Resultatvärdemetoden ger Saab svaret på frågan: Vart är vi på väg?
För drygt fem år sedan ingick Saab och Boeing ett partnersamarbete för att designa, utveckla och flygutprova två helt nya jetflygplan, T-X, för pilotträning. Flygplanen ingår i ett avancerat pilotträningssystem tillsammans med simulatorer och underhållssystem. I höstas valde U.S. Air Force att upphandla T-X av Boeing för att ersätta nuvarande T-38 träningsflygplan.
Under utvecklingsarbetet med de två T-X flygplanen introducerade Boeing Saabs affärsområde Aeronautics i Earned Value Management System (Resultatvärdemetoden) enligt standarden EIA-748. Amerikanska myndigheter ställer krav på certifiering enligt denna standard för stora order och vissa kontraktsformer. Det är Defence Contract Management Agency (DCMA) som certifierar försvarskontrakt och Boeing är sedan länge certifierade, ”det sitter i generna” säger programledningen på Boeing.
Saab behöver egentligen inte följa standarden i affären med Boeing för US Air Force, men ser så stor nytta med metoden, så man använder den ändå. Saab är dock certifierat genom ett dotterbolag i USA.
Kvalitetsstyrning
Lennart Idegren är Program Quality Manager i detta kontrakt. Där ingår, kvalitetsplanering, styrning och säkerhet bland annat. För att säkra kvaliteten utbildas alla projektledare och linjechefer i hur man arbetar i projekt. Det är Lennart som håller i de utbildningarna. Lennart Idegren ingår i en gruppering inom Saab-koncernen som arbetar med de Saab-gemensamma processerna för kontrakt- och projektledning, vilket motsvarar Processägare.
– Syftet är att göra vårt arbetssätt med kontrakt och projekt bättre, enklare, minska riskerna och öka möjligheterna. Och som i detta projekt kvalitetsstyrning, säger Lennart.
– Projektledaren är ju både koordinator och arbetsledare hos oss, säger Lennart Idegren. Vi kör IPT:er (Integrated Product Teams) där vi sätter samman team med olika kompetenser. I linjen har vi en kompetensorienterad organisation, det vill säga att alla som arbetar med samma sak, radar till exempel, sitter i samma sektion. Men deras kompetens kan behövas i olika projekt. Så när vi behöver lösa ett problem sätter vi samman ett IPT för att komma fram till den bästa lösningen, där då radarkompetensen kan vara en del. Vi skapar något vi kallar för funktionskedjor för att skapa den förmåga som kunden, FMV exempelvis, efterfrågar. Boeing arbetar efter samma modell och i programmet finns ett antal sådana team, så hos dem är Saab ett IPT i deras organisation för ordern till U.S. Air Force.
Resultatvärdemetoden
Resultatvärdemetoden (Earned Value Management) är en metod som egentligen kommer från USA, men nu tillämpas av bland annat Saab. I USA är användningen utbredd och vill man lära sig mer finns Colleagues of Performance Management (CPM) som håller konferenser två gånger per år och utbildar i EVM. Saab började använda metoden då JAS 39 började utvecklas enligt det sätt som utvecklats av bland andra Sven Antvik, som är assessor för IPMA-certifiering och varit med i Svenskt Projektforum i många år.
Aeronautics har börjat tillämpa Resultatvärdemetoden enligt standarden EIA-748 och använder den i sina större projekt. Lennart Idegren utbildar i de teoretiska delarna, det finns även kurser i hur man implementerar det i olika verktyg. Det är framför allt projektledare, tidplanerare och controllers som utbildas, men även en del linjechefer, eftersom metoden berör de flesta.
I korthet går metoden ut på att mäta resultatvärdet (earned value), som är ett mått på den tekniska progress för färdigställande av resultatet som ett projekt har. Denna progress kan sedan jämföras med den planerade progressen. Progressen mäts i pengar. Man ser då om man ligger före eller efter i tid, man får också verkliga kostnader för den tekniska progressen och kan jämföra med den planerade kostnaden (budgeten) för denna progress.
Eftersom resultatvärdet är en funktion av progressen för färdigställande av resultatet så kan man i varje projekt, eller i delar av det se hur man ligger till i tid och kostnader. Genom att ha denna kontroll kan man lättare sätta in insatser i god tid om ett projekt börjar halka efter. Ju tidigare man kan se störningar, desto mindre negativ effekt får de på resultatet.
Nyckeln i projekt
Man brukar säga att nyckeln att lyckas i projekt är planeringen. Nyckeln till planering hos Saab är WBS (Work Breakdown Structure). Den ger svar på frågor som: Vad är det vi ska leverera för att uppnå projektets mål? Vilket arbete är involverat för att leverera resultatet? Man kan kalla detta den tekniska planeringen, vilken skapas i samarbete mellan projektledare och systemingenjörer. Det är en slags kalkyl av helheten som görs innan projektet sätter igång. WBS:n, vad som ska levereras, bryts ner till arbets-paket och fördelas på projektorganisationen, vem som ska leverera. Projektorganisationen kallas OBS (Organization Breakdown Structure) och fördelningen av arbetet Responsibility Assignment Matrix (RAM).
