Projektskolan-arkiv - Svenskt Projektforum

Projektskolan del 12

PROJEKTKONTORET (PMO)

Här behandlar vi projektkontor eller PMO som det också kallas.

Projektkontoret är en styrande enhet som arbetar tätt med företagets olika grupperingar. Just det täta samarbetet är en förutsättning för att företagets övergripande planering ska fungera. Att hög kvalitet och god lönsamhet är viktigt för våra projekt och för oss själva som projektledare kan vi enas om. Att lyckas fullt ut i varje projekt är inte fullt lika enkelt, bland annat krävs erfarna projektledare och välinformerade projektmedlemmar. Ansvaret ligger på var och en av oss som projektledare, men förutsättningarna kan skapas gemensamt i den organisation vi arbetar, det vill säga förutsättningar kan komma från ett PMO. PMO – ta kontroll genom att skapa struktur.

För att effektivt ta kontroll över alla pågående projekt kan någon form av portföljstyrning sättas upp, ett PMO kan etableras. PMO är förkortning för det engelska uttrycket Project Management Office. I svensk verksamhet kan PMO kallas projektkontor eller projektrum och man utför styrning av projektportfölj. Ett PMO:s yttersta funktion bör vara att skapa struktur för verksamhetens arbete, ge möjlighet till uppföljning genom ett gemensamt arbetssätt och fastställda rutiner. I ett företag där arbete främst utförs i projektform är det mycket viktigt att projektformen är väl definierad och att arbetet styrs i en helhet.

Varje utsedd projektledare ansvarar för sina egna projekt men det behövs också en övergripande funktion som har det överordnade ansvaret för resurshantering och planering av samtliga projekt. PMO:ts viktiga uppgift blir därför att ha koll på en helhet (kan ses som ett program) eller planera för en helhet. Med ett väl fungerande PMO som hanterar projekt och styr projekt mot fördefinierade effektmål och verksamhetsmål ökar du lönsamheten i hela verksamheten. Utgå från det enkla vid helhetsplanering För att kunna planera för en helhet kan man utgå från några enkla frågor: - Vilka projekt ska genomföras? Vilka ska inte genomföras? - Vilken prioritetsordning har projekten? - Vilken typ av projektledare behövs i det aktuella projektet? - Hur ska vi prioritera bland projekten?

Projektkontorets uppgift kan vara:

• Prioritering och balansering mellan projekt.

• Granskning av föreslagna projektidéer. Godkänn projekt innan de startar.

• Initiera och genomföra projektmognadsanalyser.

• Resurs- och kompetensförsörjning. Sätt ramen för vilket ansvar som ligger på projektkontoret.

• Utvärdera projektresultat och effektmål, mycket viktigt att följa upp för att utveckla portföljen.

• Ta fram riktlinjer, rutiner, processer för projektarbete.

• Stödjande. En av de vanligaste rollerna för projektkontoret är att vara stödjande, för såväl projektledare som för projektbeställare. Projektkontoret bör också etablera och underhålla det ramverk som ska följas och förvalta den projektmodell som ska användas.

• Utveckling av styrgrupper, beställare och projekthantering i verksamheten.

TEXT JOHANNA LYCKEN, JOHANNA.LYCKEN@JOLY.SE

by Svenskt Projektforum

Projektskolan del 11

AGILA PROJEKT

Noggrann planering eller snabb anpassning? Vem är du? Fler företag och organisationer arbetar agilt. De agila metoder som idag används är sprungna ur den traditionella vattenfallsmodellen där man planerar noggrant och utvecklar enligt specifikation, de agila metoderna togs fram för systemutveckling för att nå resultat snabbt i en värld som är i rörelse. I vattenfallsmodell följer man de förutbestämda planerna som går igenom en rad beslutspunkter och kontroller. Det agila arbetet är i huvudsak kundorienterat och bygger på stor rörlighet och flexibilitet. En stor skillnad mellan det agila och traditionella arbetssättet är att det agila bygger på kundens krav och behov. Den traditionella vattenfallsmodellen är ägarstyrt vilket innebär att arbetet styrs av ekonomiska riktlinjer. Noggrann planering förknippas med vattenfallsmodell och snabb anpassning kopplas till agila metoder. Oavsett modell eller arbetssätt är projektledarens roll att skapa förutsättningar för projektgruppen eller teamet att lyckas. Som projektledare är det viktigt att ha förmågan att driva och dra mot uppsatta mål. Oavsett modell måste projektledaren se till att progress i arbete görs och att utmaningar tas om hand på vägen.

