Projektvägen är karriärvägen
Projektledaren Stina har precis fått frågan om hon vill bli chef för en utvecklingsgrupp. Svaret var: ”Tack, men nej tack”. Linjechefsrollen känns lite 1900-tal och Stina ville ha större utmaningar. Men hur många skulle svara som Stina våren 2015?
Det finns andra som kan jobba med Lean-processer, personalärenden och att successivt bli lite bättre i morgon på det vi redan gör idag. Jag vill så mycket mer! Jag vill utmana mig själv, jobba med olika människor i varje uppdrag och driva de högriskprojekt som den blixtsnabba teknikutvecklingen kommer ge oss. Jag vill såklart vara projektledare och minimera repetitiv administration. Jag vill dessutom göra karriär och ser projektledarrollen som det bästa sättet att synliggöra mina ledaregenskaper.”
Hur många skulle svara som Stina våren 2015? Alldeles för få. Det finns flera orsaker till det. En av de viktigaste är att många reflexmässigt ser linjechefsrollen som den ”riktiga” karriärvägen – framförallt hos den äldre generation som idag tillhör toppcheferna inom företagsledningar i allmänhet och HR i synnerhet. Vem har inte hört kommentaren ”Rollen medför inte något personalansvar så lönen kan maximalt bli …”?
Men var det verkligen en skicklig linjechef som var en hejare på att sätta löner som skapade Google, Skype eller världens första smartphone eller digitalkameror? Djupt rotade föreställningar tar lång tid att påverka, och vi ser fortfarande många organisationer som inte förstår att projektledarna är morgondagens viktigaste ledare.
Det finns till och med organisationer som rent organisatoriskt cementerar fast projektledarna allra längst ner i organisationen. Självklart stannar inte skickliga projektledare kvar i såna miljöer. Men hur ser då morgondagens utmaningar ut?
Det intressanta med den tid vi lever i är att vi inte har någon aning – inte ens på ett års sikt. På sätt och vis har marknaden förstått det för länge sen och det känns naturligt att många konferenser de senaste två åren haft temat disruptive, det vill säga omstörtande. Men om vi nu till och med försöker planera för omstörtande omvärldsförändringar, hur kommer det sig att vi inte är bättre på attlyfta fram och utveckla de ledare som är kapabla att driva omstörtande förändringar utan i stället premierar de som fokuserar på dagens verksamhet och morgondagens omorganisation av linjen?
Som tur är finns det goda förebilder. Inom till exempel Ericsson finns idag en karriärväg för projektledare i form av en femstegstrappa vars sista steg är Principalnivån där man inom affärsområdet Radio kan driva miljardprojekt med stor affärspåverkan. Jan Clausen, med drygt 30 års erfarenhet från Ericsson, är ett exempel på en erfaren ledare som alternerat mellan projektledar- och linjechefsroller och som nu är programledare.
Jan pekar också på de senaste tio årens trend att de ledaregenskaper som skickliga projektledare har efterfrågas på högre chefsnivå och att respekten för projektledarrollen på Ericsson är stor idag. Vems ansvar är det då att se till att svenska företag och organisationer får upp ögonen för den accelererande vikten av skickliga projektledare? Självklart är det allas ansvar men vi som idag är verksamma som projekt- och programledare, projektkontorschefer eller som aktiva i intresseorganisationer för projektledning har ett särskilt ansvar för att synliggöra det vi själva redan tycker oss ha förstått: att projektledning är ledarskapets sprintgren, och en avgörande konkurrensfaktor
på en snabbrörlig marknad.
De allt snabbare omvärldsförändringarna gör i och för sig att omfokuseringen från linje till projekt tvingas fram automatiskt. Frågan är bara vilka företag som kommer tvingas med på sluttampen för att överleva och vilka som tar täten redan nu och blir morgondagens vinnare.
Text: Erik Sjöberg. Vd på Moment. Moment är ett konsultföretag inom bland annat projektledning, projektkontor, styrgrupper och rekrytering.
Ökad professionalisering av projektledare
Arbetsförmedlingen har just nu inlett ett arbete där man försöker hitta en mer självständig professionell roll för projektledare som arbetar med fondfinaniserade projekt. Tanken är att skapa en struktur för hur man arbetar som projektledare och att de ska få stöd och utbildning för att stärkas i sin roll.
