Konsten att säkerställa kompetens
Kan man säkerställa kompetens i ett projekt genom certifiering? Det är forskaren Pim Polesie från Chalmers övertygad om. Det mest effektiva sättet att öka produktiviteten i en projektbaserad organisation är genom att fördela resurserna på bästa sätt, säger han
Projektvärlden har träffat Pim Polesie, forskare från Chalmers i Göteborg, som arbetar med ett forskningsprojekt som är särskilt intressant för projektledare. Projektet försöker hitta en modell för hur man kan definiera kompetens i syfte att kunna åstadkomma en oberoende och likvärdig certifiering.
Denna certifiering bygger i sin grund i IPMA-certifieringen. Men modellen finns än så länge bara i teorin. Nu har man startat projektet SIK, Skandinavisk InfrastrukturKompetens, vilket är ett slags pilotprojekt för att testa om teorierna är möjliga att omsätta i praktiken.
Projektet drivs gemensamt av svenska trafikverket, norska Statens vegvesen och Jernbaneverket, med stöd av ett EU/Interregprojekt där Svenskt Projektforum och IPMA är lead partner.
Eftersom IPMA följer ISO 17024 och EQF (Europe Qualification Framework) är det en lämplig certifieringsmodell. Bland annat för att certifieringen är oberoende, vilket gör att den kan bli internationellt gångbar.
Eftersom skillnaderna mellan Sverige och Norge är ganska stora vad gäller definition av och krav på kompetens, medan däremot arbetsmomenten som ska utföras är mycket likvärdiga, är pilotprojektet mycket väl valt.
Ett exempel: för ett visst arbetsmoment som ska utföras vid reparation av räls krävs sju olika kompetensnivåer (i Norge kallat fagbrev) men bara fyra för motsvarande i Sverige. Förmodligen blir arbetet precis lika väl utfört oavsett om det är en svensk eller en norsk järnvägsarbetare som utför det, men det finns i dag ingen modell för att jämföra de olika systemen. Detta försvårar naturligtvis individers rörlighet över gränserna.
Det som gör SIK-modellen särskilt intressant är att den fokuserar på individnivå. Alltså får varje människa en unik kompetensprofil som visar vad han eller hon kan arbeta med och vad man är behörig för. Det i sin tur gör att det blir betydligt enklare för arbetsgivare att kunna tillsätta rätt personal på rätt plats, till rätt uppgift och för beställaren att säkerställa att rätt kompetens tillsätts. Och detta oavsett om man kommer från Sverige eller Norge.
Alltså kan ett likvärdigt certifieringssystem göra kompetens jämförbart över landsgränser och över olika regelsystem. För att säkerställa att rätt kompetenser finns på arbetsplatserna krävs ett system för detta. Och för att kunna definiera vad man menar med kompetens är man tvungen att bryta ner begreppet i ett antal nivåer.
– Vi har tänkt så här: kompetens består av tre faktorer, dels är det fysiska färdigheter eller erfarenheter, som du till exempel har tillskansat dig genom tidigare arbete, dels är det den kunskap du har i ämnet, som du till exempel har tillgodogjort dig via utbildning. De två faktorerna bildar tillsammans med beteendet (atferd på norska), din samlade kompetens och förmåga att utföra uppgiften fackmässigt och säkert. Om vi tar exemplet ”att ta körkort” så motsvarar det uppkörningen respektive teoriprovet som tillsammans utgör förmågan att kunna köra bil och få körkort. Utöver kompetensen kan ett regelverk eller särskilda förhållanden råda som ställer särskilda krav på individen.
Inom SIK kallas detta för behörighet. Det kan exempelvis vara vissa medicinska faktorer (sjöbefäl får inte vara färgblinda och måste vart annat år genomgå en hälsokontroll). Kompetensen är påverkbar. Behörigheten (enligt SIK:s definition) är det inte.
För att kunna identifiera kompetenser, så har man valt att bryta ner den arbetsspecifika kompetensramen ytterligare i tre delar: rollen, arbetsuppgiften och arbetsmomentet. Det motsvaras av kompetensområde, kompetenselement och del-element enligt IPMAmodellen.
Därefter identifieras de arbetsmomenten som av pilotgrupperna anses vara mest kritiska. Med det menas de moment som är avgörande för den unika kompetensen. Moment som är absolut nödvändiga för att individen skall kunna klara uppgiften som ska lösas. Om dessa olika delar identifieras finns helt nya möjligheter att rätt kompetens matchas till respektive arbetsuppgift.
Att kunna ställa krav på individuell kompetens av kritiska arbetsmoment genom ett certifieringssystem gör att det blir möjligt för konsulter, entreprenörer och underentreprenörer att konkurrera om och genomföra specifika uppgifter i projekt på lika villkor. Dessutom förväntas förändringen säkerställa att de kritiska arbetsmomenten blir utförda av certifierade individer på ett säkrare sätt i en bättre arbetsmiljö, vilket kan minska antalet olyckor i branschen.
