Multitasking - konsten att sabba mycket samtidigt
Försöker du göra kvittoredovisningen samtidigt som du håller ett öga på mailen i väntan på det där svaret som du väntar på för att göra klart rapporten som måste vara klar inom kort samtidigt som du lyssnar till en dialog lite längre bort i kontorslandskapet om ett problem i ett annat projekt? Eller äter du lunchen vid skrivbordet samtidigt som du ska skriva klart protokollet från mötet igår? Hur ofta kommer du på dig med att försöka göra flera saker samtidigt? Och kanske känner dig lite misslyckad över att inte lyckas?
Boktips till semestern för att starta hösten med nya vanor: Psykologen Johan Bergstad har skrivit boken Hjärnfokus – Så blir du lugn, kreativ och fokuserad. I boken skriver han: Multitasking är konsten att sabba mycket samtidigt. Intresset för fokusträning – mindfulness har ökat enormt de senaste 10 åren, sannolikt för att behovet har ökat skriver Johan. I boken nämner han flera företag som valt att tänka om tex IKEA där de anställda i Älmhult fått möjlighet att fokusträna 10 minuter per dag och efter åtta veckor rapporterar de själva att stressnivåer sjunkit och fokus har ökat.
I Johans bok finns fler övningar som riktar fokus mot andningen och kroppen. Genom att fokusera på andningen lugnas hjärnans tankeverksamhet och vi kan se saker klarare. Hjärnan är som vilken muskel som helst den blir bättre på det den tränar. Att öva fokus gör det lättare att fokusera. Boken är uppdelad på olika problemområden och varje del innehåller fokusövningar. Inga redskap behövs, men det finns en app som också heter Hjärnfokus som hjälper den som vill med vissa av övningarna.
Tips för ökat fokus:
- Kolla aldrig mobilen på morgonen - Det ökar risken att du fastnar i småsaker och sedan inte hinner med det du egentligen vill ägna dig åt. Bestäm istället antalet gånger du ska kolla mejl och sociala medier och också hur länge det ska ske.
- Använd minnesregeln SANS- SANS står för Stäng Av Notiserna Snarast! Notiserna i mobilen triggar det inre larmsystemet och kan leda till mer och mer splittring och mindre och mindre energi och fokus.
- Disponera din dag - Gör mer komplexa uppgifter när du har som mest energi på dagen och mindre viktiga saker när fokusnivån är lägre.
- Gör en VÄV-lista i början av dagen - VÄV står för Vad Är Viktigast? Skriv ner tre punkter och håll dig till dem. När vi fångas av något – för det gör vi – kan vi lättare komma tillbaka till det vi vill ägna oss åt om vi har satt detta på pränt.
- Pomodorometoden – sätt en klocka på 25 minuter och jobba med en sak utan avbrott tills klockan ringer. Ta sedan en paus på 3-5 minuter och upprepa sedan 4 pass, därefter tar du en längre paus på 15-30 minuter
- Var närvarande – välj "being-mode" istället för "doing-mode" så ofta du kan. Skynda inte hela tiden, utan vara närvarande i nuet.
- Träna fokus – se på träningen av din hjärna och ditt fokus som vilken träning som helst. Det du tränar mer på blir du bra på.
- Tacksamhet – öva på tacksamhet och välj miljöer och människor som ger tillit och vänlighet.
- Öva på acceptans – se saker som de är.
- Ät hälsosamt och rör på dig.
Sveriges största industriprojekt
Intervju med Årets Projektledare 2019, Ingela Ekebro, Senior Project Advisor på SCA och projekt Helios - utbyggnaden av SCAs massafabrik i Timrå.
TEXT: JAN ÖHMAN, WENELL MANAGEMENT AB
Jan Öhman: Först och främst grattis till en fantastisk bedrift och till priset ”Årets Projektledare 2019”
Ingela Ekebro: Tack så mycket!
Projekt Helios var ju Sveriges största industriprojekt under löptiden, hur tänkte ni när ni förstod storleken?
