Projektfrågan: Är tillit en allt viktigare ledarskapsdimension?

Kontroll har länge dominerat som styrningsmetod. Effektiva digitala system kan idag producera mängder av rapporter och göra mätningar av de allra minsta beståndsdelarna. Men en organisation där mottot är kontroll riskerar att bli ineffektiv. Stressen inom organisationen ökar och hämmar produktiviteten, vilket leder till såväl ökade kostnader som en sämre arbetsmiljö.

Forskning från Stanford och Handelshögskolan BI i Norge visar att produktiviteten blir högre om cheferna släpper greppet och litar mer på sina medarbetare. Med en högre grad av tillit minskar stressen i organisationen. Medarbetarna får ett större utrymme att själva utvecklas och skapa egna effektiva lösningar mer anpassade till dem själva. Men vågar vi släppa in den dimensionen i ledarskapet?

Diskutera frågan i Svenskt Projektforums Linkedin grupp

by Svenskt Projektforum

DEBATT: Projektnytta - oekonomiska värden på framgång

En vanligt mått på framgång är att mäta hur mycket projektet går med vinst. Men en vinst kan vara så mycket mer än bara kronor och ören. Framför allt i den offentliga sektorn.

e-delegationen släppte nyligen en vägledning för nyttorealisering. I den nya publikationen, ”Från varulogik till tjänstelogik”, är skillnaden mellan varulogik och tjänstelogik det genomgående temat. .

Nyttovinster kan ju dessutom generera ekonomisk vinst på längre sikt. Klassiska exempel på det är ju Operahuset i Sydney och i viss mån tunneln genom Hallandsåsen. Det kan vara dags att ta med sådana mätvärden i framtida projektutvärderingar. Vad tycker ni?

Diskutera frågan på Svensk Projektforums grupp på Linkedin

by Svenskt Projektforum

Projekttrender


Osmotisk kommunikation
Osmotisk kommunikation betyder att vi genom tillgång till information samt vilja och förmåga att ge information också skapar ett effektivt sätt att arbeta, kommunicera och lösa problem. Det kan handla om teknik, men också hur projekt leds, hur vi arbetar, vilken inställning vi har till att hjälpa till och ta del av information som gör att vi kan nå nya höjder.

Ny teknik kan bidra till en kultur av transparens och tillit. Informationsdelning och feedback i realtid, tidigare bara existerande i den fysiska världen, blir helt plötsligt möjligt. Tänk dig att du jobbar i ett öppet kontorslandskap och råkar höra hur några diskuterar ett problem. Du inser att du kan hjälpa till, och som människa ligger det i din natur att vilja hjälpa till och dela med dig, så du gör det genom att ge feedback. Tekniken gör det idag möjligt att observera situationer och delta i konversationer som äger rum i den virtuella världen. Verktyg som tillämpar dessa nya tekniker inom projektledning finns, vilket skapar effektiva sätt att samarbeta, kommunicera och lösa problem.


Hjärnforskning påverkar projektarbetet
Pontus Wasling, hjärnforskare och läkare, har skrivit boken Minnet, fram och tillbaka som är en sammanställning av den senaste hjärnforskningen. Wasling skriver i boken att ”hjärnan är en framåtblickande beslutsfattare och föreställningar baserade på minnen är helt avgörande för att kunna ta bra beslut”.

Katarina Gospic, som medverkar på Projektverktygsdagen, har i sin bok Den sociala hjärnan beskrivit hur Hjärnan definierar vårt jag och vår självbild. Hon menar att vi måste förstå hur hjärnan fungerar för att våra sociala relationer ska fungera och får vår hälsa, vårt välmående och prestation.

En av de intressantare forskarna inom området är psykologen Daniel Kahneman, som för tio år sedan
belönades med Nobelpriset i ekonomi. Hans arbeten om beslutsfattande och riskbedömning bygger till stora
delar på banbrytande evolutionsbiologi som, i motsats till vad Milton Friedman och hans gelikar länge predikat, visar att nutidens marknadsaktörer ingalunda är så särdeles rationella.

