IPMA certifiering - hur går det till?
IPMA är förkortning för International Project Management Association, en internationell samarbetsorganisation för nationella projektledarföreningar. Svenskt Projektforum representerar IPMA i Sverige. IPMA-certifiering är en validering av din aktuella kompetens.
Om IPMA projektcertifiering
Personer som genomgår en IPMA-certifiering bedöms inom tre kompetensområden: PERSPECTIVE, PEOPLE och PRACTICE. Kvalificerade assessorer bedömer din erfarenhet och kompetens. Assessorerna är certifierade projektledare, utbildade för att bedöma kompetens i projekt-, program och portföljledning.
Perspective fokuserar på uppdragets syfte och bakomliggande strategi. People handlar om kompetensen att arbeta med människor medan Practice är kompetensen att behärska metoder, verktyg och teknik.
IPMA certifiering är unik i sin fokusering på området People det vill säga kompetensen att leda, inspirera, bygga relationer och motivera dig själv, ditt team och samtliga intressenter till uppdraget. En viktig del i IPMA-certifieringen är reflektion. Och trots att certifiering per definition endast är en validering av befintlig projektkompetens visar ett Examensarbete inom ledarskap och psykologi på Umeå handelshögskola att samtliga Certifierade på alla nivåer upplever en ökad kompetens samt ett substantiellt värdeskapande i sin certifiering på Svenskt Projektforum
Vilken nivå passar dig?
IPMA:s certifieringssystem har fyra nivåer och tre domäner. Det är möjligt att gå direkt till den nivå som matchar din kompetens utan att först klara underliggande nivåer. En IPMA Certifiering ställer krav på erfarenhet (utom nivå D) och komplexitet i projekt, program eller portfölj. Läs mer här>
Så här går det till
Nivå D
- Anmäl dig via webben till önskad omgång.
- Introduktionsseminarium med information om alla detaljer i din certifieringsprocess, genomförs digitalt.
- Inlämning av ansökan (du arbetar på egen hand med din ansökan och laddar upp dokumentet vid angivet datum. Innehållet består bland annat av CV, Självskattning av kompetens, redovisning av starka och svaga sidor)
- När din ansökan har godkänts blir du kallad till provet som genomförs i Stockholm, Göteborg eller Malmö. Distanscertifiering; Vi genomför provet digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats vid tidpunkten för provet.
- Efter provet kommer en slutlig bedömning att sammanställas. Efter godkännande får du ett D-certifikat.
Nivå C
- Anmäl dig via webben till önskad omgång.
- Introduktionsseminarium med information om alla detaljer i din certifieringsprocess, genomförs digitalt.
- Inlämning av ansökan (du arbetar på egen hand med din ansökan och laddar upp dokumentet vid angivet datum. Du redovisar bland annat ditt CV, relevanta projekt, självskattning av kompetens med mera)
- När din ansökan har godkänts blir du kallad till provet som genomförs i Stockholm, Göteborg eller Malmö. Distanscertifiering; Vi genomför provet digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats vid tidpunkten för provet.
- Efter provet kommer du att bli inbjuden till en personlig intervju som sker digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats.
- Efter intervjun kommer en slutlig bedömning att sammanställas. Efter godkännande får du ett C-certifikat.
Nivå B
- Anmäl dig via webben till önskad omgång.
- Introduktionsseminarium med information om alla detaljer i din certifieringsprocess, genomförs digitalt.
- Inlämning av ansökan (du arbetar på egen hand med din ansökan och laddar upp dokumentet vid angivet datum. Du redovisar bland annat ditt CV, relevanta projekt, självskattning av kompetens med mera)
- När din ansökan har godkänts blir du kallad till provet som genomförs i Stockholm, Göteborg eller Malmö. Distanscertifiering; Vi genomför provet digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats vid tidpunkten för provet.
- Efter provet skriver du en rapport enligt en rapportmall och leverera rapporten enligt instruktionen.
- Efter rapporten kommer du att bli inbjuden till en personlig intervju som sker digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats.
- Efter intervjun kommer en slutlig bedömning att sammanställas. Efter godkännande får du ett B-certifikat.
Nivå A
- Anmäl dig via webben till önskad omgång.
- Introduktionsseminarium med information om alla detaljer i din certifieringsprocess, genomförs digitalt.
- Inlämning av ansökan (du arbetar på egen hand med din ansökan och laddar upp dokumentet vid angivet datum. Du redovisar bland annat ditt CV, relevanta projekt, självskattning av kompetens med mera))
- När din ansökan har godkänts kommer du att få bekräftelse och rapportmall och du kan börja sammanställa din rapport. Leverera rapporten enligt instruktion.
- Efter rapporten kommer du att bli inbjuden till en personlig intervju som sker digitalt och det enda du behöver är en dator och internetuppkoppling, du sitter på valfri plats.
- Efter intervjun kommer en slutlig bedömning att sammanställas. Efter godkännande får du ett A-certifikat.
