Det lyckade byggprojektet förutsätter både planering och improvisation

Det är inte den bästa planen, kalkylen eller modellen som med automatik skapar det bästa byggprojektet och den bästa byggnaden, utan den skickligaste byggprojektledaren

En sak är säker; även i det mest noggrant planerade byggprojektet kommer projektledaren att möta och behöva hantera oväntade händelser. Det kan vara på grund av försenade materialleveranser, sena ändringar, oväder eller olyckor. Byggprojektledning i praktiken kan därför beskrivas som en balansakt mellan det rationella planerandet och kalkylerandet å ena sidan och det improviserade handlandet å den andra. Dessa två är inte varandras motsatser, utan bör närmast ses som varandras nödvändigheter. Samtidigt som huvudtidplanen, projektbudgeten och byggnadsinformationsmodellen ger riktningen och målet för projektet, fungerar det improviserande handlandet som själva motorn för fortsatt framdrift i projektet när det oväntade – som alla vet förr eller senare inträffar – sker.

Det är alltså i förhållande till planen, kalkylen och modellen som det improviserande handlandet sker och ska ske, förstås. Att utbilda framtidens byggprojektledare kan också liknas vid en balansakt; mellan det rationella planerandet och kalkylerandets konst å ena sidan och det improviserade handlandets å den andra.

[faktaruta]

Tina Karrbom Gustavsson, Tekn. Dr. Universitetslektor, KTH tina.karrbom@abe.kth.se
[/faktaruta]

Många är de röster från såväl akademi som industri som argumenterar för fokus på rationella metoder och modeller samtidigt som de inte skulle tveka en sekund att hålla med om att byggprojekt sällan går helt enligt plan.

Förvånansvärt få röster argumenterar för behovet av att utveckla förmågan att improvisera och självständigt tänka kritiskt, trots att de flesta som ger sig in i debatten väl känner till projektledarrollens utmaningar. Detta att samtidigt och under stor tidspress hantera motstridiga förväntningar och krav, orealistiska planer och ofullständiga informationsmodeller.

Jag vill hävda att det finns en övertro på det rationella planerandets kraft och möjligheter samtidigt som det finns en kunskapslucka kring improviserandets och det egna kritiska tänkandets nödvändighet och kraft för utvecklingen av såväl projektledarkompetens som förutsättningarna att genomföra lyckade byggprojekt. Det är inte den bästa planen, kalkylen eller modellen som med automatik skapar det bästa byggprojektet och den bästa byggnaden, utan den skickligaste byggprojektledaren; hon eller han som har den speciella förmågan att använda tidplanen, kalkylen och modellen för att genom improviserat handlande säkerställa rörelsen framåt.

by Svenskt Projektforum

Konkreta karismatips till projektledare

Det finns en oerhörd kraft i att kommunicera muntligt. Det är då du kan använda din karisma. När du förmedlar samma budskap skriftligt har du inte möjlighet att använda karismans höjande tekniker som exempelvis förstärkande gester, betoningar, intonation och pauser. Just karisma nämns sällan som en egenskap i projektledarens roll.

Verktygslåda

I retorikens verktygslåda finns karismahöjande verktyg. Det är en stor skillnad på att kommunicera och kommunicera karismatiskt. Gör du det med karisma blir ditt budskap tydligt och tilltalande och du får enklare och roligare på vägen. Konsten att engagera och entusiasmera andra under projektets gång och samtidigt vara tydlig, underlättar om man vill nå deadlines och få alla att göra sitt bästa. Karisma är inte en egenskap som ”bara finns där”. Det finns konkreta verktyg. Projektledare ofta gör två vanliga misstag:

Misstag 1.

Han eller hon glömmer bort att förmedla en känsla i budskapet, som i stället levereras entonigt, enkelspårigt och utan engagemang.

Tips!

Plocka ut några viktiga värdeord i ditt budskap i förväg och analysera dem. Vad betyder de? Vad innebär de? Vilken känsla och intonation vill du förmedla? Väljer du ett värdeord som till exempel ”spännande utveckling” så analysera vad detta innebär. Orden förknippas med attribut som: positivt, framtid, utmaning – hur kan du förmedla dessa ord och känslor med hjälp av din röst? Med rätt känsla och intonation skapar du karisma!

Misstag 2.

Projektledaren glömmer bort att förstärka nyckeltal i sitt budskap, t ex i den ekonomiska rapporteringen och uppföljningen. Ett tips är att leverera dessa med mer karisma i tre steg med följande exempel: Låt säga att du som projektledare under en presentation av en ekonomisk uppföljning vill betona vikten av projektbudgeten, som är på en miljon. Du vill att alla i projektet ska kunna relatera till nyckeltalet ”en miljon” för att ni tillsammans ska hålla er inom den ramen.

Tips!

Steg 1:

Förstärk nyckeltalet med en gest. När du nämner siffran, använd båda händerna och låtsas att du håller i en påse med dessa pengar framför dig. Kupa händerna efter påsens form. Håll kvar gesten så länge du pratar om nyckeltalet.

Steg 2:

Förstärk nyckeltalet ytterligare med en paus. Precis innan du nämner siffran och lägger fram den snygga gesten, pausar du i tre sekunder. Sedan säger du en miljon och pausar tre sekunder igen efter nyckeltalet. Dessa två pauser ger din siffra fokus och kraft.

Steg 3: Förstärk nyckeltalet med en betoning. När du presenterar siffran höjer du röststyrkan. I pausen före nyckeltalet tar du ett djupt andetag som du förbrukar när du uttalar nyckelsiffran. Med dessa konkreta verktyg höjer du din karisma och dina lyssnare i projektet kommer både begripa dig bättre och beundra dig för ditt sätt att leverera ditt budskap. Lycka till!

TEXT: Nina Buchaus, retorikkonsult på Crevi Retorik. Nina är också föreläsare, håller kurser i retorik och arbetar med jobboch karriärcoaching. nina@creviretorik.se

by Svenskt Projektforum

Projektledning i fem olika situationer

Den internationella certifieringen enligt IPMA, International Project Management Association, har fyra nivåer. Johan Fahlvik har precis genomgått certifieringsprocessen på IPMA B-nivå och kan nu lägga till Certifierad Senior Projektledare på sitt CV. Detta är ett utdrag ur Johans ledningsrapport där han beskriver utmaningar i olika projektsituationer och hur han klarat dessa som projektledare.

