3 vanliga ursäkter inte skapa en projektplan
-”Behöver jag en projektplan?” Med största sannolikhet är svaret på den frågan ja, det gör du. Men så kommer ursäkterna, och det dröjer inte länge innan vi har övertygat oss själva om varför en projektplan sätter käppar i hjulet för hur vi hanterar vår tid och kommande förändringar i projektet.
Men låt oss backa bandet en sekund, och kom ihåg: projektplanen är din vän, inte din fiende! Projektplanering är en process där man fastställer omfattningen och definierar projektmålen, samt hur dessa ska kunna uppnås på ett framgångsrikt sätt. Det är en av de viktigaste delarna inom projektledning. Ur denna process kommer projektplanen, ett dokument som innehåller projektets omfattning och projektmål. Projektplanen brukar oftast presenteras i form av GANTT-schema för att underlätta kommunikationen med samtliga intressenter.
Varför projektplanen är så viktig?
Det säger sig självt att ett strukturerat ramverk för ett projekt har många fördelar, men de tas ofta för givna. Här är några av dem:
• Konkretiserar projektet innan alla deltagare börjar arbeta med de olika momenten.
• Möter vanliga formella krav, till exempel att få godkännande på leveranstider, budget och så vidare.
• Sparar tid längre fram i projektet genom att försäkra dig om arbetarnas tillgänglighet, att inköp ryms i budgeten och att det finns samsyn gällande de förväntade resultaten.
• Blir ett tydligt förhållningssätt som underlättar snabba beslut, men som samtidigt ger variation vid förändring från till exempel experter.
• Gör arbetsprocessen tydligare: Vad ska göras? Vad har gjorts? Vem gör vad och hur och när? Du får även en tydlig bild om verkligheten skiljer sig från projektplanen och kan göra nödvändiga åtgärder utefter dessa.
Det låter ju toppen, och så till invändningarna:
1 ”En projektplan tar bara massor av tid, jag klarar mig utan”.
Upplever du att en projektplan är tidskrävande och hindrar dig från att disponera din tid som du vill? Kom ihåg att en projektplan gör att du kan arbeta mer effektivt jämfört med arbete utan en projektplan. Hur lång tid tar det då att skapa en projektplan? Det beror på hur omfattande projektet är, hur många deltagarna är och hur lång tidsåtgången är.
Gör så här: Studera ett liknande projekt. Då kan du beräkna ungefär hur lång tid varje del av projektet kommer att ta. Och om tidigare liknande projekt redan gjorts inom er organisation finns det inga ursäkter - studera projektschemana och lär dig av likheterna och skillnaderna.
2 ”Vad händer om något behöver ändras i projektet?”
Förändring är många gånger den enda konstanten i ett projekt. Och i vissa projekt sker förändringar varje dag. Så varför skapa en plan när så mycket kan förändras? Det är viktigt att komma ihåg att projektplanens syfte inte är att begränsa, utan att underlätta projektet. Därför går det att göra ändringar, stora som små, i projektplanen. Dessa behövs förvisso godkännas av samtliga parter, vilket kan ses det är ett skydd “mot förhastade beslut”. Efter den nya ändrade projektplanen är godkänd är det den som gäller som standard, inte den gamla. När något behövs ses över är det även enkelt att använda projektplanen för att gå tillbaka och se vad som ursprungligen var planen, något som kan vara svårt när man gör många ändringar utan en plan.
3 ”Att skapa en projektplan innebär för mycket arbete och är krångligt”
No man is an island! Involvera så många deltagare som möjligt i processen att skapa en projektplan. Du behöver deras idéer för att lokalisera och fastställa vad som ska göras. Oftast vet varje projektdeltagare hur mycket tid just deras specifika del tar, vilket ger dig som projektledare värdefull information till projektschemat.
Gör så här: Arrangera möten i små grupper och använd workshops, intervjuer eller undersökningar. Skriv ner alla idéer och gör det möjligt för samtliga i gruppen att anteckna. Gör det enklare för alla att vara involverade genom att använda ett samarbetsverktyg, som alla har tillgång till vid skapandet av projektplanen. Se sedan till att spara ner projektplanen, dela den med deltagare och ge rätt behörighet till olika personer.
