Multitasking dödar effektiviteten
Svarar du på e-post när du pratar i
telefon? Låtsas du anteckna på möten fast du egentligen surfar? Äter du lunch
vid skrivbordet? Många känner sig effektiva när de gör flera saker samtidigt.
Men forskning visar att det ökar stressen och kan minska produktiviteten.
Förklaringen är att hjärnan inte kan göra flera saker samtidigt. I stället
växlar den snabbt mellan olika uppgifter, och det tar tid och energi. Det finns
en hel del forskning som visar på de negativa konsekvenserna av multitasking.
En studie av Cliff Nass vid Stanford University visar att multitaskare
generellt är sämre på att utföra flera saker samtidigt än de som vanligtvis gör
en sak i taget. Man blir alltså inte bättre genom att öva mycket på multitasking
– man blir sämre! Andra konsekvenser är att kvalitén på det som du gör
försämras, sannolikheten för att du gör misstag ökar, du förbrukar mer energi
och det tar även betydligt längre tid att faktiskt slutföra uppgiften.
– Enkla saker som att stryka och prata i telefon samtidigt brukar gå bra, därför tror vi att vi kan multitaska även på jobbet. Men där använder vi ofta samma del av hjärnan, så uppgifterna konkurrerar om kapaciteten, säger Alexander Rozental, legitimerad psykolog på Psykologifabriken. Men är det ändå inte så att vissa är bättre på multitasking än andra? Jo, visst kan förmågan vara mer utvecklad hos vissa, till exempel som hos piloter eller simultantolkar. Även om du nu skulle tillhöra den promillen i befolkningen, som har något större förmåga att lyckas med multitasking, så klarar du det bara under en begränsad, kortare tid. – Hjärnan tröttas ut av att hoppa mellan olika stimuli. Det går alltså att köra slut på energiförrådet bara av att ständigt behöva skifta mellan att koncentrera på en uppgift och svara på meddelanden och telefonsamtal, säger Alexander Rozental. Den största anledningen till att sluta med multitasking handlar dock inte om effektivitet, utan att det faktiskt kan få oss att må sämre. Forskare på University of London genomförde en studie på 1100 medarbetare och kom fram till att vi blir mindre smarta när vi multistaskar, det vill säga att vi minskar den mentala förmågan avsevärt, så pass mycket att det jämställs med samma påverkan som att vi hade haft en sömnlös natt eller rökt marijuana. Även din emotionella kompetens, EQ, sänks vid multitasking. Det är alltså svårare att känna av din omgivnings mående om du konstant engagerar dig i flera saker samtidigt.
Så strukturerar du din dag:
• Gör en sak i taget! Multitaska ej!
• Ha en uppgiftslista, inte flera!
• Du styr. Stäng av pushnotiser på mobil och dator!
• Var tydlig mot din omgivning om du
är tillgänglig för frågor eller upptagen! Här kan du ta hjälp av tekniken till exempel
den digitala kalendern eller Skype.
• Läs mejl på bestämda tider. Om du
börjar med att läsa mejl på morgonen är risken stor att du fastnar i att hantera
mejl.
• Inled din dag med dina planerade
uppgifter (din uppgiftslista).
• Prioritera dina uppgifter efter
viktighetsgrad och hur brådskande de är.
• Planera dina dagar utifrån hur din
hjärna fungerar. Till exempel om vi har som störst energi på morgonen, vilken typ
av uppgifter ska du ta tag i utifrån den vetskapen och vilken typ av uppgifter
lämpar sig bättre på eftermiddagen när du har lägre energinivå?
• Lär dig dina verktyg.
• Gå undan när du behöver sitta
fokuserat och koncentrera dig.
• Var tidspessimist när du bokar in
aktiviteter i kalendern (se till att du har luft emellan aktiviteter).
• Ta en kortare paus mellan uppgifter
(cirka en gång i timmen).
• Rörelse ger dig energi! Ta en promenad på lunchen. Har du inte den möjligheten, se till att växla mellan sittande och stående position om du har höj- och sänkbart bord.
• Avsluta dagen med att strukturera
upp din morgondag.
KÄLLOR: effektiv.nu, metrojobb.se, Alexander Rozental,Psykologifabriken, Peter Bregman, Harvard Business review.
Slussa rätt - hur man driver ett stort projekt
Slussen i Stockholm har varit i bruk i 80 år och behöver göras om från grunden.
