Effektiv konflikthantering

Effektiva tips för konstruktiv konflikthantering

Observera. Identifiera vad du ser och hör så neutralt som möjligt. Håll dig till fakta istället för att låta dig agera känslostyrt. Utmana rädslan. Konflikträdsla kan ha många orsaker, men att undvika konflikter tenderar att förvärra snarare än förmildra situationen i spända lägen.

Var optimistisk – tro på din egen förmåga att kunna lösa konflikten och lita till andras vilja att göra detsamma.

Lös det direkt. Ju längre en konflikt pågår, desto svårare blir den att lösa. Sträva därför efter att lösa problemen direkt när de dyker upp. Kommunicera! Var nyfiken och formulera frågor istället för att gå på antaganden och komma med anklagelser.

Utgå från dig. Fokusera på din upplevelse och använd jag-budskap, för att undvika att motparten hamnar i försvarsposition. ”Jag har svårt att arbeta när deadlines inte hålls.”

Ta ansvar – be om ursäkt. En enda person är sällan orsaken till att två personer har en konflikt. Att be om ursäkt innebär inte att du tar på dig hela skulden, utan att du tar ansvar för dina egna handlingar.

.

by Svenskt Projektforum

Teamwork

Här presenteras Susan Wheelans grupputvecklingsmodell, där gruppens utveckling sker stadievis. Detta är en av flera teorier inom grupputveckling, där Wheelan integrerar flera olika modeller från forskning inom grupputvecklingsområdet. En fungerande arbetsgrupp, där medlemmarna känner trygghet, respekterar varandra och tar till vara på olika perspektiv, den kollektiva intelligensen, har fantastiska förutsättningar att bidra till verksamhetens framgång.

Första stadiet: Tillhörighet och trygghet

I det första stadiet visar medarbetare behov av att bli accepterade i gruppen. De vill ogärna sticka ut genom att exempelvis uttrycka avvikande åsikter och konflikter undviks i det längsta. Avvaktande beteende är vanligt och om tydlig styrning saknas kan energi ägnas åt saker som helt saknar relevans för uppgiften.

Att leda en grupp i första stadiet

Teamet är beroende av ledaren. Det kan bland annat visa sig genom att medarbetarna följer direktiv utan att ifrågasätta eller att de väntar på att ledaren ska fatta beslut.

Som ledare behöver du styra genom att klargöra syfte och mål, utveckla riktlinjer och arbetsmetoder och förtydliga förväntningar på var och en. En viktig uppgift för dig är att rikta teamets energi på de för tillfället prioriterade uppgifterna.

Andra stadiet: Opposition och konflikt

När medarbetarna känner sig mer trygga i teamet vågar de ta fler risker genom att exempelvis ifrågasätta varandras tolkningar av syfte och mål. Behov som tidigare hållits tillbaka för att det varit viktigare att vara accepterad i gruppen kan nu komma till utryck. Medarbetarna försöker göra sig fria från beroendet av den formelle ledaren och vill i större utsträckning visa sig annorlunda och kompetenta.

Meningsskiljaktigheter, rollsökning och att fler behov kommer till uttryck kan leda till konflikter. Dessa konflikter är nödvändiga men behöver lösas på ett konstruktivt sätt för att teamet ska fortsätta att utvecklas. Gruppens medlemmar behöver närma sig varandra gällande uppfattning om syfte och mål och hur problem ska lösas samt utveckla former för god konflikthantering.

Att leda en grupp i andra stadiet

Som ledare stödjer du genom att successivt ge medarbetarna ökat inflytande och ansvar, klargöra inbördes roller och underlätta för öppen och rak kommunikation. Genom ett coachande förhållningssätt möjliggör du för medarbetarna att själva lösa situationer och konflikter som uppstår i arbetet.

Tredje stadiet: Tillit & Struktur

Teamet har framgångsrikt löst konflikter och stabilitet infinner sig. Medarbetarna känner varandra, vet vad andra tycker och tänker om dem samt känner till varandras kompetenser. Eventuella behov som tidigare visat sig i form av att markera status eller kämpa för inflytande förskjuts till bakgrunden och medarbetarna anpassar ansvar och roller efter vad uppgiften kräver.

