Få det du vill. Första intrycket säger allt.
Angela Ahola är doktor i psykologi och författare, hon har nominerats
till Stora Talarpriset 2018 och är en av landets mest anlitade föreläsare.
På Projektforum 2018 kommer hon att berätta om framgångsrikt ledarskap
genom relationsbyggande.
Text: Andreas Lindberg
Angela Ahola föreläsningar brukar bjuda på många aha-upplevelser, inspiration, skratt och igenkänning.
Deltagarna brukar få med sig några verktyg för att skapa nya relationer,eller att bygga på de gamla.
Man varför ska man bygga på sina relationer?
– Vi ska inte nöja oss med att tänka ”jag är som jag är” utan vi behöver tänka på mottagaren också,
säger Angela Ahola. Det är helt avgörande för hur goda relationer vi får. Och relationer är ju det
viktigaste vi har både när det kommer till det privata och vårt jobb, karriär och framgång.
Vi människor söker efter att komma på samma våglängd med våra medmänniskor, oftast genom
att spegla varandra. Det är ett av de mest kraftfulla psykologiska fenomen som finns i sociala interaktioner.
Socialt kompetent
– Vi människor har under tusentals generationer tränat upp förmågan att vara socialt flexibla.
Den som är socialt flexibel är också socialt kompetent, vilket behövs om vi ska klara oss i de
flesta situationer när man har med människor att göra. Inte minst som projektledare. Människor
söker likheter och är benägna att hitta dem hos varann.
– Om du som projektledare eller projektmedarbetare kommer in i en grupp där du inte känner
någon samhörighet alls, så finns det metoder för att komma över den bristen, berättar Angela.
Det enklaste och mest naturliga är att ställa frågor till varann. Du kommer garanterat att hitta
något som kan föra er samman. Men det är viktigt att vi förstår att det behövs olika kompetenser
och personligheter i en grupp som ska arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. Styrkan i ett
framgångsrikt team ligger i att vi är olika.
Döm inte andra efter dig själv
– Ett hinder på vägen kan vara att man dömer andra människor utifrån sitt eget sätt att uppfatta
omvärlden, säger Angela. Bara för att jag tycker på ett sätt så betyder det inte att alla andra gör
det. Nej, försök att hitta likheterna istället, oavsett om de finns i attityder eller i aktiviteter, så
kommer du lättare att skapa en vi-känsla och det är en viktig komponent när det gäller relationer.
Angela berättar att ett av det viktigaste när vi ska lära känna en människa är det första intrycket.
Forskning visar att vi på bråkdelen av en sekund har skapat en bild eller en känsla av en främmande
person som man möter för första gången. Det är det som är det viktiga första intrycket. I detta första
och avgörande intryck ställer vi oss två frågor. Det är två egenskaper som är de allra viktigaste och
hela 82 procent av alla de egenskaper vi läser av hos varann hamnar i just dessa två egenskapskluster.
Det första vi frågar oss är: Kan jag lita på denna person? Är det en schysst, godhjärtad, empatisk
människa med hjärtat på det rätta stället? En bra människa? Det här är nedärvt från stenåldern för
att vi ska få en signal om det är en vän eller en fiende, om vi ska fly eller stanna kvar.
Snäll och dum eller elak och dominant?
– Den andra frågan inbegriper kompetens, kapacitet,förmåga, dominans, självförtroende, etc, säger
Angela. Du bedömer människor utifrån de här parametrarna och det styr ditt förhållande till den
andra personen. Om jag generaliserar grovt: En snäll och dum person har du ingen nytta av, en elak
och dominant person kan vara farlig. Men det är inte bara jag som generaliserar. Alla människor gör
sådana omdömen om andra omedvetet. Angela berättar att det här har fyllt en evolutionär funktion.
Att veta vår plats i gruppen eller i hierarkin, det har hjälpt oss att överleva eftersom det minskade
skadorna och konflikterna i gruppen. Man ska inte göra sig ovän med mäktiga artfränder och folk har,
förmodligen i alla tider, strävat efter att alliera sig med rätt personer.
Vi möts i den digitala världen
Hon menar att det som komplicerat saker och ting de senaste åren är att vi inte alltid möter andra
människor i den fysiska världen. Vi tvingas att samarbeta med personer via mejl och andra digitala
medier. Vissa medarbetare träffar vi inte ens. Då är det ännu viktigare hur du uttrycker dig och är
tydlig med vad du menar.