Stockholms Stad bygger därför om Slussen och minskar därmed risken för översvämningar i Stockholm och Mälardalen samt säkrar vattentillgången för de människor som får sitt dricksvatten från Mälaren. Framtidens Slussen kommer att bli en knutpunkt för gående, cyklister och kollektivtrafik. Men det är en lång resa dit och under byggtiden påverkas bland annat kollektivtrafiken.
Eftersom trafikförvaltningen på Stockholms Läns Landsting ansvarar för kollektivtrafiken finns ett program för de delarna. I programmet ingår fyra huvudprojekt:
• Projekt Slussen
• Projekt upprustning av Söderströmsbron
• Projekt Saltsjöbanans upprustning
• Projekt Tvärbanans förlängning till Sickla
Projekten har i sin tur ett antal delprojekt och omfattar 300 konsultkontrakt och 4 miljarder kronor. Programmet påbörjades 2012. 2025/26 ska det vara klart.
Programorganisation
Lars Devero är programledare på Landstingets trafikförvaltning, till sin hjälp har han en biträdande programledare och en stab med ansvariga för ekonomi, administration, kommunikation och kvalitet. Programmet lyder under en programdirektör, här kallad sponsor, som till sin hjälp har en styrgrupp.
Uppdraget går ut på att samordna och hantera trafikförvaltningens krav och behov vad gäller Slussen,
men också att bevaka de frågor som rör hur befintliga och framtida anläggningar påverkas under byggtiden
och i framtiden, samt att säkerställa att kollektivtrafiken fungerar under hela byggtiden. Det senare är en stor utmaning.
Saltsjöbanan, lokalbanan som haft slutstation Slussen, kan under byggtiden inte gå in till Slussen och tågen ersätts med bussar sista biten. Innerstadsbussarna flyttas från Katarinavägen till Södermalmstorg och Nacka- och Värmdöbussarna får en tillfällig bussterminal från våren 2018 då den nuvarande bussterminalen behöver rivas för att göra plats åt en ny huvudbro. Efter cirka fem år flyttas bussarna till en ny bussterminal och vänthall i Katarinaberget och Saltsjöbanan läggs tillbaka till Slussen.
Den nya bussterminalen i Katarinaberget är ett samfinansierat projekt mellan Landstinget och Stockholms stad,
där staden är byggherre.
Nytta för resenärerna
Hela Slussenprojektet har fått utstå en hel del kritik, men Lars Devero ser också de positiva delarna:
– Nackaborna har och kommer att ha det ganska besvärligt under själva byggtiden, men i slutändan är det de
som är de stora vinnarna. De får betydligt bättre bussfunktioner, bättre turtäthet för Saltsjöbanan, en ny tunnelbanelinje och Tvärbanan till Sickla.
– Vi vill inte göra för stora omläggningar av trafiken, eftersom det ofta skapar irritation hos resenärerna om bussen byter färdväg, säger Lars Devero. I det här projektet har vi varit tvungna att lägga om väldigt många busslinjer, till exempel alla som trafikerade Katarinavägen, som nu får gå andra vägar. Men de förändringarna försöker vi göra så sällan som möjligt.
Den här typen av omläggningar är inte lätta. Kollektivtrafiken, gång- och cykeltrafiken är prioriterade, biltrafiken
har fått stå tillbaka mycket i det här projektet, men samtidigt måste ambulans, polis och brandkåren kunna komma fram.
Samarbete mellan projekten
De fyra olika huvudprojekten är egentligen inte beroende av varann, de har sina egna deadlines och ska uppfylla sina egna mål. Därför finns inget direkt behov av samarbete mellan projekten. Däremot kan det finnas synergieffekter inom de interna processerna så att alla arbetar på samma sätt. Lars Devero följer upp alla fyra projekten separat och kontinuerligt. Till det har de gemensamma möten med alla projektledare för att leta synergieffekter. Projekten befinner sig på olika punkter i sina livscykler, så synergierna eller samarbetsvinsterna mellan projekten är inte så stora.
– Det program jag ansvarar för är inte ett traditionellt program där en samling projekt tillsammans bidrar till att programmet uppfyller ett mål, säger Lars Devero.
Det är en intressant utmaning att försöka hålla ihop ett team som sitter på flera olika platser och dessutom har kontakter med flera olika intressenter såsom bussoperatörer, kommuner och inte minst Stockholms Stad.
Lars Devero menar att samspelet mellan Stockholms stad och trafikförvaltningen har fungerat mycket väl. Trots att det är politiskt styrda parter, mycket pengar inblandade och olika ansvar.