Projektet

Inom mejerikoncernen Arla Foods drivs ett program bestående av ett stort antal projekt med syfte att skapa en gemensam systemplattform för Arla Foods verksamhet. Ett av dessa projekt, CSE WMS Astro, syftade till att ersätta det befintliga lagerhanteringssystemet med ett nytt. Projektet tog vid efter ett avslutat danskt projekt med en lösningsmall, som efter nödvändiga svenska anpassningar, skulle användas vidare. Projektet påbörjades i september 2010 och avslutades, efter två större förändringar av projektomfattningen, i juni 2012. Projektet avslutades inom budget och med en nöjd mottagarorganisation. Styrgruppen bestod av representanter för verksamheten samt cheferna för berörda mejerier i Göteborg, Visby och Kallhäll samt vid färskvarucentralen i Årsta. Dessutom fanns representanter för Arla IT, programkontoret (PMO) och de två underleverantörerna. Referensgruppen bestod av representanter för de viktigast ”intressent”-grupperna. För förändringsarbetet på varje mejeri etablerades lokala grupper. Ett programkontor stöttade projektet med ekonomisk rapportering och kompetens inom förändringshantering och kommunikation.

De viktigaste utmaningarna

Projektet hade en gemensam förberedande fas med de olika utrullningarna tidsmässigt sekvenserade. Arbetet måste ändå ske parallellt för att hinna med och klara ledtider, på t ex beställningar och utveckling av anpassningar. Lösningen, en applikation tillgänglig 7x24, måste driftsättas utan alltför stor kundpåverkan och vara så driftsäker som möjligt för att undvika stopp i produktionen. Projektdeltagarna hade olika bakgrund, från rena IT-specialister till verksamhetskunniga Arla-personer. Erfarenheten av att jobba i projekt varierade mycket. Det fanns också en stor mängd intressenter som skulle höras och hållas informerade, i både Sverige och Danmark. En viktig utmaning för projektet var därför att ta hänsyn till olika arbetssätt och traditioner i olika delar av företaget och den internpolitik som det för med sig. Förändringar i omvärlden, nedläggning av vissa mejerier, inköp av ett konkurrerande mejeriföretag och budgetrestriktioner, påverkade projektomfattningen.

SITUATION 1: Inleda ett nytt projekt

När jag kom in var förstudien nästan helt genomförd. För mig innebar uppdraget en ny organisation, en ny produkt och nya människor, samtidigt som jag skulle leda medarbetare där vissa haft en roll i det danska projektet, medan andra hade liten erfarenhet av projektarbete. Projektet skulle börja den 1 september 2010, men kvarstående olösta åtgärdspunkter från det danska projektet försenade starten. PMO:s förväntan var dock att utrullningen skulle komma igång efter en kort startsträcka, eftersom applikationen redan var införd i Danmark. Efter starten upptäcktes ytterligare punkter som krävde åtgärd. Dessutom kom leverantör B med krav på ökad betalning och längre leveranstid för sina anpassningar pga ny information.

ÅTGÄRD: Jag försökte förstå kraven och möta tidsplanen, men tiden var knapp. Jag fokuserade på projektscoopet, som styrde projektets tidslinje och ekonomi. Jag ville inte lära mig allt i detalj, men ändå skaffa mig god kunskap om verksamhet och kravbild. Ett alternativ hade varit att låta min delprojektledare driva den frågan, medan jag fokuserade på att bygga relationer med intressenter och etablera projektets arbetsformer. Jag villa ta ledningen över projektteamet och engagera mig, men hann inte riktigt med eftersom arbetet med scoopet tog för mycket tid.

RESULTAT: De inledande projektfaserna blev stressiga, tidsschemat var pressat och mycket var nytt. Jag delegerade så gott jag kunde, men ville själv få kunskap och förståelse för projektleveransen. Det tog sex månader innan jag hade projektet i min hand. Eftersom jag inte hann med (eller prioriterade) relationer med viktiga intressenter, blev det tungt att få styrgruppens förtroende. Fullt stöd kände jag först i februari 2011, något som gjorde det svårt att få beslut kring omplanering mm. Projektgruppen togs omhand av min delprojektledare för Arlateamet, så det fungerade. Men jag ansågs som osynlig under dessa första månader.

SLUTSATS: Inledningen var turbulent trots att jag fick grepp om scoopet och dess påverkan på tidplanen. Frågan är om jag kunde ha agerat annorlunda och snabbare fått styrgruppens och projektgruppens förtroende. Min prioritering var riktigt, men jag borde ha haft enskilda möten med nyckelmedlemmarna i styrgruppen för att utforska deras inställning och ”key point of interest”. Detta hade troligen snabbare byggt en god relation. Jag skulle ha formerat en grupp med förstudieprojektledaren, delprojektledaren och mig själv för att fördela arbete och ansvar redan i början. Detta hade förenklat den kommande processen. Jag borde kort ha informerat projektgruppen om vad jag gjorde och att viljan fanns att engagera mig i dem och lära känna dem.

SITUATION 2. Förankra en ny projektplan

Projektet hade startat och var inne i Realisationsfasen. De förändringar, som leverantör B skulle leverera, visade sig vara mer omfattande och tidskrävande än vad som förutsetts. Det första driftsättningsdatumet höll inte. För att få tillräcklig tid med tester blir vi tvungna att fastställa en ny projektplan. Förväntningen från PMO och projektägaren var att utrullningen skulle kunna ske snabbt. Att det fanns förändringar mellan den danska och den svenska lösningen var känt, men inte omfattningen.

ÅTGÄRD: Tillsammans med Arlas projektgrupp framlängesplanerade jag och fick fram ett förslag på en ny projektplan med nya driftsättningsdatum för alla mejerier. Jag verifierade de nya datumen med den lokala verksamheten (eftersom en driftsättning påverkar leveranser till kund var det viktigt att detta genomförs under en lugn period) och med båda leverantörerna för att säkra att de nya föreslagna datumen var realistiska. Jag kallade till möte med PMO och Arla IT för att presentera förslaget innan jag tog upp det i styrgruppen.

RESULTAT: Mötet blev misslyckat. Inget tydligt resultat, utan ett antal olika uppslag för fortsatta utredningar. Omarbetning och ytterligare presentation för PMO och projektägare ledde fram till en informell accept ca 6 veckor senare. När styrgruppen sedan tog det formella beslutet hade projektet redan missat sitt driftsättningsdatum – något som skapade oro hos projektteam och vissa intressenter.

SLUTSATS: Beslutet togs till slut. Men ett annat agerande från min sida hade minskat stressen och osäkerheten både hos mig själv och hos vissa nyckelpersoner i projektet. Dock lärde jag mig mycket, vilket resulterade i att jag senare i projektet snabbare kunde uppnå önskade beslut genom att effektivt arbeta med medlemmarna i styrgruppen. Ett bättre alternativt agerande: Jag borde ha utarbetat ett fokuserat beslutsunderlag med hjälp av mina medarbetare, förankrat det i projektgruppen och därefter steg för steg involverat viktiga intressenter vid korta möten för att få deras feedback och accept. Därefter skulle jag ha presenterat hela förslaget för styrgruppen. Processen hade tagit längre tid initialt, men lönat sig i längden.

