Projektskolan - del 4
PROJEKTLEDNING - SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR
Projektledarens roll innebär definitivt att skapa förutsättningar för projektgruppen att lyckas med sitt uppdrag. Som projektledare är det viktigt att ha förmågan att driva och leda mot uppsatta mål. Projektledaren behöver se till att saker händer och att utmaningar tas om hand längs vägen. Om arbetet flyter på lite ”för bra” kan man ibland bli orolig för att projektet missar något.
Konsten att tänka nytt - Forskning säger att vi tänker 60 000-90 000 tankar per dag, men att 95 procent av våra tankar är samma som vi tänkte dagen innan. Konsekvensen blir att våra tankar blir till känslor och värderingar. Vi tar undermedvetna beslut och det är praktiskt eftersom det är effektivt. Ett exempel kan vara när vi går till affären för att handla mjölk och oftast köper den sortens mjölk som vi brukar. Det skulle ta väldigt lång tid att handla om vi tog medvetna beslut hela tiden. Ett gott ledarskap bygger på känslor och på värderingar, men för att utveckla något nytt och nå resultat är det viktigt att tänka nytt! I rollen som ledare är det nyttigt att vara medveten om att våra tankar och beslut är kopplade till värderingar.
Projektledning med fokus på effekter
Projektledaren driver ett eller flera uppdrag i form av projekt. Projekten har tydliga mål och en given tidplan. Som projektledare behöver du förhålla dig till mål för att förstå arbetsinsats och tid för att förstå när arbetet är klart. För att kunna sätta projektmål behöver vi se och förstå de önskade effekter som skall nås i och med projektets genomförande. Effektmål bedömer värdet på projektarbetet och beskriver en mätbar förbättring. Med tydlighet i effektmålen kan projektet sätta upp projektmål – för att sedan uppnå de önskade effekterna. Inget projekt utan fokus på effekter.
Projektgrupp som gemensamt presterar - Vi besitter alla någon form av supertalang. Viktigast är att identifiera sin egen och sedan förvalta den väl. Som projektledare bör du förutom dina ledaregenskaper och sinne för att driva arbete framåt även kunna plocka fram andras talanger. En projektgrupp som presterar genom att alla i gruppen gör det de är bäst på kommer ha goda utsikter att lyckas.
Till slut…
• Projektledaren behöver inte ensam ha lösning på allt men bör ha förmåga att ta fram lösningar med hjälp av sin projektgrupp.
• Projektledaren bör kunna se saker innan de händer – för att undvika fallgropar.
• Projektledaren arbetar inte i projekt på egen hand men ska ha förmågan att driva projektet mot förutbestämda mål och visioner.
TÄNK PÅ ATT:
Som projektledare eller annan typ av ledare är du aldrig ensam i ditt arbete. Alla de duktiga, kompetenta och drivna medarbetare som vi har och har haft äran att ha arbetat tillsammans med inom projekten betyder allt för resultaten. Rollen som projektledare är att skapa förutsättningar genom att rensa och bana väg, samt att avgränsa och begränsa uppdraget så att det finns arbetsro.
Som projektledare står jag mellan styrgrupp samt beställare och verksamhet och projektgrupp. Att vara flexibel och ödmjuk är en förutsättning, att ha rätt kompetens och utbildning är grundläggande. Sedan är det hårt arbete som krävs.
Text: Johanna Lycken
Projektskolan - del 3
KOMMUNICERA
Kommunikation är viktigt i allt vi tar oss an. Inte minst under ett arbete som ska genomföras under kort tid av en grupp medlemmar som inte annars brukar arbeta tillsammans.
Förkorta ditt budskap. Skala av och skala ner, ta bort onödig information och kommunicera endast det som är viktigt. Ta bort det som är överflödigt eller som inte hör hit.
Förenkla ditt budskap. Använd ord som alla förstår. Använd aldrig ord som du inte själv förstår. Var tydlig och efter muntlig information sammanfatta gärna i en text. Krångla inte till det, beskriv ditt problem och någon alternativ lösning.
