Tips
Hur väljer man rätt genomförandemodell för sitt projekt? Tips från Camilla Åkesson Certifierad IPMA-A.
Projektmodellen beskriver de grundläggande stegen för att genomföra ett projekt, såsom initiering, planering, genomförande och avslut, och är tillämplig på alla typer av projekt oavsett bransch.
Genomförandemodellen går ett steg längre och specificerar hur ett projekt ska genomföras beroende på projektets typ. Den anpassar arbetsmoment och processer efter projektets specifika behov, såsom att bygga ett hus, utveckla ett IT-system eller skapa en ny medicin. Trots att alla projekt följer samma grundläggande faser kräver olika projekt olika genomförandemodeller.
https://www.astrakan.se/valj-ratt-genomforande-for-ditt-projekt/
Utbildning
Hybrid projektledning. Kombinera styrkan av flera olika arbetssätt
Arbetar du i en organisation där både agila metoder och traditionell projektledning används? Då befinner du dig i en hybrid-miljö. Den här utbildningen ger dig de verktyg och kunskaper du behöver för att effektivt hantera vanliga utmaningar som uppstår i en sådan miljö. Du kommer att lära dig att kombinera agila arbetssätt med traditionell projektledning för att maximera resultat och skapa en framgångsrik projektstyrning, oavsett projektets karaktär eller komplexitet.
https://www.astrakan.se/kurs/hybrid-projektledning/
Lyssna
Retorikern Aurora Cederholm tipsar om hur man kommunicerar en skarp förändring
Vid kommunikation av förändring fokuserar vi ofta på struktur, intressenter och långsiktiga behov. Men hur hanterar vi kommunikationen när vi är i skarpt läge, t.ex. vid ett första möte eller när vi måste ge negativa besked som uppsägningar?
Retorikern Aurora Cederholm ger värdefulla tips om hur man anpassar kommunikationen efter sammanhang och målgrupp. Vid tuffa besked är det särskilt viktigt att vara ärlig, tydlig och empatisk. Cederholm påpekar att transparens, förberedelse och att förstå mottagarens reaktioner är avgörande för att bygga förtroende och ge stöd under svåra förändringar.
https://www.astrakan.se/kommunicera-en-organisationsforandring/
Facilitering & coachning för framgång
Facilitering och coachning är båda metoder för att stödja grupper eller individer i att nå sina mål, men de skiljer sig åt i fokus och tillvägagångssätt:
Facilitering
Fokus: Hjälpa en grupp att samarbeta och nå gemensamma mål.
Roll: En facilitator styr processen men bidrar inte med egna åsikter eller lösningar.
Metod: Använder strukturerade metoder (t.ex. workshops, brainstorming, gruppdiskussioner) för att underlätta dialog och beslutsfattande.
Exempel: En facilitator leder ett strategimöte för ett team och ser till att alla kommer till tals och att mötet följer en tydlig agenda.
Coachning
Fokus: Stödja en individ (eller ibland en grupp) i att utvecklas och nå sina egna mål.
Roll: En coach ställer frågor, lyssnar aktivt och hjälper individen att hitta egna lösningar och insikter.
Metod: Använder tekniker som kraftfulla frågor, aktivt lyssnande och reflektion för att hjälpa individen att hitta sin egen väg framåt.
Exempel: En coach hjälper en ledare att utveckla sitt självförtroende genom att ställa frågor som får hen att reflektera över sina styrkor och utmaningar.
Facilitering handlar om att leda en grupp genom en process utan att själv påverka innehållet. Coachning är en mer personlig process där en coach hjälper en individ (eller grupp) att hitta sina egna svar och lösningar.
Att kombinera facilitering och coachning skapar både struktur och självinsikt. Facilitering ger en tydlig process, medan coachning hjälper individer och grupper att hitta sina egna svar och engagemang.
1. Teamutveckling
En facilitator kan leda en workshop där ett team analyserar sina styrkor och utmaningar. Under sessionen använder facilitators coachande frågor för att hjälpa teammedlemmarna att reflektera över sina roller och samarbetet.
