pia.lundgren@projektforum.se

Open House Event - IPMA Young Crew

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektifiera mera!

Från att vara innovativ till att få fram fler innovationer – Rapport från en fallstudie i byggbranschen. 

Byggbranschen brottas med stora problem vad gäller både innovativitet och produktivitet, brukar man säga. Det finns många uppfattningar om vad orsaken är till detta. En del säger att det beror på tradition och kultur, andra menar att det är den fragmenterade värdekedjan och stelbenta kontraktsformer som är boven i dramat. Åter andra menar att det är den starka projektorganiseringen med kostnads- och tidsfokus i kombination med stark lokalt projektmandat som hämmar innovationsviljan.

Det råder inga tvivel om att byggbranschen brottas med stora utmaningar och det är helt klart att produktivitet och innovationskraft behöver utvecklas. Behovet att utveckla nya affärsmodeller och kontrakt som stimulerar innovation och utveckling är det knappast någon som ifrågasätter. Samtidigt bör man nog konstatera att en del av dessa uppfattningar är både överdrivna och inte minst lite väl svepande. En sådan föreställning som vi vill problematisera är föreställningen att projektorganisering inverkar negativt på innovation. Det är förvisso delvis sant, men vi vill här föra fram mer projektorganisering som en möjlig lösning på en del av problemet med innovation. Hur kan vi nu säga så? Svär inte i kyrkan! Projekt är ju innovationens svurne fiende. Usch! Vi avslutade nyligen en pilotstudie tillsammans med ett av Sveriges största byggföretag. Syftet med undersökningen var att inventera och analysera ett antal olika innovationer som arbetades på inom olika delar av företaget. Vissa hade att göra med produktförbättringar av till exempel bindemedel. Andra med effektiviserade processer på byggplatser med till exempel ökad användning av digitala metoder för massaberäkningar eller för bättre och säkrare logistik. Vi tittade också på mer icketraditionella innovationer inom kunskapsutveckling som personalutbyte mellan aktörer i branschen.

Det vi slogs av var det faktum att det pågick förvånansvärt (i relation till våra förutfattade uppfattningar) många innovationsprojekt och andra förbättringsinitiativ runt om i organisationen. Det var alls inte svårt att göra en lång lista på förbättrings-, utvecklings- och innovationsprojekt. Stort och smått. Högt och lågt såväl i lokala projekt som på central nivå bedrevs en mängd försök, med nya material, nya produkter, nya processer och arbetssätt. Det fanns genomgående, vill vi hävda, en stark och positiv vilja till att pröva nya saker i jakt på förbättringar. Vi blev faktiskt lite överraskade. Men, bygg är ju kända för att inte vilja förändra sig? Eller, är det kanske inte så? Är det plötsligt en myt att innovation i byggbranschen är lika upphetsande som att titta på när färg torkar? Njae. Nog fanns där problem men just innovativiteten i sig verkade det inte vara något större fel på. Felet om det fanns något verkade ligga någon annanstans. Detta annanstans fann vi i att få in de nya produkterna och processerna, efter ett första framgångsrikt test, i den ordinarie verksamheten. Ute i projektverksamheten hade man ju varit tillmötesgående, nyfiken och villigt testat nyheter i sina projekt. Varför blev det så svårt sen då undrade vi?

Projekt och innovation

Den förklaring som vi gradvis såg framför oss är till viss del kopplad till den gamla sanningen att projektorganiserad verksamhet inte är lämplig för innovation. Det som tycktes stå mest i vägen för den fortsatta implementeringen av innovationen var ofta projektorganiseringens brutala tvångströja, den tredimensionella målmatrisen, den notoriska projekttriangeln. Ett projekt styrs och mäts på tid, funktion, kostnad. Naturligtvis kan, bör och måste en innovation generera förbättringar inom en eller flera av dessa dimensioner. Men, särskilt i början är det förenat med risk. Risk att det kostar mer, risk att det binder upp viktiga resurser och risk för att haverier ger reella förseningar. Detta är ju egentligen inte så konstigt. Om hela projektstyrningslogiken bygger på dessa tre dimensioner – tid, funktion, kostnad – och om projektledare utvärderas utifrån hur väl man uppfyller dessa, så borde ingen vara förvånad att man som projektledare inte gärna ökar risken i projektet utan mycket goda skäl. Var är vinsten? Var är ”business-caset” för att prata svengelskt affärsspråk? Skulle nytta med innovationen vara uppenbar och direkt gynna projektutfallet är det inte någon tvekan att projektledare skulle stå i kö för att implementera nyheterna. I de fall som detta inträffar står de faktiskt i kö. Så är dessvärre inte fallet särskilt ofta. Inte för att innovationerna inte håller måttet, men för att det är så komplicerat att faktiskt räkna fram nyttan. Och vems nytta? Vem tjänar på detta, vem betalar och vem står för risken?