Förklara så enkelt som möjligt. Se till att informationen går fram.
Fråga och säkerställ att alla förstått.
Text: Johanna Lycken
Projektskolan - del 2
STARTA OCH AVSLUTA PROJEKT
Att sätta igång projekt är ofta lätt, men att starta rätt projekt eller identifiera rätt aktiviteter i ett projekt är svårt. Det kan bli både kostsamt och tidskrävande att styra in på rätt väg igen efter ett felsteg. Därför är det viktigt med en bra plan och en noga genomtänkt idé. Som projektledare är den bästa stunden när man fått ett okej från styrgruppen och beställaren att stänga. Projektgruppen är nöjd med sin prestation och projektet har levererat ett lyckat resultat. Projektledaren sitter med slutrapporten och projektets sammanställning av lärdomar från projektet. Att avsluta är en härlig känsla – så se till att göra det med varje projekt.
Var noga med att tänka igenom projektet i uppstarten. Formulera svar för dig själv på frågeställningar som:
• Vad är mål och syfte?
• Var, när och hur börjar allt?
• Vilka förväntningar finns på projektet och på projektledaren?
Skriv ner dina egna svar på frågorna och spara dem. Du kommer att ha god användning för dessa tankar under projektet och vid ditt projektavslut. Kom ihåg att det ibland finns dolda förväntningar och agendor med ett projekt. Försök att identifiera detta tidigt. Det kommer att gynna ditt projekt när du som projektledare är väl förberedd.
Tänk på att:
• arbeta på projektavslutet från den allra första projektdagen
• notera tankar och lärdomar under hela projektet.
Det är betydligt fler projekt som startas än som avslutas. Vissa projekt blir liggande och efter ett tag faller de i glömska. Att starta rätt projekt och prioritera bland verksamhetens alla initiativ är en riktig utmaning. Det här och mycket mer hanteras inom en projektportfölj. Mer om projektportfölj och projektkontor tar vi upp i kommande avsnitt av projektskolan.
Text: Johanna Lycken
Projektskolan - del 1
DEN VIKTIGA PROJEKTORGANISATIONEN
Som projektledare är det viktigt att känna till hur projektorganisationen är sammansatt och vem som är ansvarig. Ta alltid reda på hur det fungerar i just din organisation. Oavsett hur din projektorganisation ser ut så är syftet detsamma: skapa struktur och ordning.
Projektbeställare finns med under hela projektet och spelar en central och viktig funktion. Beställarens ansvarar för säkerhet, risk och affärsnytta. Beställaren initierar projektet, beskriver tydligt projektets omfattning och mål samt ser till att det finns mottagare till projektets leverans. Sammanställningen av beställningen bör konkretiseras i ett projektdirektiv. Projektbeställaren utser styrgruppsmedlemmar och är ofta själv ordförande i styrgruppen.
Styrgruppen är en sammansatt grupp som på en övergripande nivå styr mot projektets definierade mål. Projektledaren ska hålla styrgruppen informerad om status, framfart, motgångar och hinder. Styrgruppen är projektledarens förlängda arm och stöd för att nå framåtrörelse i projektet.
Projektledaren styr och levererar det som definierats inom projektdirektivets ramar och struktur. Projektledaren hart ett eget ansvar att se till att ha rätt förutsättningar under hela projektets livscykel. En av projektledarens viktigaste uppgifter är att skapa en gemensam målbild för projektgruppen och vara en god ledare som främjar arbetsro och skapar förutsättningar för att projektgruppen ska lyckas.
Delprojektledare – när projektet är omfattande behövs flera projektledare. När fler än en ledare används är det ännu viktigare med tydlighet. Det måste framgå tydligt vem som gör vad. Vilken delprojektledare har vilket ansvarsområde? Den övergripande projektledningen behöver hållas av projektets huvudprojektledare.
