Det är inte lätt att vara tydlig - men viktigt

Den 5 maj arrangerar Svenskt Projektforum Projektverktygsdagen på Münchenbryggeriet i Stockholm. I år är temat kommunikation – en av de bidragande faktorerna till lyckade projekt. En av huvudtalarna är retorikern Elaine Eksvärd. Projektvärlden har pratat med henne om hur man kan bli tydligare i sin kommunikation.

– Det är inte lätt att vara tydlig, menar Elaine. Många personer lindar in sitt budskap i långa utläggningar och kallprat. Det blir en lång transportsträcka innan de kommer fram till vad de ska säga. Det tröttar ut lyssnaren och gör kärnbudskapet otydligt. Därför är det viktigt att veta vad man ska säga och gå direkt på kärnan.

Vilka är de vanliga misstagen?
– Det vanliga är att man utgår ifrån sig själv och tror att alla andra tänker på samma sätt.

– Det gäller att sätta sig in i mottagarens situation. Det räcker inte med att bara säga det man tänkt. Fråga mottagaren om budskapet gått fram.

– Jag brukar säga att man måste fråga med hela handen. Det är lite som att göra läxförhör med en femåring. Våga fråga om du varit otydlig och lyssna på svaret, så du kan omformulera dig och förklara dig på ett annat sätt. Man måste lära sig mottagarens språk och lägga sig på dennes nivå.

Hur anpassar man sig till mottagaren?
– Det handlar väldigt mycket om hur man säger saker. I vissa situationer passar det att linda in budskapet lite, medan man i andra situationer måste vara väldigt rak och kortfattad.

– I en telefonkonversation brukar jag ge rådet att tänka sig att personen sitter mitt emot en, att prata med hela kroppen och röra sig som om samtalet var i samma rum.

– Ett riktigt möte är alltid bättre än alltid en telefonkonversation, för vad man säger är bara en liten del av budskapet. Hur man säger och agerar är minst lika viktigt. Man kommunicerar med hela kroppen.

Elaines tips för tydligare kommunikation

1. Förstå kontext och timing

För att kommunikationen ska bli effektiv och tydlig är det viktigt att förstå i vilken kontext den sker. Är det ett möte, en telefonkonversation eller ett mail? Olika situationer och ämnen sätter olika krav på kommunikationen. Det är också viktigt med rätt timing. Är ämnet för samtalet bäst att ta på morgonen, över en lunch eller efter arbetstid?

2. Sätt dig in i personlighetstypen

För att en dialog ska kunna bli bra är det A och O att känna till hur den andra personen kommunicerar. Är det en saklig person eller en person som använder många superlativ? Det är inte bra att svara ett kort ”OK” i ett mail som är näst intill ett A4 långt, men det är inte heller bra att vara översvallande känslig och säga att man bara äääälskar att arbeta ihop, när den andra personen inte använder sig av den typen av uttryck.

3. Var öppen för kritik

För att slipa på kommunikationen och göra den bättre och tydligare är det av stor betydelse att lära sig att ta kritik. Visa förståelse för den som kritisera och försök att sätta dig in i kritiken på riktigt. Efter det kan du försöka förklara hur du menar. Annars är det lätt att hamna i en försvarsposition och i en konflikt med varandra.

by Svenskt Projektforum

DSDM Dynamic Systems Development Method

AGILA BEGREPP (DSDM) är ett annat exempel på en agil systemutvecklingsmetod. DSDM är baserad på metodiken Rapid Application Development (RAD) där prototyping ses viktigare än detaljerad planering. Metoden är också baserad på arbete i korta etapper med en nära kunddialog för att få fram affärssystem med rätt funktionalitet i rätt tid. Metoden utarbetades i början av 1990-talet och förvaltas av ett konsortium.

Inom DSDM finns kravhanteringsmetoden MoSCoW, som du kan studera på bilden.

by Svenskt Projektforum

Projektfrågan: Är tillit en allt viktigare ledarskapsdimension?

Kontroll har länge dominerat som styrningsmetod. Effektiva digitala system kan idag producera mängder av rapporter och göra mätningar av de allra minsta beståndsdelarna. Men en organisation där mottot är kontroll riskerar att bli ineffektiv. Stressen inom organisationen ökar och hämmar produktiviteten, vilket leder till såväl ökade kostnader som en sämre arbetsmiljö.