– Jag tycker att de är väldigt lyhörda för våra åsikter, säger han. Ofta handlar det om hur man kommunicerar sitt budskap. Minsta lilla hål vi gräver i en gata kan få stora konsekvenser för kollektivtrafiken på flera ställen i stan.
Projektkvalitet
En särskild del inom staben ansvarar för projektkvaliteten. De gör internrevisioner och ser till att vi säkerställer att projektmetodiken följs inom de olika delarna i projekten. Programmet följer en egen projektmetodik som bygger på XLPM, men är utvecklad och anpassad.
– Tidigare hade vi inte en gemensam metodik, men sedan 2012 så använder vi denna metod, säger Lars Devero. Så det här har varit en resa för oss internt, som vi nu kan se har gjort stora framsteg och ger ett mycket gott resultat. Framför allt kan vi se att vi har en ännu bättre styrning, tydlighet och översikt nu. Exempelvis har den ekonomiska uppföljningen blivit mycket mer avancerad.
En fråga är hur man kan hålla ett så långt projekt vid liv och säkerställa att det fungerar hela vägen?
– Vi har lagt upp en strategi just för att säkerställa att det fungerar under lång tid, berättar Lars Devero. Vi har mer fast anställd personal. När vi tar in konsulter försöker vi i den mån det går att ta in de som har intresse och erfarenhet av att arbeta långsiktigt.
En stor utmaning
En annan fråga är hur man kan ta på sig ett sådant här jätteprojekt med alla de utmaningar som det innebär?
– Ja, det kan verka vara ett litet självmordsuppdrag, erkänner Lars Devero. Men utmaningen ligger i att strukturera, förbättra och få ordning och reda.
– Att arbeta för samhället har gjort att jag har fått göra en personlig resa. Att påverka och hjälpa människor i sin vardag betyder något på djupet. Det finns en stor tillfredsställelse i att vara med och göra om Söderströmsbron där 330 000 människor färdas varje dag. Mitt arbete kommer att göra skillnad och stor nytta.
– Inom trafikförvaltningen finns det otroligt många intressanta, spännande och komplexa projekt. Det här är bara ett av dem, men det utmanar och utvecklar mitt ledarskap. Som projektmänniska är det här en av de mest intressanta arbetsplatser man kan jobba på, avslutar Lars Devero.
Projektvärlden nr 4 2017
Nu har Projektvärlden nr 4 nått alla Svenskt Projektforums medlemmar. I detta nummer är temat innovation. Är du också intresserad av att bli medlem? Som medlem får du bland annat tidningen Projektvärlden samt möjlighet att gå på nätverksträffar. Läs mer på: https://projektforum.se/medlemskap/bli-medlem/
Projektformen bäst för innovationer
Märtha Rehnberg kommer till Projektforum den 1 december för att tala om innovationer och hur man skapar de bästa förutsättningarna för att de ska kunna bli värdeskapande och framgångsrika.
Märtha Rehnberg arbetar med ”Disruptive Technology”, vilket närmast kan beskrivas som radikala innovationer, det vill säga omstörtande teknikkliv som förändrar en marknad eller bransch. Det klassiska exemplet är Kodak, som efter 100 år som marknadsledare i princip försvann, eftersom marknaden ändrade karaktär totalt. Det digitala fotot hade slagit igenom, Kodak hängde inte med.
– Det handlade inte om Kodak egentligen, utan om teknologin bakom, som är spännande att titta på, säger Märtha Rehnberg. Hade vi inte haft den nya teknologin med digitalt foto så skulle vi inte haft självkörande bilar idag. Digitala bilder är i dag en del av tekniken i AI (Artificiell Intelligens) och AR (Augmented Reality).
Om Kodak hade anlitat dig före 2012, vad hade du frågat dem?
– Det är den frågan som alla bör ställa sig är ”Vilken marknad är ni på, egentligen?” Kodak trodde kanske att de var i marknaden för film och kameror och hade byggt upp ett väl fungerande distributionsnät över hela världen. Men de insåg inte att de var i en annan marknad. Deras kunder fanns i bild- och upplevelsemarknaden. De ville ha gratis bilder som de kunde dela med sig var de än var, men hur de skapas är långt ifrån det som Kodaks imperium byggde på.
Vad drivs du av?
– Jag arbetar med teknologisk intuition. Med det menar jag att vi är alla i en tid där vi bör vara intresserade av den nya teknologin. Att sprida intresset för teknologi, gärna till dem som inte har en teknologibakgrund tar en stor del av min tid, antingen som inspiratör, föreläsare, utbildare eller trusted advisor. Jag vill visa på möjligheterna med ny teknik och innovationer.