För att uppfylla krav på vad som ska levereras krävs ju en viss mängd arbete, så klart. Det kan vara krav på produkten, eller krav på dokumentation. Ett arbetspaket är idealiskt en till tre månader och utförs av en arbetsgrupp/ett team. Arbetsgruppen kan arbeta med flera arbets-paket. Varje arbetspaket definieras med vad man ska leverera, vilken budget som behövs, hur lång tid det tar och vilka förutsättningar som behövs för att starta paketet. För att kunna genomföra ett arbetspaket behöver sedan resurser och kompetens/människor allokeras. Så innan man drar igång ett arbetspaket måste man se till att alla dessa saker är uppfyllda, det kallar Saab att startsäkra arbetspaketet.
Kostnader och tid i ett diagram
De stora fördelarna med att mäta efter resultatvärde är att man tar hänsyn till progress på resultat, kostnaderna för denna progress och tid när progressen är uppnådd. För att kunna styra ett projekt måste man kunna styra på de enskilda delarna, därför mäter man resultatvärde på varje arbetspaket. Genom att mäta på varje enskilt arbetspaket kan man spåra var det gick bra eller var det inte gick som man tänkt sig. Saab arbetar i Antura Projects med resultatvärdemetoden. Allt eftersom arbetspaketen färdigställs sätts progress och del av resultatvärdet tillgodoräknas, när arbetspaketen är klara tillgodoräknas hela resultatvärdet. Totala resultat-värdet kan jämföras med planerade budgetvärdet och på så sätt visa hur man ligger till i den tekniska progressen. På arbetspaketen skriver projektmedlemmar tid och alla kostnader tas upp.
– Summerar vi alla arbetspaket så får vi den verkliga totala kostnaden och den tekniska progressen, berättar Lennart Idegren. De jämförs med den planerade totala kostnaden och den planerade tekniska progressen. Om dessa stämmer överens är det inga problem, men om det finns en differens är det i detta system lätt att härleda var, i vilket delprojekt eller i vilket (eller vilka) arbetspaket som differensen uppstått. Det blir en tidig varning, vilket gör att man kan styra upp och justera, innan det går för långt.
Rapporterar till USA
Resultatvärdemetoden är inte bara ett internt hjälpmedel för att utvärdera projekt. Resultatvärdet rapporteras även till de amerikanska myndigheterna (i de projekt som är tillräckligt stora) månadsvis. Betalningen för uppdraget är kopplad till det resultatvärdeman uppnått, det vill säga den tekniska progressen. Det forskas mycket på resultat-värdemetoden, framför allt i USA. Det visar sig att den prestanda som projektet uppvisar efter 15 procent av projektets gång är starkt korrelerad med det slutliga resultatet av projektet. Man kan förbättra sig något, men max 10 procent. På så sätt får man verkligen en tidig varning om hur det kommer att gå, genom resultatvärdemetoden.
– Att arbeta med resultatvärdemetoden bygger på traditionell projekt-metodik. Det som tillkommer är hur man mäter på respektive arbetspaket, säger Lennart Idegren. Och hur man analyserar resultatet.
Ont om tid kan kosta
Många har gjort som oss att planera och följa upp planen i ett system, samt budgetera och följa upp kostnader i ett annat system. Det är inte säkert att budgeten håller bara för att man håller tidsplanen. Om det blir ont om tid i ett projekt kanske man sätter in mer personal, men personal kostar pengar. Man uppfyller sin deadline, men det kostar i resurser.
– Vi är nu inne i transformeringsfasen där allt läggs in i IT-systemet från Antura Projects, säger Lennart Idegren. Detta kommer att medföra en hel del rationaliseringar, i och med att vi slipper en del administrativa uppgifter. Planering av hur produkten ska växa fram kopplas till tids-planeringen och kostnadsplaneringen samt sammanförs i ett och samma system. Rapporteringen skapas automatiskt ur IT-verktyget. Det som är nytt är att förstå och kunna analysera resultatet. Rapporter kan tas ut för ett team, ett arbetspaket, ett delprojekt, eller ett projekt. Man väljer den nivå man är intresserad av.
– Med resultatvärdemetoden får man kontroll över flera parametrar i ett och samma diagram. Vi kan alltså se vad vi har åstadkommit för teknisk progress i förhållande till den planering vi gjorde. Och vad har den tekniska progressen kostat i förhållande till den planering vi gjorde. Förhållandet mellan tid och pengar är egentligen inte märkvärdigt, det som är speciellt är att man kan se det i förhållande till den tekniska progressen.
Projektledare är framtidsyrket
Kjell Lindström är trendspanare på företaget Noden i Uppsala. Varje fredag publicerar
han sitt nyhetsbrev med de senaste trenderna inom teknik, ekonomi, politik, socialt,
miljö och övrigt. Hans säkraste trend just nu är att projektledare är ett framtidsyrke.
TEXT ANDREAS LINDBERG
Projektvärlden träffar Kjell Lindström för en pratstund om framtiden och trender inom
projektområdet.
Varför ska man som projektledare spana in i framtiden?
– Framtiden kommer att drabba oss alla oavsett om du vill det eller inte. Då kan du välja
att ha olika förhållningssätt till det, ibland pratar man om tre scenarier. Det första skulle
kunna vara ”Wait and see”. Alltså du gör inget utan väntar in vad som händer. Problemet
med det är att du är helt oförberedd och kan bli totalt överraskad av vad som kan komma
att hända. Det andra är ”Allmän beredskap”, det vill säga, att du är medveten om att något
kommer att hända, även om du inte vet vad. Det tredje är att du har någon bestämd idé
om vart framtiden är på väg. Då får du ett mål och en inriktning.
