Portföljhantering är den bästa framtidsplaneringen som förvandlar osäkerhet till en möjlighet
Osäkerhet är sällan en inbjuden gäst, men för närvarande har osäkerhet fått en permanent plats på alla planerings- och beslutsbord.
Osäkerhet kan på många sätt ses i verksamhetsmiljön och återspeglas i den dagliga ledningen och det dagliga beslutsfattandet. Det är viktigt att acceptera osäkerhet och risker som en del av det vi gör, på samma sätt som kvalitet, datasäkerhet och hållbar utveckling.
Osäkerhet och förberedelse berör hela organisationen, även om ledningen är ansvarig för beslutsfattandet. Olika människor ser på osäkerhet på olika sätt i en organisation och genom deras tidigare erfarenheter värderas också möjliga effekter utifrån olika utgångspunkter. Faktum är att man efteråt kan veta vilket det bästa sättet är, hur man borde ha reagerat och förberett sig på särskilda signaler.
Portföljhantering ger i sina olika former säkerhet för organisationen, både inom den offentliga och den privata sektorn, för utvärdering av effektivitet och därmed bättre beslutsfattande. Osäkerhet kan utformas som en del av olika portföljdatamodeller och sätt att arbeta.
Typiskt för riskportföljen är den ständiga utvärderingen av riskernas sannolikhet och inflytande, liksom de många effekter som orsakas av sambandet mellan olika osäkerheter och risker. Flera effekter är de som, så att säga, kan göra så att båten kantrar. Flera effekter och beroenden mellan saker är också den viktigaste orsaken till att portföljhantering behövs. Vi kan styra vår bil även i dåligt väder, men att förutse den övriga trafiken börjar bli en utmaning – i trafikstockningar lättar vi åtminstone på gaspedalen.
Brådska är alltid dyrt
Samma situation gäller för ett enskilt projekt. Riskerna och osäkerheterna i ett projekt kan redan hanteras ganska bra med hjälp av erfarenhet, men med hundratals samtidiga projekt som framskrider i varierande takt, kanske åt olika håll och i olika stadier, gör det redan situationen mycket utmanande. När ett eller kanske flera projekt försenas på grund av osäkerhet och risker, börjar organisationens arbete att bli överbelastat. Risken är att kundleveranser, investeringar, utvecklingsarbeten och även uppgifter föreskrivna i lag blir allvarligt försenade eller överhuvudtaget inte utförs. Budgetar och resursplaner slutförs inte som planerat och saker och ting börjar trappas upp. Brådska är ofta den första svaga signalen som ses i efterutvärderingen, vilket alla kände igen när allt fortfarande verkade vara bra.
Portföljhantering hjälper till att förutse och se framåt
Vi blir alltid medvetna om grundorsakerna till händelser efteråt, men det är det vi kan göra i förväg är som är viktigt. Projekt, risk, resurs, användning och tjänsteportföljhantering är de bästa exemplen på vilka slags prognosverktyg som för tillfället finns tillgängliga. Var och en av dessa erbjuds och kan genomföras oavsett företagssektor som stöd åt ledningen genom information, prognoser och hantering av osäkerhet.
Portföljhantering handlar om att se framåt, göra prognoser och att styra med hjälp av information
Portföljhantering handlar till 80 % om att se framåt och till 20 % om att rapportera och lära från det som har hänt. Under osäkra tider har vi alltid klättrat upp i det högsta tornet, trädet eller på berget i byn för att se vad som kommer. Idag är denna organisations högsta punkt att hålla utkik och förutse portföljhantering och en god styrning av denna.
LÄS MER
Thinking Portfolio Portfolj Whitepaper
Ruth Zerbe
International Business Manager
+358 40 578 9000
ruth.zerbe@thinkingportfolio.com
https://thinkingportfolio.com/sv-main/
https://eacademy.thinkingportfolio.com
Strategiskt välmående med Dear Change
Deltagarna bjuds på trender och omvärldsbevakning/forskning gällande framtidens friskvård. Webinariet genomförs via zoom.
Torsdag den 8 december, 10.00-11.00
Vad händer när man börjar arbeta strategiskt med välmående? Vilka mätetal synliggörs? Hur kan man använda dessa för att leda och styra verksamheten? Att skapa välmående och engagerade arbetsplatser är en av de absolut största utmaningarna för dagens företag.