Forskning från Stanford och Handelshögskolan BI i Norge visar att produktiviteten blir högre om cheferna släpper greppet och litar mer på sina medarbetare. Med en högre grad av tillit minskar stressen i organisationen. Medarbetarna får ett större utrymme att själva utvecklas och skapa egna effektiva lösningar mer anpassade till dem själva. Men vågar vi släppa in den dimensionen i ledarskapet?

Diskutera frågan i Svenskt Projektforums Linkedin grupp

by Svenskt Projektforum

Vi flytt int? - Jo, det gör vi.

I mer än hundra år har LKAB brutit järnmalm i Kiruna och Malmberget. Gruvbrytningen började i dagbrott i Malmberget 1888 och i Kiruna 1899. År 1902 gick LKAB under jord med delar av malmbrytningen i Malmberget och i Kiruna på 1950-talet. Malmkroppen i Kirunagruvan är världens största sammanhängande järmnalmsfyndighet och ingen vet var den slutar.

Det finns dock en komplikation, malmkropparna lutar in under bebyggelsen. När dagbrotten öppnades var det naturligt att bygga bostäder nära arbetsplatserna. Ingen visste då att vi över 100 år senare skulle bryta malm en kilometer under jord. De samhällen som växte upp tack vare gruvbrytningen måste i dag flyttas om gruvdriften ska kunna fortsätta.

Samhällsomvandlingsprocessen har pågått sedan länge i både Kiruna och Malmberget där bostadsområden avvecklats och ersatts med nya och nu berörs även Svappavaara då LKAB planerar att återuppta brytningen i Leveäniemi dagbrottsgruva.

Under de närmaste 20 åren räknar LKAB med att cirka 3 000 lägenheter kommer att beröras av gruvbrytningen bara i Kiruna. Dessbättre behöver inte allt flyttas samtidigt, förändringarna kommer att ske stegvis - en samhällsomvandling.

Att skapa de nya samhällena är en utmaning för alla inblandade: de boende, kommunerna, markägare, myndigheter, LKAB med flera. Tillsammans kan vi genomföra omvandlingen till nya trivsamma samhällen.

Projektorganisation
LKAB är inne i en expansiv fas där betydande produktionsökningar från de tre nya planerade gruvorna innebär utmaningar för samtliga verksamheter. De har en intern projektavdelning för effektiv leverans av projekt i hela projektcykeln, från förstudier till genomförande och överlämning av färdig anläggning. Projekten är många och stora och spänner från högteknologi i underjordsgruvor och förädlingsverk till branschledande satsningar i samverkan med företagets forskning och utvecklingsavdelning.

LKAB:s projektavdelning har cirka 100 medarbetare som levererat projekt för cirka 40 miljarder kronor i nya anläggningar från gruva till hamn sedan millennieskiftet.
– Leveranstakten ligger nu på cirka 5 mdr kr per år och trycket ökar nu på projektavdelningen som även levererar projekt inom samhällsomvandlingen i malmfältskommunerna Kiruna och Gällivare, säger Jan Lundgren chef för projektavdelningen.

Samhällsomvandlingsprojekt
Inom LKAB:s Projektavdelning finns en sektion som utför samhällsomvandlingsprojekt på uppdrag av LKAB:s samhällsomvandlingsenhet och LKAB:s fastighetsbolag. Samhällsomvandlingsprojekt omfattar alla typer av anläggningar och teknikområden som finns i ett samhälle. Projekten består av bland annat nyanläggning, omläggning och avveckling av infrastruktur, rivning och nyproduktion av bostäder samt andra byggnader och anläggningar, avveckling respektive flytt av kulturbyggnader och efterbehandling av gamla industriområden.

– För mig och mina medarbetare är samhällsomvandling en process där vi finns med redan i tidiga skede för att sedan genomföra projektleveranser i olika faser. Vi är alltså ett stöd till våra beställare och tar även fram olika underlag, gör utredningar i tidiga skeden samt medverkar i detaljplanearbeten men vårt huvudsakliga uppdrag är kompletta projektleveranser inom samhällsomvandlingen, säger Stefan Holmblad chef för samhällsomvandlingsprojekt inom LKABs projektavdelning.

