Okategoriserade-arkiv - Sida 5 av 70

Tillbakablick

Under 2024 har flera globala trender inom ledarskap blivit framträdande. Här är några av de mest betydelsefulla:

Ledarskap med sårbarhet: Ledare uppmuntras att vara öppna med sina misstag och lära av dem, vilket främjar en kultur av transparens och förtroende inom organisationen.
Etiskt arbete: Betoningen ligger på att belöna engagemang och hårt arbete, samtidigt som man respekterar medarbetarnas hälsa och privatliv.
Utveckling av medarbetarupplevelsen: Fokus på att skapa en arbetsmiljö där medarbetare trivs genom att förbättra kultur, teknologi och fysisk miljö, vilket i sin tur leder till bättre ekonomiska resultat.
Kompetens före arbetslivserfarenhet: Rekryteringsprocesser skiftar mot att prioritera specifika färdigheter och kompetenser över tidigare jobbtitlar, för att möta den snabba utvecklingen inom näringslivet.
Hybridarbete: Efter pandemin har en balans mellan distansarbete och arbete på kontoret blivit normen, med fokus på att hitta optimala lösningar för både produktivitet och medarbetarnas välmående.
Integration av AI och teknologi: Artificiell intelligens och ny teknologi påverkar arbetslivet i hög grad, vilket kräver att ledare förstår och implementerar dessa verktyg effektivt.
Geopolitisk och ekonomisk medvetenhet: Ledare behöver vara informerade om globala trender och politiska förändringar för att kunna navigera sina organisationer genom osäkra tider.
Futuristiskt tänkande: Att förbereda sig för framtiden genom att vara öppen för nya idéer och förändringar, samt att utveckla flexibla strategier, har blivit allt viktigare för ledare.

Dessa trender speglar en global rörelse mot mer adaptivt, medarbetarcentrerat och teknologidrivet ledarskap under 2024.

Inom projektledning har befintliga metoder fortsatt att utvecklas och anpassas för att möta föränderliga behov inom olika branscher.

Agila metoder och hybridmodeller: Agila metoder, såsom Scrum och Kanban, har fortsatt att vara populära, särskilt inom mjukvaruutveckling och andra dynamiska miljöer. Under 2024 har det skett en ökad tillämpning av hybridmodeller som kombinerar agila principer med traditionella projektledningsmetoder, som vattenfallsmodellen, för att bättre anpassa sig till specifika projektkrav.
Ökat fokus på riskhantering: Diskussionen kring riskhantering inom projektledning har intensifierats, med en märkbar ökning av forskningspublikationer inom området under de senaste åren. Detta tyder på en växande medvetenhet om vikten av att integrera riskhantering i projektledningsprocesser för att säkerställa projektens framgång.
Anpassning av projektledningsverktyg: Under 2024 har det skett en fortsatt utveckling av digitala verktyg och programvaror för projektledning, med fokus på att stödja både traditionella och agila metoder. Dessa verktyg erbjuder funktioner som Gantt-diagram, uppgiftsberoenden och samarbetsplattformar för att underlätta effektiv projektledning.

Sammanfattningsvis har projektåret 2024 präglats av en fördjupning och anpassning av befintliga projektledningsmetoder, denna utveckling speglar en strävan att bättre möta de komplexa och föränderliga behoven inom olika projekt och branscher.

by Svenskt Projektforum

Årets projektledare 2024

Priset för Årets Projektledare delas varje år ut av Svenska Projektakademien i samband med evenemanget Projektnäring. Den 22 november i år deltog Svenskt Projektforum vid evenemanget där vi fick ta del av när Karin Karlsson korades till Årets Projektledare 2024.

Stort grattis Karin till det lyckade projektet under din ledning - att skapa en attraktiv och säker Eurovision Song Contest 2024 i Malmö.

Förutom prisutdelning av årets projektledare fick vi tillsammans med en sal full av engagerade projektledare lyssna till Markus Hällgren som tog oss på en resa uppför Mount Everest ur ett ledarskapsperspektiv och betonade vikten av mellanrutiner i projekt för att skapa ett sammanhållet team.