Projektdeltagare – utan projektdeltagare finns inget projekt. Det är viktigt att projektet har en övergripande plan med tydliga mål och tider att förhålla sig till. Projektdeltagarna ansvarar för att genomföra sina tilldelade aktiviteter och för att informera projektledaren om motgångar eller hinder som påverkar projektet. Att bygga projektgruppen och knyta rätt kompetens till projektet är mycket viktigt! Att skapa förutsättning och arbetsro inom projektet är en av projektledarens viktigaste uppgifter, men mer om detta i kommande avsnitt av projektskolan.
Text: Johanna Lycken
Multitasking dödar effektiviteten
Svarar du på e-post när du pratar i
telefon? Låtsas du anteckna på möten fast du egentligen surfar? Äter du lunch
vid skrivbordet? Många känner sig effektiva när de gör flera saker samtidigt.
Men forskning visar att det ökar stressen och kan minska produktiviteten.
Förklaringen är att hjärnan inte kan göra flera saker samtidigt. I stället
växlar den snabbt mellan olika uppgifter, och det tar tid och energi. Det finns
en hel del forskning som visar på de negativa konsekvenserna av multitasking.
En studie av Cliff Nass vid Stanford University visar att multitaskare
generellt är sämre på att utföra flera saker samtidigt än de som vanligtvis gör
en sak i taget. Man blir alltså inte bättre genom att öva mycket på multitasking
– man blir sämre! Andra konsekvenser är att kvalitén på det som du gör
försämras, sannolikheten för att du gör misstag ökar, du förbrukar mer energi
och det tar även betydligt längre tid att faktiskt slutföra uppgiften.
– Enkla saker som att stryka och prata i telefon samtidigt brukar gå bra, därför tror vi att vi kan multitaska även på jobbet. Men där använder vi ofta samma del av hjärnan, så uppgifterna konkurrerar om kapaciteten, säger Alexander Rozental, legitimerad psykolog på Psykologifabriken. Men är det ändå inte så att vissa är bättre på multitasking än andra? Jo, visst kan förmågan vara mer utvecklad hos vissa, till exempel som hos piloter eller simultantolkar. Även om du nu skulle tillhöra den promillen i befolkningen, som har något större förmåga att lyckas med multitasking, så klarar du det bara under en begränsad, kortare tid. – Hjärnan tröttas ut av att hoppa mellan olika stimuli. Det går alltså att köra slut på energiförrådet bara av att ständigt behöva skifta mellan att koncentrera på en uppgift och svara på meddelanden och telefonsamtal, säger Alexander Rozental. Den största anledningen till att sluta med multitasking handlar dock inte om effektivitet, utan att det faktiskt kan få oss att må sämre. Forskare på University of London genomförde en studie på 1100 medarbetare och kom fram till att vi blir mindre smarta när vi multistaskar, det vill säga att vi minskar den mentala förmågan avsevärt, så pass mycket att det jämställs med samma påverkan som att vi hade haft en sömnlös natt eller rökt marijuana. Även din emotionella kompetens, EQ, sänks vid multitasking. Det är alltså svårare att känna av din omgivnings mående om du konstant engagerar dig i flera saker samtidigt.
Så strukturerar du din dag:
• Gör en sak i taget! Multitaska ej!
• Ha en uppgiftslista, inte flera!
• Du styr. Stäng av pushnotiser på mobil och dator!
• Var tydlig mot din omgivning om du
är tillgänglig för frågor eller upptagen! Här kan du ta hjälp av tekniken till exempel
den digitala kalendern eller Skype.
• Läs mejl på bestämda tider. Om du
börjar med att läsa mejl på morgonen är risken stor att du fastnar i att hantera
mejl.
• Inled din dag med dina planerade
uppgifter (din uppgiftslista).
• Prioritera dina uppgifter efter
viktighetsgrad och hur brådskande de är.
• Planera dina dagar utifrån hur din
hjärna fungerar. Till exempel om vi har som störst energi på morgonen, vilken typ
av uppgifter ska du ta tag i utifrån den vetskapen och vilken typ av uppgifter
lämpar sig bättre på eftermiddagen när du har lägre energinivå?
• Lär dig dina verktyg.
• Gå undan när du behöver sitta
fokuserat och koncentrera dig.
