Projekt innebär att leverera - möt en IPMA certifierad
I vår serie ”Möt en IPMA Certifierad” delar vi med oss av kortare intervjuer med personer som genomfört en IPMA certifiering. Genom deras reflektioner får vi ta del av lärdomar från certifieringen och tips på hur kandidaterna förberett sig inför certifieringsprocessen.
Vi fick nyligen möjligheten att ställa några frågor till Ahmed Hasso, IPMA Certifierad i Projektkunskap, nivå D.
Ahmed är en engagerad och målinriktad civilingenjör med en examen i miljö-och energiteknik och specialiserad inom energieffektivisering. Hans passion är att coacha och motivera teammedlemmar och arbetar idag som teamledare hos Global Connect.
Varför har du valt att genomföra en IPMA Certifiering?
Sedan min studietid har jag förstått att projekt innebär att leverera. Allt vi gör både i arbets- och privatlivet innebär att leverera ett resultat. Jag har studerat civilingenjör i miljö- och energiteknik med inriktning i energieffektivisering. Under min utbildning startade vi alltid ett projekt för att kunna få ett resultat. Sedan dess har mitt mål varit att genomföra IPMA Certifiering. Det målet sköts upp till följd av fokusering på studierna och därefter att bygga en karriär i arbetslivet. Under alla år som jag har arbetat, har jag alltid varit projektteammedlem och sedan tre år tillbaka har min roll varit som teamledare. Den rollen gav mig mer förståelse för vikten av att genomföra IPMA Certifiering.
Hur förberedde du dig inför certifieringen?
Mitt intresse till att förstå hur projekt leds, gav mig drivkraften att gå på två olika kurser. Under 2019 gick jag två kurser. Dels i grundläggande projektledning och projektmodeller samt en kurs som inkluderade även förståelse för gruppdynamik.
Vad har certifieringen inneburit för dig?
Certifieringen har inneburit en bekräftelse på mina kunskaper och färdigheter inom projektledning. Sedan jag blev certifierad har jag fått möjligheten att bli involverad i mer komplexa projekt hos min nuvarande arbetsgivare. Jag är övertygad om att som certifierad projektledare, av en internationellt erkänd organisation som IPMA, blir jag mer trovärdighet och förtroendet för min kompetens ökar. Certifieringen har möjliggjort att jag nu är bättre förberedd för utmaningar som teambuilding, identifiering och hantering av risker, förhandling och delegering av arbetsuppgifter.
IPMA certifiering har många fördelar för individer, därför skulle jag rekommendera samtliga individer som har rollen som projektledare, att genomföra en IPMA certifiering.
Risk = Hot och Möjligheter
Effekten av osäkerhet på våra mål, ja så låter definitionen av risk enligt ISO 31000. Riskhantering har sedan länge blivit en vedertagen metod för att försöka bemästra eller kontrollera alla de faktorer som annars kan leda till att vi inte når våra mål.
Fokus blir naturligt på de saker som upplevs som hot och som om de inte hanteras kan få stora negativa konsekvenser. Så ska det vara, först och främst handlar det om att undvika det negativa vilket är en naturlig ”överlevnadsstrategi”.
Men begreppet risk i sig är ett neutralt ord och står för både hot och möjlighet. Vi vill med denna korta artikel slå ett slag även för möjlighetssidan av riskmyntet. Det är viktigt att inte bara hot beaktas utan att vi även bejakar och arbetar för uppsidan det vill säga möjligheterna.
Det är inte bara tur om ett projekt lyckas över förväntan utan det handlar minst lika mycket om att man medvetet och pro-aktivt även arbetar systematiskt med möjligheterna. Samma metodik bara ett annat perspektiv. Som när Stenmark sa ”att ju mer jag tränar desto mer tur har jag”.
