Rekrytera smart via Linkedin

Linkedin är det fjärde största sociala mediet efter Facebook, Google och Twitter. Rekryterare använder ofta den här kanalen för att hitta intressanta jobbkandidater, så om du inte redan finns på Linkedin så kan det vara på tiden.

Men sluta inte läsa om du redan har ett konto – precis som med personliga utvecklingssamtal och höstrensning av sommargarderoben kan det även vara bra fräscha upp din profil då och då.

Linkedin går att likna vid ett gigantiskt nätverksforum där ditt professionella liv står i centrum. Du kan till exempel bli vän med dina kollegor och bekanta, gilla sidor och uppdateringar, mejla vänner, gå med i grupper och forum och diskutera intressen, uppdatera dig med vad som händer i olika företag, läsa intressanta inlägg från olika mer eller mindre kända personer och hitta intressanta profiler som matchar dina sökkriterier.

Det utgör både en konkurrent men även ett komplement till vanliga traditionella rekryterings-, nätverksbolag och i viss mån även utbildningsföretag eller tidskriftsförlag. Även om du inte aktivt söker nytt jobb, hur gör du för att skapa dig ett namn som står ut och lockar till sig rekryterare?

Ladda upp en bra bild
En bild säger fortfarande mer än tusen ord, så glöm allt vad semesterbild eller suddig selfie heter och satsa på en proffsig porträttbild.

Skräddarsy ditt CV för att tjäna dina syften
Bestäm dig för engelska eller svenska och var därefter konsekvent i språkval. Uttryck dig relevant, kort och koncist samt inte minst säkerställ att det återspeglar den bild som du vill ge. Du har möjlighet att i både ”Headline” och ”Summary” beskriva din kompetens och erfarenhet i attraktiva ordalag.

Gör dig själv sökbar genom att lägga till alla de nyckelord som kan kopplas till idag och gör dig själv anträffbar genom att skriva ut dina kontaktuppgifter så att rekryterare enkelt kan komma i kontakt med dig.

Skaffa dig vänner
Linkedin gör så att dina vänners vänner och deras vänner i sin tur, får upp dig i sina sökningar med namn och bild. Chansen att de kikar på din profil ökar därmed. Det här är inte Facebook, där du kanske ska hålla chefen utanför vänkretsen, utan du vill snarare maximera ditt nätverk. Besök vänners sidor och deras vänners sidor, chansen är då att de får reda på att du har besökt dem och noterar din profil. Du kan skaffa dig fler vänner genom att be dina vänner introducera dig för sina vänner, eller frekventera grupper och forum.

Be om referenser
En del av de där vännerna kan ge dig goda vitsord. Närmaste chefen är kanske inte personen du ska gå till om du inte vill skylta med att du söker nytt jobb, men precis som när du lämnar ut referenser i verkliga livet, så väcker det oftast frågor om du inte ber dem som har jobbat nära dig ställa upp. Vi vill inte att folk ska få reda på om vi sedan inte får jobbet eller tror att vi ska få sämre omdöme än vad vi förtjänar av våra referenspersoner, men oftast är det precis tvärtom.

De som kan lämna en välbalanserad bild av både dina styrkor och svagheter lämnar ofta ett bättre bestående och mer ärligt intryck. Det krävs absolut mod att fråga, men det värsta som kan hända är att du får ett nej. Våga stå i tacksamhetsskuld till någon som kan och vill hjälpa dig.

Lyft fram din expertkunskap
Låt de där frukostmötena, heldagsutbildningarna och kvällsseminarierna flytta in till dig i det digitala rummet och engagera dig i grupper, forum och Q&A-sektionen. Svara på frågor och framstå som en expert eller bara etablera kontakt med intressanta människor som du gärna skulle vilja träffa i verkliga livet.

Perfekt om du har mindre möjlighet springa på stan, men ändå vill odla ditt nätverk. Du kan också publicera egna tankar och idéer antingen direkt på LinkedIn eller genom att länka till din blogg, twitter, presentationer på Slideshare och så vidare.

Håll snyggt
Uppdatera och rensa din profil med jämna mellanrum. Om du inte vill att hela nätverket ska veta om vilka ändringar du gör, ställ in så att ändringarna inte syns. I väntan på att jobbet ska ta kontakt med dig kan du även proaktivt närma dig det genom att gilla företag, följa dem, kontakta direkt, söka publicerade jobb samt söka och spara sökningar så att du får automatiska meddelanden när möjligheterna dyker upp.

