Sluta multitaska - Kom igång med Pomodoro
Tekniken uppfanns tidigt 90-tal av utvecklaren, entreprenören och författaren Francesco Cirillo. Han döpte tekniken efter en tomatformad timer som han själv använde för att mäta sitt arbete som universitetsstudent.
Ett av de största misstagen när det handlar om effektivitet och fokus är att multitaska, dvs försöka jobba med flera saker samtidigt och hoppa mellan uppgifter som inte hänger samman med varandra. För varje gång vi blir avbrutna eller byter uppgift kan det ta upp mot 20 minuter innan vi är återfår vårt fokus. Pomodoro betyder tomat på italienska, därav namnet. Metodiken är enkel: När du står inför en stor uppgift eller en rad olika uppgifter som kräver mycket av din hjärna ska du bryta ner dessa i små tidsatta sprintar/intervaller á 25 min och sen skilja dessa åt med hjälp av korta pauser á 5 min. Detta tränar då (enligt Cirillo) din hjärna att fokusera i små korta perioder och gör dig mer effektiv. Det sägs även kunna förbättra din koncentrationsförmåga över tid.
Så här gör du:
- Förberedelse: Välj en uppgift du ska klara av, sätt dig på en plats där du vet att du får arbeta ifred. Stäng av ljudet på mobilen och släck ned program du inte behöver arbeta med (inklusive mailprogram)
- Fokustid: Ställ in din Pomodoro på 25 minuter via en timer (äggklocka, mobil etc) och starta med uppgiften du bestämt dig för. Byt inte uppgift under tiden. (Ha ett papper redo för att skriva ned en idé eller annan uppgift som dyker upp, så att det inte stör dig.) Arbeta med uppgiften fram tills din timer ringer, anteckna sedan var du slutade.
- Ta en kort paus (ca 5 minuter), gör inte något krävande. Ta något att dricka, sträck på dig. Starta ingen aktivitet som du kan fastna i.
- Repetition: Sätt timer på en ny 25 minuters runda. Fortsätt med samma uppgift eller byt till en ny.
Upprepa ovan steg 4 gånger. Därefter ta en längre paus (15-30 minuter). Vid första tanken på processen ovan kan det förefalla lite enkelt. Men många blir överraskade av hur mycket de hinner när de får ägna tid åt en sak i taget istället för byta mellan uppgifter och låta sig bli störda av tex telefon och mail. Testa!
7 drivkrafter som bygger engagemang
I &franklys engagemangs mätning synliggörs vikten av ett bra ledarskap och dess betydelse för övriga faktorer som driver engagemanget.
Drivkrafter:
- Ledarskap – Styrka hos närmaste chef och förtroende för ledningen. Högt engagemang startar i ledarskapet och är en möjliggörare för övriga drivkrafter. Ledarskapet är en nyckelfaktor till att skapa en framgångsrik arbetsmiljö, ett nytt ledarskap är på frammarch som tar ett tydligt kliv mot en vägledande och coachande roll.
- Välmående – Arbetsförhållande som erbjuder en hållbar och hälsosam arbetsmiljö. En person som är tillfreds i vardagen är mer frisk, kreativ, stresstålig och har lättare för att samarbeta. Ledare behöver förstå vilka faktorer som leder till hälsa och ohälsa och bidra till att skapa en psykisk och fysisk arbetsmiljö där alla kan må bra.
- Samarbete – En stark laganda och ett fungerande samarbete. Känsla av att vara en del av och känns sig trygg i en grupp är en grundläggande drivkraft. Att ha en gemensam målbild och tydliggöra vad som ska åstadkommas och vem som ansvarar för vad i samarbetet.
- Bekräftelse – En känsla av att vara uppskattad. I mindre verksamheter kan de ibland vara tydligare vem som utfört ett visst arbete och då får personlig återkoppling. Arbeta fram definitioner och processer för feedback.
- Stolthet – Känslan du har av att vara associerad med organisationen. Stolthet bygger engagemang och skapar större kundnöjdhet. Lyft fram och synliggör framgångshistorier från verksamheten som levereras av olika grupper och individer.