Men först, låt oss backa ett steg och titta på grunden till riskmetodiken och när vi beaktar hot:
- Den konkreta, utlösande händelse som får negativa konsekvenser. Ofta det som beskrivs som risken. Till exempel ”Banken höjer räntan med 2%”, ”Leveransen av X blir 2 månader sen” etc.
- Den utlösande händelsen kan ha en eller många olika grundorsaker som var och en för sig eller i samverkan kan leda till den.
- Om händelsen inträffar, vilka konsekvenser får det? Återigen, det kan få en eller många konsekvenser av olika karaktär men det är konsekvenser som slår mot våra mål som är det vi mäter.
- Givet det man fann under 2, så tittar man sedan på hur vi kan förebygga orsakerna, det vill säga minska sannolikheten för att de ska leda till den utlösande händelsen.
- Sist men inte minst så tittar vi sedan på hur vi kan mildra konsekvenserna om händelsen trots allt inträffar.
Igen, ovan illustrerade hotsida av riskmyntet är och förblir det första vi bör göra (och säkert gör?) när det handlar om riskhantering. Men man bör även ta nästa steg och göra samma analys av möjlighetssidan av samma mynt:
- Den konkreta, utlösande händelse som vill ska inträffa. T.ex. att installation av X blir klar en månad tidigare än planerat.
- Den utlösande händelsen kan ha en eller många olika grundorsaker som var och en för sig eller i samverkan kan leda till den utlösande händelsen. T.ex. ett extra skift under tre veckors tid.
- Om händelsen inträffar, vilka konsekvenser får det? Återigen, det kan bli en eller många av olika karaktär men det är konsekvenser som bidrar till vår måluppfyllnad som är det vi mäter och är intresserade av. Till exempel ”om installation av X blir klar en månad tidigare så kan vi spara mer än y kronor”.
- Man tittar sedan på hur vi kan främja, det vill säga öka sannolikheten för att orsakerna ska leda till den utlösande händelsen. Till exempel ”tidigt planera och agera för att ett extra skift ska bli verklighet”.
- Sist men inte minst så tittar vi slutligen på hur vi kan förstärka de önskvärda konsekvenserna av händelsen. Till exempel ”se till att allt annat som kan dra nytta av att installationen blev klar tidigare är redo att göra just detta”.
Ja, metodiken för hot och möjlighet är densamma, till exempel ISO 31000 för riskhantering. Poängen är att vi oftast är så fokuserade på att avvärja hoten att vi lätt glömmer att även se möjligheterna eller att ta dem för givet. Möjligheterna är minst lika många som hoten, vi måste bara ta oss tiden att systematiskt identifiera, prioritera och hantera dem parallellt med hoten.
Save-the-date: 2 oktober 2024
|
Vi fortsätter ett lyckat koncept: Projectpartners Utbildningsdag anordnas i samarbete med oss på Svenskt Projektforum. Tillsammans vill vi ge dig som arbetar med samhällsbyggnad i projektform en riktig projektlednings-boost! I år kommer vi att fokusera på KONFLIKTER – hur kan vi som ledare och medarbetare undvika de onödiga och hantera de uppkomna. Omvärlden är orolig så det räcker – låt oss skapa goda förutsättningar för att komma överens i våra samhällsutvecklande projekt! ✔ Juristens tips till konfliktfria avtalsprocesser ✔ Konflikthantering i praktiken ✔ Så bygger vi positiva och trygga team Dessutom föredrag av Helena Frisk, författaren till Årets projektledarbok 2024: Design Thinking och konsten att bemästra hajar. |
|
Som vanligt kommer vi hålla till på IVA Konferenscenter mitt i Stockholm och givetvis är deltagandet även på årets Utbildningsdag kostnadsfritt! Tid: Onsdagen den 2 oktober 2024, vi startar klockan 13. Vi presenterar ett detaljerat program med våra kunniga och inspirerande talare inom kort men gör gärna en intresseanmälan redan nu via länken: https://projectpartner.se/utbildningsdagen/ |
Lunchwebinar om ledarskap
Svenskt Projektforum bjuder in alla medlemmar till höstens första lunchwebinar torsdagen den 26 september på temat ledarskap. Är du PROJEKTledare eller projektLEDARE?!
