Intressent kommunikation
Kommunikation med intressenter är avgörande för att bygga förtroende, säkerställa tydlighet och hantera förväntningar under projektets gång. Den handlar om att förmedla rätt information vid rätt tidpunkt, med rätt ton och genom rätt kanaler.
Här är några viktiga aspekter:
Kommunikationsmål med intressenter
- Hålla informerade: Ge intressenterna uppdateringar om projektets framsteg, förändringar och utmaningar.
- Hantera förväntningar: Se till att intressenternas förväntningar är realistiska och i linje med projektets mål.
- Bygga relationer: Stärka samarbetet och skapa förtroende.
- Få stöd: Säkerställa att intressenter bidrar med resurser, beslut eller andra insatser när det behövs.
Kommunikationsstrategi
En effektiv kommunikationsstrategi kräver en tydlig plan som inkluderar:
- Målgruppsanpassning: Förstå vilka intressenter du kommunicerar med och anpassa budskapet till deras intressen och behov.
- Kommunikationskanaler: Välj rätt kanaler beroende på intressenten, t.ex.:
- E-post: För formell och dokumenterad kommunikation.
- Möten: För diskussioner och beslutsfattande.
- Rapporter: För detaljerad information om projektets status.
- Digitala plattformar: För snabb uppdatering och samarbete (t.ex. Microsoft Teams, Slack).
Anpassning efter intressenter
Alla intressenter har olika nivåer av intresse och inflytande i projektet, och kommunikationen bör reflektera detta:
- Nyckelintressenter (hög påverkan och intresse):
- Ha regelbundna möten och ge detaljerade rapporter.
- Involvera dem i beslutsprocessen.
- Sekundära intressenter (lägre intresse eller påverkan):
- Håll dem informerade med sammanfattade uppdateringar.
- Kommunicera vid viktiga milstolpar.
- Kritiska intressenter (hög påverkan men lågt intresse):
- Fokusera på att hålla dem nöjda och undvika konflikter.
- Ge tillräcklig information för att de ska känna sig delaktiga.
Nyckelprinciper för kommunikation
a) Tydlighet och konsekvens
- Använd ett språk som intressenter förstår.
- Se till att kommunikationen är konsekvent för att undvika förvirring.
b) Transparens
- Var öppen om framgångar, risker och utmaningar.
- Att informera om problem tidigt hjälper till att skapa förtroende och möjliggör lösningar.
c) Tvåvägskommunikation
- Lyssna på intressenternas frågor, feedback och oro.
- Skapa dialog och engagera dem i processen.
d) Proaktivitet
- Förutse intressenternas frågor och informera innan de behöver fråga.
- Kommunicera regelbundet, även när det inte finns stora nyheter.
Kommunikationsplan för intressenter
En bra plan inkluderar:
- Vad: Vilken information ska delas?
- Vem: Vilka intressenter behöver informationen?
- När: Hur ofta och vid vilka tillfällen ska informationen delas?
- Hur: Vilka kanaler och metoder ska användas?
- Ansvar: Vem ansvarar för kommunikationen?
Vanliga utmaningar och lösningar
- Överkommunikation: Kan överväldiga intressenter. Lösning: Filtrera och dela relevant information.
- Underkommunikation: Kan skapa osäkerhet. Lösning: Sätt upp en tydlig plan och håll den.
- Missförstånd: Kan leda till felaktiga förväntningar. Lösning: Bekräfta att budskapet har uppfattats korrekt.
Exempel på metoder
- Intressentmöten: Regelbundna möten för att uppdatera och diskutera framsteg.
- Nyhetsbrev: Kortfattade uppdateringar om viktiga händelser.
- Workshops: För att involvera intressenter i problemlösning eller planering.
- Dashboards: Digitala plattformar som ger realtidsinformation om projektets status.
Sammanfattningsvis är effektiv kommunikation med intressenter en kombination av strategi, flexibilitet och lyhördhet. Genom att förstå deras behov och engagera dem i processen kan projektledaren skapa ett starkt stöd för projektets framgång.
Forskningsstudie om projektledare och AI
Riskerar vissa grupper av projektledare att halka efter i användningen av AI?
