Intressentanalys
En intressent är en person, en grupp av människor eller en organisation som på något sätt påverkas av ett projekt eller som kan påverka förutsättningarna för projektet.
En intressentanalys visar var ni kan hitta stöd för arbetet och hjälper er att ta fram strategier för att hantera motstånd eller hinder. Resultatet av analysen är en plan för hur intressenterna ska hanteras, om de ska involveras i projektet, om de är viktiga målgrupper att kommunicera med eller om ni behöver beakta dem på annat sätt.
En och samma intressant kan ha olika behov eller påverkan på projektet under olika faser. Intressentanalysen är färskvara.
Mallen för intressentanalys består av tre steg:
- Kartläggning av möjliga intressenter
- Analys av intressenterna
- Plan för hantering av intressenterna
1. Kartläggning
Samla en grupp som tillsammans gör intressentanalysen. Det är bra att få in så många olika perspektiv och kunskaper som möjligt. En blandad grupp tänker bredare.
Låt kartläggningen ta tid, så att ni inte missar viktiga intressenter. Försök att hitta intressenter både inom er egen organisation och utanför.
Börja med att göra en bruttolista med till exempel post-it-lappar. Jobba först enskilt, sen i grupp. Skriv en intressent på varje lapp. Försök tänka in så många intressenter som möjligt. Var konkret och specifik.
Använd post-it-lapparna för att göra en intressentkarta. Samla intressenterna i kluster för att få överblick och struktur. Hur förhåller sig olika intressenter till varandra när det gäller påverkan, beroenden, inflytande etc.? Befinner de sig långt borta eller nära ert projekt? Är det något område eller någon grupp som ni har glömt?
2. Analys av intressenter
När ni har identifierat era intressenter behöver ni göra en mer systematisk analys av deras förhållande till projektet. Ett sätt att analysera intressenterna är att placera in dem i en fyrfältsmatris utifrån grad av intresse och inflytande. Utifrån intressenternas placering i matrisen får ni en indikation om vilken strategi ni ska använda i hanteringen. Analysen kan också ge stöd för prioritering av olika intressenter.
Kategori A har stort inflytande över projektet och starkt intresse av det. Det är intressenter som på något sätt behöver involveras i arbetet, kanske i en referensgrupp eller i styrgruppen.
Kategori B har inte lika starkt intresse av projektet men har stort inflytande och kanske fattar beslut som påverkar era förutsättningar. Det är viktigt att de känner till nyttan med projektet och vet vad som händer och förstår varför det görs. Hanteringen kräver aktiv kommunikation.
Kategori C har starkt intresse av förbättringsarbetet men litet inflytande. Det ställer inte lika höga krav på er kommunikation men det kan ändå vara viktigt att intressenterna är informerade om vad som händer.
Kategori D är intressenter som har litet inflytande och svagt intresse. Det är intressenter som kanske inte kräver någon aktiv hantering. Men om intressenten har viktig kunskap om verksamheten eller kompetens som behövs inom projektet krävs även här involvering.
3. Plan för hantering av intressenter
Ett sätt att hantera planen för hanteringen av intressenter är helt enkelt en lista över varje intressent; person, grupp eller organisation och lista vilken kategori, prioritering de tillhör och vilken strategi och vilka åtgärder som ska vidtas.
Möt en IPMA certifierad
I vår serie ”Möt en IPMA Certifierad” delar vi med oss av kortare intervjuer med personer som genomfört en IPMA certifiering. Genom deras reflektioner får vi ta del av lärdomar från certifieringen och tips på hur kandidaterna förberett sig inför certifieringsprocessen.
I månadens nyhetsbrev vill vi dela med oss av en intervju med Fredrik Pira, IPMA Certifierad Senior Projektledare, nivå B.
Fredrik Pira arbetar på Söderenergi och har varit anställd där i snart 16 år. Under senare år har han haft rollen som projektledare med en nisch mot verksamhetsutveckling, it och förändring. Fredrik och hans team avslutade nyligen ett stort projekt, där de tillsammans med verksamhetskunniga inom organisationen, har modellerat processer och realiserat en ny verksamhetsarkitektur. Nu står Fredrik i startgroparna med liknande initiativ, där verksamheten vill få igång en fungerande förvaltning av arkitekturen och på sikt höja processmognaden. Fredrik berättar att han parallellt med den uppstarten även har ett uppdrag som projektägare för ett annat pågående initiativ som även det klassas som verksamhetsutveckling/IT. Fredrik summerar att det är verksamhetsutveckling, it och förändringar som gäller framöver.
Varför valde du att genomföra en IPMA certifiering?