I detta webinar kommer du öka medvetenheten kring ditt eget ledarskap, öka kunskapen och perspektiven kring hur du skapar en kraftfull intern kommunikation och få strategier och arbetsätt för att skapa och behålla en framgångsrik möteskultur. Med dessa delar kommer du kunna utveckla en bättre balans mellan det uppgiftstyrda- och personstyrda-ledarskapet. Du kommer få med dig strategier, kunskap och arbetsätt som går att implementera i ditt dagliga arbete, direkt efter lunchen.
Föreläsningen passar perfekt för dig som arbetar som projektledare, teamledare eller liknande, som nödvändigtvis inte har det formella personalansvaret men som ofta jobbar i, eller ansvarar för ett team.
Föreläsare: Daniel Ekstam som med över 10 års erfarenhet av ledarskapspositioner har specialiserat sina färdigheter inom ledarskapscoaching, mental träning och operativt ledarskap.
Glädjen över en Re-Certifiering och det stora värdet av reflektion!
Har Du koll på när Ditt IPMA certifikat löper ut?
Ett IPMA certifikat är giltigt i fem år och kan därefter förnyas vart femte år. Vid en recertifiering får du chans att reflektera över din senaste femårsperiod, din kompetensutveckling och de projekt du lett. Något vi såklart tycker att alla borde ta chansen att göra som erhållit ett IPMA certifikat.
Någon som verkligen tagit fasta på fördelarna med att förnya giltighetstiden på sitt IPMA certifikat och ta möjligheten till reflektion, är Tomas Domberg. Tomas är projektledare hos PQ Projektledning, suppleant i Svenskt Projektforums styrelse och IPMA Certifierad Senior Projektledare nivå B sedan 2013 och nu även re-certifierad för andra gången. I nedan artikel författar Tomas sina tankar kring recertifiering, glädjen till ett förnyat certifikat och det stora värdet av reflektion.
Åren går så fort och plötsligt stod det klart för mig att det åter var dags att recertifiera mitt IPMA certifikat som senior projektledare, Nivå B!
Behöver jag verkligen ett förnyat certifikat? Har jag tid med detta? Kan inte jag redan allt? Det var tankar som först fyllde mig. Med en god stund av eftertanke slog det mig att i projektledning är det lätt att fastna i dagliga uppgifter. För att utvecklas som projektledare och förbättra projektets resultat krävs reflektion. Genom en recertifiering ges möjligheten till att utforska just hur reflektion och projektkompetens kan stärka projektledarerollen och därmed förbättra hela projektet.
Valet blev enkelt, klart jag skulle ta chansen att reflektera över min roll som projektledare och stärka min projektkompetens genom att förnya mitt certifikat med en recertifiering!
Reflektionens roll i min projektledning
Reflektion innebär att analysera och utvärdera mina handlingar och beslut. Genom att regelbundet reflektera över mitt arbete kan jag förbättra mina metoder och undvika att upprepa misstag.
Hur reflektion utvecklar mitt ledarskap
För mig som projektledare bidrar reflektion till bättre självinsikt och förståelse för mina styrkor och svagheter, vilket i sin tur leder till förbättrade ledarskapsförmågor. Genom att reflektera över mina interaktioner med teammedlemmar tar jag möjligheten till att förbättra min kommunikation och även hur jag hanterar eventuella konflikter. Det har resulterat i att jag lyckats skapa en positiv arbetsmiljö och ökat teamets effektivitet.
Att stärka min projektkompetens genom reflektion
En IPMA-certifiering betonar kompetensområdet "People", kompetensen att arbeta med människor. Ledarskapsperspektivet inkluderar bland andra kompetenselementen ledarskap, kommunikation och samarbete. Genom att hela tiden jobba med reflektion, identifierar jag de områden där jag behöver förbättra mina färdigheter, både tekniskt men även dessa mjuka värden. Reflektionen har verkligen stärkt min projektkompetens och har även hjälpt mig att hålla mig uppdaterad och kontinuerligt utveckla och stärka mina kompetenser.
