Peace & Love festivalen gjorde omstart
Från att ha varit Sveriges största musikfestival gick Peace & Love i konkurs 2013. Sommaren 2014 var festivalen tillbaka i mindre kostym och med ett nytt koncept.
Peace & Love är ett bra exempel på hur ett projekt kan växa och minska men ändå behålla sitt grundläggande mål.
Borlänges dragplåster Peace & Love-festivalen slog besökarrekord år 2011. Scensensationen var musiklegenden Bob Dylan. Hela 50 000 personer kom, jublade och gjorde festivalen till Sveriges överlägset största. Året efter flögs superstjärnan Rihanna in. Antalet besökare sjönk något, men omsättningen blev densamma som året innan, cirka 100 miljoner kronor.
Men projektet blev för stort för organisationen som tappade fokus. Höga administrationskostnader, ett bredare festivalkoncept och utökat artistutbud samtidigt som kostnaderna för artistgagerna sköt i höjden gjorde att man hösten 2012 stod på randen till konkurs, med 13 miljoner kronor i skulder.
Man fick dock fordringsägarna att skriva ned skulderna samtidigt som Borlänge kommun gav ett extra ekonomiskt bidrag. Organisationen gjordes om, konceptet sågs över och extern expertis anlitades för att få ordning på ekonomin. Det räckte inte.
Sedan 2007 fram till och med 2012 hade Peace & Love i genomsnitt sålt dryga 20 000 biljetter under maj och juni, men så icke under 2013. Antalet sålda biljetter uppgick till cirka 9 000 när festivalledningen den 28 maj 2013 beslöt sig för att ansöka om konkurs.
Det var många som inte ville att Peace & Love skulle gå i graven, från den lokala korvgubben till Borlänges kommundirektör. Festivalen hade satt Borlänge på kartan för många besökare och gett dem ett positivt intryck av staden. Även om festivalbolaget gick i konkurs fanns Föreningen Peace & Love Foundation kvar, som ombildades till stiftelse och fick en ny styrelse.
– Det var angeläget att göra en omstart 2014 medan varumärket fortfarande var starkt, säger Tiina Ohlsson, ordförande i Peace & Love Foundation.
Stiftelsens styrelse tog fram ett nytt koncept, Peace & Love 360, som innebär att det anordnas olika typer av aktiviteter hela året om: musik, seminarier, konstutställningar, digital konst och spelutveckling samt filmvisningar.
– Konceptet bygger vidare på grundaren Jesper Heeds tankar om att Peace & Love skulle vara en mötesplats för nya tankar och idéer, och för att motverka våld och rasism.
Tanken att det skulle finnas plats för samtal, inspirationsseminarier och konstutställningar har hela tiden funnits med, men musikdelen växte och tog överhanden. Vid omstarten balanserade vi de olika
delarna bättre, säger Tiina Ohlsson.
Förutsättningarna för årets Peace & Love-festival var tuffa på många sätt. Det fanns ingen budget för att ha några anställda på heltid i organisationen. Under kortare perioder skötte några professionella projektledare samordningen av allt arbete med att organisera festivalen, få in sponsorer, boka artister osv.
Men mycket arbete lades ned ideellt. Ekonomiskt lyckades festivalen nå ett plus-minus-noll-resultat.
– Vi har lagt ned ett hårt, målmedvetet arbete med små medel och stor tidspress, säger Tiina Ohlsson.
Resultatet av allt arbete med det nya konceptet blev en betydligt mindre och mysigare festival under två dagar i början av juli. De trots allt många musikakterna med artister såsom Miss Li, Johnossi och Edda Magnason varvades med konstutställningar, magiska tricks och seminarier med bland andra Per Holknekt och Dogge Doggelito.
Det höll dock på att gå riktigt galet en knapp månad innan festivalen. Dalarnas tidningar, en av huvudsponsorerna, avbröt samarbetet efter att den kontroversiella hiphopgruppen Kartellen bokats till festivalen.
- Vi lutar oss mot våra värderingar som baseras på demokrati och människors lika rättigheter, och då är det svårt att stötta en verksamhet som bokar band där medlemmarna är dömda för bland annat mordhot, angav Peter Holmbom, privatmarknadsansvarig på Dalarnas tidningar.
Arrangörerna av Peace & Love fick panik och avbokade gruppen. Då hoppade flera artister av festivalen i protest, däribland kända artister såsom Stefan Sundström och Ebbot Lundberg.