Och hur menar du att ”disruptive technology” kan hjälpa?
– Disrupt, att störa någonting, riva upp eller bryta upp är livsviktigt om man vill överleva eller om man vill åstadkomma något större än det man gör idag. Det är klart att det kan förändra tillvaron radikalt, men vår filosofi är att det är ett verktyg för att skapa ett mervärde.
– Det besvärligaste frågan som jag brukar ställa till företag är ”Vad händer om er produkt blir gratis?”. Försök leka med tanken, något som är gratis kan man ju inte tjäna pengar på? Men det intressanta är vad som kommer sedan och det är där möjligheterna finns. Man måste våga att utmana sin affärsidé. Disruption handlar egentligen bara om problemlösning. Den som löser problemet bäst vinner.
Var finns morgondagens innovationer?
– Det vet vi så klart inte, men en helt revolutionerande teknik är 3D-printing. Där kan du tillverka en avancerad produkt i ett enda exemplar till en kund, till en mycket låg kostnad. Sedan kan du göra det om igen och igen, var som helst i världen hela tiden. Det är något helt nytt som skapar perspektiv. En annan är AI, en teknologi som i ökande grad finns överallt, i alla branscher och marknader. Den som jobbar med AI kan se möjligheterna med sina kunskaper och produkter i en bransch som tidigare aldrig trodde det var möjligt. Att konstruera och producera en produkt, till exempel en bil med hjälp av AI görs redan. Och det finns AI-teknik som hjälper exempelvis medicinsektorn. Inom medicin är naturligtvis läkaren viktig även i framtiden, men minst lika viktigt är det att känna till alla tusentals, eller miljontals data som finns om sjukdomar, diagnoser och patienter. Det kan en dator lätt ha i minnet, men inte den klipskaste doktorn.
– Läkarvetenskapen ser numera AI som en vän, som kan befria läkarna från en stor del av de rutinartade arbetsuppgifterna och stötta dem i sitt arbete. Det bör ge mer tid till att forska och upptäcka nya mediciner eller behandlingsmetoder, i stället. Specialistkunskaperna behövs fortfarande, men med stöd av AI kan de bli mycket mer effektiva och även ställa bättre diagnoser.
– Om man matar in alla symptom och data från en patient, så kan datorn ge dig ett antal diagnoser med olika sannolikheter. En läkare måste så klart bedöma dessa, men utan datorn hade allt hängt på hans eller hennes erfarenheter, kunskaper och bedömningsförmåga. I somras gjorde IBM Watson Health en databaserad diagnos för en behandlingsplan för hjärncancer på tio minuter istället för 160 timmar, där flera läkare vanligtvis är inblandade.
Var hittar man de områden som har störst potential i framtiden?
– De finns inom det som vi kallar exponentiella tekniker. Det är datadrivna tekniker, som följer Moores lag (lite slarvigt uttryckt att processorkraften fördubblas vart annat år) och som hanterar data, exempelvis AI. Den gemensamma nämnaren är digitalisering. Om det man gör inte går att digitalisera så har det inte denna potential.
Kan inte tekniken utgöra ett hot eller hinder?
– Risken finns att du utvecklar något teknologiskt för teknologins skull. Det måste finnas ett problem som man ska lösa. Därför ska man öppna området där teknologi utvecklas för dem som inte är ingenjörer, till människor som kan dra nytta av teknologin. Ett exempel på 3D-printing som är spännande är när man bygger hus med den tekniken.
Att bygga hus ger vanligtvis enormt mycket spill, är oerhört resurs- och personalkrävande, tidskrävande och dyrt. Det omgärdas av många leverantörer, mycket planering och komplexa processer. Med 3D-printing kan många av dessa delar underlättas och kostnaderna rasar. I Ryssland byggde man nyligen ett hus för 1 000 dollar med 3D-teknik. Det börjar nästan konkurrera med ett tält, vilket kan ge idéer när det gäller flyktingproblem, naturkatastrofer och annat.
Något annat man ska se upp med?
– Ett annat problem är när vi ser på problem med gamla glasögon. Vi är på många sätt partiska och påverkade av vårt arv. Vi ser lösningen med gamla metoder eller så tror vi att produkterna ska se ut som de alltid har gjort. Det kan bli riktigt spännande om tekniken kan hjälpa oss att se ett hus som någonstans att bo, inte som en fyrkantig låda.