Bedömning av kompetens IPMA har utarbetat modellen ICB (Individual Competence Baseline) som i vår svenska översättning heter IKM (Individuell kompetensmodell), för att beskriva de kompetenser som en projekt-, program och portföljledare behöver ha för att framgångsrikt leda projekt, program och portföljer. IKM innehåller tre kompetensområden: Perspective, People och Practice. Varje kompetensområde har ett antal kompetenselement som i sin tur består av ett antal kompetensindikatorer som detaljerar och ger exempel på tillämpningen av kompetenselementen.
Assessorer ansvarar för att bedöma din kompetens genom hela processen. De är certifierad på minst samma nivå som kandidaten och utbildade för att bedöma projektledarkompetens. Certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, engagerad personal samt certifieringsprocesser.
Här kan du läsa mer om certifiering och re-certifiering samt registrera din anmälan>
Vill du veta mer?
Vill du ha mer information tipsar vi om våra digitala live träffar där vi berättar mer om kraven för de olika certifieringsnivåerna och om hur certifieringsprocessen går till. Givetvis får du också möjlighet att ställa just dina frågor.
Här hittar du kalendern för när vi håller kostnadsfria Digitala informationsträffar
Varför certifiering?
I vår serie ”Möt en IPMA Certifierad” delar vi med oss av möten med personer som genomfört en IPMA certifiering. Genom deras reflektioner får vi ta del av lärdomar från certifieringen och tips på hur kandidaterna förberett sig inför certifieringsprocessen.
Ahmed Hasso, Teamledare hos Global Connect, IPMA nivå D.
Varför har du valt att genomföra en IPMA Certifiering? - Sedan min studietid har jag förstått att projekt innebär att leverera. Allt vi gör både i arbets- och privatlivet innebär att leverera ett resultat. Jag har studerat civilingenjör i miljö- och energiteknik med inriktning i energieffektivisering. Under min utbildning startade vi alltid ett projekt för att kunna få ett resultat. Sedan dess har mitt mål varit att genomföra IPMA Certifiering. Det målet sköts upp till följd av fokusering på studierna och därefter att bygga en karriär i arbetslivet. Under alla år som jag har arbetat, har jag alltid varit projektteammedlem och sedan tre år tillbaka har min roll varit som teamledare. Den rollen gav mig mer förståelse för vikten av att genomföra IPMA Certifiering.
Hur förberedde du dig inför certifieringen?- Mitt intresse till att förstå hur projekt leds, gav mig drivkraften att gå på två olika kurser. Under 2019 gick jag två kurser. Dels i grundläggande projektledning och projektmodeller samt en kurs som inkluderade även förståelse för gruppdynamik.
Vad har certifieringen inneburit för dig? - Certifieringen har inneburit en bekräftelse på mina kunskaper och färdigheter inom projektledning. Sedan jag blev certifierad har jag fått möjligheten att bli involverad i mer komplexa projekt hos min nuvarande arbetsgivare. Jag är övertygad om att som certifierad projektledare, av en internationellt erkänd organisation som IPMA, blir jag mer trovärdighet och förtroendet för min kompetens ökar. Certifieringen har möjliggjort att jag nu är bättre förberedd för utmaningar som teambuilding, identifiering och hantering av risker, förhandling och delegering av arbetsuppgifter.
- IPMA certifiering har många fördelar för individer, därför skulle jag rekommendera samtliga individer som har rollen som projektledare, att genomföra en IPMA certifiering.
Fredrik Pira, Projektledare, verksamhetsutveckling och förändring på Söderenergi, IPMA nivå B.
Varför valde du att genomföra en IPMA certifiering? - Jag hade haft tankar på certifiering ganska länge och när jag väl fick möjligheten av min arbetsgivare så föll valet på IPMA. Jag hade hört gott om processen och mina undersökningar sa mig att den är personlig, den går på djupet, det innefattar ledarskap samt perspektiv och inte bara det teoretiska eller praktiska.
Hur förberedde du dig inför certifieringen? - Jag gick en förberedande utbildning hos Astrakan, ”Projektledarprogrammet mot IPMA-Certifiering”. Programmet är en kombination av preparerande utbildning och en möjlighet att damma av lite kunskaper. Jag tyckte det var väldigt givande och kul att träffa andra projektledare i samma tankar.
Vad har certifieringen inneburit för dig? - Det har verkligen varit en viktig och lärorik resa! Det har också varit tufft och det innebar väldigt mycket rannsakan och djupt reflekterande. Jag skulle vilja säga att även om certifiering inte per definition är en utbildning, så upplever jag att jag i slutet känner att jag har uppnått en slags aggregerad nivå, där det finns viktiga insikter och lärdomar som jag inte hade kunnat få utan att åka på resan.