Kahneman skriver i sin bok ”Tänka, snabbt och långsamt” att människans intellekt är utmärkt väl anpassat för ett fjärran apstadium, dock mer sällan för det moderna livets alla valsituationer. Vi begår hela tiden misstag, och är ofta mycket lättlurade. Inte minst bedömningar i hastigt mod, sådana som brukar ges beteckningen intuition, visar sig inte sällan leda fel.


Projektkontor är hett
Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner och haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj. Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt.

Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.

Fler och fler ser nu att projektkontoret är bra för samspelet mellan linje och projekt. Projekten kan inte leva sitt eget liv utan är till för linjen samtidigt som projekten kan påverka förändringar i linjen. Projektkontoret kan spela en viktig roll när det gäller behov av ordning och reda inom flera projekt, som till exempel struktur och gemensamma arbetssätt. Kontoren är också viktiga för information och kommunikation om och runt projekt.

by Svenskt Projektforum

Trender i projektens värld

1. Optimering av projektportföljen i fokus

Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner. Projektkontoren har haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj.

Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt. Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.

Det räcker inte att ett projekt har ett positivt business case för att köras – det ska vara mer positivt än alternativa projekt för att platsa. Ytterligare ett tydligt tecken vi ser är de PMO-chefsnätverk där projektkontorscheferna från olika företag och myndigheter träffas och utbyter erfarenheter. Det hade inte varit möjligt för bara ett par år sedan.

2. Agil implemetering i organisationen

Begreppen lean och agilt baserade på Best practise i produktutveckling och projektledning och har utvecklats under årtionden. Målet är att maximera effektiviteten – för att öka eller bibehålla upplevda värdet av resultatet med mindre arbete. Trots att dessa begrepp är på listan över trendord under de senaste åren, kan modern beteendevetenskap förklara varför lean och agilt är effektiva: de skapar helt enkelt mer delaktighet och engagemang bland medarbetarna.

Den första idén kring lean och agilt handlar om begreppet Last Planner. Det vill säga att de som utför arbetet ska vara de som planerar den. Människor har väl utvecklade hjärnor med mycket kapacitet. Om de planerar tillsammans kommer de att hitta bättre sätt att arbeta än något datorprogram eller expert kan göra.

Den andra idén handlar om kontroll och transparens, som bygger på att alla ska ha insyn i alla delar i projektet. Tanken är att detta stärker ansvarsskyldigheten och möjliggör individuella initiativ. När all kommunikation synliggörs så har projektledaren kontroll och behöver inte styra på detaljnivå. Gruppen bestämmer det mest på egen hand genom tätt samarbete då alla har tillgång till rätt information.

Projekt ska förstås inte genomföras helt utan planering, men hellre ska övergripande planering göras än detaljerad. Bakgrunden är – och här känner många av oss projektledare igen oss – att projekt har en tendens att förändras vilket gör att alltför detaljerad planering kan innebära slöseri med tid. Det handlar med andra ord om agil projektledning även i organisationsprojekt.

3. Hemmaplan är inte längre Sverige

Sverige har länge haft multinationella företag med engelska som arbetsspråk, till exempel Ericsson. På senare tid har dock en mycket stor andel av svenska företag fått inte bara vissa länder i Norden utan hela Norden och Baltikum som hemmamarknad – inte minst bankerna.

Och företag från hela världen etablerar sig i Sverige. Engelska har införts som arbetsspråk, projektgrupper har i normalfallet blivit distribuerade och man kommunicerar inte längre ansikte mot ansikte på sitt modersmål. Det här ställer allt större krav på inte minst projektledarnas förmåga att bygga starka team och lyckas med sin kommunikation.