Genom att ställa om och skapa konkreta styrmedel såsom faktabaserade mätetal och KPI:er blir välmåendet en naturlig och central i organisationen som inte bara skapar attraktionskraft utan även plockar fram verksamhetens fulla potential. Dear change revolutionerande strategiska verktyg för välmående gör detta fullt möjligt. Under det här webinariet kommer du få full insyn i hur verktyget fungerar och verkar för att enkelt och kraftfullt börja ert strategiska arbete mot en hållbarare och bättre arbetsplats.
Nätverk Portföljstyrning tisdagen den 22 november
Fokusområdet för nätverksträffen är Rättvis styrning av resursanvändning vid portföljstyrning.
Vi kommer att gå igenom och diskutera kring interndebitering vid resursplanering i allmänhet och vid tillämpning av SAFe och Lean Portfolio Budget i synnerhet.
- Vi går igenom vad som menas med interndebitering
- Vilka fördelar finns det?
- Vilka svagheter och fallgropar kan vi tänka oss?
- Vad innebär det för linjeorganisationen?
- Hur ser styrning och uppföljning ut?
Missa inte din re-certifiering
Din certifiering är giltig i fem år.
En recertifiering består av två steg – en introduktion och en ansökan. Genom att recertifiera dig ges du en unik möjlighet att utvärdera dina samlade kunskaper och erfarenheter från de senaste fem åren. Förutom att du kan använda lärdomar av ditt eget arbete till att bli en ännu bättre projektledare så vässar du ditt cv med ett uppdaterat certifikat. Om du recertifierar dig kommer du fortsatt även finnas sökbar på IPMA´s hemsida.
Boka in dig på årets sista recertifiering med start den 9 december och erhåll 10% rabatt. Ange rabattkoden: REDEC2022 i din anmälan via hemsidan Recertifiering start 9 december
*Gäller ordinarie priser och recertifiering med start 9 december.
Re- certifieringsstarter 2023
80% önskar kollegor i olika åldrar
men var tredje företag saknar det!
Det framgår i en ny Sifo-undersökning gjord av hygien- och hälsobolaget Essity. Undersökningen visar vidare att kunskapsdelningen, arbetsplatsens attraktionskraft och möjligheten till karriärutveckling förbättras av en god åldersfördelning.
Rapporten Åldersperspektivet är en del av Essitys mångfalds- och inkluderingsarbete. Här har företaget låtit TNS Sifo fråga dels över 1000 svenskar i sysselsättning, dels nära 900 HR-chefer, en mängd åldersrelaterade frågor. Resultatet visar bland annat att en hög majoritet (80%) tycker att en god åldersmix på arbetsplatsen är viktigt eller väldigt viktigt. Däremot håller betydligt fler män (23%) än kvinnor (13%) med i frågan.
När det kommer till fördelarna av en god åldersmix anser de flesta att det ger bättre erfarenhetsutbyte/kunskapsöverföring (84%) och näst flest tycker att det lockar arbetstagare i olika åldrar (49%). 36 procent tycker att det visar på goda utvecklingsmöjligheter på jobbet och 33 procent anser att det gör företaget mer jämlikt och socialt (33%).
Samtidigt råder det en obalanserad åldersfördelning på flertalet svenska företag, enligt nästan en av tre (32%). Fler i åldern 20–29 (39%) upplever en bristande åldersmix på sin arbetsplats jämfört med de som är 40–49 år (29%).
– Det finns flera studier som pekar på att en bristande åldersmix begränsar företagens kompetensförsörjning och tillväxtmöjligheter. Arbetsgivare som ser värdet av att avspegla mångfalden i samhället, blir bättre rustade att hantera olika typer av utmaningar samt ta till vara olika affärsmässiga möjligheter, säger Pia Höök, ansvarig för mångfald-, jämställdhets- och inkluderingsfrågor på Essity.
HR-cheferna: “Låg personalomsättning försvårar”
Samtidigt, genom en parallell Sifo-undersökning som Essity låtit genomföra bland närmre 900 HR-ansvariga, svarar 61 procent att en låg personalomsättning är den största anledningen till bristande åldersfördelning. Därtill uppger en av fyra (25%) att deras arbetsplats har svårt att locka till sig unga arbetstagare till sitt företag. Dessutom svarar 16 procent att arbetsuppgifterna endast passar en viss åldersgrupp.
