Smarta appar för projektledaren
Cisco Webex Meetings
Möten är en naturlig och ganska så betydande del av en projektledares vardag. I många projekt arbetar man från olika platser. Deltagarna kan jobba från kontor i både Sverige och utomlands, hemifrån eller på resande fot. Att träffas fysiskt åtminstone inledningsvis är oslagbart, men många möten kan också genomföras och ersättas av telefon och video. Cisco Webex Meetings, som är en stor leverantör av webbaserade konferenser erbjuder sina tjänster även i app-form. Du kan som vanligt sätta upp ett möte, ansluta, se och dela material, prata, se och chatta med andra deltagare osv. Appen kan synka med Dropbox så att du kan dela material via telefonen. Det enda som krävs för att sätta upp ett möte är en företagslicens. För att delta krävs en installerad app och ett mötes- eller sessionsnummer
www.webex.com
Project Management
Ibland vill man lära sig mer och bli inspirerad, inte bara av personer i sitt eget nätverk utan även andra auktoriteter. Project Management erbjuder dagligen både kortare videos och välskrivna artiklar kring allt som rör projektledning. Innehållet är gratis, men då du varken kan söka på specifika nyckelord eller filtrera på generella kategorier så måste du titta/läsa i omvänd kronologisk ordning.
Project Management på iTunes
Groups
Groups är en applikation som förenklar kommunikation. I appen kan du skapa olika kontaktlistor för olika grupper såsom styrgruppsmedlemmar, delprojektledare, alla intressenter osv. Groups synkar med dina kontakter i telefonen så att du på så sätt enkelt kan skapa listor utan att behöva mata in kontaktuppgifterna på nytt. Därefter är det bara att skicka ett sms eller mail via appen. Groups är gratis, men mer avancerade betalalternativ som till exempel Groups: SMS, Mail and Manage Contacts finns. Ingen av apparna kräver att mottagaren har appen installerad utan meddelandet levereras som sms eller email, med ditt eget telefonnummer eller email som avsändare.
Groups på iTunes
Twitter
Med över 200 miljoner aktiva användare är Twitter ett av de största sociala nätverken. För dig som projektledare erbjuder det möjlighet att både kommunicera med projektintressenter och ta del av andras erfarenheter och kunskaper inom projektledningsområdet. Om du bedriver ett projekt av stort allmänintresse, t ex ett byggprojekt, kan Twitter användas för förankring med framtida kunder som ett komplement eller alternativ till en företagsblogg eller Facebook. Två utmärkta twittrande byggprojekt att inspireras av är Citybanan och Nya Karolinska Stockholm. Det är lätt att komma igång och så fort du har registrerat dig kan du börja skriva. Inläggen kan vara maximalt 160 tecken långa, men kan kompletteras med bilder och länkar till andra siter. Låt initiativet inte rinna ut i sanden när du väl har kommit igång utan kom ihåg att kommunicera frekvent.
Twitter på iTunes
Pocket (tidigare Read It Later)
När du reser mycket och datorn är otymplig att plocka fram eller när internetuppkoppling inte är tillgänglig, så kan du via Pocket komma åt artiklar, videos och bilder när du senare har gott om tid men ingen eller dyr uppkoppling, som till exempel på flygresor eller utomlands.
Pocket på iTunes
[faktaruta]
av Silvana Balcanovic[/faktaruta]
Hjärnforskaren Katarina Gospic är första huvudtalare
Den beslutsfattande hjärnan
PVD 2014: Den tekniska utvecklingen har gått i rasande fart men vår hjärna ser exakt likadan ut idag som den gjorde för 40.000 år sedan. Hur hanterar vi informationsöverflöd, vad händer i hjärnan när vi fattar beslut? På Projektverktygsdagen 2104 berättar hjärnforskaren och författaren Katarina Gospic om hur vi blir lurade av vår hjärna och ger tips om vilka verktyg vi kan använda för att styra oss i en mer önskad och medveten inriktning.
Vad gör chefen när projektet krisar?
En projektledare är oftast en engagerad person. Studier visar dock på att ett starkt engagemang kan förvandlas till något negativt i krissituationer.
Istället för att engagemanget genererar energi kan den förbrukas vid en svår situation. Ett starkt stöd från chefen är ett sätt att bryta en sådan nedåtgående spiral, men hur ser det ut hos er? Vad gör styrelsen, vd:n och chefen när en kris uppstår hos projektledaren. Får projektledaren det stöd den behöver?
Företag söker effektiv personal
En projektledare ska helst vara effektiv, kreativ, högpresterande och engagerad. Företag letar efter individer som är intresserade av utmaningar och med kapacitet att ta ett stort eget ansvar. De ska brinna för sin sak. Men samtidigt som de flesta individer vill ha ett stimulerande och utvecklande arbete, vill de ändå ha en grundläggande trygghet.