- Utveckling – Uppfyllelse med nuvarande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter. Ständigt lärande är en nyckelfaktor bakom starka team med engagerande medarbetare. Genomför kompetensinventering med jämna mellanrum.
- Riktning – En tro på och förståelse för organisationens mål och värderingar. Världen förändras i ett högt tempo och alla behöver känna sig trygga i att beslut kan kalibreras mot övergripande mål.
I rapporten finns fördjupad analys av drivkrafterna och förslag på actions. Ladda ned rapporten här>
Webbinarier
Webbinarier om IPMA®Certifiering
Undrar du hur du kan skaffa bevis på din kompetens, ha ett försprång på arbetsmarknaden och samtidigt höja din kompetens? - En viktig beståndsdel i IPMA’s certifiering är lärande genom reflektion.
IPMA® certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, personal samt certifieringsprocesser. Webbinarier: Stanna kvar på kontoret eller hemma: Vi arrangerar live webbinarier med information om alla våra olika certifieringar, där vi presenterar processen, kraven, priser mm och det finns tid att ställa frågor.
Boka plats genom att klicka på datum nedan: Inom kort kommer fler datum publiceras under tiden kan du gärna kontakta oss på certifiering@projektforum.se och ställa dina frågor eller be att bli uppringd! Välkommen!
Övriga webbinarier
Vi vill på olika sätt bidra till ökad kunskap, diskussion och bidra till större nätverk genom olika typer av föreläsningar. Se aktuella webbinarier i kalendern. Där står hur du anmäler dig till aktuell föreläsning.
[events_list_grouped mode="monthly" limit="0" AND category="748"]
Inför webinariet får du en Zoom-länk.
Ny kurs IPMA registrerad!
Canea har valt att IPMA Registrera utbildningen Leda komplexa projekt som stödjer IPMA-certifieringar på högre nivåer.
Har du flerårig erfarenhet som projektledare och om du tidigare utbildat dig inom grundläggande projektledning kan denna utbildning vara nästa steg för dig. Kursen ger dig möjligheten att fördjupa dig i använda metoder och verktyg inom området samtidigt som du utvecklar ditt ledarskap. Ett praktikfall kommer att vara en viktig del av inlärningen och är med genom hela utbildningen. Tillsammans med andra deltagare driver du ett komplext projekt utifrån de olika modulerna som innefattas i respektive lärosteg.
Vill du veta mer?
Om CANEA:s utbildning? Klicka här>
Om IPMA Registrerade utbildningar? Klicka här>
Ta kontroll över tiden!
Att tid är det mest jämlika som vi har, kan upplevas som provocerande att höra när man har mycket att stå i och när man känner sig som mest stressad. Men sanningen är att vi har alla lika många timmar på dygnet att förfoga över. Det som vi kan påverka är vad vi gör med den tiden som vi har. Ett sätt att få balans mellan arbetsliv och privatliv, kan vara att ta en närmare titt på vad vi gör med den faktiska tiden.
Tips på vad du kan göra
- Kartlägg hur du spenderar din tid, till exempel med en tidslogg eller med hjälp av någon app. Då får du en mer realistisk bild av vad du spenderar tid på och kan korrigera så att du inte lägger tid på fel saker.
- Hindra dig från att kasta bort din tid på onödigt surfande.
- Minimera dina avbrott från dina verktyg genom att stänga av pushnotiser/aviseringar.
- Minimera avbrott från din omgivning genom tydlighet. Med till exempel hjälp av Skype eller en liten whiteboardtavla, kan du tala om för din omgivning när du är upptagen/ tillgänglig.
- Avväg hur lång tid uppgiften tar att genomföra och planera in när du ska genomföra den. Var hellre tidspessimist när du avsätter tid, så håller du dig med större sannolikhet inom tidsramen!
- Fokusera på en sak i taget!
- Ta en paus när du är klar med en längre uppgift, innan du påbörjar nästa. Använd till exempel kaffesuget som en morot istället för att avbryta dig själv mitt i pågående arbete. ”När jag är klar med uppgiften, ska jag ta mig en god kopp kaffe!”
Text: Danijela Bengtsson, Effektiv.nu
Gör projektarbetet till en del av verksamhetsstyrningen
Får vi ut det vi vill och behöver av projekten? Får vi till förändring? Skapas det värde? Är nyttorna tillräckligt omfattande? Vem är ansvarig?
