Fokusera dina möten på resultat – inte agendor
Tre experter på möten har undersökt företags mötesplanering. De har också läst böcker och artiklar i ämnet.
De pekar på att det är svårt att hitta en bok om möten som inte börjar med vikten av agendor. Även om du kanske antar att detaljerade dagordningar förbättrar dina möten, kan de ha exakt motsatt effekt. Vad driver detta kontraproduktiva beteende – och vad ska mötesledare göra istället?
Att sätta ihop en detaljerad agenda för varje möte kostar resurser som kan spenderas någon annanstans, och det kan få oss att känna oss förberedda och fulländade även om det inte leder till mer effektiva möten. När vi väl har lagt vår tid och ansträngning på att skapa en agenda kommer vi sannolikt att anta att agendan tillför värde. De anställda i vår studie rapporterade att de spenderade mer än tre timmar varje vecka på att arbeta med agendor, vilket tyder på att agendor inte bara ger en falsk känsla av prestation - de kan aktivt skada team genom att ta upp resurser som kunde ha använts bättre någon annanstans.
Om du inte är säker på var du ska börja, fråga dig själv: "Vad hoppas jag uppnå i det här mötet?" I en studie fann vi att helt enkelt att uppmana människor att tänka på ett mötes önskade resultat ledde till att de satte betydligt tydligare mål för det mötet. När du vet vilket resultat du hoppas uppnå kan det sedan vägleda alla andra aspekter av att planera och driva mötet.
Fem steg som kan hjälpa dig att förbereda dig för ett resultatdrivet möte:
- Börja med varför. Vad är syftet med att ha det här mötet? Vad hoppas du kunna åstadkomma?
- Gå vidare till vad. För att uppnå det mål du har definierat, räcker det med en enkel friformsdiskussion? Om ja, är din förberedelse klar. Om inte, lista ut de ämnen eller teman du behöver täcka.
- Tänk på vem. När du vet varför du träffas och vad du hoppas kunna prata om kan du avgöra vem du behöver i rummet för att nå det målet - och vem som inte behöver vara där. Fundera på om du kan checka in med vissa intressenter i förväg, både för att spara tid och hålla mötet mer fokuserat.
- Överdriv inte hur. Vissa mål gynnas av strukturerade samtal. Till exempel har brainstorms, retrospektiv och gå-runt-rummet-och-svara-på-en-fråga-möten verkligen sin plats. Men var inte rädd för att låta strukturen finna sin väg i realtid baserat på hur samtalen utvecklas.
- Var försiktig med när. Det är frestande att sätta tidsgränser för allt: tio minuter för det första ämnet, fem minuter för det andra och så vidare. Men enligt vår erfarenhet är det mycket svårt att hålla sig till dessa scheman, och de kan skapa kontraproduktiv mötesdynamik. Till exempel tyder forskning på att särskilt för kreativa projekt kan du hålla dig till en stel plan från att prata tillräckligt länge för att den bästa idén ska dyka upp. Även om grova tidslinjer kan vara användbara för särskilt komplexa möten, är de ofta mindre nödvändiga än du kanske tror, och de kan vara mer användbara som personliga riktlinjer för dig att tänka på dig själv än som en struktur som formellt tillkännages för gruppen.
Källa Harvard Business Review: https://hbr.org/2022/10/is-agenda-theater-ruining-your-meetings
Seminarium: Varför jobba i projekt?
Vi vill tipsa om detta kostnadsfria digitala seminarium som arrangeras av Ledarskap och Projekthantering Sverige AB
Måndag den 19 december 2022 klockan 15:00 – 16:00
Under seminariet kommer de att bjuda på tankar och reflektioner kring projekt som arbetsform.
Varför ska man jobba i projekt och vilka fallgropar finns?
Varför ska man ibland välja andra arbetsformer?
Anmäl dig via mail till Anita hos Ledarskap & Projekthantering: anita.krantz@projekthantering.se
Grattis till alla certifierade i oktober!
Vi gratulerar alla som IPMA certifierat och re-certifierat sig under oktober!
