Sammansättningen av projektteamet: Spelar det någon roll?
Projektorganisationernas ad hoc-karaktär kräver att nya team sätts samman i början av nästan alla projekt. Detta kan vara oroande för människor som kommer in i projektet att arbeta med människor som de kanske aldrig har arbetat med tidigare. Människor måste anpassa sig, hitta en gemensam grund och vara redo för en miljö som de kanske inte känner sig fullt engagerade i. Så anpassning och miljö är avgörande för att en projektorganisation ska fungera smidigt och bli starkt.
Det är inte bara viktigt mellan teamets medlemmar, utan samarbetet mellan projektledaren och teammedlemmar är också avgörande. Att inte lyckas med en anpassning kan fördröja ett projekt. Särskilt som projekten är inriktade på leverans och har tids- och budgetbegränsningar är det inte alltid lätt att fokusera på att spendera tid och pengar på aktiviteter (t.ex. teambuiding) som inte alltid anses bidra direkt till att uppnå projektresultat.
Det finns studier som har tittat på person-miljö-passform och effekterna av utbyte mellan ledare och medlemmar i ett projektorganisationssammanhang. Men det verkar som om mer behöver göras för att förstå om det verkligen spelar någon roll att ha ett projektledare-team-fokus utmaningarna med att utveckla en anpassning och utveckling av teamet.
Med detta i åtanke och för att föra fram några tankar i ämnet har vi tittat på några av de potentiella utmaningarna för att uppnå starka team. Naturligtvis är de utmaningar som diskuteras här varken uttömmande eller avgörande, men diskussionen är avsedd att initiera mer eftertanke kring ämnet.
Potentiella utmaningar för att sätta samman det optimala teamet.
- Oplanerad bemanning
När bemanningen görs bara för att fylla luckorna kan det leda till att människor kan ha svårt att utveckla synergier och arbeta sammanhållet. I synnerhet i organisationer som saknar projektledningsmognad (vilket i efterhand ofta ses vara fallet) fattar personer med liten förståelse för projektledning bemanningsbeslut för projekt. Det kan leda till oplanerad bemanning och följaktligen bristande team.
Med facit i hand är mer än 90 procent av organisationerna i världen små och medelstora företag. Som sådan förväntas de inte ha dedikerade projektledare eller resurser för att hantera projekt. Därför hanterar linjechefer projekt eller fungerar som projektledare. Under sådana omständigheter är det oundvikligt att chefer saknar projektledningsexpertis, vilket resulterar i brist på bemanning av teamet.
- Brist på utbildning
Bristen på utbildning och rätt kompetens att leda är en annan utmaning som projektledare kan möta när de leder projekt. Om personen som leder projekten har stigit genom hierarkin bara på grund av deras tid i organisationen; kan det vara möjligt att personen kanske inte har önskad nivå av kunskap och färdigheter för att bygga synergistiska team.
Brist på utbildning för att leda och bygga team är verkligen ett område som behöver uppmärksammas. När projektledaren och team medlemmar inte får utbildning relaterad till kommunikation, interpersonell relationshantering och uppbyggande av team kan de finna det utmanande att integrera synkront, vilket leder till brister i teamet.
- Påverkan utifrån projekt
Personer utanför projektorganisationen kan också påverka projektets arbetsmiljö och bidra till utvecklingen av problem mellan projektledaren och teamet. Det yttre inflytandet kan leda till missförstånd bland de personer som arbetar med projektet genom att felaktig information tillhandahålls. Dessa influenser kan uppstå antingen på grund av något intresse (positivt eller negativt) i projektet, på grund av organisatorisk politik eller på grund av konflikter mellan de olika grupperna/funktionerna relaterade till projektarbete.
- Brist på synergier mellan ledare och team
Mänskligt beteende är mycket dynamiskt, och det kommer alltid att finnas situationer där människor inte kan engagera sig och utveckla synergier. Brist på synergier kan uppstå på grund av tidigare arbetsrelationer, erfarenheter eller olika intressen. Därför måste man tänka på tidigare arbetsrelationer, människors olika stilar, den föreslagna projektledarens kapacitet och färdigheter och kriterierna för personer som är utplacerade för att arbeta med ett projekt. En sådan utvärdering kommer att bidra till att skapa en viss känsla av inbyggd synergi inom teamet. Men med tanke på dynamiken i mänskligt beteende kan man inte bortse från möjligheten att utveckla en brist på synergier mellan en projektledare och teamet.