SITUATION 3. Hantera kris under tidspress

Vi var mitt uppe i driftsättningen av det första kyllagret, vid mejeriet i Göteborg. Under själva arbetet med driftsättningen måste produktion och kundleveranser stå still. Vi hade ett tidsfönster under en helg med en noggrant tidsplanerad aktivitetsplan, som beskrev när och i vilken ordning de olika driftstartsaktiviteterna skulle utföras. Om vi försenades skulle kundleveranserna bli lidande. Kunderna var redan före driftsättningen kritiska till Arlas leveransprecision. Det fanns en sk ”fall back”-plan, dvs vad ska göras för att få mejeriet tillbaka i drift om i något skede den nya lösningen inte fungerar. Vi genomförde aktivitetsplanen, blev klara till kl 01.00 på natten mellan lördag och söndag, sov några timmar för att återsamlas kl 05.00 på morgonen. Då skulle verksamheten börja arbeta med det nya systemet. Det kom igång, men efter någon timme tappade de klienter (persondatorer), som slutanvändarna arbetade med, kontakten med nätverket. En snabb analys visade att det gick att arbeta mot applikationen från datorer kopplade till ett mobilt bredband. Något som dock endast projektteamet hade möjlighet till. Kort sagt, arbetet på mejeriet stod still!

ÅTGÄRD: Vi var tvungna att lösa problemet snabbt för att komma tillbaka till normalt driftsläge i verksamheten. Min delprojektledare i Arlateamet föreslog att man med manuella reservrutiner kunde utföra visst arbete även om det skulle ta längre tid. Jag gav OK till det. Jag såg också till att leverantören A, med ansvar för IT-driften, började felsöka problemet. Jag samlade till styrgruppsmöte per telefon för att informera om status och kallade även till uppföljningsmöten varannan timme så länge problemet kvarstod. Jag höll mig synlig och uppmuntrande mot både projektgruppen och leverantörens personal.

RESULTAT: Leverantören löste problemet efter ca 8 timmar. Under den tiden fanns det, trots tidspressen, ett lugn i projektarbetet. Jag höll alla intressenter informerade under hela ”kris-perioden” med regelbundna statusmöten per telefon.

SLUTSATS: Mitt handlande var instinktivt och jag kan inte se något alternativ. Jag angav riktning (vi ska lösa detta), var lugn och signalerade förtroende. Jag visade engagemang mot alla involverade i deras olika roller och kommunicerade öppet och tydligt.

SITUATION 4. Kommunikation i och kring projektet

Hur kommunicerade jag för att få alla människor att verka åt samma håll för att klara projektleveransen?

ÅTGÄRD: Protokollförda styrgruppsmöten var tredje vecka, oftare under kritiska perioder, (t ex kring driftstarter). Ibland korta statusmail mellan mötena. Referensgruppsmöten med varierande frekvens. Inledningsvis endast när jag behövde input, oftare mot slutet av projekttiden. Möten med den lokala ledningsgruppen för mejeriet. Jag fick en agendapunkt på ledningsgruppens veckomöte, där jag rapporterade status och fick lokal information som berörde projektet. Veckovisa projektledningsmöten (två gånger i veckan under kritiska perioder inför viktiga milstolpar och vid driftstarter), där jag gav information från styrgrupps-, referensgrupps- och ledningsgruppsmötena. Möten med Arlas projektteam, där planen var att mötas veckovis. Men eftersom vi satt i samma rum, var det lätt att ställa in dessa då vi ändå pratade över bordet. Jag och de lokala förändringsledningsteamen höll veckovisa möten för att stämma av de aktiviteter, som berörde både den lokala verksamheten och projektet. I detta möte deltog även den lokala fackföreningen. Veckovisa avstämningar med PMO:s Program Director. Etablerades som ett formellt möte, men blev med tiden alltmer informellt, då vi märkte att detta fungerade bra. Inför varje driftsättning kallade jag till ett möte med dem som behövdes för att säkra driftsättningen. Jag gick igenom planen och för varje aktivitet fick de inblandade bekräfta att de förstod vad som skulle göras och hur de skulle avrapportera. En sorts generalrepetition inför den verkliga driftsättningen. Jag spenderade tid för att involvera teamet och dess nyckelmedlemmar i arbetet med att förbereda beslutsunderlag till styrgruppen. Jag skrev regelbundna nyhetsbrev för att informera perifera intressenter och övriga delar av organisationen om projektstatus. Jag skickade ut informella statusmejl och SMS vid driftstarter och vid arbete med viktiga leveranser.

RESULTAT: Projektet kunde möta uppsatta mål och jag fick positiv feedback från kretsen runt projektet för god kommunikation.

SLUTSATS: Viktigaste var att jag förstod att man aldrig kan informera för mycket och hur betydelsefull effektiv kommunikation är för att möta projektmålen. Detaljer i detta är: Trots att jag involverade projektteamet i framarbetandet av beslutsunderlag så önskade projektmedlemmarna mer kommunikation enligt projektutvärderingen. Det var också ett misstag att ställa in de veckovisa mötena med projektteamet. Även om man delar rum behövs strukturerad information till teamet för att få feedback och ge utrymme att ventilera problem och utmaningar. Jag borde ha arbetat mer med referensgruppen. Inför den sista projektetappen (Sundsvall) kallade jag referensgruppen till ett möte vid passagen av varje milstolpe för att rapportera status, få deras input och rekommendationer på beslut som skulle presenteras till styrgruppen. Detta värderades som positivt av styrgruppen. Ett liknande agerande hade varit bra igenom hela projektet.

SITUATION 5. Genomföra ett projektavslut

Projektavslutet med godkännande av projektleverans, överlämnande till förvaltningsorganisationen, avveckling av projektmedlemmar och projektutvärdering.

SITUATION:

Godkännande: Leveransen genomförd, men med vissa utestående punkter. PMO krävde snabb stängning av projektet för att hålla ned kostnaderna samt lösgöra personal för andra projekt. Verksamheten krävde att så många av de utestående punkterna som möjligt skulle lösas.

Överlämning: Arla IT hade definierat en lista över vilka kriterier som måste vara uppfyllda för att man skulle acceptera projektleveransen till förvaltning. Denna lista hade dock aldrig använts praktiskt.

Projektmedlemmarna var viktiga resurser i att lösa de utestående punkterna, samtidigt skulle de nu lämna projektet. Min utmaning var att bedöma behovet för att säkra projektavslut samtidigt som individer och linjeorganisation fick god framförhållning över vad som gällde.

Projektutvärdering: Efter ett sådant långt projekt var både jag och PMO intresserade av att sammanställa resultatet, så vi beslöt att genomföra en projektutvärdering.

ÅTGÄRD:

Godkännande: Jag utnyttjade befintlig mötesstruktur för att få en gemensam prioritering av utestående punkter. Kom överens om vad som måste lösas innan beslut om formell stängning kunde tas samt vissa ärenden som kunde lösas av förvaltningsorganisationen.