Vad vi kunde konstatera i vår studie var att innovationsförsök, det vill säga testandet av något nytt för första gången i ett projekt eller i stödverksamheten, oftast var det vi kan kalla för ”proof-of-concept” eller ”proof-of-technology”. Med andra ord testade man tekniken eller funktionen i det nya. Kunde man uppskatta massor med drönare? Ja. Upplevdes det som lärorikt och meningsfullt för anställda att praktisera en månad hos en teknikkonsult? Ja. Det som ofta saknades var dock det vi kallar för ”proof-of-business”, det vill säga just en tydlig uppskattning av den hårda och karga nyttoeffekten uttryckt i termer av besparingar i tid och kostnad samt förbättrad (och fakturerbar) funktion. Det var här som våra innovationer segnade ner i sin egen dödsskuggas dal, som man poetiskt brukar kalla vägen mellan den tekniska uppfinningen och dess framgångsrika och kassa-genererande position på marknaden. Våra innovationer stupade på att de var tekniskt prövade, funktionellt lovande men inte ännu övertygande ekonomiskt. Många var intresserade av att använda dem i projekten, så länge någon annan tog hand om risken och kostnaden, samt i förlängningen bevisade den tidsmässiga och ekonomiska nyttan av deras användning.

Man behöver naturligtvis fördjupa en sådan här studie för att ha ordentligt på fötterna om man ska komma med förslag på förbättringar. Det är helt klart att den också behöver breddas med fler företag för att kunna säga om problemet mellan ”proof of concept” och ”proof of business” är ett innovationshämmande branschmönster eller inte. Låt oss säga att vi just nu tror att det är så här och låt oss därefter kort resonera kring hur man möjligen skulle kunna effektivisera just denna del av innovationskedjan. Vi är fullt medvetna om att projektorganisering generellt står i motsats till innovation. Ändå är vårt förslag till förbättring – Projektifiera mera!

Implementering

I andra studier av produktutveckling inom verkstadsindustrin har vi kunnat se att man ofta framgångsrikt etablerar implementeringsprojekt med egen budget och dedikerad projektledning. Detta för att guida en ny produkt från det sista utvecklingssteget, över den så kallade 0-serien till dess att den kommer in i ordinarie serieproduktion. Att på samma sätt ta vid efter ett innovationsprojekt där den tekniska eller funktionella nyttan är verifierad och formulera nästa steg som ett implementeringsprojekt där bland annat affärsnyttan verifieras skulle kunna vara ett steg på vägen att åstadkomma en mer robust innovationsprocess. Ett sådant projekt skulle också kunna hantera risken att ta en ny innovativ produkt eller process i drift medan den affärsmässiga nyttan kan verifieras och kvantifieras. Ett sådant implementeringsprojekt skulle också kunna ha som mål att säkra en ordnad förvaltning av innovationen. Krasst sett behöver implementeringsprojektet också svara på frågan – vem skall ansvara för fortsatt utveckling, underhåll och kompetensutveckling kring den nya produkten, processen eller systemet?

Författare:

Marcus Lindahl - Är professor vid Industriell Teknik vid Uppsala Universitet. Han bedriver forskning kring ledning och organisation av projekt. Ett större pågående forskningsprojekt handlar om innovation och utveckling i konservativa miljöer och marknader.