– Oavsett vilken storlek av organisation eller vilken bransch du är i, så kan framtiden
påverka ditt projekt, därför gäller det nog att ha lite koll på vad som kan komma att hända.
Vad är det som kan hända?
– Det kan vara vad som helst, men på mitt företag Noden fokuserar vi på olika områden
så att det blir lättare att sortera begreppen. Vi tittar på förändringar i den tekniska miljön,
inom ekonomi, politik, socialt, miljö och övrigt. En del saker kan vara ett hot, andra kan
vara möjligheter. Den tekniska utvecklingen har den senaste tiden till stor del skapat möjlig-
heter att arbeta effektivare eller på ett nytt sätt, vilket har påverkat och kommer att påverka
projekt i allra högsta grad.
Har du exempel på vad som kan hända om man inte är vaken på dessa saker?
– Det finns många exempel, men jag förvånas över att till exempel kommuner inte har koll
på hur många barn som föds och vilka inverkningar det får på antalet platser i förskolan.
Där finns ett uppenbart samband, men detär inte alltid så. Vissa signaler kan vara svåra att tyda.
Flygande bilar till exempel – det trodde man redan på 1930-talet skulle bli verklighet. Men det
blev inte så. Däremot finns det tekniska lösningar i dag, som kan göra att det blir verklighet
inom en snar framtid. Vi får väl se.
Hur ser framtiden ut för projekt?
– Den ser bra ut. Det klassiskt viktiga området för en organisation är att ha kontroll över
informationen. Eftersom det kommer mycket ny teknik som handlar om informationshantering
så tror de flesta numera att de stora organisationernas tid är över, eftersom mycket i dag kan
göras lika bra och lika billigt i en småskalig miljö. Och det är digitaliseringen som ofta gör
det möjligt.
– När det gäller projektledare som yrke, så kommer det naturligtvis att finnas kvar, men arbets-
uppgifterna kommer att förändras. Den traditionella sättet att driva projekt med styrgrupper och
referensgrupper etc, upplevs nog i dag som lite stelbent. Det agila förhållningssättet är ett tydligt
exempel på det. Att stanna upp oftare och stämma av med uppdragsgivaren är numera en självklarhet.
Vilka tekniska trender kan du se som berör projektvärlden?
– Artificiell intelligens, självlärande system och robotiseringen är tydliga trender. Nu går vi
mer mot humanoida robotar, det vill säga människoliknande robotar. Det kan tänkas att
många kommer att få arbeta tillsammans med robotar i framtidens projekt. Eller så kommer
projektledaren att vara en robot. Det beror på komplexitetsgraden i projektet. Dagens projekt
i komplexa miljöer kanske inte är det första man robotiserar, men delar i projektet kan säkert
skötas bättre av en robot.
Man kan väl inte bortse från att den mänskliga faktorn i projekt är viktig?
– Nej visst, men den mänskliga faktorn är något som man försöker få bort. Människor gör fel,
fattar irrationella beslut och är opålitliga, till skillnad från robotarna som gör som de ska,
upprepar samma sak om och om igen, fattar rätt beslut och jobbar dygnet runt. Men jag är
inte säker på att det är så enkelt.
– En intressant sak som kommer nu, är hur robotiseringen samverkar med människan. Du har
till exempel robotdräkter som du klär på dig och på så sätt kan förstärka din styrka. Människan
och roboten börjar allt mer samverka både fysiskt och psykiskt med varann. Du kan också operera
in datachip och liknande i kroppen för att förstärka vissa egenskaper.
Och hur kommer projektledarrollen att förändras?
– Den klassiska projektledarrollen är ganska inåtvänd, jag menar mot projektets organisation och
dess styrning. I framtiden blir det mer viktigt att hålla reda på andra projekt och vad som händer i
omvärlden och då kommer nog projektledarrollen att bli mer utåtriktad. Det finns forskning som
tyder på det. Det betyder att projektledaren måste ha andra verktyg, arbetssätt och ett annat perspektiv
än i dag. En följd av det blir i sin tur att de traditionella projektledarutbildningarna måste anpassas
till de nya förutsättningar som råder.
Och projektmedarbetarna?
– Projekt blir en allt mer vanlig arbetsform, så medarbetarna kan lättare anpassa sig, vilket under-
lättar för projektledaren. Men projekt som arbetsform borde integreras mer i utbildningarna.
– Åter till projektledarna. John Kotter skriver i en av sina böcker om vilka egenskaper som krävs för
att vara en bra projektledare. Mycket av det gäller fortfarande: om du ska leda i komplexa miljöer
behöver du ha en energi utöver genomsnittet. Du måste också ha en viss distans till det du gör.
En helikoptersyn. Det tredje är en social förmåga, eftersom du har att göra med andra människor,
med olika bakgrund och olika kompetens, och förstå hur de fungerar. Den fjärde egenskapen är
integritet. Du måste ha en idé om vad som är bra projektledning för dig, som du kan kommunicera
till andra och följa.