– Redan i 40-års åldern upplever många ett omotiverat motstånd i rekryteringsprocesser. Det blockerar individer från möjligheter, motverkar rörligheten på arbetsmarknaden i stort – men begränsar även företagens kompetensöverföring och perspektivseende. När allt fler nu väljer att förlänga sina yrkesliv så blir arbetsgivarnas attityder till kompetensutveckling och omställning helt avgörande, säger John Mellkvist, rådgivare, författare och frontfigur i debatten om ålderism.
Från undersökningen
Hur jämn åldersmix uppskattar du att ni har på er arbetsplats (det vill säga hur jämn är fördelningen vad gäller anställda i olika åldrar)?
Väldigt jämn + Ganska jämn 66%
Inte så jämn + Inte jämn alls 32%
Vet ej 2%
Bas 1084
Hur viktigt anser du att det är att ha en bra åldersmix på arbetsplatsen?
Väldigt viktigt + Viktigt 80%
Inte så viktigt + Inte viktigt alls 18%
Vet ej 2%
Bas 1084
Om rapporten Åldersperspektivet
Rapporten är baserad på två undersökningar genomföra av TNS Sifo under april 2022, en mot arbetstagare och en mot HR-ansvariga. Undersökning mot arbetstagare: Undersökningen genomfördes i Kantar Sifos webbpanel under perioden 9–13 april 2022. Totalt intervjuades 1428 personer i åldern 20-69 år, varav 1084 i sysselsättning. Webbpanelen är riksrepresentativt rekryterad utifrån slumpmässiga urval. Det förekommer ingen självrekrytering i Sifos webbpanel.
Undersökning mot HR-chefer: Undersökningen genomfördes av Kantar under perioden 12 april–2 maj 2022. Totalt intervjuades 890 personer från ett urval med inriktning på HR-ansvariga. (Urvalskälla- Bisnode).
Om Essity
Essity är ett ledande globalt hygien- och hälsobolag. Essity har omkring 46 000 medarbetare. Huvudkontoret ligger i Stockholm och Essity är noterat på Nasdaq Stockholm. För mer information, besök www.essity.com.
Medlemserbjudande
Detta är ett partnerinlägg från Ledarskap och Projekthantering Sverige AB
IPMA-registrerad projektledarutbildning elva alternativt fem dagar hos Ledarskap och Projekthantering Sverige AB
Som lämnar 10% rabatt till Svenskt Projektforums medlemmar.
Gäller kursstarter våren 2023.
Elvadagarsutbildningen omfattar fem dagar ledarskap och sex dagar projektkunskap.
Femdagars är en komprimerad utbildning av det långa programmet och omfattar två dagar ledarskap och tre dagar projektkunskap
Information, produktblad och aktuella kursstarter www.projekthantering.se
Där kan du även klicka vidare till kursrecensioner utbildning.se. 544 kursrecensioner varav 99% med namn och företagsnamn. Kursrecensionerna skrivs direkt på utbildning.se utbildningsportal.
Kontakta oss gärna för ytterligare information och schema.
Att leda komplexa uppdrag
I sin bok Att leda komplexa uppdrag (Idealistas förlag) konstaterar författaren Susanne Alexius att det i dag är fullt normalt att finna en så kallad lean-tavla i ett aktivitetsbaserat kontor, där handläggarna förlitar sig på balanced scorecard medan högsta ledningen pratar tillitsbaserat ledarskap, samtidigt som stämpelklockan sitter kvar på väggen.
Att som chef under sådana förhållanden staka ut riktningen, uppnå ambitiösa mål och samtidigt bibehålla en rimlig stressnivå kan vara minst sagt problematiskt.
”Det sannolika är inte att dessa experter plötsligt byts ut eller går i bräschen för tillitsstyrning på bred front. Det är troligare att det ganska vaga begreppet tillit bara anammas på ytan, i organisationens beskrivningar av sig själva på webben och uttalanden från högsta ledningen. Det blir ett slags skyltfönster”, säger Susanna Alexius, som påpekar att även tillitsbaserad styrning är beroende av data, organisation och kontroll.
Hur ska då den enskilda chefen någonsin kunna prioritera och ”bli klar” med sina arbetsuppgifter i detta virrvarr av styrformer och motsägelsefulla budskap? En viktig utgångspunkt i Susanna Alexius forskning är pragmatism. Allt går inte ihop.
”Så är det bara, och det måste vi acceptera och förhålla oss till. Ledarskap i komplexa organisationer innebär att kunna förhålla sig till flera olika logiker och verksamhetsspråk, men det gäller samtidigt att se nyktert på förutsättningarna så att du inte ställer alldeles orimliga krav på dig själv, organisationen och ditt uppdrag.”