Ja, hade vi fått bara ett av dessa delprojekt så hade vi sagt ”Oj vilket jättestort projekt – hur ska vi hantera det?”. Nu fick vi nio sådana.
Hur strukturerade ni ett sådant här stort projekt?
Vi insåg ju direkt att vi var tvungna att dela in det – det är alldeles för stort för att köra sammanhållet. Vi delade in projektet i nio olika delprojekt. Tvärs delprojekten hade vi funktioner som stod för • enhetlighet, standard – vi ska ju bygga En fabrik, inte nio dialekter av fabrik • resurssättning av de nio delprojekten • fabriksbalans (energi, kemikalier mm) Den här har funkat – och vi hade faktiskt i stort samma struktur redan i förprojektet. Vi har också fått behålla de flesta som arbetade i förprojektet in i genomförandet vilket varit en stor tillgång och styrka.
Ni valde alltså en ambitiös matrisorganisation – jag tror både du och jag hört ”Matriser är ju det värsta man kan jobba i” men ni klarade det.
Ja, matrisorganisationer kan vara jobbiga – om man inte har definierat vad man vill ha. Vi la ner mycket tid på att förklara vad det var vi förväntade oss. Vi jobbade också mycket med gemensam syn. Vi genomförde – trots vissa protester – en ledarutbildning i förprojektet där vi satte en gemensam syn på ledarskap, dessutom lärde vi känna varandra. Vi satte tidigt spelregler – hur kan vi tillsammans leverera ett bra projekt, hur gör vi varandra starka. Det här följde vi sedan upp under resan.
Ni var ju en stor ledningsgrupp – 22 personer, och många i projektet – hur fick ni information ock kommunikation att fungera?
Mötesstrukturen är ett jätteviktigt ledningsverktyg – det är där man bestämmer hur informationen ska flöda i projektet – hur ska jag få den information jag behöver, och hur ska var och en få den information de behöver.
Berätta!
Varje delprojekt hade givetvis sina ordinarie möten – skyddsronder, projektmöten, montagemöten med mera. En gång i veckan, varje fredag, hade vi ett öppet möte där alla som var intresserade var välkomna. Där sammanfattade varje delprojektledare läget i sitt projekt på sju minuter enligt ABCD: Actions, Benefits, Concerns och ”to Do”. Från början var det väl lite spänt, men efter hand blev det en ganska rolig jargong och det var verkligen nyttigt. Där hörde vi i ledningen vad som var concerns – och där hörde de olika delprojektledarna vad de andra delprojekten hade för utmaningar och tog då direkt kontakt om det berörde det egna delprojektet. Direkt efter ABCD mötet hade vi ett projektledningsmöte där vi enbart tog upp dessa ”concerns” och eventuella gränsöverskridande frågor. Den här mötesstrukturen var otroligt viktig – inte en enda gång under de här tre åren har jag hört någon av delprojektledarna säga ”jag vet inte vad de andra håller på med”. Det var mitt mål med den här mötesstrukturen.
Det måste jag säga är verkligen imponerande, och ni fick också delprojekten att verkligen ta ansvar.
Ja, delprojektledarna hade fullt ansvar. Jag och Håkan Wänglund (projektdirektör och projektchef red:s anm) har inte medverkat i ett enda delprojektmöte – det var ett sätt ett ge delprojektledarna mandat. Det var aldrig någon tvekan om att var delprojektledarna som hade totalt ansvar för sin del – ekonomi, säkerhet, prestanda, tidplan – allt!
Jag vet att du håller säkerhetsfrågorna mycket högt – kanske högst, ni lyckades ju genomföra projektet helt utan allvarliga olyckor – kan du berätta lite om hur ni jobbade med säkerhet i Helios.