Implementering av reflektion i min vardag
För att reflektion ska bli en del av min rutin måste jag skapa strukturerade möjligheter för reflektion. Det gör jag genom att ha regelbundna reflektionsmöten och jag antecknar löpande mina tankar i en reflektionsdagbok eller ber om feedback från teamet. Det har medfört att reflektion har blivit en naturlig del av min projektledningsprocess.
Sammanfattning
Reflektion är för mig avgörande för att utveckla mitt ledarskap och förbättra projektledning. Genom att regelbundet reflektera över mina handlingar och beslut kan jag få insikter som leder till ett bättre ledarskap, förbättrad projektkompetens och mer framgångsrika projekt. Genom att integrera reflektion i mitt dagliga arbete bidrar jag till projektets och organisationens långsiktiga framgång.
Författare: Tomas Domberg 2024
Riskanalys
Riskanalys är en viktig del av projektplaneringsprocessen. Genom att förstå de potentiella riskerna kan du förebygga eller förbereda dig för kommande utmaningar.
Omfattningskrypning: Detta inträffar när de ursprungliga projektavsikterna inte är väldefinierade. Förmedla tydliga projektparametrar från början och håll fast vid dem för att undvika att intressenter ändrar kraven mitt i projektet.
Dåliga resultat: Resultatrisker uppstår när projektet inte fungerar så bra som förväntat. Förutse potentiella resultatrisker tidigt i planeringsprocessen och använd en programvara för projekthantering för att följa processer i realtid och främja öppen kommunikation mellan teammedlemmarna.
Höga kostnader: Kostnadsrisker uppstår när projektet överskrider den ursprungliga budgeten. Se till att budgeteringen är realistisk och detaljerad i projektplaneringsfasen.
Kom ihåg att risker inte alltid är negativa – de kan också innebära möjligheter. Genom att vara proaktiv och hantera osäkerheten på ett bra sätt kan du skapa bättre förutsättningar för ditt projekt.
Minirisk analys
Nedan beskrivs en enkel riskanalys, ofta kallad Minirisk. Syftet är att välja ut de största riskerna som behöver hanteras i uppdraget/projektet/programmet - man bedömer endast sannolikheten och konsekvensen, inte hur stor kostnaden blir. Metoden kan även användas med fördel för att analysera möjligheter.
FÖRBEREDELSER
- Utse någon som leder riskanalysen i god tid före mötet, gärna någon som inte är direkt inblandad i uppdraget/projektet/programmet.
- Boka en lokal som ger förutsättningar för kreativt och ostört arbete.
- Kalla deltagarna i god tid. Ta med nyckelpersoner i uppdraget/projektet/programmet och beställaren men också gärna andra personer med erfarenhet av samma typ av projekt. Skicka med underlag i kallelsen om det behövs.
RISKANALYS
Riskanalysen består av: att identifiera risker, att analysera risker, samt att planera åtgärder. Presentera uppdraget/projektet/programmet, mål, leveransdatum, inkluderat/exkluderat, krav, organisation. Beskrivningen beror av i vilket skede analysen genomförs.
IDENTIFIERA RISKER
- Identifiera tillsammans alla risker (eller möjligheter) som kan påverka uppdraget/projektet/programmet. Använd lämplig metod, t ex brainstorming med post-it lappar. Se till att alla deltar. Ta även med större risker som t ex valutaförändringar och naturkatastrofer. Beskriv vad risken riktar sig mot (effekten).
- Gruppera riskerna och sammanför de som är lika.
- Gör en lista över riskerna.
ANALYSERA RISKERNA
- Bestäm gemensamt Sannolikhet (S) att en risk inträffar, för en risk i taget.