– Vi gjorde fel. Beslutet att boka av Kartellen byggde på ren rädsla i en pressad situation. Vi fick göra ett omtag, bad Kartellen om ursäkt och bokade på dem igen.
Vi kan inte låta en samarbetspartner styra vår agenda, förklarar Tiina Ohlsson. Kartellen godtog ursäkten, de andra artisterna kom tillbaka och festivalen blev av. Storleksmässigt krympte 2014 års festival till cirka 2 500 besökare.
– Vi är jättenöjda även om vi inte nådde vårt ursprungsmål på 5-8 000 besökare. Att få till en nystart var ändå viktigast, inte antalet besökare, säger hon. Tiina Ohlsson menar att Peace & Loves varumärke fortfarande är starkt, trots konkursen och Kartellenbråket, och ser positivt på framtiden.
– Det finns mycket stöd och engagemang, många är glada och nöjda med att vi är tillbaka. Vi ser fram emot att få bygga vidare på det nya konceptet. Klart är att vi ska ha ett event i Borlänge nästa sommar också, men vi har även andra aktiviteter som vi kommer att genomföra. Peace & Love lever vidare
Eskilstuna investerar stort i projekt
I Eskilstuna drivs sedan ett halvår tillbaka alla projekt inom kommunledningskontoret enligt samma metodik. Metodiken från Semcon heter XLPM och är specialiserad för projektorienterade verksamheter. Tanken är att metodiken ska implementeras inom hela kommunens verksamhet och även omfatta kommunens bolag i framtiden.
Kommunledningskontoret har genomfört ett pilotprojekt utifrån den nya metodiken och projektägare (eller ”sponsor” som det heter i XLPM) har varit Annika Tjernström, HR-direktör i Eskilstuna kommun.
– Min roll som sponsor är att skapa förutsättningar för att projektet rullar på och ge projektledarna stöd, resurser, undanröja hinder och liknande, berättar hon.
Tidigare har man arbetat enligt olika modeller som inte har varit webbaserade. Nu ligger allt på webben, tillgängligt för alla involverade. Så det är en omställning som man har fått vara med om.
– En av de stora fördelarna med en gemensam metodik är att alla nu talar samma språk, säger Annika Tjernström. Det gör det enklare och tydligare oavsett vilket projekt man arbetar i.
För Annika Tjernström som portföljägara projekt inom HR är överblicken en av de viktiga delarna. Hon kan se till att samordning och prioritering sker på en övergripande nivå.
– Jag kan lätt se över vilka insatser som behövs och fördela om resurser vid behov, säger Annika.
Överblicken gör också att projekten överlämnas till förvaltningarna i lagom takt, så inte flera projekt ska implementeras på en gång och att man arbetar med parallella initiativ. I rollen som portföljägare underlättas arbetet med att samordna och prioritera olika projekt.
Projekten är uppbyggda efter en tidsaxel där olika ansvar, olika uppgifter och befogenheter för de involverade finns angivan. Under projektets gång gör man vissa avstämningar vid vissa bestämda tidpunkter.
– Jag uppskattar verkligen avstämningspunkterna som finns i objektmodellen, säger Annika Tjernström. De gör att alla i projektet får en gemensam utgångspunkt och gemensamma delmål. Det blir väldigt tydligt vad man ska leverera till nästa gång. Det gör också att styrgruppens möten blir effektivare och går snabbare. Man hanterar rätt frågor vid rätt tidpunkter, helt enkelt.
Avstämningspunkterna fungerar också som beslutsunderlag om något i projektet inte fungerar som det ska. Normalt handlar det om att styra om inriktningen eller att tillföra resurser så att projektet kommer rätt. Men man ska inte vara rädd för att avbryta ett projekt som inte kommer att nå målet eller håller på att gå fel.
Det är bättre än att spilla tid och kostnader på att låta det fortsätta. Genom XLPM får man ett bättre underlag för att fatta ett sådant svårt beslut, tidigare än vad annars skulle vara fallet.
– Jag uppskattar också att metodiken är tydlig på olika sätt. Bland annat gör rollfördelningen att alla vet vad deras ansvarsområden är och vad som ska göras, säger Annika Tjernström.
Alla som arbetar med XLPM fick gå en utbildning, där tungdpunkten låg på projektledarna. Men även Annika Tjernström och kommunledningen fick några timmars utbildning för att kunna börja arbeta i metodiken.