– Mejlkorrespondens är som upplagt för missförstånd, säger hon. Människan är gjord för att träffa
andra människor. En stor del av vår kommunikation har att göra med hur vi säger saker och ting, hur
vi pauserar och betonar, hur vårt kroppsspråk är etc. Att kunna ta varann i hand, att se varann i ögonen
är en viktig del av vårt sätt att interagera. Allt detta går man miste om i elektronisk post. Kanske är det
därför emojis finns? De ska ju på något sätt visa på känslan i det vi skriver.
Laptop skärmar av dig
En annan sak som skapar avstånd är hur vi numera agerar när vi har möten.
– Många har möten där alla har varsin laptop framför sig, säger Angela. Skärmen blir som en fysisk
barriär eller en mur som man bygger upp. Bokstavligt talat ett sätt att avskärma sig från omvärlden.
– Bristen av mänsklig kommunikation i digitala medier går att komma till rätta med, berättar Angela.
En mycket enkel sak är att ge personliga kommentarer, vara lite extra artig, ställa vanliga frågor om
fritidssaker även i mejl. Det är ett socialt smörjmedel. Eller använd positiva superlativer, även i skrift.
Forskning visar att de som säger: jättetrevligt, underbart, fantastiskt, supersnabb eller urkul, uppfattas
mycket mer positivt av mottagaren. Men är du lite kort och kantig kan du uppfattas som arg, sur eller
som ett hot, och då är det inte lika lätt att få igenom det du vill.
Du kan få inflytande
Men vad är då syftet med att agera på det här sättet, oavsett om det är i verkligheten eller via mejl?
– Jo, du vill ju åstadkomma något, du vill få inflytande, säger Angela. Men du har en mycket kort tid
på dig att göra intryck, oavsett om det är hos potentiella kunder, medarbetare eller andra, när du
presenterar en idé, ett förslag, förhandlar eller pitchar. Jag är ingen bra projektledare om jag inte kan
få med mig min projektgrupp och få dem att samarbeta. Men allt har inte att göra med hur du själv uppträder.
– Det är minst lika viktigt att kunna läsa av andra. Det är allas ansvar att behandla varann med respekt och
hitta sätt att kunna samarbeta på. Man kan vara både auktoritär och lugn och vänlig. Att skrika och bråka
inger inte respekt, avslutar Angela.
Träffa: Teresa Thorsson
Teresa Thorsson tillträdde som ny styrelseledamot i Svenskt Projektforum i samband med årsmötet i april i år. Teresa är ansvarig för Knowit Project and Quality Management (en del av Knowits affärsområde med managementkonsulter, Insight). De arbetar med fokus på genomförande, effektivisering och kvalitet.
Varför valde du att säga ja till erbjudandet om att bli ledamot?
- Just nu befinner både föreningen och synen på projektledarrollen i förändringens tid och då behövs en bred insyn i både projektledning, olika agila arbetssätt och många olika sorters verksamheter vilket mina år som management konsult gett mig, och jag tror att jag kan vara med och bidra i det förändringsarbetet.
Hur menar du med ”förändringens tid”?
- I och med att det agila synsättet kommer in, vilket i många fall är bra, har vi fått nya benämningar på olika roller och många organisationer letar sig fram när det gäller hur de mappar det mot det som traditionellt har varit en projektledarroll och hur resan framåt ser ut.
På vilket sätt menar du att projektledarrollen förändras?
- Projektledaren idag är en person som ska kunna ta en förändring från position A till B och kunna göra det på ett förtjänstfullt sätt. Det kommer att behövas kompetenta människor som kan se till att genomföra detta. Dessa behöver stöd och hjälp i sitt arbete och där vet jag att Projektforum har en viktig roll att spela.
Och hur tror du att du kan bidra?
- Min kompetens och inblick som jag får i och med att jag driver en konsultverksamhet och kan se hur denna förändring sker just nu, gör att jag tror att jag kan vara med och utveckla de bitarna. Vi måste vara med på det nya som händer och samtidigt kunna erbjuda det traditionella.
Men du har fler strängar på din lyra?