- Sätt värdet till 1 för lägsta sannolikhet, 5 för högsta
- Väldigt liten – Skulle kunna inträffa
- Liten – Inte sannolikt men möjligt att den inträffar
- Medium – kan inträffa 50/50
- Stor – Mer sannolikt att den inträffar än att den inte gör det
- Mycket stor – kommer med stor sannolikhet inträffa
- Bestäm gemensamt konsekvensen om en risk inträffar, för en risk i taget. Sätt värdet till 1 för lägsta konsekvens, 5 för högsta
- Väldigt liten – Irritationsmoment, försumbar påverkan
- Liten – Påverkar mindre delar, alternativ finns
- Medium – Påverkar delar, alternativ saknas
- Stor – Påverkar viktiga delar
- Mycket stor – Risk för resultaten
- Multiplicera värdet för konsekvens med värdet för sannolikhet – skapa en tabell med riskvärden. De med högst poäng bör prioriteras samt de risker som har konsekvens 5.
ANALYSERA SAMT PLANERA ÅTGÄRDER
- Försök hitta den bakomliggande orsaken till varje risk – det förenklar arbetet med att hitta åtgärder.
- För varje risk välj en åtgärd.
- Beskriv åtgärden. (Om man väljer att acceptera risken ska det tas med i planeringen)
- Utse en ansvarig.
UPPFÖLJNING
- Följ upp risker och åtgärder kontinuerligt.
- Upprepa riskanalysen vid behov.
- Redovisa status för viktiga risker och åtgärder i statusrapporter för uppdraget/ projektet/ programmet
10 viktiga klokfaktorer hos framgångsrika ledare
Svante Randlert har i sin bok "Klokfaktorerna" samlat visdom från 100 av Sveriges toppchefer. Genom intervjuer har han identifierat tio viktiga egenskaper som framgångsrika ledare delar. Bland dessa är förmågan att vara empatisk, beslutsam, innovativ, teamorienterad och effektiv på att prioritera.
Han betonar att framgång som ledare handlar om att jobba med, för och genom människor. Han ser detta som ett nytt sätt att leda, där chefen finns till för sina medarbetare. Boken är baserad på över 100 timmar av intervjumaterial som har analyserats med hjälp av AI, vilket gör den till en empiriskt grundad guide för ledarskap.
Genom att vara närvarande, reflektera över tidigare erfarenheter och ständigt utveckla sina färdigheter kan ledare skapa en positiv och effektiv arbetsmiljö. "Klokfaktorerna" erbjuder konkreta råd och insikter för alla som vill förbättra sitt ledarskap och göra en verklig skillnad i sina organisationer.
Varför skrev du boken?
”Det är så många ledare som funderar på vad som är gemensamt för dem som gör skillnad. Det pratar man om på Chefdagen men sedan åker man hem och så går det ett år. Jag ville undersöka – vad är det klokaste som de kloka har gjort? Jag ville identifiera vilka förmågor som förenar de mest framgångsrika. Jag lät analysföretaget Verian gå igenom mina poddintervjuer, både med hjälp av AI och mänskliga analytiker. De kunde identifiera tio gemensamma nämnare, tio klokfaktorer.”
Hur hoppas du att man ska använda boken?
”Jag vill att man ska få både vad:et och hur:et, en kokbok med recept för framgång. Sedan är det upp till läsaren att vara kocken. Vi har kartlagt de förmågor som sticker ut och rankat efter hur många procent av de intervjuade som lyfter fram dem. Men vi har också tagit reda på hur de framgångsrika ledarna gör. ”
Kan en enda chef förena alla de här klokskaperna?
”Ja, det handlar om tio förmågor som faktiskt gör skillnad och som man kan träna på. Vi blir ju bra på det vi tränar. Dessa är inte något man föds med utan något man övar upp. Dessutom är det inte tio stuprör utan alla förmågorna hänger ihop.”
Var det något som särskilt slog dig i arbetet med boken?
