Svenskt Projektforum

Nyrevision för framgångsrika projekt

De flesta som går in i ett projekt hoppas ju på att det ska bli framgångsrikt. Men vad menas med det? Oftast tittar man bara på ekonomiska faktorer, men det finns en hel del andra nyttor, som ibland förbises. Mats Jakobsson, auktoriserad revisor på BDO, vill lägga in fler aspekter. Aspekter som borde tas med i varje projektrevision.

Vad räknas som framgång?
Min bedömning är att alla som går in som projektledare i ett projekt gör det med målsättningen att det skall bli ett framgångsrikt projekt. Frågan är då vad är ett framgångsrikt projekt och hur skall detta mätas? Om projektet drivs inom näringslivet så går det ofta att räkna i kronor och ören vad produkten från projektet innebär. Om projektet t.ex. syftar till att ta fram en produkt som skall säljas på marknaden så är den framtida lönsamheten en måttstock för hur framgångsrikt projektet är. Mer vinst för företaget innebär ett större värde. Men innebär det automatiskt att projektet är framgångsrikt?

Svårare att beräkna värdet i offentliga projekt
Inom stat och kommun så är det i många fall inte lika lätt att beräkna värdet på ett projekt. Ofta syftar projekten antingen till att effektivisera verksamheten eller öka samhällsnyttan på något sätt. Beräkningen av värdet av samhällsnyttan bygger ofta på ett antal variabler som kanske kan vara svåra att mäta och där frågan hur variablerna bestäms får stor effekt på den nytta som kan identifieras från ett projekt. Speciellt svårt är detta om det är många personer med kanske
olika förutsättningar vars tid skall beräknas.

I många europeiska länder så har man löst detta vid vägbyggen genom att vägarna får finansieras genom vägtullar. Hur mycket medborgarna är beredda att betala för att nyttja den nya vägen är ett sätt att kontrollera huruvida projektet är lönsamt eller ej. Är ett projekt som innebär att en positiv ekonomisk nytta efter genomförandet av ett projekt alltid ett framgångsrikt projekt?

Projektbudgeten förhindrar framgång
Inom stat, kommun och landstinget stöter jag som revisor på, vad jag brukar benämna som en budgetstyrd organisation. Budgeten är lag och så länge du håller dig inom budgeten så anser organisationen att du har gjort ett bra jobb. Här brukar det ofta förekomma ”oegentligheter” då kreativa medarbetare flyttar kostnader mellan olika projekt.

"Är alla projekt som utförs inom föreskriven budget verkligen framgångsrika projekt?"
Mats Jakobsson

Om ett projekt inte har kvar något av sin budget för det aktuella året så konteras nya kostnader på ett annat projekt där budgeten inte är helt utnyttjad. Detta är också något som är extremt svårt att granska som revisor eftersom revisionen utförs i efterhand och då är det svårt att granska exakt vad olika medarbetare har lagt sin tid på. Underkonsulter däremot kan det gå att spåra om organisationen som granskas har tydliga krav på att projektnummer skall anges på alla fakturor från underkonsulter. Frågan som dock kan ställas huruvida ett projekt som kan utföras inom föreskriven budget verkligen är ett framgångsrikt projekt?

Hallandsåsen som ett framgångsrikt projekt
Hallandsåsen är ett projekt som jag tror att alla känner till. Jag skall börja med att erkänna att jag inte har någon som helst kunskap om projektet Hallandsåsen utöver den information som jag har tagit till mig från media. Vad jag skriver här baseras således inte på någon insikt som jag baserar på kunskap som jag har, men inte resten av svenska folket. Eftersom min kunskap också baseras på media så tror jag också att vi kan vara överens om att den bilden sannolikt också kan vara missvisande.

Alla gånger  jag läser en artikel om ett område som jag själv känner att jag är kunnig inom så förvånas jag över hur mycket felaktigheter som jag kan notera i en artikel eller ett reportage. Jag misstänker således att det finns lika mycket felaktigheter i den rapportering som jag får som berör områden där jag själv inte är insatt i ämnet. Med detta sagt så tror jag att vi ändå baserat på media kan vara överens om att projektet Hallandsåsen inte har utvecklats som planerat.

"Hallandsåsen kan trots allt bli ett lyckat projekt"
Mats Jakobsson

Men trots allt som media har rapporterat så fortgår ändå projektet Hallandsåsen. Min tolkning av att det fortsätter är således att det finns någon i beslutande ställning som anser att kvarvarande kostnader för att färdigställa projektet är lägre än värdet av den nytta som en färdigställd tunnel kommer att medföra för användarna. Om vi utgår ifrån att projektet Hallandsåsen kommer att färdigställas kommer vi även för detta projekt kunna ställa oss frågan om projektet är ett framgångsrikt projekt eller ej.

Andra aspekter på framgång
Jag vet inte exakt hur mycket tid användarna av tunneln kommer att spara när den är klar, men om vi räknar på att kostnaden för en bil som körs är 50 kr/mil och lägger till värdet för personen som slipper sitta i bilen och köra. Jag utgår ifrån att tunneln kommer användas i över 100 år och nuvärdesberäknar man alla användares besparingar så misstänker jag att vi kommer att komma upp i en ganska hög summa. Vi kanske även kan lägga till ytterligare nytta om vi börjar titta på miljöaspekterna, trots den miljöförstöring som själva bygget orsakat. Baserat på den information vi har så tror jag att alla kan vara överens om att det har begåtts misstag i projektet Hallandsåsen, men är vi säkra på att projektet därmed också inte kan klassas som ett framgångsrikt projekt när det väl är genomfört?

Syftet med den här texten är inte att ge några svar utan att starta en debatt. Klart är att planering och styrning av ett projekt är viktigt. Samtidigt så innebär planering inte att alla risker och fallgropar i ett projekt går att undvika. Det finns alltid faktorer som kan innebära att den planering som gjorts enligt konstens alla regler ändå inte kan hindra att det dyker upp kostnader som ingen kunde förutspå.

Beslut kommer alltid att fattas på felaktiga grunder. Projekt kommer alltid att överskrida budgetar. Så vi borde ställa oss frågan. Vad är kännetecken för ett framgångsrikt projekt?

Mats Jakobsson, auktoriserad revisor, BDO
www.bdo.se

by Svenskt Projektforum