-En IPMA certifiering är en personlig validering/kvittens på mig som projektledare. Efter att jag har lyckats med min IPMA certifiering, känner jag mig trygg i min kompetens, jag har fått värdefull och relevant feedback många gånger om. Jag ser att det också är en stor trygghet för arbetsgivare och framtida uppdragsgivare
Har du några rekommendationer till andra som funderar på att genomföra en IPMA certifiering? - Ja, att genomföra en IPMA certifiering är att ge sig in i en strikt process, det gäller från start att du förstår hur det går till. Det är väldigt mycket arbete bara att genomföra en ansökan och det finns en hel del komplexitet som behöver bearbetas.
-Du behöver också se till att du har en bra och kompetent diskussionspartner som känner dig väl. Vilket jag verkligen har haft fördelen att ha igenom hela resan (Stort tack till dig Peter Moström). Jag rekommenderar starkt en preparerande utbildning och att du ställer in dig på att det kommer att vara utmanande. Men i slutändan kommer det att vara värt det!
Susanne Hagberg, Konsult hos Frontit, IPMA nivå B.
Vad har du för spännande uppdrag just nu? - Just nu driver jag ett projekt hos en högskola inom HR där vi byter ett lönesystem samt inför ett schemaläggnings- och bemanningssystem, vilket är ett område jag har lång erfarenhet av. Jag blir alltid engagerad av mina uppdrag och mitt drömuppdrag finns inom hållbarhetsområdet!
Varför valde du att certifiera dig? - Jag har lång erfarenhet som projekt- och programledare och vill fokusera på att fördjupa mig i och få en objektiv värdering av mig som senior projektledare. Nu fanns det äntligen ett tillfälle att göra detta så jag tog den!
Vad fick dig att välja IPMA? - Det är en certifiering som är mer gedigen än andra. Jag värderas ur flera olika perspektiv, min projektkunskap, mina ledarskapsförmågor, och hur jag drivit komplexa projekt och hanterat utmaningar på vägen.
Vad har certifieringen inneburit för dig? - Jag fick tillfälle att reflektera över mitt ledarskap tillsammans med andra personer som jag har jobbat med, vilket gav mig nya insikter om mina styrkor och utvecklingspotentialer. Det gav mig också en trygghet i min kompetens. Är det något jag kommer ta med mig framåt så är det assessorernas slutord: ”Du är bred och djup i din kompetens – tvivla aldrig på den!”
Mamta Pokharna, Senior Projektledare på Nordea, IPMA nivå B.
Mamta genomförde sin certifieringsprocess helt på engelska hos Svenskt Projektforum tillsammans med ytterligare en kollega från Nordea.
What made you choose IPMA? - In my opinion, IPMA is considered to be a personalized and qualitative certification. I knew that I would be given an opportunity to reflect on my experiences and weigh them against each competence element and I hoped that my thinking process would get new dimensions based on these reflections. As expected, during the certification journey I could immediately see how good I have done so far and in which area’s I could have performed differently.
What were your goals with the certification? - The goal of certification was to take some time to reflect on my Project Management experiences. I wanted an opportunity to enlist my experiences in a formal and structured way. It was kind of a self-committed journey to devote time on key competence areas and to reflect on my own strengths and at the same time see how I can learn from my weaknesses. It was also my urge to certify my skills & experiences based on an Internationally recognized standard.
What will the certificate mean for you and/or your company - It’s a value addition for myself and for the company that I have refreshed all my project management competencies, especially the ones related to the people area. It will allow me to better manage the team, stakeholders, build networks and handle soft skills aspects.
-I feel that this is an investment in myself for an enhanced career and the company will have more trust in my capabilities. My organization can rely on the fact that it has employed an established project manager who will run its projects as per the organization’s vision and mission.
-I am happy to be recognized and will be happy to guide or mentor future project managers.
Linda Malmbo, Projektledningskonsult på Projectpartner AB, IPMA nivå C.
Vad fick dig att välja IPMA? - För mig innebär IPMA-certifieringen att jag kvalitetssäkrar mig själv som projektledare. Certifieringen har gett mig ett kvitto på mina färdigheter och kunskaper inom projektledning, det känns tryggt att ha det med mig framöver. Det har varit stort fokus på reflektion under certifieringsprocessen vilket jag har uppskattat mycket. Jag har fått med mig viktiga insikter om mina egna styrkor och vilka utvecklingsområden jag har.
-Genom att välja IPMA har min erfarenhet och kompetens bedömt utifrån ett heltäckande perspektiv. Särskilt kompetensen att leda, inspirera, bygga relationer och motivera mig själv, mitt team och samtliga intressenter till uppdraget vilket IPMA-certifiering är unik med. Att certifieringen dessutom stödjer kompetensutveckling i alla branscher, i alla typer av projekt och är internationellt erkänd, ger mig en extra trygghet i min projektledarroll.
Vad hade du för målsättningar med certifieringen? - Min målsättning med certifieringen var att få möjlighet att stanna upp, reflektera och dokumentera mina kunskaper och erfarenheter om projektledning – vad har jag lärt mig från både misstag och framgångar i tidigare uppdrag och hur det har format mig som projektledare. Den viktigaste målsättningen var dock att bli godkänd i alla delar i processen och bli certifierad!
