Fri från distraktioner
I boken Indistractable ger techprofilen Nir Eyals konkreta tips för att skapa en distraktionsfri arbetsmiljö.
1.Bestäm hur ditt liv ska se ut och planera det
För att kunna hålla fokus behöver vi planera vår tid och veta vad vi ska hålla fokus på. Vår värdefullaste tillgång – vår tid – är obevakad och väntar bara på att någon ska stjäla den. Om vi inte planerar vår dag, så gör någon annan det, skriver Nir Eyal.
Eyal delar upp livet i tre domäner: jag själv, mina relationer och jobb/karriär och först behöver vi fundera igenom vad vi vill lägga fokus på.
- Jag: Vem vill jag vara och vad vill jag göra? Vill jag träna eller lära mig något? Allt måste övervägas – sömn, kost, motion, utbildning.
- Relationer: Vilka människor i mitt liv är viktigast för mig?
- Karriär: Vilka uppgifter behöver jag ta itu med? Vilka ambitioner har jag i jobbet? Vad behöver jag göra för att nå dem?
Att planera sin tid och göra att-göra-listor är A och O för att verkligen göra det man föresatt sig, skriver Eyal.
2. Ta kontrollen över dina externa triggers
Det som får oss att byta aktivitet från den planerade till den distraherande, är ofta något som kommer utifrån, en extern trigger – många gånger en pushnotis från en app i vår mobil. Nir Eyal ger flera råd för att ta bort onödiga externa triggers:
- Gå igenom dina notisinställningar så att du själv har kontroll över vilka appar du får notiser från och inte.
- Behöver du verkligen alla appar som du har, eller kan du rensa bort några av dem?
- Lägg bort mobilen när du behöver fokusera – forskning visar att vi påverkas av den, även när den ligger bredvid oss utan att vi använder den.
3. E-posten
E-posten är en av vår tids värsta tidstjuvar och verktyget har fått ett helt eget kapitel i Indistractable. Eyal kallar e-posten ”The mother of all habit performing products” – den mest vanebildande produkten av alla. Den fungerar som en enarmad bandit, där vi aldrig vet när nästa belöning ska dyka upp eller hur stor den kommer att vara. Därför går vi in igen och igen i vår inbox.
Det finns flera saker att göra för att minska tiden du lägger på mejlen:
- Minska mejlandet. Det är rätt enkelt: ju fler mejl du skickar, desto fler får du. Så – skicka färre mejl.
- Gå aldrig in i ett mejl mer än två gånger. Ofta öppnar vi och läser samma mejl gång på gång innan vi väl gör något åt det.
- Planera din mejltid.Avsätt en stund per dag när du besvarar mejl. Då kommer du ifrån de eviga avbrotten som det innebär att läsa och svara på mejl ideligen.
4. Ta kontrollen över dina interna triggers
Vad händer om någon ber dig att inte tänka på isbjörnar? Du tänker förstås på – isbjörnar.
Att bara kämpa emot ett sug fungerar sällan, snarare blir det istället där allt vårt fokus hamnar. Därför behöver vi teknik för att klara att stå emot en dålig vana, oavsett om det handlar om att röka eller plocka upp mobilen igen. Lär känna dina triggers som får dig att släppa det du tänkt göra eller det du bestämt att du inte ska göra.
5. 10-minuters regeln
När rökare försöker sluta röka så är det en teknik som gör att betydligt fler lyckas: tiominutersmetoden. Eller ”surf the urge” – surfa på suget, som Eyal skriver.
Hur ska vi ändra beteenden? Det handlar inte om att skjuta bort känslan eller suget, men heller inte att ge upp för den. Istället så ska vi, när suget uppstår – oavsett om det är att titta på ett avsnitt till på tv-serien, ta upp mobilen eller hälla upp en skål chips – vänta i tio minuter. När tio minuter har gått så får vi ge oss hän om suget fortfarande är kvar, resonerar Eyal – men ofta så är det inte det.
