Kollaborativ e-lärande i projektledning
Många projekts vardag handlar om att hantera utmaningar över geografiska avstånd och tidszoner tillsammans med kollegor som man sällan eller aldrig träffar. Forskning visar att mer än hälften av virtuella team inte lyckas nå sina strategiska eller operativa mål. De största utmaningarna handlar om kommunikation, samarbete och förtroende.
Förra året gjorde jag en studie som bekräftar ovanstående påståenden. Studien pekar på att kommunikation och mellanmänsklig förmåga är de bästa faktorerna för att förutsäga ett virtuellt teams resultat. Samtidigt ser vi också en ökad trend i samhället i användandet av sociala medier såsom Facebook, bloggar och chat-funktioner.
Gamification i projektledarutbilding
Projektledarutbildningar genomförs idag till största delen i klassrumsmiljö. Trender inom spelvärlden har inspirerat med metoder såsom simulering genom gemensamt lösande av olika fallstudier, datorstödd simulering, eller ”gamification” av de olika utbildningsmomenten. Mer och mer ser vi dock en trend i att också genomföra utbildningar i form av e-lärande där deltagarna kan genomgå projektledarutbildningar i sin egen takt och var som helst, ibland tillsammans med en distanscoach i bakgrunden.
En av de stora fördelarna med denna typ av utbildningar är just flexibiliteten i tid och rum. Men trots att allt fler projekt bedrivs virtuellt så finns det i dag få utbildningar som tränar projektmedarbetare i att samarbeta över tid och rum. I en mer omfattande studie som tittade på utbildningar för virtuella team kunde man konstatera att över 60 procent av de tillfrågade inte hade fått någon specifik utbildning för att kunna leda eller arbeta i virtuella projekt. De flesta utbildningarna genomfördes i klassrumsmiljö och handlade ofta om att hantera den tekniska miljön såsom telekonferenser.
Men hur kan man då träna samarbete och kommunikation i virtuella projektgrupper? I så kallat kollaborativt e-lärande möjliggörs flexibiliteten i e-lärandet samtidigt som interaktion och samarbete integreras. Kollaborativt kommer från engelskan collaboration som betyder samarbete.
Hur fungerar då kollaborativt e-lärande?
Med hjälp av den kollaborativa e-lärande-plattformen PM Teamwork kan man visa hur denna typ av lärande fungerar. Plattformen tillåter en grupp av deltagare att arbeta tillsammans med att lösa en fallstudie i form av ett projekt under ledning av en erfaren distanscoach.
Fallet beskrivs först i detalj. gruppen , som kan bestå av ett projektteam eller deltagare i en utbildningsgrupp, ska sedan lösa ett antal uppgifter tillsammans. I bakgrunden finns teori som deltagarna har tillgång till. Alla svar och lösningar från enskilda deltagare är publika och kan diskuteras eller valideras av de andra deltagarna. En chat- respektive blogg-funktion tillåter deltagarna att diskutera och argumentera för den lösning de tycker är den rätta. Deltagarna kan arbeta asynkront, det vill säga de behöver inte vara inloggade samtidigt. Distans-coachen övervakar deltagarnas arbete och ger stöd och support, men kan också leda deltagarna på rätt väg eller utmana dem.
Lärande i socialt sammanhang
Ur ett pedagogiskt perspektiv är denna form av utbildning mycket intressant. Lärande sker ofta i ett socialt sammanhang och ny kunskap skapas då personer interagerar och utbyter information och erfarenheter. För att optimalt lärande ska ske så finns en rad principer vid design av utbildningar. Dessa principer handlar till exempel om att förankra lärandet till ett större sammanhang. Lärandemiljön ska återspegla komplexiteten i verkligheten och samtidigt stödja och utmana deltagarnas tänkande, eller att uppmuntra deltagarna att testa nya perspektiv och idéer med varandra.