Ja, allvarliga olyckor var min värsta mardröm. Vi började redan i förprojektet med att göra benchmark och studera andra stora greenfield projekt för att lära. Inga av de stora projekten vi tittade på var utan dödsolyckor. Vi satte som mål olycksfallsfrekvens på max fem, vilket är detsamma som för hela SCA koncernen. Vid inledningen av projektet genomförde vi utbildningar, ronder, alla entreprenörer genomförde utbildningar för sin personal. Under hela projektet jobbade vi med uppföljning och kultursättande: gå runt, reagera på avvikelser – jätteviktigt. Vi träffade de större leverantörerna månadsvis och diskuterade alltid skyddsfrågor först på de mötena. Vi justerade vårt arbetssätt under projektet, bland annat satte vi mål på antal inrapporterade skyddsrondsnoteringar och riskobservationer per delprojekt och följde det veckovis i ABCD-mötena.
Och vad blev resultatet?
Resultatet av det blev en fallande olycksfrekvens från år ett till år tre trots att vi var fler i projektet de sista två åren. Vi nådde för hela projektet en olycksfrekvens på 7,6 per miljon arbetade timmar och ingen dödsolycka. Det är vi tacksamma för, men inte nöjda. Man kan ju aldrig vara nöjd så länge någon enda person skadar sig på jobbet.
Naturligtvis ska man inte vara nöjd – men ni har verkligen anledning att vara stolta med säkerhetsarbetet. Ett imponerande jobb av alla inblandade och det finns mycket för oss att lära. Om du ska sammanfatta – vilka framgångsfaktorer skulle du vilja lyfta fram?
Det första är att vi genomförde ett omfattande förprojekt där vi verkligen analyserade det kommande projektet från många olika perspektiv: Strategisk koppling, Marknadsanalys, Konkurrenskraft, Produktion och produktkvalitet, Projektbeskrivning, Projektgenomförande – vi hade allt i förprojektrapporten, vilket visat sig otroligt värdefullt då vi måste komma igång fort och hålla oss på banan. Kulturbygget där vi diskuterade förhållningssätt. Att sätta ord på hur vi ska jobba tillsammans blir väldigt starkt. Det blir som man tänker – tänker man att det blir bra, då blir det bra. Vi satsade också brett på ledarutbildning för alla som skulle ingå i projektledningen. Vi fortsatte också med ledarseminarier under hela genomförandet vilket gjorde att vi kunde nyttja lärdomar från ett tidigt delprojekt i delprojekt som låg lite senare i tidplanen. Dessutom bidrog dessa möten till att vi byggde ett starkt lag. Vi genomförde en kickoff där vi bland annat skapade framtida löpsedlar för Sundsvalls tidning – vad skulle det stå i tidningen då den nya fabriken togs i drift?
Använde ni löpsedlarna på något sätt?
Ja, de satte vi upp i projektkontoret och i fikarummet. Där satt de hela projektet så alla såg dem varje dag. Vi hade nämligen ett enda fikarum i vårt kontor med 150 arbetsplatser och tio mötesrum. Utöver formell mötesstruktur var kommunikationen i fikarummet jätteviktig – här fick vi verkligen höra mycket nyttigt och kunde agera snabbt. Dessutom lärde vi känna varandra bättre vilket är värdefullt för samarbetet. Vi satte spelregler tidigt – diskuterade vad innebär, och hur vi skulle vidmakthålla dem. Vi hjälptes åt att påtala om någon avvek från spelreglerna – Ett exempel är mallar för ekonomi. I ett så här stort projekt vill starka personer gärna använda egna mallar, men det funkar inte. Det fick vi påtala många, många gånger innan alla var med på tåget. Vi gjorde också återkommande riskbedömningar där vi kontinuerligt reviderade planer och arbetade med att vidmakthålla och utveckla kulturen. Tidplanen som sattes tidigt, förankrades och kommunicerades kontinuerligt.
Ja, nu har du fört Sveriges största industriprojekt i mål på ett föredömligt sätt. Vad ska du göra nu – vilka utmaningar lockar?
Vi har många spännande nya projekt på gång inom SCA så vi får väl se.
Det ser vi fram mot att följa – tusen tack för pratstunden!
Tack själv!