Det agila arbetssättet härstammar från mjukvaruutveckling och passar bra in på de projekt där det är svårt att förutse exakt hur lösningen ska se ut. En vision om resultat finns och det är den som det agila projektet arbetar för att uppnå. Projektet planeras grovt i början, för att planeras mer detaljerat ju längre fram i processen man kommer, projektet genomför delleveranser för att i så snabb takt som möjligt leverera kundnytta och förbättringar. Uppföljning och kvalitetssäkring görs löpande under det agila projektet för att säkerställa att projektet närmar sig effektmål. För att lyckas i det agila ledarskapet är förmågan att kunna anpassa av yttersta vikt. Denna metod upplevs snabb och stort värde sätts på teamets kunskap. Vattenfallsmodellen är en traditionell metod som härstammar från bygg- och tillverkningsindustrin där man arbetar fram lösning i sekventiella steg med en stor leverans på slutet av projektet. De sekventiella stegen kan vara krav -> analys -> design -> implementation -> test. Denna metod upplevs mer trögflytande och det finns inte lika stor möjlighet till anpassning och kreativitet. Noggrann planering tidigt i projektet eller grovplanering med möjlighet till snabb anpassning? De agila stegen beskriver det arbetssätt som vanligt används och som itereras under ett förbestämt tidsintervall.

Det finns en rad olika agila metoder, se de agila metoderna som ett paraply-begrepp där individer och samspel sätts framför metoder, processer och verktyg. De agila metoderna strävar efter ett användbart resultat framför tung dokumentation och anpassningar som sätter kund i fokus. Stegen som rutan nedan belyser är exempel över agila steg, steg som kan varierar mellan verksamheter. Projektledare i agila projekt Som projektledare för ett agilt projekt är en av de viktigaste uppgifterna att visa det strategiska sammanhanget för teamet och intressenter. Det är viktigt att alla förstår hur det vi just nu genomför i projektet kan kopplas till en större vision och det slutliga målet, inte alltid så lätt då en stor vision kan vara nedbruten i flera mindre delar.

Den agila projektledaren coachar teamet och skapar förutsättningar för teamet, koordinerar och röjer undan otydligheter. Den agila projektledaren förhandlar budget löpande under projektet, budget behöver ändras om krav och förutsättningar ändras. Viktigast av allt – den agila projektledaren anpassar sig och följer omvärldens förändingar. För att lyckas med det agila arbetssättet finns två nyckelfaktorer som värderas högt. Fokus på människan För att lyckas med det agila arbetssättet är att sätta människan i fokus. Teamets kunskap, inställning och sammansättning är viktigt och helt avgörande för att kunna leverera. Kundens synpunkter är i fokus för att kunna nå mål. Under arbetet är feedback av stor vikt där lärande och reflektion är förutsättning för att lyckas. Anpassningsbar organisation Organisation och ledning behöver snabbt kunna anpassa sig till den feedback som löpande ges till projektet. Organisationen behöver kunna hantera förändringar snabbt och smidigt men ändå säkert, dokumentation är viktig även inom agilt arbetssätt.

Sprintplanering i vilken behovet ses över och en plan läggs för den kommande perioden (sprinten). Hur långa sprintarna är kan variera, men vanligt är 1–3 veckor (vissa säger 3–30 dagar).

Incheckning kallas de löpande avstämningar som görs under sprinten. Syftet här är att inom teamet, med intressenter eller andra berörda dela status och säkra/ verifiera framdrift.
Sprintjustering sker inom sprint och är tillfälle att uppdatera aktivitetslistan samt förbereder inför kommande sprintplanering.
Demo är ett tillfälle där teamet visar vad som genomförts under sprinten Vid demo visas resultatet av sprinten för övriga i teamet, för intressenter, beställare och för andra beröra. Fokus är funktion och det som presterats.
Tillbakablick avslutar varje sprint. En utvärdering görs för att ta lärdom av de veckor som gått och för att kunna förbättra arbetet.

Utveckling som görs inom agil metod är ett teamarbete där hela laget hjälps åt att bryta ned och ta fram rätt aktiviteter.

TEXT JOHANNA LYCKEN

by Svenskt Projektforum

Projektskolan del 10

KOMMUNIKATION I PROJEKT

Planera väl och du kommer du kunna ta dig utanför ramarna för planen. Läs av din omgivning och du kommer förstå din omgivnings beteenden, agerande och beslut. Driv ditt arbete kontrollerat och du kommer att prestera över dina egna förväntningar.

För mycket eller för lite information – tydlighet är viktigast. Ge relevant information och anpassa alltid informationen till mottagargruppen. Kommunikation är viktigt i allt vi tar oss an. Inte minst under ett arbete som ska genomföras under begränsad tid av en tillfälligt sammansatt grupp, men också i situationer som är oroliga eller stressiga. Kommunikation innebär överföring av information. När man talar om kommunikation så tänker man oftast på den stund då information lämnar sändaren och tas emot av mottagaren. I själva kommuniceringen är det av största vikt att allt går som planerat, och därför är just planeringen viktigt vid kommunicering. Allra först behöver projektet ta fram vad syftet med budskapet ska vara. Vad vill vi förmedla och vilket resultat önskar vi uppnå? Utgå från syftet vid den fortsatta kommunikationsplaneringen.