Överlämning: Jag utgick från listan och kontaktade ansvariga för de olika kriteriegrupperna. Jag specificerade hur vi uppfyllt kriteriet och bad om ett godkännande. I vissa fall fick jag accept direkt, i andra fall krävdes först klargörande eller specifika aktiviteter. Parallellt arbetade jag med den framtida applikationsägaren, rapporterade status och fick råd hur jag skulle manövrera i organisationen. Processen avslutades med att formellt möte med applikationsägaren, där jag redogjorde för alla delgodkännanden samt presenterade prioritetslistan. Vid mötet godkändes överlämningen till förvaltningsorganisationen.

Projektmedlemmar: Utifrån önskemål och överenskommelser med linjeorganisation och individer försäkrade jag mig om att vi kunde hantera det utestående arbetet. Alla berörda informerades. Jag skrev även ett personligt betyg till alla projektmedlemmar.

Projektutvärderingen genomfördes som workshops i olika grupper med projektmedlemmarna, nyckelanvändare på de lokala mejerierna och representanter för verksamheten. Alla slutanvändare fick en kort enkät. Resultaten sammanställdes i en presentation för referensgruppen och styrgruppen.

RESULTAT: Styrgruppen tog ett formellt, men villkorat, beslut om att godkänna och stänga projektet den 15 juni 2012. Villkoret uppfylldes den 28 juni 2012 och avrapportering skedde till styrgruppen. Projektleveransen, med utestående punkter enligt prioritetslista, överlämnades till förvaltningsorganisationen. Jag fick positiv feedback för att ha följt processen och fått ett klart och tydligt överlämnande. Projektet kunde lösa sina uppgifter med tillgängliga resurser. Projektutvärderingen genomfördes och gav intressanta och lärorika resultat för både mig själv, PMO och styrgrupp.

SLUTSATS: Ett korrekt agerande vid projektavslut innebar att projektet nådde sina mål. Bra att vi gjorde projektutvärderingen. Vi borde kanske ha avsatt mer till för workshoparna, samtidigt fick vi in kvalitativ återkoppling från alla interna aktörer.

Avslutningsvis

Det svåra i att beskriva ledningssituationerna var inte de situationer där jag gjorde misstag eller inte tog ledningen fullt ut. Det var snarare att hitta de situationer, där jag agerat på ett riktigt sätt. Förmodligen för att dessa passerade obemärkta, medan de problematiska situationerna tog mer tid och energi att reda ut. Positivt med denna rapport var att man tvingades gräva fram även bra situationer och analysera dem.

Sammanfattningsvis blir mitt lärande från detta projekt att:

  • Involvera alltid ditt team vid framtagning av underlag av olika slag.
  • Kommunicera mycket.
  • Var tydlig med vad du vill när du kommunicerar.
  • Följ upp ofta och ifrågasätt de besked du får som inte följer plan.

johan-fahlvik-pv42012
Johan Fahlvik

  • Född: 1960
  • Familj: Fru och tre barn
  • Bor: Sollentuna, norr om Stockholm
  • Utbildning: LiTH, Civilingenjör Industriell Ekonomi
  • Arbetar: Magnificent
  • Fritidsintressen: Friluftsliv, historia och familjen

by Svenskt Projektforum

Skandinavisk infrastrukturkompetens - för gemensamma kompetenskrav i anläggningsbranschen

Med projektet Skandinavisk Infrastrukturkompetens satsar Trafikverket i Sverige och Statens Vegvesen samt Jernbaneverket i Norge på att ta fram gemensamma kompetenskrav och verifieringsmodeller för den skandinaviska anläggningsbranschen. IPMAs system för certifiering av projektledare är en av förebilderna i arbetet.

De skandinaviska länderna står inför stora utmaningar i att rusta upp och utveckla inhemsk infrastruktur. Satsningar på nya vägar och järnvägar och underhåll av befintliga gör att behovet av välutbildad arbetskraft ökar i både Sverige och Norge. Därför ska Trafikverket, Statens Vegvesen och Jernbaneverket under perioden 2012-2014 i projektet Skandinavisk infrastrukturkompetens (SIK) tillsammans se över kompetenskrav, certifieringar och utbildningar för personer som arbetar i branschen. Målet är att ta ett steg mot en gemensam skandinavisk kravbild som även ska ligga till grund för en modell för certifiering och förvaltning av kraven. På sikt ska projektet bidra till samarbete över gränserna för leverantörer, konsulter och entreprenörer, skapa ökad attraktionskraft till branschen och ge mer nytta för investerade pengar.

Certifiering enligt regelboken

Ett mål med SIK är att på sikt skapa en modell för certifiering av kompetens. Likt IPMAs system för certifiering av projektledare ska den följa den internationella standarden ISO170241 :

– Att en kommande förvaltningsmodell och certifiering följer standarden ISO17024 och förhåller sig till NQF/EQF2 är väldigt viktigt för oss. Vi siktar på en lösning som liknar körkortssystemet i Sverige, säger Anders Sandberg, projektledare för SIK.

Kritiska kompetenskrav Projektet ska kartlägga krav på de kompetenser som beställaren, d v s Trafikverket, Jernbaneverket och Statens Vegvesen, ställer utöver yrkeskompetens hos dem som utför arbetet. Det handlar ex vis om säkerhetsarbete och kompetens inom miljö samt attityd och beteende.

Test i pågående verksamhet

Skandinavisk Infrastrukturkompetens, SIK, ska tillsammans med branschaktörer göra flera test av kravmodellerna i pågående verksamheter. Inledningsvis kommer kravmodeller för områden som vinterunderhåll och säkerhetsarbete att testas.

EU-finansierat

Projektet är dels finansierat av Trafikverket i Sverige och Statens Vegvesen samt Jernbaneverket i Norge, dels av EU via programmet Interreg IV A Öresund-Kattegat-Skagerrak, som är ett skandinaviskt samarbetsprogram inom den Europeiska Regionalfonden och som sponsrar gränsöverskridande samarbeten inom EU. SIK-projektet har 2 miljoner euro i budget. Föreningen Svenskt Projektforum är s k Lead Partner i projektet. Mycket på grund av föreningens långa erfarenhet av certifiering av projektledare enligt IPMAs system. Snart kommer även ett antal examensarbeten via Chalmers i Göteborg bl a att undersöka hur IPMAs system för certifiering är anpassat till bygg- och anläggningsbranschen och hur synen på certifieringar är generellt inom olika branscher.

Följ projektet på www.infrastrukturkompetens.eu.

1. Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer (ISO / IEC 17024:2012)

2. EQF är den europeiska referensramen för kvalifikationer, Läs mer på http://www.eqfinfo.se/

by Svenskt Projektforum

Sociala medier i projekt

Fortsättning på Silvana Balcanovics artikel om sociala medier i projekt.

