Skaffa dig rätt verktyg
För många år sedan gick jag min första projektledarkurs. Kursen hette ”Lär dig Microsoft Project”. Det var en mycket bra kurs där jag lärde mig behärska ett verktyg som heter MS Project. Vad jag inte förstod då var att projektledning handlade väldigt mycket om relationer, människor, ledarskap, beteende och motivation. Verktyg och metodik är en viktig del av projektledarkompetensen men inte viktigast.
Om vi tittar på utvecklingsprocessen för programvara som från början var att ”börja koda” till strukturerad programmering, vattenfall, RUP och nu Agilt så har fokus gått från det tekniska via att ha tillräcklig struktur med hjälp av metoder och verktyg till att fokusera på motivation, arbetsglädje, prioritering och värdeleverans.
En projektledarcertifiering hos Svenskt Projektforum fokuserar på individens förmåga i termer av ledarskap, beteende, metodkunskap och erfarenheten. Verktyg behövs för ett framgångsrikt projekt och en kompetent projektledare använder de verktyg som behövs och har förmågan att välja rätt.
En IPMA-certifierad projektledare behöver liksom alla andra verktyg för att klara sitt projekt men klarar en certifiering utan verktyg.
Krönikör: Per-Olof Sandberg, Certifieringsansvarig, Svenskt Projektforum
Så väljer du rätt projektverktyg
Man kan komma ganska så långt med Excel och PowerPoint när det gäller att planera enklare projekt. Med komplexare projekt ökar kraven och ju större grepp man tar kring projekthantering respektive projektportföljshantering, desto större krav ställs på projektverktygen. Vad behöver man då tänka på när man ska välja och implementera en lösning?
[faktaruta]1. Analysera nuläget och tydliggör målbilden
Börja med att skaffa dig en bra bild av nuläget. Vad har vi för typ av projekt, vilka användargrupper behöver stöd, vilka krav finns på ett systemstöd samt hur ser vår målbild ut?[/faktaruta]
Projekt – antal, typ och komplexitet. Skaffa dig en bild över hur många projekt som bedrivs i verksamheten och hur komplexa de är. Är det flera hundra mindre idéer som ska analyseras, prioriteras och initieras, ett tiotal verksamhetsprojekt som även fortsättningsvis går att planera i excel eller rör det sig om enbart ett större infrastrukturprojekt på flera hundra miljoner kronor, flera tusen rader samt planeringsgränssnitt mot externa leverantörer?
Användare - Det är inte heller fel att ha en bra förståelse för de tilltänkta användarna. Består användargruppen av erfarna projektledare med stor vana, eller är det mer oerfarna typer som kanske knappt ens kan planera och förstår skillnaden mellan OBS och WBS? Teknikvana individer har dessutom ett helt annat försprång framför en äldre generation och efterfrågar mer funktionalitet för effektivt samarbete. Identifiera alla relevanta användargrupper.
Behov och funktionalitetskrav - För respektive användargrupp kan det vara på sin plats att studera behov och krav på funktionalitet. En projektledare kan behöva ett system för projektplanering, delning av projektplan, sponsorrapportering, planering och uppföljning av olika typer av resurser (kostnader, individer, fysiska resurser osv), riskhantering och samarbete osv. Ett projektkontor kan behöva ett verktyg som stödjer beslut om vilka projekt som ska initieras och genomföras medan en sponsor kan behöva en översikt över alla projekt, men även god inblick i olika projekts framdrift och status. Ta dig tid att prata med representanter för olika användargrupper, försök identifiera vad de saknar i dagsläget samt vad de skulle behöva för att göra ett bra jobb framöver.
Mål - Klargör tydligt vad ni vill uppnå för olika användargrupper. Skapa en samsyn kring målbilden och förankra den med olika intressenter.
[faktaruta] 2. Utvärdera alternativen
När ni vet vad ni är ute efter är det dags att identifiera förutsättningar och alternativ, testa, utvärdera enligt fördefinierade kriterier samt välja lösning.[/faktaruta]
Alternativ.