Vi fick också möjligheten att se in i framtiden tillsammans med Anna Frankzen Starrin när hon berättade om trenderna som påverkar vår framtid. En av de viktigaste trenderna vi tar med oss från föreläsning är - Hållbart ansvar; ekonomiskt, socialt och miljömässigt.

I nedan artikel kan du läsa mer om årets projektledare, Karin Karlsson och det projekt som kammade hem vinsten med.

Målet med projektet var att skapa en attraktiv och säker Eurovision Song Contest 2024 för både Malmöbor och internationella besökare. Detta innebar att arrangera invignings- och avslutningsceremonier, stadsevenemang samt hantera deltagande delegationer. En central del var att säkerställa trygghet och säkerhet i nära samarbete med myndigheter. Projektet stod även som värd för cirka 1 600 journalister och organiserade en volontärstyrka med över 600 personer. Genom dessa insatser strävade man efter att stärka Malmö som en demokratisk och inkluderande stad.

Resultatet blev en stor framgång. Evenemanget genererade 445 miljoner kronor i turistekonomiska intäkter, vilket är den högsta omsättningen någonsin i stor-Malmö. Tack vare god ekonomisk kontroll och nya ekonomiska modeller kunde Karin Karlsson hålla projektbudgeten på 30 miljoner kronor. Evenemanget genomfördes utan incidenter och evenemanget blev dessutom hållbarhetscertifierat.

Det var ett komplext projekt med höga säkerhetskrav och genomfördes under stor press på grund av internationella konflikter. Projektet behövde också skapa en ny, tillfällig organisering som sträckte sig över olika förvaltningar och bolag.

Projektakademiens motivering

Trots stora utmaningar, inklusive ett ständigt försämrat säkerhetsläge och många oförutsedda händelser, har Karin levererat ett mycket lyckat resultat. Hennes innovativa och pedagogiska ledarskap, i kombination med en stark värdegrund och en tydlig vision, har varit avgörande för att hantera utmaningarna och uppnå projektets mål.
Karin har skapat ett positivt och transparent arbetsklimat, vilket har inspirerat teamet och möjliggjort ett effektivt samarbete med en mängd olika intressenter. Karins agila förhållningssätt och fokus på samarbete har skapat en hävstångseffekt som har lett till framgångsrika lösningar och nya initiativ, exempelvis genom ökad hållbarhet och sociala medier.
Sammanfattningsvis har Karin visat prov på enastående ledarskapsförmåga, nytänkande och förmåga att hantera komplexitet. Hennes arbete har inte bara resulterat i ett framgångsrikt projekt, utan också stärkt Malmös position som en öppen och attraktiv evenemangsstad.

Källa Svenska Projektakademien 22 november 2024:

https://www.projektakademien.se/pa/arets-projektledare-2024/

by Svenskt Projektforum

Hållbara projekt och PIA

Hållbara projekt och PIA – Project Impact Assessment

I en tidigare artikel skrev vi om hållbara projekt och vikten av att också hantera de sociala och miljömässiga aspekterna i ett projekt, utöver de ekonomiska. Ett sätt eller verktyg för detta är en så kallad PIA (Project Impact Assessment). En PIA, tillsammans med tillhörande, underliggande information, är även ett utmärkt kommunikationsunderlag för en projektledare. Metodiken kan sägas vara en hybrid av risk- och kontinuitetshantering.

En PIA görs så tidigt som möjligt i inledningen ett projekt, helst som en del av den tidiga planeringen. I dess enklaste form innebär en PIA-process att:

De viktigaste sociala respektive miljömässiga parametrarna identifieras
Dessa parametrar bedöms och värderas, enskilt eller sammantaget, av projektledningen utifrån en kriteriemodell. Resultatet blir till en statusrapport före projektet. Här ingår det även att i kriteriemodellen lägga fast vad som inte är acceptabelt.
Motsvarande bedömning görs sedan av hur projektet kommer att påverka samma parametrar och vilka åtgärder som skall vidtas under projektets gång för att effekten skall bli så bra som möjligt. Om projektet bedöms ge oacceptabel påverkan (enligt kriteriemodellen) så måste åtgärder vidtas för att undvika detta, alternativt så fattar man ett formellt beslut på att ändå acceptera det oacceptabla.
Man beslutar och lägger fast målbilden för de sociala och miljömässiga parametrarna, det vill säga vad man vill och siktar på att de ska vara efter projektet.
Under projektets gång följs detta upp med någon lämplig frekvens och dessa lägesrapporter används för att identifiera och vidta eventuella korrigerande åtgärder samt till att kommunicera med olika intressenter.
När projektet är slut, görs en ny slutlig bedömning och jämförs med målbilden.