Förmågan att leda sig själv ökar och gruppen ägnar nu mer tid och energi på uppgiften än inbördes relationer. Feedback och konflikthantering sker löpande. Medarbetarna har nu tagit många av de uppgifter som ledaren tidigare tagit mest ansvar för.

Att leda en grupp i tredje stadiet

Du uppmuntrar teamets ökande självständighet. Du samverkar med gruppen genom att delegera ledarskapet till den med för uppgiften bäst kompetens, uppmuntrar ifrågasättande och förändringar som ökar gruppens produktivitet, deltar i teamets lösning om det efterfrågas. Gruppmedlemmarna är fortfarande i viss utsträckning beredda att ge avkall på uppgift till förmån för acceptans.

Fjärde stadiet: Arbete och produktivitet

Teamet har hanterat och rätat ut alla frågetecken i de tidigare stadierna, etablerat gemensamma mål och arbetat fram effektiva metoder för att lösa uppgifter och konflikter. Ansvarstagandet från medarbetarna i gruppen är högt och gruppen lägger merparten av sin tid och energi på de uppgifter de har att lösa. Medarbetarna förstår och accepterar sina roller. Det blir mer lustfyllt och kreativt att arbeta. Susan Wheelan kallar grupper som nått det fjärde stadiet för ”högpresterande team”.

Att leda en grupp i fjärde stadiet

Nu kan du som ledare ägna dig åt långsiktig överlevnad. Du ansvarar för visionerna och att säkerställa resurser och kompetensförsörjning.

Det finns alltid en risk att teamet går tillbaka till tidigare faser. Därför behöver ni löpande utvärdera hur gruppen fungerar. Det är en viktig uppgift för dig som ledare. Det är extra viktigt när det sker förändringar, som när mål, uppgifter och arbetssätt förändras eller när medlemmar byts ut i gruppen.

by Svenskt Projektforum

Svenskt Projektforums årsmöte 2024!

Save the date!

Onsdagen den 10 april är det dags för föreningens årsmöte. 

Årsmötet är föreningens viktigaste möte och öppet för alla medlemmar. Vi vill gärna att ni engagerar er och kommer med idéer och motioner till hur vi ska utveckla vår organisation ännu mer. Motioner skickas till info@projektforum.se senast den 6 mars. 

Läs mer och anmäl dig här>

 

 

 

 

 

by Svenskt Projektforum

Självreflektion – Bli trygg i rollen som projektledare

Camilla Åkesson är en av nordens ledande experter inom projektledning. Här delar hon med sig av tips för att komma igång med självreflektion och utveckling som projektledare. Du får även tips på hur du kan tänka om du är på väg att genomföra en IPMA-certifiering.

I min roll som assessor för projektledarcertifieringar på Svenskt Projektforum är det tydligt: förutom själva IPMA-certifieringen är det avsnittet om självreflektion som ger projektledarna mest. Det verkar som vi inte ger oss tillräckligt med tid att stanna upp och reflektera i vardagen.

Självreflektion är vare sig krångligt eller tar mycket tid om man skapar sig en rutin för det. Du kommer känna dig tryggare och modigare i din roll som projektledare och dessutom få insikter om vad du kan jobba mer med. Att se till att faktiskt göra en utvecklingsplan och följa den. Inte raketforskning precis. När du gör det kontinuerligt kommer du bli förvånad över vart det för dig och din utveckling.

Varför är det viktigt med självreflektion?

Vi börjar från början: Varför är det viktigt med självreflektion? Varför är det viktigt för dig? Stanna upp en stund och fundera på det.

Naturligtvis finns det nyansskillnader i varför självreflektion är viktigt för oss. Det vi vet är att det gagnar oss att känna till våra styrkor och svagheter för att kunna träna och bli bättre. Genom att jobba aktivt med vår självinsikt lägger vi grunden för att göra medvetna val och skapa en utvecklingsplan för hur vi vill ha det och vilka vi vill vara. Det är ju inte svårare än så. Egentligen. Det vi är svaga på behöver vi träna på och medvetenhet om våra styrkor gör att vi känner oss tryggare. Så – varför krånglar vi till det?