Vad kommer certifikatet innebära för dig och / eller ditt företag - Certifieringen har gett mig ett bevis på mina kompetenser inom projektledning. Jag kan känna mig trygg och säker över min kunskap och mina förmågor – och så klart är jag väldigt stolt över min certifiering!
Alexander Wahlberg, Senior IT-projektledare på Coop – IPMA nivå C
Alexander genomförde sin första IPMA certifiering på nivå D år 2021 och redan ett år senare valde han att IPMA certifiera sig på nivå C. Vi säger stort grattis Alexander Wahlberg för en lyckad certifiering!
Hur kom det sig att du valde att IPMA certifiera dig första gången? - Jag har många utbildningar och certifieringar inom IT Service Management, Scrum, PRINCE2, m.fl. och ser certifieringar som ett kvitto på att jag kan det jag specialiserar mig inom. Tvärtemot tidigare certifieringar, är det nyttiga med IPMA´s certifieringsmodell, att det inte är någon utbildning utan en validering av befintlig erfarenhet och kunskap. Det är även en branschoberoende certifiering, vilket är värdefullt. Jag har, genom åren, identifierat att många IT-projekt misslyckas fastän både tekniken, resurser och kompetensen finns där. Det finns för stora glapp mellan förväntan och leverans och kompetensen bland beställare är inte alltid heller den bästa, inte heller de ledande rollerna. IT-branschen är en relativt ”omogen” bransch där alla kan kalla sig för ”Projektledare” utan något som helst krav på verifiering av yrkesskicklighet eller IT-erfarenhet för den delen. Det ville jag ändra på för min egen del.
Du certifierade dig först på nivå D och redan ett år senare valde du att certifiera dig på nästa nivå, C? Vi blir nyfikna att höra mer om dina ambitioner och mål? - D-nivån är relativt enkel och har inga krav på erfarenhet av att leda projekt. C-nivån har krav på erfarenhet samt handlar mycket om ledarskapet, att leda sig själv och att leda andra. Man får möjlighet till självreflektion och hur man får projektresurser att motiveras, mm. Det är områden som jag lärt mig väldigt mycket om i certifieringsprocessen. Dessutom får man reflektera över tidigare projekt man arbetat i och från en annan vinkel. C-nivån var ett naturligt steg för mig nästan direkt efter D-nivån.
Vad har du haft för nytta av din certifiering? - Jag har lärt mig väldigt mycket spännande under certifieringsprocessen, läst litteratur och talat med mentorer och människor som jag inte hade motiverat mig till att göra om jag inte hade certifierat mig. Dessutom känner jag mig ännu tryggare inom grunderna gällande projektledning nu. Jag har även lärt mig nyttiga saker som du kan applicera inom exempelvis privatlivet.
Är det något du skulle vilja rekommendera kommande kandidater att tänka på inför och under en certifiering? - Planera mycket tid på ansökan, den tar längre tid än vad man först tror. Sök kontakt med människor som redan har certifierat sig på den aktuella nivån och låt dem berätta om sina erfarenheter.
Jonas Charmi, Programledare på Trafikverket, IPMA nivå C.
Varför valde du att IPMA certifiera dig? - Jag genomförde min IPMA certifiering år 2010. Jag arbetade då som Customer Project/Program Manager på Ericssons globala projektkontor och anledningen till att vi började certifiera oss var främst för att våra externa kunder ställde krav på oberoende certifiering.
-Från början tillämpades en annan certifiering än IPMA, men ledningen upptäckte ganska snart att denna certifiering inte tog projektledarens erfarenhet i beaktande och då beslutades att alla erfarna projektledare istället skulle IPMA certifieras med hänvisning till IPMAs fokus på ledarskap och kandidatens tidigare erfarenheter.
Vilken nytta har du haft av din IPMA certifiering? - Min IPMA certifiering skapar ett förtroende och en respekt för min kompetens. Likt en pilot som behöver ett certifikat är min mening att en projekt- eller programledare behöver kunna visa upp ett certifikat för att styrka sin kompetens och visa på att man kan ta hand om det projekt man säger sig kunna hantera.
-För mig har min IPMA certifiering även varit en viktig del av mitt CV och min karriärutveckling. Den har fungerat som ett kvitto på att jag besitter en värdefull kompetens och motiverat såväl löneökningar som befordringar och även bidragit till att undgå nedskärningar vid sämre tider.
För en tid sedan recertifierade du dig för andra gången, varför valde du att recertifiera dig på nytt? - Jag har haft min IPMA certifiering sedan 2010 och recertifierade mig första gången 2015 och vid båda dessa tillfällen krävde arbetsgivaren och externa kunder att jag hade en oberoende certifiering. Jag arbetade på Ericsson med så kallade Mission Impossible-projekt där jag skickades utomlands med kort varsel för att rädda upp komplexa projekt som inte har uppnått förväntat resultat under längre period. Min IPMA certifiering var här en avgörande faktor både för den befattning jag hade och även för det arbete jag skulle utföra.