Och när är disruptiv teknik som bäst?
– Det bästa exemplet på disruptiv teknisk innovation är nog Internet. Internet har slagit undan benen på allt gammalt tänkande och problemlösning. Det är en enorm informationsbank, där du kan sprida dina tankar eller filmer, du kan skicka ett mejl som inte kostar någonting. Till exempel kan du skicka den där 3D-ritningen till ett hus till en människa eller till 3,5 miljarder människor i världen som har internet. Priset är densamma, den marginella kostnaden är noll. För 23 år sedan fanns det ingen du kunde skicka den till, eftersom det inte fanns ett utbyggt internet. Om fyra år är det dubbelt så många användare, ofattbara 7 miljarder.
Vad tror du att projekt som organisationsform kommer att ha för betydelse i framtiden?
– Projekt kommer att ha en stor betydelse i framtiden. Det är ju viktigt att kunna testa av vad man gör väldigt snabbt. Och för det krävs en lättrörlig och anpassningsbar organisationsform. Den linjära organisationsformen måste också finnas kvar. Det är en effektiv form för att ta hand om och förvalta det företagen gör bra idag. Hela vår struktur är uppbyggd kring detta. Men ett innovativt projekt, ett disruptivt projekt skulle störa denna form så mycket att det inte finns plats för det; det skulle påverka organisationens immunförsvar. Därför är det viktigt att både försvara projekt som form och hålla den utanför organisationen.
Och hur kommer projektledarens roll att se ut i denna nya värld?
– Projektledarens roll är mycket viktig. De behöver ha god överblick. Att kunna se var innovationen kan få bäst möjligheter att skapa mervärde. En projektledare måste vara nyfiken och drivas av en slags idealism. Idealism är bra av den anledningen att man är driven av att lösa problem i första hand och inte att tjäna pengar. Hittar man rätt kommer pengarna in som följd.
Och vilket stöd ska projektet ha?
– Projektet måste ha mandat från projektägaren och linjen att få utveckla sitt projekt på det sätt som de tror att det gynnas bäst. Det måste vara en tillåtande miljö, så att man kan hitta nya kollegor utanför organisationen, i andra branscher eller på andra marknader, som kan realisera innovationen. De stora möjligheterna finns antagligen inte i den egna organisationen. Dina riktiga kollegor finns utanför.
Fem tips för att åstadkomma framtidens innovationer
1. Lek!
2. Omvandla lek till KPI:er (Key Performance Indicator)
3. Använd 90% av din tid att förstå det riktiga problemet
4. Älska teknologin
5. Tänk exponentiellt!
Träffa Märtha på Projektforum den 1 december. Mer info och anmälan här.
Vad gör en agil coach?
Vad gör en agil coach och när kan det vara dags att ta hjälp av en sådan? Är en Scrum Master och en
agil coach samma sak och går det att mäta vilken effekt en agil coach lämnar efter sig när uppdraget är slut?
Patrik Fredriksson har sammanställt frågor och svar från ett samtal med några agila coacher från Citerus.
Vad är en agil coach?
En agil coach är en person som kombinerar coachning och mentorskap i syfte att hjälpa organisationer
och team att fungera bättre. En person, som utan att själv ha en fast plats i organisationen,
leder utvecklingen av en organisation mot fastställda mål. Det handlar både om facilitering,
det vill säga att genom att ställa rätt frågor och ta bort hinder för kommunikation få
personer i organisationen att själva driva förändring, och om utbildning genom
att som agil coach själv bidra med sin erfarenhet.
Hur skiljer sig en agil coach från en scrum master? Den agila coachen har oftast ett större perspektiv
och ett större fokusområde än till exempel en Scrum Master. När en Scrum Master fokuserar
på sitt team och att på att få det att fungera så tenderar den agila coachen att jobba i ett lite
större sammanhang i organisationen, med fler team och intressenter. Den agila
coachen kan förvisso hjälpa till att facilitera en daglig Scrum. Medan en Scrum Master lyfter
teamet lyfter en agil coach organisationen.
Hur ser en typisk dag ut för en agil coach?
Dagarna kan se väldigt olika ut. Det kan handla om att organisera och facilitera olika typer
av möten mellan människor, till exempel i form av workshops. En viktig del av arbetet
är att betrakta, lyssna och analysera vad som händer i organisationen och sedan omsätta
det i olika typer av åtgärder. Inte sällan handlar det om att ingjuta mod i de personer som
finns i organisationen. I sådana fall kan en skicklig agil coach utforma en övning
i syfte att forma det mod som behövs. I andra situationer handlar det mer om att den
agila coachen kan fungera som katalysator för att få saker att hända.