Identifiera olika lämpliga projektverktyg som stödjer den funktionalitet (projektprioritering och initiering, projektplanering, projektuppföljning, projektrapportering, riskhantering, samarbete, portföljhantering, portföljrapportering etc) som ni behöver.
Utvärderingskriterier.
Ta även fram ett antal utvärderingskriterier så att det inte riskerar bli ett subjektivt val baserat på säljarens skicklighet och din magkänsla. Några lämpliga utvärderingskriterier att inkludera kan vara pris, leveranstid, funktionalitet, användarvänlighet, säkerhet, samt verktygets komplexitet.
Testa.
Ta kontakt med leverantörerna och be att få demonstrationer på verktygen. Ta referenser och titta på hur andra kunder och användare använder sig av verktygen. Testa med hjälp av tilltänkta framtida användare. Låt dem testa både enskilt och i grupp och diskutera igenom de olika alternativen utifrån för- och nackdelar samt utvärderingskriterier.
Utvärdera och besluta.
Ta fram en nyttokalkyl baserat på fakta och tester som genomförts enligt tidigare uppsatta kriterier. Baserat på nyttokalkylen så kan beslut om vilken lösning som är mest lämplig tas.
[faktaruta] 3. Planera och implementera lösningen.
När du väl har en tydlig målbild vad du försöker åstadkomma samt ett verktyg som kan hjälpa dig nå det här målet, är det bara att planera och genomföra en implementering. För enklare verktyg kan det vara så enkelt som att bara köpa licenser, installera och sedan dela ut access även utan utbildning. För mer avancerade verktyg kan viss konfigurering krävas.[/faktaruta]
Resurssatt tids- och aktivitetsplan.
Ta fram en plan för att göra systemet redo för användning, men även för att faktiskt utbilda, kunna svara på frågor samt felsöka problem i förvaltningsläge.
Konfigurering.
En del projektverktyg kräver enbart en enkel installation efter att licensen har köpts. På motsvarande sätt så kan vissa projektverktyg också bara köras i befintligt skick via webben. En del andra kräver viss konfigurering och utveckling som både kan ta tid och vara kostsamma.
Utbildning.
Oavsett vilket verktyg som ska implementeras så krävs viss utbildning. Det som skiljer, är hur användarvänligt gränssnittet är samt hur intuitivt det är att använda sig av. Ska alla planera på samma sätt för uppföljning så kan det vara på sin plats att även informera om vilken projektmodell som ska användas. Identifiera hur många som ska utbildas, vilken typ av utbildning som kan vara lämplig (självstudier, föreläsare, webinar, videomöte osv) samt vilken dokumentation som krävs (stegvisa instruktioner, presentationer, e-learning, lärare osv).
[faktaruta]
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta]
Implementering.
Börja i liten skala och nå framgång innan du rullar ut brett och till alla. Börja antingen med all funktionalitet på en mindre enhet eller rulla ut en viss funktionalitet på många ställen samtidigt. Kommunicera framgång.
Förvaltningsorganisation.
Vid behov kan det vara på sin plats med en förvaltningsorganisation. Den kan till exempel bestå av en administratör som håller koll på licenser och rättigheter i verktyget och en supportfunktion som kan svara på användarfrågor. Detta innebär att totala kostnaden för systemet kan bli lite större än enbart licenser och servrar. I förvaltningsläge kan det även vara lämpligt att med jämna mellanrum utföra lessons learned för att fånga in alla tankar och idéer kring vad som skulle kunna göras bättre.
Digitala appar för projektledaren
Linkedin
Efter Facebook, Google och Twitter, är LinkedIn det fjärde största sociala mediet med sina
250 miljoner användare. Antalet medlemmar i Sverige uppgår till cirka 1,6 miljoner, vilket motsvarar drygt 30 procent av den svenska arbetskraften. Här kan du komma i kontakt med gamla bekanta, kolla upp projektintressenters meriter, hitta projektresurser eller ta referenser på potentiella projektmedlemmar.