Källa: Webforum
Insight Webinar 9 juni
Välkommen till ett webinar om framgångsfaktorer inom projektledning – och utdelning av Donald Davies Stipendium 2021!
Den 9 juni, kl 9-10, bjuder vi in projektledare, förändringsledare, PMOs och dig som arbetar inom ett projekt, till ett live-streamat webinar från Uppsala. Vi bjuder på en föreläsning om konstanta värden och framgångsfaktorer inom projektledning och spännande trender inom projekt. Tillsammans med Svenskt Projektforum delar vi även ut Donald Davies Stipendium 2021 – som tilldelas en projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett ofattande projekt!
NÄR: Onsdag 9 juni, kl 9.00 - 10.00
VAR: Zoom (länk mailas ut dagen innan)
ANMÄLAN: Gör din registrering här >
MORGONENS PROGRAM
08.50 Zoomlänken öppen
09.00 Trender inom projekt, Per Eltell, vd, Donald Davies & Partners inleder
09.10 Konstanta värden och framgångsfaktorer att ta fasta på inom projektledning – trots en föränderlig värld! Lars-Erik Sjöstrand, partner & projektledare Donald Davies och Partners
09.30 Donald Davies Stipendium 2021 - Juryns ordförande Anders Wrebo och Svensk Projektforum, presenterar årets finalister och årets vinnare utses.
09.50 Avslutning och fortsatt diskussion för dig som har möjlighet att stanna en stund.
Tips! Webinar - Projektmisstag och lösningar 25/5
- Webinar -
Kostnadsfritt event med Mattias Ejbe, Certifierad IPMA B och programledare för projektledarpodden
Nätverkande, övningar och diskussioner kring återkommande problem i projekt och hur vi bäst kan lösa dem.
Den 25/5 9.00-10.30
Läs mer och boka din plats här>
Tips! Webinar - Transformativ förändring och agilt ledarskap
Webinar – Bokrelease: ”Transformativ förändring och agilt ledarskap”
Förändringsforskaren Eva Brandt följer upp sin avhandling från 2019 om transformativ förändring med en bok. Ta del av en fallstudie från ett stort läkemedelsbolag och hennes bästa tips för att lyckas med en total omställning av verksamheten.
Den 21 maj klockan 13.00-14.30
Läs mer och boka din plats här>
Här är finalisterna till Donald Davies Stipendium 2021!
”En projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett omfattande projekt”.
Donald Davies Stipendium tilldelas årligen en projektledare som gjort en extraordinär insats för att ro ett till synes omöjligt, omfattande eller på annat sätt komplext projekt i hamn. En föredömligt god ledare som gjort ett starkt intryck inom både projekt och verksamhet. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Vi på Svenskt Projektforum är samarbetspartner. Vinnaren kommer att utses den 9 juni.
Finalisterna är:
ANNA-KARIN LARSSON, Project Manager, Sandvik Coromant
Foto: Göran Ekeberg
Anna-Karin har drivit ett omfattande globalt projekt där målet har varit att implementera en ny modell för kundsupport. Projektet har bland annat omfattat framtagande av ny organisationsstruktur, fördelning av roller och ansvar, samt utveckling av arbetsmetoder. Genom ett öppet och ärligt ledarskap har Anna-Karin skapat ett globalt projektteam där tillit och stöttning har varit centrala ledord. Hennes målmedvetenhet och energi har bidragit till att teamet lyckats prestera på topp och leverera enligt plan.
JÖRGEN WIKLANDER, Senior projektingenjör, Permascand AB
Foto: Olle Melkerhed
Det ökade intresset för Permascands produkter inom grön vätgas och vattenrening har medfört nya krav på produktionsmetoder och kapacitet. Den påbörjade automationsresan hos Permascand har lett till en rad nya projekt. Ett av dem med många interna som externa intressen, var att skapa en produktionslinje som möjliggör automatisk tillverkning i mycket större utsträckning än tidigare. Tack vare Jörgens kunskap och drivkraft, och tro på samsyn i kombination med allas individuella spelrum, har nya designer och produktionsmetoder implementerats, med betydande kapacitetsökningar och kostnadsreduceringar som resultat.
Läs intervjuer med finalisterna här>
Den optimala jobbpausen
Att ta regelbundna pauser är viktigt. Men vad du gör under dem är lika viktigt.