Ställ dig frågorna: Varför ska vi ge information och när är det viktigt? Ska vi förmedla en känsla eller vill vi att mottagaren ska utföra något eller på annat sätt agera? I nästa steg blir det viktigt att ta ställning till vem budskapet avser, det vill säga vem är mottagare av informationen. Om det är många som ska ha samma information kanske det behövs olika strategier för olika mottagargrupper. Detta kommer också vara avgörande för om kommunikationen ska ske skriftligt, muntligt eller kanske både och. För både skriftlig och muntlig kommunikation finns olika möjligheter samt för- och nackdelar. Viktigt dock blir att hålla kommuniceringen tydlig och enkel.

Vid kommunikationsstrategi talar man oftast om kommunikationstrappan. Den används med fördel för att identifiera vilken typ av information som projektet skall ge och vem som är mottagare. På varje trappsteg sitter personer som behöver olika information för att kunna agera i projektet. Ju högre upp i trappan du tar dig desto mer information behöver ges.

Första trappsteget VETA – de personer som behöver ha kännedom och övergripande information om projektet. Räcker med enklare information, kan räcka med skriftlig information.

Andra trappsteget TYCKA – de personer som behöver ha information om projektet så att de kan agera och fatta beslut för projektets skull. De behöver ha tillräcklig information för att kunna tycka till och fatta beslut. Här kan det behövas både skriftlig och muntlig information, kanske över en tid där information stegvis ges.

Tredje trappsteget GÖRA – de personerna som behöver aktivt deltar och utför uppgifter inom projektet. Informationen behöver vara så pass utförlig att personen kan utföra sitt arbete på ett korrekt sätt. På detta trappsteg kan även de personer vara som skall ta emot ett projektresultat.

Kommunikationsplan – från Självklart till ”Viklart”!

En kommunikationsplan visar de aktiviteter som behöver genomföras för att hålla god projektkommunikation. Vid kommunikationsplanering utgår man från den intressentanalys som gjorts i projektet i vilken de målgrupper som projektet behöver ta hänsyn till identifierats. Beskriv syftet med kommunikation till vardera målgrupp, exempel på syfte kan vara att hålla målgruppen positiv, eller att få målgruppen positiv eller så kan det vara att målgruppen ska agera i en aktivitet. Olika målgrupper behöverolik typ av kommunikation, identifiera målgruppen och koppla en kommunikationsstrategi till var och en. Med god kommunikation och information ska vi gå från att uppgiften är självklar till att bli ”viklar”. Något som är självklart för mig behöver inte vara självklart för alla andra. Det är först när det är helt klart för alla vad som ska göras, hur det ska göras och när det ska göras som vi har ett fungerande arbetssätt – ett viklart arbetssätt!

Förkorta – Förenkla – Förklara – Fråga

FÖRKORTA ditt budskap. Skala av och skala ner, ta bort onödig information och kommunicera endast det som är viktigt. Ta bort det som är överflödigt eller som inte hör hit.

FÖRENKLA ditt budskap. Använd ord som alla förstår. Använd aldrig ord som du inte själv förstår. Var tydlig och efter muntlig information sammanfatta gärna i en text. Krångla inte till det, beskriv ditt problem och någon alternativ lösning.

FÖRKLARA så enkelt som möjligt. Se till att informationen går fram.

FRÅGA och säkerställ att alla förstått.

Tänk på att:

Projektets intressentlista kan förändras, se löpande över den och uppdatera vid behov.

• Intressenternas relation till projektet bedöms vad gäller intresse och inflytande, således kan intressentens relation till projektet förändras under projektets tid. Arbeta därför med projektets intressenter under hela projektet.

• All kommunikation sker på mottagarens villkor.

• Hålla information enkel. Men enkelhet och tydlighet kommer du längst.

TEXT JOHANNA LYCKEN

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 9

RISKHANTERING

Riskhantering vid projektarbete

En risk är en framtida osäker händelse som ger negativa effekter och som utlöses av en brist. Riskhantering innebär identifiering av den brist som utlöser risken, beräkning av sannolikhet att risken inträffar och bedömning av riskens konsekvenser. Inom riskhantering tas åtgärdsplan för de identifierade riskerna fram.

Ett bra och genomtänkt projektarbete ingår riskhantering. Känner du till riskerna kopplat till ditt arbete har du möjlighet att planera för händelser som kan komma att påverka resultatet negativt. Inom riskhantering förutspås vilka risker som kan komma att uppstå, sannolikheten för att risken inträffar beräknas och den inträffade riskens konsekvenser bedöms. Riskhanteringen resulterar i en plan för det fortsatta projektarbetet. Om du har koll på eventuella risker så kan du lägga fullt fokus på att driva ditt projekt framåt. Beroende på projekt och bransch kommer risker behandlas olika. Verksamheter som till exempel bank och försäkring styrs av riskmedvetna beslut och av lagar som är kopplade till riskhantering.