Det är bevisat: Naturen är avstressande!
Forskning visar att en timmes promenad i naturen sänker hjärnans stresspåslag en effekt som inte uppnås vid en promenad på en trafikerad shoppinggata.
Att bo i städer är förknippat med en ökad risk för psykiska störningar som ångeststörningar, depression och schizofreni, därför är det viktigt att förstå hur exponering för urbana jämfört med naturliga miljöer påverkar den mentala hälsa och hjärnan. Det är amygdala som sköter stresshantering i hjärnan.
Hjärnaktivering mättes hos 63 friska deltagare, före och efter en timmes promenad och resultaten visar att amygdala-aktiveringen minskar efter promenaden i naturen, medan den förblir stabil efter promenaden i stadsmiljö. Dessa resultat tyder på att gå en promenad i naturen kan ha hälsofrämjande effekter på stressrelaterade hjärnregioner, och följaktligen kan det fungera som en förebyggande åtgärd mot mental belastning och potentiellt sjukdom.
Med tanke på den snabbt ökande urbaniseringen kan resultaten påverka stadsplaneringen att skapa mer tillgängliga grönområden och att anpassa stadsmiljöer på ett sätt som kommer att gynna medborgarnas psykiska hälsa.
Så inför eventuell stress till jul: ge dig en timmes promenad i naturen så kommer stresspåslaget att minska!
Källa: Molecular Psychiatry https://www.nature.com/articles/s41380-022-01720-6
Årets Projektledare 2022 - Beatriz Esponisa Arronte
Sedan 1995 delar Svenska ProjektAkademien ut utmärkelsen Årets projektledare till personer som gjort utomordentliga projektledargärningar. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet.
Beatriz Espinosa Arronte har lett projektet Självkörande elektriska bussar, Scania CV AB. Hon byggde tidigt ett starkt och effektivt team, vilket var en extra utmaning eftersom alla i projektet tidigt ställde om till 100% distansarbete i och med pandemin. Projektorganisationen (ca 200 personer) hade en väldigt hög tvärfunktionalitet, samt olika strukturer, kulturer och arbetssätt både inom och utanför Scania. Med sitt mindset “vi kan inte misslyckas, vi måste hitta ett sätt att nå målen” i kombination med sin entusiasmerande personlighet, har Beatriz tagit fram nya sätt att ta sig framåt mot målen och lyckats få projektet att leverera resultat på rekordtid, utan att tappa fokus på kvalitet eller långsiktigt perspektiv för Scania. En viktig framgångsfaktor har varit Beatriz mycket proaktiva arbete i att identifiera beslut som skulle komma att behövas och sedan säkrat att projektet fått rätt beslut, på rätt nivå och i rätt tid.
Projektakademiens motivering:
Med en ständig strävan att systematiskt vända nackdelar till fördelar, och genom att kontinuerligt utmana befintliga arbetssätt, så har Beatriz med ett visionärt ledarskap lyckats utveckla och leverera resultat på rekordtid. Med en stark övergripande vision och fokus på värderingar samt Scanias kärnvärden lyckades Beatriz entusiasmera projektmedlemmarna i både med- och motgångar. Med sitt öppna, agila mind set och förståelse för helhet och affärsmässighet var Beatriz en viktig kugge i beslutet att nedmontera och styra om projektet. Detta ledde till en stolthet i projektorganisationen för allt som åstadkommits och ett utmärkt omhändertagande av resultaten som kommer att återanvändas också för andra autonoma fordonslösningar hos Scania.
Beatriz Espinosa Arronte tar emot utmärkelsen Årets Projektledare på eventet Projektnäring den 18 november
Intervju med Beatriz: https://youtu.be/OYZWlB45CgU
FINALISTERNA 2022:
Fredrik Johansson - Nominerad för projektet ”Torvåsenklustret”.