Katarina Palm, universitetslektor vid KTH/KI har studerat hållbara arbetssystem och skrev en doktorsavhandling på ämnet kallad ”Det riskabla engagemanget”. Hon höll i samtalet vid Svenskt Projektforums Projektfrukost den 29 januari och inledde vår serie med intressanta morgonträffar.
Dagens hårda krav
Dagens managementkrav baseras på engagerad och självgående personal med uppdrag som ofta karaktäriseras av vaga mål och otydliga gränser. Utmaningar kan ju vara nog så utvecklande, men också skapa en hel del stress. Kortvarig stress kan göra att vi fokuserar på uppgifterna och det har visat sig bra för att prioritera bort ovidkommande och distraherande inslag. Långvarig stress har visat sig vara skadligt för den mentala hälsan och även för projektet i sig. Det har stor inverkan på projekthälsan.
Motiviation ger positiv energi
Den klassiska motivationslitteraturen menar att ju mer det går att motivera sin personal desto bättre. En hög motivation leder till starkare engagemang och högre effektivitet, vilket i sin tur blir en konkurrensfördel. Och så länge projektledare når sina mål och känner att projektet har framgång inympas mer positiv kraft i projektet. Energi regenereras och prestationsförmågan ökar.
En kris förbrukar energin
Men vid en kris där projektledaren inte har ett emotionellt stöd från ledningen förbrukas energin, vilket leder till mental stress, frustration och ohälsa. Förutom att individen drabbas, drabbas också verksamheten. Har vd:n eller ledningen hos er utarbetade metoder för att stödja era projektledare i pressade situationer? Finns det några strategier och metoder hos er för att vara ett stöd när projekten börjar krisa? Det kan vara skillnaden mellan ett lyckat eller misslyckat projekt.
Trender i projektens värld
1. Optimering av projektportföljen i fokus
Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner. Projektkontoren har haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj.
Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt. Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.
Det räcker inte att ett projekt har ett positivt business case för att köras – det ska vara mer positivt än alternativa projekt för att platsa. Ytterligare ett tydligt tecken vi ser är de PMO-chefsnätverk där projektkontorscheferna från olika företag och myndigheter träffas och utbyter erfarenheter. Det hade inte varit möjligt för bara ett par år sedan.
2. Agil implemetering i organisationen
Begreppen lean och agilt baserade på Best practise i produktutveckling och projektledning och har utvecklats under årtionden. Målet är att maximera effektiviteten – för att öka eller bibehålla upplevda värdet av resultatet med mindre arbete. Trots att dessa begrepp är på listan över trendord under de senaste åren, kan modern beteendevetenskap förklara varför lean och agilt är effektiva: de skapar helt enkelt mer delaktighet och engagemang bland medarbetarna.
Den första idén kring lean och agilt handlar om begreppet Last Planner. Det vill säga att de som utför arbetet ska vara de som planerar den. Människor har väl utvecklade hjärnor med mycket kapacitet. Om de planerar tillsammans kommer de att hitta bättre sätt att arbeta än något datorprogram eller expert kan göra.
Den andra idén handlar om kontroll och transparens, som bygger på att alla ska ha insyn i alla delar i projektet. Tanken är att detta stärker ansvarsskyldigheten och möjliggör individuella initiativ. När all kommunikation synliggörs så har projektledaren kontroll och behöver inte styra på detaljnivå. Gruppen bestämmer det mest på egen hand genom tätt samarbete då alla har tillgång till rätt information.
Projekt ska förstås inte genomföras helt utan planering, men hellre ska övergripande planering göras än detaljerad. Bakgrunden är – och här känner många av oss projektledare igen oss – att projekt har en tendens att förändras vilket gör att alltför detaljerad planering kan innebära slöseri med tid. Det handlar med andra ord om agil projektledning även i organisationsprojekt.
3. Hemmaplan är inte längre Sverige
Sverige har länge haft multinationella företag med engelska som arbetsspråk, till exempel Ericsson. På senare tid har dock en mycket stor andel av svenska företag fått inte bara vissa länder i Norden utan hela Norden och Baltikum som hemmamarknad – inte minst bankerna.
Och företag från hela världen etablerar sig i Sverige. Engelska har införts som arbetsspråk, projektgrupper har i normalfallet blivit distribuerade och man kommunicerar inte längre ansikte mot ansikte på sitt modersmål. Det här ställer allt större krav på inte minst projektledarnas förmåga att bygga starka team och lyckas med sin kommunikation.
Marknaden är global, produktion flyttas utomlands och R&D utförs mer och mer i andra världsdelar. De projektledare som verkar i en internationell och mångkulturell miljö har ofta intressenter och delar av sin projektorganisation utspridda över världen. Hur är det att leda projekt utan att träffas? Hur anpassar man sig som projektledare till denna nya vardag? Hur påverkas man av kulturella skillnader? Hur skapar vi ett gemensamt språk? Dessa är frågor som blivit mer frekventa den senaste tiden. Vi märker också att allt fler högskolor har kurser i internationell projektledning.