Så här går du tillväga

När du har skaffat dig en grundläggande förståelse för vad sociala medier är, vilka som finns, deras användningsområden, samt vad du bör tänka på vid användandet av de olika, är det enkelt att ta fram en plan för att skrida till verket och börja använda dem i ditt nästa projekt. Följande steg kan då följas:

Planera

  1. Börja med att planera innan du sätter igång:
  2. Identifiera förutsättningarna
  3. Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta
  4. Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas
  5. Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas
  6. Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter
  7. Kommunicera

Identifiera förutsättningarna

Till att börja med vill du ha klart för dig vilka dina förutsättningar är samt vilka begränsningar du har att förhålla dig till. Skaffa dig en bild över vilka policies som gäller, hur IT-miljön ser ut, projektets art och karaktär, projektmedarbetarnas vana av sociala medier och vilka andra sociala medier och projektmodeller som används inom företaget. Det kan även vara bra förstå vilken inställning sponsorn har till sociala medier samt dina restriktioner i budget, tid och kvalitet.

För ett kortare 1-3 månaders projekt kanske du inte ens ska försöka ge dig på att inkludera ett socialt medium i ett företag där det inte redan används sociala medier. Du hinner knappt få igång medarbetarna innan projektet är slut.

För ett större 6-9 månaders projekt, där majoriteten av de som ska jobba i projektet är inhyrda konsulter med stor projektvana, kan sociala medier ytterligare bidra till att effektivisera projektarbetet, genom att värdefull tid för informationsmöten kan bantas ner. Dessutom kan du som projektledare bättre se hur arbetet fortskrider om leverablerna dokumenteras i en wiki under projektets gång, istället för att allting kommer samlat i en final slutrapport på slutet. Under arbetets gång har du större möjlighet att styra leverabelarbetet på rätt köl om du känner att det hamnar snett.

Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta

För att kunna välja ut inom vilka olika projektområden som du ska satsa på sociala medier, krävs att du har klart för dig vad du vill uppnå. Om du jobbar inom en del av en organisation eller företag som är van vid att driva arbete i projektform, så kanske resurssättning inte är det område som du behöver börja använda sociala medier till eftersom ni redan har upparbetade kanaler för att hitta lämpliga resurser och projektroller dessutom med största sannolikhet är interna karriärvägar. Däremot om ditt företag har lite vana av att driva projekt, kan just sociala medier underlätta sökandet och finnandet av lämpliga kandidater. På samma sätt om du vill samla in användarkrav och –önskemål från organisationen kan ett socialt medium främja även den framtida implementeringen. Detta kan dock ske på bekostnad av att saker och ting kan ta längre tid om du inte är noggrann med att sätta tydliga datum för beslut.

Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas

När du har klart för dig inom vilka projektområden som de sociala medierna kan ha störst nytta är det dags att identifiera vilka som skulle kunna användas för just det specifika projektområdet. Studera för- och nackdelar med olika sociala medier och testa dem gärna innan du bestämmer dig för ett. Detta kan vara extra viktigt om du t ex aldrig har bloggat eller satt upp, strukturerat upp eller drivit en wiki, alternativt använt dig av ett molnbaserat projektverktyg. Se upp med att introducera för många nya sociala medier på en gång och välj hellre ut ett för litet än ett för mycket. Håll det med andra ord enkelt. I det här steget kan du även identifiera ett antal olika kriterier för att kunna utvärdera användandet av de sociala medierna och projektverktygen. Du vill ta reda på hur de sociala medier och verktyg som ni kommer att använda er av, verkligen är effektiva och lämpar sig för framtida användande. Några utvärderingskriterier skulle kunna vara:

  • Antalet sidvisningar
  • Antalet prenumeranter
  • Besöksfrekvens
  • Upplevd känsla hos användare (både projektmedlemmar och intressenter)

Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas För att de sociala medierna ska kunna användas krävs att alla vet hur de ska använda dem. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig att ansvara för dem, samt även utbilda övriga i projektgruppen.

Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter

För att medarbetarna ska kunna använda sig av de sociala medierna krävs tillgång till dem. Förenkla för medarbetarna genom att prata med IT-avdelningen om att installera eventuella program till alla. Skaffa konton till alla medarbetare. Behövs ytterligare verktyg för att kunna göra arbetet? Diskutera kring:

  • verktyg för att kunna jobba med de sociala medierna (stationär dator, bärbar laptop, surfplatta, smart telefon osv)
  • internet och intranät
  • program och applikationer
  • konton

Eventuellt kan även utbildningsmaterial behöva utvecklas.

Kommunicera

Kommunicera användandet av de sociala medierna med din projektgrupp redan vid uppstartsmötet. Klargör varför ni ska använda er av sociala medier och vad ni hoppas vinna på det. Vilka sociala medier kommer att användas och vilka förväntningar har du på själva användandet. Det räcker inte att anta att medarbetarna själva ska komma igång, ta dig tid att även demonstrera, eventuellt utbilda, samt även låta dina eldsjälar facilitera användandet. Hur ser medarbetarnas vana ut? Ta reda på om en utbildningsinsats krävs och ta fram material för att kunna hålla denna. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig ansvara för dem och även utbilda övriga projektgruppen.

Genomför

Använd dig av de sociala medierna i projektet. Uppmuntra projektets deltagare att blogga, facebooka och/eller twittra om du märker att de börjar tappa gnistan. Upprätta gärna en sida i wikin för löpande och kontinuerlig feedback som sedan enkelt kan födas in i utvärderingsfasen.

Utvärdera

Ta dig tid att reflektera över vad som har fungerat bättre och mindre bra. På samma sätt som övriga områden utvärderas i projektgrupp, bör även de sociala medierna diskuteras. Utvärdering kan även ske kontinuerligt under projektets gång genom att tas upp på statusmöten eller genom att medarbetare spontant kan fylla i och utvärdera som blogginlägg eller på en dedikerad wiki-sida.

by Svenskt Projektforum

Tips på hur projektledare kan använda sociala medier

Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling.

Olika sociala medier lämpar sig olika väl i olika projektfaser

När sociala medier och andra typer av internetbaserade tjänster uppmärksammas handlar det ofta om hur företag kan marknadsföra sig själva samt hur företaget kan kommunicera med sina målgrupper. Mindre uppmärksammat är sociala mediers fördelar inom projektledning. Alla de olika typer av sociala medier som i dag finns, utgör en verktygslåda där de olika sociala medierna lämpar sig olika väl i olika projektfaser. Ofta delas projekts livscykel in i fyra faser: förberedelse, uppstart, genomförande och avslut. I alla dessa faser kan sociala medier utgöra effektiva verktyg och kraftfullt stöd för projektledaren.

[faktaruta]

Silvana Balcanovic

Silvana Balcanovic är civilingenjör och civilekonom från LTH och LU samt MIT i USA. Hon arbetar idag som senior managementkonsult på Acando. Silvana är både ITIL- och IPMA-certifierad projektledare (C-nivå). silvana.balcanovic@acando.com
[/faktaruta]

1. Förberedelsefas

Finansiering. En sponsor inom kapitalintensiva branscher, t ex bioteknik och vindkraft, kan använda sig av det sociala nätverket LinkedIn för att hitta investerare.