[faktaruta]
Text: Marie Langenfeld arbetar som projektledare och organisationskonsult och är medgrundare av LC2 AB - Learning Consulting Coaching AB. [/faktaruta]Fördelarna med kollaborativt e-lärande är en högre effektivitet, högre motivation och ökad inlärningseffekt. De första studierna och utvärderingarna av kollaborativt e-lärande visar att inlärningseffekten är flera gånger högre jämfört med utbildning i klassrum, läsning eller användning av audiovisuella verktyg.
Fördelarna med ett kollaborativt e-lärande är att det sparar tid jämfört med en traditionell utbildning, att varje deltagare kan få bibehålla fördelarna med e-lärande och själv bestämma tid och plats för lärandet, samt att deltagarna får en möjlighet att själva uppleva ett projekt under en begränsad tid och träna beslutsfattande och samarbete under tidspress. Allt i en lärandemiljö som upplevs som realistisk och verklighetsnära.
Projektfrågan: Hur utvecklar man en styrgrupp?
"Hur ska man utveckla ett styrgrupps arbete när alla som är och bör vara med i en styrgrupp har dåligt med tid, svårt att sätta sig in i hur man driver ett projekt?"
Per Eriksson, Kirunabostäder AB, undrar om styrgrupper i politiskt styrda organisationer.
Diskutera frågan i vår Linkedin grupp
Nyckeln till projekthälsa
Samspelet mellan ledning och projektledare
Det hänger mycket på projektledaren om projektet ska bli lyckat. Med klara och tydliga förväntningar, men även ett starkt stöd från ledningen är förutsättningarna bättre.
Vad karaktäriserar en bra projektledare? I förra numret av Projektvärlden beskrev vi en bra projektledare som någon som är effektiv, högpresterande och kreativ. Förmodligen vill vi också ha någon som lockas av utmaningar och har hög kapacitet och eget driv. Någon som är engagerad och entusiastisk och kan få en grupp att arbeta åt samma håll för att driva projektet mot sitt mål. Och om projektet går bra och alla är glada och uppskattande så föder det ny energi hos projektledaren. Men om det blir tvärtom? Om projektet av någon anledning inte uppnår sitt mål eller inte blir lyckat?
Enligt studier, bland annat av Kristina Palm på KTH/KI, är det viktigt att det finns stöd från ledningen för att en strategi för att stötta projektledaren och styra projektet på rätt spår igen. Chefens emotionella stöd vid en kris kan vara ovärderligt för ett projekt.
För att skapa ett bra och långsiktigt hållbart arbetsklimat kring projektverksamheten är det viktigt att resurser som används i ett projekt också kan få ny energi av systemet. Det kan ske genom uppföljningsarbete, vidareutveckling, kompetensutbyte och andra utökade relationer. Genom att skapa en arbetsplats som ger medarbetarna stor frihet och möjlighet att påverka sin egen kompetensutveckling, får man trygga projektledare som kan leda projekt i hamn.
Det är alltså inte bara de ekonomiska och materiella resurserna som ska förvaltas och förnyas för att öka effektiviteten, utan även de mänskliga.
Semcon är ett internationellt teknikkonsultföretag inom ingenjörstjänster och produktinformation. De har cirka 3 000 anställda, varav ungefär hälften arbetar utanför Sverige. Verksamheten består i att hjälpa kunder inom olika branscher att utveckla framgångsrika produkter och produktionsanläggningar, både genom enskilda uppdrag och projekt. Det kan till exempel handla om ingenjörstjänster globalt och kompletta produktinformationslösningar. Mycket av arbetet sker i projektform.
– Vi medverkar i många olika typer av projekt, säger Cecilia Norberg som är chef för affärsområdet Engineering Services. I en del fall har vi experter på plats som agerar projektledare i våra kunders miljö. I andra fall driver vi projekt hemma, där vi tar ansvar för helheten och att vi uppnår ett gott resultat.