Låt oss titta på ett fiktivt exempel där en ny parkanläggning på ett tidigare industriellt område planeras. De viktigaste sociala aspekterna bedöms vara hälsa, trygghet och utbildning. De viktigaste miljöaspekterna är vatten, jord och ekosystemtjänster (t ex. pollinering).

En kriteriemodell tas fram

och en bedömning av nuläget (innan projektet) tillika statusrapport tas fram.

Detta projekt är tacksamt på det sättet att det bedöms påverka samtliga sociala och miljörelaterade aspekter positivt, men ambitionen är högre än så och därför planeras vissa förstärkande åtgärder för att få till ett så bra som möjligt slutresultat. Dessa inkluderar bland annat förändringar och åtgärder avseende belysning, utomhusgym och ”stationer” i området som är avsedda för skolklasser att besöka. Vidare så kommer ett antal dammar att byggas (som samtidigt kan nyttjas för att hantera skyfall), insektshotell installeras och fjärilsvänliga blomplanteringar att anläggas.

Målbilden läggs fast:

Projektet fortlöper, ytterligare förstärkande åtgärder vidtas och den slutliga bedömningen indikerar att målen har uppfyllts eller t.o.m. överträffats till viss del:

Kom ihåg: det är inte avgörande hur sofistikerad eller detaljerad ansatsen är utan det som väger tyngre är oftast en enkel kvalitativ ansats som möjliggör kontinuerlig bedömning, uppföljning och kommunikation innan, under och efter projektet.

Författare: Anders Södergren november 2024

by Svenskt Projektforum

AI-skola

AI-skola för projektledare i samarbete med Projektledarpodden

För alla medlemmar lanserar Projektforum i samarbete med Projektledarpodden AI-skola för projektledare. Under tre tillfällen kommer du att få lära dig hur du som projektledare på bästa sätt kan använda dig av AI i ditt arbete. Med start i januari och tre månader framåt kommer vi bland annat att gå igenom:

Hur gör man bra Promptning/instruktioner till sin AI-assistent och varför är det så viktigt. >> 17 januari.
Copilot för projektledare - vad funkar idag och vad funkar ännu inte bra för en projektledare. >> 14 februari
Liten verktygsgenomgång (Claude, Copilot, ChatGPT, Gemini m.fl) samt frågor och svar. >> 14 mars

Varje tillfälle är ca 30-40 min och genomförs i zoom. AI-skolan är kostnadsfri för samtliga medlemmar. Är du inte medlem än men önskar delta så registrerar du enkelt ditt medlemskap här>>.

AI-skolan presenteras i samarbete med Projektledarpodden och kommer att ledas av Mattias Ejbe och Daniel Karlsson.

Daniel – disputerad, idag med fokus på AI och projektledning

Daniel driver ett konsultbolag fokuserat på AI och projektledning. Med rötter vid Uppsala Universitet har han tidigare arbetat som projektledare inom allt från innovation i start-ups, inklusive portabla bränsleceller och sociala robotar, till life-science. Daniel har hållit i flertalet uppskattade föreläsningar om AI:s roll i projektledning och utbildat i ämnet vid bland annat Berghs School of Communication. Daniels passion ligger i att utforska och implementera AI-driven förändring, särskilt inom projektledning. Han betonar vikten av att anpassa sig till teknologiska framsteg för att bibehålla konkurrenskraft i en föränderlig värld.