Åse Linné - Är docent och lektor i Industriell Teknik vid Uppsala Universitet. Hon bedriver forskning kring innovationsprocesser och teknisk utveckling i byggbranschen. Ett särskilt fokusområde för Åse är införandet av BIM och dess effekter på effektivitet och innovativitet bland olika branschaktörer

Emil Svensson - Är doktorand i Industriell Teknik vid Uppsala Universitet. Han bedriver forskning kring innovationsprocesser i konservativa miljöer och marknader. Ett av Emils studieområden är byggbranschen som ofta utmålas, med viss rätt, för sin konservatism och relativt låga innovativitet.

by pia.lundgren@projektforum.se

Metod mot stress och oro -The Work

Om du ofta oroar dig för framtiden eller känner stress eller grubblar över saker som ligger utanför din kontroll? The Work är en metod som hjälper dig att identifiera och ifrågasätta de tankemönster som får dig att må dåligt.

När vi är övertygande om att våra tankar är sanning – det är då vi mår dåligt. Byron Katie är kvinnan bakom The Work – en metod som används över hela världen för att skapa ett mer harmoniskt och stressfritt liv. Byron Katie säger att när man upptäcker att saker och ting är som de är och när man lär sig att förstå sina tankar så kommer oro och stress att släppa.

The work hjälper oss att acceptera verkligheten som den är, att sluta kämpa med sina tankar som aldrig kan vinnas. Vi vill förstås inte att det ska hända våra nära någon olycka men det hjälper inte att göra motstånd när det faktiskt inträffar. Vi vet att det inte hjälper, men vi gör motstånd ändå, eftersom vi inte är medvetna om hur vi ska göra istället.

Så här använder man The Work

1. Identifiera de tankar du har om en person eller situation som gör dig upprörd, orolig eller stressad. Skriv ned dina tankar. Ex Jag blir så irriterad på min chef för att hen inte respekterar mig när jag säger att jag har svårt att hinna med mina arbetsuppgifter.
2. Nu ska du med hjälp av fyra frågor undersöka din tanke/ dina tankar – man kan ladda ned ett formulär gratis på thework.com
3. Är det jag tänker sant? (om svaret är nej, gå direkt till fråga 3)
4. Kan du verkligen veta att det är sant?
5. Hur reagerar du när du tror på tanken?
6. Vem skulle du vara utan tanken?

När du tittat och utforskat frågorna och hittat dina svar (och skrivit ned dem) vänder du på tanken. Vändningen är ett sätt att utforska motsatsen till vad du tror.

Tex det ursprungliga påståendet: - Min chef respekterar inte mig kan vändas till -Jag respekterar inte mig själv eller – Jag respekterar inte min chef. Funderar på om dessa vändningar är lika sanna eller sannare? Vändningen är en acceptans av det som är och vi kan se klarare på våra tankar om en viss situation. Nyfiken? Läs mer på www.thework.se

by pia.lundgren@projektforum.se

Årsmöte 2020

Årsmötet genomfördes utifrån rådande omständigheter helt digitalt den 15 april. Årsmötet är föreningen viktigaste möte, här redogjordes för föregående år och verksamhetsplanen för 2020 presenterades och godkändes. Stort tack till alla deltagare, valberedningen, styrelsen och Olof Rosengren som ledde mötet!

Mötet valde också styrelse för det kommande året och består nu av:

Ordförande, vald på ett år: Per-Olof Sandberg

Följande ledamöter valdes på två år:

Helena Rönnberg, Veidekke, Stockholm

Tommy Lenberg, Byggherrarna, Stockholm

Ulrika Backeström, Region Norrbotten, Luleå

Följande styrelseledamöter valdes på två år 2019 och har därmed ett år kvar av mandattiden:

Tomas Gustavsson, Karlstad Universitet, Karlstad

Robert Sickeldal, Egen företagare, Göteborg

Christina Rydgren, Egen företagare, Stockholm

Följande suppleanter valdes på ett år:

Marie Vinghamre, AFRY, Göteborg

Derya Tumayer, WSP, Göteborg

Jonas Brehmer, SAAB Kockums, Karlskrona

Stefan Nordström, Sweco, Stockholm

Vi önskar hela styrelsen välkomna till ett nytt verksamhetsår, extra varmt välkomna till Helena Rönnberg, Marie Vinghamre och Derya Tumayer. Vi vill också passa på att tacka avgående medlemmar i styrelsen för gott samarbete!

