Vad gör chefen när projektet krisar?
En projektledare är oftast en engagerad person. Studier visar dock på att ett starkt engagemang kan förvandlas till något negativt i krissituationer.
Istället för att engagemanget genererar energi kan den förbrukas vid en svår situation. Ett starkt stöd från chefen är ett sätt att bryta en sådan nedåtgående spiral, men hur ser det ut hos er? Vad gör styrelsen, vd:n och chefen när en kris uppstår hos projektledaren. Får projektledaren det stöd den behöver?
Företag söker effektiv personal
En projektledare ska helst vara effektiv, kreativ, högpresterande och engagerad. Företag letar efter individer som är intresserade av utmaningar och med kapacitet att ta ett stort eget ansvar. De ska brinna för sin sak. Men samtidigt som de flesta individer vill ha ett stimulerande och utvecklande arbete, vill de ändå ha en grundläggande trygghet.
Katarina Palm, universitetslektor vid KTH/KI har studerat hållbara arbetssystem och skrev en doktorsavhandling på ämnet kallad ”Det riskabla engagemanget”. Hon höll i samtalet vid Svenskt Projektforums Projektfrukost den 29 januari och inledde vår serie med intressanta morgonträffar.
Dagens hårda krav
Dagens managementkrav baseras på engagerad och självgående personal med uppdrag som ofta karaktäriseras av vaga mål och otydliga gränser. Utmaningar kan ju vara nog så utvecklande, men också skapa en hel del stress. Kortvarig stress kan göra att vi fokuserar på uppgifterna och det har visat sig bra för att prioritera bort ovidkommande och distraherande inslag. Långvarig stress har visat sig vara skadligt för den mentala hälsan och även för projektet i sig. Det har stor inverkan på projekthälsan.
Motiviation ger positiv energi
Den klassiska motivationslitteraturen menar att ju mer det går att motivera sin personal desto bättre. En hög motivation leder till starkare engagemang och högre effektivitet, vilket i sin tur blir en konkurrensfördel. Och så länge projektledare når sina mål och känner att projektet har framgång inympas mer positiv kraft i projektet. Energi regenereras och prestationsförmågan ökar.
En kris förbrukar energin
Men vid en kris där projektledaren inte har ett emotionellt stöd från ledningen förbrukas energin, vilket leder till mental stress, frustration och ohälsa. Förutom att individen drabbas, drabbas också verksamheten. Har vd:n eller ledningen hos er utarbetade metoder för att stödja era projektledare i pressade situationer? Finns det några strategier och metoder hos er för att vara ett stöd när projekten börjar krisa? Det kan vara skillnaden mellan ett lyckat eller misslyckat projekt.
Trender i projektens värld
1. Optimering av projektportföljen i fokus
Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner. Projektkontoren har haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj.
Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt. Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.
Det räcker inte att ett projekt har ett positivt business case för att köras – det ska vara mer positivt än alternativa projekt för att platsa. Ytterligare ett tydligt tecken vi ser är de PMO-chefsnätverk där projektkontorscheferna från olika företag och myndigheter träffas och utbyter erfarenheter. Det hade inte varit möjligt för bara ett par år sedan.
2. Agil implemetering i organisationen
Begreppen lean och agilt baserade på Best practise i produktutveckling och projektledning och har utvecklats under årtionden. Målet är att maximera effektiviteten – för att öka eller bibehålla upplevda värdet av resultatet med mindre arbete. Trots att dessa begrepp är på listan över trendord under de senaste åren, kan modern beteendevetenskap förklara varför lean och agilt är effektiva: de skapar helt enkelt mer delaktighet och engagemang bland medarbetarna.
Den första idén kring lean och agilt handlar om begreppet Last Planner. Det vill säga att de som utför arbetet ska vara de som planerar den. Människor har väl utvecklade hjärnor med mycket kapacitet. Om de planerar tillsammans kommer de att hitta bättre sätt att arbeta än något datorprogram eller expert kan göra.