www.linkedin.com/in/danielkarlssonphd

Mattias – Projektledare med stor nyfikenhet, nu riktat mot AI

Mattias Ejbe är en IPMA-B certifierad projektledare som sedan 1996 arbetat i och med projekt. Med en bakgrund som civilingenjör har Mattias arbetat inom bygg-, IT-, process-, affärssystems- och förändringsprojekt i internationella miljöer. Förutom att vara konsult på stora företag som projektledare så har Mattias undervisat i projektledning i mer än 15 år, är engagerad i start-ups och leder Projektledarpodden. Han förespråkar Lean som filosofi i arbetslivet och är mycket nyfiken på allt som är nytt, sen en tid tillbaka är det AI som tar mycket av nyfikenhetstiden.

www.linkedin.com/in/mattiasejbe

by Svenskt Projektforum

Kommunikation i projekt

Kommunikation i projekt är en av de viktigaste faktorerna för att säkerställa framgång. Den handlar om att säkerställa att rätt information når rätt personer vid rätt tidpunkt och på rätt sätt. Här är några nyckelpunkter att tänka på:

Betydelsen av effektiv kommunikation

Bygger förtroende: Klara och ärliga kommunikationskanaler stärker samarbetet mellan teammedlemmar och intressenter.
Minskar risker: Genom att kommunicera regelbundet kan man upptäcka potentiella problem tidigt och hantera dem innan de eskalerar.
Förbättrar beslutsfattande: När alla har tillgång till korrekt och aktuell information blir besluten mer välgrundade.

Kommunikationsplanering

En kommunikationsplan är en grundläggande del av projektplaneringen och inkluderar:

Målgrupper: Vilka behöver vilken information?
Kanaler: Vilka kommunikationsmetoder passar bäst (e-post, möten, digitala plattformar, etc.)?
Frekvens: Hur ofta ska information delas?
Ansvar: Vem är ansvarig för att kommunicera vad?

Kommunikationsverktyg

Det finns många verktyg för att underlätta kommunikationen i projekt, såsom:

Projektstyrningsverktyg: Trello, Asana, eller Microsoft Teams för att följa upp uppgifter och deadlines.
Kommunikationsplattformar: Slack, Zoom eller e-post för snabb och tydlig kommunikation.
Rapporter och dokumentation: Regelbundna statusrapporter och mötesprotokoll.

Kommunikationsformer

Formell kommunikation: Tydligt strukturerade möten, rapporter och presentationer.
Informell kommunikation: Snabba samtal, informella diskussioner och ad hoc-lösningar.
Vertikal och horisontell kommunikation: Att säkerställa att både ledning och teammedlemmar, samt mellan olika team, delar information.

Vanliga utmaningar och lösningar

Missförstånd: Kan lösas genom att använda klara och tydliga formuleringar samt att bekräfta förståelsen.
Informationsöverflöd: Filtrera och prioritera information som delas.
Språk- och kulturella skillnader: Anpassa kommunikationen efter teamets sammansättning.

Feedback och aktiv lyssning

Kommunikation är inte bara att skicka information utan också att lyssna. Regelbunden feedback och aktiv lyssning hjälper teamet att justera och förbättra kommunikationen.

by Svenskt Projektforum

Intressent kommunikation

Kommunikation med intressenter är avgörande för att bygga förtroende, säkerställa tydlighet och hantera förväntningar under projektets gång. Den handlar om att förmedla rätt information vid rätt tidpunkt, med rätt ton och genom rätt kanaler.

Här är några viktiga aspekter:

Kommunikationsmål med intressenter

Hålla informerade: Ge intressenterna uppdateringar om projektets framsteg, förändringar och utmaningar.
Hantera förväntningar: Se till att intressenternas förväntningar är realistiska och i linje med projektets mål.
Bygga relationer: Stärka samarbetet och skapa förtroende.
Få stöd: Säkerställa att intressenter bidrar med resurser, beslut eller andra insatser när det behövs.

Kommunikationsstrategi

En effektiv kommunikationsstrategi kräver en tydlig plan som inkluderar:

Målgruppsanpassning: Förstå vilka intressenter du kommunicerar med och anpassa budskapet till deras intressen och behov.
Kommunikationskanaler: Välj rätt kanaler beroende på intressenten, t.ex.:
- E-post: För formell och dokumenterad kommunikation.
- Möten: För diskussioner och beslutsfattande.
- Rapporter: För detaljerad information om projektets status.
- Digitala plattformar: För snabb uppdatering och samarbete (t.ex. Microsoft Teams, Slack).