-Sedan 2019 arbetar jag på Trafikverket och vid min senaste recertifiering ställdes inte kravet från min arbetsgivare utan jag bad min chef att få recertifiera mig pga följande anledningar:
- Min IPMA certifiering ger ett STORT VÄRDE för min egen kompetens och mitt CV
- Min IPMA certifiering är OERHÖRT viktig i marknadsföringen av mig själv som erfaren projekt- och programledare
Varför tycker du att andra ska IPMA certifiera sig? - Jag tycker att en IPMA certifiering är ett måste för alla som vill arbeta som projekt- eller programledare som ett körkort som bevisar din kompetens. En IPMA certifiering förstärker också ditt självförtroende och ökar din självinsikt som projektledare samtidigt som den ökar dina karriärmöjligheter och bidrar till din utveckling som ledare. Den ökar också din kunskap och kompetens inom projekt och ledarskap.
Stick ut i mängden med en IPMA Certifiering!
Behovet av kvalitetssäkrade projektledare ökar i takt med att projekt blir mer komplexa, världen förändras i snabb takt och kraven på bra projektledare blir allt högre.
En IPMA certifiering ger dig ett kvitto på att du besitter kvalificerad projektledarkompetens. Genom självutvärdering och reflektion blir du medveten om dina styrkor och svagheter och får en tydlig bild av vad du behöver för att utvecklas som projektledare. Insikterna och kunskaperna som certifieringen medför, stärker din kompetens och gör dig tryggare i din projektledarroll. Certifiering ökar oddsen för ett lyckat projekt och en av de viktigaste framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt är projektledarens kompetens!
Har Du möjlighet att få dina kompetenser kvalitetssäkrade? Ta då chansen och anmäl dig då till en IPMA certifiering i höst!
Kommande certifieringsomgångar:
Vi startar nya certifieringsomgångar varje månad med nedan datum:
20 augusti alla nivåer A-D
3 september nivåerna B-D
8 oktober alla nivåer A-D
5 november nivåerna B-D
3 december alla nivåer A-D
Anmälan: https://projektforum.se/ipma-certifiering-2/
För dig som redan har ett IPMA certifikat vill vi påminna om att du kan förnya ditt certifikat vart femte år genom att anmäla dig till en recertifiering senast sex månader efter att ditt certifikat löpt ut.
Kommande re-certifieringsomgångar:
Vi har följande omgångar för anmälan till re-certifiering, alla nivåer A-D.
23 augusti
6 september
11 oktober
8 november
12 december
Här kan du läsa mer om certifiering och re-certifiering samt registrera din anmälan: https://projektforum.se/ipma-certifiering-2/
Vill du ha mer information tipsar vi om våra digitala live träffar där vi berättar mer om kraven för de olika certifieringsnivåerna och om hur certifieringsprocessen går till. Givetvis får du också möjlighet att ställa just dina frågor.
Här hittar du kalendern för när vi håller kostnadsfria Digitala informationsträffar
Projekt innebär att leverera - möt en IPMA certifierad
I vår serie ”Möt en IPMA Certifierad” delar vi med oss av kortare intervjuer med personer som genomfört en IPMA certifiering. Genom deras reflektioner får vi ta del av lärdomar från certifieringen och tips på hur kandidaterna förberett sig inför certifieringsprocessen.
Vi fick nyligen möjligheten att ställa några frågor till Ahmed Hasso, IPMA Certifierad i Projektkunskap, nivå D.
Ahmed är en engagerad och målinriktad civilingenjör med en examen i miljö-och energiteknik och specialiserad inom energieffektivisering. Hans passion är att coacha och motivera teammedlemmar och arbetar idag som teamledare hos Global Connect.
Varför har du valt att genomföra en IPMA Certifiering?
Sedan min studietid har jag förstått att projekt innebär att leverera. Allt vi gör både i arbets- och privatlivet innebär att leverera ett resultat. Jag har studerat civilingenjör i miljö- och energiteknik med inriktning i energieffektivisering. Under min utbildning startade vi alltid ett projekt för att kunna få ett resultat. Sedan dess har mitt mål varit att genomföra IPMA Certifiering. Det målet sköts upp till följd av fokusering på studierna och därefter att bygga en karriär i arbetslivet. Under alla år som jag har arbetat, har jag alltid varit projektteammedlem och sedan tre år tillbaka har min roll varit som teamledare. Den rollen gav mig mer förståelse för vikten av att genomföra IPMA Certifiering.
Hur förberedde du dig inför certifieringen?
Mitt intresse till att förstå hur projekt leds, gav mig drivkraften att gå på två olika kurser. Under 2019 gick jag två kurser. Dels i grundläggande projektledning och projektmodeller samt en kurs som inkluderade även förståelse för gruppdynamik.
Vad har certifieringen inneburit för dig?
Certifieringen har inneburit en bekräftelse på mina kunskaper och färdigheter inom projektledning. Sedan jag blev certifierad har jag fått möjligheten att bli involverad i mer komplexa projekt hos min nuvarande arbetsgivare. Jag är övertygad om att som certifierad projektledare, av en internationellt erkänd organisation som IPMA, blir jag mer trovärdighet och förtroendet för min kompetens ökar. Certifieringen har möjliggjort att jag nu är bättre förberedd för utmaningar som teambuilding, identifiering och hantering av risker, förhandling och delegering av arbetsuppgifter.