Det är portföljledningens uppgift att säkerställa att förändringsinsatserna i verksamheten bidrar till de strategiska målen. Och att det sker med tillräcklig omfattning utifrån de resurser som finns att tillgå. Om ett business case finns för varje effektmål, med värderade nyttor och en realiseringsplan för förändringen, blir det möjligt för portföljledningen att ta detta ansvar. Många organisationer arbetar aktivt med att ta fram business case för att motivera att det finns nytta med det som ska utvecklas i ett projekt och det är bra. Men, det kan bli ännu bättre om vi utgår från effektmålet och gör en nyttoanalys där vi först skapar samsyn på nyttorna i målbilden. Utifrån nyttorna identifieras sedan de förändrade beteenden och förmågor som vi bedömer kommer att ge dessa nyttor. Ofta får vi då insikter om att det finns en ännu bättre lösning, som ger ännu mer värde till verksamheten. Eller så inser vi kanske att vi kan skapa ännu mer värde, genom att utöka projektets åtagande. Genom att frikoppla sig från projekt och det resultat som vi tror oss behöva och istället utgå från verksamhetens mål och riktning, blir projektarbetet en äkta del av verksamhetsstyrningen. Lösningen är alltså att vända på steken. Istället för att en idé om ett resultat är utgångspunkten, ett ”nerifrån och upp” angreppssätt, så jobbar man uppifrån och ner. Vi pausar idén om vilket resultat som ska tas fram och utgår istället från vilket framtida tillstånd vi behöver i vår verksamhet. Vi kanske kommer på en ännu bättre lösning, eller så blir det samma lösning men vi passar på att få till ytterligare förändringar när vi ändå håller på. Vi kan känna oss trygga när vi tar utgångspunkt i våra strategier.
Sammanfattningsvis:
- Innan beslut om att starta en förändringsinsats med projekt – identifiera effektmålet och skapa samsyn kring innebörden av förändringen. Det är viktigt att beställaren, som sitter på budgeten deltar, eftersom denne har en tydlig känsla för vad som behöver förändras.
- Samla de personer som har insikt om verksamheten och beskriv effektmålet. Det är dessa som kan se möjligheterna kopplat till effektmålet, identifiera vilka mätbara värden vi ska sätta upp, har kunskap om vad vi behöver uppnå i form av nya beteenden och förmågor, och som kan bedöma vilken förmåga vi har.
- Utifrån en väl beskriven målbild kan sen rätt möjliggörare identifieras – och vi vet vilket resultat som ska beställas från projekt och vilket ytterligare förändringsarbete som ska genomföras i verksamheten.
Sammanfattningsvis så handlar det alltså inte om att en projektledare sätter ihop en motivering för framtagning av ett projektresultat – det handlar om en gemensam insats från många i verksamheten, med nytta i fokus. Projekt i samspel med verksamheten, det är verksamhetsstyrning.
Text: Monica Petersson, Senior Verksamhetskonsult Tieto PPS
Att vara effektiv på distans
Hur flyttar du tiotusentals anställda till distansarbete över natten?
Med COVID-19-utbrottet över hela världen var det den stora frågan för cirka 50 000 Microsoft-anställda i Seattle-området. De var redan vana Teams-användare, men under sina första dagar helt på distans ökade användningen bland Microsoft-anställda i USA betydligt. Här kommer tips från Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365
Att komma igång
När du övergår till distansarbete, finns några viktiga vanor som kommer bidra till framgång.
Planera arbetsytan
Om du inte har ett hemmakontor, oroa dig inte. Du kan fortfarande arbeta hemifrån produktivt. Faktum är att vi har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med vart du än går. Även om du kanske inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du hämta dokument direkt i Teams, säkert lagra filer där rätt personer kan komma åt dem och snabbt hoppa in i samtal och möten. Det är viktigt att ha en dedikerad hem-arbetsyta där du kan vara produktiv och signalera om att du är i ”do-not-disturb-läge”. En frukost vrå, ett lugnt hörn av sovrummet etc -alla fokus-vänligt område kan fungera som en arbetsyta. Och oroa dig inte om det blir lite rörigt under dagen, du kan alltid använda bakgrundsoskärpa under videomöten så att dina teammedlemmar bara fokuserar på dig.
