Glad sommar önskar Svenskt Projektforum
Vi på Svenskt Projektforum vill önska alla våra medlemmar, kunder och samarbetspartners en riktigt härlig och avkopplande sommar!
Nu börjar det bli dags för oss på kansliet att arbeta våra sista dagar innan semestern tar vid och vi reflekterar över det första halvåret av 2020 med omställning till distanscertifieringar, lanseringen av vår agila certifiering och vårt första digitala årsmöte. Ett av årets höjdpunkter för oss brukar vara att arrangera Projektverktygsdagen i maj och få möta många av våra medlemmar och kunder och lyssna på inspirerande föreläsningar. Då detta inte var möjligt nu i vår är vi ändå oerhört glada att kunnat lansera PM Talks, en webinarieserie där vi vill bjuda in erfarna projekt- och förändringsledare att dela med sig av sina erfarenheter och tips. Detta kommer vi fortsätta utveckla, liksom våra nätverk och samarbeten som är en viktig del av vårt mål att stärka projektkompetensen i Sverige.
Vi tar nu paus några veckor och kommer sedan tillbaka i mitten av augusti med full fart framåt och med målet att skapa många möjligheter att utvecklas och inspireras för alla er projekt- och förändringsledare där ute i vårt avlånga land.
TACK till alla er som vi fått äran att ha kontakt med under första delen av 2020 och till alla er som gör ett fantastiskt jobb för och tillsammans med Svenskt Projektforum så som vår paraplyorganisation IPMA, vår styrelse, våra assessorer, vår redaktion till tidningen Projektvärlden, Young Crew Sweden, våra IPMA-registrerade utbildningsorganisationer och alla våra andra samarbetspartners. Vi ses och hörs i höst igen!
Tips till inspiration!
Om ni under sommaren vill inspireras så kan vi varmt rekommendera att titta på PM Talks från 12 juni, då Johanna Lycken och Erika Quist pratade om ”Insikter för att lyckas” och Tomas Gustavsson om ”En balansakt mellan motsägelser”. Vi fick även uppleva prisutdelningen av Donald Davies stipendium 2020 i samverkan med Donald Davies & Partner. Läs mer och se filmen här>>
Varma hälsningar,
Ulrika, Emely och Pia
Kansliet är stängt vecka 29-31, men ni är varmt välkomna att skicka mail om ni har frågor eller funderingar så återkommer vi så snart vi är tillbaka. Våra kontaktuppgifter hittar ni här>>
Dags att öka medvetandet om vikten av certifiering
Med en certifierad projektledare ökar möjligheten och sannolikheten för att ett projekt ska bli framgångsrikt och väl skött. En som är bekymrad över att medvetandet om det ändå är relativt låg hos beställande kunder är konsulten och projektledaren Fredrik Berinder. Att ändra på det ser han som en utmaning.
TEXT: KERSTIN ENGLUND
Fredrik Berinder tröttnade på rollen som anställd och är sedan sju år egen företagare med uppdrag som projektledare inom bank och försäkringsbranschen. Det handlar i första hand om regelverksprojekt; hur man hanterar penningtvättsproblematik, solvens och informationsstyrning. Det senaste projektet har varit på Folksam för att säkerställa att företaget har roller, processer och tillräckliga kontroller för att uppfylla lagen om penningtvätt. – I takt med ökande internationell handel och digital hantering ökar också problemen med penningtvätt, säger Fredrik. Det gäller för företagen att stärka sina rutiner för att undvika detta. Det har blivit ett helt annat tryck på bolagen med höjda böter och anmärkningar från Finansinspektionen som följd. Allt enligt EU:s krav. Det har mitt projekt handlat om.
Utvecklas som projektledare
Fredrik fokuserar mycket på att utvecklas som projektledare även om det kanske betyder att han inte kan ta riktigt lika många uppdrag. Det är en lyx som egenföretagare vilket han uppskattar. Sedan juni 2019 är han certifierad enligt IPMA-B och sedan tidigare även för PMI. Ett naturligt steg enligt honom själv. – Det jag säljer till mina kunder är ju helt och hållet min egen kompetens, förklarar han. För mig är det viktigt att investera i min kompetensutveckling och jag är beredd att satsa tid och pengar för att göra det. Certifieringen i sig är ju ingen utbildning, utan mer en validering av redan befintlig kunskap. Den ger ändå viktiga insikter om hur jag skall göra för att förbättra mina verktyg. Beteendekompetens är en del av IPMA-certifieringen och i certifieringsprocessen ingår därför en självutvärdering som en viktig del för att identifiera mina starka och svaga sidor som projektledare. Att certifieringarna är en kvalitetsstämpel är Fredrik helt övertygad om. Men problemet är att beställarna inte alltid uppmärksammar det eller har insikt om vilken skillnad det kan göra för projektet. – Att projektledare och konsulter är certifierade har tyvärr väldigt liten betydelse hos kunderna, säger han. Man går helt och hållet på referenser vid rekryteringen. Det är märkligt att man inte kräver någon form av certifiering. Det ökar ju möjligheten att projektet ska bli framgångsrikt. Vi skulle behöva informera och medvetandegöra de olika certifieringarna ännu mer. Få kunderna att lägga in krav på certifiering i sin specifikation vid valet av projektledare. Det gör stor skillnad på kvaliteten.