Att genomföra själva riskanalysen är bara början, det är åtgärdsplanen för varje konsekvens av en risk som gör skillnad. Viktigt är att följa upp och arbeta löpande med de identifierade riskerna. Det är inte risken i sig som projektet löpande behöver ta ställning till, utan konsekvensen av nämnda risk. Tyvärr är det vanligt att vi slarvar med att ta fram projektets risker. Det är svårt att identifiera risker och kan vara tidskrävande, därför kan det vara lättare att lägga riskarbetet åt sidan än att ta tag i det. Var noggrann med att arbeta med risker och dess konsekvenser genom hela projektet. De flesta förändringar innebär någon form av risk, det viktigaste är att ta kontroll över förändringens risker och fatta riskmedvetna beslut.

Tre steg i riskhantering

Undvik risken – försök i möjligaste mån att undvika risken. Ta en annan väg eller en annan lösning som gör att risken inte längre kvarstår.
Mildra risken – om man inte kan undvika risken försök i alla fall att mildra risken. Vidta åtgärder så att risken minskas och inte får så stora konsekvenser.
Acceptera risken – ibland går det inte att undvika eller mildra risken, då återstår att acceptera risken och att ta fram en bra åtgärdsplan som plockas fram om och när risken inträffar. Skapa en bra plan och följ den.

Sannolikhet och konsekvens

När riskerna är identifierade ska de bedömas efter en skala där sannolikhet och konsekvens bedöms. Riskbedömningsfaktorn tas fram genom att multiplicera sannolikhet och konsekvens. Till faktorn kan checklistor eller generella rekommendationer kopplas. Använd en gemensam bedömningsskala för projekten i verksamheten, på det sättet ser man tydligare mönster och kan lättare hitta lösningar för stora risker. Genom en gemensam bedömning lär vi oss också att hantera risker på ett bra sätt. Projektets kända risker ska identifieras och riskbedömas av deltagarna i projektgruppen, styrgrupp och beställare. Riskbedömningsfaktorn kan användas för att bedöma om ett projekt ska genomföras eller inte.

Sannolikhet

S=1 Mycket ovanligt
S=2 Ovanligt
S=3 Ganska ovanligt
S=4 Vanligt
S=5 Mycket vanligt

Konsekvens

K= 1 Mycket liten
K= 2 Liten
K= 3 Kännbar
K= 4 Allvarligt
K= 5 Mycket allvarligt

Riskbedömningsfaktor

1-3 Försumbar risk
4-6 Relevant risk
8-12 Väsentlig risk
15-25 Hög risk

Ett exempel på en skala för sannolikhet/konsekvens/riskbedömning, tänk på att det finns flera sätt att bedöma konsekvens och sannolikhet.

Interna och externa hot

Notera att det kan finnas både interna och externa hot eller risker. Identifiera genom att fråga dig:

Vem påverkas negativt av kommande förändring – i första led och andra led?
Finns det en risk att någons arbetssituation förändras till det negativa?
Vem tjänar på att projektet misslyckas?
Vem tjänar på att projektledaren eller projektgruppen misslyckas?

Tänk också på att identifiera de som vinner på att projektet lyckas. Alliera dig med de som vinner på att projektet genomförs med ett lyckat resultat. Uppmuntra dem som ställer upp. Du kommer att behöva deras hjälp och stöd under projektet.

Tänk på att...

Att minimera risker i projektet kan handla om att knyta resurser till projektet och att skapa förutsättningar.

Projektgruppens sammansättning är viktig, men att projektgruppen fungerar tillsammans är ännu viktigare. Ett väl fungerande team har möjligheten att prestera i princip vad som helst. En väl sammansatt projektgrupp minskar risker inom projektet.
I rollen som projektledare är det viktigt att lära känna gruppen, dess svagheter och styrkor. Om det är ett större projekt med lång tidsrymd, kan någon form av teambuilding vara en god idé. I mindre projekt kan det räcka att genomföra en workshop kring projektet och dess kommande aktiviteter. I alla projekt är det viktigt att redan från början sätta ramen för hur projektet ska drivas, vilken stämning det ska vara i projektrummet, hur kommunikation ska ske och att se till att projektgruppen känner till de gemensamma målen.
Ge projektgruppen tid och rum. Det är viktigt att projektgruppen känner att de får tid att utföra sitt projektgruppsarbete. Att exempelvis avsätta tid i sin kalender är en förutsättning för att lyckas. Projektmedlemmarna behöver känna skillnad på att arbeta i det vanliga linjearbetet och att arbeta i projektgruppen. Se till att projektgruppen har ett arbetsrum (digitalt eller fysiskt) där man kan mötas, samlas och arbeta! Många projektdeltagare kommer att arbeta i flera projekt parallellt, se till att säkra projektdeltagarnas tid i just ditt projekt. Som projektledare kommer jag alltid att prioritera mitt projekt före allt annat arbete. För som projektledare finns det bara ett mål – och det är att leverera inom utsatt tid och budget.
Identifiera tidstjuvarna i projektet, ju tidigare desto bättre. Se till att ha en plan för tidstjuvarna. Detta bör ingå i arbetet med att identifiera risker. Identifiera de i projektet som inte vill dig eller projektet väl. Det kan ju låta som en lite udda sak att göra. Men, man bör utgå från att det kan finnas någon som inte vill att projektet ska genomföras. Utgå också från att det finns någon som inte vill att just du som projektledare leder projektet. Ju fler händelser du kan förutse i rollen som projektledare, desto lättare kommer det att bli när du står inför händelsen. Givetvis håller du listan över de identifierade personerna för dig själv.