- Bidra till en forskningsstudie om projektledare och AI
Digitaliseringen har inneburit både teknologiska och organisatoriska förändringar som har gett projektledare tillgång till verktyg som underlättar. Digitaliseringen medförde dock en utmaning ur ett jämlikhetsperspektiv då vissa grupper av projektledare hamnade efter i utvecklingen och skapade en växande kompetensklyfta. I och med det ökande användandet av AI så står vi inför liknande utmaningar med grupper som riskerar att halka efter i utvecklingen.
Jag heter Stina Apel och har arbetat som projektledare i över 20 år, mestadels inom forskning och utveckling. Jag har en Civilingenjörsutbildning i Datateknik i grunden och läser nu en magister i projektledning på Karlstads Universitet. Min magisteruppsats är en studie med syftet att undersöka om det finns ett samband mellan användandet av AI och demografiska faktorer såsom ålder, kön, erfarenhet av projektledning samt utbildning. Detta för att se om det finns grupper av projektledare som riskerar att halka efter. Resultatet kan sedan ligga till grund för framtida forskning om hur man kan säkerställa att dessa grupper får det stöd och den utbildning som behövs. Just nu arbetar jag med att samla in data till min studie via en enkät och jag skulle bli så tacksam om du, som arbetar som projektledare, kan tänka dig att avvara några minuter av din tid och besvara enkäten.
Enkäten genomförs verktyget Survey and Report och består av 23 frågor och tar ca 5-10 min att genomföra. Den går att besvara från både dator och mobil. Länk till enkäten: https://survey.kau.se/survey/24550
Frågor om enkäten besvaras av Stina Apel: stinapel101@student.kau.se
Hållbara projekt – vad innebär det?
In 1987, the United Nations Brundtland Commission defined sustainability as “meeting the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs.” Allt sedan dess har ordet hållbarhet eller hållbart kommit att bli något alla företag och organisationer måste förhålla sig till. Med hållbart avses vidare att det handlar om ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet, den så kallade triple-bottom line.
Vad betyder då att ett projekt är hållbart? Eller projektkompetens, projektledning eller för den delen, att en projektledare agerar hållbart? Ett komplett och entydigt svar är förstås svårt eller omöjligt att ge men det finns vissa beståndsdelar som alltid bör finnas eller beaktas för att projekt skall kvala in som potentiellt hållbara.
Om vi börjar med det ”enkla” så skall det förstås vara ekonomiskt hållbart, något som är och alltid har varit en självklar förutsättning för alla projekt och därför inget vi behöver prata så mycket mer om här. Projektledare och projektägare är duktiga på att räkna och har hur många modeller och verktyg som helst att hjälpa dem göra just det. Utan det är de andra två aspekterna, ekologisk och social hållbarhet, som är den större utmaningen.
Social hållbarhet innebär att sociala frågor beaktas och hanteras innan, under och efter projektets genomförande. Det handlar om att förstå den sociala effekt projektet får, för de som påverkas, direkt eller indirekt, av det resursutnyttjande som projektet medför (t.ex. den landyta som tas i anspråk för byggandet av en anläggning), till de villkor som gäller för de som arbetar i projektet och slutligen de sociala effekter som projektresultatet skapar. Alla sociala effekter blir sällan positiva och behöver inte vara utan det handlar om att netto-effekten skall vara entydigt positiv. Dessvärre är begreppet social hållbarhet ofta både subjektivt och kvalitativt och kan därför inte lätt mätas men det viktigaste är ändå att det medvetet beaktas och kvalitativt bedöms, före, under och efter. Ett gott exempel är att projektunderlaget innehåller en PIA (Project Impact Analysis) av de sociala effekterna projektet får jämfört med referensvärdet, d.v.s. att projektet inte genomförs) och det finns tydliga mål för social hållbarhet uppställda. En PIA motsvarar kontinuitetshanteringens BIA (Business Impact Analysis). En PIA skapar goda förutsättningar för att social hållbarhet kan följas upp löpande och även risk-hanteras av projektledaren och övriga.