• Var tidspessimist när du bokar in
aktiviteter i kalendern (se till att du har luft emellan aktiviteter).
• Ta en kortare paus mellan uppgifter
(cirka en gång i timmen).
• Rörelse ger dig energi! Ta en promenad på lunchen. Har du inte den möjligheten, se till att växla mellan sittande och stående position om du har höj- och sänkbart bord.
• Avsluta dagen med att strukturera
upp din morgondag.
KÄLLOR: effektiv.nu, metrojobb.se, Alexander Rozental,Psykologifabriken, Peter Bregman, Harvard Business review.
Agilt mer än bara scrum
Scrum eller Kanban? En helt naturlig fråga utvecklare emellan. Sedan är det inte ovanligt att de suckande beklagar sig över att organisationen omkring dem arbetar enligt den ökända Waterscrum- fall metoden.
Att beställare, projektledare och styrgrupper agerar precis som tidigare och att endast kodknackning och systemutveckling ska genomsyras av anpassningsförmåga. Dock har resan mot det agila paradiset börjat i de fl esta organisationer. ”Spotify” säger någon och övriga nickar instämmande. För många går resan via organisationsscheman, rollbeskrivningar och processer. En trygg, snitslad bana. Med ett antal år som konsult och projektledare inom IT-branschen skulle jag dock vilja påstå att agilt arbetssätt handlar om attityd. Och att många av oss använt verktygen länge av rena överlevnadsskäl. När inget annat fungerat. Agilt passar helt enkelt bra när man arbetar i förändringens informationsvacuum. Där man får treva sig fram och se vad som händer. Göra fel och lära sig. När långsiktigt mål, nytta och risker är de enda tydliga vägskyltarna. Processer och mallar är ju utmärkt när man vill upprepa något på ett optimalt sätt. I den agila världen händer saker ofta för första gången, varför samverkan och anpassning istället är honnörsord. Detta gör ledaren extra viktig för att styra om organisationen. ”Barn gör inte som du säger, de gör som du gör” har många föräldrar fått höra. Kloka ord. Så, satsa på att utbilda och om möjligt certifi era ledarna inom agilt ledarskap. Det kommer att löna sig.
OLOF ROSENGREN, Projektledare Trafikverket, IPMA-B
Sommartider
Sommar och semestertider är här och vi vill tacka för ett halvår med kunder och samarbetspartners som har gjort våra arbetsdagar roliga!
Under veckorna 30 och 31 håller Svenskt Projektforum semesterstängt. Övriga veckor under sommaren har vi öppet men med lägre bemanning, räkna därför med lite längre svarstider.
Vi önskar alla en riktigt härlig sommar!
Praktikplats: Digital Marketing
Kanske går du sista året i skolan och ska ut på LIA-period? Då vill vi välkomna dig att söka LIA hos oss!
Din huvudsakliga arbetsuppgift blir att skapa engagerande innehåll för Svenskt Projektforum och nå ut med det i alla kommunikationskanaler. Du kommer att utveckla din kommunikativa förmåga genom att kreativt arbeta med skriftlig och visuell kommunikation på webb, sociala medier, nyhetsbrev, annonser, presentationsmaterial och PR. Dessutom kommer du kommer att få delta på events, göra trendspaningar mm.
Under denna praktikperson kommer du även vara en viktig del i förändringsarbetet som Svenskt Projektforum arbetar med, vilket ger dig chansen att arbeta med strategiskt kommunikationsarbete tillsammans med oss. Som praktikant kan du förvänta dig att få hänga med på det mesta som våra arbetsdagar har att bjuda på. Vi vill att din praktik ska vara värdefull och ge dig relevanta erfarenheter. Vi är därför måna om att låta dig vara högst delaktig i det vi gör. Vi ger dig ansvar och möjlighet att utvecklas inom det du är intresserad av.
I din ansökan vill vi gärna att du berättar följande:
- När du vill praktisera och vad du hoppas få ut av din praktikperiod.