Tänk på att som med alla nätverk i verkliga livet så kan det ta tid innan dina ansträngningar ger resultat. Du kan dock få mycket tillbaka med tiden.

Text: Silvana Balcanovic

by pia.lundgren@projektforum.se

Digitala appar för projektledaren

Linkedin
pv2_linkedin_logo
Efter Facebook, Google och Twitter, är LinkedIn det fjärde största sociala mediet med sina
250 miljoner användare. Antalet medlemmar i Sverige uppgår till cirka 1,6 miljoner, vilket motsvarar drygt 30 procent av den svenska arbetskraften. Här kan du komma i kontakt med gamla bekanta, kolla upp projektintressenters meriter, hitta projektresurser eller ta referenser på potentiella projektmedlemmar.

Du kan diskutera dina intressen i Grupper, uppdatera dig med vad som händer på olika företags sidor eller följa intressanta personligheter. Här skriver och delar bland annat Bill Gates, Richard Branson och Jack Welch med sig av sina tankar och idéer.

Svenskt Projektforum har också en väldigt populär Linkedin-grupp med nästan 4000
medlemmar som du hittar på: http://www.linkedin.com/groups/
Svenskt-Projektforum-1201917

Slideshark
PV2_Slideshark_logo
Slideshark är appen som tillåter dig visa powerpointpresentationer på någon annans dator eller videoskärm – via din egen mobil. Du laddar upp de upp de presentationer som du vill visa på ditt Slideshark-konto. De bilder som du tittar på i din mobil är även de som visas på mötesdeltagarnas skärm i deras webbrowser. För privatpersoner är det fria lagringsutrymmet begränsat till 50 MB, i betalversion/företagsutförande kan du få mycket, mycket mer än så och även dela kontot med andra.

Wunderlist
pv2_wunderlist_logo
Wunderlist är ett enkelt sätt för dig att hantera och dela dina dagliga att-göra-listor. Aktiviteter kan brytas ner i subaktiviteter, och listor delas även via email. Det användarvänliga gränssnittet gör det en sann glädje att börja skapa listor – även om du inte redan är en listmänniska.

Trello
pv2_trello_logo
Även Trello bygger på att-göra-listor, som kan fästas på en anslagstavla likt post-it-lappar. Med Trello kan du hålla reda på vad du har gjort, vad du håller på med och vad du har kvar att ta tag i. Till varje aktivitet kan du lägga till både checklistor (se det som delaktiviteter) och slutdatum. Framdrift på checklistorna kan mätas i procenttal. Aktiviteter kan även distribueras till och delas med andra kollegor.

Grafio Lite - Diagrams & Ideas
pv2_grafio-logo
Alla är inte listmänniskor, utan kreativiteten flödar kanske bäst vid fritt skapande. Grafio Lite är en tavla på vilken du kan rita helt fritt eller använda fördefinierade former (cirklar, kvadrater, linjer, pilar och så vidare), diagram, organisationsscheman, flödesscheman, grafer och så vidare. Du kan även brainstorma idéer via mindmapping, skriva anteckningar, lägga in bilder, videos och ljud i en och samma tavla. Färdiga resultatet kan därmed bli en blandning av bild, rörelse och ljud, samt presenteras som alltifrån pdf till video, men även laddas upp till Dropbox.

[faktaruta]Silvana Balcanovic
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta]Mailbox
mailbox-icon-220x211
Mailbox började som en vidareutveckling av Orchestra To-do, en app för att hantera olika aktiviteter. När utvecklarna upptäckte att många användare använder sina mejlinkorgar som listor, så tog de fram en app där mejlen kan arkiveras, slängas, snoozas eller sparas.

by Svenskt Projektforum

Sociala medier i projekt

Fortsättning på Silvana Balcanovics artikel om sociala medier i projekt.

Så här går du tillväga

När du har skaffat dig en grundläggande förståelse för vad sociala medier är, vilka som finns, deras användningsområden, samt vad du bör tänka på vid användandet av de olika, är det enkelt att ta fram en plan för att skrida till verket och börja använda dem i ditt nästa projekt. Följande steg kan då följas:

Planera

  1. Börja med att planera innan du sätter igång:
  2. Identifiera förutsättningarna
  3. Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta
  4. Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas
  5. Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas
  6. Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter
  7. Kommunicera

Identifiera förutsättningarna

Till att börja med vill du ha klart för dig vilka dina förutsättningar är samt vilka begränsningar du har att förhålla dig till. Skaffa dig en bild över vilka policies som gäller, hur IT-miljön ser ut, projektets art och karaktär, projektmedarbetarnas vana av sociala medier och vilka andra sociala medier och projektmodeller som används inom företaget. Det kan även vara bra förstå vilken inställning sponsorn har till sociala medier samt dina restriktioner i budget, tid och kvalitet.