.

Öka ditt självförtroende som projektledare

Genom en kontinuerlig process av självutvärdering och utvecklingsplanering, hittar du inte bara svaren på hur du kan förbättras, utan också nyckeln till att omdefiniera vad du kan uppnå. Varje steg på vägen är inte bara en prestation, utan en manifestation av ditt engagemang för din egen yrkesroll. Kontinuerlig självutvärdering ökar din trygghet och självförtroende i rollen som projektledare. Denna förmåga att utvärdera sig själv blir en del av din professionella resa mot att bli ännu bättre.

Hitta din rutin för självreflektion

Min uppfattning är att många tror att det TAR tid att jobba med självreflektion kontinuerligt. ”Nej, inte en sak till att pressa in min tighta vardag”. Jag tänker att det är precis tvärtom – det GER oss tid. Något som jag brukar påminna mig själv om är att ”det är först när vi stannar upp som vi är på väg”.
För att underlätta är det bra att skapa en rutin för detta. Det finns otaliga tips på olika rutiner, det viktiga är att du hittar en som passar dig och din vardag.

Tips på hur du kan komma igång:

  1. Bestäm när det passar dig bäst att fokuserat jobba med din reflektion
  2. Sätt upp ramar:
    a. Vill du endast reflektera
    eller
    b. Vill du också beskriva hur du vill jobba med din förändring?
    Var uppmärksam på att du inte går på lösning för fort innan du har reflekterat och gjort självutvärderingen.
  3. Sätt en rutin på hur du gör:
    a. Om du väljer att skriva ner det i en fysisk bok, skaffa gärna en anteckningsbok som är avsedd endast för detta.
    b. Om du skriver och planerar digitalt, undvik att ha mail/chat/motsvarande igång när du ska fokusera på detta
  4. Våga berömma dig själv när du har gjort något bra!
  5. Var ärlig och försök alltid att se din del.

Det inte finns något rätt eller fel sätt att reflektera på! Hitta det sätt som passar dig och din vardag. Sätt av en återkommande tid i kalendern, antingen varje dag eller varje vecka.

Utvecklingsplanen – Får jag bjuda på lunch?

I Astrakans projektledningskurser får deltagarna lista de egenskaper, förmågor, som en bra projektledare har. Det kan t ex komma upp: God kommunikatör, Strukturerad mm. Därefter uppmanas de att fundera på vart på en skala de befinner sig.

Nästa steg blir att tänka på hur de skulle kunna komma högre upp i skalan, dvs göra en utvecklingsplan. Det kan vara att läsa en bok, gå en kurs eller ibland att helt enkelt iaktta någon annan man känner till som är riktigt bra på den aktuella förmågan. Tips är då att bjuda dem på fika eller lunch och uttryckligen säga t ex ”Jag har uppmärksammat att dina projekt alltid är välstrukturerade. Jag skulle vilja utveckla det hos mig – får jag bjuda på en lunch så kan du kanske berätta för mig hur du jobbar?”.

Om vi aktivt och medvetet jobbar med detta kommer vi göra tydliga förflyttningar. Vi kommer också känna oss tryggare i vår roll och ha mod att förmedla våra svaga sidor genom att istället vända det till att någon annan är bra ”och jag vill gärna lära mig av dig”.
Bonusen blir att du höjer andra personer vilket oftast är uppskattat. Utöver uppfattas du troligtvis som en ödmjuk och modig person med mycket självinsikt. Nästa gång kanske du blir bjuden på lunch för att ge någon annan dina bästa tips.

Trygghet skapar ödmjukhet och mod

Att kontinuerligt ägna tid åt självutvärdering ger kraft och stärker dig i rollen som projektledare. Genom kontinuerlig reflektion uppnår du både djupare insikt om dina styrkor och svagheter, och skapar en grund av mod och ödmjukhet som är ovärderlig i ledarskapsrollen.

Självutvärdering är en kontinuerlig övning i självinsikt och personlig utveckling. Genom att aktivt granska dina prestationer, beslut och beteenden får du en tydligare bild av dina färdigheter och möjligheter till förbättring. Denna medvetenhet skapar mod – mod att utmana mig själv och utforska nya strategier och lösningar för att ta nästa steg i din utveckling.