Den andra idén handlar om kontroll och transparens, som bygger på att alla ska ha insyn i alla delar i projektet. Tanken är att detta stärker ansvarsskyldigheten och möjliggör individuella initiativ. När all kommunikation synliggörs så har projektledaren kontroll och behöver inte styra på detaljnivå. Gruppen bestämmer det mest på egen hand genom tätt samarbete då alla har tillgång till rätt information.
Projekt ska förstås inte genomföras helt utan planering, men hellre ska övergripande planering göras än detaljerad. Bakgrunden är – och här känner många av oss projektledare igen oss – att projekt har en tendens att förändras vilket gör att alltför detaljerad planering kan innebära slöseri med tid. Det handlar med andra ord om agil projektledning även i organisationsprojekt.
3. Hemmaplan är inte längre Sverige
Sverige har länge haft multinationella företag med engelska som arbetsspråk, till exempel Ericsson. På senare tid har dock en mycket stor andel av svenska företag fått inte bara vissa länder i Norden utan hela Norden och Baltikum som hemmamarknad – inte minst bankerna.
Och företag från hela världen etablerar sig i Sverige. Engelska har införts som arbetsspråk, projektgrupper har i normalfallet blivit distribuerade och man kommunicerar inte längre ansikte mot ansikte på sitt modersmål. Det här ställer allt större krav på inte minst projektledarnas förmåga att bygga starka team och lyckas med sin kommunikation.
Marknaden är global, produktion flyttas utomlands och R&D utförs mer och mer i andra världsdelar. De projektledare som verkar i en internationell och mångkulturell miljö har ofta intressenter och delar av sin projektorganisation utspridda över världen. Hur är det att leda projekt utan att träffas? Hur anpassar man sig som projektledare till denna nya vardag? Hur påverkas man av kulturella skillnader? Hur skapar vi ett gemensamt språk? Dessa är frågor som blivit mer frekventa den senaste tiden. Vi märker också att allt fler högskolor har kurser i internationell projektledning.
Ny ordförande i valberedningen
Valberedningen har drabbats av en avgång. Elisabeth Kamél som av årsmötet valdes till ordförande
och sammankallande i valberedningen har valt att avgå från sitt uppdrag.
Valberedningen har därför på styrelsens uppmaning inom sig utsett Kjell Hedman till ordförande och sammankallande. Valberedningen består nu av följande personer:
- Kjell Hedman
- Håkan Sjöblom
- Henrik Jönsson
Nu knyter vi ihop säcken kring nyckeltal
I dag vill projektberoende organisationer kunna höja projektförmågan och vet att det är svårt att prioritera rätt åtgärd och satsa effektivt.
I en annan artikel redovisade vi rubriker för nyckeltal som kommit till oss genom 727 svar i projektmognadsundersökningar under 2013. De undersökta företagen fick ange mognadsnivå för sju processer och fick dessutom en möjlighet att redovisa vilka nyckeltal som använts.
När vi studerat svaren kan vi se att de är spridda på många sätt. Det finns få nyckeltal som är gemensamma för en organisation och det finns ingen indikation på att de används för att ange värde och effekt av planerade och genomförda satsningar. Om man i verkstaden kunde prioritera medvetet mellan olika investeringsalternativ så verkar det mer osäkert hur man investerar för att höja sin projektförmåga, man vet knappast hur man mäter den. De nyckeltal som används ägs inte av hela organisationen och överlever sällan fler säsonger.
Baseline Management har delat in mognadsundersökningen i sju processer, där svaren angavs på en femgradig skala. 2013 svarade 727 stycken i delgrupperna kommuner, statliga organisationer, regioner och landsting, samt privata organisationer. Svaren är individuella och har avgivits anonymt. De ligger sannolikt något högt i förhållande till verkligheten. När resultaten samlas till index så kan de presenteras på detta sätt. Mognadsnivåerna för de sju processerna har summerats och dividerats med sju.
För ytterligare förklaringar och analys hänvisas till de rapporter som publicerats under 2013. Tabellerna har publicerats i ”SPI 2013, slutrapport”. SPI – Svenskt ProjektIndex blir ett kollektivt nyckeltal.