Susanna Alexius vittnar om hur chefer, som kämpat på med mål- och resultatstyrning i verkligt komplexa verksamheter under större delen av karriären, inte sällan har behov av tröst, bekräftelse och råg i ryggen. Särskilt om verksamheten redan från början är dåligt lämpad för den styrningspolicy som råder, och önskelistan från olika grupper hela tiden växer.
Kanske är det dags att sluta betrakta komplexitet som ett problem som behöver lösas, menar Susanna Alexius, och i stället bejaka det tillfälliga och ofullkomliga. Att sänka förväntningarna och landa i insikten att det sällan är möjligt att tillgodose allas önskemål här och nu.
”Den typen av insikter kan ge chefer ny lust och motivation att kämpa på med sina komplexa uppdrag, som i grunden är ett uttryck för något av det finaste vi har i samhället: Höga ambitioner och ideal kring vad vi på demokratisk väg hoppas åstadkomma tillsammans”, säger hon.
HANTERA STYRKRAV PRAGMATISKT – 3 VANLIGA FÖRHÅLLNINGSSÄTT
- Godkänn undantag – Renodling, fokus och förenkling är ledarskapets grundkurs 1 A. Ofta lyfts organisationer i kris eftersom prioritering blir viktigt då. Finns det möjlighet att, tillfälligt, få större självständighet och snabbare beslutsvägar i din verksamhet?
- Ta en sak i taget – Om det är känsligt att bara sätta upp några få mål, kan ”sekventiell prioritering” vara en bra metod. Dela in framtiden i sekvenser och avslöja prioriteringen för dessa stegvis. Det ger möjlighet att ompröva målen, och en signal om att agendan har fler frågor än de nu aktuella.
- Prata på och skjut upp – Hantera motstridiga krav och listor med konfliktskapande önskemål genom så kallat ”organiserat hyckleri”: Att skilja på prat, beslut och handling. Genom att prata och planera, men inte genomföra utan tvärtom förhala kan organisationer spara tid och resurser.
Mer om författaren Susanna Alexius : är en ofta anlitad föreläsare och docent i företagsekonomi, verksam vid Score (Stockholms centrum för forskning om offentlig sektor) vid Stockholms Universitet och Handelshögskolan i Stockholm. Hennes forskning handlar om moderna styrideal och styrformer och olika typer av organisationers förhållande till förutsättningar, idéer och krav från sin omvärld.
Utöver akademisk undervisning programledare hon högre utbildning för chefer och förtroendevalda ledare i offentlig och ideell sektor vid Handelshögskolans vidareutbildning SSE Executive Education samt inom ramen för Ideell Arenas ledarskapsprogram Fenixprogrammet.
Inspirationsföreläsningar om strategiskt välmående
Tillsammans med Dear Change presenterar vi två stycken inspirerande föreläsningar på temat strategiskt välmående.
Det första äger rum tisdag den 15 november
Vem är framtidens ledare? Vilka styrmedel kommer skapa riktning för morgondagens organisationer? Vilken roll kommer arbetsplatsen att ha? I detta webinar kommer du bjudas på en djup förståelse om vad strategiskt välmående är och hur det kommer att påverka vårt arbetsliv framåt samt framtidsspaningar kopplat till hållbarhet, vår nya digitala arbetsmiljö och den nya generationens förväntningar kopplat till detta. Deltagarna bjuds på trender och omvärldsbevakning/forskning gällande framtidens friskvård. Webinariet genomförs via zoom.
Torsdag den 8 december
Resursbrist inom Projektsektorn
Projekt-/program-/portföljledare, en knapp resurs inom många sektorer?
Inom många sektorer i Europa motsvarar inte tillgången på kvalificerad arbetskraft den efterfrågan som ständigt ökar. Även om den åldrande arbetsföra befolkningen är en av anledningarna till bristen på skickliga yrkesverksamma, har detta fenomen blivit särskilt tydligt sedan utbrottet av Covid 19 för två år sedan. Läkare, ingenjörer, tekniker, sjuksköterskor, cateringpersonal, olika yrken inom byggsektorn, lärare, busschaufförer och många andra kvalificerade yrkesgrupper har blivit knappa resurser med betydande inverkan på ekonomin och samhället. Denna dramatiska situation berör också professionella och certifierade projektledare inom många sektorer. I takt med att projektekonomin förändras fortsätter behovet av certifierade projektledare att öka. Enligt statistiken kommer cirka 25 miljoner nya projektledningsproffs att behövas år 2030. (1)
En strategisk sektor, mot bakgrund av den nuvarande världskrisen och lågkonjunkturen, som kan nämnas är energisektorn. Professionella projektinstitutioner måste därför anpassa sig till marknadens behov när det gäller kvalificerade projektledare.