IPMA certifiering har många fördelar för individer, därför skulle jag rekommendera samtliga individer som har rollen som projektledare, att genomföra en IPMA certifiering.
Risk = Hot och Möjligheter
Effekten av osäkerhet på våra mål, ja så låter definitionen av risk enligt ISO 31000. Riskhantering har sedan länge blivit en vedertagen metod för att försöka bemästra eller kontrollera alla de faktorer som annars kan leda till att vi inte når våra mål.
Fokus blir naturligt på de saker som upplevs som hot och som om de inte hanteras kan få stora negativa konsekvenser. Så ska det vara, först och främst handlar det om att undvika det negativa vilket är en naturlig ”överlevnadsstrategi”.
Men begreppet risk i sig är ett neutralt ord och står för både hot och möjlighet. Vi vill med denna korta artikel slå ett slag även för möjlighetssidan av riskmyntet. Det är viktigt att inte bara hot beaktas utan att vi även bejakar och arbetar för uppsidan det vill säga möjligheterna.
Det är inte bara tur om ett projekt lyckas över förväntan utan det handlar minst lika mycket om att man medvetet och pro-aktivt även arbetar systematiskt med möjligheterna. Samma metodik bara ett annat perspektiv. Som när Stenmark sa ”att ju mer jag tränar desto mer tur har jag”.
Men först, låt oss backa ett steg och titta på grunden till riskmetodiken och när vi beaktar hot:
- Den konkreta, utlösande händelse som får negativa konsekvenser. Ofta det som beskrivs som risken. Till exempel ”Banken höjer räntan med 2%”, ”Leveransen av X blir 2 månader sen” etc.
- Den utlösande händelsen kan ha en eller många olika grundorsaker som var och en för sig eller i samverkan kan leda till den.
- Om händelsen inträffar, vilka konsekvenser får det? Återigen, det kan få en eller många konsekvenser av olika karaktär men det är konsekvenser som slår mot våra mål som är det vi mäter.
- Givet det man fann under 2, så tittar man sedan på hur vi kan förebygga orsakerna, det vill säga minska sannolikheten för att de ska leda till den utlösande händelsen.
- Sist men inte minst så tittar vi sedan på hur vi kan mildra konsekvenserna om händelsen trots allt inträffar.
Igen, ovan illustrerade hotsida av riskmyntet är och förblir det första vi bör göra (och säkert gör?) när det handlar om riskhantering. Men man bör även ta nästa steg och göra samma analys av möjlighetssidan av samma mynt:
- Den konkreta, utlösande händelse som vill ska inträffa. T.ex. att installation av X blir klar en månad tidigare än planerat.
- Den utlösande händelsen kan ha en eller många olika grundorsaker som var och en för sig eller i samverkan kan leda till den utlösande händelsen. T.ex. ett extra skift under tre veckors tid.
- Om händelsen inträffar, vilka konsekvenser får det? Återigen, det kan bli en eller många av olika karaktär men det är konsekvenser som bidrar till vår måluppfyllnad som är det vi mäter och är intresserade av. Till exempel ”om installation av X blir klar en månad tidigare så kan vi spara mer än y kronor”.
- Man tittar sedan på hur vi kan främja, det vill säga öka sannolikheten för att orsakerna ska leda till den utlösande händelsen. Till exempel ”tidigt planera och agera för att ett extra skift ska bli verklighet”.
- Sist men inte minst så tittar vi slutligen på hur vi kan förstärka de önskvärda konsekvenserna av händelsen. Till exempel ”se till att allt annat som kan dra nytta av att installationen blev klar tidigare är redo att göra just detta”.
Ja, metodiken för hot och möjlighet är densamma, till exempel ISO 31000 för riskhantering. Poängen är att vi oftast är så fokuserade på att avvärja hoten att vi lätt glömmer att även se möjligheterna eller att ta dem för givet. Möjligheterna är minst lika många som hoten, vi måste bara ta oss tiden att systematiskt identifiera, prioritera och hantera dem parallellt med hoten.