Årsmötets ordförande: Olof Rosengren - mötet som skedde digitalt.

by pia.lundgren@projektforum.se

IPMA Young Crew Sweden

Vi på Svenskt Projektforum är glada över att vår Young Crew grupp nu startat igång igen och finns med i det internationella nätverket av unga projektledare och studenter i projektledning. Mer information kommer inom kort. Det finns tex  spännande planer för kommande evenemang online.

IPMA Young Crews styrelse:

by pia.lundgren@projektforum.se

Att jobba hemifrån

Allt fler har tillfälligt börjat jobba på distans de senaste veckorna. Om det inte finns kontorsstol och skrivbord blir den nya arbetsplatsen köksbordet, soffan eller fåtöljen. Vad kan man göra för att skapa ett ergonomiskt hemmakontor?

Att ta pauser, byta position och hitta olika platser att sitta eller stå vid är några tips. Det är vanligt att det inte blir så många pauser vid hemmaarbete därför är det viktigt att ta kortare och längre pauser. Varför inte testa Pomodoro? Hur det går till längre ned. Där finns också ett träningsprogram för pauser i arbetet.

Att ställa en låda, en trave böcker eller upp och nedvänd papperskorg på köksbordet eller använda strykbrädan för att kunna stå och jobba är några tips för att inta bli sittande hukande över datorn. Att ha en extern mus och tangentbord kan också hjälpa till att få en hållning där nacken inte böjd och axlarna åker fram. Om du sitter i soffan – använd gärna kuddar till svank och armar, då får du en bättre arbetsposition också i soffan.

Tänk också på ljuset -  försök se till att inte något blänker eller reflekterar i skärmen. Tänk också på att det bra om ljuset kommer från sidan.

POMODORO

Pomodoro är det italienska ordet för tomat efter den tomatformade äggklockan som Francesco Cirillo använde på 1980-talet när han var universitetsstudent och utvecklade den här metoden. Tekniken går ut på att jobba med en sak i taget och lägga in pauser för återhämtning. Så här gör man:

1. Sätt dig på en plats där du får arbeta i fred. Stäng av ditt mail-program, stäng av ljudet på din mobil och lägga undan den (så att du inte blir störd av samtal, sms, notiser etc)
2. Bestäm dig för en uppgift. Sätt en timer på 25 minuter. Starta tiden och börja jobba med den uppgift du bestämt dig för.
3. Ta en paus på 5 minuter efter att 25 minuter har gått. Rör på dig, ta något att dricka men fastna inte i någon uppgift.
4. Sätt timern på 25 minuter igen, fortsätt med din uppgift eller starta en ny om du blev klar den förra 25-minutersperioden. Efter 4 st 25minuters pass, ta en längre paus på 15-20 minuter.

ÖVNINGAR

5 minuter träning av kroppens rörlighet och styrka.

1. Nackstretch

Många som sitter stilla framför en dator får en stel nacke med gamnacke och uppdragna skuldror. 2 x 30 sek på varje sida.

1. Sitt på din stol som vanligt.
2. Greppa tag om högra stolskanten med högerhanden.
3. Luta huvudet snett framåt åt vänster.
4. Ta tag bakom huvudet med vänsterhanden och lägg på lite tryck i riktning framåt/vänster.
5. Upprepa sedan på andra sidan.

2. Nackrotation

Nacken kan också bli stel vid rotation – det gör ont när man tittar åt sidorna. Ta därför för vana att regelbundet vrida huvudet sida till sida. 15 gånger på varje sida.

3. Armsträckning framåt/uppåt

Skuldror är också ett område som vid kontorsarbete ofta blir stelt och ömt. Gör 15 repetitioner.

1. Sitt på kontorsstolen.
2. Knäpp händerna framför kroppen i nivå med knäna.
3. Lyft armarna framåt/uppåt i en långsam rörelse så högt du kan.