Baseline Management kommer att fortsätta med SPI 2014. De organisationer som deltar kan bli jämförda med index och det säger sig självt att ju fler som deltar, desto bättre blir nyckeltalet.
Inbjudan till forskning och samarbete
Konsulter som arbetar med att utveckla klienternas projektverksamheter är välkomna att samverka. Enkäten ligger öppen för besvarande och utfallet kan skapa en plattform för effektivare satsningar. Olika institutioner vid Sveriges universitet ser att SPI är en källa till forskning.
av Olof Molinder
Projektfrukost 19 feb
Projektfrukost: Den mångfacetterade projektgruppen
Det finns många teorier om vad som är den bäst sammansatta projektgruppen. Hur skapar man ett dynamiskt dreamteam och hur hittar man medarbetare med ett nytt tankesätt? Ett sätt kan vara att försöka bryta de osynliga mönster som finns runt omkring oss? Det är bekvämt och enkelt att bara leta efter nya kompetenser i sitt eget nätverk. Risken är ju tyvärr att man bara kommer omge sig med ja-sägare med liknande tankemönster som sig själv. Men hur kan man bryta den trenden?
Andreas Drufva från Rättviseförmedlingen kommer till Svenskt Projektforum och berättar om hur de arbetar och visar upp intressanta exempel på när det blivit extra lyckat.
Projektfrukost: Den mångfacetterade projektgruppen
Plats: Kammakargatan 7, Stockholm
Tid: 19 feb 08:00 - 09:30. Morgonfika från 07:30
IPMA eller PMI?
Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu på att certifiera dig. Men hur fungerar det och vilken certifiering ska du välja? Robert Ek, Senior Consultant, Wenell Management, är både certifierad senior projektledare (IPMA B) och certifierad Project Management Professional (PMI PMP). Läs vad Robert, ger för råd och tips.
5 fördelar med en certifiering
- Du får ett bevis på din professionella kompetens och erfarenhet
- Du ökar ditt värde på arbetsmarknaden
- Du skapar möjligheter för fortsatt karriärutveckling
- Du ökar din egen och din organisations trovärdighet
- Du lär dig en global nomenklatur för projektledning
Att certifiera sig underlättar granskningen av dig, innan du får ett nytt projektledaruppdrag. Du har låtit en oberoende part validera din erfarenhet och kompetens. Jag ser allt oftare i platsannonser att det krävs eller är meriterande att du som projektledare är certifierad inom projektområdet.
Det finns till och med de arbetsgivare som har en automatisk bevakning på jobbsökarsajter med nyckelord som till exempel IPMA eller PMI på jakt efter certifierade projektledare. Förutom att du gör dig mer attraktiv som projektledare, ger en certifiering även dig en hel del insikter i vilka förbättrings- och utvecklingsområden du har inom projektområdet. Det kan vara en bra input i din egen utvecklingsplan.
Ser vi certifikatet från arbetsgivarens perspektiv är det särskilt vanligt i konsultbranschen att man satsar på att certifiera sina konsulter. Det kan underlätta i samband med en upphandling. Vissa företag har också valt att använda certifieringen i sin kompetens- och karriärutveckling för projektledare. Interna karriär- och utvecklingstrappor kan till exempel byggas upp utifrån IPMA:s olika nivåer.
Är du redo att certifiera dig?
När du nu vet varför det är bra att certifiera sig, är nästa fråga: Har jag resurserna, det vill säga tid och pengar? Att certifiera sig är en investering - och som alla investeringar bör de övervägas noga. Du behöver också vara motiverad. Då ökar dina chanser att nå ett lyckat resultat. Så har du tiden, pengarna och motivationen – då är det dags att välja certifikat.
Vilket certifikat ska jag välja?
Två internationella certifieringsorgan IPMA och PMI hanterar huvuddelen av certifikaten inom projektområdet. IPMA står för International Project Management Association och PMI står för Project Management Institute.
Utöver dessa finns även mer nischade certifikat inom till exempel en viss projektmetod. I denna artikel
koncentrerar vi oss på de generella projektledarcertifikaten som är generiska och oberoende av olika projektmodeller. IPMA:s projektledarecertifikat finns på fyra nivåer - Från D till A. PMI:s certifikat kallas för Project management Professional (PMP).