Save-the-date: 2 oktober 2024
|
Vi fortsätter ett lyckat koncept: Projectpartners Utbildningsdag anordnas i samarbete med oss på Svenskt Projektforum. Tillsammans vill vi ge dig som arbetar med samhällsbyggnad i projektform en riktig projektlednings-boost! I år kommer vi att fokusera på KONFLIKTER – hur kan vi som ledare och medarbetare undvika de onödiga och hantera de uppkomna. Omvärlden är orolig så det räcker – låt oss skapa goda förutsättningar för att komma överens i våra samhällsutvecklande projekt! ✔ Juristens tips till konfliktfria avtalsprocesser ✔ Konflikthantering i praktiken ✔ Så bygger vi positiva och trygga team Dessutom föredrag av Helena Frisk, författaren till Årets projektledarbok 2024: Design Thinking och konsten att bemästra hajar. |
|
Som vanligt kommer vi hålla till på IVA Konferenscenter mitt i Stockholm och givetvis är deltagandet även på årets Utbildningsdag kostnadsfritt! Tid: Onsdagen den 2 oktober 2024, vi startar klockan 13. Vi presenterar ett detaljerat program med våra kunniga och inspirerande talare inom kort men gör gärna en intresseanmälan redan nu via länken: https://projectpartner.se/utbildningsdagen/ |
Lunchwebinar om ledarskap
Svenskt Projektforum bjuder in alla medlemmar till höstens första lunchwebinar torsdagen den 26 september på temat ledarskap. Är du PROJEKTledare eller projektLEDARE?!
I detta webinar kommer du öka medvetenheten kring ditt eget ledarskap, öka kunskapen och perspektiven kring hur du skapar en kraftfull intern kommunikation och få strategier och arbetsätt för att skapa och behålla en framgångsrik möteskultur. Med dessa delar kommer du kunna utveckla en bättre balans mellan det uppgiftstyrda- och personstyrda-ledarskapet. Du kommer få med dig strategier, kunskap och arbetsätt som går att implementera i ditt dagliga arbete, direkt efter lunchen.
Föreläsningen passar perfekt för dig som arbetar som projektledare, teamledare eller liknande, som nödvändigtvis inte har det formella personalansvaret men som ofta jobbar i, eller ansvarar för ett team.
Föreläsare: Daniel Ekstam som med över 10 års erfarenhet av ledarskapspositioner har specialiserat sina färdigheter inom ledarskapscoaching, mental träning och operativt ledarskap.
Glädjen över en Re-Certifiering och det stora värdet av reflektion!
Har Du koll på när Ditt IPMA certifikat löper ut?
Ett IPMA certifikat är giltigt i fem år och kan därefter förnyas vart femte år. Vid en recertifiering får du chans att reflektera över din senaste femårsperiod, din kompetensutveckling och de projekt du lett. Något vi såklart tycker att alla borde ta chansen att göra som erhållit ett IPMA certifikat.
Någon som verkligen tagit fasta på fördelarna med att förnya giltighetstiden på sitt IPMA certifikat och ta möjligheten till reflektion, är Tomas Domberg. Tomas är projektledare hos PQ Projektledning, suppleant i Svenskt Projektforums styrelse och IPMA Certifierad Senior Projektledare nivå B sedan 2013 och nu även re-certifierad för andra gången. I nedan artikel författar Tomas sina tankar kring recertifiering, glädjen till ett förnyat certifikat och det stora värdet av reflektion.
Åren går så fort och plötsligt stod det klart för mig att det åter var dags att recertifiera mitt IPMA certifikat som senior projektledare, Nivå B!
Behöver jag verkligen ett förnyat certifikat? Har jag tid med detta? Kan inte jag redan allt? Det var tankar som först fyllde mig. Med en god stund av eftertanke slog det mig att i projektledning är det lätt att fastna i dagliga uppgifter. För att utvecklas som projektledare och förbättra projektets resultat krävs reflektion. Genom en recertifiering ges möjligheten till att utforska just hur reflektion och projektkompetens kan stärka projektledarerollen och därmed förbättra hela projektet.
Valet blev enkelt, klart jag skulle ta chansen att reflektera över min roll som projektledare och stärka min projektkompetens genom att förnya mitt certifikat med en recertifiering!
Reflektionens roll i min projektledning
Reflektion innebär att analysera och utvärdera mina handlingar och beslut. Genom att regelbundet reflektera över mitt arbete kan jag förbättra mina metoder och undvika att upprepa misstag.
Hur reflektion utvecklar mitt ledarskap
För mig som projektledare bidrar reflektion till bättre självinsikt och förståelse för mina styrkor och svagheter, vilket i sin tur leder till förbättrade ledarskapsförmågor. Genom att reflektera över mina interaktioner med teammedlemmar tar jag möjligheten till att förbättra min kommunikation och även hur jag hanterar eventuella konflikter. Det har resulterat i att jag lyckats skapa en positiv arbetsmiljö och ökat teamets effektivitet.
Att stärka min projektkompetens genom reflektion
En IPMA-certifiering betonar kompetensområdet "People", kompetensen att arbeta med människor. Ledarskapsperspektivet inkluderar bland andra kompetenselementen ledarskap, kommunikation och samarbete. Genom att hela tiden jobba med reflektion, identifierar jag de områden där jag behöver förbättra mina färdigheter, både tekniskt men även dessa mjuka värden. Reflektionen har verkligen stärkt min projektkompetens och har även hjälpt mig att hålla mig uppdaterad och kontinuerligt utveckla och stärka mina kompetenser.
Implementering av reflektion i min vardag
För att reflektion ska bli en del av min rutin måste jag skapa strukturerade möjligheter för reflektion. Det gör jag genom att ha regelbundna reflektionsmöten och jag antecknar löpande mina tankar i en reflektionsdagbok eller ber om feedback från teamet. Det har medfört att reflektion har blivit en naturlig del av min projektledningsprocess.