Semcon har utvecklat en metodik för att åstadkomma en framgångsrik projektverksamhet. Metodiken heter XLPM – (Excellence in Project Management) och säljs både till externa kunder samt används i de egna projekten.
– I XLPM finns ett omfattande stöd i form av rollbeskrivningar, mallar, checklistor med mera, fortsätter Cecilia. Det är en bra verktygslåda för alla situationer som kan uppstå i ett projekt, men i de fall kunderna har en annan metodik tillämpar Semconkonsulterna sina kunskaper på denna istället.
Beroende på om man jobbar i kundens eget projekt eller driver ett eget kring kundens problem, har projektledaren på Semcon mer eller mindre eget mandat att själv lägga upp hur projektet ska genomföras. Vid större projekt deltar även en ansvarig säljare vid upplägget. Cecilia anser att samspelet mellan projektledarna och ledningen är mycket viktigt för att bygga framgång i projekten.
- Projektledarna måste klart och tydligt få veta vilka förväntningar ledningen har på dem och dessutom få det stöd de behöver, säger hon. Projektledarrollen är utsatt och förutsättningen för ett lyckat projekt ökar avsevärt om projekten har en engagerad styrgrupp och en sponsor som deltar aktivt och proaktivt i projektet.
På Semcon är ledningen med och stöttar ett nätverk för seniora projektledare som träffas varje år för att utveckla sig och bolaget inom området. Genom veckovisa statusrapporter och en tät dialog mellan projektledare och sponsorer kan man tidigt fånga upp signaler på att ett projektet inte utvecklas enligt planen.
– Fördelen med att jobba på ett konsultbolag är att det oftast finns resurser att komplettera eller ersätta med när det behövs, säger Cecilia Norberg. Det gäller för projektledaren att ha en tät dialog med projektsponsorn och sätta in stöd i tid. De vanligaste orsakerna till att projekt inte blir framgångsrika är otydlig beställning eller en oengagerad styrgrupp.
[faktaruta]
TEXT: Kerstin Englund, Semcon[/faktaruta]
Och hur är det med de mjuka värdena? Hur får ni projektledarna att känna trivsel och arbetsglädje?
– Genom att förebygga stress och krissituationer finns förutsättningar att ha en bra och trevlig arbetssituation med positiv stämning, säger Cecilia. Det är viktigt att fira delmål i projektet och att skapa effektiva projektteam och god projektkultur.
Så väljer du rätt projektverktyg
Man kan komma ganska så långt med Excel och PowerPoint när det gäller att planera enklare projekt. Med komplexare projekt ökar kraven och ju större grepp man tar kring projekthantering respektive projektportföljshantering, desto större krav ställs på projektverktygen. Vad behöver man då tänka på när man ska välja och implementera en lösning?
[faktaruta]1. Analysera nuläget och tydliggör målbilden
Börja med att skaffa dig en bra bild av nuläget. Vad har vi för typ av projekt, vilka användargrupper behöver stöd, vilka krav finns på ett systemstöd samt hur ser vår målbild ut?[/faktaruta]
Projekt – antal, typ och komplexitet. Skaffa dig en bild över hur många projekt som bedrivs i verksamheten och hur komplexa de är. Är det flera hundra mindre idéer som ska analyseras, prioriteras och initieras, ett tiotal verksamhetsprojekt som även fortsättningsvis går att planera i excel eller rör det sig om enbart ett större infrastrukturprojekt på flera hundra miljoner kronor, flera tusen rader samt planeringsgränssnitt mot externa leverantörer?
Användare - Det är inte heller fel att ha en bra förståelse för de tilltänkta användarna. Består användargruppen av erfarna projektledare med stor vana, eller är det mer oerfarna typer som kanske knappt ens kan planera och förstår skillnaden mellan OBS och WBS? Teknikvana individer har dessutom ett helt annat försprång framför en äldre generation och efterfrågar mer funktionalitet för effektivt samarbete. Identifiera alla relevanta användargrupper.