– Några pågående projekt i Kiruna är Gruvstadspark1 som är första etappen av en parkmiljö som även fungerar som buffertzon mellan samhället och LKAB:s industriområde, nyproduktion av bostäder, flytt av kulturbyggnader samt projekteringen av nytt Stadshus, berättar Victoria Aidanpää projektchef i Kiruna.
– I Malmberget pågår motsvarande projekt som i Kiruna och vi avslutar precis en förprojekteringen för ett nytt bostadsområde på sluttningen Repisvaara i Gällivare. Om allt faller väl ut kan byggnation av cirka 200 lägenheter påbörjas, säger Elena Ström, projektchef i Malmberget.

Stefan, Elena och Victoria kan konstatera att de tillsammans med sina projektmedarbetare ansvarar för ett mycket intressant projektområde med en rad utmaningar inom våra gruvsamhällen som är belägna mitt i en fantastisk fjällmiljö norr om polcirkeln.

Mer om flytten i andra medier

Dagens Nyheter: Flytten av Kiruna fascinerar i USA

LKAB:Samhällsomvandling

PEAB: Världens största flytt saknar motstycke

Svenska Dagbladet: Nya Kiruna blir en mönsterstad

by Svenskt Projektforum

Testbana i arktiskt klimat

En unik testbana för tåg där man ostört kan köra upp till 300 km/tim genom snöstorm och klibbsnö är snart på plats mellan Arvidsjaur och Jörn. En vinst för alla inblandade, inte minst för tågtrafiken runt om i Europa.

Norrlands största industriprojekt har det kallats. Projektet med den 75 km långa testbanan
för tåg som går från Jörn till Arvidsjaur är inne i sin slutfas och byggstart är beräknad till vårvintern 2016. Responsen från marknaden och berörda instanser är odelat positiv.
– Vi har gjort en ordentlig marknadsundersökning och funnit att det finns en given marknad över hela Europa för den här typen av testanläggningar för tåg, säger Lars-Åke Tjernström som är VD för Rail Test Nordic.

Vi räknar med full beläggning från början och har redan fått förfågningar från de tre stora företagen Bombardier, Alstom och Staedler, samt från bland andra ett engelskt tunnelbaneföretag som vill testa fyra olika tågsätt under två års tid. Det här blir en unik testanläggning där tillverkare och operatörer kan göra sina tester utan störningar av annan trafik, i ett arktiskt klimat och med en raksträcka på 32 km där man kan köra upp till 300 km/tim.

Spårade spår
Det hela började med att Lars-Åke, med ett förflutet som signaloperatör på Malmbanan, lärare och konsult inom organisationsvärlden passerade den gamla järnvägen mellan Jörn och Arvidsjaur som låg öde. Samtidigt som han mötte lastbilar med tyska testbilar på flaken, hörde han på radion hur folk klagade på alla tågförseningar.
– Varför använder man inte de järnvägsspår som finns till något vettigt och tar bort lite trafik från vägarna som belastas allt hårdare, frågade han sig själv.

Det var snart två år sedan, och Lars-Åke (som då var i färd med att gå i pension) har hunnit starta ett nytt företag, Rail Test Nordic, och knyta myndigheter, privata sponsorer och kreativa människor till sig och sin idé. Idag är de tre som jobbar heltid, samt en rad ideella krafter för att genomföra projektet.

Det arbete som nu ligger framför dem är att upprusta och bygga om den befintliga banan; rälsen ska plockas bort och ersättas med ny. Signal- och elsystem ska byggas, broar, tunnlar och bangårdar ska modifieras och växlar upprustas.
– Testerna av tåg ska kunna göras under hela året i en rad olika klimatmiljöer, säger Lars-Åke. Vi ska kunna skapa alla olika typer av väder från snöstorm till klibbsnö. Den långa raksträckan kommer att inhägnas vilket gör att man kan testa tågen i hög hastighet utan att störas av eller störa omvärlden i form av övergångar, djurpassager och bebyggelse.

300 arbetstillfällen
Att bygga om den befintliga banan kommer att kosta 1,2 miljarder kronor, och denna del kommer att finansieras av staten, EU och det privata näringslivet. Resterande del, det vill säga uppbyggandet av själva testverksamheten med byggnader, utrustning och personal, står Rail Test Nordic för tillsammans med privata och offentliga partners i Norr- och Västerbotten.