Hur vet du som agil coach att du tillför värde?
Man kan, och bör, mäta och följa upp vilka effekter
som en agil coach tillför. Går det fortare att leverera ny funktionalitet? Har försäljningen ökat?
Mår folk bättre? Är medarbetarna mer motiverade? Eller vad det nu kan
vara för mål man satt upp. Det som kan vara lite lurigt är förstås att hitta orsak och verkan,
särskilt när man jobbar i en så pass dynamisk miljö som mjukvaruutveckling.
När är man hjälpt av en agil coach?
Till att börja med bör organisationen redan ha identifierat ett förändringsbehov, men samtidigt
inse att de inte själva klarar av att genomföra förändringen. Kanske finns osäkerhet kring om
man som grupp jobbar med rätt saker. Symptom på förändringsbehov kan till exempel vara att
ledningen upplever att det går långsamt, att de känner en frustration över att organisationen
inte lever upp till sin potential. Det kan även vara så att medarbetarna känner
att det måste finnas smartare sätt att jobba på, man kanske har sett kollegor på andra bolag
som jobbar på vad man upplever som bättre sätt. Vi ser också en ökande
mängd organisationer som vill validera sitt arbetssätt, även om man tycker att det fungerar bra
så önskar man en genomlysning för att se om det går att jobba effektivare.
Hur kan resultatet se ut efter en insats av en agil coach?
Det kan se ut på många sätt, men typiska resultat kan vara att de anställda mår bättre,
att man levererar snabbare, att personalomsättningen minskar, att medarbetarna
känner att de gör rätt saker, ökad transparens, etc.
Vad krävs för att man som uppdragsgivare får en bra utväxling på att ta in en agil coach?
Cheferna och ledningen måste vilja göra en agil resa och de måste vara nyfikna på och mottagliga
för vad den agila coachen har att säga. Det räcker inte att en enskild medarbetare tycker att
det är en bra idé. Det måste finnas en genuin vilja att påbörja ett agilt förändringsarbete och
cheferna måste vara beredda att investera tid och engagemang i arbetet. Det är viktigt att fastställa
målet för uppdraget, det är också något som den agila coachen kan hjälpa till med vid behov.
Hur ser den agila coachens verktygslåda ut?
En vanlig situation är att folk faktiskt har blivit lyssnade på, men ingen har agerat på vad som sägs.
Så att skapa utrymme för människor att samtala, att få dem att berätta vad de kämpar med varje dag,
är ofta en bra början, här är till exempel regelbundna retrospektiv ett viktigt verktyg.
Visualisering är ett annat sätt att på ett transparent sätt tydliggöra vad som händer, hur det går
och vad folk tycker. Informationen är det viktigt att man sedan agerar på för att få till stånd förändring.
Feedback och feedbackloopar är ett viktigt verktyg för att få folk att förstå vad som händer och hur
de kan påverka sin egen situation.
Vad krävs för att vara en bra agil coach?
Många av de grundegenskaper som krävs ryms inom Citerus värdeord PNEHM!
Prestiglöshet, Nyfikenhet, Engagemang, Helhetssyn och Mod.
- Prestigelöshet – det behöver inte vara coachens
lösning, inte sällan är det ännu bättre om den kommer
från teamet eller organisationen. - Nyfikenhet – att ställa frågor och inte förutsätta att
man som coach har svaret. - Engagemang – att verkligen gå in för uppgiften och
vara aktiv under hela resan. - Helhetssyn – att lyfta blicken och inte tappa
systemperspektivet, samtidigt som man har koll
på detaljerna. Att förbättra helheten och undvika
suboptimering. - Mod – att skapa tillit och förtroende så att man som
coach även vågar ta tag i besvärliga frågor och knepiga
situationer.
För att kunna bli riktigt effektiv i sin roll som agil coach krävs mångårig erfarenhet från arbete med utveckling
av människor, team och organisationer. Agila coacher har ofta blandad tidigare erfarenhet från roller som
utvecklare, Scrum Master, projektledare och chef på olika nivåer
PATRIK FREDRIKSSON
Patrik är en av grundarna av Citerus och är sedan ett år tillbaka verksam som VD. Citerus är ett engagerat IT-konsultföretag
som hjälper kunder att bygga rätt mjukvara snabbare, med gladare medarbetare. Utöver konsultverksamheten
tillhandahåller Citerus utbildningar inom bland annat Scrum, Agil projektledning och domändriven design.