Live från Projektverktygsdagen 2103 (Börjar 2:25 min in i klippet)
Rolf Björklund arbetar som chefsutvecklare vid Arbetsförmedlingens enhet för utbildningsproduktion i Östersund. Han och kollegan Johannes Kotsakidis, som är projektledarmentor på projektkontoret i Stockholm, håller på att utveckla ett system för att professionalisera rollen för projektledare.
– För oss innebär projektledarskap inte bara en roll utan en profession. Vi vill skapa förutsättningar för att våra projektledare ska växa i sin roll och för att det ska ske, så behöver vi skapa en struktur och en stödverksamhet som stödjer rollen, berättar Rolf Björklund.
På Arbetsförmedlingen bedrivs projekt inom ett antal olika områden och olika nivåer. Det pågår projekt som genomförs centralt i myndigheten, EU-fondfinansierade projekt samt lokala projekt på arbetsförmedlingskontoren. EU-Fondfinansierade projekt kan exempelvis vara projekt som ska utveckla befintliga metoder, ta fram alternativa metoder eller pröva nya organisationsformer.
Sådana projekt kräver ofta att projekten genomförs tillsammans med flera olika aktörer, till exempel andra myndigheter, landsting, kommuner eller organisationer både i Sverige och utomlands.
Projektledarna arbetar ofta med andra uppgifter normalt i linjeorganisationen, exempelvis som handläggare eller sakkunniga. När ett större projekt startar (vanligtvis då ett EU-fondfinansierat projekt) sätter man samman ett projektteam med personal som antingen arbetar heltid eller deltid i projektet.
- Arbetsförmedlingen eftersträvar att få en flexibilitet som gör att projektledare kan arbeta med olika slags projekt i olika delar av organisationen. Genom att använda en struktur som vi har byggt upp för de centralt beslutade projekten, kan vi återanvända våra erfarenheter och skapa en bred bas för att rekrytera och vidareutveckla personal som vill växa och utvecklas i olika roller, säger Johannes Kostakidis.
- Det gäller att hitta en systematik, så att projektledarna kan känna igen sig, oavsett vilket projekt de arbetar i. Här är alltså enhetlighet och standardisering ett sätt att kvalitetssäkra och utveckla arbetsmetoderna, menar Rolf Björklund.
Detta kommer att göras genom en rad aktiviteter, främst utbildningsinsatser (se faktaruta). Uppdraget går ut på att projektledare som leder EU-fondfinansierade projekt ska ges möjlighet till ett antal utbildningar som bidrar till en ökad kompetens och trygghet i rollen.
Till detta kommer andra aktiviteter säkert att tillkomma som till exempel att tydliggöra projektledarrollen, system för att identifiera, rekrytera, introducera, utveckla och omställa projektledare, samt fortsatt utveckling av projektprocessen.
Arbetsförmedlingen använder TietoPPS projektstyrningsmodell. En gemensam modell bidrar till att skapa goda förutsättningar för ett standardiserat projektarbete, säger Rolf Björklund. Hittills har man påbörjat ett arbete med att anpassa en projektledarutbildning till EU-fondprojekten genom att bland annat gå igenom arbetsprocessen, grundläggande faser, arbetssteg och dokumentation.
Man har också börjat kartlägga arbetsprocessen för EU-fondprojekt med projektledningsprocess och beställarprocess, samt gjort en genomgång av grundläggande begrepp och roller.
Man har också hunnit med att genomföra en grundläggande pilotutbildning med ett antal nuvarande projektledare.
Utbildningarna beställs av personalenhetens utbildningsproduktion, Enheten för EU-fondsamordningen och projektkontoret. Syftet är att samordna och nyttja befintliga resurser inom organisationen.
De anställda uppskattar satsningen. Många ser fram emot att insatser och utvecklingsmöjligheter kvalitetssäkras ytterligare. ”Metoder och utbildningar ger struktur och professionalitet, vilket i sin tur ger mervärde åt verksamheten” är en kommentar från en projektledare.