Gäller ett certifikat för alltid?
Båda certifieringarna ska förnyas och uppdateras, efter tre år för PMI respektive fem år för IPMA. IPMA kräver erfarenhet och självutvärdering och PMP kräver att du samlat ihop PDU-poäng.
Några andra saker att ta hänsyn till:
- Tänk på att en PMP-certifiering är rätt tung att plugga in själv på egen hand – för de flesta skulle jag rekommendera att gå en tre till fyradagars preparandkurs för att din instudering ska bli effektiv.
- PMI PMP utgår i sitt teoriprov från stora projekt. Kan kännas främmande om du för det mesta jobbar i mindre projekt.
- IPMA:s obligatoriska självutvärdering kräver oftast 20 arbetstimmar att gå igenom.
- PMP är mer spridd internationellt. Idag finns det ca 500000 PMP-certifierade medan det finns cirka 53000 IPMA-certifierade (nivå A-C)
Hur lång tid tar det att certifiera sig?
IPMA: Att certifiera sig som projektledare eller senior projektledare enligt IPMAs nivå B eller C tar mellan fem och sex månader. Processen innehåller flera steg och etapper:
- Introduktionsseminarium – certifieringsprocessen gås igenom.
- Självutvärdering – görs på egen hand med stöd av en diskussionspartner, som en kollega till exempel. Självutvärderingen gör du med hjälp av NCB (”National Competence Baseline” eller på svenska ”Kompetens i Projektledning”). Den finns tillgänglig via Projektforum och ingår i certifieringsavgiften.
- Skriftligt prov - Det skriftliga provet behöver rättas av assessorerna varför det oftast tar cirka två månader innan du får reda på ditt provresultat.
- Ledningsrapport – för B-nivån – du redogör för ett av dina tidigare projekt och de erfarenheter du fick.
- Workshop – med andra deltagare i din certifieringsomgång. Ni observeras av assessorer och en intervju med assessorerna ingår också.
PMI: Själva ansökan sker vi PMIs hemsida.
Efter att PMI haft möjlighet att granska och godkänna din ansökan och förutsatt att du betalat så kan du själv boka tid för ett certifieringstillfälle i Prometrics lokaler någonstans i världen. Efter tentamen får du ditt resultat direkt (på skärmen). Du kan alltså, om du lyckats på provet, titulera dig som PMP omgående.
PMIs process kan tyckas snabbare men å andra sidan krävs det mer plugg. Instuderingen av PMBOK (Project Managemnt Body of Knowledge) blir oftast effektivare om du skaffar relevant litteratur och tar del i en intern studiecirkel eller genomgår en tre eller fyra dagars preparandutbildning. PMBOK kan beställas hos bland annat PMI eller någon större webbokhandel. I de flesta preparandutbildningar ingår den i kursavgiften.
Certifieringsorgan
IPMA företräds i Sverige av Svenskt Projektforum som håller i certifieringsprocessen.
PMI har en lokalavdelning i Sverige. Själva certifieringen sköts centralt och detta mesta av administrationen via webben. Själva provet sker i särskild tentalokal i Kista utanför Stockholm.
Sammanfattande tips
Om allt annat väger lika, som till exempel språk och det internationella perspektivet och din organisation inte valt det ena framför det andra, så är mitt tips att välja PMI om du vill fördjupa dina teoretiska kunskaper.
Är du däremot trygg i dina teoretiska kunskaper och vill utmärka dig och få ett bra kvitto på din erfarenhet rekommenderar jag dig istället att välja på IPMA.