Jag hade haft tankar på certifiering ganska länge och när jag väl fick möjligheten av min arbetsgivare så föll valet på IPMA. Jag hade hört gott om processen och mina undersökningar sa mig att den är personlig, den går på djupet, det innefattar ledarskap samt perspektiv och inte bara det teoretiska eller praktiska.
Hur förberedde du dig inför certifieringen?
Jag gick en förberedande utbildning hos Astrakan, ”Projektledarprogrammet mot IPMA-Certifiering”. Programmet är en kombination av preparerande utbildning och en möjlighet att damma av lite kunskaper. Jag tyckte det var väldigt givande och kul att träffa andra projektledare i samma tankar.
Vad har certifieringen inneburit för dig?
Det har verkligen varit en viktig och lärorik resa!
Det har också varit tufft och det innebar väldigt mycket rannsakan och djupt reflekterande. Jag skulle vilja säga att även om certifiering inte per definition är en utbildning, så upplever jag att jag i slutet känner att jag har uppnått en slags aggregerad nivå, där det finns viktiga insikter och lärdomar som jag inte hade kunnat få utan att åka på resan.
En IPMA certifiering är en personlig validering/kvittens på mig som projektledare. Efter att jag har lyckats med min IPMA certifiering, känner jag mig trygg i min kompetens, jag har fått värdefull och relevant feedback många gånger om. Jag ser att det också är en stor trygghet för arbetsgivare och framtida uppdragsgivare
Har du några rekommendationer till andra som funderar på att genomföra en IPMA certifiering?
Ja, att genomföra en IPMA certifiering är att ge sig in i en strikt process, det gäller från start att du förstår hur det går till. Det är väldigt mycket arbete bara att genomföra en ansökan och det finns en hel del komplexitet som behöver bearbetas.
Du behöver också se till att du har en bra och kompetent diskussionspartner som känner dig väl. Vilket jag verkligen har haft fördelen att ha igenom hela resan (Stort tack till dig Peter Moström). Jag rekommenderar starkt en preparerande utbildning och att du ställer in dig på att det kommer att vara utmanande. Men i slutändan kommer det att vara värt det!
Stort grattis Fredrik och lycka till med framtida uppdrag!
Önskar vi från Projektforum.
Ledande assessorer var Tina Madsén och Pelle Hildingsson.
Webbinarier inom Megaprojekt och hållbarhet
IPMA Special Interest Groups (IPMA SIGs) är grupper av människor, juniora och experter, som delar intresse och passion för olika områden inom projektledning och träffas regelbundet för att lära sig, utveckla branschen, skapa nya standarder och utbildningar och bygga relationer och nätverk längs vägen. Under juni månad bjuder två av IPMA SIGs grupper, Megaproject och Environmental, Social Governance (ESG), in till varsitt webinar, den 6/6 resp den 12/6.
Webbinarierna är kostnadsfria och öppna för alla att delta. Läs mer och anmäl dig via länkarna nedan.
IPMA SIG Megaproject den 6 juni kl 14
IPMA AND THE BARTLETT SCHOOL OF SUSTAINABLE CONSTRUCTION (UCL) PROUDLY PRESENT THE NEXT KEYNOTE IN THE IPMA-UCL MEGAPROJECT SERIES!
NEOM is an ambitious urban project in Saudi Arabia. Spanning 26,500 km², NEOM is set to feature multiple regions, including a floating industrial complex, a global trade hub, tourist resorts, and a linear city powered by renewable energy. The project aims to redefine urban living.
Why Attend?
- Exclusive insights from Nadhmi Al-Nasr on leading NEOM.
- Learn about cutting-edge megaproject practices.
- Network with top industry leaders.
Läs mer och anmäl dig till webbinariet den 6 juni kl 14 här>>
IPMA SIG Environmental, Social Governance den 12 juni
ONE WORLD - OUR RESPONSIBILITY
As we navigate through the 21st century, the world faces a myriad of critical challenges that require innovative and strategic solutions. From ensuring food and water security for a growing population to addressing climate change and managing the exploitation of raw materials, the path forward demands not only political will but also intelligent and innovative management.
We are excited to invite you to an upcoming event that will delve into these pressing issues and explore best practice examples in strategic and operational management for sustainability.
Läs mer och anmäl dig till webbinariet den 12 juni kl 14 här>>
Extra Årsmöte 21 aug
Svenskt Projektforum håller ett extra årsmöte onsdagen den 21 augusti kl 13.00-13.10.
Anledningen till det extra årsmötet är att rösta om motionen avseende stadgeändring som röstades igenom på ordinarie årsmötet den 10 april.