Kommunicera, kommunicera, kommunicera
Även om många av oss arbetar hemifrån åtminstone en del av tiden, förlitar vi oss fortfarande på schema och timmar som är uppbyggda kring vår fysiska närvaro på kontoret. När du arbetar hemifrån kan din dagliga rytm förändras. Detta gäller särskilt för oss som balanserar arbete och barnomsorg. Kommunicera dina arbetstider tydligt med ditt team så att de vet när de ska nå dig. Du kan också ange ett statusmeddelande i Teams för att dela den här informationen proaktivt.
Gör det också till en vana att erbjuda frekventa lägesrapporter till ditt team. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och användbara resurser som du har upptäckt i Teams-kanaler, så att dina lagkamrater kan hålla kontakten med vad du håller på med.
Upprätthålla sunda gränser
Utan de vanliga vardagliga aktiviteterna – en promenad för att ta lunch, till exempel, eller pendling – kan det vara en utmaning att koppla ur. Distansarbetare finner sig ibland arbeta för långa stunder utan rast för motion, umgänge eller en ordentlig måltid. Detta kommer snabbt att leda till stress och utbrändhet. Kom ihåg: din hälsa kommer först. Ta dig tid för måltider, drick mycket vatten och påminn dig om att mentalt "stämpla ut" från distansarbete i slutet av dagen. Dessa beteenden kommer inte bara hålla dig frisk, de kommer också att hjälpa dig att bli mer produktiv i det långa loppet.
Effektiva möten
Välkomna onlinemöten
I avsaknad av ett fysiskt konferensrum, kan uppgiften att få alla tillsammans kännas som den största utmaning vid distansarbete. När du flyttar möten till Teams kontrollerar du att alla möten har ett virtuellt "join"-alternativ för att skapa ett konferensrum online. Dessutom föreslår vi att alla deltagare slår på video om de är bekväma att göra det. Face-to-face interaktion gör mycket för att hjälpa alla att vara en del av teamet. Teams har ett brett utbud av certifierade kameror att välja mellan, samt enheter som headset och högtalartelefoner för att se till att du och dina medarbetare alltid kan kommunicera tydligt.
Var uppmärksam och inkluderande
När du flyttar till onlinemöten kan några av de visuella fördelar som vi förlitar oss på försvinna. Och överfulla konferenssamtal kan göra det svårt för människor att dela sina åsikter. Mötesorganisatören bör ofta pausa för att bjuda in dialog och påminna deltagarna om att de också kan använda möteschattfönstret för att dela sina tankar.
Spela in dina möten
För att kompensera för brist på fysiska möten schemalägger vissa distansarbetare extra möten för att hålla kontakten med kunder, partners och medarbetare. Dubbelbokningar kan vara svåra att undvika. Om din organisation tillåter det, spela in möten i Teams så att medarbetare kan titta ikapp senare. Om du inte kan närvara själv, påminna arrangören att spela in i din frånvaro. Den automatiskt genererade avskriften är också användbar när du försöker komma ihåg information från ett möte du deltog i. Vill du veta mer om Teams Meetings? Läs fler tips här.
Håll kontakten
Kompensera för avsaknad av korridor snack
Många distansarbetare tycker att det de saknar mest med kontoret är tillfälliga samtal. Var medveten om att nå ut och få kontakt med dina medarbetare. Tänk på chattmeddelanden och ställ in en påminnelse om att checka in med människor regelbundet. Emojis, GIF-bilder och stickers är ett roligt sätt och lätt sätt att hålla dialogen igång.
Samla teamet
Att arbeta på distans kan kännas isolerande. Som ledare är det viktigt att skapa möjligheter för hela teamet att träffas virtuellt. Behåll dina vanliga team möten eller team luncher, bara gör dem online. Använd kanalen "Allmänt" i Teams för diskussioner som kan vara av intresse för alla. För stora brainstorms kan du använda Microsoft Whiteboard-appen, som ger en oändlig digital arbetsyta för mötesdeltagare att ideate och samarbeta direkt i Teams. Vi föreslår också gruppledare att ladda ner Crisis Communication Power App. Du kan använda denna anpassningsbara app för att informera dig själv och ditt team om allt de behöver veta.