– Den sociala förmågan kommer att vara särskilt viktig i framtiden, eftersom kompetensnivån och
komplex- iteten ökar och som projektledare ska du inte kunna allt själv, men kunna plocka fram det
som behövs ur medarbetarna.
Kan du sammanfatta hur det kommer att bli i framtiden?
– Projekt är framtidens organisationsform. Mer av dagens arbete kommer att utföras i projektform.
Att leda projekt kommer att kräva nya metoder och förhållningssätt för att kunna anpassas till nya krav.
Och slutligen; framtidens projektmedarbetare kanske inte är en människa.
Få det du vill. Första intrycket säger allt.
Angela Ahola är doktor i psykologi och författare, hon har nominerats
till Stora Talarpriset 2018 och är en av landets mest anlitade föreläsare.
På Projektforum 2018 kommer hon att berätta om framgångsrikt ledarskap
genom relationsbyggande.
Text: Andreas Lindberg
Angela Ahola föreläsningar brukar bjuda på många aha-upplevelser, inspiration, skratt och igenkänning.
Deltagarna brukar få med sig några verktyg för att skapa nya relationer,eller att bygga på de gamla.
Man varför ska man bygga på sina relationer?
– Vi ska inte nöja oss med att tänka ”jag är som jag är” utan vi behöver tänka på mottagaren också,
säger Angela Ahola. Det är helt avgörande för hur goda relationer vi får. Och relationer är ju det
viktigaste vi har både när det kommer till det privata och vårt jobb, karriär och framgång.
Vi människor söker efter att komma på samma våglängd med våra medmänniskor, oftast genom
att spegla varandra. Det är ett av de mest kraftfulla psykologiska fenomen som finns i sociala interaktioner.
Socialt kompetent
– Vi människor har under tusentals generationer tränat upp förmågan att vara socialt flexibla.
Den som är socialt flexibel är också socialt kompetent, vilket behövs om vi ska klara oss i de
flesta situationer när man har med människor att göra. Inte minst som projektledare. Människor
söker likheter och är benägna att hitta dem hos varann.
– Om du som projektledare eller projektmedarbetare kommer in i en grupp där du inte känner
någon samhörighet alls, så finns det metoder för att komma över den bristen, berättar Angela.
Det enklaste och mest naturliga är att ställa frågor till varann. Du kommer garanterat att hitta
något som kan föra er samman. Men det är viktigt att vi förstår att det behövs olika kompetenser
och personligheter i en grupp som ska arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. Styrkan i ett
framgångsrikt team ligger i att vi är olika.
Döm inte andra efter dig själv
– Ett hinder på vägen kan vara att man dömer andra människor utifrån sitt eget sätt att uppfatta
omvärlden, säger Angela. Bara för att jag tycker på ett sätt så betyder det inte att alla andra gör
det. Nej, försök att hitta likheterna istället, oavsett om de finns i attityder eller i aktiviteter, så
kommer du lättare att skapa en vi-känsla och det är en viktig komponent när det gäller relationer.
Angela berättar att ett av det viktigaste när vi ska lära känna en människa är det första intrycket.
Forskning visar att vi på bråkdelen av en sekund har skapat en bild eller en känsla av en främmande
person som man möter för första gången. Det är det som är det viktiga första intrycket. I detta första
och avgörande intryck ställer vi oss två frågor. Det är två egenskaper som är de allra viktigaste och
hela 82 procent av alla de egenskaper vi läser av hos varann hamnar i just dessa två egenskapskluster.
Det första vi frågar oss är: Kan jag lita på denna person? Är det en schysst, godhjärtad, empatisk
människa med hjärtat på det rätta stället? En bra människa? Det här är nedärvt från stenåldern för
att vi ska få en signal om det är en vän eller en fiende, om vi ska fly eller stanna kvar.
Snäll och dum eller elak och dominant?
– Den andra frågan inbegriper kompetens, kapacitet,förmåga, dominans, självförtroende, etc, säger
Angela. Du bedömer människor utifrån de här parametrarna och det styr ditt förhållande till den
andra personen. Om jag generaliserar grovt: En snäll och dum person har du ingen nytta av, en elak
och dominant person kan vara farlig. Men det är inte bara jag som generaliserar. Alla människor gör
sådana omdömen om andra omedvetet. Angela berättar att det här har fyllt en evolutionär funktion.
Att veta vår plats i gruppen eller i hierarkin, det har hjälpt oss att överleva eftersom det minskade
skadorna och konflikterna i gruppen. Man ska inte göra sig ovän med mäktiga artfränder och folk har,
förmodligen i alla tider, strävat efter att alliera sig med rätt personer.
Vi möts i den digitala världen
Hon menar att det som komplicerat saker och ting de senaste åren är att vi inte alltid möter andra
människor i den fysiska världen. Vi tvingas att samarbeta med personer via mejl och andra digitala
medier. Vissa medarbetare träffar vi inte ens. Då är det ännu viktigare hur du uttrycker dig och är
tydlig med vad du menar.
– Mejlkorrespondens är som upplagt för missförstånd, säger hon. Människan är gjord för att träffa
andra människor. En stor del av vår kommunikation har att göra med hur vi säger saker och ting, hur
vi pauserar och betonar, hur vårt kroppsspråk är etc. Att kunna ta varann i hand, att se varann i ögonen
är en viktig del av vårt sätt att interagera. Allt detta går man miste om i elektronisk post. Kanske är det
därför emojis finns? De ska ju på något sätt visa på känslan i det vi skriver.