Lycka till!
Medlemserbjudande - Contentdagen 2020
Jobbar du med kommunikation i projekt eller är projektledare i kommunikationsbranschen? Vi har fått möjlighet att erbjuda biljetter till ett evenemang med content i fokus: Contentday 2020 som äger rum den 14 februari på Scandic Anglais i Stockholm. Content Day arrangeras av Swedish Content Agencies.
Allt fler företag och projekt vill och behöver jobba mer med content i olika former för att nå sina kunder och övriga intressenter. Hur kommer man närmare affärsnyttan och hur mäter man kommunikationens roll? Contentdagen är en späckad halvdag på Scandic Anglais i Stockholm. Swedish Content Agencies bjuder in till en inspirerande kunskapsdag med både Key Note Speakers och paneldebatt.
Talare är bland annat: Ola Andersson, Ansvarig digitala kanaler på Systembolaget, Christian Ström, Publisher på Newsner och Johanna Säll, CEO på N365.
Ange koden PROJEKT så får du biljetten för 2.495:- (Ord pris 2.995:-) Du anmäler dig här >
PROGRAM
Ett späckat schema mellan kl. 8–13.
Frukost och incheckning.
Swedish Content Agencies välkomnar alla till årets Content Day.
Jonathan Kullman
”Så marknadsför du ditt företag mot kineser i Sverige”
Jonathan Kullman, Nordic Business House, expert på Kinas digitala landskap delar med sig av sina insikter för att effektivt nå målgruppen.
Två effektiva case
”Den nya tidens spridning” – Christer Ström, Newsner om hur man når effekt idag.
”Best use of Facebook” – Jonna Säll, N365 talar om effektiv konvertering och marknadsföring på Facebook.
Fika och mingel
Paneldebatt
”Vad krävs för att skapa effekt som är mätbart”
Panelen består av representanter från både byråer och beställare.
Ola Andersson
”Hur kommer plattformar som Facebook, Amazon, Google och Apple att styra våra liv?”
Ola Andersson, Systembolaget omvärldsspanar om jättarnas effekt på våra liv.
Avslutning och mingel
Utdelning av SWCAs effektguide – en fortsättning på SWCAs ”Spaning efter effekt”.
Projektforum 2019
För andra året i rad arrangerade vi Projektforum i fantastisk inramning på Grand Hôtel i Stockholm!
Vi fick ta del av helt fantastiska föreläsningar under dagen:
Under Anna Bellmans ledning och moderering fick vi lyssna till inspirerande föreläsning. Dagen började med Karin Zingmark som pratade om kommunikation i vår digitala värld. Olof Johansson från Trafikverket gav en spännande inblick i flera innovativa projekt som är eller snart är verklighet – digitalisering av transportsystemet! Och Anna Bennich – gav nya insikter om stress men framförallt vikten av återhämtning och att ”skrota” – att göra ingenting eller göra något helt annat – för att hjärnan ska få vila en stund… Susanna Stensdotter introducerade en metod för att hitta projektets syfte och mening med IKIGAI och Eva Brännvall pratade om cirkulär ekonomi eller återbruk av möbler i ett spännande projekt på KRAV’s huvudkontor i Uppsala. Linda Davidsson och Henrik Albertsson från Trafikförvaltningen i Stockholm berättade om arbetet med att bygga ut och förbättra kollektivtrafiken i Stockholm – projekt för 900.000 resenärer dagligen. Mattias Kahki gav inspirerande tankar om hur man skapar en bra kultur för att nå bra resultat i sina projekt. Och slutligen Annika Hultqvist som lyckats med ett (nästan) omöjligt projekt och de framgångsfaktorer hon identifierat.
Ett stort TACK till er alla; föreläsare, deltagare och partners som bidrog till en så lyckad dag!
Att lyckas agilt handlar om kultur
Mattias Khaki är föreläsare och projektledare med erfarenhet av att leda, driva och hantera skalbara och omfattande team i både föränderliga och stabila kulturer. Den 4 december kommer han till Projektforum 2019 på Grand Hôtel i Stockholm.