Marknaden är global, produktion flyttas utomlands och R&D utförs mer och mer i andra världsdelar. De projektledare som verkar i en internationell och mångkulturell miljö har ofta intressenter och delar av sin projektorganisation utspridda över världen. Hur är det att leda projekt utan att träffas? Hur anpassar man sig som projektledare till denna nya vardag? Hur påverkas man av kulturella skillnader? Hur skapar vi ett gemensamt språk? Dessa är frågor som blivit mer frekventa den senaste tiden. Vi märker också att allt fler högskolor har kurser i internationell projektledning.

by Svenskt Projektforum

Tio viktiga trender 2012 inom projektledning

Vi presenterar här nio viktiga projektledningstrender för 2012 framtagna av en global panel av ledande befattningshavare och ämnesexperter inom ESI International och sammanställda av J.LeRoyWard, Executive Vice President på ESI International. Den tionde trenden vill vi ha din hjälp med.

I takt med att projektmiljön växer i komplexitet kommer projektledning att kräva att projektteam, intressenter och verkställare under 2012 samverkar som aldrig förr. Hur man på arbetsplatsen tillämpar utbildning, tillvägagångssätt för skräddarsydda projekt, innovativa projektverktyg och smartare resurshantering kommer att vara avgörande för att få största möjliga inverkan på verksamheten. Och inte bara projektledning, utan även definitionen av ”projektframgång” har förändrats till att kräva mer än det tredubbla. Samverkan är ett gemensamt tema för många av de främsta trenderna under 2012 när det gäller projektledning.

1. Program Management kommer att ta fart, men resurser är fortfarande en bristvara

Allt större initiativ som tas av företag och myndigheter blir erkända för vad de är och inte är, nämligen program – inte projekt – som kräver mycket avancerad kompetens, stöds av lämpliga verktyg och metoder för att kunna genomföras med framgång. Tio viktiga trender 2012inom projektledning Men många organisationer kämpar för att hitta rätt personer och saknar de metoder som är nödvändiga för att säkerställa framgången. Under 2012 kommer vi att se mer investeringar i kompetensmodeller, utbildning, metodutveckling, de verktyg som används samt karriärvägar för att säkerställa att de medarbetare som har titeln Program Manager har det som krävs för rollen.

2. Samverkande mjukvarulösningar kommer att bli ett viktigt affärsverktyg för projektgrupper

Spridningen av samverkande program i projektmiljön kommer att intensifieras under 2012. Allt mer komplexa och virtuella projekt och åtstramade budgetar, kräver ett mer effektivt sätt att hantera kommunikation och arbetsflöden. Samverkan är en central faktor inom projektledning och något som kraftigt förbättrar produktiviteten är att ha en webbplats som tillåter att projektartefakter skapas, delas och distribueras inom en förvaringsplats med webbaserad åtkomst.

3. ”Learning transfer” blir det nya mantrat, men med lite strukturerad applicering

Learning Transfer, förmågan att tillämpa ny kunskap i jobbet, kommer att fortsätta att vara något som chefer och proffs inom Learning & Development (L&D) fokuserar på om de vill att deras projektledare ska återvända från utbildningen redo att tilllämpa allt de lärt sig direkt och på rätt sätt i sina projekt. Men även om L&D och andra chefer är överens om att ett fortsatt lärande är en bra idé, kommer mycket få organisationer som investerar i en formell process att få det att hända. Under 2012 kommer vi att se många organisationer diskutera vikten av att överföra kunskap utan att egentligen införa en strukturerad metod för att säkerställa att det blir så.

4. Agile blandas med Vattenfallsmodellen och ger en ny ”hybridmetod”

Efter att ha flyttat sig från ”manifest till mainstream” har Agile konfronterat de projektteam som haft svårt att genomföra experimentella och överarbetade gemensamma strategier. För att till fullo kunna få en organisation att anta vissa aspekter av Agile finns det projektgrupper som kombinerar traditionella och Agileelement i skapandet av en egen hybridstrategi. Inom områden som planering, krav och teamkommunikation utformar företagen skräddarsydda metoder för att göra det som fungerar för dem.