Text: Robert Ek
| Översikt över de vanligaste certifieringarna från PMI och IPMA | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| CAPM | PMP | IPMA D | IPMA C | IPMA B | |
| Krav på erfarenhet | 1 år | 5 år | 0 år | 33 manmånader | 55 manmånader |
| Krav på erfarenhet från komplexa projekt | 33 manmånader | ||||
| Krav på utbildning inom projektledning (timmar) | 23 | 35 | |||
| Bedömning av metodkompetens | ja | ja | ja | ja | ja |
| Bedömning av beteendekompetens | ja | ja | |||
| Skriftligt prov | ja | ja | ja | ja | |
| Självutvärdering | ja | ja | ja | ||
| Projektrapport | ja | ||||
| Workshop & intervju | ja | ja | |||
| Rekommenderad tid för självstudier (timmar) | 80 | 80 | 30 | 60 | 80 |
Beteendet - den kritiska kompetensen
I nummer 2 av Projektvärlden berättade vi om SIK-projektet, ett skandinaviskt projekt som syftar till att motverka gränshinder mellan länderna, med fokus på bygg- och anläggningsbranschen. En central del är att införa certifiering på individnivå för att försäkra sig om att de som jobbar i projektorgansiationerna har rätt kompetens både vad gäller säkerhet och kvalitet. Projektvärlden har träffat Pim Polesie, forskare vid Chalmers, för att prata vidare om beteende och kompetens.
Projektet är finansierat av EU:s regionala fond, Intereg IV och drivs av svenska Trafikverket och norska motsvarigheten Satens Vegvesen och Jernbaneverket. SIK-projektet är tänkt att öka och underlätta samarbetet inom de skandinaviska gränserna för leverantörer, konsulter samt entreprenörer, speciellt i bygg- och anläggningsbranschen. Med hjälp av en gemensam kravbild vill SIK öka attraktionskraften, ge bättre kvalitet för investerande pengar samt skapa säkrare arbetsmiljöer.
Tanken med certifieringsmodellen som SIK utarbetat är att den kan användas inom såväl beställarorganisationer som entreprenörföretag, konsultorganisationer samt andra projektbaserade organisationer. Förhoppningen är att certifieringsmodellen kan utvecklas till en branschstandard, där beställaren kan kravspecificera upphandlingar genom att kräva individuell kompetens, via individuell certifiering.
Bygger på ISO-standard
ISO-standarden ISO 17024 standardiserar kraven som ställs på certifieringsorgan, certifieringspersonal, certifieringsplan samt certifieringsprocesser. Eftersom ISO 17024 är ett vedertaget sätt att följa vid personcertifieringar anser SIK att det kan vara lämpligt att certifikatet ska följa den standarden.
SIK-projektet går nu in i en ny fas. Ett antal medarbetare inom bygg och anläggningsbranschen har utbildats och certifierats inom olika kompetensområden. Under den kommande vintern kommer detta att prövas i verkligheten på plogförare vid Trafikverket i Sverige och Statens Vegvesen i Norge (eller de inhyrda entreprenörer som anlitas). Därefter kommer en utvärdering att göras, där både de ansvariga och de certifierade kommer att intervjuas.
Fokus kommer då att ligga på beteendet, den tredje byggstenen i den kompetensmodell som SIK-projektet bygger på. De första två delarna är fysiska färdigheter (erfarenheter) och kunskap/utbildning. Så långt är modellen på många sätt lik IPMAs certifieringsmodell, vilket vi beskrev mer ingående i nummer 2 av Projektvärlden.
Redan de gamla grekerna
Beteendet skiljer sig från kunskap och erfarenheter genom att det är något man bara kan mäta efter en process eller iaktta efter handling. Man vet inte hur människor uppför sig förrän efter de har agerat.
Men beteende är en viktig byggsten. Det visste redan de gamla grekerna. Aristoteles delade upp kunskapen i tre delar: vetande, kunnande och klokskap, där vetandet är kopplat till den teoretiska vetenskapen, kunnandet är knutet till hantverket och klokskapen till det rätta sättet att handla. De flesta av dagens teorier om kunskap grundar sig på Aristoteles tankar, så även SIK-modellen.
I SIK-projektet har beteendet ansetts som centralt eftersom det ofta tar sig uttryck i det konkreta agerandet från en individ. I den utvecklade kompetensmodellen så står beteendet överst, ovanför fysiska färdigheter och kunskap/utbildning. Det beror på att det faktiska beteendet oftast uppfattas som det som i slutänden är det viktigaste. Vid studier av olyckor som bland annat Haverikommissionen gjort, har det visat sig att det ofta är ett felaktigt beteende som är orsaken till olika olyckor.