Intervju: https://youtu.be/L510Axl7JsA
Fredrik Johansson leder Torvåsenprojektet och är anställd på Ellevio som investerat ungefär en miljard kronor i en satsning som innebär en utbyggnad för vindkraft. Fredriks projektledning har karakteriserats av omfattande och gediget säkerhetstänk, med bra pedagogik för att få alla projektdeltagare att inse vikten av högt säkerhetsfokus och omfattande riskmanagement. Han har också tagit stort ansvar för att skapa samordning, fått olika aktörer att lära känna varandra och kommunicera vilket underlättat när problem uppstått. En framgångsfaktor för Fredrik som projektledare har varit att han under projektet planerat noggrant, hållit en tät dialog med projektets nyckelaktörer samt arbetat på ett innovativt sätt med risk management.
Beatriz Espinosa Arronte - Nominerad för projektet ”Självkörande elektriska bussar”.
Intervju: https://youtu.be/OYZWlB45CgU
Beatriz Espinosa Arronte byggde tidigt ett starkt och effektivt team, vilket var en extra utmaning eftersom alla i projektet tidigt ställde om till 100% distansarbete i och med pandemin. Projektorganisationen (ca 200 personer) hade en väldigt hög tvärfunktionalitet, samt olika strukturer, kulturer och arbetssätt både inom och utanför Scania. Med sitt mindset “vi kan inte misslyckas, vi måste hitta ett sätt att nå målen” i kombination med sin entusiasmerande personlighet, har Beatriz tagit fram nya sätt att ta sig framåt mot målen och lyckats få projektet att leverera resultat på rekordtid, utan att tappa fokus på kvalitet eller långsiktigt perspektiv för Scania. En viktig framgångsfaktor har varit Beatriz mycket proaktiva arbete i att identifiera beslut som skulle komma att behövas och sedan säkrat att projektet fått rätt beslut, på rätt nivå och i rätt tid.
Per Grundh - Nominerad för projektet ”SEB Apple Pay”.
Intervju: https://youtu.be/L6jVO74la0k
Per Grundh ledde projektet ”SEB Apple Pay”, som innebar att implementera Apple Pay inom hela SEB-koncernen. Han har genomgående sett till att undanröja hinder och säkerställa leveranser och samtidigt kommunicera med samtliga deltagare i projektet vilket har varit nyckeln för en framgångsrik projektleverans. Per beskrivs av medarbetarna som en person med stor personkännedom och kommunikationskunskap som skapat ett bra samarbetsklimat för alla i projektet. Pers erfarenhet, kompetens, och förmåga att leda projekt agilt i bankmiljön framhävs också som en viktig framgångsfaktor.
Hantering av flera portföljer
Detta är ett partnerinlägg från Thinking Portfolio
Hantering av flera portföljer kombinerar en organisations olika interna mognadsgrader med behoven av projekthantering
Fler och fler organisationer bestämmer sig för att genomföra projektportföljhantering där behoven inom olika affärsområden och arbetsmetodernas mognadsgrad beaktas.
Hantering av flera portföljer är ett fenomen som vinner terräng. Fler och fler företag och offentliga organisationer önskar använda projektportföljhantering för beslutsfattande med hjälp av hantering av flera portföljer. På så sätt kan branschspecifika informationsmodeller, prioritering, projektmodeller, riskhantering och budgetering användas på ett sätt som stödjer branschen eller affärsområdet.
Med erfarenhet från över 350 genomförda portföljer, växer trenden för hantering av flera portföljer enligt Thinking Portfolio, framför allt utifrån kundernas konkreta behov. Om hela organisationen måste öka sin förmåga inom projektportföljhantering till en nivå som krävs mest inom en viss verksamhet eller ett visst affärsområde, ligger överdriven utveckling framför oss. Verksamhetsmodellen producerar då inte ett värde på korrekt sätt för de där en lättare verksamhetsmodell räcker för bra beslutsfattande och vägledning. I sådant fall kan informationsmodellen och funktionerna i projektportföljen byggas så att de blir flexibla inom samma gemensamma projektportfölj. Ett annat populärt alternativ är att skapa två eller flera portföljer enligt mognadsnivå, behov och krav.