2. Uppstartsfas

Resurssättning. Både sponsor och projektledare kan leta både generell projektkompetens och specifik sakkunskap genom sina sociala nätverk, t ex Yammer och LinkedIn. Det första lämpar sig för att finna interna och det andra externa resurser. Ett redan väl uppbyggt nätverk, där dina kontakter i sin tur känner många personer som de kan och vill rekommendera, underlättar sökandet via LinkedIn. Det förutsätter att kvaliteten på profilerna är bra, så att du inte sorterar bort bättre lämpade kandidater med sämre profil.

3. Genomförandefas

Dokumentlagring. Alternativ till gemensam filmapp eller dokumenthanteringssystem (t ex Documentum, Livelink) erbjuds i form av bl a wikis, molnbaserade lagringsutrymmen och knowledge management system. Dessa kan förenkla både både planering, uppföljning, samarbete och kommunikation inom projektet.

I en wiki lagras dokument på sidor antingen internt eller externt och det blir väldigt överskådligt hur all dokumentation hänger ihop. Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling. Tips på hur sociala medier kan användas i projekt En molnbaserad lösning (t ex Space Monkey och Dropbox) kan användas då t ex externa konsulter arbetar i projektet eller externa intressenter, som t ex myndigheter eller kunder, ska ta del av och/eller bidra med information. Materialrättigheter och säkerhet måste samtidigt beaktas och kan inom vissa typer av organisationer utgöra ett hinder för tillämpningen av just dessa verktyg.

Med knowledge management system avses t ex Microsofts Sharepoint, vilket kan användas om det redan finns tillgängligt inom företaget. Fördelen är då att materialet ligger kvar inom företaget.

Projektkommunikation och samarbete

Statusmötena kan aldrig helt elimineras eller ersättas, men de kan få en kortare och mer kärnfull karaktär om framdrift uppdateras direkt i wikin och mötet enbart används för t ex diskussion av frågor som behöver eskaleras. Även alla granskningar kan göras i wikin, vilket gör att mängden projektspecifik e-post kan reduceras. För projektleveranser och dokument som är under utveckling och där flera personer bidrar kan den inbyggda versionskontrollen och ändringsspårningen förenkla framtagandet. Brainstorming kan också med fördel utföras i en wiki och det färdiga resultatet exporteras till ett traditionellt rapporteller presentationsformat.

Bloggar kan både användas för att inspirera och motivera medarbetare, men även främja samarbete och framtagande av relevant kunskap, projektdokumentation och leveranser. Det blir som en löpande dagbok över allt som händer i projektet och alltifrån mötesanteckningar, statusuppdateringar till dokument, kan publiceras. Då strukturen i bloggen utgörs av kategorisering och taggning av inlägg och inläggen visas i omvänd kronologisk ordning, kan det bli mindre överskådligt än med en wiki. Direktmeddelanden kan komplettera eller ersätta e-post och telefon för snabba svar. Det kräver ett program; antingen en företagsintern lösning (t ex Microsoft Lync) eller en extern lösning (t ex Microsoft Live Messenger eller Skype). Dessa program er-bjuder nuförtiden ofta funktionalitet för både chatt, telefoni och videokonferens.

För projekt av allmänt intresse kan en mikroblogg som t ex Twitter användas för att rapportera status, ställa frågor samt dela länkar. Flödet kan liknas vid en direktmeddelande-konversation samlad på ett och samma ställe. Nackdelen med Twitter är begränsningen på 140 tecken per inlägg samt att inläggen hamnar i omvänd kronologisk ordning. Det går alltså inte att ladda upp långa texter och själv strukturera upp materialet.

Intressenthantering

Flera projektledare på Skanska driver externa bloggar om olika byggprojekt. Bl a kan boende i områdena samt framtida hyresgäster följa byggandet av en ny polisstation i Rosengård och Blå Jungfrun, hyresrätter i Stockholm som byggs med passivhusteknik. Facebook lämpar sig för t ex produktutveckling. Bl a har Coca Cola använt kanalen framgångsrikt för marknadsföring av märket Vitamin Water. Mer än 2 miljoner personer deltog i utvecklingen av den senaste produktens smak, förpackning och namn. Webinarer kan liknas vid schemalagda internetbaserade seminarier. De lämpar sig bl a för utbildning och möten, när avstånd begränsar. Det finns ett hundratal företag som tillhandahåller mjukvara; t ex Microsoft, WebEx mfl. Yammer kan användas för att kontinuerligt informera om framsteg, skapa engagemang och marknadsföra resultat internt inom ett företag eller organisation. Detta kräver dock att intressenterna följer inläggsflödet. Intressenterna kan även bidra med värdefull återkoppling och input till projektets fortskridande och skapande av projektresultat.

Datainsamling i projekt görs väldigt ofta genom intervjuer. Gratis webbaserade enkätverktyg som t ex SurveyMonkey kan användas för att underlätta insamling av data när antalet respondenter som behöver tillfrågas är stort. De används redan av flera stora företag, bl a Toyota.

Kunskapsdelning kan även göras genom innehållsdelningssiter för videos (t ex Youtube), bilder (t ex Flickr), anslagstavlor (t ex Pinterest) och presentationer (t ex Slideshare). Du kan dels ladda upp egenproducerat material, dels skicka vidare länkar till referensmaterial till projektgruppen och/eller intressenterna via blogg, mikroblogg, Yammer osv.

Övrigt

För att i genomförandefasen kunna hålla sig uppdaterad med alla nya inlägg, kan en RSS-läsare installeras. Den tar emot meddelanden när nya inlägg görs och därmed behöver inte källan aktivt besökas för senaste uppdateringar.

4. Avslutsfas

Arkivering. Säkerställ som vanligt att mottagarorganisationen får tillgång till all dokumentation genom att tilldela åtkomst till det lagringssystem, t ex Dropbox, som har använts.

Erfarenhetsåterföring. Utvärdering av användandet av sociala medier kan utföras kontinuerligt från projektets start på en sida i en wiki alternativt som blogginlägg.

Så här går du tillväga

En mer detaljerad beskrivning av hur du tar fram en plan för vilka sociala medier som kan och bör användas i projektet kommer inom kort på projektforum.se. Huvudstegen är:

  • Identifiera förutsättningar (t ex policies, budget)
  • Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta
  • Välj ut vilka specifika sociala medier som ska användas
  • Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur medier ska tillämpas
  • Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter
  • Kommunicera

Några råd!

Håll det enkelt. Välj ut och satsa på några få sociala medier och verktyg.

Var uthållig. Om du har bestämt dig för en projektledarblogg, låt det inte rinna ut i sanden. Sänk ambitionsnivån, men sluta inte skriva.

Hitta eldsjälar som kan och vill hjälpa dig. Utse några ”champions” som hjälper andra att komma igång.