Anpassning efter intressenter

Alla intressenter har olika nivåer av intresse och inflytande i projektet, och kommunikationen bör reflektera detta:

Nyckelintressenter (hög påverkan och intresse):
- Ha regelbundna möten och ge detaljerade rapporter.
- Involvera dem i beslutsprocessen.
Sekundära intressenter (lägre intresse eller påverkan):
- Håll dem informerade med sammanfattade uppdateringar.
- Kommunicera vid viktiga milstolpar.
Kritiska intressenter (hög påverkan men lågt intresse):
- Fokusera på att hålla dem nöjda och undvika konflikter.
- Ge tillräcklig information för att de ska känna sig delaktiga.

Nyckelprinciper för kommunikation

a) Tydlighet och konsekvens

Använd ett språk som intressenter förstår.
Se till att kommunikationen är konsekvent för att undvika förvirring.

b) Transparens

Var öppen om framgångar, risker och utmaningar.
Att informera om problem tidigt hjälper till att skapa förtroende och möjliggör lösningar.

c) Tvåvägskommunikation

Lyssna på intressenternas frågor, feedback och oro.
Skapa dialog och engagera dem i processen.

d) Proaktivitet

Förutse intressenternas frågor och informera innan de behöver fråga.
Kommunicera regelbundet, även när det inte finns stora nyheter.

Kommunikationsplan för intressenter

En bra plan inkluderar:

Vad: Vilken information ska delas?
Vem: Vilka intressenter behöver informationen?
När: Hur ofta och vid vilka tillfällen ska informationen delas?
Hur: Vilka kanaler och metoder ska användas?
Ansvar: Vem ansvarar för kommunikationen?

Vanliga utmaningar och lösningar

Överkommunikation: Kan överväldiga intressenter. Lösning: Filtrera och dela relevant information.
Underkommunikation: Kan skapa osäkerhet. Lösning: Sätt upp en tydlig plan och håll den.
Missförstånd: Kan leda till felaktiga förväntningar. Lösning: Bekräfta att budskapet har uppfattats korrekt.

Exempel på metoder

Intressentmöten: Regelbundna möten för att uppdatera och diskutera framsteg.
Nyhetsbrev: Kortfattade uppdateringar om viktiga händelser.
Workshops: För att involvera intressenter i problemlösning eller planering.
Dashboards: Digitala plattformar som ger realtidsinformation om projektets status.

Sammanfattningsvis är effektiv kommunikation med intressenter en kombination av strategi, flexibilitet och lyhördhet. Genom att förstå deras behov och engagera dem i processen kan projektledaren skapa ett starkt stöd för projektets framgång.

by Svenskt Projektforum

Forskningsstudie om projektledare och AI

Riskerar vissa grupper av projektledare att halka efter i användningen av AI?

- Bidra till en forskningsstudie om projektledare och AI

Digitaliseringen har inneburit både teknologiska och organisatoriska förändringar som har gett projektledare tillgång till verktyg som underlättar. Digitaliseringen medförde dock en utmaning ur ett jämlikhetsperspektiv då vissa grupper av projektledare hamnade efter i utvecklingen och skapade en växande kompetensklyfta. I och med det ökande användandet av AI så står vi inför liknande utmaningar med grupper som riskerar att halka efter i utvecklingen.

Jag heter Stina Apel och har arbetat som projektledare i över 20 år, mestadels inom forskning och utveckling. Jag har en Civilingenjörsutbildning i Datateknik i grunden och läser nu en magister i projektledning på Karlstads Universitet. Min magisteruppsats är en studie med syftet att undersöka om det finns ett samband mellan användandet av AI och demografiska faktorer såsom ålder, kön, erfarenhet av projektledning samt utbildning. Detta för att se om det finns grupper av projektledare som riskerar att halka efter. Resultatet kan sedan ligga till grund för framtida forskning om hur man kan säkerställa att dessa grupper får det stöd och den utbildning som behövs. Just nu arbetar jag med att samla in data till min studie via en enkät och jag skulle bli så tacksam om du, som arbetar som projektledare, kan tänka dig att avvara några minuter av din tid och besvara enkäten.