Exempel:
Ett företag upplever samarbetsproblem i ett projektteam. Facilitatorn leder en session där teamet identifierar hinder och lösningar. Genom coachande frågor hjälper facilitatorn teamet att själva komma fram till hur de kan förbättra sitt samarbete.
2. Ledarskapsutveckling i grupp
En facilitator kan hålla en gruppcoaching-session för chefer, där de diskuterar utmaningar och lär av varandra. Här blandas facilitering (leda strukturerad dialog) med coachning (uppmuntra självinsikt och reflektion).
Exempel:
En grupp chefer har svårt att hantera förändring i organisationen. Facilitatorn leder diskussionen och använder coachande frågor för att få cheferna att hitta egna strategier för att hantera förändringen.
3. Strategiworkshops
När en organisation ska ta fram en ny strategi kan en facilitator skapa en struktur för processen och samtidigt använda coachningstekniker för att hjälpa deltagarna att tänka kreativt och utmana sina egna antaganden.
Exempel:
Ett företag ska utveckla sin femårsstrategi. Facilitatorn leder workshopen med metoder som SWOT-analys och brainstorming. Samtidigt använder hen coachande frågor för att få deltagarna att tänka större och våga ifrågasätta gamla arbetssätt.
4. Agila retrospektiv
I agila team är retrospektivmöten vanliga för att reflektera över vad som fungerat bra och vad som kan förbättras. Här agerar facilitatorn som en coach genom att ställa frågor som hjälper teamet att hitta egna lösningar.
Exempel:
Efter en sprint leder Scrum Mastern en retrospektiv. Istället för att ge lösningar ställer hen frågor som:
-Vad gick bra denna sprint?
-Vilka hinder upplevde vi?
-Vad kan vi göra annorlunda nästa gång?
Hållbara projekt och hållbar projektledning
Hållbara projekt kan vara ett sätt för projektledare att aktivt bidra till den hållbara utvecklingen i sitt yrke. Bakgrunden till detta är FN:s Agenda 2030, som antogs 2015 och omfattar en global utvecklingsagenda med 17 mål för hållbar utveckling. Syftet med Agenda 2030 är att utrota fattigdom, bekämpa klimatförändringar och skapa fredliga och trygga samhällen.
Vad är egentligen hållbar projektledning?
Hållbar projektledning innebär att projektledaren tar hänsyn till miljöpåverkan och andra omgivningsfaktorer vid planering, genomförande och leverans av ett projekt.
Ett förslag är att i projektet tillsammans med andra projektmål även skapa mål för hållbarhet. Se även till att det inom projektet genomförs olika hållbara projektaktiviteter. Exempel på hållbara aktiviteter kan vara att man som projektledare i projektet ser till att det köps hållbara produkter och även använder produkter som skadar miljön så lite som det är möjligt. Ett annat exempel på hållbar projektledning är att även titta på området inom social hållbarhet vilket betyder att man i rollen som projektledare även tänker på aktiviteter inom området social hållbarhet. Att det arbete som sker inom projektet även sker med bra arbetsvillkor och bra arbetsmiljö.
Tänka på att i rollen som projektledare kan det finnas möjlighet att vara med och påverka och driva en hållbar utveckling genom att se till att det tas hållbara beslut och det inom projektet. Om det är möjligt även se till att det inom projekten och även organisationen följer FN:s agenda 2030.
Man kan säga att hållbarhet inom projektledning innebär att man som projektledare skapar en balans mellan miljö, sociala och ekonomiska aspekter. Att under projektet även att kunna möta projektets mål, uppdragsgivare och intressenter utan att behöva kompromissa när det hållbarhet både när det gäller miljö och sociala aspekter.
Några tips för att kunna skapa en hållbar projektplan
- Skapa en hållbarhetsvision för projektet.
- Ta beslut om det kan/skall vara hållbart inom projektet.
- Förstå vad hållbarhet är för någonting och skapa focusområden exempelvis inom energi, inköp eller hantering av avfall.