Juryns Motivering:
Projekt Helios lyckades med målsättningen att etablera världens effektivaste massafabrik. Projektet bestod av nio stora parallella delprojekt, med stort inbördes beroende, och genomfördes samtidigt som SCAs befintliga fabrik var i full drift. -Projektet hade stort fokus på resurshushållning och energieffektivitet och slutfördes enligt plan, utan allvarliga olyckor och med minimala störningar i den befintliga fabrikens produktion. -Ingela har med sitt projektledarskap lyckats föra fram värdet av mycket väl fungerande team där alla förstår sammanhanget, känner tillhörighet och är delaktiga. -Ingela har visat en mycket stark kommunikativ förmåga med stort fokus på kulturbyggande. Hon har kombinerat mjuka aspekter med mer traditionella projektverktyg såsom planering och strukturering i ett mycket stort och komplext projekt.
Om utmärkelsen Årets Projektledare kan du läsa här >
Dags att öka medvetandet om vikten av certifiering
Med en certifierad projektledare ökar möjligheten och sannolikheten för att ett projekt ska bli framgångsrikt och väl skött. En som är bekymrad över att medvetandet om det ändå är relativt låg hos beställande kunder är konsulten och projektledaren Fredrik Berinder. Att ändra på det ser han som en utmaning.
TEXT: KERSTIN ENGLUND
Fredrik Berinder tröttnade på rollen som anställd och är sedan sju år egen företagare med uppdrag som projektledare inom bank och försäkringsbranschen. Det handlar i första hand om regelverksprojekt; hur man hanterar penningtvättsproblematik, solvens och informationsstyrning. Det senaste projektet har varit på Folksam för att säkerställa att företaget har roller, processer och tillräckliga kontroller för att uppfylla lagen om penningtvätt. – I takt med ökande internationell handel och digital hantering ökar också problemen med penningtvätt, säger Fredrik. Det gäller för företagen att stärka sina rutiner för att undvika detta. Det har blivit ett helt annat tryck på bolagen med höjda böter och anmärkningar från Finansinspektionen som följd. Allt enligt EU:s krav. Det har mitt projekt handlat om.
Utvecklas som projektledare
Fredrik fokuserar mycket på att utvecklas som projektledare även om det kanske betyder att han inte kan ta riktigt lika många uppdrag. Det är en lyx som egenföretagare vilket han uppskattar. Sedan juni 2019 är han certifierad enligt IPMA-B och sedan tidigare även för PMI. Ett naturligt steg enligt honom själv. – Det jag säljer till mina kunder är ju helt och hållet min egen kompetens, förklarar han. För mig är det viktigt att investera i min kompetensutveckling och jag är beredd att satsa tid och pengar för att göra det. Certifieringen i sig är ju ingen utbildning, utan mer en validering av redan befintlig kunskap. Den ger ändå viktiga insikter om hur jag skall göra för att förbättra mina verktyg. Beteendekompetens är en del av IPMA-certifieringen och i certifieringsprocessen ingår därför en självutvärdering som en viktig del för att identifiera mina starka och svaga sidor som projektledare. Att certifieringarna är en kvalitetsstämpel är Fredrik helt övertygad om. Men problemet är att beställarna inte alltid uppmärksammar det eller har insikt om vilken skillnad det kan göra för projektet. – Att projektledare och konsulter är certifierade har tyvärr väldigt liten betydelse hos kunderna, säger han. Man går helt och hållet på referenser vid rekryteringen. Det är märkligt att man inte kräver någon form av certifiering. Det ökar ju möjligheten att projektet ska bli framgångsrikt. Vi skulle behöva informera och medvetandegöra de olika certifieringarna ännu mer. Få kunderna att lägga in krav på certifiering i sin specifikation vid valet av projektledare. Det gör stor skillnad på kvaliteten.
