Få koll på värdeflödet!
Många känner säkert till Värdeflödesanalys eller VSM (Value Stream Mapping). Metoden är mycket användbar om man vill få en process att bli mer effektiv, korta ledtider och minska kostnader. Framför allt får man en helhetsbild av var tidstjuvarna finns.
TEXT ANDREAS LINDBERG
Värdeflödesanalys har sitt ursprung i en av fem principer i Lean, vilket i sin tur uppstod på Toyota. Leans popularitet har under de senaste decennierna ökat markant inom både företag och offentlig förvaltning. Syftet är att man skall effektivisera arbetsflödet, skala bort onödigt svinn och bli mer effektiv. Viktigt är dock undertonen att man uppnår det genom att ”jobba smartare, inte hårdare”
Många branscher över hela världen, inte bara biltillverkare, har tagit efter de idéerna och rönt stor framgång. Värdeflödesanalys kan genomföras oavsett om du arbetar agilt eller i en vattenfallsmetod. Och det oberoende av storlek på företaget eller avdelningen, eller vad processen innehåller. Det är med andra ord ett mångsidigt och enkelt verktyg att testa. Canea arbetar både som konsulter och med utbildning i Värdeflödesanalys.
– Värdeflödesanalys är ett av de mest kraftfulla verktygen inom Lean, säger Mikael Göthager som är Senior Management konsult på Canea. Analysen kan göras i alla typer av processer eller flöden, oavsett om man producerar produkter, tjänster eller en service. Det går även att använda analysen i olika delar av en verksamhet som till exempel orderflödet, rekryteringsflödet, inköpsflödet, administrativa rutiner etc.
Man börjar med att välja ett flöde, samla in information, gör initiala mätningar etc. Därefter samlar man representanter från alla delar som medverkar i det flöde man vill förbättra för att gå igenom processen och hitta lösningar. Det är en aktivitet som kan ta två dagar. Metoden är mycket visuell. Arbetet sker vanligtvis med papper och penna, på en whiteboard med post-itlappar. Som en Kanban-tavla. Första steget är en nulägesanalys. Där ritar man upp hela processen eller flödet med de olika delarna som ingår. Därefter antecknar man vilken tid varje del i processen tar, samt ledtiderna emellan de olika stegen.
Den totala tillgängliga arbetstiden flödet omfattar, delat med antalet enheter som produceras, kallas för takttid, denna används för att skapa balans i flödet. Det övergripande syftet är dock att minska den totala genomloppstiden genom att ta bort icke värdeskapande aktiviteter.
Värdeskapande aktiviteter
En central del i Värdeflödesanalys är att skilja värdeskapande aktiviteter från icke värdeskapande aktiviteter. Förädlingen av en produkt är värdeskapande aktiviteter, tid för exempelvis frakt, lagring eller väntetid är icke värdeskapande aktiviteter. Vissa icke värdeskapande aktiviteter är nödvändiga, till exempel frakter, men de tillför inget direkt värde. De icke värdeskapande aktiviteterna som kan elimineras är det man letar efter. Alla stopp som innebär väntetid är slöseri. – Det är ganska enkelt egentligen.
Gör något värdeskapande med tiden, säger Mikael Göthager. De värdeskapande delarna utgör ofta bara en liten del av helheten. Det kan i extremfallen handla om 12 timmar av 100 dagar (ett rekryteringsprojekt), men normalt ligger det på några procent. Sällan över fem–sex procent. I vissa processer kan man ta bort onödiga moment, som gör att man sparar in dagar eller veckor. Sedan görs analysen, som ska leda fram till framtidsbilden, eller kartan. Det önskade läget.
Det bästa är om analysen görs tillsammans av alla som är inblandade i flödet. Det första man ska fråga sig när man gör analysen är ”Vad är kundens behov?”, och då både uttalade behov och outtalade behov. Detta påverkar hur man ska se på flödet när man gör nulägesanalysen och framtidskartan. När nuläget kartläggs görs det genom att gå ut i verksamheten och se med egna ögon, samtidigt som fakta samlas in genom mätningar och intervjuer. Vid utformning av önskat läge behövs ofta inspiration utifrån, vilket en konsult kan bidra med.
Börja baklänges
Tricket är att kartlägga baklänges. Börja mötet med: Nu är vår produkt klar. Hur blev den det? Vad hände precis innan den blev klar och vem hade den då? Tricket med att rita flödet baklänges är att vi har lättare att hålla oss till det som verkligen behövs, det som faktiskt adderar värde. Det blir svårare att lägga till en massa onödiga aktiviteter som inte adderar värde till produkten. När kartan är klar kan man lätt se var flaskhalsarna finns.