Trafikverket, som överlåter testbanan till annan förvaltning i detta fall och som äger övriga delar av järnvägsnätet, har uttryckt glädje över att slippa testtrafiken på sina egna banor och ser också fördelar med att kunna testa sina vagnar i sitt rätta klimat.

IUC Västerbotten har haft en viktig funktion med samordning, kontaktnät och kompetens under projektets första tid. Lennart Wallberg, tidigare konsult på IUC, har nu flyttat över som en viktig aktör i Rail Test Nordic.
– Vi räknar med att projektet kommer att generera upp till 300 årsarbeten i bygden för att bemanna testanläggningen, verkstäder, IT och service till de besökande företagen, säger Lars-Åke. Vidare kan jag tänka mig att det kommer att finnas behov av hotell och sidotjänster i Jörn, Glommersträsk och Arvidsjaur.

Stora vinster för alla
Om allt går som det ska kommer testbanan vara i gång under tredje kvartalet 2017 och Lars-Åke ser optimistiskt på framtiden. Förutom testtrafiken ser han också att man kan släppa på godstrafik på banan när utrymme ges.
– Framför allt kommer testbanan att medföra stora exportintäkter och nya jobb ger stora skatteintäkter till regionen.

Tågtransporter är väldigt bra ut ett hållbarhetsperspektiv, något som blir allt viktigare. En vinst på längre sikt blir dessutom bättre tåg som är anpassade till vårt klimat, vilket sparar mycket tid och pengar. Bara att tågen går enligt tidtabell gör att Sverige sparar cirka 200 miljoner kr per år.

TEXT: Andreas Lindberg

by Svenskt Projektforum

Det agila manifestet

Agila metoder är en uppsättning värderingar, attityder och principer som beskriver hur arbete bör organiseras för komplexa uppgifter i en föränderlig omvärld. Agila metoder har hämtat mycket från Lean.

I Agila manifestet formulerade, år 2001, en grupp mjukvaruutvecklare fyra teser som en reaktion mot trögrörliga och komplexa planeringsmetoder. Att ägna mycket möda åt planering upplevdes som bortkastat arbete när målet och vägen dit är okänd och under ständig förändring.

Planeringsmetoderna tog inte heller hänsyn till att kunskap om hur mjukvaran faktiskt ska utvecklas uppstår under processens gång. Syftet med manifestet var att skapa ett ramverk för att öka förmågan att utveckla det som faktiskt är efterfrågat samtidigt som onödigt arbete minimeras.

Agila metoder bygger på arbete i korta cykler med täta leveranser och kontinuerliga feedbackloopar. Det ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp det man lär sig under projektets gång. Beslut bör tas så sent som möjligt, eftersom kunskapen då är större.

Beslut bör tas av de som är närmast informationen. Därför är beslutsfattandet decentraliserat till självorganiserande grupper. Team och medarbetare arbetar bäst när de har stor möjlighet att påverka och känner ägande över sina uppgifter inom givna ramar. Allt ansvar delas av alla medlemmar i gruppen.

Agila metoder handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar i en
föränderlig omvärld och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet. Struktur krävs i många sammanhang för att flexibilitet ska vara möjlig.

En anledning till att agila metoder blivit populära är att omvärlden förändras i allt snabbare takt och att lättrörlighet då blivit en viktig konkurrensfördel för många organisationer.

Fyra punkter ur det agila manifestet

  • Värderar individer och interaktion framför processer och verktyg
  • Värderar samarbete med kunden framför att förhandla om kontrakt
  • Värderar att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan
  • Värderar fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation

by Svenskt Projektforum

Projektfrågan: Kommer projektledaryrket robotiseras?

Snart är snabbköpskassörskan ett minne blott och robotiseringen sprider sig. Stiftelsen för strategisk forskning menar att vartannat jobb är automatiserat om tjugo år. Hälften av ekonomernas jobb kommer göras av datorer, framför allt vad gäller bokföringen, men särskilt utsatta är försäljare, demonstratörer och personer inom detaljhandeln.

De jobb som är svåra att ersätta är de som kräver kreativitet och mycket kontakter med människor. Projektbranschens projektverktyg kommer säkerligen ersätta flera moment, men hur hotat är projektledaryrket i sin helhet?

Diskutera frågan i Svenskt Projektforums Linkedin grupp

by Svenskt Projektforum