Varför misslyckas många organisationer med att bli agila? Det handlar om företagskulturen, menar Mattias Khaki. - Agila metoder är egentligen en form av ledarskap och projektledning, säger han. Att arbeta agilt handlar om att kunna vara reaktiv till en föränderlig sanning, genom feedback från kunden, och samtidigt få ut det bästa kundvärdet. - Om organisationen vill bli mer innovativ och använda ett agilt arbetssätt, kan det finnas strukturer och invanda processer som gör det svårt att plötsligt ändra riktning. Att lösa nya problem med gamla metoder är i princip omöjligt.
– Men det agila fungerar inte heller utan struktur. Det finns exempel på företag som har tappat kontrollen, där alla team jobbar agilt, men man har tappat helheten. Strategi är vad du jobbar med, kultur är hur du jobbar. – Feedback kommer att sätta kulturen för ert team, projekt och företag. Den enklaste kulturen att anpassa för alla projekt är en kultur av uppriktighet.
Missa inte Mattias Khakis föreläsning den 4 december!
Läs mer och boka din plats här>
Årets Projektledare
Årets Projektledare är utsedd! Grattis säger vi till vinnaren Ingela Ekebro som presenterades på Projektnäring den 15 november.
Projekt Helios var ett åtta-miljarders projekt för att bygga en ny massafabrik i Timrå. Det bestod av totalt 13 delprojekt, varav 9 för själva anläggningen och 4 för marknad, kvalitet, vedförsörjning och verksamhetstillstånd. Projektledningsgruppen bestod av ca 150 personer varav ca 40 från SCA. Ingela var ytterst ansvarig från förstudien, som startade 2014, till genomfört projekt och uppstart 2018. Projektet lyckades leverera på tidplan, inom budget, utan allvarliga olyckor och uppstartskurvan följs.
Om utmärkelsen Årets projektledare: Sedan 1995 delar Svenska ProjektAkademien ut utmärkelsen Årets projektledare till personer som gjort utomordentliga projektledargärningar. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet.
Foto: Bosse Hedman
Se upp för oxymorona projekt!
Oxymoron betyder ”skarpsinnig dumhet”. Man brukar tala om oxymorona uttryck, exempelvis ”skynda långsamt”, talande tystnad”, ”jätteliten” eller ”bitterljuv”. Vad har detta med projekt att göra? Och vad skulle då ett oxymoront projekt representera?
Det jag menar är att väldigt många organisationer fortfarande har en oxymoron inställning till val av projekt som arbetsform. Jag stöter ganska ofta på exempel där man säger att ”nu ska vi starta ett projekt” utan att det är ett projekt på riktigt och det drivs heller inte som ett projekt. Jag råkar även ut för flera personer som säger att ”detta är inget projekt” utan vi arbetar på som vanligt, fast det borde drivas som ett projekt med allt vad det nu innebär. Dessa beslut anser jag då vara ”skarpsinniga dumheter” i alla fall dumheter! De som fattar dessa beslut gör det
förhoppningsvis på grund av bristande kompetens och inte utav ren elakhet. Jag tror att många av er projektledare har stött på beställare/projektägare som inte har full koll på vad det innebär att initiera ett projekt. Varje gång detta händer blir vi nog ganska irriterade och besvikna, men det hjälper då inte med att knyta näven i fickan och svära för oss själva över detta elände, utan vi måste då ta vårt ansvar och stötta beställaren/projektägaren. Vi har igen det, det lönar sig för oss om vi får någon som börjar förstå vad det faktiskt innebär att initiera ett projekt. Hur ska man då gå tillväga för att inte hamna i en besvärlig situation? Ja, enligt min erfarenhet finns det några enkla saker som man kan försöka med. Innan jag kommer in på dessa ska jag införa några nya ord och uttryck .