Ekologisk hållbarhet är, precis som social hållbarhet, inte heller lätt att räkna på eller kvantifiera. Men vi vet att vi även här måste beakta de ekologiska effekterna före, under och efter. Det påverkar i allra högsta grad materialval, design och upplägg av det projektet skall genomföra och det ekologiska fotavtryck som det färdiga projektet därmed skapar. Detta skall, precis som i fallet social hållbarhet, beaktas med hjälp av en PIA och vara en naturlig del av riskhanteringsprocessen. Ett exempel på ekologisk hållbarhet i praktiken är de krav på ”ekologisk kompensation” som företag (företrädesvis inom gruvnäringen) kan få som skallkrav från en miljötillståndsansökan. Helt kort innebär det att den mark som skadas av t.ex. gruvdriften måste ekologiskt kompenseras med en mark någon annanstans. Netto-effekten måste vara >0.
Summerat så är det en bra och viktig start att det alltid upprättas en Project Impact Analysis av de bedömda sociala och ekologiska netto-effekterna av projektet. Resultatet av dessa analyser utmynnar i sin tur i sociala och ekologiska effektmål som sedan kan införlivas i projektets löpande riskhantering och uppföljning. Som ni vet så är risk ”effekten av osäkerhet på mina mål”. Finns inga sociala och ekologiska mål så blir det heller ingen riskhantering eller systematisk uppföljning av dessa hållbarhetsaspekter.
Författare Anders Södergren
Medlemserbjudande på utbildningar hos Astrakan
Rabattkod: ProjektforumNov ger 20% rabatt på utvalda utbildningar hos Astrakan under november månad. Erbjudandet gäller till den 8.e november.
Rabatten gäller endast nya bokningar och går inte att kombinera med andra rabatter.
Praktisk projektledning 4-5/11
Utbildning i projektmetodik som ger en bra bas för dig som siktar på IPMA-certifiering.
Kombinera agila och traditionella arbetssätt inom projektledning
Ledarskapsutbildning anpassad för projektledare
Ta även gärna en titt på alla kommande events från Astrakan
https://www.astrakan.se/omrade/seminarier/
Projektnäring 22 november
Kom och mingla med oss på Projektnäring den 22 november!
Projektnäring är en inspirerande mötesplats för dig som vill vidareutvecklas inom projektledning och ledarskap och vill nätverka på plats med andra projektproffs
Fredag den 22 november går höstens Projektnäring av stapeln där scenen intas av inspirerande talare och där vi får vara med när priset, Årets Projektledare, utses.
Projektforum kommer att vara på plats och alla våra medlemmar får 10% rabatt på biljettpriset, Ange kod IPMA-24 i fältet för kampanjkod när du gör din anmälan.
Talare i år är:
Marcus Hällgren.
Varför är den där gemensamma kaffekoppen på jobbet så viktig?
Markus Hällgren är professor i Management på Handelshögskolan vid Umeå universitet. Han har studerat projekt och så kallade extrema kontexter - miljöer där människor kan dö eller komma till skada - under en lång tid.
Anna Frankzen Starrin
Vilka är trenderna som påverkar vår framtid? Anna Frankzen Starrin, Sign of Times, är kulturantropologen som drivs av att få företag att våga spana in i framtiden för att hitta sin väg i den digitala transformationen med hållbar utveckling som mål.
NÄR: 22 november
TID: 08:00 – 12:00 med efterföljande lunch
PLATS: Quality Hotel Globe
ANMÄLAN: https://projektnaring.se/anmalan/
Några platser kvar - Nya tunnelbanan
Några få platser kvar - anmäl dig idag!
Stefan Persson, avdelningschef för strategi och projektstöd, kommer att berätta om utbyggnaden av tunnelbanan med ett projektfokus.
De första 20 intresserade medlemmarna som registrerar sin anmälan till besöket får chansen att mötas på deras kontor i Stockholm och lyssna in till ett spännande föredrag om utbyggnaden av tunnelbanan i Stockholm.
Plats: Region Stockholm, Förvaltning för utbyggnad av tunnelbanan, Solnavägen 1E i Stockholm.
Dag: Tisdag den 12 november
Tid: 10:00-11:30
OBS! Har du anmält dig till eventet men fått förhinder? Meddela oss senast två dagar före, så vi får möjlighet att skicka inbjudan vidare. Uteblivet besök faktureras med 400 kronor. Meddela oss på info@projektforum.se
6 stycken PT-pass för projektledare
Start fredagen den 15 november
Många projektledare känner sig vilsna i sin roll. Man känner inte igen sig som en dirigent som styr över sina resurser och med tacksamma mottagare av projektets resultat och därtill en applåderande styrgrupp. Verkligheten ser annorlunda ut med oklara direktiv, en styrgrupp som inte förstår sin roll och resurser som inte kan delta som utlovats. Lägg till att mottagaren ofta ändrar sig och med oklarheter med vem som bestämmer.