Läs mer på www.citerus.se
TEXT PATRIK FREDRIKSSON, CITERUS
IPMAs kvaliteter får stöd i forskningen
Sebastian Pettersson vid Umeå Universitet lade fram en masteruppsats i ledarskap och
organisation i maj i år. Ämnet är:
”IPMA-certifierade projektledares upplevelser av att vara certifierad”.
Studien syftade till att få reda på vad upplevelsen av den svenska certifieringsprocess hos Svenskt Projektforum
är samt om den medför en kompetenshöjning och ett värde hos de individer som har certifierat sig.
Studien utfördes för att få en bredare inblick i vad individer värdesätter i och med en certifiering.
Dessutom har det gett Svenskt Projektforum verktyg för att förbättra den svenska certifieringsprocessen.
– Det har varit ett väldigt roligt arbete, säger Sebastian Pettersson. Jag har haft stor nytta från Svenskt Projektforum.
Dels fick jag hjälp med urvalet av IPMA-certifierade för att kunna göra mina intervjuer.
Dels hade jag ett stort stöd i Per-Olof Sandberg, som är certifieringsansvarig för IPMA i Sverige.
Jag kunde ringa och fråga honom om vad som helst under arbetets gång.
Intervjuer
Sebastian intervjuade elva slumpvis utvalda projektledare med IPMA-certifiering, valda från Projektforums
databaser. Därefter analyserades innehållet och en summerande ansats sammanställdes.
Utifrån det berörda ämnet utvecklades följande frågeställningar:
- Hur beskriver IPMA-certifierade projektledare sin eventuella kompetenshöjning i och med certifieringen?
- Vilket eventuellt värde tillskriver de en IPMA-certifiering?
Resultatet påvisade att både en kompetenshöjning och ett värde upplevs i och med en IPMA-certifiering
samt en lucka i tidigare forskning identifierades när det kommer till reflektion och bedömningssätt.
Case från verkligheten
– Jag ville göra ett skarpt case från verkligheten, säger Sebastian. Det är mycket mer intressant om man kan
testa sina teorier mot hur det ser ut i verkliga livet. Från de kvalitativa intervjuerna sammanställde
Sebastian svaren i en kvantifierad modell. Modellen visade på ett resultat som kom så nära sanningen man kan komma.
Här är några av slutsatserna:
1. Intervjupersonerna poängterade att IPMAs certifieringsprocess är tidskrävande och att
man underskattade den tid som behövdes för att klara alla delar.
2.IPMA-processen var välstrukturerad och värdefull. Intervjupersonerna att man kom
till nya insikter, såg helheten på ett nytt sätt och att denna reflektion var viktig.
3. Man uppfattade att certifieringen var övergripande och applicerbar inom olika branscher.
De kompetenser som definierades ansågs som relevanta attribut för vad en
projektledare anses behöva.
4. Intervjupersonerna upplever att certifieringen har medfört en kompetenshöjning
både för dem själva och för yrkesrollen och för den organisation de verkar i.
5. Intervjupersonerna upplevde att de fick en bättre självkänsla när det kommer till insikt
och en känsla av självuppfyllelse, samt trygghet, självtillit och självsäkerhet i sin
kunskap och i rollen som projektledare.
6. Processen medförde en ödmjukhet och insikt vad gäller projekthanteringen i arbetet.
Slutsatserna verifierar det som IPMA-certifieringen säger sig stå för. Nu finns det alltså forskningsevidens
för att teorierna har bäring i verkligheten.
Ett omdöme som gör att IPMA-certifieringen med fog kan påstå att den står för det den utsäger sig för.
– Det är mycket intressant att ett helt oberoende forskningsresultat visar på samma sak som vi hävdat i många
år, nämligen att certifiering gör nytta både för individen och organisationerna, säger Per-Olof Sandberg,
certifieringsansvarig på Svenskt Projektforum.
Sebastian fick väl godkänt på uppsatsen och har under hösten fått ett arbete som chefsrekryterare för ett
bemanningsföretag inom sjukvården.
– Jag brinner för organisationsförändringar och projekt, så det ska bli mycket spännande att se vad jag
kommer att kunna göra i verkligheten, avslutar Sebastian.