Enkäten genomförs verktyget Survey and Report och består av 23 frågor och tar ca 5-10 min att genomföra. Den går att besvara från både dator och mobil. Länk till enkäten: https://survey.kau.se/survey/24550

Frågor om enkäten besvaras av Stina Apel: stinapel101@student.kau.se

by Svenskt Projektforum

Hållbara projekt – vad innebär det?

In 1987, the United Nations Brundtland Commission defined sustainability as “meeting the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs.” Allt sedan dess har ordet hållbarhet eller hållbart kommit att bli något alla företag och organisationer måste förhålla sig till. Med hållbart avses vidare att det handlar om ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet, den så kallade triple-bottom line.

Vad betyder då att ett projekt är hållbart? Eller projektkompetens, projektledning eller för den delen, att en projektledare agerar hållbart? Ett komplett och entydigt svar är förstås svårt eller omöjligt att ge men det finns vissa beståndsdelar som alltid bör finnas eller beaktas för att projekt skall kvala in som potentiellt hållbara.

Om vi börjar med det ”enkla” så skall det förstås vara ekonomiskt hållbart, något som är och alltid har varit en självklar förutsättning för alla projekt och därför inget vi behöver prata så mycket mer om här. Projektledare och projektägare är duktiga på att räkna och har hur många modeller och verktyg som helst att hjälpa dem göra just det. Utan det är de andra två aspekterna, ekologisk och social hållbarhet, som är den större utmaningen.

Social hållbarhet innebär att sociala frågor beaktas och hanteras innan, under och efter projektets genomförande. Det handlar om att förstå den sociala effekt projektet får, för de som påverkas, direkt eller indirekt, av det resursutnyttjande som projektet medför (t.ex. den landyta som tas i anspråk för byggandet av en anläggning), till de villkor som gäller för de som arbetar i projektet och slutligen de sociala effekter som projektresultatet skapar. Alla sociala effekter blir sällan positiva och behöver inte vara utan det handlar om att netto-effekten skall vara entydigt positiv. Dessvärre är begreppet social hållbarhet ofta både subjektivt och kvalitativt och kan därför inte lätt mätas men det viktigaste är ändå att det medvetet beaktas och kvalitativt bedöms, före, under och efter. Ett gott exempel är att projektunderlaget innehåller en PIA (Project Impact Analysis) av de sociala effekterna projektet får jämfört med referensvärdet, d.v.s. att projektet inte genomförs) och det finns tydliga mål för social hållbarhet uppställda. En PIA motsvarar kontinuitetshanteringens BIA (Business Impact Analysis). En PIA skapar goda förutsättningar för att social hållbarhet kan följas upp löpande och även risk-hanteras av projektledaren och övriga.

Ekologisk hållbarhet är, precis som social hållbarhet, inte heller lätt att räkna på eller kvantifiera. Men vi vet att vi även här måste beakta de ekologiska effekterna före, under och efter. Det påverkar i allra högsta grad materialval, design och upplägg av det projektet skall genomföra och det ekologiska fotavtryck som det färdiga projektet därmed skapar. Detta skall, precis som i fallet social hållbarhet, beaktas med hjälp av en PIA och vara en naturlig del av riskhanteringsprocessen. Ett exempel på ekologisk hållbarhet i praktiken är de krav på ”ekologisk kompensation” som företag (företrädesvis inom gruvnäringen) kan få som skallkrav från en miljötillståndsansökan. Helt kort innebär det att den mark som skadas av t.ex. gruvdriften måste ekologiskt kompenseras med en mark någon annanstans. Netto-effekten måste vara >0.

Summerat så är det en bra och viktig start att det alltid upprättas en Project Impact Analysis av de bedömda sociala och ekologiska netto-effekterna av projektet. Resultatet av dessa analyser utmynnar i sin tur i sociala och ekologiska effektmål som sedan kan införlivas i projektets löpande riskhantering och uppföljning. Som ni vet så är risk ”effekten av osäkerhet på mina mål”. Finns inga sociala och ekologiska mål så blir det heller ingen riskhantering eller systematisk uppföljning av dessa hållbarhetsaspekter.

Författare Anders Södergren

by Svenskt Projektforum