4. Sittande ryggrotation

Ryggen kan också behöva få röra sig. 5 repetitioner på varje sida.

1. Sitt med benen i kors med det vänstra benet överst.
2. Placera högerarmen på utsidan av vänster knä.
3. Rotera härifrån kroppen och ryggen åt vänster. Du känner samtidigt en stretch i höften.
4. Upprepa sedan likadant på andra sidan.

5. Knäböj

Knäböj är nog en övning de flesta vet hur den går till. Det är en övning som aktiverar muskler i nedre delen av kroppen. 2 x 10 repetitioner

1. Sitt på stolen som vanligt. Sänk med fördel stolen till det lägsta läget.
2. Gör en uppresning till stående och sätt dig sedan långsamt igen så att du nuddar stolssitsen.

LYCKA TILL!

by pia.lundgren@projektforum.se

Passa på att dopaminfasta!

Den ständiga uppkopplingen, som är den största samhällsförändringen sedan industrialiseringen, har gjort oss dopaminberoende! I teknikintensiva Silicon Valley är en av de hetaste trenderna att dopaminfasta. Dopamin frisätts när andra gillar det vi lägger ut på sociala medier precis som det frisätts när vi äter god mat, lyssnar på musik vi gillar eller tar en kopp kaffe (om vi gillar det). Våra hjärnor är inställda på att jaga dopaminkickar som gör oss glada.

Mobilen och sociala medier ger snabba kickar, för minsta möjliga insats. Vi blir experter på att snabbt växla fokus men istället får vi stirriga popcornhjärnor med koncentrationsproblem. Flera studier visar att vuxna i snitt kollar mobilen 150 gånger per dag. Unga ännu mer. Det ständiga dopaminpåslaget distraherar och påverkan förmågan att fokusera och är negativt för tankeförmåga och kreativitet.

I Silicon Valley är trenden att dopaminfasta – för att lugna hjärnan. Dopaminfasta myntades av psykologen Cameron Sepah. Det innebär att man under en tid ska minimera ALL stimulans som ger oss dopaminkickar. Stäng av allt: datorer, mobiler, radio. Undvik fysisk ansträngning, ögon och kroppskontakt, alkohol, nikotin, kaffe. Ät minimalt. Dr Sepah menar att om vi får ned dopaminet till normala nivåer så blir vi mer harmoniska. Några timmar per vecka ska förbättra minnet, vår empati och självkänsla.

Det ska ju inte vara så svårt – kanske inte en hel semestervecka men en trist onsdag efter jobbet är kanske optimalt?

by pia.lundgren@projektforum.se

Projektledare är bekymrade över sina projekt!

Projektledare är oroliga för sina projekt! Vi ställde frågor till våra medlemmar om hur de har det i Coronatider.  ALLA uttrycker att de känner oro för sina projekt (42% är oroliga och 58% känner till viss del oro)

50% växlar sin arbetsplats mellan hem, kontor eller annat ställe. 43% jobbar hemifrån och resterade 7% är på kontoret som vanligt.

De flesta, 93%, anger att det går bra att sköta kommunikationen effektivt, 7% anger att det är svårt. Vid hemarbete tappas den ”sociala överhörningen” och det tar längre tid att får kontakt med personer. Fler möten online leder i vissa fall till att det är svårare att lösa kommunikationen – fler verkar vara mer upptagna nu är tidigare. Långsammare uppkoppling hemma än på kontoret anges av flera som en utmaning. Många upplever att det just nu är intensivt; mailen går varm och många möten äger rum med svajiga uppkopplingar och tar därför länge tid.

Andra utmaningar med hemarbetet är arbetsmiljön och disciplinen. Arbetsmiljöaspekten handlar om att ha en bra arbetsplats hemma när arbetet utförs hemifrån hela dagar och veckor, inte som tidigare då det skedde mer oregelbundet. Avsaknad av skärmar till datorer, skrivare,  bra stolar, ståbord och sociala kontakter (ensamheten blir påtaglig även om man bara har kontakt via telefon, skype och liknade). Disciplinen har två aspekter – det ena handlar mer om motivation, att komma igång och få saker gjorda. Det andra handlar om rutiner som att starta och avsluta jobbet vid utsatt tid men också att få till pauser. Att jobba hemifrån är fortfarande ett jobb, det gäller att hitta sin struktur och planering. Det finns också de som säger att de har bra förutsättningar för arbete hemifrån med separata arbetsrum med bra utrustning och bra rutiner.