- Skapa eller välj ut hållbarhetsstrategier och metoder.
- Undersök vad som genomförts tidigare inom organisationen.
- Sätt hållbara mål för projektet exempelvis skapa KPI:er för att köpa mer hållbara produkter.
- Utveckla hållbara steg inom projektet.
- Börja med att implementera olika former av hållbara initiativ.
- Kommunicera och dokumentera framgångar inom hållbarhet, både inom och utom projektet.
- Speciellt om ni inom projektet har överkommit någon form av utmaning inom hållbarhetsområdet.
Författare: Camilla Malmer, ledamot i Svenskt Projektforums styrelse. Mars 2025
Det är dags att "levla upp" som projektledare!
Projektledning är en konst som kräver ständig utveckling, kreativitet och förmåga att navigera i en alltmer komplex värld. Som Svenskt Projektforums ansvarige för IPMAs projektledarcertifiering i Sverige och verksamhetskonsult inom projektledning och projektkontor vet jag hur viktigt det är att hålla sig uppdaterad, inspirerad och redo att möta nya utmaningar. Därför gav jag mig ut på en faktasafari och fick en mängd insikter. Följ med när jag delar mina reflektioner!
Som ledare för IPMAs projektledarcertifiering och som verksamhetskonsult och förändringsledare behöver jag ibland lägga örat mot rälsen för att höra vad som är på gång. Och inte minst måste jag få egen inspiration och fylla på mina energidepåer. Så jag gav mig ut på lite faktasafari – en metod jag lärde mig för några år sedan. Ge dig ut med öppna sinnen – lyssna, läs och lär – gärna i områden du normalt inte kommer i kontakt med! Resultatet? En mängd insikter från en konferens och några mycket inspirerande webbinarier!
Projekt som strategispel
Att jobba i projekt kan liknas vid att spela strategispel på datorn: Du måste hitta ett bra team med kompetenser som kompletterar dig, du måste marknadsföra dina egna kompetenser för att få vara med, ni måste lösa uppgifter och bli bättre tillsammans, så att du förbättrar dina personliga färdigheter och samlar erfarenhetspoäng och kan ”levla upp” till en ny nivå! Precis som vi inom IPMA förordar att du som projektledare måste vidareutveckla din projektkompetens och ditt projektledarskap och höja dig till nya nivåer!
Nya perspektiv på tid och kreativitet
Vem har bestämt att tiden ska representeras av en rät linje? Linjärt tänkande ger linjära leveranser - fokusera på målet - inte den tid det tar att nå dit. Du kan utmana dig själv och prova att betrakta tiden som cirkulär. Ger det dig några nya insikter?
För att vara kreativ på jobbet behöver du befinna dig på den övre delen av känsloskalan – Dr David Hawkins Map of Consciousness. Boka in aktiviteter för att må bra så att du kan vara kreativ, glad och produktiv.
Gör som på flyget – du måste sätta på dig syrgasmasken på dig själv först, innan du kan hjälpa ditt team!
AI-revolutionen i projektledning - en ny värld av hjälpmedel
Det finns flera sätt att använda generativ AI i jobbet som projektledare - det lärde jag mig i Svenskt Projektforums AI-skola för projektledare..
- Assistenten: här finns potential att spara administrativ tid för att göra sammanställningar, skapa nya underlag, organisera och granska.
- Analytikern och beslutsstödet: som en samtalspartner och bollplank för att få idéer, testa dem och hitta nya vägar och lösningar.
- Specialisten: ta hjälp att kontrollera regelverk, standarder och annan fakta.
Men var kritisk – även en AI kan hallucinera! En kollega fick prompta på både svenska, engelska och använda olika AI-verktyg för att få fram ett trovärdigt svar.
Redan år 2020 skrev IPMA och PwC forskningsrapporten Artificial Intelligence impact in Project Management. Då ansåg 66% av respondenterna att AI kommer att ha en positiv inverkan på tidsaspekter i projektledning. Enligt en rapport från CapGemini, "Generative AI in Organizations 2024”, kanske vi kan frigöra upp till 30% av tillgänglig tid genom att använda AI-verktyg. Så vad ska du använda den tiden till?