Ha kul!
Med alla de förändringar som kommer med att flytta till distansarbete, är det viktigt att främja och upprätthålla team känslan. Det finns många saker du kan göra inom Teams för att hålla folk känner sig positiva och engagerade. Dela nyheter och händelser i gruppchatten eller håll en fototävling. En av våra utbildningskunder i Kina stod värd för en matlagningsutmaning för studenter som visade sig vara särskilt populär.
Jag förstår att varje individ och team fungerar annorlunda. Men jag hoppas att tipsen från vårt team hjälper dig att vara produktiv och ansluten när du anpassar dig till ett nytt sätt att arbeta. Och kom ihåg att du kan börja använda Teams idag genom att logga in eller registrera dig gratis.
Var distans-arbete-redo! Ladda ner vår checklista för fjärrarbete och dela med ditt team.
Fem tips för att leda ett virtuellt team under kris
Som HR-chef för en stor grupp anställda över hela EMEA har jag arbetat med virtuella team i många år. Jag vill dela med mig av vad jag har lärt mig av människor som befinner sig ledande team som plötsligt blev virtuella under dessa utmanande tider.
Text: Sarah Fischer för hela artikeln, läs här >
1. Definiera de nya reglerna
Att arbeta virtuellt är kanske inte nytt för alla företag –på Microsoft har det varit en del av kulturen i flera år. Men de utmaningar som vi alla står inför under denna pandemi utgör ett okänt territorium för alla.
- Prata med dina team medlemmar och checka in för att se hur det går för dem. Anta inte att du förstår deras nya verklighet. Ställ frågor och lyssna.
- Var tillmötesgående när du kan när det gäller hur de utför sin roll, och uppmuntra alla att prioritera ”hänsynslöst” - med fokus på de aktiviteter som ger mest värde tillbaka till verksamheten i dessa tider. Och oavsett, alltid förmedla empati.
- Uppmuntra öppenhet och öppen kommunikation mellan ditt team. Detta är ett område där ledare verkligen kan leda i frontlinjen. Om din arbetsdag måste anpassas och du måste avvika från en normal 9-5 schema, låt ditt team veta dina justerade timmar. Var tydlig med att du inte förväntar dig omedelbara svar om du skickar e-post mycket tidigt på dagen eller sent på kvällen.
2. Mänsklig kontakt
För att alla team ska vara effektiva måste det finnas tillit och mänskliga förbindelser. För team som nu arbetar på distans är detta ännu viktigare.
En stor - men enkel - sak ledare kan göra är att uppmuntra användningen av video för samtal, oavsett om det är en-till-en eller ett gruppsamtal. Återigen, leda i frontlinjen. Du behöver inte ens be andra att aktivera sina kameror. Folk kommer att följa efter. Detta är något jag vill bli bättre på själv eftersom video ger ögonkontakt och du ser människors uttryck, som inte bara kommer att hjälpa dig att kommunicera bättre, det kommer få dig att känna dig mer som ett team. Förmågan att se människor kommer att hjälpa dig att bättre mäta vad som inte sägs. Som en ytterligare fördel, kommer det att se till att människor aktivt lyssnar och deltar.
I alla samtal, inled varje diskussion genom att fråga folk hur de mår, eller fråga vad de tänker på, arbetsrelaterat eller inte - snarare än att bara dyka in i standardagendan. Beroende på storleken på ditt team, kanske du vill boka in en separat tid i början och / eller i slutet av veckan precis som en "allmän incheckning."
"Tech isn’t the worry, the loss of social interaction is the worry," - Lynda Gratton of London Business School, citerad i Financial Times
Ledare har en verklig möjlighet att öppna upp dialogen och stärka sitt team genom att visa sin egen sårbarhet. Om du till exempel är orolig för en väns eller familjemedlems välbefinnande, var inte rädd för att säga det. Om du känner dig låg i energi eftersom du missar ”surret” på kontoret och inte ser alla varje dag, är det okej att uttrycka detta. Det kommer att uppmuntra andra att dela sina känslor och kommer i slutändan att bidra till att bygga ett team som är mer tillitsfull och tightare.