– Det var väl värd investerad tid, säger hon. Vi lägger ned mycket tid på att arbeta i projekt, så det är viktigt att det fungerar så bra som möjligt. Jag ser det som en viktig investering att få professionella projektledare här på kommunen. Ytterligare en fördel är att metodiken är tillgängligt online och är tillgängligt från vilken dator som helst och när som helst. Uppdateringar är inget som man behöver tänka på. Den senaste versionen finns alltid där.
Frågan är i vilka situationer som metodiken inte passar?
Annika Tjernström nämner att projekten bör ha en viss storlek. Så när flera personer är inblandade, när det finns en viss komplexitet och budgeten tillåter det, så är metodiken applicerbar.
Metodiken kan även i olika omfattning tillämpas i små och stora uppdrag.
– Jag kan verkligen rekommendera metodiken till andra, säger Annika Tjernström. Jag är mycket nöjd med hur det fungerar och är trygg med att projekten fortskrider enligt plan, vilket gör att vårt arbete nu blir mycket mer hanterbart.
– I går hörde jag en medarbetare som talade om ett problem som uppstod för något år sedan: ”Tänk om vi hade använt XLPM i det projektet, då hade det problemet kunnat gå att undvika”. Sådant stärker en.
Text: Andreas Lindberg
Debatt: Ska man räkna på alla nyttor?
En vanlig fråga i planeringen är antalet nyttor i varje projekt. Steve Jenner skriver i sin bok "Managing Benefits" att man ska sträva efter att identifiera alla tänkbara nyttor. Han menar att allt ska dokumenteras och följas upp. Men är det bästa metoden?
Tänk dig ett större företag eller organisation som gör 100-tals projekt varje år. Om alla nyttor ska identifieras kan arbetet med att bara dokumentera, identifiera och följa upp dem bli ohanterbart. Hur ska man prioritera nyttorna. Var drar man gränsen? Vad tycker ni?
Diskutera det i vår på Linkedin grupp
MER I ÄMNET
Läs Daniel Jafaris inlägg för mer information i ämnet
Bra för karriären
Certifieringen var inte bara ett krav från arbetsgivaren. Det blev en nyttig erfarenhet som Kristine Gustafsson känner att hon har nytta av i sitt arbete som projektledare på IT-konsultfirman ab1 i Göteborg
Konsultfirman ab1 har kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö och har 65 medarbetare. Kunderna är ofta stora och projekten är långa. Några exempel är Volvo, Stena IT, Lear Corporation, Göteborgs Stad, med flera. ab1 arbetar med allt inom IT-projekt: systemutveckling, management och upphandling av IT-system. En verkligt projektintensiv organisation. Ab1 har också en önskan om att de som arbetar som projektledare ska certifieras.
- Certifiering är bra för min karriär.
Kristine Gustafsson, IPMA C-certifierad.
Kristines roll på ab1 har det senaste året varit att ha sälj- och partneransvar samt vara rekryterare. Nu kommer hon att gå in på projektledning mer och det aktualiserade behovet av certifiering.
– Det här betyder mycket för min karriär, säger Kristine. Inte för att jag tänker byta jobb, jag trivs mycket bra här, men man vill ju utvecklas i sitt arbete, så det här var en unik möjlighet.
De moment som har med självutvärderingen tycker Kristine är de mest värdefulla.
– Jag sa att om jag ska certifiera mig så vill jag inte att det ska innebära att jag måste studera in något som jag inte kan, säger hon. Däremot har jag inget emot att inventera och utvärdera de kunskaper och färdigheter jag har. Men det var krävande nog. Hon menar att det var en process, som både var lång och givande. Både lätt och svår. Särskilt var dialogen med samtalspartnern nyttig.
– Det är ett stort jobb att gå igenom en certifiering, men det är definitivt värt det, slår Kristine fast. Det är viktigt att få fundera över hur man reagerar på en särskild situation och det är nyttigt att få feedback. Det gör att man känner sina styrkor och kan förbättra de bitar man är svag på.
Kristine framhåller också att workshopen var särskilt givande, då man får samarbeta med människor man bara känt i ett par timmar, ge dem feedback och ta kritik från dem.
– Jag har nog alltid varit medveten om mina styrkor, men det var bra att få den bilden besannad och det är nyttigt att se vilka saker man kan förbättra, säger Kristine.
Det är inte bara en dokumentation, utan början på något nytt. Den hjälper en att utveckla sig vidare och göra att man vet vilka sidor som ska förbättras. Så för Kristines del är detta ett viktigt steg in i framtiden.
Frågan är om hon kan rekommendera certifieringen till andra?
– Ja det kan jag verkligen, och det har jag redan gjort, avslutar Kristine Gustafsson.