För dig som känner igen dig i ovan erbjuder vi 6 stycken PT-pass med en projektledarPT. Ledstjärnan i projektledarstödet är att styra faktabaserat och transparent där inriktningen är att planera ett överlämnande inom sista budgeterade timmen och därmed i tid till en tillräckligt nöjd beställare.
PT-passen utgörs av en serie kortare webbinarier och syftar till att ge tips och vägledning utifrån att konkret kunna uttrycka och kommunicera de metadata som projektstandarden ISO 21500 definierar. Då blir projektstyrningen entydigt transparent vilket undanröjer osäkerhet och onödiga konflikter. PT passen utgör en roadmap som tar dig som projektledare från ax till limpa. Deltagarna kan förvänta sig att fullt ut vara på det klara över sin roll som projektledare samt konkret hantera kontakter med beställare/styrgrupp, intressenter och mottagare av resultat samt ledning och planering av teamet. Det kommer självklart finnas utrymme att ställa frågor om sina egna projekt.
Föredragshållare och tillika projektledarPT är Georg Silber.
Pass 1 - Fredagen den 15 november kl 12.00-12.40 - Anmälan öppen
Översikt över olika projektmodeller: vattenfallsprojekt (PPS), rekursiva projekt (PRINCE2) och agila projekt (SAFe, DSDM). Vi går också igenom styrgruppens och projektledarens roller med respektive ansvarsområde.
Pass 2 - Torsdagen den 28 november kl 12.00-12.40 - Anmälan öppen
Projektdirektivet är projektets viktigaste dokument. Vi går igenom vad det bör och måste innehålla. Ofta behöver projektledaren komplettera och återförankra det.
Pass 3 - Datum publiceras inom kort
Projektets basplan och resursallokering med planering och förankring av deltagandet. Även agila team måste hanteras rätt. Ansvarsfördelningen mellan individ, linjechef och projektledare behandlas samt analys av kommande utfall gentemot basplanens upparbetningstempo.
Pass 4 - Datum publiceras inom kort
Projektets effektmål och lösningsartefakter faller inom begreppet OKR och är avgörande för att göra ’ELLER HUR’ överlämnande inom budget och i kalendertid kopplat till milstolpar och ART. Här tar vi även upp projektets intressenter med roller och ansvar.
Pass 5 - Datum publiceras inom kort
Projektets ekonomi måste varje projektledare ha järnkoll på och kunna redovisa med både utfall och slutkostnadsprognos. Vi går igenom grunderna i ett business case och vidare till budget, planering samt prognos.
Pass 6 - Datum publiceras inom kort
Status- och progressrapportering med riskhantering enligt ’Minirisk’ och ROAM, samt ackumulerat utfall/planering, radardiagram, Dart, PULS, Gantt m.fl.
Anmäl dig till 2025 års certifieringsomgångar till 2024 års prislista
Nu har vi fyllt på kalendern med nya certifieringsomgångar för januari-juni 2025, alla nivåer A-D samt recertifiering.
Från och med januari 2025 kommer priserna på IPMA certifiering att höjas och vi vill därför passa på att ge dig möjligheten att kvalitetssäkra dina projektledningskompetenser till 2024 års prislista, även under inledningen av kommande år.
Alla anmälningar inkomna senast den 30 november i år, erhåller 2024 års prislista. Gäller alla certifieringsomgångar som finns publicerade på vår hemsida och samtliga nivåer. Kan ej kombineras med andra erbjudanden.
Ange rabattkod vid anmälan: prislista2024
Ordinarie pris 2024 (prishöjning fr.o.m 1/1 2025)
Nivå A 42.900 sek exkl moms (43.900)
Nivå B 38.900 sek exkl moms (39.900)
Nivå C 33.900 sek exkl moms (34.900)
Nivå D 11.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
Recert nivå A 15.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
Recert nivå B 12.900 sek exkl moms (13.500)
Recert nivå C 10.900 sek exkl moms (11.500)
Recert nivå D 5.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