3. Gör plats för skoj
När du är i en kontorsmiljö, är det lätt att ha en liten pratstund vid kaffemaskinen eller dela ett skämt när du passerar någon i korridoren. När ni alla arbetar virtuellt kommer ledare som gör en ansträngning för att se till att gruppmedlemmarna känner tillhörighet på ett personligt plan dra nytta av ett mer sammanhållet och engagerat team.
Enkla initiativ och gester räcker långt. Du kan till exempel starta en dedikerad Teams-kanal bara för att dela roliga foton och gifs mellan ditt team. Som en del av ett regelbundet stående samtal, kan du ha "anställd i veckan-tillfällen” där någon introducerar sitt barn eller ett husdjur. Om det är någons födelsedag, schemalägg ett samtal och överraska dem.
4. Glöm inte kraften i lärande och utveckling
Att nedprioritera utbildning under hektiska eller stressiga perioder är en fälla många ledare kan falla i. Gör inte. Med rätt utbildning tillgänglig för dina medarbetare kan se till att de finslipar på de hårda och mjuka färdigheter de behöver för att vara de mest effektiva på sina jobb. Men fördelarna går långt utöver det.
När företag skapar kulturer där människor uppmuntras att delta i utbildning, ser du en ökning inte bara i prestanda utan också medarbetarnas engagemang. Vi genomförde förra året en undersökning bland tusentals arbetstagare i Europa som undersökte skärningspunkten mellan företagskultur, ledarskap och teknik. I denna forskning fann vi en betydande skillnad mellan anställda i företag som främjade utbildning och de som arbetar för företag där utbildning sågs som mindre viktigt.
- Effektivare: 82% av dem i utbildande kulturer säger att deras team kan få mycket gjort när de sätter bestämmer sig - jämfört med 66% bland dem med kulturer som inte prioriterar utbildning
- Större kundfokus: 59% av människor i företag som betonar utbildning säger att det finns ett utåtriktat fokus i sin verksamhet - detta sjunker till 31% bland dem som inte prioriterar utbildning.
- Total tillfredsställelse: 77% av människor i företag som betonar utbildning säger att de skulle söka om att sitt jobb - jämfört med endast 58% av dem i organisationen där utbildning är inte lika prioriterad
Utbildning behöver inte vara dyrt eller komplicerad. Du kan till exempel skapa en återkommande virtuell lunch-och-lär-session där kollegor som har lyckats med ett visst projekt delar nyckelläror.
5. Ta hand om dig själv
Du kan inte vara där 100% för ditt team om du inte fyller på dina egna energinivåer varje dag.
Om du är ny på att arbeta hemifrån regelbundet, kan det vara en kamp för att upprätthålla dina normala rutiner. Se till att du tar dig tid varje dag för att göra saker som du tycker är personligen tillfredsställande, oavsett om det är yoga, läsning eller matlagning. Motstå frestelsen att bara kasta dig in i arbetet för att slippa tänka på de påfrestningar som kommer under kristider. Ställ in en tid där du stänger av din bärbara dator eller stänger dörren till ditt hemmakontor. Att att vara ”på” är helt enkelt inte hållbart. Om du blir utbränd, lider både du och ditt team. Människor fungerar bäst när de har en ledare som ger positiv energi till de utmaningar som dyker upp varje dag.
Att prata med mentor eller coach kan vara ett fantastiskt sätt att få perspektiv, även i den bästa av tider. Så, om du inte har den typen av relation i ditt yrkesliv, se om någon du beundrar och respekterar skulle vara öppen för coaching eller mentoring. De allra flesta människor älskar att hjälpa andra, och att få en förfrågan som denna är en av de mest smickrande saker som kan hända en person. Så var inte blyg.
Det här är en tuff tid för oss alla. Men som ledare, tror jag det är en möjlighet för oss att zooma ut - titta på våra gamla vanor mer objektivt, liksom effekterna av att odla nya sätt att arbeta och hur vi formar vår team-kultur. Summan av kardemumman: det har aldrig varit viktigare för ledare att stärka sin empati-muskel, -se till att ta sig tid att lyssna på sina medarbetare och föregå med gott exempel.