Sammanfattning
Reflektion är för mig avgörande för att utveckla mitt ledarskap och förbättra projektledning. Genom att regelbundet reflektera över mina handlingar och beslut kan jag få insikter som leder till ett bättre ledarskap, förbättrad projektkompetens och mer framgångsrika projekt. Genom att integrera reflektion i mitt dagliga arbete bidrar jag till projektets och organisationens långsiktiga framgång.
Författare: Tomas Domberg 2024
Riskanalys
Riskanalys är en viktig del av projektplaneringsprocessen. Genom att förstå de potentiella riskerna kan du förebygga eller förbereda dig för kommande utmaningar.
Omfattningskrypning: Detta inträffar när de ursprungliga projektavsikterna inte är väldefinierade. Förmedla tydliga projektparametrar från början och håll fast vid dem för att undvika att intressenter ändrar kraven mitt i projektet.
Dåliga resultat: Resultatrisker uppstår när projektet inte fungerar så bra som förväntat. Förutse potentiella resultatrisker tidigt i planeringsprocessen och använd en programvara för projekthantering för att följa processer i realtid och främja öppen kommunikation mellan teammedlemmarna.
Höga kostnader: Kostnadsrisker uppstår när projektet överskrider den ursprungliga budgeten. Se till att budgeteringen är realistisk och detaljerad i projektplaneringsfasen.
Kom ihåg att risker inte alltid är negativa – de kan också innebära möjligheter. Genom att vara proaktiv och hantera osäkerheten på ett bra sätt kan du skapa bättre förutsättningar för ditt projekt.
Minirisk analys
Nedan beskrivs en enkel riskanalys, ofta kallad Minirisk. Syftet är att välja ut de största riskerna som behöver hanteras i uppdraget/projektet/programmet - man bedömer endast sannolikheten och konsekvensen, inte hur stor kostnaden blir. Metoden kan även användas med fördel för att analysera möjligheter.
FÖRBEREDELSER
- Utse någon som leder riskanalysen i god tid före mötet, gärna någon som inte är direkt inblandad i uppdraget/projektet/programmet.
- Boka en lokal som ger förutsättningar för kreativt och ostört arbete.
- Kalla deltagarna i god tid. Ta med nyckelpersoner i uppdraget/projektet/programmet och beställaren men också gärna andra personer med erfarenhet av samma typ av projekt. Skicka med underlag i kallelsen om det behövs.
RISKANALYS
Riskanalysen består av: att identifiera risker, att analysera risker, samt att planera åtgärder. Presentera uppdraget/projektet/programmet, mål, leveransdatum, inkluderat/exkluderat, krav, organisation. Beskrivningen beror av i vilket skede analysen genomförs.
IDENTIFIERA RISKER
- Identifiera tillsammans alla risker (eller möjligheter) som kan påverka uppdraget/projektet/programmet. Använd lämplig metod, t ex brainstorming med post-it lappar. Se till att alla deltar. Ta även med större risker som t ex valutaförändringar och naturkatastrofer. Beskriv vad risken riktar sig mot (effekten).
- Gruppera riskerna och sammanför de som är lika.
- Gör en lista över riskerna.
ANALYSERA RISKERNA
- Bestäm gemensamt Sannolikhet (S) att en risk inträffar, för en risk i taget.
- Sätt värdet till 1 för lägsta sannolikhet, 5 för högsta
- Väldigt liten – Skulle kunna inträffa
- Liten – Inte sannolikt men möjligt att den inträffar
- Medium – kan inträffa 50/50
- Stor – Mer sannolikt att den inträffar än att den inte gör det
- Mycket stor – kommer med stor sannolikhet inträffa
- Bestäm gemensamt konsekvensen om en risk inträffar, för en risk i taget. Sätt värdet till 1 för lägsta konsekvens, 5 för högsta
- Väldigt liten – Irritationsmoment, försumbar påverkan
- Liten – Påverkar mindre delar, alternativ finns
- Medium – Påverkar delar, alternativ saknas
- Stor – Påverkar viktiga delar
- Mycket stor – Risk för resultaten
- Multiplicera värdet för konsekvens med värdet för sannolikhet – skapa en tabell med riskvärden. De med högst poäng bör prioriteras samt de risker som har konsekvens 5.
ANALYSERA SAMT PLANERA ÅTGÄRDER
- Försök hitta den bakomliggande orsaken till varje risk – det förenklar arbetet med att hitta åtgärder.
- För varje risk välj en åtgärd.
- Beskriv åtgärden. (Om man väljer att acceptera risken ska det tas med i planeringen)
- Utse en ansvarig.
UPPFÖLJNING
- Följ upp risker och åtgärder kontinuerligt.
- Upprepa riskanalysen vid behov.
- Redovisa status för viktiga risker och åtgärder i statusrapporter för uppdraget/ projektet/ programmet