Avbrott är avgörande", säger Cal Newport, författare till Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. "Om du arbetar dag efter dag och inte pausar kommer du att ”brinna upp”."
NÄR? Det viktigaste är att sätta dina pauser i kalendern. Om du inte schemalägger dem säger din hjärna: ”Jag vet att jag måste ta en paus någon gång. Varför inte nu?" förklarar Newport, som nyligen släppte The Time-Block Planner: A Daily Method for Deep Work in a Distracted World. Du har hela tiden "Varför inte nu"-konversationen i ditt huvud. Du tar pauser för att kolla nyheterna eller något annat online. Du blir hela tiden distraherad. Om du vet att du ska ta en paus en viss tid kan du fokusera på jobbet och sedan njuta mer av pausen.
VAD du gör är också viktigt", säger Newport. ”Om du tar en paus mitt på dagen bör du undvika att utsätta dig för är något som ligger i samma kontextuella område av normalt arbete.” En sak som aldrig bör betraktas som en paus? E-post! Om du tittar på din inkorg, ser många meddelanden och inte har tid att hantera dem, skapar det en kognitiv katastrof, säger Newport. "E-post är arbete", säger han. E-post är den kognitiva motsvarigheten till att ta shot whisky medan du arbetar.”
Newport säger att distansarbete för människor som inte är vana att arbeta hemifrån gör schemaläggning av pauser ännu viktigare. "När arbete sker på samma plats som livet är det svårt att veta när arbetsdagen börjar och slutar", säger han. “Var mycket försiktig med att få ut det mesta av den tid du har. Ju bättre du blir vid tidsblockeringsplanering, desto bättre har du det. ”
Källa: https://www.fastcompany.com/90582261/this-is-the-exact-type-of-break-you-should-be-taking-when-working-from-home
Nyfiken på IPMA®Certifiering?
Undrar du hur du kan skaffa bevis på din kompetens, ha ett försprång på arbetsmarknaden och samtidigt höja din kompetens? - En viktig beståndsdel i IPMA’s certifiering är lärande genom reflektion.
IPMA® certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, personal samt certifieringsprocesser.
Webinarier: Stanna kvar på kontoret eller hemma: Vi arrangerar live webinarier med information om alla våra olika certifieringar, där vi presenterar processen, kraven, priser mm och det finns tid att ställa frågor.
Boka plats genom att klicka på datum nedan:
[events_list_grouped mode="monthly" limit="0" AND category="748"]
Inför webinariet får du en Zoom-länk.
Om du har frågor om IPMA Certifieringar kan du gärna maila oss på: certifiering@projektforum.se
Medlemserbjudande
AAA-PROJEKTLEDARUTBILDNING. FÖR DE SOM VILL HA DET BÄSTA? 5.0 av 5,0 möjliga
- Väldigt bra utbildning med erfarna lärare som verkligen brinner för att lära ut. Teori blandat med "praktiska" övningar som ger en väldigt bra plattform för lärande. Kan verkligen rekommendera denna kurs.
Denna kursrecension för vårt elvadagarsprogram och 266 ytterligare kan ni läsa på utbildning.se
Vi erbjuder Svenskt Projektforums medlemmar 10% rabatt på årets kursstarter av vårt elvadagars IPMA-registrerade Projektledarprogram.
Stockholm 28 april 2021, 22 september 2021
Malmö 15 september 2021
Göteborg 30 september 2021
Kalmar 25 augusti 2021
Information finns på www.projekthantering.nu
Extrem fiktion
FORSKNING - Zombier och extrem fiktion
Genom att titta på fantasin inom extrem fiktion kan vi lära oss att hantera oförutsägbara situationer som till exempel terroristattacker eller dödliga pandemier. Det kan vara ett sätt att lära sig att tyda tecken och i viss mån förutse och förbereda sig på extrema händelser.