För IPMA (International Project Management Association) och dess medlemsföreningar (www.ipma.world) innebär detta att hantera minst fyra utmaningar:
- Brist på medvetenhet om projektledningsyrket: För att nämna ett exempel är det förvånande att i vissa OPEC-länder vars ekonomier är 80% beroende av intäkterna från olje- och gasexport, är medvetenheten hos de stora oljeexporterande nationsföretagen om förekomsten av projektledningsyrket fortfarande relativt låg. Dessutom genomför dessa energifossilproducerande länder massiva projekt för att omvandla sina sektorer för att producera grön energi som genereras genom solparker, vindkraftsparker och andra alternativ till fossil energi.
- Scouta människor till yrket: Att locka ungdomar till projektledningsyrket börjar inte bara på yrkeshögskole- eller universitetsnivå; Det bör börja på skolnivå. IPMA (www.ipma.world) började inse detta för ett par år sedan genom att utveckla ett ekosystem som tar hänsyn till denna utmaning (https://www.ipma.world/?s=IPMA+kids)
- Att hitta / rikta in sig på lämpliga profiler: Projektledare måste vara generalister med en förmåga till god kommunikation, organisation och kritiskt tänkande. Även om efterfrågan på projektledare är stor kan strävan efter att genomgå kvalifikations- och certifieringsprocesser för sökande vara en stötesten om mervärdet av sådana kvalifikationer inte förstås väl av potentiella kandidater
- Öka antalet certifierade projektledare på operativ nivå; dilemmat att upprätthålla en kvalitetsstandard på hög nivå som gör det möjligt för projektledarna att kvalificera sig mot dessa standarder samtidigt som projektledare som hanterar projekt kan frigöra nödvändig tid för att genomgå certifieringsprocessen. Detta innebär också, som ett exempel på en lösning, att certifieringssponsorer, kandidater och certifieringsorgan anpassar sig för att hantera detta dilemma genom att optimera sina processer och organisera utbildnings- och certifieringssessioner enligt kandidatens behov / tillgänglighet.
För att ta itu med ämnet bristen på professionella projektledare nu och i framtiden har IPMA uppdaterat sitt uppdrag för 2030 och relaterade visionsförklaringar, dess viktigaste fokusområden och strategiska mål och slutligen dess tvååriga plan 2023-2024, som godkändes av dess delegatrådsmöte i september 2022.
Det framgår tydligt av det som föregår att projekt-/program-/portföljförvaltare är en bristvara inom många sektorer. Den goda nyheten är att professionella projektorganisationer kan göra något åt det. IPMA tar itu med utmaningarna med 2030-uppdraget och relaterade visionsförklaringar, dess viktigaste fokusområden och strategiska mål. Detta inkluderar att förespråka yrket där det är möjligt och bygga partnerskap som gör det möjligt att genomföra dessa strategiska mål.
Som i alla ekonomiska sektorer där olika aktörer agerar för samma syfte, nämligen att tillgodose efterfrågan på kvalificerade projektledningspersonal för samhällets bästa, är det genom ett samordnat sätt med de olika aktörerna i projektsamhället som yrket kommer att erkännas på högsta nivå i samhället i stort. Initiativ i denna riktning tas för att vi tillsammans kan nå långt för att nå yrkesmålen.
(1) https://findstack.com/project-management-statistics/
Författare till detta inlägg
Amin Saidoun är verkställande direktör för International Project Management Association, en internationell organisation med över 72 projektledningsföreningar runt om i världen. Amin Saidoun, är ekonom med examen från London School of Economics and Political Sciences. Han är en projektledare som fått sin 25-åriga erfarenhet av internationella projekt både i medelstora och multinationella organisationer inom revision, rådgivning och logistikområdet. Som verkställande direktör för IPMA ansvarar han för området ekonomi och administration, affärsutveckling av IPMA-aktiviteter i Afrika och Mellanöstern. Han är involverad i olika interna utvecklingsprojekt och styrning. Han är författare och medförfattare till olika projektlednings- och företagsekonomiska relaterade artiklar. Bland hans intresseområden: interkulturell projektledning, ledarskap och digital transformation.