Nya Microsoft Project, som också kallas Project for the web, är ett enkelt och kraftfullt verktyg för individer och team för att hantera arbete – från ad hoc-projekt till stora initiativ. Video här >
Microsoft erbjuder webinar - om nya Work Management vision och hur nya Microsoft Project- och andra Microsoft lösningarna hjälper dig att få en fullständig bild av vad som händer i hela organisationen. MS Project - Asks Tasks & Project - Webinar >
Delegerar eller dumpar du?
När du delegerar arbetsuppgifter till medarbetare kan det vara ett sätt för dig att få avlastning och också ett sätt att utveckla dina medarbetare. Sättet du gör det på, och varför, kan göra en enorm skillnad för hur väl arbetsuppgiften blir utförd. Och hur dina medarbetare betraktar dig som ledare, efteråt!
Lathund hur du kan göra för att delegera smart:
- Beskriv tydligt vad du vill att de skall åstadkomma, vilken output. Med det menar jag inte aktiviteten du vill att de skall utföra, utan specifikt vad den aktiviteten åstadkommer, vilken output som produceras. En projektledare skulle kanske kalla det ”leverans”? Här är ett exempel: Att skriva text på datorn är en aktivitet. Produkten av den aktiviteten är t.ex. e-post, eller en A4-sida text. Otydligheter om vilken output som efterfrågas leder till att människor lägger arbetstid på fel saker, dvs ägnar sig åt fel aktiviteter.
- Klargör kriterier för hur ”en bra” ser ut. När medarbetaren åstadkommit den output (leverans) du delegerat, hur vet denne att den uppfyller dina krav, att de är klara? Du behöver vara tydlig med hur en färdig output ser ut. Då kan din medarbetare själv avgöra när de är klara och kan avsluta aktiviteten. Otydligheter i kriterier för en bra output leder ofta till överarbete.
- Låt medarbetaren beskriva hur denne tänker gå till väga. De flesta medarbetare har en ide om hur de skulle vilja utföra jobbet så att det passar dem själva. Lyssna av om deras sätt verkar rimligt. Det behöver inte alls vara på det sättet som du skulle gjort, så klart! Din uppgift är att kolla av så att de inte hamnar galet. Verkar deras sätt vara inom de gränser för säkert, etiskt, lagligt och möjligen också inom ert ”bästa praxis”, som ni har i er organisation – låt de då välja väg och sätt själva. Det ökar sannolikheten för att jobbet blir bra gjort.
- Låt medarbetaren visa sin första output för godkännande. Kolla av om deras output möter de kriterier du ställt upp. Godkänn eller be om kompletteringar. Motivera ditt beslut med specifik och konkret feedback på vilka kriterier för ”en bra”, som de inte lyckats möta.
- Minska gradvis på ditt stöd. Bestäm för dig själv hur många outputs du vill kolla för godkännande. Uppmuntra alla steg i rätt riktning och lämna gradvis över bedömningen till medarbetaren.
- Fortsätt följa upp. Fall inte för frestelsen att släppa uppföljningen bara för att du sett ett flertal bra outputs, men förändra sättet du följer upp. Om output fortsätter möta kriterierna för en bra, börja ställa frågor till medarbetaren som manar till självreflektion. Fråga t.ex.: ”Vad var det specifikt du gjorde som fick det att funka bra?”, ”Varför funkade det bra, tror du?”, ”Hur korrigerade du för att det skulle funka bättre?”, ”Vad har du lärt dig?”. När du får medarbetaren att själv reflektera över vad denne gör bra, växer känslan över att det denne gör är bra, värdefullt. Behovet av din kontinuerliga bekräftelse på det minskar och du kan göra dina uppföljningar lite då och då. Släpp inga medarbetare helt från din uppföljning och uppmuntran!
Hela artikeln hittar du hos Wenell: https://www.wenell.se/wp-content/uploads/2019/04/delegerar-du-smart-eller-dumpar-du-nerat-o.pdf
Artikeln är skriven av Johan Ginyard, Leg. Psykolog, Senior Consultant