Baserat på det önskade läget tar man sedan fram aktivitetsplaner och förbättringsåtgärder för att nå det önskade resultatet. Denna handlingsplan är slutmålet, om den inte efterföljs kommer inga förändringar att ske. Så det egentliga arbetet börjar när förbättringarna genomförs. Förändringarna som därefter ska ske kan vara både stora och små. Att bygga om en del av fabriken tar så klart tid. Att ändra rutiner och korta ställtider kan vara enklare att genomföra. Förändringarna bör kunna genomföras inom sex månader till ett år. Ofta finns tidstjuvarna vid varje överlämning. Där uppstår väntetider. Kan överlämningarna, det vill säga de olika stegen minskas finns ofta mycket att vinna. När metoden är implementerad arbetar många företag med att göra en värdeflödesanalys årligen.
8 slöserier
- Överproduktion
- Väntetid
- Lager
- Transporter
- Rörelse
- Omarbete
- Överarbete
- Outnyttjad kreativitet
Nätverksledare sökes!
Är du intresserad av att driva ett nätverk? Det kan vara antingen ämnesspecifikt eller regionalt, om något du vet mycket om och vill dela med dig av eller kanske om något du vill lära dig mer om och är intresserad av att höra om hur andra gör.
Hör av dig till oss på info@projektforum.se.
Ledarskap: Släpp superhjälterollen!
Ny undersökning: släpp superhjältesyndromet och glöm allt du lärt dig om ledarskap. För att lyckas som ledare i framtiden måste du tänka om helt. I ett post-covidsamhälle, med hybrida arbetsplatser och en accelererande digital utveckling, krävs en ny typ av ledarskapskultur. Framtidens ledare behöver vara mindre superhjältar och mer inkännande. Det visar en undersökning från BTS som har intervjuat många av världens mest seniora ledare och HR-chefer.
Framtidens ledare sluta vara ”superhjältar” som visar styrka i alla lägen och envist håller fast vid sin expertis, och i stället visa sårbarhet, nyfikenhet och ödmjukhet för att främja involvering och tillit. Coronapandemin har ritat om ledarlandskapet i grunden och de ledare som vill lyckas i framtiden måste utmana gamla sanningar och våga ompröva sitt ledarskap
- Tvärtemot den traditionella synen på ledarskap vill många organisationer nu se ledare som visar medkänsla och sårbarhet. Som vågar experimentera och prova olika lösningar för att komma framåt. Vi kommer att behöva vänja oss vid en framtid med ständigt nya utmaningar och vara bekväma i att leda i fortsatt osäkerhet. Pandemin har visat att när målet är tydligt så finns förmågan att ändra kurs snabbt, säger Anna Sandberg, chef för BTS i Norden
I rapporten slår BTS fast att de ledare som lyckades bäst under coronapandemin var de som stöttade och engagerade sig i sina medarbetare utifrån individuella omständigheter. De ledare som nu tror att allt ska gå tillbaka till det normala så snabbt som möjligt kommer möta stora utmaningar, då vi snarare går in i ett ännu mer komplext landskap med en ständigt ökande förändringstakt
- På ett och ett halvt år har vi gått från det traditionella kontoret till distansarbete. Den redan snabba digitala utvecklingen som accelererade under pandemin har pekat på behovet av ett nytt ledarskap men också på en ny arbetsplats och marknad. Arbetstagare har vant sig vid hemmaarbete och en mer flexibel vardag. Men medarbetarnas förväntningar är höga och framförallt mer varierade än någonsin tidigare. Företagens ledarskap och inställning till hybridarbete kommer utgöra en allt viktigare konkurrensfördel på talangmarknaden och många kommer att byta arbetsplats om förväntningarna inte uppfylls. Det är viktiga insikter att ta fasta på framåt, säger Anna Sandberg.
Fem utmärkande faktorer för framgångsrika ledare - under coronapandemin och framåt:
- Har ett mindre ego: inser kraften i att inte veta och kunna allt själv - visar sårbarhet, nyfikenhet och ödmjukhet.
- Är mer personlig: vågar prata om personliga och känslomässiga frågor, är öppna och visar medkänsla.
- Visar riktning: har en tydlig riktning men inser att förändring är konstant och att snabbhet i många fall är viktigare än att hålla fast vid beprövade processer.
- Experimenterar: när framtiden är osäker, jobbar med flera möjliga framtidsscenarier, uppmuntrar till att experimentera med olika lösningar och drar lärdom av dessa.
- Står för någonting: Förstår vikten av att inspirera organisationen kring ett högre syfte. Förespråkar ekologisk och social hållbarhet.