Samtidigt genererar självutvärdering ödmjukhet. Att vara öppen för att erkänna och hantera förbättringsområden skapar en atmosfär av ödmjukhet gentemot både dig själv och teamet du leder. Det ger dig också förmågan att vara lyhörd för feedback och att lära av både framgångar och utmaningar.

I projektledarrollen blir dessa egenskaper av avgörande betydelse.

Självutvärdering avgörande för att närma sig mer komplexa projekt

Modet att våga testa nya idéer och ödmjukheten att anpassa dig efter föränderliga omständigheter ökar din förmåga att navigera genom komplexa projekt. Dessutom skapar detta tillvägagångssätt en förtroendefull arbetsmiljö där öppen kommunikation och ständig förbättring är grundläggande principer.
Kort sagt, genom att regelbundet ägna dig åt självutvärdering stärker du din roll som ledare. Modet att ta initiativ och ödmjukheten att anpassa dig till förändringar blir grundpelare för din ledarstil och bidrar till ett framgångsrikt genomförande av projekt.
Sist men inte minst vill jag påminna om att för att vara en bra ledare måste du kunna leda dig själv.

Av: Camilla Åkesson, Ansvarig för Astrakans projektledarutbildning och certifierad IPMA-A

by Svenskt Projektforum

Möt en IPMA-certifierad

Vi inleder året med att dela med oss av en intervju i vår serie ”Möt en IPMA Certifierad”. Vi fick möjligheten att ställa några frågor till Christian Kindqvist som nyligen genomgått en godkänd IPMA Certifiering på nivå C – Certifierad Projektledare.

Christian arbetar idag som projektledare på BuildTech, ett dotterbolag till konsultbolaget OMT, som bland annat tillsätter projektledarroller inom infrastruktur. Han stormtrivs på konsultbolaget och är väldigt nöjd med tillvaron och i sin roll som teknisk projektledare.

Varför projektledning?

  • Jag har haft olika roller i yrkeslivet, bland annat som projektledare för ett flertal mindre bergprojekt i tunnelbanan på entreprenadsidan. Jag halkade in på projektledning lite av en slump när jag jobbade som processingenjör i gruvbranschen. Då bodde jag i Sala och kände att det efter många års flängande var dags att komma hem till hemstaden Stockholm igen. Målet var att hitta ett spännande jobb och när jag fick chansen att jobba som projektledare ville jag inte missa det tåget.

Vad arbetar du med för uppdrag just nu?

  • Mitt konsultuppdrag idag är åt Trafikförvaltningen i Region Stockholm, kanske mer känt som Stockholms Lokaltrafik, SL. Där har jag på beställarsidan rollen som teknisk projektledare för ett depåprojekt. Det är mitt hittills mest spännande och utvecklande uppdrag! Det som utmärker uppdraget är den ambitiösa och välkomnande arbetskulturen, ingen är rädd för att ta tag i problem som dyker upp och alla är öppna med vad de kan och vad de behöver hjälp med. Jag tror det är få förunnat att ha så engagerade och positiva kollegor och jag hoppas kunna vara kvar i projektet länge.

Jag har dock precis gått på pappaledighet, men jobbar fortfarande 20% i projektet. Det är svårt att lämna ett så spännande projekt helt och hållet.

Varför valde Du att Certifiera dig? 

  • Det börjar bli vanligare att projektledarcertifiering efterfrågas på marknaden då det ger en trygghet. Jag ville få bättre självkännedom om vad jag kan och vad jag behöver utveckla när det kommer till min egen projektledningskunskap.

Vad fick dig att välja IPMA? 

  • Det stod mellan IPMA och PMI. När jag tidigare jobbade på WSP var ett av mina utvecklingssteg att gå PMI:s PMP-certifiering. Samtidigt dök möjligheten upp att byta till det företag jag jobbar på nu. Då la jag certifieringsplanen på is ett tag och jag passade på att göra lite mer research. Jag kom då, tillsammans med kollegorna på OMT, fram till att IPMA verkade mer intressant. Framför allt eftersom IPMA kändes som en mer personlig certifiering och att den även tar hänsyn till ledarskapet och inte bara de praktiska kompetenserna.