”Något jag blev väldigt glad för är att majoriteten av de viktigaste klokfaktorerna är mjuka förmågor, mellanmänskliga attribut. I dag pratar vi mycket om high tech, men inte tillräckligt om high touch. Det finaste är ju att bry sig och visa medmänsklighet.”
Varför är det finast?
”De som är kloka inser att ledarskap är att andra ska vilja och kunna skapa. Som ledare arbetar vi ju för, genom och med människor.”
Är det någon klokfaktor som du vill lyfta fram lite extra?
”Den femte förmågan, som vi döpt till Bortprioriteraren, är kanske något som många inte lever efter tillräckligt. Din absolut viktigaste to-do-list som chef är din not-to-do-list.”
Svante Randlerts 10 klokfaktorer hos framgångsrika ledare
- Medmänniskan. Var en medmänniska och var bra på att visa mellanmänskliga attribut. Det är när vi bryr oss om medarbetarna i organisationen, som medarbetarna i organisationen bryr sig om organisationen.
- Beslutsfattaren. Ta fler och mindre beslut snarare än färre och stora.
- Förbättraren. Möjliggör så att människorna omkring dig kan bli bättre i dag än igår. För när medarbetarna blir bättre, då blir organisationen bättre.
- Gruppskaparen. Ordet ledarskap betyder att leda så att andra ska vilja och kunna skapa. Ingen är stark ensam och den bästa gruppen är där alla vill och har möjlighet att skapa. Problem löser man bäst tillsammans.
- Bortprioriteraren. Hälften så mycket blir dubbelt så bra. Ta bort de arbetsuppgifter som inte är viktigast och de som du inte kan påverka. Lägg mer fokus på det som ger störst effekt på minst insats.
- Relationsförädlaren. Värdefulla relationer är relationer med värden i. Hur värdefull är jag för människorna omkring mig? Det är viktigt både för att få folk att vilja stanna på arbetsplatsen och för att ha lojala kunder.
- Kommunikatören. Kommunicera på ett tydligt sätt som skapar trygghet. Tydlighet skapar trygghet. Otydlighet skapar otrygghet.
- Självkännaren. Var trygg och tro på dig själv. Du behöver både ha en bra självkänsla, självinsikt och självförtroende.
- Spanaren. Fyren är en bra metafor. Oavsett storm står den stadigt. Den har lampor som snurrar 360 grader, den ser vad som händer omkring både i omvärlden och i närheten. Hur mår medarbetarna omkring dig? Vad vill kunden ha imorgon som den inte ville ha igår?
- Välbefinnaren. Hur ofta återhämtar du dig? När vi mår bra möjliggör vi att det kan gå bra. Det mesta som inte underhålls går sönder över tid.
Källa: C.Hansson. chef.se (2024). https://chef.se/artiklar/10-viktiga-klokfaktorer-hos-framgangsrika-ledare/
Författare: Joacim Öhman
Planering i full gång!
Vi bygger vidare på ett lyckat koncept och är stolta att meddela att även årets Utbildningsdag med Projectpartner anordnas i samarbete med oss på Svenskt Projektforum.
Vi fick ett härligt gensvar från alla samhällsbyggare som var med och boostade sin projektledningskompetens tillsammans med oss förra året. Några exempel från uppföljningsenkäten:
” Ni levererar som alltid föredragshållare med hög kvalitet och med tänkvärda tips samt konkreta saker att ta med sig hem för att använda både i jobbet och privat.”
” 10 poängare att föreläsningarna har en gemensam röd tråd. Guldkant med "branschmingel" med möjlighet att knyta kontakter.”
” Toppen med upplägget halvdag i centrala Stockholm.”
Var: IVA Konferenscenter
När: 2 oktober 2024, start kl 13
Givetvis är deltagandet på Projectpartners Utbildningsdag kostnadsfritt.
Vi återkommer innan midsommar med tema för året, då öppnar vi också för anmälningar!