Certifiering ett krav
För många roller inom IT-, bygg- och anläggningsbranscherna är certifiering ett krav för att få uppdrag. Fredrik gör även liknelsen att någon ska renovera sitt badrum för ett antal tusen kronor och självklart anlitar en certifierad våtrumselektriker. Men i ett projekt på många miljoner kronor verkar det inte lika självklart med den kvalitetskontrollen! – Vi måste öka mognaden hos våra beställare och visa på skillnaden i ett projekt med en certifierad projektledare som har större möjligheter att bli framgångsrikt, mot ett där man har ”chansat” i rekryteringen. När jag tar in konsulter så är det en viktig parameter för mig att de är certifierade, och det är jag beredd att betala för. I förlängningen kan det motivera prishöjningar när sannolikheten att projekten sköts bra ökar. Efter certifieringen har Fredrik nu utnämnts till assessor, vilket han känner sig hedrad och glad över. – Jag ser det som en möjlighet att bidra till att fler blir certifierade, men också som en möjlighet att hjälpa till att öka medvetandet hos företagen om vad det innebär, säger han. Sedan är det så klart ännu ett steg i min egen utveckling. Jag hoppas att det ska hjälpa mig att kunna ta rollen i ännu mer intressanta och roliga projekt framöver. Det stärker mitt välbefinnan!
Fredrik Berinder, IPMA B-certifierad
Sluta multitaska - Kom igång med Pomodoro
Tekniken uppfanns tidigt 90-tal av utvecklaren, entreprenören och författaren Francesco Cirillo. Han döpte tekniken efter en tomatformad timer som han själv använde för att mäta sitt arbete som universitetsstudent.
Ett av de största misstagen när det handlar om effektivitet och fokus är att multitaska, dvs försöka jobba med flera saker samtidigt och hoppa mellan uppgifter som inte hänger samman med varandra. För varje gång vi blir avbrutna eller byter uppgift kan det ta upp mot 20 minuter innan vi är återfår vårt fokus. Pomodoro betyder tomat på italienska, därav namnet. Metodiken är enkel: När du står inför en stor uppgift eller en rad olika uppgifter som kräver mycket av din hjärna ska du bryta ner dessa i små tidsatta sprintar/intervaller á 25 min och sen skilja dessa åt med hjälp av korta pauser á 5 min. Detta tränar då (enligt Cirillo) din hjärna att fokusera i små korta perioder och gör dig mer effektiv. Det sägs även kunna förbättra din koncentrationsförmåga över tid.
Så här gör du:
- Förberedelse: Välj en uppgift du ska klara av, sätt dig på en plats där du vet att du får arbeta ifred. Stäng av ljudet på mobilen och släck ned program du inte behöver arbeta med (inklusive mailprogram)
- Fokustid: Ställ in din Pomodoro på 25 minuter via en timer (äggklocka, mobil etc) och starta med uppgiften du bestämt dig för. Byt inte uppgift under tiden. (Ha ett papper redo för att skriva ned en idé eller annan uppgift som dyker upp, så att det inte stör dig.) Arbeta med uppgiften fram tills din timer ringer, anteckna sedan var du slutade.
- Ta en kort paus (ca 5 minuter), gör inte något krävande. Ta något att dricka, sträck på dig. Starta ingen aktivitet som du kan fastna i.
- Repetition: Sätt timer på en ny 25 minuters runda. Fortsätt med samma uppgift eller byt till en ny.
Upprepa ovan steg 4 gånger. Därefter ta en längre paus (15-30 minuter). Vid första tanken på processen ovan kan det förefalla lite enkelt. Men många blir överraskade av hur mycket de hinner när de får ägna tid åt en sak i taget istället för byta mellan uppgifter och låta sig bli störda av tex telefon och mail. Testa!
7 drivkrafter som bygger engagemang
I &franklys engagemangs mätning synliggörs vikten av ett bra ledarskap och dess betydelse för övriga faktorer som driver engagemanget.
Drivkrafter:
- Ledarskap – Styrka hos närmaste chef och förtroende för ledningen. Högt engagemang startar i ledarskapet och är en möjliggörare för övriga drivkrafter. Ledarskapet är en nyckelfaktor till att skapa en framgångsrik arbetsmiljö, ett nytt ledarskap är på frammarch som tar ett tydligt kliv mot en vägledande och coachande roll.
- Välmående – Arbetsförhållande som erbjuder en hållbar och hälsosam arbetsmiljö. En person som är tillfreds i vardagen är mer frisk, kreativ, stresstålig och har lättare för att samarbeta. Ledare behöver förstå vilka faktorer som leder till hälsa och ohälsa och bidra till att skapa en psykisk och fysisk arbetsmiljö där alla kan må bra.