Mötet kommer att genomföras via zoom och på plats på Projektforums kansli. Möteslänk mailas ut till alla anmälda under måndagen den 19 augusti.
Handlingarna inför mötet finns tillgängliga för nedladdning under ”Mina sidor”. Skulle du ha något problem med nedladdningen kan vi maila dokumenten till dig, hör av dig till oss på info@projektforum.se.
Self-Service av data
I vår digitala och data-rika värld är det en alltmer central projektkompetens att identifiera, strukturera och visualisera relevant data för projektet. Det är centralt i projektets tidiga faser av analys och förstudie – för att sätta rätt projektmål och effektuppskattningar – och det är lika viktigt i slutet av projektet för att upprätthålla resultat.
Som projektledare är det viktigt att tidigt i projektet identifiera datakällor, förstå vad organisationen kan erbjuda för verktyg för data-analys och vilka linje-roller som behöver involveras för ett framgångsrikt projekt.
Som projektledare har vi en viktig roll att fylla i att vara en del i att beskriva och kravställa kring uppbyggnaden av kompetens och data plattform som stödjer genomförande, förändringsarbete och effekthemtagning.
I podden- Me,myself and AI, intervjuas Anders Butzbach Christensen från Lego om hur Lego har skapat de organisationella förutsättningarna för att linje och projekt skall kunna arbeta data-drivet genom att säkerställa kompetens och skapa förutsättningar för Self-Service av data.
Författare: Karolina Wikander
Källa: MIT SloanManagement review Mars 2023
AI och projektledning
Kommer AI på sikt att förändra projektledarrollen?
Svaret på den frågan är utan tvekan ja, AI kommer på sikt att förändra projektledarrollen, i rollen som projektledare kommer det i framtiden vara mer fokuserat på ledarskapet, att få ihop projektteamet, projektets intressenter och att driva projektet mot mål.
Den tekniska utveckling av AI projektverktyg går snabbt och redan idag finns det AI verktyg som kan användas för olika aktiviteter inom ett projekt. Nedan lisats områden och aktiviteter som troligtvis kommer att påverkas. Förslag på områden är lånade från HBR Harvard Business Review artikel, "How AI Will Transform Project Management".
1. Urval och prioriteringar
Urval och prioriteringar är en form av prognoser. Vilket projekt kommer att vara det projekt som tillför mest värde till organisationen, AI verktyg kommer att kunna hjälpa till att förutse mönster och genomföra mer noggranna prognoser. Enligt HBR så kommer det att kunna gå snabbare att identifiera vilka projekt som är redo att påbörjas, urval av de projekt som har störst chans att lyckas, bättre balans i projektportföljen, bättre överblick av risker inom organisationen och få bort bias under beslutfattandet.
2. Stöd till projektkontoret
Dataanalys stöttar redan organisationer att effektivisera PMO (Project Mgmt Office). Det kommer nya AI verktyg att använda inom PMOs för att bättre kunna övervaka framsteg i projekten, förutse potentiella problem och kunna lösa de lättare problemen. Automatisering och distribution av projektrapporter. Andra områden där AI verktyg kan stötta och utveckla PMO är i urval av projektmetoder, efterlevnad av processer och policys. Via virtuella assistenter kunna användas för status uppdateringar, hantering av risker och intressent analyser och projektrapporter.
3. Förbättrade och snabbare projektdefinitioner, planering och rapportering.
AI kommer att underlätta för projektledare och inom organisationen vilka projekt som kommer att lyckas och därmed lättare kunna välja ”rätt” projekt. Med hjälp av AI verktyg kommer det gå att kunna hitta olika mönster för att förutspå hur väl ett projekt kommer att lyckas eller misslyckas.
4. Virtuella projektassistenter
Redan idag kan projektledare få stöd av virtuella assistenter för att dokumentera möten, uppdatering av projektstatus, planering, budgetering och hantering av aktiviteter. Med hjälp av AI verktyg få hjälp att skapa en styrgruppspresentation eller någon annan form av presentation. Digitala assistenter som lär sig av tidigare data som använts för exempelvis projektplanering.
5. Ny roll för projektledaren
Enligt Harvad Business Review så kommer inte projektledarrollen att försvinna utan rollen kommer på sikt att innebära mera fokus på soft skills som exempelvis ledarskap, förändringsledning, arbeta med strategier och olika former av utveckling inom organisationen. De AI verktyg som finns tillgängliga redan idag så behöver projektledare alltid kontrollera att informationen och verkligen kontrollera att AI resultatet verkar rimligt. AI verktygen är inte perfekta men ju mer data som de olika verktygen samlar in desto bättre stöd och hjälp kommer de att vara för projektledare.