Vi måste bli bättre!
Den framtida marknaden för kompetenta projektledare är stor, men vi måste bli bättre!
Enligt en av PMIs rapporter Pulse of the Profession är det bara 70-80% av projekten som når sina mål. Och ännu värre blir det. I Chaos Report, 2020 publicerad av Standish Group presenteras att ENDAST 31% av IT-projekt slutförs inom tid, budget och med önskade funktioner.
IPMA mäter också framgång genom Project Excellence Baseline. Förutom tid, kostnad, omfattning, mäts även hur väl projekten levererar långsiktigt värde och uppfyller intressenternas behov. I en rapport från 2019 som gjorts av IPMA och KPMG tillsammans - The Future of Project Management: Global outlook 2019, in collaboration with AIPM and KPMG rapporteras följande:
- 44% av projekten levererar enligt affärsplanen.
- 46% av projekten genomförs med tillfredsställelse hos intressenterna.
- Endast 19% av projekten uppnår alla fyra parametrar: tid, kostnad, omfattning och intressentnöjdhet.
Dessa siffror indikerar att även om många projekt når vissa mål, är det få som uppfyller alla kriterier för framgång samtidigt.
Både IPMA och PMI är eniga om att orsakerna till den bristande framgången ofta är
- Otydliga mål och kravbild
- Otillräcklig styrning och ledarskap
- Kommunikationsproblem i team och med intressenter
- Dålig riskhantering
- Resursbrist
När jag en gång konstaterade att vi inte fått rätt förutsättningar (i detta fall resurser med rätt kompetens) att klara uppdraget sa en uppdragsgivare lite provocerande till mig:
- Det är väl ingen konst att leverera om du får det du vill ha hela tiden! Konsten är ju att leverera med de resurser som finns till vårt förfogande!
Kreativitet och utveckling
Och med dagens oroliga omvärldsläge blir det alltmer sant. I nödens stund prövas vår kreativitet. Med krig, resursbrister på råvara och komponenter, klimatutmaningar och med ett stundande globalt handelskrig, kommer vi behöva vara kreativa!
Så använd tiden till att investera i dig själv! Boka in sådant som du mår bra. Se till att ”levla upp” och kompetensutveckla dig, exempelvis genom IPMAs projektledarcertifiering! Det är ju du som projektledare som har nyckelrollen för att leverera och forma vår framtid!
Tack till alla som inspirerade mig!
Författare: Maria Vestgöte, Head of Certification Body IPMA Svenskt Projektforum och VD Vestgöte Projektutveckling AB. Mars 2025
Svenskt Projektforums webinarieserie AI-skola för projektledare, i samarbete med Projektledarpodden – under ledning av Mattias Ejbe och Daniel Karlsson, Tokstark AB.
Ulrika Linné, Kvalitetschef och projektledarcoach Saab Kockums Shipyard Landskrona – Tidsalkemisten.
Michael Prorok, ESG Institute and DE&I Ambassador – Parallels between Project Management and MMORPGs.
Prof. Alexandre Rezende, AdEx Partners – Gen. AI in Action transforming PMOs and PMs.
Norma Lynch, NLC Project Management Consultancy & Training - Mastering Engagement in the AI World.
Christina Sejr Pedersen, Exec. Director Half Double Institute - AI can assist but People Lead: The future of Project Management.
Bild genererad av Microsoft Designer
AI - Projektledarens medhjälpare eller konkurrens?
I ett större projektsammanhang använde jag, tillsammans med kundens linjeorganisation, ett AI-baserat verktyg för att analysera resursanvändningen i projekten (https://metrx.ai/ för den som är intresserad av detaljer). Det viktiga att påpeka här är att verktyget är integrerat med de vanliga datakällorna för projektledare, där planering och uppföljning normalt görs. Verktyget använder AI för att sammanställa och analysera befintlig data – det skapar alltså inga egna data.