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 8

STYRGRUPPEN

Den viktiga styrgruppen

Projektledaren har ansvaret för att projektet löper som planerat och att projektmålen genomförs så att de önskade effekterna nås. Men projektledaren behöver både en fungerande projektgrupp och styrgrupp för att lyckas. Styrgruppen är projektledarens stöd. Tre viktiga delar i styrgruppsarbetet är beslutspunkter, stöd för projektledaren och information till styrgruppen.

Först och främst: vad är en styrgrupp? Enkelt uttryckt är det en beslutsgrupp som:

säkerställer projektets framgång
har full insyn i projektet
har god kunskap om den aktuella verksamheten
ger stöd till projektledaren

Sätt samman rätt styrgrupp - Med rätt personer i styrgruppen vinner projektet!

I rollen som projektledare är det av yttersta vikt med en fungerande styrgrupp. Det är projektledarens ansvar att se till att styrgruppen är rätt sammansatt. Vid uppstart av ett projekt finns redan ofta en utsedd styrgrupp som är tilltänkt för uppdraget. Projektledarens första uppgift blir då att säkra att styrgruppens utsedda medlemmar har tid för uppdraget.

Projektledaren informerar styrgruppen om vilka förväntningar som finns kopplade till styrgruppsuppdraget! Se till att styrgruppen inte enbart är en pappersprodukt. Styrgruppen behöver avsätta tid och vara helt insatt i sitt åtagande. Styrgruppen består av personer som har god kunskap om den aktuella verksamheten. Med god kunskap i projektet och med personer som har beslutanderätt har projektet goda förutsättningar att nå resultat. Tänk på att styrgruppen är en sammansatt grupp som behöver fungera tillsammans. Under projektet kan styrgruppens sammansättning ändras, beroende på i vilken fas projektet är. Styrgruppens roll och mandat behöver klarläggas inom projektet, det innebär att de som sitter med i styrgruppen ska ha en tydlig roll och tydligt mandat att fatta beslut. Det här är projektledarens viktiga grupp för styrning och för beslut. Besluten tar projektet framåt och det är viktigt att styrgruppen fungerar väl som helhet. Man behöver inte tycka lika, men när man går ur styrgruppsmötet behöver man stå enad i de beslut som fattats. Se till att din styrgrupp har full insyn i projektet – och att den har befogenheter att fatta de beslut som tar projektet framåt.

Kommunicera med styrgruppen

Var alltid noga med att ge löpande information till styrgruppens medlemmar. Kommunicera om hinder och eventuella problem så snart som möjligt. Projektledaren har ansvar att driva projektet, men också för att informera styrgruppen och andra intressenter om hinder som kan påverka resultatet. Styrgruppen måste kunna fatta beslut i god tid, med rätt förutsättningar. Jag skriver statusrapport till styrgruppen – det vill säga en kort, sammanfattande rapport som beskriver hur projektet fortlöper och som informerar om vilka beslut som behöver tas för att projektet ska kunna gå vidare. Beslutspunkterna ska vara tydliga och all information måste komma med för att styrgruppen ska kunna fatta korrekta beslut – det ligger under projektledarens ansvar!

Arbete i styrgruppen - effektiva möten

De personer som sitter med i din styrgrupp har oftast mycket att göra. Kanske är de med i flera styrgrupper. Se därför till att alltid planera styrgruppsmötena väl. Håll mötena korta med tydlig agenda och med tydliga beslutspunkter. Ge endast relevant information till styrgruppen. Sammanfatta projektets aktiviteter och händelser, men utelämna detaljer och ovidkommande delar.

Rapportens innehåll

En till två dagar innan styrgruppsmötet bör projektledaren skicka en statusrapport till styrgruppen. Den rapporten bör innehålla:

Prognos och nuläge - Kort sammanfattning av projektets aktiviteter. Beskriv framsteg och lyft fram problem. Till varje problem bör det också finnas förslag till lösningar som styrgruppen kan besluta om eller som projektgruppen kan arbeta fram.
Visuell bild över status – Markera till exempel grönt/gult/rött för status i de viktigaste områdena som tid/ kostnad/resultat.
Progress till nästa styrgruppsmöte – Redogör tydligt för vad som kommer ske till nästa styrgruppsmöte, så att styrgruppen får rätt förväntningar och kan följa upp och förbereda sig.
Beslutspunkter – Ange vilka beslutspunkter som finns – gärna som frågor till styrgruppen. Använd en enkel och tydlig frågeställning. I avsnittet prognos och nuläge ska problemet presenteras med förslag på lösning.
Styrgruppsplanering – Se till att ha tydlighet i projektets styrgruppsplanering. Visa en sammanställning av mötesplanering, med datum, tid och plats, samt förväntat innehåll på respektive möte. Uppdatera mötesplaneringen löpande i projektet och synkronisera mötenas innehåll med milstolpar i aktivitetsplanen.