Laptop skärmar av dig
En annan sak som skapar avstånd är hur vi numera agerar när vi har möten.
– Många har möten där alla har varsin laptop framför sig, säger Angela. Skärmen blir som en fysisk
barriär eller en mur som man bygger upp. Bokstavligt talat ett sätt att avskärma sig från omvärlden.
– Bristen av mänsklig kommunikation i digitala medier går att komma till rätta med, berättar Angela.
En mycket enkel sak är att ge personliga kommentarer, vara lite extra artig, ställa vanliga frågor om
fritidssaker även i mejl. Det är ett socialt smörjmedel. Eller använd positiva superlativer, även i skrift.
Forskning visar att de som säger: jättetrevligt, underbart, fantastiskt, supersnabb eller urkul, uppfattas
mycket mer positivt av mottagaren. Men är du lite kort och kantig kan du uppfattas som arg, sur eller
som ett hot, och då är det inte lika lätt att få igenom det du vill.
Du kan få inflytande
Men vad är då syftet med att agera på det här sättet, oavsett om det är i verkligheten eller via mejl?
– Jo, du vill ju åstadkomma något, du vill få inflytande, säger Angela. Men du har en mycket kort tid
på dig att göra intryck, oavsett om det är hos potentiella kunder, medarbetare eller andra, när du
presenterar en idé, ett förslag, förhandlar eller pitchar. Jag är ingen bra projektledare om jag inte kan
få med mig min projektgrupp och få dem att samarbeta. Men allt har inte att göra med hur du själv uppträder.
– Det är minst lika viktigt att kunna läsa av andra. Det är allas ansvar att behandla varann med respekt och
hitta sätt att kunna samarbeta på. Man kan vara både auktoritär och lugn och vänlig. Att skrika och bråka
inger inte respekt, avslutar Angela.
Modern Agility
Det agila arbetssättets värdegrund, det agila manifestet, har fått sig en utmanare! Nu är
Modern Agile på mångas läppar. I korthet handlar det om fyra principer med mål att få
både kunder och egna medarbetare att briljera och få superkrafter. För att nå dit behöver
vi skapa trygga arbetsplatser, våga experimentera och leverera värde löpande.
Om vi strävar mot det agila arbetssättet ökar chanserna att få innovativa, högpresterande och lärande
organisationer, säger Ann-Louise Ulfsparre och Lena Åckander, förändringsledare och agila coacher på
konsultföretaget Citerus.
Enkelt och fräscht
Modern Agile beskrivs bäst med sina fyra principer, formulerade
av Joshua Kerievsky, CEO på Industrial Logic. Det är en vidareutveckling och modernisering
av det agila manifestet som formulerades för mjukvaruindustrin redan år 2001. Joshua Kerievsky
hävdar att det 
traditionella agila förhållningssättet är på väg att drunkna i verktyg, ramverk för skalning samt byråkrati och att det numera är mycket pengar involverade.
Joshua Kerievsky vill inte att detta ska stå i vägen för en sund vidareutveckling av det agila, och menar att Modern Agile erbjuder en motvikt, något som på ett enkelt sätt fångar kärnan i det agila och som är anpassat till dagens affärsklimat och tempo.
– Förutom att Modern Agile sätter människan i centrum, så tilltalas vi av det sätt som Modern Agile
vänder sig mot olika typer av verksamheter, organisationer och företag, säger Lena Åckander. Vi känner
dessutom att principerna är lätta att ta till sig, lättare att komma ihåg och fungerar ännu bättre som vision
än det agila manifestet.
Modern Agiles fyra principer
Vilka är då de fyra principerna?
Prinicipen ”Hjälp människor briljera” (eng. Make people awesome) beskrivs bäst i genom ett citat av Kathy
Sierra ”Vi är inte här för att skapa en fantastisk produkt eller fantastiskt företag utan för att få våra kunder att
briljera när de använder produkterna eller tjänsterna som produceras.”
– I Modern Agile talar vi till och med om att ge kunderna ”superkrafter”, vilket vi tycker är en riktigt bra
vision, säger Ann-Louise Ulfsparre. Inte nog med det, principen gäller lika väl i den egna organisationen för
att få högpresterande organisationer och människor. Det gäller att skapa en miljö där utvecklare, användare,
beställare, chefer har möjlighet att utveckla sin fulla potential och bli sina bästa jag.
För att vi ska lyckas få människor och organisationer att briljera behöver vi leva efter principen ”Skapa trygga förutsättningar” (eng. Make safety a prerequisite). Dels handlar det om att göra våra produkter, verktyg och processer säkra att använda. Dels handlar det om fysisk och psykologisk trygghet som är basala mänskliga behov. Otrygghet begränsar oss starkt och rädsla förhindrar prestation på hög nivå; det är som att hålla en fot på bromspedalen. För att få fram innovationer och världens bästa användare av organisationens tjänster och produkter måste alla våga uttrycka sin åsikt, ta risker och misslyckas – vilket kräver trygga förutsättningar.