Vi började med att försöka reda ut om alla resurser var tillräckligt inplanerade i de olika projekten. Enligt min erfarenhet har det hittills funnits en planering för varje projekt på papper, men om man pratar med de mest seniora projektmedlemmarna eller ledarna, så hör man att vissa är överlastade medan andra har mer utrymme för arbete. I de flesta fall har det gått att hitta belägg för dessa påståenden, men för att få en mer exakt bild har jag ofta behövt kombinera data från olika verktyg, exempelvis projektplaneringsverktyg och ERP-system, tillsammans med faktiskt utfall. Detta gjorde jag ofta genom att importera data till en självkonstruerad Excel-fil och manuellt analysera avvikelser. Med det nya verktyget fick vi detta på nolltid och kunde snabbt identifiera vilka resurser som var överbokade och vilka som inte var fullt utnyttjade.
Det intressanta är att vi inte stannade där. Eftersom verktyget samlade in data från flera olika system, erbjöd det så mycket mer. Snart började vi jämföra teamens produktivitet, och det blev tydligt vilka projektteam som levererade enligt plan eller bättre, och vilka som låg efter. Verktyget gav också oss en klar indikation på varför vissa team låg efter. Oftast upptäckte vi att dessa team eller de seniora personerna i dessa team inte lade den planerade tiden på arbetet med teamets uppgift. Det visade sig att just dessa personer hade oftast blivit överbokade eller i ett annat fall varit sjuka. Både linjechefer och projektledarkollegor blev snabbt nyfikna på vilken mer information vi kunde få ut. Mycket uppskattat var bland annat rapporten som varnade om medarbetare som arbetade för mycket. Man kunde också identifiera mönster för medarbetare som alltid arbetade sina normala arbetstider och se vilka som levererade bäst – och mycket mer.
Det jag vill komma fram till är att AI-verktyget i sin nuvarande form, ger oss den kombinationen av data som underlätta för projektledaren och även för linjechefen att fatta rätt beslut. Så AI är min medhjälpare att som projektledare kunna göra ett bättre jobb. Helt fantastiskt!
Men om vi blickar framåt, när AI tränas mer för att vara ett beslutsstöd, vad skulle det innebära? Då kanske verktyget sedan rapporterar ut vilka projektbeslut som måste tas, typ Kalle behöver fokusera på team A, Lisa får inte jobba övertid och Pelle behöver ett allvarligt samtal med sin chef för han inte presterar? Kommer AI ersätter mig som projektledare då? Även om exemplet med Kalle, Lisa och Pelle låter som en utopi så tror jag faktiskt att vi är inte så långt ifrån det. Men jag tror fortfarande att vi behöver projektledaren, AI baserade verktyg kommer underlätta arbetet och leda till att vi kan skifta fokus, ta hand om ännu mer komplexa projekt eller flera projekt samtidigt.
Jag tror att AI kommer påverka vad vi som projektledare behöver kunna och utveckla, men AI kommer inte ersätta oss, tvärt emot AI kommer förbli en medhjälpare.
Vad tror du?
Författare: Herwig Stöckl
Vi hjälper dig med förberedelse inför en IPMA certifiering
IPMA-certifieringen bekräftar och validerar dina projektledningskompetenser genom en objektiv bedömning. Du får en tydlig bekräftelse på din expertis och möjlighet till personlig utveckling, vilket leder till bättre resultat i framtida projekt.
Certifieringen stärker ditt självförtroende och fungerar som en värdefull vägledning för din karriär. Den digitala processen gör det enkelt att delta när och var det passar dig, och du får stöd från vårt bemannade kontor under hela certifieringen.
Som förberedelse kan du välja att utbilda dig via någon av våra samarbetspartners. Deras IPMA-registrerade utbildningar ger dig en gedigen förberedelse, där innehållet är noggrant mappat mot IPMA:s kompetenselement.
För att ge dig bästa möjliga stöd om du vill veta mer om certifieringsprocessen och våra certifieringsnivåer, erbjuder vi digitala informationsträffar – öppna för alla och kostnadsfria.