- Vad din största drivkraft är för att arbeta med digital marknadsföring.
Skicka din ansökan till: info@projektforum.se
Svenskt Projektforum sitter i fräscha lokaler i Danderyd, 5 minuter från T-bana Mörby Centrum.
Nytt nätverk: PMO Excellence
Vi startar under hösten 2019 flera exklusiva nätverk. Först ut är ett
nätverk för dig som har en PMO funktion i din organisation. Vid det
inledande mötet den 28 augusti bjuder vi in till en Workshop med
Reinhard Wagner som har över 30 års erfarenhet av projekt samt program-
och portföljledning, och har i mer än 15 år varit aktivt involverad i
utvecklingen av ISO-standarder inom projekt-, program- och
portföljbranschen. Wagner är tidigare president hos IPMA och nu
ordförande i IPMAs Council of Delegates.
Om nätverket: PMO Excellence
Detta nätverket riktar sig uteslutande till medlemmar som har en PMO funktion i sin organisation.
Vill du:
- träffa andra likasinnade utanför din organisation.
- få en du inblick i hur andra gör
- ha sparring och kunskapsdelning över branscher och projekttyper
- dela med dig av egna erfarenheter
- etablera nya relationer i ett nytt nätverk
Detta får du:
- Fyra årliga möten med kvalificerat professionellt innehåll
- Begränsat antal platser med hög närvaro, vilket hjälper till att stärka relationer och förtroende mellan nätverksmedlemmar
- En fast facilitator
- En hög gemensam yrkesnivå
- Administration och support av Svenskt Projektforum
Årsavgiften för nätverket är 10.000:- per år. 5000:- för dig som deltar i den första Workshopen - läs mer nedan.
Har du frågor om nätverket kontakta Pia Lundgren: pia.lundgren(at)projektforum.se
Workshop 28 augusti
En första nätverksträff äger rum den 28 augusti mellan 10.00-17.00 under temat PMO-Excellence och ledas av Reinhard Wagner som har varit verksam i mer än 30 år inom projektrelaterat ledarskap inom en mängd olika sektorer.
Som certifierad projektdirektör (IPMA Level A) har Reinard Wagner
bevisad erfarenhet av att hantera projekt, program och projektportföljer
i komplexa och dynamiska sammanhang. Han är också ett IPMA Certified
Program och Portfolio Management Consultant, och som sådan stöder
ledande befattningshavare i att utveckla och förbättra sin
organisatoriska kompetens för att hantera projekt. I mer än 15 år har
han varit aktivt involverad i utvecklingen av projekt-, program- och
portföljhanteringsstandarder, till exempel som samordnare i ISO 21500
“Guidance on Project Management” och ISO 21503 “Guidance on Program
Management”. Reinhard Wagner är tidigare president för IPMA och
ordförande i rådet, hedersordförande i GPM, samt verkställande direktör
för Tiba Managementberatung GmbH.
Priset för denna workshop är 5.000:- (ex moms) för dig som är medlem i Svenskt Projektforum. Anmäl dig nu, Workshopen tar max 25 deltagare. Du behöver inte ha bestämt dig för att delta i Nätverket utan kan anmäla dig endast till denna workshop.
AGENDA
| 08:30 | Registration, coffee & networking |
| 09:00 | Opening by the host, introduction of trainer and participants |
| 09:30 | Actual situation and future trends in global project business |
| 10:00 | The Project Management Office: Definitions and Concepts |
| 11:00 | Coffee break |
| 11:15 | The Project Management Office: Practices and Experience Exchange |
| 12:30 | Lunch |
| 13:15 | The Project Management Office and Project Portfolio Management |
| 14:15 | Coffee break |
| 14:30 | The Project Management Office as enabler of Organisational Competence |
| 15:30 | Self-Assessment: Organisational Competence and its Development |
| 16:00 | Questions & Answers |
| 16:30-17:00 | Summary, Feedback and Closing of the Workshop |
Denna workshop riktar sig uteslutande till medlemmar som har en PMO funktion i sin organisation. Läs mer och anmäl dig här>