– Just psykologisk trygghet finns det mycket forskning runt och till exempel Google har kommit fram till att detta är den viktigaste förutsättningen för högpresterande team, säger Lena. Innovation är i dag
viktigare än någonsin och principen ”Experimentera och lär dig snabbt” (eng. Experiment and learn rapidly)
belyser hur viktigt det är att inte bara anpassa sig till förändringar, utan driva dem. Det gäller att inte ägna
sig åt alltför tidsödande analyser och planeringar utan säkerställa snabbt lärande genom experiment, små
delleveranser och tidig verifiering av hypotesen eller experimentet.
– Genom att lära av våra framgångar och misstag – utan att leta syndabockar och skuldbelägga – utvecklar vi
våra organisationer, säger Ann-Louise. Att ständigt lära nytt är en överlevnadsfråga på dagens snabbt rörliga
marknad. Något värdefullt som inte ännu levererats hjälper inte någon. Med principen ”Leverera värde löpande”
(eng. Deliver value continuously) i ryggen så behöver vi hela tiden ställa oss frågan: ”Hur kan vi kontinuerligt
leverera rätt värde snabbare?”
– Detta mindset är ju definitivt användbart, även utanför mjukvarubranschen och gäller inte bara hela produkter
eller lösningar, säger Lena Åckander. En halvfärdig idé som en användare kan ge värdefull feedback på, kan
vara guld värd för alla inblandade.
Modern Agile – för alla?
– Alla principer är direkt applicerbara, egentligen oavsett verksamhet och agil mognad, säger Lena och Ann-Louise.
I all slags framgångsrik verksamhet är det viktigt att förstå och leva efter sina värderingar, principer och mindset.
Vi anser att Modern Agile är en utmärkt grund att utgå ifrån eftersom den har ett enkelt uttryck, har människor i
fokus och är värdedriven. En kraftfull utgångspunkt om man vill röra sig mot ett mer agilt arbetssätt!
Läs mer på www.modernagility.se
Slussa rätt - hur man driver ett stort projekt
Slussen i Stockholm har varit i bruk i 80 år och behöver göras om från grunden.
Stockholms Stad bygger därför om Slussen och minskar därmed risken för översvämningar i Stockholm och Mälardalen samt säkrar vattentillgången för de människor som får sitt dricksvatten från Mälaren. Framtidens Slussen kommer att bli en knutpunkt för gående, cyklister och kollektivtrafik. Men det är en lång resa dit och under byggtiden påverkas bland annat kollektivtrafiken.
Eftersom trafikförvaltningen på Stockholms Läns Landsting ansvarar för kollektivtrafiken finns ett program för de delarna. I programmet ingår fyra huvudprojekt:
• Projekt Slussen
• Projekt upprustning av Söderströmsbron
• Projekt Saltsjöbanans upprustning
• Projekt Tvärbanans förlängning till Sickla
Projekten har i sin tur ett antal delprojekt och omfattar 300 konsultkontrakt och 4 miljarder kronor. Programmet påbörjades 2012. 2025/26 ska det vara klart.
Programorganisation
Lars Devero är programledare på Landstingets trafikförvaltning, till sin hjälp har han en biträdande programledare och en stab med ansvariga för ekonomi, administration, kommunikation och kvalitet. Programmet lyder under en programdirektör, här kallad sponsor, som till sin hjälp har en styrgrupp.
Uppdraget går ut på att samordna och hantera trafikförvaltningens krav och behov vad gäller Slussen,
men också att bevaka de frågor som rör hur befintliga och framtida anläggningar påverkas under byggtiden
och i framtiden, samt att säkerställa att kollektivtrafiken fungerar under hela byggtiden. Det senare är en stor utmaning.
Saltsjöbanan, lokalbanan som haft slutstation Slussen, kan under byggtiden inte gå in till Slussen och tågen ersätts med bussar sista biten. Innerstadsbussarna flyttas från Katarinavägen till Södermalmstorg och Nacka- och Värmdöbussarna får en tillfällig bussterminal från våren 2018 då den nuvarande bussterminalen behöver rivas för att göra plats åt en ny huvudbro. Efter cirka fem år flyttas bussarna till en ny bussterminal och vänthall i Katarinaberget och Saltsjöbanan läggs tillbaka till Slussen.
Den nya bussterminalen i Katarinaberget är ett samfinansierat projekt mellan Landstinget och Stockholms stad,
där staden är byggherre.
Nytta för resenärerna
Hela Slussenprojektet har fått utstå en hel del kritik, men Lars Devero ser också de positiva delarna:
– Nackaborna har och kommer att ha det ganska besvärligt under själva byggtiden, men i slutändan är det de
som är de stora vinnarna. De får betydligt bättre bussfunktioner, bättre turtäthet för Saltsjöbanan, en ny tunnelbanelinje och Tvärbanan till Sickla.
– Vi vill inte göra för stora omläggningar av trafiken, eftersom det ofta skapar irritation hos resenärerna om bussen byter färdväg, säger Lars Devero. I det här projektet har vi varit tvungna att lägga om väldigt många busslinjer, till exempel alla som trafikerade Katarinavägen, som nu får gå andra vägar. Men de förändringarna försöker vi göra så sällan som möjligt.
