Megaprojektet - kraftvärmeverket Block 6 i Västerås
Konsten att skapa ett självspelande piano
Just nu pågår bygget av Mälarenergis nya samförbränningsanläggning, Block 6, i Västerås. I den nya anläggningen kommer sorterat och krossat hushålls- och industriavfall omvandlas från restprodukt till energi. Tanken är att resultatet ska bli att kraftvärmeproduktionen ska tryggas för lång tid framöver.
[faktaruta position="vänster"]
Block 6 i Västerås är ett miljardprojekt med miljön i fokus[/faktaruta]
Hösten 2011 togs investeringsbeslutet och vid rodret idag har Johannes Nylund det övergripande ansvaret för att leda och genomföra projektprogrammet. Det organiserats i en matrisorganisation med externa resurser och specialistkompetenser tillsammans med Mälarenergis personal.
– Min roll är att skapa det självspelande pianot. Jag har många duktiga projektledare, projektörer och stödfunktioner som alla bidrar med sin del. Min uppgift är likt en dirigent att se till att orkestern arbetar som en enhet och att vi tillsammans spelar i takt, berättar Johannes.
Med hänsyn till effektmålen genomförde Mälarenergi en förstudie i november 2011, vilket resulterade i beslutet att investera i en ny förbränningsanläggning som kommer att kunna generera över 200 MW.
Avvecklas på kort tid
Projektprogrammet ”Förnyelsen Block 6” består av fem stora projekt och cirka 75 delprojekt med en total budget på 2,85 miljarder kronor. Projekten har en mycket kort och intensiv tidplan som ska genomföras mellan 2011 och 2014. Eftersom Block 6 byggs i och omkring befintligt kraftvärmeverk beslutade Mälarenergi att utföra projektprogrammet i egen regi med hjälp av egna och inhyrda experter. Mälarenergis egna arbeten omfattar totalt ca 350 000 timmar. Mälarenergis egen projektorganisation har som mest bestått av omkring 180 medarbetare och projektets tidplan består av mer än 9000 aktiviteter.
Första fasen av projektet startade med förstudier och upphandingar under 2011. Genomförandefasen startade i och med att de stora kontrakten tecknades med processleverantörerna kring årsskiftet 2011/2012. Under större delen av 2012 och en bit in på första kvartalet 2013 utfördes byggprojekteringen. Projektet är nu inne i en intensiv byggperiod. Målet är att projektet skall genomföra provdriften under våren och att garantiproven utförs under den tidiga hösten för att slutligen bli klara till eldningssäsongen 2014/2015.
Projektorganisationen har utökats med viktiga kompetenser och rätt antal resurser har planerats in i projektstyrningsverktygen Primavera och Time Control, som används för planering, tidsskrivning, uppföljning och styrning.
– Som ansvarig för hela projektprogrammet är mitt absolut viktigaste mål att lämna över anläggningen till en nöjd kund. Leveransen ska ske med rätt kvalitet, i tid och inom budgeterad kostnad. Vi har nu kommit halvvägs men ännu är det viktiga moment kvar, såsom driftsättning och överlämning, säger Johannes Nylund.
[faktaruta]
[/faktaruta]Utmaningar och framgångsfaktorer
Projektet har ställts inför en rad utmaningar. Projektprogrammet är Västerås stads och Mälarenergis största investering någonsin vilket gör att det får uppmärksamhet från media, lokalboende, politiska makthavare och andra intressenter som ställer tuffa krav.
Viktigt är därför att hålla extra god ordning och reda på både ekonomi och rutiner följa lagar och regler och att informera allmänheten. En annan utmaning som projektet ställts inför är de arbetsmiljörisker som identifierats och Mälarenergi sätter arbetsmiljösäkerheten högst på dagordningen och arbetsmiljösäkerheten får aldrig åsidosättas till förmån för framdriften eller ekonomin. Det är också speciellt utmanande att klara projektekonomin eftersom genomförandetiden är mycket kort.
Mälarenergi ställer hårda och specifika krav som kan vara svåra att uppfylla för leverantörerna. Kvalitet och funktion är mycket viktiga parametrar vilket är en utmaning för projektet att hantera. För att lyckas med slutanvändarens kravspecifikation har projektet utarbetat en kvalitetsplan som syftar till att säkerställa att rätt kvalitet byggs in leveransen från början och att kraven sedan följs upp med kontroller i flera steg.
Komplex helhet
Projektprogrammet, Förnyelsen Block 6 är komplext i sin omfattning med många delar som ska sättas samman till en fungerande enhet. Med egen projektering och med styrda generalentreprenader kan genomförandet optimeras i fråga om tid och ekonomi. Men detta ställer förstås krav på att projektet har rätta resurser och kompetenser för att kunna projektera och hantera genomförandet av entreprenaderna.