Vad har certifieringen inneburit för dig och organisationen?

  • För mig har certifieringen inneburit att jag fått en bättre förståelse för hur jag uppfattas av andra i min projektledarroll och vad jag kan utveckla. Jag har fått ökad självkännedom, vilket var ett av mina mål med certifieringen. Efter intervjun fick jag också reda på vilka områden inom projektledning jag kan utvecklas inom, för att bli ännu starkare i min roll som projektledare. Jag fick även ett par handfasta tips från mina assessorer* som jag ska ta till vara på. För OMT BuildTech ger det såklart bättre möjligheter att matcha annonser när certifiering är ett krav. Det ger även en trygghet både för beställare och projekt eftersom certifieringen är en kvalitetsstämpel.

 

Projektforum önskar ett stort grattis till Christian för sin IPMA Certifiering och lycka till med framtida uppdrag!

 

*Assessorerna ansvarar för att bedöma kandidatens kompetens genom hela certifieringsprocessen.

 

 

 

 

 

by Svenskt Projektforum

Nominerade till årets projektledarbok 2024

Sedan år 2008 har Svenskt Projektforum delat ut priset “Årets Projektledarbok“. För att bli nominerad måste boken beröra något som direkt kan användas inom projektområdet. Det kan vara en bok direkt riktad till projektledare eller projektmedarbetare men det kan också beröra områden som tex kommunikation, teamutveckling eller ledarskap. Boken måste ha en svensk författare men den måste inte vara skriven på svenska. Juryn* försöker sedan bedöma hur aktuella böckerna är, hur lätta de är att ta till sig samt om de tillför något nytt.

Till de nominerade för Årets Projektledarbok 2024 har juryn valt ut följande 13 böcker:

Juryn består av: Ordförande Johan Hydén, Andrea Kurdik, Henrik Stadler, Tarja Räihä, Christina Gillberg, Anders Eklund, Anna Lidmark och Linda Östberg.

 

 

 

 

 

by Svenskt Projektforum

Lunchwebbinar - Grupputveckling och konfliktbeteenden

Svenskt Projektforum bjuder in alla medlemmar till årets första webbinarium på temat grupputveckling och konfliktbeteenden.

Föreläsare:

Dagens föreläsare är Yannis Hellberg, Senior konsult inom projektverksamhet på Semcon. Han har arbetat med att implementera arbetsformer som stöttar förändringsarbete hos olika verksamheter i alla branscher. Fokuset har legat på metodstöd för till exempel uppdrag, projekt, program och projektportföljer och med kopplingar till det mänskliga perspektivet.

Ämne: 

En grupp som fungerar effektivt är ofta en grupp som också arbetar effektivt. När gruppen utvecklas, är det oundvikligt att konflikter uppstår. Under detta pass, kommer vi att kika på hur man kan hantera dessa och förhoppningsvis komma fram med nya fräscha idéer, bättre förståelse för varandra och att man lyckas klargöra sina behov och önskemål för att bli inspirerad och skapa en effektiv grupp.

Om du vill lyssna, diskutera och lära dig mer kring dagens ämne, skriv då upp den 8 mars i din kalender.

När: Fredag den 8 mars  kl 12-13

Var: Föreläsningen genomförs via zoom och länk skickas ut på mail några dagar innan

För vem: Föreläsningen är öppen för alla medlemmar i Svenskt Projektforum. Som medlem har du även möjlighet att bjuda in en gäst.

Välkommen!

Anmäl dig här>

Yannis Hellberg, Semcon

by Svenskt Projektforum

GRATTIS alla IPMA Certifierade!

 

 

 

 

 

by Svenskt Projektforum

Att leda sig själv med Eisenhower

Självledarskap handlar om att leda sig själv, både i utförandet av uppgifter som individen upplever motiverande och i de uppgifter som inte är motiverande men ändå behöver genomföras. För att leda sig själv kan man:

  1. Stämma av med chefer och medarbetare vad som förväntas av en och vad som ingår i ens uppdrag.
  2. Fundera över vad man tycker om och i vilka situationer man trivs bäst.
  3. Be om feedback från medarbetare och chefer.
  4. Ta ansvar för situationen om man inte trivs med sitt jobb.
  5. Strukturera upp sin arbetsdag och lära sig att prioritera rätt.
  6. Arbeta med stresshantering.