Den här typen av omläggningar är inte lätta. Kollektivtrafiken, gång- och cykeltrafiken är prioriterade, biltrafiken
har fått stå tillbaka mycket i det här projektet, men samtidigt måste ambulans, polis och brandkåren kunna komma fram.
Samarbete mellan projekten
De fyra olika huvudprojekten är egentligen inte beroende av varann, de har sina egna deadlines och ska uppfylla sina egna mål. Därför finns inget direkt behov av samarbete mellan projekten. Däremot kan det finnas synergieffekter inom de interna processerna så att alla arbetar på samma sätt. Lars Devero följer upp alla fyra projekten separat och kontinuerligt. Till det har de gemensamma möten med alla projektledare för att leta synergieffekter. Projekten befinner sig på olika punkter i sina livscykler, så synergierna eller samarbetsvinsterna mellan projekten är inte så stora.
– Det program jag ansvarar för är inte ett traditionellt program där en samling projekt tillsammans bidrar till att programmet uppfyller ett mål, säger Lars Devero.
Det är en intressant utmaning att försöka hålla ihop ett team som sitter på flera olika platser och dessutom har kontakter med flera olika intressenter såsom bussoperatörer, kommuner och inte minst Stockholms Stad.
Lars Devero menar att samspelet mellan Stockholms stad och trafikförvaltningen har fungerat mycket väl. Trots att det är politiskt styrda parter, mycket pengar inblandade och olika ansvar.
– Jag tycker att de är väldigt lyhörda för våra åsikter, säger han. Ofta handlar det om hur man kommunicerar sitt budskap. Minsta lilla hål vi gräver i en gata kan få stora konsekvenser för kollektivtrafiken på flera ställen i stan.
Projektkvalitet
En särskild del inom staben ansvarar för projektkvaliteten. De gör internrevisioner och ser till att vi säkerställer att projektmetodiken följs inom de olika delarna i projekten. Programmet följer en egen projektmetodik som bygger på XLPM, men är utvecklad och anpassad.
– Tidigare hade vi inte en gemensam metodik, men sedan 2012 så använder vi denna metod, säger Lars Devero. Så det här har varit en resa för oss internt, som vi nu kan se har gjort stora framsteg och ger ett mycket gott resultat. Framför allt kan vi se att vi har en ännu bättre styrning, tydlighet och översikt nu. Exempelvis har den ekonomiska uppföljningen blivit mycket mer avancerad.
En fråga är hur man kan hålla ett så långt projekt vid liv och säkerställa att det fungerar hela vägen?
– Vi har lagt upp en strategi just för att säkerställa att det fungerar under lång tid, berättar Lars Devero. Vi har mer fast anställd personal. När vi tar in konsulter försöker vi i den mån det går att ta in de som har intresse och erfarenhet av att arbeta långsiktigt.
En stor utmaning
En annan fråga är hur man kan ta på sig ett sådant här jätteprojekt med alla de utmaningar som det innebär?
– Ja, det kan verka vara ett litet självmordsuppdrag, erkänner Lars Devero. Men utmaningen ligger i att strukturera, förbättra och få ordning och reda.
– Att arbeta för samhället har gjort att jag har fått göra en personlig resa. Att påverka och hjälpa människor i sin vardag betyder något på djupet. Det finns en stor tillfredsställelse i att vara med och göra om Söderströmsbron där 330 000 människor färdas varje dag. Mitt arbete kommer att göra skillnad och stor nytta.
– Inom trafikförvaltningen finns det otroligt många intressanta, spännande och komplexa projekt. Det här är bara ett av dem, men det utmanar och utvecklar mitt ledarskap. Som projektmänniska är det här en av de mest intressanta arbetsplatser man kan jobba på, avslutar Lars Devero.
De senaste trenderna inom projektledning
Resan in i det så kallade kunskapssamhället går med högre och högre fart där vår konkurrens-
kraft stavas kunskap och innovationsförmåga snarare än tillverkning och rationalisering.
Förmågan att behålla initiativet och samtidigt klara av en allt högre hastighet i utvecklingen av
nya integrerade varor och tjänster sätter stark prägel på vår kanske vanligaste organisationsform.
Projektområdet är inne i en period av särskilt snabb utveckling och omvandling. I någon mån
kan man spekulera om inte just projekt är lite av en ”perfekt storm”. Vi ser generellt en snabb
omvandling i samhället, i det offentliga såväl som i affärslivet. Projekt är överallt –om allt.
Inventerar man projektröster bland kunskapskonsulter, projektledare, tyckare, bloggare och otaliga
”think-tankers” står vi inför en hel uppsjö nya trender, nu på tröskeln till 2020-talet.
Flera av dessa trender är i allra högsta grad pågående – med det siamesiska tvillingparet digitalisering
och globalisering som dess gigant – har vi levt med i flera decennier redan nu. Deras omvandlingstryck
synes inte minska utan snarast öka.
Utan att tveka kan vi konstatera att den digital-globala revolutionen förmodligen är det mest omvälvande
världen hittills skådat. Och, vi är fortfarande bara i början av vad denna revolution har att åstadkomma
på projektledningsområdet. Då handlar det inte om att Gantt-schemat blivit digitalt och flyttat in i Excel
eller att vi alla fick en dator att spela Tetris på i väntan på nästa e-mailade framstegsrapport.
Det är vad britterna säger: det är inga småpotatis.