Uppmuntra till delaktighet. Rätt utnyttjat underlättar sociala medier arbetet för både projektledare, projektmedlemmar och intressenter!

by Svenskt Projektforum

Mer känsla för projektledning

Har du någon gång gått från ett projektmöte och känt dig illa till mods? eller tvärtom upprymd? Har det påverkat din motivation och prestation?

I en tidigare artikel, i Projektvärlden nr 3 2012, beskrevs hur vår prestation påverkas av vårt känsloliv. I positiv sinnesstämning så tänker vi bättre och anstränger oss mer. Särskilt gäller detta för problemlösning, vilket är en särskilt framträdande komponent i projekt, eftersom projekt innebär osäkerhet både avseende målet, processen och rollerna. I samspelet mellan människor påverkar vi varandras känsloliv, oavsett om vi är medvetna om det eller inte. Det påverkar våra tankar, våra beslut, ja, till och med våra autonoma kroppsfunktioner. Att leda – att påverka andra i en viss riktning – innebär därför till stor del att påverka andras känsloliv på ett avsiktligt sätt.

De bästa ledarna jobbar med känslor

När forskare studerar ledare som åstadkommer exceptionellt bra resultat, så visar det sig att de allra bästa ledarna agerar på sätt som tydligt påverkar de leddas känslor: De målar upp en lockande vision, agerar föredömen i stort och smått, visar personlig omtanke om sina medarbetare och uppmuntrar dem att våga utmana sig själva. De är inte heller rädda för att peka med hela handen för att stävja beteenden som framkallar negativa känslor, som att inte lyssna på varandra, inte hålla ord eller sätta sig själv före uppgiften och gruppen.

Positiv umgängeskultur ger bäst projektresultat

Stora studier av verkliga projektgrupper har visat att i grupper, som ofta lyckas lösa problem och kommer framåt, karaktäriseras umgänget av att deltagarna upplever att de har inflytande över sitt eget arbete, att de lyssnar på varandras idéer, att de ger varandra praktisk hjälp, att de diskuterar erfarenheter öppet, att de respekterar varandra och ger varandra stöd och uppmuntran. Det handlar alltså om umgängeskulturen och om att indirekt påverka varandras känslor. Flummigt önsketänkande? Nej, det går att avläsa i statistiken från studier med tusentals observationer av vardagen i projektarbetsgrupper som varit olika framgångsrika. Det allra starkaste för att skapa framgång i arbetet – det visar statistiken – är dessutom själva upplevelsen av de konkreta framstegen med sakuppgiften. Även blygsamma framsteg sätter igång en positiv spiral som genererar nya framsteg, osv.

Projekt: omogna grupper inför krävande uppgifter

Inte nog med att arbete i projekt ställer särskilt stora krav på deltagarnas problemlösningsförmåga, dessutom ska man samarbeta med människor man inte känner särskilt väl. I projekt kommer människor och går, man lär sällan känna varandra mer än ytligt och samarbetet blir starkt präglat av de första intryck man får av varandra. Den spontana dynamiken i sådana grupper handlar om allt utom kreativ problemlösning. Individerna är i stället upptagna med att värdera vad arbetet kommer att innebära för dem, både vad gäller mål, innehåll och samspelet med de andra. De söker mål och struktur, men är obenägna att engagera sig för att hävda vissa lösningar om det innebär risk för konflikt. De söker en roll i gruppen så att de ”räknas”. Den ledare som då ger struktur och svar på frågor skapar arbetsro i gruppen. Men också ett ledarberoende som inte främjar problemlösning. Ledarutmaningen är att påverka gruppen mot att så långt möjligt agera som en öppen, självständig, problemlösande grupp, trots att gruppens inre dynamik präglas av ledarberoende och osäkerhet.

Bete sig som om gruppen var mogen

En lösning är att införa tydliga strukturer för hur umgänget i gruppen ska fungera och att denna umgängesstruktur uppmuntrar beteenden som är typiska för framgångsrika, problemlösande grupper. Sådant beteende signalerar positiva känslor, som startar den positiva spiralen. Konkret kan det handla om att hjälpa gruppen att snabbt åstadkomma konkreta resultat, t ex med några enkla deluppgifter. Då startar man den positiva spiralen; känslan av att man kan göra framsteg tillsammans. Det handlar också om att införa mötesstrukturer som gör det svårt för starka och utåtriktade individer att snabbt skaffa sig en dominerande roll som håller de mer tillbakadragna tillbaka, alltså om att bete sig som mogna, effektiva grupper gör. Här är några exempel. I ett företag där idégenerering är särskilt viktig, har man regeln att den som yttrar sig direkt efter att någon framfört en idé måste börja med att framhålla möjligheter i idén. Det är helt enkelt inte okey att ignorera eller bara kritisera nya idéer, innan man provat att stödja dem. Ett annat effektivt sätt att forcera fram att man måste lyssna på varandra är att helt enkelt kräva att ingen får byta spår under ett möte utan att först fråga föregående talare om lov. Google är ett exempel på en organisation där man ibland använder en mötesmaskot för att fördela ordet. Den som håller i maskoten har ordet tills han eller hon lämnar den vidare. I många organisationer använder man olika former av fysiska arrangemang för att påverka umgängeskulturen i en viss riktning, t ex möten utan stolar. Då möter långpratare tydligare reaktioner från de andra; kroppsspråket signalerar att de måste komma till saken. Ett företag införde att alla möten skulle ha start- och sluttid angiven i förväg. Mötena stoppades tio minuter före slutet och resten av tiden ägnades åt att samtala om hur mötet gått till. Svårt i början, men efter en tid blev dessa minuter en arena där också de tystlåtna kunde komma till tals om hur umgänget i gruppen fungerade. Det man ofta ser, tänker man ofta på. Att välja ut en viktig aspekt av projektets vision och göra den fysiskt synlig och närvarande, t ex genom en affisch, gör att deltagarna kommer att reflektera över och hänvisa till den oftare.

Känslor viktiga för resultatet – led utifrån det

Alla exemplen har det gemensamt att de begränsar möjligheterna att utöva negativt inflytande på varandra – skapa negativa känslor. I stället ökar de utrymmet för öppenhet kring sakuppgift och problemlösning – det som skapar positiva känslor och framgång i projektet. Vi ska kanske inte bli bästa vänner under projektet, men vi kommer ändå att reagera känslomässigt på varandras beteende och det kommer att påverka vårt arbete. Då måste vi som leder agera så att vi påverkar uppmärksamhet, känslor och motivation i positiv riktning. Projekt har länge handlat om uppgiftsfokuserade metoder och verktyg. Människorna har setts som irrationella redskap att betvinga. Det är sant att vi bara är begränsat rationella, men däri ligger också vår styrka: Vår lust att skapa och förändra. Skickliga projektledare förstår att framgång i projekt bärs fram av positiva känslor och att positiva känslor skapas och sprids genom positivt beteende.