Världen har på senare tid fått möta en rad utmaningar i form av naturkatastrofer, terrorattacker och pandemier. Dessa kräver smart, kreativt ledarskap och snabbverkande åtgärder. Men det kan vara svårt att komma med en lösning på något som aldrig har hänt tidigare. På några veckor stängde Covid-19-pandemin ner samhällen över hela jorden – något som många aldrig tidigare kunde ha föreställt sig. Terrorattacken mot World Trade Center 2001 kan också ses som ett exempel på ett attentat av en omfattning som ingen kunnat förutse. Måste vi vänta tills dessa händelser utvecklas innan vi kan formulera hur vi ska förbereda oss och agera? Två forskare – David Buchanan (vid Cranfield University, UK) och Markus Hällgren (verksam vid Umeå Universitet) har tillsammans tittat på hur fantasin inom extrem fiktion kan vara ett sätt att lära sig att tyda tecken och i viss mån förutse och förbereda sig på extrema händelser. Litteraturen och fiktionen som mall för att förbereda sig för framtida kriser och katastrofer, alltså?
Förbereda sig för kris
- Vi kan titta på händelser som till exempel Deepwater Horizon, SARS, MERS, Ebola, orkanen Katrina och dra lärdom av dem, säger Markus Hällgren. Men det är till hjälp bara om vi tror att framtida händelser kommer att ha samma förlopp. Tänk om vissa händelser med låg sannolikhet och extremt hög inverkan inte ens finns i riskmatrisen, eftersom chansen att de händer är så låg, eller om vi inte har föreställt oss dem i första hand? Som man säger, om du baserar din planering på tidigare händelser, slutar det med att du utkämpar det föregående kriget, inte nästa. Hur kan vi förutsäga det oförutsägbara? Här kommer några exempel; Långt före 9/11 föreställdes möjligheten till självmordskapning av den amerikanska terrorismrådgivaren Richard A. Clarke, vars tänkande inspirerades av Tom Clancys romaner, inte av regeringens underrättelsetjänster. I sin roman från 1981, ”The Eyes of Darkness”, berättar Dean Koontz en historia om en konstruerad patogen,” Wuhan-400”, som en profetia om Covid-19. Romanen ”Station Eleven” av Emily St. John Mandel, handlar också om en mördareinfluensapandemi. Men världen tog det inte på allvar och agerade inte efter detta.
– Dessa exempel kan förklara varför säkerhetsgemenskapen efter 9/11 vände sig till fiktionen för nya idéer, fortsätter Markus. Den amerikanske säkerhetsanalytikern Anthony Cordesman ger en skrämmande redogörelse för möjligheterna för nya terroristattacker mot statliga mål med biologiska och radiologiska vapen. Hans katalog över potentiella hot är baserad på ”The Buffy Paradigm”, efter de ständigt föränderliga och oförutsägbara hot som hjältinnan står inför i tv-serien ”Buffy the Vampire Slayer”. Vill du veta hur tredje världskriget skulle kunna börja av misstag? Läs den skrämmande trovärdiga romanen av Jeffrey Lewis, ”The 2020 Commission Report on the North Korean nuclear attacks against the United States”.
- Detta förklarar också varför vi samarbetar med räddningstjänster i Sverige för att utarbeta utvecklingsprogram med stor effekt baserat på extrem fiktion, säger han. Dessa organisationer hanterar en blandning av bekanta och oförutsägbara hot, och deras insats är direkt avgörande för samhällets motståndskraft.
Extrema händelser följer ett mönster
Men hur kan vi förbereda oss för att hantera det okända? Markus Hällgren fortsätter;
– Traditionella utvecklingsmetoder involverar studier av tidigare händelser och svar från krigsspel på liknande worst case-scenarier. Detta är värdefullt, särskilt eftersom många extrema händelser följer liknande mönster. Ny erfarenhet tyder dock på att vi måste gå längre än dessa metoder, utforska otänkbara framtidsscenarier och helt innovativa svar. Extrem fiktion ger nya sätt att leda och organisera oss själva, vilket också utvidgar verktygslådan för svar på okända nödsituationer.