Orsakerna till olyckor och tillbud kan tillskrivas samtliga delar av kedjan i en byggprocess, från entreprenörer, konsulter och utförare till ingenjörer och arkitekter. Eftersom många olyckor sker beroende på slarv eller dåligt bedömd risk från individen kan en individuell certifiering, som säkerställer att kompetensen om uppgiften är tillräcklig, motverka fel i arbetet som medför risker och olyckor.
Företagets kultur och individens attityder kan vara rätt, men det säger inte så mycket om individens faktiska beteende. Människan kan fortfarande göra fel. Individens attityd, tillsammans med inre och yttre påverkan såsom normer, blir efter egen reflektion till en handling, ett beteende. Det är detta som iakttas och det är detta som mäts. Har medarbetarna rätt kompetens så är det bara beteendet som behöver förändras så att alla åtgärder för att skydda mot olyckor utförs. Det är en utmaning.
Plogbilsexemplet
För att lyckas identifiera momenten som är kritiska för varje arbetsroll har SIK sammanställt en fördelning över hur en yrkesroll går att bryta ner till mindre delar. Genom att bryta ner arbetsroller i arbetsuppgifter och vidare ner till arbetsmoment kan varje kritiskt moment för olika arbetsroller identifieras och på så vis kan uppgifterna som är av intresse att certifiera finnas.
I det aktuella projektet med plogförarna har dessa kritiska moment identifierats. Som plogförare måste du ha mycket specialkompetens. Förutom att du ska kunna hantera ditt fordon, så måste du veta en rad saker om plogning: hur långt ut på vägkanten du ska eller kan ploga, hur plogmarkeringarna (de röda käpparna) står, etc.
En rad med så kallade gränshinder identifierades också, som bilarnas bredd, snöplogens bredd, avstånd mellan snömarkeringarna, reflexmarkeringar på plogbladen, det vill säga olika skillnader i regelverketn mellan länderna. Dessa hinder har nu röjts undan, så att man kan fokusera på beteendet under vintern.
Certifiera kritisk kompetens
Certifieringsmodellen är ett sätt att gå ifrån det traditionella kompetenskravet. Det är inte bara utbildning som bör vara grunden för om man är lämplig till en arbetsuppgift.
Det kan vara andra delar som gör att man är lämplig för att klara en uppgift. Man bör därför inte sålla bort personer som inte har titeln eller utbildningsnivån som ställs som krav. Deras kompetens för arbetsuppgiften kan ändå vara tillräcklig. På så sätt kan man ta tillvara personalresurser på ett effektivare sätt.
Detta är inget nytt att kräva ett certifikat. Det är heller inget ovanligt om man blickar ut i världen. Inom läkaryrket finns AT-tjänstgöring kvar. Under AT-tjänstgöringen får examinerade läkarstudenter komma ut i verkligheten och praktisera/tjänstgöra på sjukhus. Klarar man inte sin AT-tjänstgöring så får man inte läkarlegitimation. En slags certifiering, om man så vill. I USA och Storbritannien finns motsvarande system för advokater och jurister men även inom byggsektorn exempelvis kvalitets- och kvantitetsövervakare som har krav på certifiering efter utbildning.
Lärlingssystemet
Det gamla lärlingssystemet i Sverige för ett antal hantverksyrken hade samma effekt som tanken med certifiering. Det var bland annat skomakare, grafiker, smeder och skräddare som fick praktisera några år innan de fick sitt gesällbrev. Efter den perioden kunde man genom ett gesällprov se att de bemästrade både praktiska, teoretiska och hantverksmässiga kunskaper. Om de klarade provet blev de accepterade yrkesmän med tillbörlig kompetens. I dag är det borta, men det finns kvar inom vissa yrkeskategorier i Norge, där man inte kan utöva vissa yrken om man inte har ett så kallat ”fagbrev”.
– Frågan är om man inte borde införa det i Sverige igen, säger Pim Polesie. Men i så fall bör man göra det på ett mer modernt sätt, genom ett certifieringssystem som inte begränsas till yrkesarbetare.