Om rapporten The uncommon sense of “MESSY” leadership (2020):
År 2020 intervjuade BTS mer än 40 av världens mest seniora ledare, ansvariga för ledarskap, organisations- och personalfrågor. Främst intervjuades CLO:s och CTO:s som en del av BTS senaste forskningsprojekt för att utforska framtidens ledarskap. Målet med dessa intervjuer var att förstå hur covid-19-krisen har förändrat vad företag behöver från sina ledare. Informationen förstärktes med data som samlats in från ytterligare 40 företag som deltog i fokusgrupper.
Ladda ner rapporten i sin helhet här>
Om BTS Group AB (publ): BTS är ett tjänsteföretag med drygt 900 medarbetare vid 33 kontor i sex världsdelar, grundat och med huvudsäte i Stockholm.
Från arbetsplats till mötesplats
I snart ett och ett halvt år har många svenskar jobbat hemifrån istället för på kontoret, något som har förändrat livet för många. Lägenhet i stan har bytts mot hus på landet, träningen sker på lunchen, och dessutom finns den lilla Corona-hunden att gå promenader med. Mitt i pandemin med alla dess tragedier har många konstigt nog fått en ökad livskvalitet som konsekvens av hemarbetet, samtidigt som nya arbetssätt och rutiner har skapats.
Restriktionerna släpper och nu säger Folkhälsomyndigheten att vi inte behöver jobba hemma längre. Problemet är bara att många anställda vill göra just det. Så hur gör man som arbetsgivare för att hitta det nya normala arbetslivet, där arbetsplatsen tar formen av mötesplats?
- Jag upplever att många är väldigt förväntansfulla och verkligen vill mötas igen, men samtidigt är man inte beredd att ge upp flexibiliteten som hemarbetet har gett, säger Linda Olsson, HR Business Partner Sverige på Simployer.
Dessutom är det många medarbetare som under pandemin har upplevt att de har blivit mer effektiva. Att de äntligen har kunnat få något gjort när de har fått sitta helt ensamma utan någon som stör.
- Även om jag och många med mig längtar efter energin som det personliga mötet ger ska man inte glömma bort att det är många personalgrupper som faktiskt inte alls vill komma tillbaka till kontoret, och om man då tvingar dem riskerar man att förlora deras engagemang, något som är en värdefull tillgång för företaget, säger Adam Grünerwald, Head of professional services and customer success på Simployer.
Så hur ska man som arbetsgivare hantera den här nya situationen? Fortsätta tillåta hemarbete på fria villkor, eller kräva närvaro på kontoret precis som tidigare?
- Nej, precis som förut kommer det nog aldrig att bli igen, men det finns inte heller någon ny lösning som passar alla, säger Linda Olsson.
Istället menar hon och Adam Grünerwald att det viktigaste HR kan göra nu är att fokusera på analys. Att ställa sig frågor om vad vi är för slags bolag, vad som har fungerat bra under pandemin, vad som har fungerat mindre bra, och hur medarbetarna egentligen vill ha det?
- Det HR och ledning måste göra nu är att kartlägga behoven, både företagets och medarbetarnas, och i den dialogen måste alla få en möjlighet att delta, säger Adam Grünerwald.
- Sen kan det i längden visa sig att full flexibilitet påverkar resultatet negativt och då kan man behöva peka med hela handen, men jag är övertygad om att det är ett bättre första steg att testa nya vägar tillsammans.
På Simployer har man själva tagit nya steg för att hitta det nya normala efter pandemin, bland annat har man gjort om kontorets utformning. Idag finns det inte tillräckligt många arbetsplatser på kontoret för att alla anställda ska kunna vara där och docka in sin dator samtidigt, men det är inte heller meningen. Istället har kontoret gått från att vara främst arbetsplats till att bli främst en mötesplats, där ett helt våningsplan har anpassats för olika former av interna och externa möten.
- Arbetsplatsen blir inte en plats där en chef kontrollerar vad du gör, utan snarare en plats där man får och bidrar med sin energi i mötet med andra människor, säger Linda Olsson.
Och att den här formen av hybridarbete är en stor konkurrensfördel är båda helt övertygade om.
- Vi ser redan runtomkring oss att arbetsgivare som kräver hundra procents närvaro på kontoret får problem med att några av de anställda har sagt upp sig, påpekar Adam Grünerwald.
- Men om man istället skapar ett kontor där medarbetarna känner att det finns möjlighet till flexibilitet, en bra kultur med tydligt uppsatta mål och en dialog om vilket arbete som passar var, då kan man få en riktig wow-effekt.
Text: Karin Aase, Källa Mynewsdesk