslutade dagen med att tala om forskning och kunskap, om kunskapsskapande i projekt, om kommunikation och information m m. Rubriken på hennes seminarium likväl som forskningen var hur ”orkestrera mångfald för att utveckla kollektiva kompetenser i projekt”. Christine ingår i ett tvärvetenskapligt forskarteam på Chalmers, Construction Management, Bygg- och Miljöteknik. I teamet ingår förutom Christine även Sven Gunnarson (projektledningsteori), Ann-Charlotte Stenberg (organisationsteori) och Max Rapp Ricciardi (psykologi). Som svar på vad forskning är, citerade Christine en gammal nobelpristagare: Forskning är att se vad alla sett och tänka vad ingen tänkt. Men kunskap då? Vad består den av? Lärdom, fakta, erfarenheter, sociala nätverk, svarade publiken. Vad händer när vi ”paketerar” kunskap i ett system? Då begränsas, förenklas, konserveras den. Vi gör kunskapen till information, menade Christine. Information kommer från latinets informare, som betyder ge form åt. Kommunikation däremot, kommer från latinets communicare, som betyder göra gemensam. Informationen blir kunskap när jag/vi gör den gemensam, enligt Christine. Hur ser då kunskapsskapande i projekt ut? Enligt Christine handlar det om dels implicit kunskap: mentala modeller, färdigheter, ritualer, omdömen förborgat hos individen (mjuk kunskap), dels explicit kunskap: formella modeller, processer och koncept som kan artikuleras och verbaliseras (hård kunskap). Men även om samspel mellan moder-, projekt- och klientorganisationen i det s k projektkretsloppet. Detta samspel skapas genom social interaktion mellan människor. Men hur? Och vad är det i interaktionen som gör att vissa team är funktionella? Och andra dysfunktionella? Viktiga frågor för forskningen.  Christine avslutade med några refl ektioner där hon bl a talade om bristen på tid för reflektion, för s k slack. Om att många har fokus på målet, inte resan dit och bristen på återkoppling. Och att det ofta är fokus på vad och hur, sällan på varför.

Forskningsläget idag

Docent Tomas Blomqvist från Handelshögskolan i Umeå avslutade dagen med att syna forskningsläget idag i Sverige. Det har skett en enorm utveckling under de senaste åren. Svenska forskare har blivit mer kända både i Sverige och utomlands. Antalet publiceringar ökar stadigt och forskningen har gått från ingenjörsämnen till samhällskunskap, från tekniska högskolor till handelshögskolor. Arrangörerna till forskardagarna var Svenskt Projektforum, PMI och ProjektAkademien, tre organisationer med målet att främja projektledning och projektarbete och självklart forskningen. Såväl deltagare, forskare som arrangörer var mycket nöjda med dagarna.

by Svenskt Projektforum