Digitaliseringen är en förutsättning för och katalysator av det vi kallar globalisering.
Utan den förra är inte den andra mycket att tala om. Digitaliseringen har i ordets djupaste bemärkelse
inneburit en närmast revolutionär upplösning av både tiden och rummet. Vi kan driva projekt runt hela
jordklotet över alla dygnets timmar med medarbetare i Stockholm, Delhi, Sydney och San José. Ett schysst
höghastighets Wifi gör det möjligt att byta kontoret i Lissabon mot ett strandcafé i Cascais.
Inte nog med det. Vi kan och måste i allt större utsträckning konkurreramed fler potentiella leverantörer
av liknande varor och tjänster på global basis.
De senaste trenderna
Detta leder oss till en annan trend med samma digitala-globala rötter. Projektledning? Lägg ut det på
entreprenad! Varför sitta på sådan dyr kompetens som snabbt blir sur, grinig och förlegad – köp in
en fräsch, uppdaterad projektledare när det behövs. Eller varför inte lite mer avancerad outsourcing?
Lägg ut hela klabbet offshore. Varför betala dyrt hemma när man kan få billigt borta?
Den starkaste trenden just nu inom projektområdet är ändå de nya metoderna. Det skall vara agilt i år.
Alla gör det, påstår att de gör det eller vill i alla fall göra det. Inga mål och ingen projektledare,
ja inte ens ett rekorderligt projekt i många fall. Självorganiserande grupper, kollektiv problemlösning,
användarberättelser och löpande omtag. Ingen tycks vilja ha traditionell projektledning längre.
Så långt från Vattenfallsmodellen man kan komma tycks det. Detta är nu det nya mainstream inom allt
fler branscher. Mjukvara och IT, ja självklart, men också utveckling av radiobasstationer,
högspänningsbrytare och linjäracceleratorer för avancerad strålbehandling kan sättas samman agilt.
Agilt är ett digitalt barn
Det digitala där då? Jo, agilt är faktiskt ett digitalt barn även om det föddes i finmekanikens
utvecklingsvagga. En analog födsel kanske, men uppväxten är digital. De som utvecklade de agila
metodikerna till det de är i dag var ett gäng på sin tid stöddiga, auktoritetsskygga och lite
introverta typer. De kom från ett annat håll, de var programmerare som brottades med föråldrade
och stela chefer med stela och blytunga modeller för programutveckling till de nya underbara datorerna.
Tetris för den trötte projektchefen och styrprogram för den interkontinentala missilen. Bakom nästa
digitala hörn står nu AI. Föreställ dig din nya projektassistent (eller varför inte din nya projektledare).
Säg hej till ”ProjektBot” som utan ansträngning och med matematisk precision planerar, följer upp och
kalkylerar framdrift, kostnadsutveckling och tidsbudgetar. ”ProjektBot” håller i möten, följer upp
aktivitetsplaner, coachar dig och dina medarbetare och förhandlar om förändringar i scope med ”BeställarBot”.
Det är, med Aldous Huxleys termer, till en skön ny värld som vi projektörer mornar oss i just nu.
Men innan vi säger tack och adjö, vill jag som ”la piece de la resistance” avsluta med att lyfta fram den
digitala omvälvningens viktigaste och kraftfullaste gamechanger. Det gäller några riktiga ”enfant terribles”.
Det är – menar jag – alla de unga människor som i dag ger sig in i projektvärlden.
De ungas drömjobb
Förra året toppade projektledare listan för ungas drömjobb enligt Manpowers årliga undersökning.
Det var inte heller något undantag. Projektledare har stadigt legat på den övre tio-i-topp
halvan av drömjobb de senaste åren, nationellt såväl som internationellt. Från universitet och högskolor
över hela världen står horder av högutbildade och hungriga individer och trampar otåligt för att med liv
och lust kasta sig in i projektäventyret. Man borde kanske kalla dem cyborgs en blandning mellan människa
och maskin – de har redan den digitala världen inskriven in sin DNA där obegränsade överföringshastighet,
full mobilitet och digital interaktion är självklarheter. De flesta är också rentav uppväxta med ett
agilt förhållningssätt. Självorganisering, självbestämmande, kollektivt ledarskap och betoning på coaching
– grundstenar i den agila ledningsfilosofin – är ju ganska långt den digitala generationens egna ledord.
Unga kunniga och rastlösa digitalister – välkomna till denna sköna nya värld! Projekten behöver er.
Nu blir det åka av!
TEXT MARCUS LINDAHL
Markus Lindahl är professor in Industriell Teknik vid Uppsala Universitet.
Han bedriver forskning kring ledning och organisation av projekt. Ett större pågående
forskningsprojekt handlar om innovation och utveckling i konservativa miljöer och marknader.
Träffa Svenskt Projektforum i Jönköping
Nu startar vi igång ett nätverk för projektledare i Jönköping. Kom på vårt första informationsmöte där vi berättar mer om föreningen och håller en inspirerande föreläsning om framtidens projektledare. Vi träffas i Science Parks lokaler, Gjuterigatan 9 och vi bjuder på enklare lunch. Tipsa gärna kollegor och vänner. Lunchseminariet är kostnadsfritt. Varmt välkomna!
https://projektforum.se/events/natverkstraff-jonkoping/