Det är viktigt att ha självkännedom och förstå hur man fungerar på egen hand och med andra människor. Att sätta upp mål som är utmanande, mätbara och nåbara kan hjälpa till att öka motivationen. En metod för att prioritera uppgifter i allmänhet och mål i synnerhet, är den så kallade Eisenhower-matrisen.

Eisenhower-matrisen är ett verktyg för uppgiftshantering som hjälper dig att organisera och prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Med hjälp av verktyget delar du in dina uppgifter i fyra rutor baserat på de uppgifter du ska göra först, de uppgifter du ska planera till senare, de uppgifter du ska delegera och de uppgifter du ska ta bort. I det här avsnittet förklarar vi hur du ställer in en Eisenhower-matris och ger tips om hur du prioriterar uppgifter.

Här är några tips som kan hjälpa dig med prioriteringen när du sorterar dina uppgifter i varje kvadrant.  

1. Dela in uppgifterna i färgkategorier

Att färgkoda uppgifter är en taktik som kan hjälpa dig att visualisera högprioriterade uppgifter. När du går igenom din att göra-lista, kan du använda fyra färger baserat på prioritetsnivå. Använd färgkoden på följande sätt:

  • Grönt = hög prioritet
  • Gult = medelhög prioritet
  • Blå = låg prioritet
  • Rött = ingen prioritet

Efter att du har färgmarkerat dina uppgifter kommer färgerna att direkt kunna översättas till din Eisenhower-matris. Gröna uppgifter är dina ”utföra”-uppgifter för kvadrant ett. Gula uppgifter är dina ”schemalagda” uppgifter för kvadrant två. Blå uppgifter är dina ”delegera”-uppgifter för kvadrant tre. Röda uppgifter är dina ”ta bort”-uppgifter för kvadrant fyra.

2. Begränsa antalet uppgifter till 10 per ruta

Även om du har många uppgifter på din att göra-lista kan du försöka begränsa dem till 10 uppgifter per kvadrant. På så sätt undviker du att din Eisenhower-matris blir rörig och svårhanterlig. 

Du kan göra flera matriser, men om du begränsar din uppgiftslista till nödvändiga åtgärdspunkter ser du till att prioriteringsprocessen börjar så snabbt som möjligt.

3. Skapa personliga och jobbrelaterade att göra-listor

Ett annat sätt att begränsa antalet punkter i Eisenhower-matrisen är att skapa separata matriser för din personliga och din arbetsrelaterade att göra-lista. 

Dina arbetsuppgifter och dina personliga uppgifter kräver olika tidsramar, resurser och metoder, och de kommer troligen också att kräva olika tankeprocesser. För att effektivt kunna hantera dina personliga och arbetsrelaterade mål kommer du att behöva dela upp dem. 

4. Eliminera först, prioritera sedan

Eliminera onödiga uppgifter först för att kunna prioritera effektivt. Med den här strategin tar du itu med kvadrant fyra innan du går vidare till kvadrant ett, två och tre.. 

När du läser igenom din att göra-lista kan du bedöma vilka saker du har skrivit ner som inte behöver vara med. 

Faktum är att 60 % av vår tid på jobbet används till jobb om jobbet – saker som att dela statusgodkännanden eller följa upp information. Om det finns punkter som du snabbt kan slutföra och ta bort från listan, så gör det. Det kommer att påskynda prioriteringsprocessen, och du kommer troligen att gå igenom en andra utsortering i slutet av processen.

 Bakgrunden till Eisenhower-matrisen: Dwight D. Eisenhower – den 34:e presidenten i USA och en femstjärnig general under andra världskriget – presenterade den idé som senare skulle leda till Eisenhower-matrisen. I ett tal år 1954 citerade Eisenhower en anonym universitetsrektor som sade: ”Jag har två typer av problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga och de viktiga är aldrig brådskande.” 

 

 

 

by Svenskt Projektforum