Idékedjan
Det första uttrycker är ”Idékedjan” som beskriver hur ett projekt kommer in i tiden. Den ser ut som följe
1. Idé
2. Kravspecifikation * (beställaren)
3. Offertförfrågan
4. Projektdefinition * (projektledaren)
5. Offert
6. Avtal *
Någon får en idé, någon (Beställaren) godkänner idén och är beredd att utveckla den. Beställaren måste dock konkretisera och dokumentera vad det är hon eller han säger ja till, detta sker i Kravspecifikationen (eller projektbeställning eller projektdirektiv eller vad vi nu kallar detta VAD-dokument). Därefter ska Beställaren be om hjälp med HUR detta VAD ska förverkligas. Beställaren går ut med en offertförfrågan (oavsett om det är internt eller externt). När en Projektledare får en offertförfrågan med bilagd kravspecifikation ska en Projektdefinition (eller projektspecifikation eller projektplan) tas fram som sedan presenteras (offereras) till Beställaren. I detta läge inträder troligen an förhandling som förhoppningsvis mynnar ut i en överenskommelse – ett avtal. De tre stjärnförsedda orden i uppräkningen ovan betyder ”dokument” det vill säga alltid skriftligt. Detta är idékedjan.
Projektskurk
Nästa uttryck som jag vill beskriva är ”projektskurk” som då inte är en människa utan en företeelse som stjälper projekt. Det är mina erfarenheter som jag bygger på. Det finns enligt mig tre projektskurkar och dessa är:
1. Avsteg från ”Idékedjan”
2. Problem med interna resurser (människor)
3. Bristande rutin för ändringar
Projektets måsten
Det tredje uttrycket som jag vill introducera är ”Projektets måsten”. Även dessa är tre stycken och de är (jag ger även några exempel):
1. Roller (beställare, projektledare, utförare)
2. Aktiviteter (riskanalys, uppföljning, ändringshantering)
3. Dokument (kravspecifikation, projektdefinition, avtal)
När vi väljer projekt som arbetsform måste vi ha vissa roller,vi måste göra vissa aktiviteter och vi måste producera ett antal dokument.
Slutsats
För att ett projekt inte ska bli en skarpsinnig dumhet uppmanar jag er att följa mitt tips för att få ett lyckat projekt, nämligen: Använd MP3. MP3 är då inte den lilla musikmaskinen som vi hade tidigare, utan MP3 står för:
1. Använd projektets Måsten!
2. Undvik Projektskurkarna!
3. Ställ de 3 guldfrågorna:
– Vem är beställare?
– Vad ska vi leverera?
– När ska det vara klart?
Följ dessa enkla råd och ni ökar chansen väsentligt för att ni inte ska drabbas av ”Oxymoroni”!
Text: JOHAN HYDÉN
har arbetat i projekt i över 40 år och som projektledare i över 30 år. Han är certifierad PMP, IPMA D, PRINCE2 samt hedersmedlem i engelsk projektledarorganisation. Johan har varit ordförande i Svenskt Projektforum.
Förändra strukturerat
Alla har vid det här laget hört sin ledning säga att ”omvärlden förändras i en allt snabbare takt, och vi måste förändras med den”. Men få ledningar ger medarbetarna strukturerad vägledning i hur det ska gå till. Här berättar Camilla Rothschild Hillborg och Johanna Wiking hur de tog fram ett strukturerat arbetssätt för förändringsledning för ICA Gruppen, ett ramverk som nu används brett inom hela koncernen.
Många av oss arbetar i företag som kämpar med förändringar som ett led i ökad digitalisering, agilisering och robotisering. Alternativet är ju att stanna i utvecklingen – och dö. Men tänk om vi sliter och stressar upp oss förgäves? Tänk om vi…
• … bygger system som ska ge oss mer tid över, men som istället leder till att vi får ännu mer att göra?
• … ritar nya processer, som ingen någonsin kommer följa, för ingen har förklarat varför?
• … skapar nya organisationsstrukturer som ska göra oss mer effektiva, men som slutar med att vi fortsätter som vanligt?