För ett kortare 1-3 månaders projekt kanske du inte ens ska försöka ge dig på att inkludera ett socialt medium i ett företag där det inte redan används sociala medier. Du hinner knappt få igång medarbetarna innan projektet är slut.

För ett större 6-9 månaders projekt, där majoriteten av de som ska jobba i projektet är inhyrda konsulter med stor projektvana, kan sociala medier ytterligare bidra till att effektivisera projektarbetet, genom att värdefull tid för informationsmöten kan bantas ner. Dessutom kan du som projektledare bättre se hur arbetet fortskrider om leverablerna dokumenteras i en wiki under projektets gång, istället för att allting kommer samlat i en final slutrapport på slutet. Under arbetets gång har du större möjlighet att styra leverabelarbetet på rätt köl om du känner att det hamnar snett.

Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta

För att kunna välja ut inom vilka olika projektområden som du ska satsa på sociala medier, krävs att du har klart för dig vad du vill uppnå. Om du jobbar inom en del av en organisation eller företag som är van vid att driva arbete i projektform, så kanske resurssättning inte är det område som du behöver börja använda sociala medier till eftersom ni redan har upparbetade kanaler för att hitta lämpliga resurser och projektroller dessutom med största sannolikhet är interna karriärvägar. Däremot om ditt företag har lite vana av att driva projekt, kan just sociala medier underlätta sökandet och finnandet av lämpliga kandidater. På samma sätt om du vill samla in användarkrav och –önskemål från organisationen kan ett socialt medium främja även den framtida implementeringen. Detta kan dock ske på bekostnad av att saker och ting kan ta längre tid om du inte är noggrann med att sätta tydliga datum för beslut.

Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas

När du har klart för dig inom vilka projektområden som de sociala medierna kan ha störst nytta är det dags att identifiera vilka som skulle kunna användas för just det specifika projektområdet. Studera för- och nackdelar med olika sociala medier och testa dem gärna innan du bestämmer dig för ett. Detta kan vara extra viktigt om du t ex aldrig har bloggat eller satt upp, strukturerat upp eller drivit en wiki, alternativt använt dig av ett molnbaserat projektverktyg. Se upp med att introducera för många nya sociala medier på en gång och välj hellre ut ett för litet än ett för mycket. Håll det med andra ord enkelt. I det här steget kan du även identifiera ett antal olika kriterier för att kunna utvärdera användandet av de sociala medierna och projektverktygen. Du vill ta reda på hur de sociala medier och verktyg som ni kommer att använda er av, verkligen är effektiva och lämpar sig för framtida användande. Några utvärderingskriterier skulle kunna vara:

  • Antalet sidvisningar
  • Antalet prenumeranter
  • Besöksfrekvens
  • Upplevd känsla hos användare (både projektmedlemmar och intressenter)

Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas För att de sociala medierna ska kunna användas krävs att alla vet hur de ska använda dem. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig att ansvara för dem, samt även utbilda övriga i projektgruppen.

Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter

För att medarbetarna ska kunna använda sig av de sociala medierna krävs tillgång till dem. Förenkla för medarbetarna genom att prata med IT-avdelningen om att installera eventuella program till alla. Skaffa konton till alla medarbetare. Behövs ytterligare verktyg för att kunna göra arbetet? Diskutera kring:

  • verktyg för att kunna jobba med de sociala medierna (stationär dator, bärbar laptop, surfplatta, smart telefon osv)
  • internet och intranät
  • program och applikationer
  • konton

Eventuellt kan även utbildningsmaterial behöva utvecklas.

Kommunicera

Kommunicera användandet av de sociala medierna med din projektgrupp redan vid uppstartsmötet. Klargör varför ni ska använda er av sociala medier och vad ni hoppas vinna på det. Vilka sociala medier kommer att användas och vilka förväntningar har du på själva användandet. Det räcker inte att anta att medarbetarna själva ska komma igång, ta dig tid att även demonstrera, eventuellt utbilda, samt även låta dina eldsjälar facilitera användandet. Hur ser medarbetarnas vana ut? Ta reda på om en utbildningsinsats krävs och ta fram material för att kunna hålla denna. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig ansvara för dem och även utbilda övriga projektgruppen.