Behov och funktionalitetskrav - För respektive användargrupp kan det vara på sin plats att studera behov och krav på funktionalitet. En projektledare kan behöva ett system för projektplanering, delning av projektplan, sponsorrapportering, planering och uppföljning av olika typer av resurser (kostnader, individer, fysiska resurser osv), riskhantering och samarbete osv. Ett projektkontor kan behöva ett verktyg som stödjer beslut om vilka projekt som ska initieras och genomföras medan en sponsor kan behöva en översikt över alla projekt, men även god inblick i olika projekts framdrift och status. Ta dig tid att prata med representanter för olika användargrupper, försök identifiera vad de saknar i dagsläget samt vad de skulle behöva för att göra ett bra jobb framöver.
Mål - Klargör tydligt vad ni vill uppnå för olika användargrupper. Skapa en samsyn kring målbilden och förankra den med olika intressenter.
[faktaruta] 2. Utvärdera alternativen
När ni vet vad ni är ute efter är det dags att identifiera förutsättningar och alternativ, testa, utvärdera enligt fördefinierade kriterier samt välja lösning.[/faktaruta]
Alternativ.
Identifiera olika lämpliga projektverktyg som stödjer den funktionalitet (projektprioritering och initiering, projektplanering, projektuppföljning, projektrapportering, riskhantering, samarbete, portföljhantering, portföljrapportering etc) som ni behöver.
Utvärderingskriterier.
Ta även fram ett antal utvärderingskriterier så att det inte riskerar bli ett subjektivt val baserat på säljarens skicklighet och din magkänsla. Några lämpliga utvärderingskriterier att inkludera kan vara pris, leveranstid, funktionalitet, användarvänlighet, säkerhet, samt verktygets komplexitet.
Testa.
Ta kontakt med leverantörerna och be att få demonstrationer på verktygen. Ta referenser och titta på hur andra kunder och användare använder sig av verktygen. Testa med hjälp av tilltänkta framtida användare. Låt dem testa både enskilt och i grupp och diskutera igenom de olika alternativen utifrån för- och nackdelar samt utvärderingskriterier.
Utvärdera och besluta.
Ta fram en nyttokalkyl baserat på fakta och tester som genomförts enligt tidigare uppsatta kriterier. Baserat på nyttokalkylen så kan beslut om vilken lösning som är mest lämplig tas.
[faktaruta] 3. Planera och implementera lösningen.
När du väl har en tydlig målbild vad du försöker åstadkomma samt ett verktyg som kan hjälpa dig nå det här målet, är det bara att planera och genomföra en implementering. För enklare verktyg kan det vara så enkelt som att bara köpa licenser, installera och sedan dela ut access även utan utbildning. För mer avancerade verktyg kan viss konfigurering krävas.[/faktaruta]
Resurssatt tids- och aktivitetsplan.
Ta fram en plan för att göra systemet redo för användning, men även för att faktiskt utbilda, kunna svara på frågor samt felsöka problem i förvaltningsläge.
Konfigurering.
En del projektverktyg kräver enbart en enkel installation efter att licensen har köpts. På motsvarande sätt så kan vissa projektverktyg också bara köras i befintligt skick via webben. En del andra kräver viss konfigurering och utveckling som både kan ta tid och vara kostsamma.
Utbildning.
Oavsett vilket verktyg som ska implementeras så krävs viss utbildning. Det som skiljer, är hur användarvänligt gränssnittet är samt hur intuitivt det är att använda sig av. Ska alla planera på samma sätt för uppföljning så kan det vara på sin plats att även informera om vilken projektmodell som ska användas. Identifiera hur många som ska utbildas, vilken typ av utbildning som kan vara lämplig (självstudier, föreläsare, webinar, videomöte osv) samt vilken dokumentation som krävs (stegvisa instruktioner, presentationer, e-learning, lärare osv).
[faktaruta]
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta]
Implementering.