Det vore trist. Och ändå är det precis det som oftast händer. Enligt Gartner är det så många som 70 procent av alla IT-implementeringar som inte når önskade effekter. Och orsakerna till det stavas varken system, processer eller organisationsstrukturer. Orsakerna är vi, människorna, som sällan hoppar av glädje inför nya arbetssätt. På ICA Gruppen förstod man tidigt att man behövde ta människoperspektivet på allvar. Koncernen skulle behöva genomgå ett stort och växande antal förändringar för att fortsatt vara starka på marknaden. Att få medarbetarna att förändras var en nyckel. I slutet av 2016 tog ICA:s koncernledning beslut om att starta ett projekt för att höja ICA:s mognad inom förändringsledning. Och det var där vi kom in, Camilla som projektledare och förändringsledare och Johanna som lösningsansvarig. Ett första steg i projektet var att utveckla en egen förändringsledningsmodell.
En enkel och koncerngemensam förändringsledningsmodell
Ett av ICA:s ledord är enkelhet och det tog vi fasta på. Det var viktigt att modellen skulle ge beställare, styrgrupper, projektledare och chefer ett enkelt och tydligt stöd i förändringsarbetet. Efter cirka två år i drift har flera hundra anställda utbildats i modellen och i ICA:s filosofi inom förändringsledning. Modellen används nu brett, i allt från små förändringar till större transformationer med påverkan på tusentals medarbetare.
• Modellen består av fyra faser med ett stort antal mallar och verktyg för varje fas.
• Modellen är synkad med ICA:s projektmodell och förvaltas och ägs av ICA:s Transformation Office.
• Ett flertal utbildningar finns för medarbetare och ledare, den senare med fokus på vad det innebär att leda i förändring.
• Ett nätverk för förändringsledare har skapats för att främja vidareutveckling, kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Read more
Projektdöden är här!
Missa inte eventet Projektforum 2019 - bland annat med programpunkten: Projektdöden är här!
Trafikförvaltningen ansvarar för kollektivtrafiken i Stockholmsregionen, för de flesta kända för varumärken som SL, Waxholmsbolaget, Färdtjänsten och Spårvägsmuseet. Verksamheten omsätter ca 20 miljarder per år och varje år investeras ca 6 miljarder i att bygga ut och förbättra kollektivtrafiksystemet i Stockholm. Just nu driver Trafikförvaltningen ca 150 investeringsprojekt och vi får lyssna till några av dem, hur det fungerar att bedriva projekt i en politiskt styrd organisation, hur Trafikförvaltningen hjälper till att utveckla Stockholmsregionen, utmaningen med att minimera påverkan på resenärerna och hur de tog döden till hjälp...
Linda Davidson, gruppchef projektkommunikation
Kommunikation som påverkar och känns i hjärtat. Och en bra chef. Dessa krav har tagit Linda från olika byråer, Moderaterna, journalistiken, Lärarförbundet och till Region Stockholm/SL. I dag ansvarar Linda och hennes grupp för kommunikationen till närmare 900.000 resenärer och andra intressenter när kollektivtrafiken byggs ut och rustas upp. Ett stort, kul och viktigt uppdrag som påverkar hela regionen och förtroendet för SL-trafiken.
Henrik Albertsson, sektionschef teknik
Henrik har jobbat med teknikutveckling i alla möjliga former och verksamheter. På trafikförvaltningen ansvarar han för en grupp av tekniska specialister som hjälper projekten att nå lyckade leveranser. När man jobbar med utveckling av Stockholms kollektivtrafiksystem finns det alltid både roliga och utmanande problem att lösa, från små tekniska detaljer till otroligt komplexa frågor som uppstår när miljardinvesteringar ska realiseras.
Projektforum 2019 är ett inspirerande heldagsevent som äger rum den 4 december på Grand Hôtel i Stockholm.
Missa inte att boka din plats: Läs mer och anmäl dig här>