Zombie-filmer och särskilt extrema tv-serier är kan vara intressanta även ur ett ledarutvecklingsperspektiv. Markus Hällgren och David Buchanan har baserat sitt arbete på två källor. Den klassiska zombiefilmen ”Day of the Dead” (1985) illustrerar olika ledarkonfigurationer när handlingen utvecklas. I denna miljö är traditionellt ledarskap med kontroll olämpligt och till och med dödligt. Tv-serien ”The Walking Dead” (2010-2019) visar hur de extrema sammanhangen och de överlevande gruppernas natur framhäver den ”mörka sidan” av mänskligt beteende. Människorna lever inte tillsammans i harmoni, utvecklingen går mer mot extremt våld mellan grupper och inom grupper. Vi såg bevis för den mörka sidan under Covid-19-pandemin med länder och regioner som stängde sina gränser, med ökad vapenförsäljning, självisk lagring, plundring och med människor som slogs om toalettrullar och hostade på andra för att sprida smitta. Vem kunde ana att människoätande zombier skulle kunna bidra till ökat riskmedvetande? I USA finns redan utbredd kunskap och beredskap grundad på zombielitteraturen; Sutter Roseville Medical Center i Kalifornien har startat en zombie-apokalypsövning och US Department of Health Centers for Disease Control and Prevention har en online-guide för att hantera de levande döda. United States Strategic Command (2011) använder en träningsövning, ”Counter-Zombie Dominance Operations”, för att stimulera kreativt tänkande och utveckla katastrofberedskap. Förberedelser för en fiktiv attack kan hjälpa till att utveckla riktlinjer för att hantera verkliga katastrofer.
Inga förutfattade idéer
Markus Hällgren igen; – Fördelen med extrem fiktion framför till exempel traditionellt krigsspel är att deltagarna inte har några förutfattade idéer, säger han. Här handlar det om situationer som ingen har upplevt! Deltagare i traditionella övningar kan påpeka att de händelser de ombeds att hantera inte är realistiska. Men som en chef noterade; när det gäller vår användning av zombiegenren kan det klagomålet inte uppstå eftersom scenariot är så orealistiskt till att börja med. Zombiegenren är alltså inte användbar för att den visar ”verkligheten”, utan för att den ger oss idéer om beteende i miljöer som vi ännu inte har sett i verkliga livet. Och det hjälper oss att utveckla strategier för att hantera det oförutsägbara.
– Vi arbetar mot dessa resultat med vår LOGICSmodell, som innehåller sex delar:
Ledarskap
Vem tar befälet? Olika ledarskapsmönster - direktiv, distribuerat, självhanterande – är lämpliga i olika miljöer; det finns ingen bästa form av krisledarskap och symbolen för den starka ledaren kan vara just det, en symbol.
Organisation
Hur ska vi organisera? Det gäller att bygga en effektiv men flexibel organisation som liksom ledarskapet går att anpassa till omständigheterna.
Mål
Vad vill vi uppnå? Målen för dem som är inblandade i en extrem situation är inte alltid gemensamma och människor agerar med olika avsikter. Detta kan bli en källa till konflikt.
Information
Hur kommer vi att ta in information om vad som händer och utifrån den utveckla vår förståelse? Kunskap om händelser i snabba extrema sammanhang är alltid partiell, fragmenterad och potentiellt felaktig; informationsutbyte är avgörande och gammal information kan bli direkt dödlig.
Fortsättning
Vad är strategin för att återgå till normalläge? Med tanke på instabila flerdimensionella hot måste vi upprätta en lösning, med det dubbla målet att återställa kontinuitet och minska framtida sårbarheter.
Lägesavstämning
Vad är speciellt med denna kontext och hur ska vi anpassa oss till den? Det beror på sammanhanget, och åtgärder måste beaktas mot bakgrund av detta – inte i efterhand.
– Dessa sex faktorer täcker inte alla frågor, säger Markus. Men det ger oss en strukturerad ram som vi kan börja med. Zombie-filmer och TV-program låtsas inte förutse framtida extrema scenarier. Vi är inte intresserade av att ”learn the lesson” från dessa berättelser. Våra mål är mer ambitiösa:
- att stimulera fantasin
- att ta bort övertygelsen om att något som detta aldrig kan hända
- att öka medvetenheten om vår sårbarhet
- att utveckla kreativa svar och fungerande lösningar
- att öka vår kreativa kapacitet
- för att göra oss mer bekväma med osäkerhet
- och framför allt att minska responstiderna när det oförutsägbara händer.
Ju mer extrem den extrema fiktionen är, desto mer värdefull är den för att hjälpa oss att nå dessa mål.
TEXT: KERSTIN ENGLUND