5. Smartare projektinvesteringar kräver starkare band mellan projektledning och Business Process Management (BPM)

Inom den finansiella sektorn, särskilt inom försäkringssektorn, kommer fokus fortsatt att ligga på likformiga affärsprocesser som presterar så effektivt som möjligt för att driftskostnaderna ska kunna sänkas. BPM-filosofin har snabbt blivit en viktig faktor för val av projekt. När nya projekt föreslås kommer deras värde till stor del att bedömas efter den inverkan de kommer att få på organisationens affärsprocesser. Ju mer påverkan projektet har för minskade internkostnader, desto högre kommer de att rankas. De ”smarta” pengarna kommer att spenderas på att driva ut kostnader från verksamheten. Med tanke på de höga premier som läggs på de effektiva processer som levereras via projekt är BPM ett centralt koncept som projektledare kommer att behöva behärska ordentligt.

6. Fler Project Management Office-ledare (PMO) kommer att mäta effektiviteten baserat på företagets resultat

Även om detta att skaffa verktyg, använda metoder, kartlägga projektledningsprocesser, skicka iväg projektledare på kurs och öka antalet certifierade projektledare i organisationen är viktiga parametrar för en PMO-ansvarig, som ska samla in och rapportera, säger de inte mycket om hur effektiv en PMO har varit ur ett affärsperspektiv. För att bedöma affärseffektiviteten behöver den PMO-ansvarige bestämma om det egna arbetet har haft en positiv och mätbar effekt på verksamheten när det gäller ett minskat antal problemprojekt, färre projektledare som slutar och snabbare ledtider till marknaden. År 2012 kommer mätandet av resultatet i projektledningen, inte insatserna, att bli allt viktigare.

7. Duktiga projektledare står emot arbetslöshetstrenderna

Även om arbetslösheten är rekordhög i många länder är det svårt att hitta bra projektledare. Rekryteringen fortsätter även i problemfyllda ekonomier och organisationerna behöver individer som kan göra grundarbetet perfekt. Suget efter grundläggande projektledning – särskilt riskhantering – kommer under 2012 att fortsätta stiga, särskilt i länder som Indien och Kina, där omsättningen på projektledare är oroväckande hög och kontinuerlig utbildning av ny personal är avgörande.

8. Kundcentrerad projektledning tar över ”projekttriangeln”

I många år har tid, kostnad och omfattning varit det mått som använts för att mäta framgång för alla projekt och projektledare. Även om triangeln fortfarande är viktig är den inte längre det enda som gäller för ett lyckat projekt. Men trots att risk och kvalitet också nämnts som extra ”triangelsidor” finns det en tydlig trend för 2012, nämligen det värde som projektet ger organisationen. Den nya definitionen av projektframgång är att ett projekt kan överstiga både tidsplan och budget så länge som kunderna bestämmer att det är en framgång enligt de kriterier som just de använder. I dagens miljö bestäms projektets värde av ”mottagaren” – kunden – inte av ”leverantören”.

9. Personalcheferna kommer att leta efter utvärderingar för att hitta projektledare med hög potential

Eftersom projektledning är en så viktig funktion kommer HRfolket uppmanas att mer intensivt identifiera projektledare med hög potential under 2012. Den utmaning som personalansvariga kommer att ställas inför är att det inte finns någon ”garantibedömning” när det gäller att kunna identifiera bra projektledare. Att utvärdera befintliga kunskaper och färdigheter är till liten nytta eftersom de inte är konstruerade för nyutbildade projektledare. Icke desto mindre måste de sökande inte bara bedömas efter sin tekniska kompetens, utan också efter den viktiga affärsmannamässiga och sociala kompetensen. Så vitt vi vet har ingen ännu utvecklat sådana bedömningar, men personalcheferna kommer att fortsätta och intensifiera sin jakt på bedömningar under året.

10. Vilken är trend nummer tio?

Vilken trend ser du inom projektledning för 2012? Kan vi kora en tionde trend? Eller har du synpunkter på de andra nio? Vi vill veta vad du tycker. Kommentera här nedan.

by Svenskt Projektforum