Självklart ska man också säkerställa kompetensen på tjänstemans nivå. Det borde finnas system som kontrollerar att individer efter avslutade högskolestudier faktiskt uppnår viss kompetensnivå. Det tjänar alla på. Det blir mer funktionellt, genom att det är individuellt anpassat. Väldigt få kommer att ha exakt samma kompetensprofil, men många fler kan arbeta inom olika yrken. Dessutom vet företagen i större utsträckning vem de får och vilken kompetens individen har.
Minimera risken
Idag använder företagen sig av olika metoder för att säkerställa att man anställer rätt person. Eller åtminstone minimera risken att personen man anställer inte kommer att orsaka fel. Det är vanligt att företag använder tester och intervjuer, ibland med inhyrda konsulter. Så behovet av att säkerställa kompetens behövs, därför kan ett certifieringssystem vara ett intressant alternativ.
– För att du ska kunna ha hög produktivitet i ett företag måste du säkerställa att de du anställer är rätt personer, säger Pim Polesie. Ett certifieringssystem är en bra metod att kunna uppfylla det. Det kan handla om säkerhet, eller att minimera risker.
Dessutom kan ett certifieringssystem vara en grund för karriär och utveckling inom företaget. Om företag och organisationer vidareutbildar sina medarbetare kan de komplettera och förbättra sin certifieringsnivå och på så sätt kunna ta nya uppdrag inom (eller utanför) organisationen. Alltså kan certifieringen spela en viktig roll när det gäller kompetensutveckling.
av Andreas Lindberg
Vilket är ditt ansvar för produkten?
Som projektledare är det lätt att falla i fällan att ta på sig för mycket ansvar, ansvar som egentligen ligger utanför projektet. Men hur är egentligen förhållandet mellan produkt och projekt? Vilken är projektledarens ansvar för en produkt? Och vad är skillnaden mellan projektlivscykeln och produktlivscykeln? Här reder vi ut begreppen.
Projektlivscykeln
Som läsaren säkert känner till indels ett projekt i olika faser. Ofta används projektformen för att utveckla produkter. Det är också vanligt att använda projekt för att integrera befintliga produkter till kundsystem och för att hantera leveranserna till kund. Produkten finns i sådana fall redan innan projektet startar. Produkten kommer också att finnas efter det att projektet avslutas. Projektledaren får alltså följa produkten under bara en del av den tid produkten finns.
Produktlivscykeln
I denna artikel används ordet ”system” i betydelsen ett antal produkter som tillsammans samverkar för ett gemensamt mål. Systemet kan till exempel vara ett IT-system eller ett annat tekniskt system som i sin tur består av flera delprodukter. Men det kan också röra sig om ett antal tjänsteprodukter som tillsammans verkar för att serva kunderna. Ett vanligt sätt att beskriva en produkts livscykel illustreras i bilden nedan.
Produktlivscykeln i utvecklingsprojekt
Typiskt är att ett utvecklingsprojekt initieras för att åtgärda identifierade fel i produkten samt utveckla nya funktioner. För varje utvecklingsprojekt som initieras skapas därmed en eller flera releaser av produkten. På det sättet lyfter utvecklingsprojekten produkten framåt
över sin livscykel.
I fasen användning finns ett kundsystem som ofta har tagits fram genom ett kundprojekt. En produkt befinner sig oftast på flera ställen i livscykeln samtidigt. För det mesta tillverkas och används
en produkt samtidigt som det pågår utveckling av en ny version av produkten och en gammal version fasas
ut. Att arbeta i projekt är en bra form för att hantera produkten i alla dessa faser.
Ditt ansvar
Nedanstående ansvarsdefinitioner kan vara bra att tänka på när du ska identifiera din egen roll i organisationen.
Projektets ansvar
Enligt resonemanget ovan är projektledarens ansvar avseende produkten att:
- leda ett utvecklingsprojekt och överlämna den vidareutvecklade produkten till produktägaren och kundprojektledaren
- leda ett kundprojekt och där integrera befintliga produkter till ett kundsystem
Produktlivscykeln börjar alltså innan projekten startat och fortsätter efter det att projekten är avslutade.