Sköt kommunikationen noggrant

Var aktiv och tydlig i kommunikationen med dina styrgrupps-medlemmar. Kontakta dem mellan styrgruppsmöten och håll dem kontinuerligt underrättade. Inför viktiga beslut var noga med att informera styrgruppsmedlemmarna om allt som finns att veta, orsaker till problemen och tänkbara lösningar. Inför viktiga beslut ta kontakt med styrgruppen via telefon eller via ett fysiskt möte, aldrig enbart i skrift. Håll informationen tydlig och rak. Koncentrera dig på problemställningen och att få ett svar som gör att ni kan komma framåt i projektet.

Ta hjälp av din styrgrupp

Ta hjälp innan det är försent, så att det fortfarande finns möjlighet att lösa problemsituationer. Om budgeten ser ut att överskridas – informera om det innan det händer och ange orsak. Vid förändring av tid- och budgetresultat ange alltid:

Orsak/anledning till förändring (varför?)
Omfattning av förändring (till exempel fler timmar)
Konsekvenser (vad innebär förändringen?)

Håll kontrollen

Som projektledare ska du alltid förmedla kontroll och trygghet. Allt behöver inte gå smärtfritt eller helt enligt plan, men har du som projektledare förmåga att styra projektet och hantera händelserna i projektet har du också nyckeln till ett lyckat projekt.

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 7

PROJEKTGRUPPEN

Resultatet beror på projektgruppen

Hur projektledaren arbetar med projektgruppen är helt avgörande för projektets slutresultat. Projektgruppen är en tillfälligt sammansatt grupp, som under en intensiv och ofta avgränsad period ska genomföra ett uppdrag. Antingen kan gruppen vara sammansatt för att de ska utveckla eller skapa något nytt som inte finns idag, eller så ska gruppen utföra ett uppdrag där tiden är avgörande. Oavsett vilket är projektgruppen sammansatt för att genomföra uppdraget inom en viss budget och inom en viss tid. Uppdraget är alltid separerat från verksamhetens ordinarie arbete.

Tre grundläggande faktorer påverkar hur bra gruppen lyckas genomföra sitt uppdrag:

• Gruppens sammansättning

• Kompetensen

• Ledarskapet - det gäller att styra utan att detaljstyra

Arbetsro hela vägen

Projektledarens roll är central, vars viktiga uppgift är att skapa arbetsro i projektet. Projektledaren behöver bryta ned beställarens beställning till en klok och tydlig aktivitetsplanering. När projektgruppens kunskap är identifierad kan arbetet med att ta fram aktiviteter starta och projektets mål genomföras.

Se till att skapa arbetsro i projektgruppen med enkla knep:

1. Håll siktet inställt på slutmålet. Se till att din projektgrupp vet varför projektet ska genomföras.

2. Se till att avgränsningar hålls och var mycket noga med att scoopet är fast. Att hålla i scoopet kan vara lättare sagt än gjort. Om projektets innehåll förändras kommer troligen tidplan och budget också att förändras. Lägger man till mer utveckling kommer det troligen att kosta mer och ta längre tid.

3. Kommunicera med hela projektgruppen. Informera om det som är relevant för projektet, informera om styrgruppens beslut och om de strategiska målen. Se till att alla i projektgruppen kommer till tals.

4. Tydlighet i aktiviteter och deadlines. Skapa en enkel aktivitetsplan, där det tydligt framgår när respektive projektmedlem behöver leverera sin del. Det är viktigt att projektgruppen ser helhetsmålet framför sig, och att alla förstår.

Projektgrupp – sammansättning

Projektgruppens sammansättning är viktig. Att projektgruppen fungerar tillsammans är ännu viktigare. Ett väl fungerande team har möjligheten att prestera i princip vad som helst. I rollen som projektledare är det viktigt att lära känna gruppen, dess svagheter och styrkor. Om det är ett större projekt med lång tidsrymd, kan någon form av teambuilding vara en god idé. I mindre projekt kan det räcka att genomföra en workshop kring projektet och dess kommande aktiviteter. I alla projekt är det viktigt att redan från början sätta ramen för hur projektet ska drivas, vilken stämning det ska vara i projektrummet, hur kommunikation ska ske och att se till att projektgruppen känner till de gemensamma målen.