- ”Personlighetsluckor”
Personlighetsluckorna kan också leda till en missanpassad. Folk har olika personligheter. Vissa dominerar, överdriver och är självsäkra. Andra kan vara passiva, avslappnade och visa en konsekvent brist på intresse för allt som händer runt dem. Så om det finns ”personlighetsluckor” mellan projektledaren och teammedlemmar kan det leda till sammandrabbningar och käbbel inom teamet, vilket leder till alla typer av arbetsrelaterade utmaningar inom projektet.
Slutsats:
Det skulle vara att säga det uppenbara att människor är det mest kritiska elementet för att leverera ett projekt framgångsrikt. Därför måste sammanhållningen bland människor finnas där för att utföra arbete enligt kundens krav. I synnerhet är en god arbetssynergi mellan projektledaren och teammedlemmar avgörande för att hålla saker på rätt spår och göra det möjligt för projektledaren att leda teamet att leverera projektets output.
För att främja ytterligare tankeprocesser i detta sammanhang har vi tittat på några av de potentiella utmaningarna för att uppnå en sådan "passform". Särskilt fokus i detta avseende är de mänskliga beteendeaspekterna och bristen på projektledningsexpertis inom organisationer. Projektledning är ofta inte kärnverksamheten i organisationer. Det kräver linje chefer och personal som hanterar projekt, vilket kan leda till problem i hur projekten bemannas och en potentiell brist på projektledare-projektpersonal.
© 2022 Jiwat Ram, All Rights Reserved.
Jiwat är professor i projektledning. Han har stor erfarenhet av att arbeta internationellt i olika kulturer och affärsmiljöer. Jiwat sitter för närvarande i redaktionen för International Journal of Project Management.
Irritation på kontoret
Blocket Jobb genomför regelbundet undersökningar som tar tempen på arbetsmarknaden och arbetslivet, och den här gången ställdes frågor om vilka beteenden som vi irriterar oss mest på hos våra kollegor. Och att inte ta ansvar toppar listan med god marginal. I undersökningen med 1 000 tjänstemän som Kantar Sifo gjorde på uppdrag av Blocket Jobb svarade hela 41 procent att det är den egenskap som de irriterar sig mest på. På andra plats kommer dålig samarbetsförmåga och på tredje plats bristande hjälpsamhet.
Mänskligt samspel är inte alltid helt lätt, och på en arbetsplats är friktionsytorna och möjligheterna att irritera sig oändliga. Och allt från kvarglömda kaffekoppar till högljutt telefonpratande kan skapa rejält kontors-skav. – Det är intressant att det vi tycker är mest påfrestande är saker som är kopplade till själva arbetet och hur man sköter sitt jobb och där ligger störningsmoment som att spela musik eller äta vid skrivbordet i lä, säger Anna Rosenlund, Brand Manager på Blocket Jobb.
Beteenden som har med rent kontorsvett att göra kommer först långt ner på listan över vilka beteenden vi stör oss på. Bara tre procent svarar till exempel att kollegor som spelar hög musik eller på andra sätt stör arbetsron är det mest irriterande. Och bara en procent svarar att klassikern skrivbordsätande är det som de irriterar sig mest på hos sina kollegor. Men även om kollegorna kan vara ett störningsmoment är det också de som får oss att trivas och vilja stanna kvar på en arbetsplats. Bland dem som inte vill byta jobba svarar nästan 40 procent att det är på grund av att de trivs med sina kollegor. Bara att trivas med sina arbetsuppgifter hamnar högre upp på listan. Nästan hälften, 47 procent svarar att skälet till att de inte vill byta jobb är att de trivs med sina arbetsuppgifter.