[faktaruta position="höger"]Mälarenergi
Mälarenergi grundades 1861 i Västerås. Sedan dess har Mälarenergi försörjer invånarna i Mälardalen med el, värme, vatten , kyla, energitjänster och snabba kommunikationslösningar. Målarenergi ägs av Västerås stad och omsätter ca 2,7 miljarder kronor per år. Mälarenergi har ca 580 medarbetare, varav 80 arbetar i det befintliga kraftvärmeverket.[/faktaruta]En viktig erfarenhet är att tidigt starta med gemensamma risk- och samordningsmöten där samtliga leverantörer deltar för att minimera arbetsmiljörisker och för att fastlägga en gemensam tidplan. Det handlar om att skapa ”win-win” situationer så att både beställarens och leverantörers intressen tillgodoses.
Projektets storlek och komplexiteten kan också jämföras med ett stort företag med en omsättning på en miljard kronor per år vilket medför krav på rätt hantering utifrån ett administrativt- och ekonomiskt perspektiv. Man kan likna detta med att projektet genomgår ett företags födelse och avveckling inom några få år. Ekonomisystem ska sättas upp för hantering av bokföring, inköps- och avtalsdokument skall upprättas, dokumenthanteringssystem ska iordningställas med kapacitet att hantera hundratusentals dokument.
Projektet ska brytas ner i hanterbara delar som ska tidssättas och resurssättas. Därefter ska alla delar samordnas. Hantering av resurser ska göras genom rekryteringar och därefter avveckling. Arbetsplatser och datorer ska iordningställas och när alla system och rutiner är igångsatta och fungerande ska avvecklingen påbörjas av hela ”företaget”. För att hantera ett projektprogram av Förnyelsen Block 6:s storlek krävs ledningskompetens och erfarenhet från projektverksamhet.
Alla vet att det är viktigt att bemanna ett projekt med rätta resurser och kompetenser. Utmaningen för just detta projekt har varit att på kort tid sätta samman en organisation utifrån resurser med olika bakgrunder, traditioner och kulturer. Flertalet som medverkar i projektet kommer från miljöer med begränsad erfarenhet från stora projekt.
Men tack vare att det har funnits personer i projektet med erfarenhet av att organisera och leda stora projekt, tillsammans med att projektet anlitat en extern expert, Håkan Sjöholm, författare och ledande inom projektledningsutbildning, har den önskade projektmetodiken kunnat skapas.
– Det handlar om att skapa förutsättningar för att kunna fungera och samverka på ett optimalt sätt. Idag kan man tala om en ”Förnyelseanda” som vuxit fram inom projektprogrammet där alla vet vilka krav som ställs och vad som var och en förväntas bidra med. Man kan säga att projektgruppen blivit en väl avstämd orkester som spelar rätt melodi, avslutar Johannes.
- Jag älskar projekt
Assessorn har en viktig roll i certifiering enligt IPMA-modellen. Projektvärden har träffat en av IPMAs assessorer, Magnus Rådö, 36 år, som till vardags arbetar på Swedbank som Head of Project Management Office inom Group Business Intelligence.
På banken arbetar Magnus Rådös avdelning med IT-stöd för olika delar i banken, som Finance, Risk och Treasury etc. Just nu är mycket av fokus på ett stort femårigt program där fem projekt ingår. Tusentals personer blir direkt eller indirekt involverade.
– Vi har en väldigt projektdriven organisation, berättar han. Vår avdelning står för en fjärdedel av bankens totala förändringsbehov. I min roll som chef för projektkontoret är jag djupt engagerad i allt som projekt handlar om. Det är prioriteringar, resursfördelning, tidplaner och synergieffekter.
Magnus har varit assessor i drygt ett år. Han certifierade sig på C-nivå år 2009 enligt IPMA. Han blev erbjuden att bli assessor förra året och har hunnit genomföra ett antal certifieringar sedan dess.
– Jag älskar projekt och projektformen, säger Magnus. Sedan 2001 när jag började jobba har jag bara arbetat i eller med projekt. Det är som ett intresse. Man utvecklar sig själv och sitt arbete. Alla delar blir viktiga och intressanta; ledarskap, metodik, olika projektmodeller. Det är en förmån att vara med och certifiera andra. Det är helt enkelt berikande för en själv.