Ge projektgruppen tid och rum

Det är viktigt att projektgruppen känner att de får tid att utföra sitt projektgruppsarbete. Att exempelvis avsätta tid i sin kalender är en förutsättning för att lyckas. Projektmedlemmarna behöver känna skillnad på att arbeta i det vanliga linjearbetet och att arbeta i projektgruppen. Se till att projektgruppen har ett arbetsrum (virtuellt eller fysiskt) där man kan mötas, samlas och arbeta! Många projektdeltagare kommer att arbeta i flera projekt parallellt, se till att säkra projektdeltagarnas tid i just ditt projekt. Som projektledare kommer jag alltid att prioritera mitt projekt före allt annat arbete. För som projektledare finns det bara ett mål – och det är att leverera enligt projektmål.

Jaga bort tidstjuvarna

Identifiera tidstjuvarna i projektet. Ju tidigare, desto bättre. Se till att ha en plan för tidstjuvarna. Detta bör alltid ingå i arbetet med riskanalys. Identifiera de i projektet som inte vill dig eller projektet väl. Det kan ju låta som en lite udda sak att göra. Men, man kan alltid utgå från att det kan finnas någon som inte vill att projektet ska genomföras. Utgå också från att det finns någon som inte vill att just du leder projektet. Ju fler händelser du kan förutse i rollen som projektledare, desto lättare kommer det att bli när du står inför händelsen. Givetvis håller du listan över de identifierade personerna för dig själv – och visar aldrig den för någon.

Interna och externa hot

Notera att det kan finnas både interna och externa hot. Identifiera genom att fråga dig:

• Vem påverkas negativt av kommande förändring – i första led och andra led?

• Finns det en risk att någons arbetssituation förändras till det negativa?

• Vem tjänar på att projektet/projektledaren misslyckas?

Projektgrupp – prioriterad tid

Hur får jag som projektledare mina projektmedarbetare att prioritera mitt projekt? Flera projektledarkollegor jag pratat med ser det som ett problem att projektets utsedda resurser inte prioriteras, eller att själva projektgruppen inte prioriterar projektet. För att en projektgrupp ska lyckas är det extremt viktigt att ha en närvarande projektledare, en projektledare som ger stöttning när det behövs och att kommunikationen fungerar inom gruppen. Som projektledare måste jag kunna läsa av situationer och ha en förmåga att bidra med hjälp även i de situationer där projektmedlemmen inte bett om hjälp. Det är lite som att förutse faran och hindra att ditt barn kommer ramla och slå sig innan det sker. En nyfiken och frågvis projektledare är en bra projektledare med goda förutsättningar att lyckas. Det är viktigt med en tydlig ledning och prioritering av projektet på företaget. I många fall behöver projektmedlemmar utföra projektarbete parallellt med sitt ordinarie linjearbete, vilket kan försvåra projektet. Projektledaren måste se till att projektmedlemmar får tid till sitt arbete. För att nå dit måste projektledaren vara noga med sitt planeringsarbete. Som projektledaren behöver jag också ha en god relation och ett väl fungerande samarbete med personalansvariga chefer.

God planering innebär alltid inga eller få överraskningar!

Projektledare - Styr men detaljstyr inte

Tänk på att styra projektet framåt utan att detaljstyra! Du måste vara tillgänglig för din projektgrupp, svara i telefon, svara på e-post och vara hjälpsam. Genom att avlasta projektgruppen från ovidkommande detaljer så kommer ni att kunna nå resultat.

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 6

PROJEKTLEDARENS ANSVAR

Det är ett stort ansvar att vara projektledare. För att kunna ta ett stort ansvar innebär det också att man behöver ha rätt förutsättningar för att kunna lyckas med uppgiften. Jag som projektledare behöver själv se till att jag har rätt förutsättningar för att kunna driva projektet hela vägen från start till mål. Det viktigaste som projektledare är att säkerställa att projektet når dess uppsatta mål, dvs ser till att leverera överenskomna resultat vid överenskommen tidpunkt och till överenskommen kostnad.

Ingår alltid i projektledarrollen:

• Sammanfatta projektets mål, avgränsningar och beroenden i ett projektkontrakt. Projektkontraktet beskriver projektets mål och syfte, ramar och avgränsningar, beskriver alltså det som projektledare och beställare kommer överens om som gäller för just detta projekt. I projektkontraktet behöver det också framgå vilka befogenheter som projektledaren har.

• Planera och följa upp projektets progress och rapportera status kontinuerligt till styrgrupp och projektbeställare. Ha god kontroll över ekonomi och budget, ligg alltid ett steg före.

• Arbeta aktivt med projektgruppen, stötta där det behövs, men framförallt bana väg och skapa förutsättningar i så stor utsträckning som det behövs.

• Håll koll på tidplan, följ noggrant upp nedlagd tid och projektets aktiviteter.

• Leverera underlag för beslut till styrgrupp och beställare.

• Organisera och bemanna projektet – ofta görs detta i samråd med projektbeställaren. Var noga med att projektdeltagarna har nödvändiga kompetens, information och stöd som krävs för att kunna delta i projektet.