Tips när du jobbar hemma:

• Säkerställ gränsen mellan jobb och privatliv. Svara inte på mail på kvällar och helger.
• Ta en lunchpromenad när du nu inte har kollegor att äta med. Eller ta en morgonpromenad, som att du skulle gå till jobbet.
• Undvik långa mailkonversationer – ring eller skypa/ zooma istället. Det blir effektivare och håller kontakter och det sociala vid liv. Ersätt stunden vid kaffemaskinen med ett digitalt avstämningsmöte (ta en gemensam fika på morgonen).
• Ställ datorn på en strykbräda för att kunna stå och jobba.
• Stilla hjärnan i denna "nya" miljö och situation med promenader, yoga, meditation eller andra avbrott då du lämnar datorn och uppgifterna en stund.
• Om flera i familjen är hemma på dagtid – ni är nu det nya teamet! Alla med sina uppgifter att lösa, men också med gemensamma mål. Så vem gör vad? Vem erbjuder sig att lösa  förmiddagsfikat, lunchen och eftermiddagsfikat, vem sitter var, hur stämmer ni av vem som behöver sitta i distansmöte med krav på tystnad. Skaffa rutiner som funkar för er. Planeringsmöte varje morgon kanske?

Vi och våra medlemmar skulle gärna vilja ha mer inspirerande tips och kanske föreläsningar inom tex kommunikation på distans (effektiva möten, samarbete på distans, leda agila team, hur ersätter vi ”Management by walking around digitalt, och mycket annat) motivation (hur skapar vi motivation i projekten) förändringsledning (förändring i arbetssätt, hur kommer vi ifrån pandemidiskussioner och fokuserar på framdrift av projekten), struktur och effektivitet vid hemarbete. Ja allt som är kopplat till den förändrade arbetssituationen som vi har nu och ser ut att ha framför oss en oöverskådlig tid.

Maila gärna dina tips, idéer till webinarier (vi har den tekniska plattformen) och tankar och funderingar kopplat till projekt och ledarskap i dessa tider  till pia.lundgren@projektforum.se

by pia.lundgren@projektforum.se

Välkommen Emely!

Välkommen Emely Ekdahl – vår nya föreningskoordinator

Vi välkomnar nu tillbaka vår kollega Emely Ekdahl som varit tjänst- och föräldraledig i fyra år och som nu kommer tillbaka som vår nya föreningskoordinator. Emely har sedan hon arbetade hos oss hunnit läsa en kandidat i Industriell teknik vid Uppsala Universitet och bli förälder till två döttrar. Emely kommer arbeta särskilt med vår certifieringsverksamhet och medlemsfrågor samt vara delaktig i det utvecklingsarbete vi inlett för Svenskt Projektforum.

– Vi är mycket glada att välkomna tillbaka Emely. Då hon redan arbetat i organisationen känner hon vår organisation väl redan men samtidigt kommer hon in med nya ögon och nya perspektiv. Vi befinner oss i en spännande fas för vår organisation och för framtiden inom projekt- och förändringsledning. Med Emely med i teamet ges vi en än bättre förmåga att utveckla föreningens arbete och vår strävan att bidra till ett bättre Projektsverige, säger Ulrika Lingslunde, verksamhetschef i Svenskt Projektforum.

– Projektforum befinner sig i ett spännande skede och jag ser fram emot att vara med och bidra till den utvecklingsresa som nu har påbörjats.  Jag brinner för processutveckling och förbättringsarbete och tillsammans med mina kollegor kommer jag arbeta för att du som kandidat eller medlem ska känna att Projektforum stärkt dig i din projektkompetens” säger Emely själv.

Så har du frågor kring certifieringar, så är det mycket troligt att det är Emely du kommer ha kontakt med framöver.

Varmt välkommen, Emely!

by pia.lundgren@projektforum.se