Projektskolan - del 3
KOMMUNICERA
Kommunikation är viktigt i allt vi tar oss an. Inte minst under ett arbete som ska genomföras under kort tid av en grupp medlemmar som inte annars brukar arbeta tillsammans.
Förkorta ditt budskap. Skala av och skala ner, ta bort onödig information och kommunicera endast det som är viktigt. Ta bort det som är överflödigt eller som inte hör hit.
Förenkla ditt budskap. Använd ord som alla förstår. Använd aldrig ord som du inte själv förstår. Var tydlig och efter muntlig information sammanfatta gärna i en text. Krångla inte till det, beskriv ditt problem och någon alternativ lösning.
Förklara så enkelt som möjligt. Se till att informationen går fram.
Fråga och säkerställ att alla förstått.
Text: Johanna Lycken
Projektskolan - del 2
STARTA OCH AVSLUTA PROJEKT
Att sätta igång projekt är ofta lätt, men att starta rätt projekt eller identifiera rätt aktiviteter i ett projekt är svårt. Det kan bli både kostsamt och tidskrävande att styra in på rätt väg igen efter ett felsteg. Därför är det viktigt med en bra plan och en noga genomtänkt idé. Som projektledare är den bästa stunden när man fått ett okej från styrgruppen och beställaren att stänga. Projektgruppen är nöjd med sin prestation och projektet har levererat ett lyckat resultat. Projektledaren sitter med slutrapporten och projektets sammanställning av lärdomar från projektet. Att avsluta är en härlig känsla – så se till att göra det med varje projekt.
Var noga med att tänka igenom projektet i uppstarten. Formulera svar för dig själv på frågeställningar som:
• Vad är mål och syfte?
• Var, när och hur börjar allt?
• Vilka förväntningar finns på projektet och på projektledaren?
Skriv ner dina egna svar på frågorna och spara dem. Du kommer att ha god användning för dessa tankar under projektet och vid ditt projektavslut. Kom ihåg att det ibland finns dolda förväntningar och agendor med ett projekt. Försök att identifiera detta tidigt. Det kommer att gynna ditt projekt när du som projektledare är väl förberedd.
Tänk på att:
• arbeta på projektavslutet från den allra första projektdagen
• notera tankar och lärdomar under hela projektet.
Det är betydligt fler projekt som startas än som avslutas. Vissa projekt blir liggande och efter ett tag faller de i glömska. Att starta rätt projekt och prioritera bland verksamhetens alla initiativ är en riktig utmaning. Det här och mycket mer hanteras inom en projektportfölj. Mer om projektportfölj och projektkontor tar vi upp i kommande avsnitt av projektskolan.
Text: Johanna Lycken
Projektskolan - del 1
DEN VIKTIGA PROJEKTORGANISATIONEN
Som projektledare är det viktigt att känna till hur projektorganisationen är sammansatt och vem som är ansvarig. Ta alltid reda på hur det fungerar i just din organisation. Oavsett hur din projektorganisation ser ut så är syftet detsamma: skapa struktur och ordning.
Projektbeställare finns med under hela projektet och spelar en central och viktig funktion. Beställarens ansvarar för säkerhet, risk och affärsnytta. Beställaren initierar projektet, beskriver tydligt projektets omfattning och mål samt ser till att det finns mottagare till projektets leverans. Sammanställningen av beställningen bör konkretiseras i ett projektdirektiv. Projektbeställaren utser styrgruppsmedlemmar och är ofta själv ordförande i styrgruppen.
Styrgruppen är en sammansatt grupp som på en övergripande nivå styr mot projektets definierade mål. Projektledaren ska hålla styrgruppen informerad om status, framfart, motgångar och hinder. Styrgruppen är projektledarens förlängda arm och stöd för att nå framåtrörelse i projektet.
Projektledaren styr och levererar det som definierats inom projektdirektivets ramar och struktur. Projektledaren hart ett eget ansvar att se till att ha rätt förutsättningar under hela projektets livscykel. En av projektledarens viktigaste uppgifter är att skapa en gemensam målbild för projektgruppen och vara en god ledare som främjar arbetsro och skapar förutsättningar för att projektgruppen ska lyckas.
Delprojektledare – när projektet är omfattande behövs flera projektledare. När fler än en ledare används är det ännu viktigare med tydlighet. Det måste framgå tydligt vem som gör vad. Vilken delprojektledare har vilket ansvarsområde? Den övergripande projektledningen behöver hållas av projektets huvudprojektledare.
Projektdeltagare – utan projektdeltagare finns inget projekt. Det är viktigt att projektet har en övergripande plan med tydliga mål och tider att förhålla sig till. Projektdeltagarna ansvarar för att genomföra sina tilldelade aktiviteter och för att informera projektledaren om motgångar eller hinder som påverkar projektet. Att bygga projektgruppen och knyta rätt kompetens till projektet är mycket viktigt! Att skapa förutsättning och arbetsro inom projektet är en av projektledarens viktigaste uppgifter, men mer om detta i kommande avsnitt av projektskolan.
Text: Johanna Lycken