- Jo, jag jobbar bland annat även mycket med PENG (Prioritera Enligt NyttoGrunder, som är en nyttovärderingsmetod. Jag är ansvarig för PENG-modellen, utbildningar och för certifieringsrådet. I det arbetet märker jag att jag verkligen gör nytta hos företag och organisationer.
Och vad arbetar ni med i styrelsen just nu?
- Vi arbetar med hur föreningen ska verka idag och imorgon. Hur vi ska skapa värde och värdekedjor, hur vi kan säkerställa att vår vision är uppdaterad och berättigad. Vi ligger i framkant, till exempel när det gäller det agila och alternativa arbetssätt. Vi arbetar med agil certifiering och hur vi uppdaterar vår närvaro i sociala medier. Vi tittar på ett framtidssäkrat sätt att skapa värde för de som interagerar med oss.
Certifierade projektledare är en konkurrensfördel!
PQ Projektledning har 35 anställda och de arbetar som projektledare inom fastighets och byggbranschen. Företaget finns i Stockholm, Eskilstuna och Västerås. Kunderna finns hos stat, kommun och i den privata byggbranschen.
Tomas Domberg är kontorschef på Västeråskontoret och den som ansvarar för certifiering hos PQ Projektledning. De första projektledarna certifierades för fem år sedan, nu har de första börjat att re-certifieras, däribland Tomas Domberg själv. Företaget har ständigt några på gång som ska certifieras. Hittills har tolv projektledare certifierats på C och B-nivå.
– Vår målsättning är att så många som möjligt ska certifieras, säger Tomas. Vi värdesätter det goda ledarskapet och vet att det är en vilja och förmåga att leda. Fler och fler av kunderna ställer krav på att projektledarna är certifierade, vilket gör att det naturligtvis är en konkurrensfördel. – Vi vill vara pionjärer och ligga i framkant på det här området, säger Tomas. Kraven kan komma att öka i en tid av ökad konkurrens, när till exempel konjunkturen viker och då kan det hända att vi ligger lite före. Våra projektledares kompetens är det viktigaste värde vi har. Det kanske är ännu viktigare i ett konsultföretag som vårt än i andra branscher. – Men det gäller också att de som vill certifieras både är kapabla och motiverade till det, tillägger Tomas. När man ger sig in i den här processen tvingas man att reflektera över sitt eget beteende, vilket kan vara ganska tufft. Men det är också det som är så värdefullt.
– Vi låter våra projektledare certifiera sig i grupper om cirka fyra personer i taget. Varje kull kan stötta varandra när man gör självutvärderingarna. Jag och andra som är certifierade hjälper också till och agerar diskussionspartner eller stöd i certifieringsprocessen. Tomas menar att kunderna förväntar sig att de projektledare som PQ tillhandahåller kan branschen, processen och strukturen. De måste förstå en kravspec och bedöma kostnader i ett projekt. Samtliga projektledare har en grundutbildning som byggnadsingenjörer eller motsvarande, vilket är en förutsättning, men det räcker inte. – Vi tycker att projektledning är det roligaste som finns, berättar Tomas. Byggbranschen är väldigt projektvan, men de har mycket kvar att lära. Vi tror att vi kan göra det lite bättre. Det handlar om beteende och ledarskap.
Tomas säger att det finns flera fördelar med certifieringen. – En generell satsning på IPMA-certifiering är ett sätt att göra skillnad i vårt förhållande till våra uppdragsgivare och för oss som medarbetare. Vår individuella utveckling tillsammans med en utvecklande dialog med våra uppdragsgivare skapar hela tiden nya möjligheter och då blir förstås enade verktyg viktig. Till exempel talar alla samma språk, att vi använder samma uttryck och nomenklatur.
PQ Projektledning valde IPMA dels för att det är har ett europeisk ursprung och dels för att det fokuserar på beteende, vilket utvecklar ledarskapsförmågan. – Vi tror på framtiden, slår Tomas fast. Vi jobbar ju med människor och samspelet mellan kund och konsult ger ett lyckat resultat. Arbetet blir framgångsrikt om samspelet fungerar. Vi vet att certifiering är ett sätt att utveckla våra medarbetare, eftersom det ger dem en ökad självinsikt. Och det gör i sin tur att de är lättare att sälja in dem till kunden som projektledare, avslutar Tomas Domberg.