Genomför

Använd dig av de sociala medierna i projektet. Uppmuntra projektets deltagare att blogga, facebooka och/eller twittra om du märker att de börjar tappa gnistan. Upprätta gärna en sida i wikin för löpande och kontinuerlig feedback som sedan enkelt kan födas in i utvärderingsfasen.

Utvärdera

Ta dig tid att reflektera över vad som har fungerat bättre och mindre bra. På samma sätt som övriga områden utvärderas i projektgrupp, bör även de sociala medierna diskuteras. Utvärdering kan även ske kontinuerligt under projektets gång genom att tas upp på statusmöten eller genom att medarbetare spontant kan fylla i och utvärdera som blogginlägg eller på en dedikerad wiki-sida.

by Svenskt Projektforum

Tips på hur projektledare kan använda sociala medier

Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling.

Olika sociala medier lämpar sig olika väl i olika projektfaser

När sociala medier och andra typer av internetbaserade tjänster uppmärksammas handlar det ofta om hur företag kan marknadsföra sig själva samt hur företaget kan kommunicera med sina målgrupper. Mindre uppmärksammat är sociala mediers fördelar inom projektledning. Alla de olika typer av sociala medier som i dag finns, utgör en verktygslåda där de olika sociala medierna lämpar sig olika väl i olika projektfaser. Ofta delas projekts livscykel in i fyra faser: förberedelse, uppstart, genomförande och avslut. I alla dessa faser kan sociala medier utgöra effektiva verktyg och kraftfullt stöd för projektledaren.

[faktaruta]

Silvana Balcanovic

Silvana Balcanovic är civilingenjör och civilekonom från LTH och LU samt MIT i USA. Hon arbetar idag som senior managementkonsult på Acando. Silvana är både ITIL- och IPMA-certifierad projektledare (C-nivå). silvana.balcanovic@acando.com
[/faktaruta]

1. Förberedelsefas

Finansiering. En sponsor inom kapitalintensiva branscher, t ex bioteknik och vindkraft, kan använda sig av det sociala nätverket LinkedIn för att hitta investerare.

2. Uppstartsfas

Resurssättning. Både sponsor och projektledare kan leta både generell projektkompetens och specifik sakkunskap genom sina sociala nätverk, t ex Yammer och LinkedIn. Det första lämpar sig för att finna interna och det andra externa resurser. Ett redan väl uppbyggt nätverk, där dina kontakter i sin tur känner många personer som de kan och vill rekommendera, underlättar sökandet via LinkedIn. Det förutsätter att kvaliteten på profilerna är bra, så att du inte sorterar bort bättre lämpade kandidater med sämre profil.

3. Genomförandefas

Dokumentlagring. Alternativ till gemensam filmapp eller dokumenthanteringssystem (t ex Documentum, Livelink) erbjuds i form av bl a wikis, molnbaserade lagringsutrymmen och knowledge management system. Dessa kan förenkla både både planering, uppföljning, samarbete och kommunikation inom projektet.

I en wiki lagras dokument på sidor antingen internt eller externt och det blir väldigt överskådligt hur all dokumentation hänger ihop. Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling. Tips på hur sociala medier kan användas i projekt En molnbaserad lösning (t ex Space Monkey och Dropbox) kan användas då t ex externa konsulter arbetar i projektet eller externa intressenter, som t ex myndigheter eller kunder, ska ta del av och/eller bidra med information. Materialrättigheter och säkerhet måste samtidigt beaktas och kan inom vissa typer av organisationer utgöra ett hinder för tillämpningen av just dessa verktyg.

Med knowledge management system avses t ex Microsofts Sharepoint, vilket kan användas om det redan finns tillgängligt inom företaget. Fördelen är då att materialet ligger kvar inom företaget.

Projektkommunikation och samarbete

Statusmötena kan aldrig helt elimineras eller ersättas, men de kan få en kortare och mer kärnfull karaktär om framdrift uppdateras direkt i wikin och mötet enbart används för t ex diskussion av frågor som behöver eskaleras. Även alla granskningar kan göras i wikin, vilket gör att mängden projektspecifik e-post kan reduceras. För projektleveranser och dokument som är under utveckling och där flera personer bidrar kan den inbyggda versionskontrollen och ändringsspårningen förenkla framtagandet. Brainstorming kan också med fördel utföras i en wiki och det färdiga resultatet exporteras till ett traditionellt rapporteller presentationsformat.