Produktansvar
För hantering av en produkt är det vanligt att använda rollerna produktägare och designägare.
Produktägarens ansvar är att:
- ha kunskap om kundönskemål och marknadskrav
- göra marknadsanalyser och bedöma affärsrisker
- ha ansvaret för produktens livscykel ur marknadsperspektivet
Designägarens ansvar är att
- vara teknisk expert på produkten och alla dess ingående delar
- göra tekniska avväganden och riskbedömningar ur teknisk synvinkel
- ansvara för produktens livscykel ur det tekniska perspektivet
[faktaruta position="höger"]
Margareta Ellnebo, Civilingenjör som arbetat med produktutveckling i många olika roller och vi det genomskådat strukturen bakom många processer och strukturer. Nu har hon skrivit boken leveransprecision som handlar om detta.[/faktaruta]
Sammanfattning
Ett projekts ansvar för en produkt går över en begränsad del av produktens totala livscykel. Det är viktigt att du som projektledare har tydliggjort gränserna för ditt ansvar. I mogna projektorganisationer finns ofta en produktägare och en designägare som har ansvar för produkten utanför projekten. Ett bra förhållningssätt är att skapa en välfungerande och tydlig kommunikation med dessa. Detta är viktigt under hela projektet, men särskilt viktigt i samband med projektstart eftersom det är då du sätter förutsättningarna för att driva projektet.
Smarta appar för den mobile projektledaren
Som projektledare ska du ta ett projekt från start till mål och helst inte leverera bara enligt utan även över förväntan. Gamla vanliga hjälpmedel som papper och penna, mail, excel, powerpoint, whiteboards och möten ansikte mot ansikte, på telefon och video kan kompletteras och utökas med en rad nya sociala hjälpmedel. Från och med detta nummer publicerar vi en serie där vi tipsar om bra appar och hjälpmedel för projektledaren och projektteamet.
Evernote
Tänk digital anteckningsbok, till vilken du kan bifoga bilder och andra filer. Med Evernote kan du snabbt spara ned de viktigaste punkterna från ett projektmöte tillsammans med en bild på whiteboard-tavlan. Innehållet kan du sedan dela med andra både närvarande och icke-närvarande deltagare via appen istället för mejl. De största fördelarna är att du kan samla allt projektrelaterat på ett och samma ställe, dela innehåll med andra, samt även komma åt innehållet från både dator och telefon.
Dropbox
Du kanske projektleder projekt på mer än ett företag och jobbar från flera olika datorer. Istället för att skicka fi ler via mejl eller fl ytta till en USB-sticka att ta med, så kan du enkelt ladda upp till Dropbox för enkel åtkomst av rätt version från alla datorer med internetuppkoppling. Dessutom kan både enskilda fi ler och mappar delas med andra användare. Enda begränsningen är lagringsutrymmet, vilket dock
kan utökas för en liten slant.
Instagram
En bild säger mer än tusen ord, och bilder kan fantasifullt användas för att både kommunicera inom projektet men även externt med andra intressenter och kunder. De flesta mobiler är utrustade med en bra kamera, däremot så kan en applikation som Instagram eller Pinterest förenkla distributionen av dessa. Skapa ett konto för ditt projekt, tjänst eller produkt och lägg upp bilder kontinuerligt på hur arbetet fortskrider. Du kan även utlysa en tävling där dina framtida slutanvändare kan ladda upp sina bilder och på så sätt både bidra till input till arbetet, men även sälja in projektets slutresultat.
MindMeister
För initial projektplanering enligt work break down-struktur eller allmän brainstorming, kan mindmaps utgöra ett bra alternativt nedtecknande av projektet. Mindmaps skapade i till exampel MindMeister kan både delas direkt med andra, men även exporteras till en rad olika fi lformat för vidare distribution. Appen är väldigt användarvänlig och till alla punkter går att infoga anteckningar, länkar, filer och aktiviteter.
[faktaruta]
av Silvana Balcanovic[/faktaruta]