Du kan diskutera dina intressen i Grupper, uppdatera dig med vad som händer på olika företags sidor eller följa intressanta personligheter. Här skriver och delar bland annat Bill Gates, Richard Branson och Jack Welch med sig av sina tankar och idéer.
Svenskt Projektforum har också en väldigt populär Linkedin-grupp med nästan 4000
medlemmar som du hittar på: http://www.linkedin.com/groups/
Svenskt-Projektforum-1201917
Slideshark
Slideshark är appen som tillåter dig visa powerpointpresentationer på någon annans dator eller videoskärm – via din egen mobil. Du laddar upp de upp de presentationer som du vill visa på ditt Slideshark-konto. De bilder som du tittar på i din mobil är även de som visas på mötesdeltagarnas skärm i deras webbrowser. För privatpersoner är det fria lagringsutrymmet begränsat till 50 MB, i betalversion/företagsutförande kan du få mycket, mycket mer än så och även dela kontot med andra.
Wunderlist
Wunderlist är ett enkelt sätt för dig att hantera och dela dina dagliga att-göra-listor. Aktiviteter kan brytas ner i subaktiviteter, och listor delas även via email. Det användarvänliga gränssnittet gör det en sann glädje att börja skapa listor – även om du inte redan är en listmänniska.
Trello
Även Trello bygger på att-göra-listor, som kan fästas på en anslagstavla likt post-it-lappar. Med Trello kan du hålla reda på vad du har gjort, vad du håller på med och vad du har kvar att ta tag i. Till varje aktivitet kan du lägga till både checklistor (se det som delaktiviteter) och slutdatum. Framdrift på checklistorna kan mätas i procenttal. Aktiviteter kan även distribueras till och delas med andra kollegor.
Grafio Lite - Diagrams & Ideas
Alla är inte listmänniskor, utan kreativiteten flödar kanske bäst vid fritt skapande. Grafio Lite är en tavla på vilken du kan rita helt fritt eller använda fördefinierade former (cirklar, kvadrater, linjer, pilar och så vidare), diagram, organisationsscheman, flödesscheman, grafer och så vidare. Du kan även brainstorma idéer via mindmapping, skriva anteckningar, lägga in bilder, videos och ljud i en och samma tavla. Färdiga resultatet kan därmed bli en blandning av bild, rörelse och ljud, samt presenteras som alltifrån pdf till video, men även laddas upp till Dropbox.
[faktaruta]
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta]Mailbox
Mailbox började som en vidareutveckling av Orchestra To-do, en app för att hantera olika aktiviteter. När utvecklarna upptäckte att många användare använder sina mejlinkorgar som listor, så tog de fram en app där mejlen kan arkiveras, slängas, snoozas eller sparas.
Projekten skapar nytta och näring för hela organisationen
Ur tematidningen "Framgångsrik projektledning", Mediaplanet september 2012.
Svenska organisationer söker former för att öka sin projektförmåga, men stödjer projekten verksamheten? Definiera projektverksamheten och gör en mognadsanalys för att kunna prioritera åtgärderna.
Enligt Svenskt Projektforums stadgar skall föreningen verka för ett Projektivare Sverige. Det begreppet myntades av Torbjörn Wenell, som även var med och drog i gång verksamheten för snart 45 år sedan. Projekten skall stödja de övergripande målen. Projekt bedrivs överallt; på socialkontoret, teatern, banken, industriföretaget och reklambyrån. Genom projekt utvecklas it, varor och tjänster. I varje sammanhang skall det enskilda projektet drivas effektivt samtidigt som det enskilda projektet måsta bidra till verksamhetens långsiktiga överlevnad och tillväxt.
[faktaruta]
Tips från Olof Molinder, OMvärden Konsult AB och fd ordförande i föreningen:
- Skapa en plan för att utveckla projektverksamheten
- Satsningar i projektverksamheten skall skapa nytta. Definiera även ansvaret för att nyttan ska bli synlig. Exempelvis ska en utbildning i riskanalys leda till minskad riskfrekvens och en ny beläggningsplanering ska leda till högre faktureringsnivå. Prioritera medvetet med projektmognadsanalys.