Vissa arbetsmoment eller områden på en arbetsplats kan kräva särskilda tillstånd, vilket också kan kopplas till kompetensprofilen. Eftersom profilen är individuell kan kontroll lätt ske vid tillträde till området. Det är just inom säkerhet för järnväg och väg som två av de fyra pilotprojekten i Sverige och Norge drivs.
Säkerhet blir en allt mer viktig del för många yrkesområden. Arbetsgivaren måste kunna säkerställa att ingen obehörig personal finns på plats.
Man kan fråga sig varför ett certifieringssystem av kompetens är så viktigt. Pim Polesie
svarar:
– På en arbetsplats eller i ett projekt har vi olika resurser, enkelt beskrivet som saker, människor, tid och pengar. Det mest effektiva sättet att öka produktiviteten i projektbaserade organisationer är att fördela dessa resurser på bästa sätt. För detta krävs ett system som säkerställer processen. Om man kan få det till att bli ett certifieringssystem blir det dessutom allmänt giltigt och jämförbart. Så det är målsättningen.
Projektvärlden kommer att få anledning att återkomma till SIK-projektet för att se hur det utvecklas i framtiden.
Bli bättre projektledare med certifiering
Alla stora projekt innebär stora risker, men riskerna minskar när projektledare och projektmedlemmar har den rätta kompetensen. En certifierad projektledare kan bidra till att projektet hamnar i ännu tryggare händer, säger Per-Olof Sandberg, certifieringsansvarig på Svenskt Projektforum
Det finns oräkneliga orsaker till att människor vill utvecklas i sin yrkesroll. För projektledare finns möjligheten att certifiera sig i IPMA (International Project Management Associations) internationellt erkända certifieringssystem. Varje år, världen över certifieras 22 000 projektledare enligt IPMA:s system. Per-Olof Sandberg är certifieringsansvarig på Svenskt Projektforum som med ensamrätt erbjuder certifieringen i Sverige.
Varför ska man certifiera sig?
Det finns flera skäl. Certifiering är främst för dig själv. Du får en ökad självinsikt och ett kvitto på att du har den kompetens som krävs för uppdraget du har eller vill nå. Den andra delen av certifiering handlar om att få bättre möjligheter i karriären. Certifikatet visar att man har projektledarkompetens och på vilken nivå man ligger, vilket i sin tur underlättar för företagen som vill anlita kompetenta projektledare eller projektmedlemmar
Vilka områden utgår IPMA-certifieringen ifrån?
Vi utgår från en kompetensmodell som innefattar tre delar: erfarenhet, metod och beteende. För att bli certifierad gäller det att ha en samlad bra kompetens inom alla dessa delar.
IPMA-certifikatet är ett av de få jag känner till som visar vilken kompetens projektledaren har inom ledarskap och beteende, och det är en viktig drivkraft för mig i mitt arbete som certifieringsansvarig på Svenskt Projektforum.
Beteendekompetens krävs för att vara en ledare, för att skapa motivation och en god stämning i projektet. På de högre nivåerna växer kraven på ledarskap och beteende.
Hur går certifieringen till?
Det går att certifiera sig på fyra nivåer: A som är den högsta nivån och sedan B, C och D i fallande ordning. Kandidaten, den som önskar certifiera sig, lämnar in en självutvärdering som bedöms av en eller flera accessorer. Assessorerna är certifierade projektledare som också är utbildade för att kunna bedöma kandidater för certifiering. Kandidaten gör ett skriftligt prov som är anpassat till nivån.
Under certifieringens gång och i alla steg följs kandidaten av assessorerna. När kandidaten har klarat alla etapper är certifieringen klar.
Blir alla godkända?
Nej, men att man blir kuggad betyder inte att man inte kan prova igen. Man kan återkomma för ett nytt försök när man har samlat på sig den erfarenhet, kunskap och/eller tillägnat sig det beteende som behövs.
Certifieringen handlar mycket om att förstå vilka styrkor och svagheter man har. Det är en viktig del oavsett om man klarar sig eller inte.
Hur ser framtidsutsikterna ut för de certifierade?
Att vara certifierad projektledare är en stor fördel. IPMA:s kompetensmodell är internationell, har hög kvalitet och är gångbar i hela världen. Den ger möjligheter till en karriär över gränserna. Vill man behålla sitt gällande certifikat och inte gå upp en nivå kan man recertifiera sig inom fem år. Certifikatet registreras internationellt på IPMA:s kansli i Holland.
Genom att recertifiera sig visar man att man följer med i den snabba utvecklingen av projektledarkompetens.
Ökad professionalisering av projektledare
Arbetsförmedlingen har just nu inlett ett arbete där man försöker hitta en mer självständig professionell roll för projektledare som arbetar med fondfinaniserade projekt. Tanken är att skapa en struktur för hur man arbetar som projektledare och att de ska få stöd och utbildning för att stärkas i sin roll.
Live från Projektverktygsdagen 2103 (Börjar 2:25 min in i klippet)
Rolf Björklund arbetar som chefsutvecklare vid Arbetsförmedlingens enhet för utbildningsproduktion i Östersund. Han och kollegan Johannes Kotsakidis, som är projektledarmentor på projektkontoret i Stockholm, håller på att utveckla ett system för att professionalisera rollen för projektledare.