Här kan du enkelt registrera ditt deltagande: https://projektforum.se/event/
För anmälan till certifiering under våren hittar du samtliga planerade starter per nivå här: https://projektforum.se/ipma-certifiering-2/
Välkommen!
Ledarskap för projektledare – en workshop för dig som vill stärka samarbetet i ditt team
Som projektledare förväntas du driva projekt framåt, hantera utmaningar och få med dig människor på vägen – ofta utan formellt personalansvar. Hur skapar du engagemang, tydlighet och ett starkare samarbete i projektgruppen?
I denna 90-minuters workshop med ledarskapstränaren Daniel Ekstam, får du insikter, verktyg och konkreta metoder för att stärka ditt (projekt) ledarskap och skapa starkare samarbete i teamet.
Utveckla ditt projektledarskap – Identifiera vilka styrkor, svagheter och beteenden som har störst påverkan på din ledarskapsutveckling.
Stärk samarbetet i gruppen – Med hjälp av praktiska metoder och nya perspektiv tar vi fram en konkret handlingsplan för att stärka samarbetet och öka egenansvaret i just ditt team.
Info & Anmälan
När: 3e April 10.00 - 11.30
Var: Svenskt Projektforum - Olof Palmes gata 11, Stockholm
Kostnad: 495 SEK (exkl moms) - Kostnadsfritt för medlemmar i Svenskt Projektforum
Efter workshoppen finns Daniel kvar för mingel, frågor och personlig coaching.
Begränsat antal platser.
IPMA firar 60 år – En global milstolpe för projektledning
IPMA (International Project Management Association) firar i år sitt 60-årsjubileum. Sedan 1965 har IPMA lett utvecklingen av projektledning och jobbat för att förbättra världen genom bättre projekt.
Svenskt Projektforum varit en del av IPMA i 57 år och har hjälpt till att sprida kunskap om projektledning i Sverige.
Idag har IPMA över 70 medlemsföreningar världen över, i länder på alla kontinenter, som Europa, Asien, Afrika, Amerika och Australien. IPMA erbjuder många olika produkter och tjänster för att hjälpa projektledare att utvecklas, och gör det också lättare för dem att bygga nätverk och utbyta idéer med varandra.
Intresset för IPMA:s utbildningar och certifieringar växer hela tiden, och organisationen är nu en ledande aktör inom projektledning på global nivå. 60 års jubileet handlar inte bara om att fira det som har gjorts, utan också om att fortsätta utveckla och samarbeta för att förbättra projektledning världen över.
IPMA ger projektledare möjlighet att växa och nätverka genom sina globala event och nätverk.
Genom länken nedan kan du lyssna på allt IPMA har att erbjuda och få en inblick i hur organisationen fortsätter att driva utvecklingen av projektledning på global nivå.
Förändringsledning
Förändringsledning är viktigt eftersom organisationer ständigt möter nya utmaningar, teknologiska framsteg och marknadsförändringar. Utan en strukturerad strategi för att hantera förändringar kan företag riskera ineffektivitet, motstånd från medarbetare och misslyckade initiativ. Här är några viktiga skäl till varför förändringsledning är avgörande:
1. Minskar motstånd mot förändring
Människor är naturligt skeptiska till förändring, särskilt om de inte förstår varför den behövs eller hur den påverkar dem. Genom att använda förändringsledning kan organisationen skapa förståelse och engagemang, vilket minskar motståndet och ökar acceptansen.
2. Säkerställer framgångsrik implementering
Många förändringsprojekt misslyckas på grund av bristande planering, kommunikation eller uppföljning. En välplanerad förändringsstrategi säkerställer att rätt resurser, kompetens och stöd finns för att genomföra förändringen effektivt.
3. Ökar anställdas engagemang och produktivitet
Om förändringar hanteras på rätt sätt känner sig medarbetarna delaktiga, vilket leder till högre motivation och engagemang. När de förstår syftet med förändringen och känner sig inkluderade blir de mer benägna att bidra till dess framgång.