En viktig funktion för en bra projektportfölj är att stödja flerportföljshantering för att underlätta den parallella användningen av flera portföljer. Särskilt gäller det centraliserad resursplanering som kopplar samman portföljer, timrapporter, användarhantering, beroenden, riskhantering, finansiella rapporter och en klar bild som enkelt kopplar samman alla portföljer.
På detta sätt kan varje bransch- eller affärsområdesspecifik portfölj ha bruksanvisningar, en utvecklingsväg och en portföljägare som beaktar olika behov. Hantering av flera portföljer ger flexibilitet och underlättar utveckling och införande av portföljhantering. Förutom projektportföljer omfattar hantering av flera portföljer även bland annat användning, service, risk, lokaler, fusioner och förvärv, strategi och metriska portföljer, liksom hållbarhet och olika portföljer för efterlevnad.
Bra portföljhantering handlar till 80 % om att se framåt göra prognoser och till 20 % om att övervaka det som har hänt
Verksamhetsmiljön är en viktig enande faktor för portföljer. Förändringar i verksamhetsmiljön och risker såsom råmaterial, energi, räntesatser, pandemier, lagstiftning, efterfrågan, konkurrens, geopolitik och krig är gemensamma utmaningar för alla portföljer. Därför kan riskhantering och övervakning som kopplar samman portföljer centraliseras i en miljö med flera portföljer, för att stödja prognoser, prioritering och riskhantering för hela organisationen.
SSABs framgångssaga
Thinking Portfolios lösning för projekthantering skapade klarhet i det multinationella samarbetet
I och med sammanslagningen av SSAB och Rautaruukki 2014, prioriterades frågan att hitta ett gemensamt sätt att hantera planering, genomförande och rapportering. En gruppgemensam processmodell för investeringar och projekthantering utvecklades därför. Modellen utformades med målsättningen att vara praktisk men också att förenkla processerna. Sammanslagningen av organisationerna hade resulterat i att det fanns, bland annat, flera olika program för ekonomisk förvaltning och många kalkylblad i MS Excel med otaliga länkar.
Projektportfölj
Thinking Portfolio® är ett praktiskt verktyg för strategisk ledning. Portföljförvaltningsmodellen stöder affärsdriven, övergripande planering och beslutsfattande. Thinking Portfolio® är baserat på internationella ramverk för projektarbete och portföljförvaltning såsom PRINCE2, PMBOK, ABCD-projektmodellen och SAFe. I Thinking Porfolio används också branschoberoende modeller för att visualisera affärsfördelar och projektmognadsgrad.
Boka en demo
Ruth Zerbe
International Business Manager
+358 40 578 9000
ruth.zerbe@thinkingportfolio.com
https://thinkingportfolio.com/sv-main/
https://eacademy.thinkingportfolio.com
Subsribe to our newsletter: https://thinkingportfolio.com/en/contactus/
Strategiskt välmående med Dear Change den 8 december
Vad händer när man börjar arbeta strategiskt med välmående? Vilka mätetal synliggörs? Hur kan man använda dessa för att leda och styra verksamheten? Att skapa välmående och engagerade arbetsplatser är en av de absolut största utmaningar för dagens företag. Genom att ställa om och skapa konkreta styrmedel såsom faktabaserade mätetal och KPI:er blir välmåendet en naturlig och central i organisationen som inte bara skapar attraktionskraft utan även plockar fram verksamhetens fulla potential. Dear change revolutionerande strategiska verktyg för välmående gör detta fullt möjligt. Under det här webinariet kommer du få full insyn i hur verktyget fungerar och verkar för att enkelt och kraftfullt börja ert strategiska arbete mot en hållbarare och bättre arbetsplats.
Medlemserbjudande
Detta är ett partnerinlägg från Ledarskap och Projekthantering Sverige AB
Som lämnar 10% rabatt till Svenskt Projektforums medlemmar.
IPMA-registrerad projektledarutbildning elva alternativt fem dagar hos Ledarskap och Projekthantering Sverige AB. Efter utbildningen kan du komplettera med en logga som visar att du gått en IPMA registrerad utbildning.