- Satsa där du är svag, följ upp och lär dig av framgången. Certifiera medarbetare i projektledning
- Utnyttja IPMA:s nivåer för att stimulera förmågorna och se till att alla känner att de bidrar till organisationens projektivitet. Duktiga individer vill uppmärksammas och de vill göra karriär.
[/faktaruta]
Strategiska investeringar
Detta gör att projektberoende organisationer i dag begriper att de har någonting som kan kallas projektverksamhet. Här defi nieras ett område som är större än det enskilda projektet eller summan av de pågående projekten. Projektverksamheten omfattar kompetens, organisation, modeller och system. Projektverksamheten skall skapa nytta för hela moder- organisationen och vara den kultur som gör att de enskilda projekten kan drivas med framgång. Projekten får alltså inte vara något främmande och nödvändigt ont som bara kostar och vållar bekymmer. Satsningar i projektverksamheten är strategiska investeringar som skall vårdas ömt. Satsningar i projektverksamheten skapar bättre förmåga i framtiden. Under mina 35 år som utbildare och konsult inom projektområdet har två ämnen dominerat; grundutbildning av noviser och val av modell och system. Det har varit roligt och givande, men nu tror jag att svensk projektverksamhet har en insikt och möjlighet att lyfta sig till högre nivåer. Många organisationer har tagit viktiga steg, punkterna nedan är allmängiltiga.
- Definiera projektverksamhet eller projektverksamheterna Omfattas alla typer av projekt? Hur stor del av verksamheten är projekt? Kanske har ni skiljelinjer mellan it, anläggning och verksamhetsförändringar. Vilka gränssnitt fi nns mellan projektverksamheten och omvärlden? Tänk på styrning av ekonomi, resurser samt ledarskap.
- Utse ansvariga Ledningen behöver delegera ansvaret så att projektverksamheten framstår som ett viktigt och separat ansvarsområde. Ibland utser organisationen ett projektkontor.
- Definiera roller Förutom projektledare och projektmedarbetare så är det viktigtatt identifi era olika roller i linjen. Vi har beställare, deltagare i styrgrupper, linjechefer som skall fördela resurser. Den som är Verksamhetsansvarig skall realisera nyttor, ekonomiavdelning som skall hantera resultat och balans samt personalavdelning som skall vara med för att planera och följa upp kompetens och resurser. Alla dessa behöver ha sin baskunskap och naturligtvis en insikt om projekt, metod och samarbete. Här kommer certifieringen av projektledare enligt IPMA, International Project Management Association, med som en viktig komponent.
- Välj modell och system Välj inte för stort och krångligt och se till att modell och system inte kräver mer administration än projektet kräver. Är det möjligt att växa in och med valet? Beträff ande systemen så får man verkligen inte glömma själva integrationen. Kan projektsystemet samverka med ekonomisystemen och tidrapporteringssystemen eff ektivt? Ofta kan det vara bra att börja med att se vad verksamhetens system kan leverera för att stödja projekten.
- Gör en projektmognadsanalys Den hjälper till att se styrkor och svagheter i dagens processer. Analysen kommer dessutom att hjälpa dig att välja system och att prioritera åtgärder.
Projektverktyg och projektmodeller i fokus
I förra veckan samlades över 200 projektledare, chefer och verksamhetsutvecklare på Münchenbryggeriet för att delta i Projektverktygsdagen - föreningen Svenskt Projektforums årligen återkommande konferens/mässa med tema projektverktyg.
Dagen inleddes med en kort föreläsning av Joakim Jardenberg, moderator, samt en keynote med Patrik Malmquist från Sigma om hur mobilitet påverkar hur vi leder projekt. Därefter följde en rad parallallelseminarier om projektmognad, portföljstyrning och hur vi bäst kombinerar olika projektmodeller med IT-stöd.
Dagen avslutades med en föreläsning om hur viktigt det är med användarvänliga affärssystem med användbarhetsgurun Jonas Söderström
Stort tack till alla deltagare och utställare som bidrog till en lärorik dag!
Se live-flöde med video och Twitter