– En framgångsfaktor som vi är intresserade av är att visa på de vinster som en standardiserad metod kan ge organisationen. Genom att projektledare har en bred kompetens om olika projekt tillsammans med ett gemensamt stöd för projektstyrning och uppföljning så skapas en flexibilitet i organisationen. Dessutom skapar vi ytterligare karriärvägar för vår personal. Utmaningen är att ha tålamod eftersom arbetet tar tid och kräver uthållighet. Att bygga en hållbar utveckling för professionella projektledare görs inte över en natt, konstaterar Rolf Björklund.
Utmaningen blir att skapa systematiken rent pedagogiskt.
– Konsten är att utifrån modeller och utbildningar bidra till en projektkultur som gör att man upplever kunskapen och färdigheten som ett hjälpmedel och inte som administrativt tyngande. För att modeller och liknande ska fungera i praktiken bör metoder och synsätt vara etablerade. Oftast krävs då intern marknadsföring, utbildning och förankring för att det ska bli användbart, säger Rolf Björklund.
– Vi räknar med att kunna komma igång med arbetet på allvar i höst. Det är viktigt att notera att vi än så länge bara är i uppstartsfasen. Det är en påbörjad resa som ska bli spännande att arbeta vidare med, avslutar
Johannes Kostakidis.
Konkreta karismatips till projektledare
Det finns en oerhörd kraft i att kommunicera muntligt. Det är då du kan använda din karisma. När du förmedlar samma budskap skriftligt har du inte möjlighet att använda karismans höjande tekniker som exempelvis förstärkande gester, betoningar, intonation och pauser. Just karisma nämns sällan som en egenskap i projektledarens roll.
Verktygslåda
I retorikens verktygslåda finns karismahöjande verktyg. Det är en stor skillnad på att kommunicera och kommunicera karismatiskt. Gör du det med karisma blir ditt budskap tydligt och tilltalande och du får enklare och roligare på vägen. Konsten att engagera och entusiasmera andra under projektets gång och samtidigt vara tydlig, underlättar om man vill nå deadlines och få alla att göra sitt bästa. Karisma är inte en egenskap som ”bara finns där”. Det finns konkreta verktyg. Projektledare ofta gör två vanliga misstag:
Misstag 1.
Han eller hon glömmer bort att förmedla en känsla i budskapet, som i stället levereras entonigt, enkelspårigt och utan engagemang.
Tips!
Plocka ut några viktiga värdeord i ditt budskap i förväg och analysera dem. Vad betyder de? Vad innebär de? Vilken känsla och intonation vill du förmedla? Väljer du ett värdeord som till exempel ”spännande utveckling” så analysera vad detta innebär. Orden förknippas med attribut som: positivt, framtid, utmaning – hur kan du förmedla dessa ord och känslor med hjälp av din röst? Med rätt känsla och intonation skapar du karisma!
Misstag 2.
Projektledaren glömmer bort att förstärka nyckeltal i sitt budskap, t ex i den ekonomiska rapporteringen och uppföljningen. Ett tips är att leverera dessa med mer karisma i tre steg med följande exempel: Låt säga att du som projektledare under en presentation av en ekonomisk uppföljning vill betona vikten av projektbudgeten, som är på en miljon. Du vill att alla i projektet ska kunna relatera till nyckeltalet ”en miljon” för att ni tillsammans ska hålla er inom den ramen.
Tips!
Steg 1:
Förstärk nyckeltalet med en gest. När du nämner siffran, använd båda händerna och låtsas att du håller i en påse med dessa pengar framför dig. Kupa händerna efter påsens form. Håll kvar gesten så länge du pratar om nyckeltalet.
Steg 2:
Förstärk nyckeltalet ytterligare med en paus. Precis innan du nämner siffran och lägger fram den snygga gesten, pausar du i tre sekunder. Sedan säger du en miljon och pausar tre sekunder igen efter nyckeltalet. Dessa två pauser ger din siffra fokus och kraft.
Steg 3: Förstärk nyckeltalet med en betoning. När du presenterar siffran höjer du röststyrkan. I pausen före nyckeltalet tar du ett djupt andetag som du förbrukar när du uttalar nyckelsiffran. Med dessa konkreta verktyg höjer du din karisma och dina lyssnare i projektet kommer både begripa dig bättre och beundra dig för ditt sätt att leverera ditt budskap. Lycka till!
TEXT: Nina Buchaus, retorikkonsult på Crevi Retorik. Nina är också föreläsare, håller kurser i retorik och arbetar med jobboch karriärcoaching. nina@creviretorik.se