Källa: A. Nieto Rodriquez, R. Viana Vargas (2023). How AI Will transform Project Management. hbr.org
Författare: Camilla Malmer
Rapport från årsmötet
Den 10 april genomfördes Projektforums årsmöte, online och i våra lokaler på Olof Palmes Gata.
Mötet följde den stadgeenliga dagordningen och det redogjordes både för föregående år och verksamhetsplanen för 2024 presenterades och godkändes. Vi vill tacka alla mötesdeltagare, avgående styrelsemedlemmar och ett extra tack till vår valberedning vars arbete resulterade i tre stycken nya styrelsemedlemmar som vi hälsar varmt välkomna till föreningen. En kort presentation av våra nya styrelsemedlemmar hittar du här>>
Efter årsmötet 2024 består Svenskt Projektforums styrelse av följande personer:
Anders Södergren - Ordförande
Fredrik Lorén Karlsson - Ledamot
Herwig Stöckl - Ledamot
Ulla Frisk - Ledamot
Camilla Malmer - Ledamot
Joacim Öhman - Ledamot
Stefan Rinaldo - Ledamot (nyval)
Karolina Eklund Wikander - Suppleant
Tomas Domberg - Suppleant (nyval)
Ulrika Adlerz-Lind - Suppleant (nyval)
Magnus Olsen - Suppleant
Mötesprotokoll publiceras efter signering under “mina sidor” på projektforum.se.
Möt Projektforums nya styrelsemedlemmar
Efter årsmötet den 10 april röstades tre stycken nya medlemmar in i Svenskt Projektforums styrelse. Vi säger hej och välkomna till Ulrika Adlerz-Lind, Tomas Domberg och Stefan Rinaldo som nedan bjuder på en kort presentation av sig själva och varför de vill vara en del av Projektforum.
Ulrika Alderz-Lind kliver in som ny suppleant i styrelsen med ambitionen att bidra till att stärka rollen som projektledare och projektledning som eget kompetensområde. Ulrika bor i Tullinge, strax söder om Stockholm och har 30 års erfarenhet som projekt- och projekteringsledare. Idag arbetar hon som marknadsområdeschef på AFRY inom “Project Management Real Estate”. Ulrika har lång erfarenhet av projektledning av både stora och små projekt och vet nyttan av att arbeta processtyrt efter en projektmetodik. Hon har tidigare låtit framförallt yngre medarbetare utbilda och certifiera sig och det är något hon vill fortsätta med.
Tomas Domberg, även han nyvald suppleant, tycker att projektledning är det roligaste som finns. Tomas, som är bosatt i Västerås, arbetar som projektledare hos PQ Projektledning och ansvarar även för att deras projektledare kvalitetssäkrar sin kompetens genom en IPMA certifiering. Tomas tycker att kompetens är det viktigaste och de värdesätter det goda ledarskapet, viljan och förmågan att leda. Han berättar att deras mål är att så många som möjligt i organisationen ska certifieras då det medför många fördelar som gör skillnad för både uppdragsgivare och medarbetarna samt att det är ett krav som flera kunder ställer.
Stefan Rinaldo har tillträtt Projektforums styrelse som ny ledamot. Stefan, som även han är bosatt i Västerås, är civilekonom i grunden och har arbetat hos Skatteverket, ABB och Alimak Group. Idag arbetar han för Consolis Group och har rört sig från traditionell ekonomi till teknik, projekt och produktion. Stefan är nyfiken på hur vi kan driva projektledning vidare som en specialkompetens. Under sin tid på ABB upptäckte han verksamheten i projektform och vilka otroliga möjligheter och utmaningar som det innebar. Han noterade också att det fanns en övertro på att verktyg och checklistor skulle garantera ett framgångsrikt genomförande och att den sociala och mänskliga dimensionen i vad som krävdes för att kunna leda, driva och hantera teamen ofta fick mindre uppmärksamhet. Som del av Projektforums styrelse hoppas Stefan kunna jobba vidare och bidra med mer där.
Definition: Makt & Inflytande
Kompetenselementet “makt och inflytande” handlar om att ha förmågan att upptäcka och förstå individers och gruppers intressen och hur dessa påverkar deras agenda och maktutövning.
Kompetenselementet betyder att projektledare bör vara medvetna om hur projektets kontext informellt påverkas av individer och gruppers ambitioner och intressen. Den här typen av informell påverkan skiljer sig från de formella intressen (och som till exempel fastställs formellt i affärsmotiveringen) som ingår i organisationens strategi eller som beror på standarder, regler och så vidare.