– Vår undersökning visar hur oerhört viktiga kollegorna är för att personalen ska trivas på en arbetsplats. Som arbetsgivare kan det därför vara en god idé att satsa en hel del krut på att skapa fungerande samarbeten och en bra arbetsplatskultur. Människorna vi har omkring oss på jobbet varje dag är en väldigt viktig del i varför folk stannar kvar på en arbetsplats, säger Anna Rosenlund.
10 i topp – det här stör vi oss mest på hos våra kollegor
- Att man inte tar ansvar, 41 procent
- Dålig samarbetsförmåga, 32 procent
- Att man inte är hjälpsam, 26 procent
- För långa möten, 21 procent
- Bli inbjuden till möten som inte är relevanta, 19 procent
- Högljudda telefonsamtal, 13 procent
- Avbryter/låter inte andra komma till tals, 12 procent
- Annat, 11 procent
- Att personen inte kommer i tid, 11 procent
- Inte hålla deadlines, 10 procent
Om undersökningen: Totalt genomfördes 1 000 intervjuer bland tjänstemän via Kantar Publics riksrepresentativa webbpanel, Sifopanelen. Undersökningen genomfördes 2–8 februari 2022.
Vinnaren av Svenska ProjektAkademiens uppsatstävling 2022
I Svenska ProjektAkademiens årliga uppsatstävling inkom inför 2022 års pris tolv uppsatser från inte mindre än sex olika lärosäten. Det gjorde tävlingsjuryns arbete spännande och lärorikt, men också svårt då uppsatserna samtliga är av hög kvalitet.
Vinnare i år är Fredrika Swenson, Handelshögskolan vid Karlstad Universitet. Juryn finner att uppsatsen tar upp ett aktuellt och intressant ämne – ett påtvingat distribuerat ledarskap i projekt till följd av Covid19-pandemin – och gör detta på ett moget och väl genomtänkt sätt. Uppsatsen är välskriven och innehåller många potentiella lärdomar för projektarbete som kännetecknas av virtuella samarbetsformer och distribuerat ledarskap. Uppsatsen presenteras nedan.
Ingen människa är en ö: Om ledarskap i projekt när det distribuerade arbetet är påtvingat. Syftet med denna studie var att undersöka om, och i så fall hur, projektledare påverkas av en påtvingad omställning till distribuerat projektarbete på grund av Covid-19. Studien genomfördes utifrån en kvalitativ ansats med semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod. Totalt intervjuades tio projektledare från tio olika organisationer. Insamlad data analyserades med hjälp av tematisk analys och analysen resulterade i tre teman; Fånga dagen, Ingen människa är en ö och Förändringens vindar.
Studiens resultat visar på att det påtvingade distribuerade arbetet upplevs ha en stor påverkan. Den delade upplevelsen är att situationen har större inverkan på ett personligt och socialt plan än på själva möjligheten att leverera projektresultat. Distribuerat arbete kräver en ökad mängd samarbete och ökad digital närvaro för att kompensera frånvaron av en gemensam arbetsplats. Slutsatsen är att fördelarna med det påtvingade distribuerade arbetet främst är den flexibilitet och effektivitet som upplevs. Utmaningarna med det distribuerade arbetssättet är ökade krav på ett individ- och situationsanpassat ledarskap, behov av tydligare struktur och mer kommunikation samt upplevd brist på närhet till kollegor samt den energi och engagemang man delar tillsammans.
Om Svenska ProjektAkademien och Uppsatspriset:
Svenska ProjektAkademien har till uppgift att främja utveckling och tillämpning av projektarbetsformen i svenskt arbetsliv. Som ett led i dessa strävanden utlyser akademien ett årligt uppsatspris för studerande som framgångsrikt försvarat ett examensarbete (motsvarande kandidat/magister, bachelor/master eller C/D-uppsats) med inriktning mot projektledning och projektorganiserade företag. Uppsatserna bedöms av en jury bestående av representanter från både näringsliv och högskolor/universitet som finns representerade i akademien.
De uppsatser som kan komma ifråga skall belysa frågor av relevans för projekt, projektledning och projektbaserade företag.
Det handlar således om ett relativt brett kunskapsområde där beröringspunkten till temat projekt är det centrala. Det finns ingen begränsning till några specifika akademiska ämnen.