- Samarbete – En stark laganda och ett fungerande samarbete. Känsla av att vara en del av och känns sig trygg i en grupp är en grundläggande drivkraft. Att ha en gemensam målbild och tydliggöra vad som ska åstadkommas och vem som ansvarar för vad i samarbetet.
- Bekräftelse – En känsla av att vara uppskattad. I mindre verksamheter kan de ibland vara tydligare vem som utfört ett visst arbete och då får personlig återkoppling. Arbeta fram definitioner och processer för feedback.
- Stolthet – Känslan du har av att vara associerad med organisationen. Stolthet bygger engagemang och skapar större kundnöjdhet. Lyft fram och synliggör framgångshistorier från verksamheten som levereras av olika grupper och individer.
- Utveckling – Uppfyllelse med nuvarande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter. Ständigt lärande är en nyckelfaktor bakom starka team med engagerande medarbetare. Genomför kompetensinventering med jämna mellanrum.
- Riktning – En tro på och förståelse för organisationens mål och värderingar. Världen förändras i ett högt tempo och alla behöver känna sig trygga i att beslut kan kalibreras mot övergripande mål.
I rapporten finns fördjupad analys av drivkrafterna och förslag på actions. Ladda ned rapporten här>
Webbinarier
Webbinarier om IPMA®Certifiering
Undrar du hur du kan skaffa bevis på din kompetens, ha ett försprång på arbetsmarknaden och samtidigt höja din kompetens? - En viktig beståndsdel i IPMA’s certifiering är lärande genom reflektion.
IPMA® certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, personal samt certifieringsprocesser. Webbinarier: Stanna kvar på kontoret eller hemma: Vi arrangerar live webbinarier med information om alla våra olika certifieringar, där vi presenterar processen, kraven, priser mm och det finns tid att ställa frågor.
Boka plats genom att klicka på datum nedan: Inom kort kommer fler datum publiceras under tiden kan du gärna kontakta oss på certifiering@projektforum.se och ställa dina frågor eller be att bli uppringd! Välkommen!
Övriga webbinarier
Vi vill på olika sätt bidra till ökad kunskap, diskussion och bidra till större nätverk genom olika typer av föreläsningar. Se aktuella webbinarier i kalendern. Där står hur du anmäler dig till aktuell föreläsning.
[events_list_grouped mode="monthly" limit="0" AND category="748"]
Inför webinariet får du en Zoom-länk.
Ny kurs IPMA registrerad!
Canea har valt att IPMA Registrera utbildningen Leda komplexa projekt som stödjer IPMA-certifieringar på högre nivåer.
Har du flerårig erfarenhet som projektledare och om du tidigare utbildat dig inom grundläggande projektledning kan denna utbildning vara nästa steg för dig. Kursen ger dig möjligheten att fördjupa dig i använda metoder och verktyg inom området samtidigt som du utvecklar ditt ledarskap. Ett praktikfall kommer att vara en viktig del av inlärningen och är med genom hela utbildningen. Tillsammans med andra deltagare driver du ett komplext projekt utifrån de olika modulerna som innefattas i respektive lärosteg.
Vill du veta mer?
Om CANEA:s utbildning? Klicka här>
Om IPMA Registrerade utbildningar? Klicka här>
Ta kontroll över tiden!
Att tid är det mest jämlika som vi har, kan upplevas som provocerande att höra när man har mycket att stå i och när man känner sig som mest stressad. Men sanningen är att vi har alla lika många timmar på dygnet att förfoga över. Det som vi kan påverka är vad vi gör med den tiden som vi har. Ett sätt att få balans mellan arbetsliv och privatliv, kan vara att ta en närmare titt på vad vi gör med den faktiska tiden.
Tips på vad du kan göra
- Kartlägg hur du spenderar din tid, till exempel med en tidslogg eller med hjälp av någon app. Då får du en mer realistisk bild av vad du spenderar tid på och kan korrigera så att du inte lägger tid på fel saker.
- Hindra dig från att kasta bort din tid på onödigt surfande.