Vill du ta del av hela Sebastians magisteruppsats hittar du den här:
http://umu.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2%3A1118969&dswid=448
______________________________________________________________________
Årets Projektledarbok 2016
Årets Projektledarbok 2016 blev ”Agil multiprojektledning med Puls” av Ulla Sebestyén på Parmatur. I kamp med sex andra böcker valde juryn denna bok eftersom att författaren belyser ett viktigt och svårhanterat ämne inom projektledning, nämligen resurshanteringen, och det beskrivs på ett lättförståeligt sätt.
Boken beskriver på ett enkelt och tydligt sätt hur man kan/bör arbeta med ”multiprojektledning”, dvs hur arbeta med flera projekt och hantera resurserna (framför allt de mänskliga) på ett professionellt sätt.
Författaren inleder boken med följande:
Puls är en organisationsmodell som löser problem som produktutvecklande företag har brottats med under lång tid.
I boken beskrivs fyra grundproblem som orsaken till att arbetet inte bedrivs optimalt och dessa är:
- Överbelastning och splittring av resurserna
- Svagt samarbete resurserna emellan
- Bristande strategisk produktplanering
- En organisationskultur som hindrar utveckling och lärande
Författaren går på ett strukturerat sätt igenom hur en verksamhet ska arbeta för att hantera dessa problem.
Tilläggas kan att boken och Puls-metoden baseras på teorierna i Lean.
Boken är lättläst och det finns tydliga diagram och bilder som förstärker texterna. Detta är en bok som vi i juryn varmt rekommenderar.
"Jag är mycket glad för utmärkelsen. Det har varit en resa på mer än 10 år att utveckla och testa metoder och tankemodeller som ligger till grund för boken. Det känns roligt att mitt arbete uppmärksammas." - Ulla Sebestyén
Johan Hydén, ordförande i bokjuryn för Årets Projektledarbok
Sedan 2008 har Svenskt Projektforum utsett ”Årets projektledarbok”. Priserna kommer att delas ut på Svenskt Projektforums evenemang Projektverktygsdagen den 30 maj.
I juryn sitter idag följande personer:
Tarja Räihä, Region Örebro Län, Marita L Larson, Pensionsmyndigheten, Ulrika Park, Frontit AB, Christina Gillberg, Trafikförvaltningen inom Stockholms Läns Landsting, Anders Eklund, Moment AB, Henrik Stadler, ALFRED Consulting AB, Thomas Ahlskog, SIS och Johan Hydén, KAMP Företagsutveckling AB
Ny modell för att mäta projektkvalitet
Svenskt Projektforum har börjat arbeta med modellen Project Excellence Baseline (PEB) som IPMA International Project Management Association har tagit fram globalt.
Förbättra din projektförmåga med Svenskt Projektindex
Sedan 2010 har Baseline Management skapat ett Svenskt Projektindex (SPI) som mätt projektförmågan hos företag och organisationer i Sverige. Syftet är att ta fram nyckeltal för mognadsgraden i projektverksamheten för ett företag eller en bransch. Likt Svenskt Projektforum jobbar Svenskt Projektindex för ett bättre projektsverige.
Några företag och organisationer har varit med i flera år vilket har gett dem en ökad insikt om deras projektmognad, gett dem indikatorer på var de har sin förbättringspotential, samt hur de ska prioritera mellan projekten.
Ett exempel är Kungsbacka kommun, som var med redan 2013. Svenskt Projektindex indikerade vilka områden som har utvecklingspotential. Sedan dess har kommunen arbetat mer fokuserat med riskanalyser och nyttorealiseringsprocesser, samt utbildat sina anställda i Kungsbackas projektstyrningsmodell.
SPI, Svenskt Projektindex, visar på en god utveckling av projektmognaden mellan 2013 och 2014. Diagrammet jämför förändringarna mellan olika typer av
organisationer.
Resultaten bygger på individuella svar i Baselines projektmognadsunderökning. Organisationerna som deltog 2014 var i stor utsträckning med 2013 vilket gör siffrorna jämförbara. En liten ökning beror oftast på att man startade på en hög projektmognadsnivå redan 2013.
Huddinge Kommun, LKAB och Swedish Match har redan svarat i år och fått egna rapporter. I slutet av maj 2015 hade fler personer svarat än under hela 2014. Baseline kommer att kunna leverera en preliminär rapport för SPI 2015 på Projektforum 2015 i höst.
Vill du och din organisation vara med och öka databasen och sedan få en jämförelse med landet eller branschen?
Gå till SPI 2015 (Svenskt Projektindex 2015)