Kristine Gustafsson, Säljansvarig, rekryterare och partner på ab1 i Göteborg.
Bor i Göteborg, 2 barn. 42 år. På fritiden umgås hon gärna med vänner, tränar, lagar mat och provar vin.
DEBATT: Projektnytta - oekonomiska värden på framgång
En vanligt mått på framgång är att mäta hur mycket projektet går med vinst. Men en vinst kan vara så mycket mer än bara kronor och ören. Framför allt i den offentliga sektorn.
e-delegationen släppte nyligen en vägledning för nyttorealisering. I den nya publikationen, ”Från varulogik till tjänstelogik”, är skillnaden mellan varulogik och tjänstelogik det genomgående temat. .
Nyttovinster kan ju dessutom generera ekonomisk vinst på längre sikt. Klassiska exempel på det är ju Operahuset i Sydney och i viss mån tunneln genom Hallandsåsen. Det kan vara dags att ta med sådana mätvärden i framtida projektutvärderingar. Vad tycker ni?
Diskutera frågan på Svensk Projektforums grupp på Linkedin
Tips för att leda virtuella team
Ditt team har samlats. Projektrummet är fyllt med planer, aktiviteter och skisser på smarta lösningar. Gruppen är motiverad och känner gemenskap. Småpratet ebbar ut. Du tänker ”Nu kör vi!” och tar ordet... En av de bästa situationer du som projektledare kan uppleva.
Men distans försvårar det mesta och bara ett våningsplan kan vara nog för att snabbt falla in i en ”vi och dem” -mentalitet. Lägg till kulturella skillnader, olika språk och en kontinent mellan teamen och det blir inte lättare, men desto viktigare, med teambuilding.
Så hur kan vi som projektledare skapa passion och energi en virtuell projektmiljö?
Det viktigaste för att få de virtuella teamen och resurserna att fungera och leverera är tillit. Du som projektledare måste därför agera förebild, vara tydlig i dina förväntningar kring beteende och leveranser i projektet, och vara den första att leva upp till dem själv. Men kanske ännu viktigare, projektledaren måste också visa förståelse och flexibilitet för olika projektdeltagares kultur, lokala arbetsmiljö och fråga hur projektet kan anpassa sig till dessa.
Var nyfiken och personlig
Var också nyfiken och personlig i ditt ledarskap. Bjud på dig själv och lär känna personerna i dina team – äkta tillit har vi till personer vi känner. Givetvis måste alla projektdeltagare försöka träffas. Inget är bättre för att bygga teamkänsla. Men när väl alla jobbar på hemmaplan igen, tänk på att bygga vidare på teamkänslan på möten och i mail. Inled gärna med något personligt, ställ frågor som inte har med projektet utan personerna att göra.
Utnyttja tekniken
En annan viktig del är att utnyttja tekniken. Utan kontor och projektrum kommer givetvis ett större krav på oss som projektledare att bli mer kommunikativa. Ha alltid telefon- eller videokonferenslösning på plats. Skärmdela ofta, även för att visa andra de anteckningar du tar. Se till att alla vid uppstart har ett Skype-konto och varandras kontaktuppgifter för en fungerande och effektiv chatt, utöver enkelheten att ringa varandra. Utnyttja chatten frekvent, även om det bara är för att säga god morgon, och ring gärna en extra gång till de kollegor som inte är på plats. Det gäller att skapa en känsla av närvaro.
Visualiseria
Att visualisera allt blir allt viktigare, framförallt i virtuella projektmiljöer. Vare sig det diskuteras krav, genomförande eller release. En bild förenklar diskussionen, oavsett språk! Så gör en snabb mock-up, skissa ett flöde eller visualisera beroenden mellan grupper, system eller projektuppgifter. Att visualisera beroenden är ett bra sätt att optimera projektarbetet. I distribuerade projekt fångas inte dessa beroenden vid kaffemaskinen utan måste vara en röd tråd i projektstyrningen. Skapa en beroendematris som visar de olika gruppernas förväntningar och behov och som uppdateras vid statusmöten?
Modern projektstyrning kräver att vi som projektledare behärskar de virtuella hjälpmedlen och kan skapa projektgemenskap trots att det saknas ett gemensamt fikarum. Även du som projektledare behöver utvecklas. Våga testa en virtuell projektcoach eller en extern expert som sitter i styrgruppen för att driva högeffektiva projekt. Men verktyg bygger inga team om inte viljan finns. Men du leder ju dem, så visa vägen.
Text: Martin Genander, Senior Projektledare på Moment Projektkonsult.