- Minimera dina avbrott från dina verktyg genom att stänga av pushnotiser/aviseringar.
- Minimera avbrott från din omgivning genom tydlighet. Med till exempel hjälp av Skype eller en liten whiteboardtavla, kan du tala om för din omgivning när du är upptagen/ tillgänglig.
- Avväg hur lång tid uppgiften tar att genomföra och planera in när du ska genomföra den. Var hellre tidspessimist när du avsätter tid, så håller du dig med större sannolikhet inom tidsramen!
- Fokusera på en sak i taget!
- Ta en paus när du är klar med en längre uppgift, innan du påbörjar nästa. Använd till exempel kaffesuget som en morot istället för att avbryta dig själv mitt i pågående arbete. ”När jag är klar med uppgiften, ska jag ta mig en god kopp kaffe!”
Text: Danijela Bengtsson, Effektiv.nu
Gör projektarbetet till en del av verksamhetsstyrningen
Får vi ut det vi vill och behöver av projekten? Får vi till förändring? Skapas det värde? Är nyttorna tillräckligt omfattande? Vem är ansvarig?
Det är portföljledningens uppgift att säkerställa att förändringsinsatserna i verksamheten bidrar till de strategiska målen. Och att det sker med tillräcklig omfattning utifrån de resurser som finns att tillgå. Om ett business case finns för varje effektmål, med värderade nyttor och en realiseringsplan för förändringen, blir det möjligt för portföljledningen att ta detta ansvar. Många organisationer arbetar aktivt med att ta fram business case för att motivera att det finns nytta med det som ska utvecklas i ett projekt och det är bra. Men, det kan bli ännu bättre om vi utgår från effektmålet och gör en nyttoanalys där vi först skapar samsyn på nyttorna i målbilden. Utifrån nyttorna identifieras sedan de förändrade beteenden och förmågor som vi bedömer kommer att ge dessa nyttor. Ofta får vi då insikter om att det finns en ännu bättre lösning, som ger ännu mer värde till verksamheten. Eller så inser vi kanske att vi kan skapa ännu mer värde, genom att utöka projektets åtagande. Genom att frikoppla sig från projekt och det resultat som vi tror oss behöva och istället utgå från verksamhetens mål och riktning, blir projektarbetet en äkta del av verksamhetsstyrningen. Lösningen är alltså att vända på steken. Istället för att en idé om ett resultat är utgångspunkten, ett ”nerifrån och upp” angreppssätt, så jobbar man uppifrån och ner. Vi pausar idén om vilket resultat som ska tas fram och utgår istället från vilket framtida tillstånd vi behöver i vår verksamhet. Vi kanske kommer på en ännu bättre lösning, eller så blir det samma lösning men vi passar på att få till ytterligare förändringar när vi ändå håller på. Vi kan känna oss trygga när vi tar utgångspunkt i våra strategier.
Sammanfattningsvis:
- Innan beslut om att starta en förändringsinsats med projekt – identifiera effektmålet och skapa samsyn kring innebörden av förändringen. Det är viktigt att beställaren, som sitter på budgeten deltar, eftersom denne har en tydlig känsla för vad som behöver förändras.
- Samla de personer som har insikt om verksamheten och beskriv effektmålet. Det är dessa som kan se möjligheterna kopplat till effektmålet, identifiera vilka mätbara värden vi ska sätta upp, har kunskap om vad vi behöver uppnå i form av nya beteenden och förmågor, och som kan bedöma vilken förmåga vi har.
- Utifrån en väl beskriven målbild kan sen rätt möjliggörare identifieras – och vi vet vilket resultat som ska beställas från projekt och vilket ytterligare förändringsarbete som ska genomföras i verksamheten.
Sammanfattningsvis så handlar det alltså inte om att en projektledare sätter ihop en motivering för framtagning av ett projektresultat – det handlar om en gemensam insats från många i verksamheten, med nytta i fokus. Projekt i samspel med verksamheten, det är verksamhetsstyrning.
Text: Monica Petersson, Senior Verksamhetskonsult Tieto PPS