Börja i liten skala och nå framgång innan du rullar ut brett och till alla. Börja antingen med all funktionalitet på en mindre enhet eller rulla ut en viss funktionalitet på många ställen samtidigt. Kommunicera framgång.
Förvaltningsorganisation.
Vid behov kan det vara på sin plats med en förvaltningsorganisation. Den kan till exempel bestå av en administratör som håller koll på licenser och rättigheter i verktyget och en supportfunktion som kan svara på användarfrågor. Detta innebär att totala kostnaden för systemet kan bli lite större än enbart licenser och servrar. I förvaltningsläge kan det även vara lämpligt att med jämna mellanrum utföra lessons learned för att fånga in alla tankar och idéer kring vad som skulle kunna göras bättre.
Digitala appar för projektledaren
Linkedin
Efter Facebook, Google och Twitter, är LinkedIn det fjärde största sociala mediet med sina
250 miljoner användare. Antalet medlemmar i Sverige uppgår till cirka 1,6 miljoner, vilket motsvarar drygt 30 procent av den svenska arbetskraften. Här kan du komma i kontakt med gamla bekanta, kolla upp projektintressenters meriter, hitta projektresurser eller ta referenser på potentiella projektmedlemmar.
Du kan diskutera dina intressen i Grupper, uppdatera dig med vad som händer på olika företags sidor eller följa intressanta personligheter. Här skriver och delar bland annat Bill Gates, Richard Branson och Jack Welch med sig av sina tankar och idéer.
Svenskt Projektforum har också en väldigt populär Linkedin-grupp med nästan 4000
medlemmar som du hittar på: http://www.linkedin.com/groups/
Svenskt-Projektforum-1201917
Slideshark
Slideshark är appen som tillåter dig visa powerpointpresentationer på någon annans dator eller videoskärm – via din egen mobil. Du laddar upp de upp de presentationer som du vill visa på ditt Slideshark-konto. De bilder som du tittar på i din mobil är även de som visas på mötesdeltagarnas skärm i deras webbrowser. För privatpersoner är det fria lagringsutrymmet begränsat till 50 MB, i betalversion/företagsutförande kan du få mycket, mycket mer än så och även dela kontot med andra.
Wunderlist
Wunderlist är ett enkelt sätt för dig att hantera och dela dina dagliga att-göra-listor. Aktiviteter kan brytas ner i subaktiviteter, och listor delas även via email. Det användarvänliga gränssnittet gör det en sann glädje att börja skapa listor – även om du inte redan är en listmänniska.
Trello
Även Trello bygger på att-göra-listor, som kan fästas på en anslagstavla likt post-it-lappar. Med Trello kan du hålla reda på vad du har gjort, vad du håller på med och vad du har kvar att ta tag i. Till varje aktivitet kan du lägga till både checklistor (se det som delaktiviteter) och slutdatum. Framdrift på checklistorna kan mätas i procenttal. Aktiviteter kan även distribueras till och delas med andra kollegor.
Grafio Lite - Diagrams & Ideas
Alla är inte listmänniskor, utan kreativiteten flödar kanske bäst vid fritt skapande. Grafio Lite är en tavla på vilken du kan rita helt fritt eller använda fördefinierade former (cirklar, kvadrater, linjer, pilar och så vidare), diagram, organisationsscheman, flödesscheman, grafer och så vidare. Du kan även brainstorma idéer via mindmapping, skriva anteckningar, lägga in bilder, videos och ljud i en och samma tavla. Färdiga resultatet kan därmed bli en blandning av bild, rörelse och ljud, samt presenteras som alltifrån pdf till video, men även laddas upp till Dropbox.
[faktaruta]
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta]Mailbox
Mailbox började som en vidareutveckling av Orchestra To-do, en app för att hantera olika aktiviteter. När utvecklarna upptäckte att många användare använder sina mejlinkorgar som listor, så tog de fram en app där mejlen kan arkiveras, slängas, snoozas eller sparas.