4. Förbättrar anpassningsförmågan
I dagens snabbt föränderliga värld måste företag kunna anpassa sig snabbt till nya förutsättningar. Förändringsledning hjälper organisationer att bli mer flexibla och proaktiva inför förändringar, snarare än att reaktivt försöka hantera problem när de redan uppstått.
5. Säkerställer att förändringen blir långsiktig
Många organisationer genomför förändringar men misslyckas med att förankra dem i kulturen. Förändringsledning hjälper till att säkerställa att nya arbetssätt och processer blir en naturlig del av organisationens vardag och inte bara en kortvarig insats.
6. Minskar risker och kostnader
Misslyckade förändringar kan vara kostsamma i form av både tid och pengar. Genom att använda strukturerade metoder kan organisationer minska risken för felinvesteringar och onödiga omställningskostnader.
7. Stärker företagets konkurrenskraft
Företag som effektivt kan genomföra förändringar och anpassa sig till nya marknadskrav har en konkurrensfördel. Förändringsledning hjälper företag att ligga steget före konkurrenterna genom att snabbt och smidigt implementera förbättringar.
Sammanfattningsvis är förändringsledning avgörande för att organisationer ska kunna hantera förändringar på ett effektivt sätt, minimera motstånd, öka engagemanget och säkerställa långsiktig framgång.
=======================================================================
Här är några vanliga metoder och modeller för förändringsledning:
Kotters 8-stegsmodell
Utvecklad av John Kotter och består av följande steg:
- Skapa en känsla av angelägenhet – Kommunicera varför förändringen är nödvändig.
- Bygga en vägledande koalition – Samla en grupp som kan driva förändringen.
- Utveckla en vision och strategi – Klargör mål och riktning.
- Kommunicera förändringsvisionen – Sprid budskapet tydligt och konsekvent.
- Möjliggöra handlingskraft på bred front – Ta bort hinder och ge anställda rätt förutsättningar.
- Skapa kortsiktiga vinster – Fira tidiga framgångar för att bygga momentum.
- Konsolidera vinster och driva vidare förändringar – Bygga på framgångarna.
- Förankra förändringen i kulturen – Säkerställ att förändringen blir en del av organisationskulturen.
ADKAR-modellen
Utvecklad av Prosci och fokuserar på individens förändringsresa:
- Awareness (Medvetenhet) – Förstå behovet av förändring.
- Desire (Vilja) – Skapa motivation att delta i förändringen.
- Knowledge (Kunskap) – Utbilda om hur förändringen ska ske.
- Ability (Förmåga) – Ge rätt resurser och stöd för att genomföra förändringen.
- Reinforcement (Förstärkning) – Säkerställa att förändringen hålls kvar över tid.
Lewins förändringsmodell
Denna modell beskriver förändring i tre steg:
- Upptining (Unfreeze) – Skapa förståelse för varför förändringen behövs.
- Förändring (Change) – Genomföra själva förändringen.
- Återfrysning (Refreeze) – Förankra den nya situationen som standard.
McKinseys 7S-modell
Fokuserar på att säkerställa att olika delar av organisationen är i linje vid en förändring:
- Strategy (Strategi)
- Structure (Struktur)
- Systems (System)
- Shared Values (Delade värderingar)
- Style (Ledarskapsstil)
- Staff (Personal)
- Skills (Kompetenser)
Kaizen (kontinuerlig förbättring)
Kaizen är en japansk metod som handlar om ständiga små förbättringar istället för stora förändringsprojekt. Fokus ligger på att engagera medarbetarna och löpande optimera processer.
Nudge-teorin
Bygger på beteendeekonomi och handlar om att påverka människors val på ett subtilt sätt utan att tvinga dem, exempelvis genom att göra önskade beteenden enklare eller mer attraktiva.
PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act)
En iterativ metod som används för att implementera och förbättra förändringar stegvis:
- Plan – Identifiera problemet och planera en lösning.
- Do – Testa lösningen i liten skala.