• Upprätta underlag för projektavslut. Kort och gott – projektledaren planerar och strukturerar, följer upp och skapar förutsättningar för projektgruppen, allt för att leverera enligt överenskomna mål.

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 5

PROJEKTLEDNING - LEDARSKAPET

Ledning och struktur krävs överallt och det är med kompetens och erfarenhet som vi lyckas. Det finns ingen utbildning eller kurs som är slöseri, inga råd från erfarna medmänniskor som är i onödan – snarare tvärtom. De råd och erfarenheter vi möts av dagligen är ovärderliga. Var lyhörd och lämna inget åt slumpen i ditt projektledarskap. Tänk igenom alla möjliga tänkbara och otänkbara scenarier som kan komma att inträffa under projektets gång. Arbetet ska vara väl planerat och det ska finns en tydlig tanke med aktiviteterna i planen. Det bör finnas riskanalys och konsekvensanalys som är väl förankrad och alla i projektgruppen ska känna till mål, förutsättningar och plan.

3 tips:

• Ge råd och ta emot råd, genom att andra lyckas kommer även du att lyckas.

• Sätta dig in i situationer från andras perspektiv, det kommer att gynna dig när du hanterar projektgruppen, styrgruppen, ledningsgruppen eller kollegorna vid kaffemaskinen.

• Visa ödmjukhet, det finns alltid nya saker att lära sig och det finns sällan ett sätt att lösa en situation på, ditt sätt är kanske inte det bästa – lyssna in och du kanske lär dig något nytt

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektskolan - del 4

PROJEKTLEDNING - SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR

Projektledarens roll innebär definitivt att skapa förutsättningar för projektgruppen att lyckas med sitt uppdrag. Som projektledare är det viktigt att ha förmågan att driva och leda mot uppsatta mål. Projektledaren behöver se till att saker händer och att utmaningar tas om hand längs vägen. Om arbetet flyter på lite ”för bra” kan man ibland bli orolig för att projektet missar något.

Konsten att tänka nytt - Forskning säger att vi tänker 60 000-90 000 tankar per dag, men att 95 procent av våra tankar är samma som vi tänkte dagen innan. Konsekvensen blir att våra tankar blir till känslor och värderingar. Vi tar undermedvetna beslut och det är praktiskt eftersom det är effektivt. Ett exempel kan vara när vi går till affären för att handla mjölk och oftast köper den sortens mjölk som vi brukar. Det skulle ta väldigt lång tid att handla om vi tog medvetna beslut hela tiden. Ett gott ledarskap bygger på känslor och på värderingar, men för att utveckla något nytt och nå resultat är det viktigt att tänka nytt! I rollen som ledare är det nyttigt att vara medveten om att våra tankar och beslut är kopplade till värderingar.

Projektledning med fokus på effekter

Projektledaren driver ett eller flera uppdrag i form av projekt. Projekten har tydliga mål och en given tidplan. Som projektledare behöver du förhålla dig till mål för att förstå arbetsinsats och tid för att förstå när arbetet är klart. För att kunna sätta projektmål behöver vi se och förstå de önskade effekter som skall nås i och med projektets genomförande. Effektmål bedömer värdet på projektarbetet och beskriver en mätbar förbättring. Med tydlighet i effektmålen kan projektet sätta upp projektmål – för att sedan uppnå de önskade effekterna. Inget projekt utan fokus på effekter.

Projektgrupp som gemensamt presterar - Vi besitter alla någon form av supertalang. Viktigast är att identifiera sin egen och sedan förvalta den väl. Som projektledare bör du förutom dina ledaregenskaper och sinne för att driva arbete framåt även kunna plocka fram andras talanger. En projektgrupp som presterar genom att alla i gruppen gör det de är bäst på kommer ha goda utsikter att lyckas.

Till slut…

• Projektledaren behöver inte ensam ha lösning på allt men bör ha förmåga att ta fram lösningar med hjälp av sin projektgrupp.

• Projektledaren bör kunna se saker innan de händer – för att undvika fallgropar.

• Projektledaren arbetar inte i projekt på egen hand men ska ha förmågan att driva projektet mot förutbestämda mål och visioner.

TÄNK PÅ ATT:

Som projektledare eller annan typ av ledare är du aldrig ensam i ditt arbete. Alla de duktiga, kompetenta och drivna medarbetare som vi har och har haft äran att ha arbetat tillsammans med inom projekten betyder allt för resultaten. Rollen som projektledare är att skapa förutsättningar genom att rensa och bana väg, samt att avgränsa och begränsa uppdraget så att det finns arbetsro.

Som projektledare står jag mellan styrgrupp samt beställare och verksamhet och projektgrupp. Att vara flexibel och ödmjuk är en förutsättning, att ha rätt kompetens och utbildning är grundläggande. Sedan är det hårt arbete som krävs.

Text: Johanna Lycken

by pia.lundgren@projektforum.se