Certifiering ett krav
För många roller inom IT-, bygg- och anläggningsbranscherna är certifiering ett krav för att få uppdrag. Fredrik gör även liknelsen att någon ska renovera sitt badrum för ett antal tusen kronor och självklart anlitar en certifierad våtrumselektriker. Men i ett projekt på många miljoner kronor verkar det inte lika självklart med den kvalitetskontrollen! – Vi måste öka mognaden hos våra beställare och visa på skillnaden i ett projekt med en certifierad projektledare som har större möjligheter att bli framgångsrikt, mot ett där man har ”chansat” i rekryteringen. När jag tar in konsulter så är det en viktig parameter för mig att de är certifierade, och det är jag beredd att betala för. I förlängningen kan det motivera prishöjningar när sannolikheten att projekten sköts bra ökar. Efter certifieringen har Fredrik nu utnämnts till assessor, vilket han känner sig hedrad och glad över. – Jag ser det som en möjlighet att bidra till att fler blir certifierade, men också som en möjlighet att hjälpa till att öka medvetandet hos företagen om vad det innebär, säger han. Sedan är det så klart ännu ett steg i min egen utveckling. Jag hoppas att det ska hjälpa mig att kunna ta rollen i ännu mer intressanta och roliga projekt framöver. Det stärker mitt välbefinnan!
Fredrik Berinder, IPMA B-certifierad
Sluta multitaska - Kom igång med Pomodoro
Tekniken uppfanns tidigt 90-tal av utvecklaren, entreprenören och författaren Francesco Cirillo. Han döpte tekniken efter en tomatformad timer som han själv använde för att mäta sitt arbete som universitetsstudent.
Ett av de största misstagen när det handlar om effektivitet och fokus är att multitaska, dvs försöka jobba med flera saker samtidigt och hoppa mellan uppgifter som inte hänger samman med varandra. För varje gång vi blir avbrutna eller byter uppgift kan det ta upp mot 20 minuter innan vi är återfår vårt fokus. Pomodoro betyder tomat på italienska, därav namnet. Metodiken är enkel: När du står inför en stor uppgift eller en rad olika uppgifter som kräver mycket av din hjärna ska du bryta ner dessa i små tidsatta sprintar/intervaller á 25 min och sen skilja dessa åt med hjälp av korta pauser á 5 min. Detta tränar då (enligt Cirillo) din hjärna att fokusera i små korta perioder och gör dig mer effektiv. Det sägs även kunna förbättra din koncentrationsförmåga över tid.
Så här gör du:
- Förberedelse: Välj en uppgift du ska klara av, sätt dig på en plats där du vet att du får arbeta ifred. Stäng av ljudet på mobilen och släck ned program du inte behöver arbeta med (inklusive mailprogram)
- Fokustid: Ställ in din Pomodoro på 25 minuter via en timer (äggklocka, mobil etc) och starta med uppgiften du bestämt dig för. Byt inte uppgift under tiden. (Ha ett papper redo för att skriva ned en idé eller annan uppgift som dyker upp, så att det inte stör dig.) Arbeta med uppgiften fram tills din timer ringer, anteckna sedan var du slutade.
- Ta en kort paus (ca 5 minuter), gör inte något krävande. Ta något att dricka, sträck på dig. Starta ingen aktivitet som du kan fastna i.
- Repetition: Sätt timer på en ny 25 minuters runda. Fortsätt med samma uppgift eller byt till en ny.
Upprepa ovan steg 4 gånger. Därefter ta en längre paus (15-30 minuter). Vid första tanken på processen ovan kan det förefalla lite enkelt. Men många blir överraskade av hur mycket de hinner när de får ägna tid åt en sak i taget istället för byta mellan uppgifter och låta sig bli störda av tex telefon och mail. Testa!
7 drivkrafter som bygger engagemang
I &franklys engagemangs mätning synliggörs vikten av ett bra ledarskap och dess betydelse för övriga faktorer som driver engagemanget.
Drivkrafter:
- Ledarskap – Styrka hos närmaste chef och förtroende för ledningen. Högt engagemang startar i ledarskapet och är en möjliggörare för övriga drivkrafter. Ledarskapet är en nyckelfaktor till att skapa en framgångsrik arbetsmiljö, ett nytt ledarskap är på frammarch som tar ett tydligt kliv mot en vägledande och coachande roll.
- Välmående – Arbetsförhållande som erbjuder en hållbar och hälsosam arbetsmiljö. En person som är tillfreds i vardagen är mer frisk, kreativ, stresstålig och har lättare för att samarbeta. Ledare behöver förstå vilka faktorer som leder till hälsa och ohälsa och bidra till att skapa en psykisk och fysisk arbetsmiljö där alla kan må bra.
- Samarbete – En stark laganda och ett fungerande samarbete. Känsla av att vara en del av och känns sig trygg i en grupp är en grundläggande drivkraft. Att ha en gemensam målbild och tydliggöra vad som ska åstadkommas och vem som ansvarar för vad i samarbetet.
- Bekräftelse – En känsla av att vara uppskattad. I mindre verksamheter kan de ibland vara tydligare vem som utfört ett visst arbete och då får personlig återkoppling. Arbeta fram definitioner och processer för feedback.
- Stolthet – Känslan du har av att vara associerad med organisationen. Stolthet bygger engagemang och skapar större kundnöjdhet. Lyft fram och synliggör framgångshistorier från verksamheten som levereras av olika grupper och individer.
- Utveckling – Uppfyllelse med nuvarande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter. Ständigt lärande är en nyckelfaktor bakom starka team med engagerande medarbetare. Genomför kompetensinventering med jämna mellanrum.
- Riktning – En tro på och förståelse för organisationens mål och värderingar. Världen förändras i ett högt tempo och alla behöver känna sig trygga i att beslut kan kalibreras mot övergripande mål.
I rapporten finns fördjupad analys av drivkrafterna och förslag på actions. Ladda ned rapporten här>