– För oss innebär projektledarskap inte bara en roll utan en profession. Vi vill skapa förutsättningar för att våra projektledare ska växa i sin roll och för att det ska ske, så behöver vi skapa en struktur och en stödverksamhet som stödjer rollen, berättar Rolf Björklund.
På Arbetsförmedlingen bedrivs projekt inom ett antal olika områden och olika nivåer. Det pågår projekt som genomförs centralt i myndigheten, EU-fondfinansierade projekt samt lokala projekt på arbetsförmedlingskontoren. EU-Fondfinansierade projekt kan exempelvis vara projekt som ska utveckla befintliga metoder, ta fram alternativa metoder eller pröva nya organisationsformer.
Sådana projekt kräver ofta att projekten genomförs tillsammans med flera olika aktörer, till exempel andra myndigheter, landsting, kommuner eller organisationer både i Sverige och utomlands.
Projektledarna arbetar ofta med andra uppgifter normalt i linjeorganisationen, exempelvis som handläggare eller sakkunniga. När ett större projekt startar (vanligtvis då ett EU-fondfinansierat projekt) sätter man samman ett projektteam med personal som antingen arbetar heltid eller deltid i projektet.
- Arbetsförmedlingen eftersträvar att få en flexibilitet som gör att projektledare kan arbeta med olika slags projekt i olika delar av organisationen. Genom att använda en struktur som vi har byggt upp för de centralt beslutade projekten, kan vi återanvända våra erfarenheter och skapa en bred bas för att rekrytera och vidareutveckla personal som vill växa och utvecklas i olika roller, säger Johannes Kostakidis.
- Det gäller att hitta en systematik, så att projektledarna kan känna igen sig, oavsett vilket projekt de arbetar i. Här är alltså enhetlighet och standardisering ett sätt att kvalitetssäkra och utveckla arbetsmetoderna, menar Rolf Björklund.
Detta kommer att göras genom en rad aktiviteter, främst utbildningsinsatser (se faktaruta). Uppdraget går ut på att projektledare som leder EU-fondfinansierade projekt ska ges möjlighet till ett antal utbildningar som bidrar till en ökad kompetens och trygghet i rollen.
Till detta kommer andra aktiviteter säkert att tillkomma som till exempel att tydliggöra projektledarrollen, system för att identifiera, rekrytera, introducera, utveckla och omställa projektledare, samt fortsatt utveckling av projektprocessen.
Arbetsförmedlingen använder TietoPPS projektstyrningsmodell. En gemensam modell bidrar till att skapa goda förutsättningar för ett standardiserat projektarbete, säger Rolf Björklund. Hittills har man påbörjat ett arbete med att anpassa en projektledarutbildning till EU-fondprojekten genom att bland annat gå igenom arbetsprocessen, grundläggande faser, arbetssteg och dokumentation.
Man har också börjat kartlägga arbetsprocessen för EU-fondprojekt med projektledningsprocess och beställarprocess, samt gjort en genomgång av grundläggande begrepp och roller.
Man har också hunnit med att genomföra en grundläggande pilotutbildning med ett antal nuvarande projektledare.
Utbildningarna beställs av personalenhetens utbildningsproduktion, Enheten för EU-fondsamordningen och projektkontoret. Syftet är att samordna och nyttja befintliga resurser inom organisationen.
De anställda uppskattar satsningen. Många ser fram emot att insatser och utvecklingsmöjligheter kvalitetssäkras ytterligare. ”Metoder och utbildningar ger struktur och professionalitet, vilket i sin tur ger mervärde åt verksamheten” är en kommentar från en projektledare.
– En framgångsfaktor som vi är intresserade av är att visa på de vinster som en standardiserad metod kan ge organisationen. Genom att projektledare har en bred kompetens om olika projekt tillsammans med ett gemensamt stöd för projektstyrning och uppföljning så skapas en flexibilitet i organisationen. Dessutom skapar vi ytterligare karriärvägar för vår personal. Utmaningen är att ha tålamod eftersom arbetet tar tid och kräver uthållighet. Att bygga en hållbar utveckling för professionella projektledare görs inte över en natt, konstaterar Rolf Björklund.
Utmaningen blir att skapa systematiken rent pedagogiskt.
– Konsten är att utifrån modeller och utbildningar bidra till en projektkultur som gör att man upplever kunskapen och färdigheten som ett hjälpmedel och inte som administrativt tyngande. För att modeller och liknande ska fungera i praktiken bör metoder och synsätt vara etablerade. Oftast krävs då intern marknadsföring, utbildning och förankring för att det ska bli användbart, säger Rolf Björklund.
– Vi räknar med att kunna komma igång med arbetet på allvar i höst. Det är viktigt att notera att vi än så länge bara är i uppstartsfasen. Det är en påbörjad resa som ska bli spännande att arbeta vidare med, avslutar
Johannes Kostakidis.