TEXT: Tomas Jansson

FAKTA:
Tomas Jansson, är en av huvudförfattarna till Ericssons projektmodell PROPS. Tomas arbetar nu vid Karlstads universitet. Tillsammans med Lennart Ljung har han författat flera läroböcker om projektledning, bl a årets projektledarbok 2011: Individer, grupper och ledarskap i projekt.

by Svenskt Projektforum

Maria Forss är Årets Projektledare 2012

Maria Forss får utmärkelsen för sitt ledarskap i ett läkemedelsprojekt med en virtuell projektorganisation.

Läs mer om projektet

Ur juryns motivering (från Wenell.se):

"Maria Forss har fått utmärkelsen för sin framgångsrika ledning av läkemedelsutveckling i en ren virtuell struktur och organisation. Under fyra år har hon tagit projektet från kliniska tester till registrering, lansering och försäljning av bolaget i november 2011. Hennes ledarstil har varit personlig och präglats av nytänkande, samtidigt har hon visat prov på mycket stort engagemang och uthållighet. Hennes kompetens och förmåga att sätta sig in i alla projektets olika delar har varit viktigt för projektets framgång genom att hon därmed vunnit respekt hos ägare, innovatörer, läkare, patientorganisationer, leverantörer och olika samarbetspartners."

Sedan 1995 delar Svenska ProjektAkademien ut utmärkelsen Årets projektledare till personer som gjort utomordentliga projektledargärningar. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet.

by Svenskt Projektforum

Agila metoder i byggbranschen

Projektledning är idag ett högaktuellt ämne som diskuteras intensivt. Men det sätt som projekt inom byggbranschen styrs och leds har inte förändrats nämnvärt under de senaste decennierna. Däremot har byggmarknaden, antalet aktörer och hur projekten upphandlas idag, förändrats.

Detta har lett till en spricka i ledarskapssynen hur byggprojekt idag bör utföras och hur de faktiskt genomförs, vilket i sig är skäl nog att ifrågasätta denna konservativa bransch och titta närmre på vilka möjligheter till förbättringar som kan finnas.

Agil projektledning

I mitt examensarbete, som jag fått genomföra i samarbete med teknikkonsultföretaget Grontmij, utförde jag en kvalitativ studie baserad på intervjuer över hur projekt i byggbranschen utförs och framförallt projektleds. Resultatet från denna studie jämfördes sedan med teorin bakom agil projektledning för att se om dagens byggprojektledning kan dra nytta av denna filosofi. Den agila projektledningsmetodiken har stora likheter med Lean, men har utvecklats inom mjukvarubranschen, där den har vuxit och förbättrats genom empiriska framsteg. Den är lämpad för stora komplexa projekt, där det är svårt att ange och definiera produkten i förväg. Agila metoder används idag i olika branscher, men främst i mjukvaruindustrin, där kunden upptäcker sina behov med hjälp av upprepade tester, avstämningar och förbättringar av en prototyp.

Endast i projekteringsfasen

I byggprojekten var det endast projekteringsfasen som studerades närmare. Detta eftersom det är under denna fas som det är enklast och billigast att göra ändringar och forma den slutgiltiga produkten. I samma takt som projektet framskrider, minskar möjligheterna att påverka produktens utförande samtidigt som kostnaden för ändringar ökar. När projekteringen sedan övergår till produktion, sker en drastisk förändring både vad gäller möjligheten till ändringar, men även kostnaderna för dessa. Därför bör en effektivisering av projekteringsfasen kunna leda till ett mer framgångsrikt projekt såväl kvalitativt som ekonomiskt.

Ökat engagemang

En av de största fördelarna med att nyttja agila metoder är en ökning av kundens engagemang och involvering i projekten. De agila metoderna mer eller mindre tvingar kunden att öka sitt deltagande i projektet jämfört med hur situationen ser ut idag i en del byggprojekt.

[faktaruta]

Mattias Yllén Johansson tog i våras sin civilingenjörsexamen vid Kungliga Tekniska Högskolan, där han läst Samhällsbyggnad med masterinriktning Byggprojektledning. Hans examensarbete ”Agile project management in construction industry – an inquiry of the opportunities in construction projects” handlar om agila metoder i byggbranschen. Mattias deltar idag i Rambölls 1-åriga traineeprogram. mattias.yllenjohansson@gmail.com
[/faktaruta]

Dagligt stå-uppmöte

Figur 1 illustrerar tankesättet bakom den agila arbetsprocessen. Den visar ett dagligt stå-uppmöte vars syfte är att snabbt och enkelt stämma av hur det går för projektgruppens medlemmar, om de behöver extra hjälp eller om det till exempel är något som blockerar deras arbete. Den större loopen visar en s k cykel, vanligtvis 3-4 veckor lång, där det i början och slutet av varje cykel hålls ett start- respektive utvärderingsmöte. Under dessa två möten utvärderas den förra cykeln och projektgruppen kan lära sig från eventuella misstag och förbättra arbetsprocessen inför nästa cykel. Dessa olika former av avstämningar leder förhoppningsvis till att projektgruppen kan arbeta smidigare eftersom framtida begränsningar kan förutses på ett annat sätt och undvikas. Det innebär också att kunden behöver engagera sig oftare och med en jämnare fördelning för att projektet ska kunna drivas i rätt takt.

”Time management”

De agila metoderna kan också leda till minskad osäkerhet och förbättrad riskhantering. Genom användning av ”time management” och särskilda välplanerade möten kommer metoderna också att vara till nytta för att hålla reda på projektets framåtskridande och status. Inom dessa metoder sätts tiden som den ”fasta faktorn” som inte går att ändra. Detta genererar möjligheten att i slutet av varje tidsetapp, oavsett längd, få en tydlig bild av hur projektet utvecklar sig både ekonomiskt och kvalitetsmässigt. Om allt arbete, som man skulle ha hunnit med, inte utförts under tidsetappen eller om kostnaderna för etappen blir större än förväntat, framkommer detta tydligt då tiden är oförändrad.

Beslutsfattandet i agila projekt

Figur 2 illustrerar skillnaden i beslutsfattande mellan ett agilt och ett ”traditionellt” projekt. Där ser man tydligt att både projektgruppen och produktägaren (ofta beställaren) har större mandat att fatta beslut i ett agilt projekt än i ett traditionellt. Det framgår även att Scrum master (en form av projektledare) har mindre mandat till beslutsfattande och istället har en coachande roll som ser till att rensa bort alla hinder i projektgruppens väg. Den agila uppdelningen av beslutsfattandet ger deltagarna större möjlighet att ta beslut kring de uppgifter de har blivit tilldelade, vilket i sin tur motiverar projektgruppen och får dem mer engagerade i projektet.

För den intresserade av agil metodik i byggbranschen.

Läs Mattias examensarbete som du hittar på länken: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kth:diva-101094

 

by Svenskt Projektforum