Bloggar kan både användas för att inspirera och motivera medarbetare, men även främja samarbete och framtagande av relevant kunskap, projektdokumentation och leveranser. Det blir som en löpande dagbok över allt som händer i projektet och alltifrån mötesanteckningar, statusuppdateringar till dokument, kan publiceras. Då strukturen i bloggen utgörs av kategorisering och taggning av inlägg och inläggen visas i omvänd kronologisk ordning, kan det bli mindre överskådligt än med en wiki. Direktmeddelanden kan komplettera eller ersätta e-post och telefon för snabba svar. Det kräver ett program; antingen en företagsintern lösning (t ex Microsoft Lync) eller en extern lösning (t ex Microsoft Live Messenger eller Skype). Dessa program er-bjuder nuförtiden ofta funktionalitet för både chatt, telefoni och videokonferens.

För projekt av allmänt intresse kan en mikroblogg som t ex Twitter användas för att rapportera status, ställa frågor samt dela länkar. Flödet kan liknas vid en direktmeddelande-konversation samlad på ett och samma ställe. Nackdelen med Twitter är begränsningen på 140 tecken per inlägg samt att inläggen hamnar i omvänd kronologisk ordning. Det går alltså inte att ladda upp långa texter och själv strukturera upp materialet.

Intressenthantering

Flera projektledare på Skanska driver externa bloggar om olika byggprojekt. Bl a kan boende i områdena samt framtida hyresgäster följa byggandet av en ny polisstation i Rosengård och Blå Jungfrun, hyresrätter i Stockholm som byggs med passivhusteknik. Facebook lämpar sig för t ex produktutveckling. Bl a har Coca Cola använt kanalen framgångsrikt för marknadsföring av märket Vitamin Water. Mer än 2 miljoner personer deltog i utvecklingen av den senaste produktens smak, förpackning och namn. Webinarer kan liknas vid schemalagda internetbaserade seminarier. De lämpar sig bl a för utbildning och möten, när avstånd begränsar. Det finns ett hundratal företag som tillhandahåller mjukvara; t ex Microsoft, WebEx mfl. Yammer kan användas för att kontinuerligt informera om framsteg, skapa engagemang och marknadsföra resultat internt inom ett företag eller organisation. Detta kräver dock att intressenterna följer inläggsflödet. Intressenterna kan även bidra med värdefull återkoppling och input till projektets fortskridande och skapande av projektresultat.

Datainsamling i projekt görs väldigt ofta genom intervjuer. Gratis webbaserade enkätverktyg som t ex SurveyMonkey kan användas för att underlätta insamling av data när antalet respondenter som behöver tillfrågas är stort. De används redan av flera stora företag, bl a Toyota.

Kunskapsdelning kan även göras genom innehållsdelningssiter för videos (t ex Youtube), bilder (t ex Flickr), anslagstavlor (t ex Pinterest) och presentationer (t ex Slideshare). Du kan dels ladda upp egenproducerat material, dels skicka vidare länkar till referensmaterial till projektgruppen och/eller intressenterna via blogg, mikroblogg, Yammer osv.

Övrigt

För att i genomförandefasen kunna hålla sig uppdaterad med alla nya inlägg, kan en RSS-läsare installeras. Den tar emot meddelanden när nya inlägg görs och därmed behöver inte källan aktivt besökas för senaste uppdateringar.

4. Avslutsfas

Arkivering. Säkerställ som vanligt att mottagarorganisationen får tillgång till all dokumentation genom att tilldela åtkomst till det lagringssystem, t ex Dropbox, som har använts.

Erfarenhetsåterföring. Utvärdering av användandet av sociala medier kan utföras kontinuerligt från projektets start på en sida i en wiki alternativt som blogginlägg.

Så här går du tillväga

En mer detaljerad beskrivning av hur du tar fram en plan för vilka sociala medier som kan och bör användas i projektet kommer inom kort på projektforum.se. Huvudstegen är:

  • Identifiera förutsättningar (t ex policies, budget)
  • Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta
  • Välj ut vilka specifika sociala medier som ska användas
  • Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur medier ska tillämpas
  • Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter
  • Kommunicera

Några råd!

Håll det enkelt. Välj ut och satsa på några få sociala medier och verktyg.

Var uthållig. Om du har bestämt dig för en projektledarblogg, låt det inte rinna ut i sanden. Sänk ambitionsnivån, men sluta inte skriva.

Hitta eldsjälar som kan och vill hjälpa dig. Utse några ”champions” som hjälper andra att komma igång.

Uppmuntra till delaktighet. Rätt utnyttjat underlättar sociala medier arbetet för både projektledare, projektmedlemmar och intressenter!

by Svenskt Projektforum