- Check – Analysera resultatet.
- Act – Implementera lösningen fullt ut om den fungerar.
Vilken metod som passar bäst beror på organisationens behov, kultur och typ av förändring.
=======================================================================
Här är några praktiska exempel på hur förändringsledning kan tillämpas i olika situationer:
Digital transformation – Införande av ett nytt IT-system
Situation:
Ett företag ska implementera ett nytt CRM-system (Customer Relationship Management) för att förbättra kundhanteringen.
Tillämpning av förändringsledning:
Kotters 8-stegsmodell:
- Skapa en känsla av angelägenhet → Förklara varför det gamla systemet inte räcker och hur det nya förbättrar arbetet.
- Bygga en vägledande koalition → Skapa en grupp med nyckelpersoner från olika avdelningar som kan stödja förändringen.
- Utveckla en vision → Tydliggöra målen, t.ex. "snabbare kundhantering och bättre uppföljning".
- Kommunicera förändringen → Hålla informationsmöten och ge tydliga instruktioner.
- Möjliggöra handlingskraft → Ge anställda träning i det nya systemet.
- Skapa kortsiktiga vinster → Visa snabba framgångar, t.ex. förbättrad kundrespons.
- Konsolidera vinster → Justera efter feedback.
- Förankra förändringen → Se till att det nya arbetssättet blir standard.
Resultat:
Med rätt förändringsledning blir övergången smidigare, och motståndet från medarbetarna minskar eftersom de känner sig delaktiga.
Omorganisation – Sammanläggning av två avdelningar
Situation:
Ett företag slår ihop två avdelningar för att öka effektiviteten, men det finns oro och osäkerhet bland medarbetarna.
Tillämpning av förändringsledning:
ADKAR-modellen
- Awareness (Medvetenhet): Förklara varför förändringen sker, t.ex. ökad samverkan och bättre resursutnyttjande.
- Desire (Vilja): Lyssna på oro och visa på de positiva effekterna för individen (nya karriärmöjligheter, förbättrade arbetsprocesser).
- Knowledge (Kunskap): Ge tydliga riktlinjer och roller i den nya organisationen.
- Ability (Förmåga): Stödja anställda genom utbildning och coaching.
- Reinforcement (Förstärkning): Fira små framsteg och lyfta fram goda exempel på hur samarbetet fungerar bra.
Resultat:
Minskad oro, smidigare sammanslagning och en mer sammanhållen organisation där anställda känner sig trygga i sina nya roller.
Förändrad företagskultur – Ökad kundfokus
Situation:
Ett företag vill gå från en internfokuserad kultur till att bli mer kundorienterat.
Tillämpning av förändringsledning:
Nudge-teorin och Kaizen (kontinuerlig förbättring)
- Införa små beteendeförändringar, t.ex. att alla anställda börjar sina möten med en kundrelaterad fråga.
- Införa "Kundens röst"-initiativ där medarbetare delar positiva och negativa kundupplevelser i veckomöten.
- Mätning av kundnöjdhet och belöning av förbättringar i kundservice.
Resultat:
Stegvisa förändringar leder till att kundperspektivet blir en naturlig del av kulturen utan att anställda upplever det som en stor omställning.
Förändring i arbetssätt – Införande av hybridarbete
Situation:
Efter pandemin vill ett företag införa en hybridmodell där anställda jobbar både på kontoret och hemifrån.
Tillämpning av förändringsledning:
Lewins förändringsmodell:
- Upptining (Unfreeze): Kommunicera varför hybridarbete införs, lyssna på anställdas oro och identifiera utmaningar.
- Förändring (Change): Testa hybridmodellen med tydliga riktlinjer om när och hur distansarbete ska fungera.
- Återfrysning (Refreeze): Utvärdera vad som fungerar bäst och anpassa företagets policy utifrån feedback.
Resultat:
Hybridmodellen accepteras av de anställda eftersom de varit involverade i processen, och företaget kan anpassa sig till nya arbetssätt utan att produktiviteten påverkas negativt.