Gäller kursstarter våren 2023.
Elvadagarsutbildningen omfattar fem dagar ledarskap och sex dagar projektkunskap.
Femdagars är en komprimerad utbildning av det långa programmet och omfattar två dagar ledarskap och tre dagar projektkunskap
Information, produktblad och aktuella kursstarter www.projekthantering.se
Där kan du även klicka vidare till kursrecensioner utbildning.se. 544 kursrecensioner varav 99% med namn och företagsnamn. Kursrecensionerna skrivs direkt på utbildning.se utbildningsportal.
Kontakta oss gärna för ytterligare information och schema.
Olika sorters vila
6 typer av vila (förutom sömn) som alla behöver
Nu i december är dagarna ofta mörka, vi är lite extra trötta och längtar efter några extra dagar ledigt i samband med jul- och nyår. Läkaren och forskaren Saundra Dalton Smith har identifierat sju olika typer av återhämtning som både kroppen och knoppen behöver. Även om du sover gott om nätterna kan det finnas annan typ av vila du behöver. Så inför några lediga dagar kanske det är dags att inventera vilken typ av vila du behöver?
Här förklarar Dalton Smith för The Stylist vilka typer av vila, förutom sömn, som finns.
1. Mental vila
Om hjärnan går på högvarv och du har många bollar i luften kan mental vila vara precis vad du behöver. Allt som ger hjärnan chans att vila från tankar och fokusering är bra. Det kan handla om meditation, en kort promenad för att rensa skallen eller något så trivialt som att hänga upp tvätten.
2. Sensorisk vila
Vi peppras dagligen med nya sinnesintryck, vare sig vi vill eller inte. Vi är dessutom ständigt uppkopplade mot datorer, surfplattor, tv-apparater och mobiltelefoner som kastar information efter oss. Ibland behöver vi lite vila från extern stimuli. Det enklaste sättet är att helt enkelt logga ut och leva ”ouppkopplad” en stund.
3. Kreativ vila
Många jobb innefattar problemlösning och nya idéer. Det innebär i sin tur att du bränner väldigt mycket kreativ energi. Enligt Dalton Smith går det emellertid att fylla på energidepåerna genom att söka inspiration. Det kan handla om en kreativ hobby, att lyssna på bra musik eller gå ut i naturen och njuta.
4. Emotionell vila
Många av oss stänger in våra känslor och kastar bort nyckeln. Anledningen kan vara av hänsyn till andra eller att vi inte riktigt har förmågan att uttrycka oss. Det kräver hursomhelst väldigt mycket energi. Emotionell vila går att uppnå genom att bearbeta tankar och känslor och kanske våga dela dem med någon i din närhet.
5. Social vila
Andra människor kan ge oss energi, men de kan också dränera den. För någon som drar åt det introverta hållet kan ensamtid vara ett utmärkt tillfälle att ladda batterierna, men social vila behöver inte ske helt på egen hand. Så länge du hänger med människor som ger skänker dig energi i stället för att ta fungerar det precis lika bra.
6. Spirituell vila
Dalton Smith beskriver spirituell vila som något utanför det kroppsliga och mentala. För dig som inte är religiös kan det exempelvis innebär att du ägnar dig åt något som ger dig ett syfte – som att ställa upp som volontär eller något annat som skänker mening.
Vilken typ av vila behöver du?
De allra flesta behöver kryssa av samtliga typer av vila för att fungera optimalt. Hur mycket du behöver av varje sort är individuellt. Det beror helt enkelt på vilken typ av energi du gör av med mest i ditt vardagliga liv. Dalton Smiths råd är att regelbundet reflektera över vilken typ av återhämtning du behöver. Du behöver inte vänta till det är semester för att ladda dina batterier.
– Vi måste ha en pågående återhämtningsprocess som vi kan integrera i våra liv. Målet är att leva ett utvilat liv där vi fortfarande kan producera på hög nivå, säger hon.