Ingen lätt resa
Att certifiera sig börjar med ett introduktionsseminarium där en assessor går igenom certifieringsprocessen. Det har visat sig viktigt för att man ska förstå att det inte är någon helt lätt resa man beger sig ut på. Efter seminariet får kandidaterna klara sig på egen hand. De ska då göra en självutvärdering inom ett stort antal områden som har med deras yrkesroll att göra. Allt enligt de tre områdena erfarenhet, metodkunskap och beteende.
Erfarenhet går ganska lätt att verifiera genom att den som ska certifieras beskriver de projekt han eller hon varit med i, när de genomfördes, under hur lång tid och vilket omfång och kompabilitet de hade.
Metodkunskap går också att mäta relativt enkelt, genom att den som ska certifieras får gradera sig själv och visa på de teoretiska färdigheter han eller hon har och de kunskaper man erhållit genom praktiskt utövande. Självutvärderingen gör de tillsammans med en diskussionspartner.
Beteende, eller ledarskapsbeteende, handlar om förmågan att utveckla förtroende, hantera relationer och främja dynamik. Det kan vara hur man visar engagemang, självbehärskning, pålitlighet, öppenhet, eller hur men kommunicerar, involverar deltagarna, stimulerar gruppsamverkan, med mera.
Assessorn har flera roller, en roll är att bedöma dessa underlag och se om de uppfyller kraven, enligt de riktlinjer som finns.
Workshop
Nästa moment blir att skriva ett prov. Assessorerna går igenom underlaget och provet. Det kan behövas kompletteringar, om något saknas eller någon del inte uppfyller kraven. Assessorerna intervjuar även referenspersoner och får på så sätt muntliga omdömen.
För kandidater på nivå A-C blir det därefter det dags för en heldags workshop. En grupp av dem som ska certifieras träffas tillsammans med två assessorer. Gruppen får olika uppgifter att lösa i syfte att kunna visa att man kan hantera ett projekt. Uppgiften är uppbyggd kring ett fiktivt case, där de får en uppgift som de ska lösa och redovisa hur de tänker går till väga. Kandidaterna får nu möjlighet att visa hur de tillämpar sin kunskaper.
Assessorerna håller sig passiva, studerar och antecknar. I detta moment ser man även på beteendet. Under workshopen finns också ett moment där deltagarna får ge varandra respons på hur de upplever att man fungerar.
Examination
Dagen efter genomförs en timmes intervju, där man går igenom hela resan, allt underlag som finns, hur det gick på provet, redovisningen av caset, ens starka och svaga sidor. Assessorerna berättar vad de sett under dagen och kandidaterna får berätta vad de tycker själva.
Därefter överlägger assessorerna och ger kandidaterna en direkt respons på om de kommer att bli rekommenderade för certifiering eller inte. Själva certifieringen skrivs ut av certifieringsansvarig Per-Olof Sandberg.
Det finns de som inte klarar certifieringen, även om det hör till ovanligheterna. Ibland kan en certifiering falla på att man inte uppfyller grundkraven, med ett visst antal år inom yrket, andra är inte beredda på att lägga ned det jobb som krävs.
Intervjuförfarandet och workshopen skiljer IPMA från den andra certifieringsnormen PMI, där dessa moment saknas.
– Den som ska certifiera sig gör ett jättejobb, säger Magnus Rådö. Det är oerhört intressant att höra hur de berättar om sig själva och sitt sätt att arbeta. Man får ta del av andras erfarenheter och kunskaper och det är som en förmån, bara det.
Varför certifieras?Certifiering innebär för det första ett kvitto på att du kan det som krävs för att arbeta som projektledare. För det andra är själva processen i sig väldigt berikande. Man tvingas att läsa på och gå igenom sådant man kanske inte annars tänker på att man kan.För det tredje blir man naturligtvis mer attraktiv på arbetsmarknaden, både vid framtida rekryteringar och för den arbetsgivare man arbetar för.
För arbetsgivaren är certifieringen en kvalitetsstämpel för sina projektledare och man minskar risken att misslyckas i sina projekt. Det kan också bli en karriärmöjlighet. Företagen kan använda certifieringen som en del i karriärstegen.
– Jag tycker man bör se certifieringen som en utbildningsinsats av nyckelpersoner på företaget. Och kompetensutveckling är ju alltid bra för företaget, säger Magnus. På banken arbetar vi med att ha rätt projektledare på rätt projekt. Certifieringen kan vara en hjälp i detta. För oss är IPMA en del i utvecklingen för våra anställda, en bra väg att gå i projektledaryrket, det ger yrket en kvalitetsstämpel.
– För min egen del är det intressant att ta del av många duktiga människors erfarenheter och kunskaper. Inte minst från de andra assessorerna, avslutar Magnus. Det finns en oerhörd kompetens bland våra assessorer.
Text: Andreas Lindberg