AI - Projektledarens medhjälpare eller konkurrens?
I ett större projektsammanhang använde jag, tillsammans med kundens linjeorganisation, ett AI-baserat verktyg för att analysera resursanvändningen i projekten (https://metrx.ai/ för den som är intresserad av detaljer). Det viktiga att påpeka här är att verktyget är integrerat med de vanliga datakällorna för projektledare, där planering och uppföljning normalt görs. Verktyget använder AI för att sammanställa och analysera befintlig data – det skapar alltså inga egna data.
Vi började med att försöka reda ut om alla resurser var tillräckligt inplanerade i de olika projekten. Enligt min erfarenhet har det hittills funnits en planering för varje projekt på papper, men om man pratar med de mest seniora projektmedlemmarna eller ledarna, så hör man att vissa är överlastade medan andra har mer utrymme för arbete. I de flesta fall har det gått att hitta belägg för dessa påståenden, men för att få en mer exakt bild har jag ofta behövt kombinera data från olika verktyg, exempelvis projektplaneringsverktyg och ERP-system, tillsammans med faktiskt utfall. Detta gjorde jag ofta genom att importera data till en självkonstruerad Excel-fil och manuellt analysera avvikelser. Med det nya verktyget fick vi detta på nolltid och kunde snabbt identifiera vilka resurser som var överbokade och vilka som inte var fullt utnyttjade.
Det intressanta är att vi inte stannade där. Eftersom verktyget samlade in data från flera olika system, erbjöd det så mycket mer. Snart började vi jämföra teamens produktivitet, och det blev tydligt vilka projektteam som levererade enligt plan eller bättre, och vilka som låg efter. Verktyget gav också oss en klar indikation på varför vissa team låg efter. Oftast upptäckte vi att dessa team eller de seniora personerna i dessa team inte lade den planerade tiden på arbetet med teamets uppgift. Det visade sig att just dessa personer hade oftast blivit överbokade eller i ett annat fall varit sjuka. Både linjechefer och projektledarkollegor blev snabbt nyfikna på vilken mer information vi kunde få ut. Mycket uppskattat var bland annat rapporten som varnade om medarbetare som arbetade för mycket. Man kunde också identifiera mönster för medarbetare som alltid arbetade sina normala arbetstider och se vilka som levererade bäst – och mycket mer.
Det jag vill komma fram till är att AI-verktyget i sin nuvarande form, ger oss den kombinationen av data som underlätta för projektledaren och även för linjechefen att fatta rätt beslut. Så AI är min medhjälpare att som projektledare kunna göra ett bättre jobb. Helt fantastiskt!
Men om vi blickar framåt, när AI tränas mer för att vara ett beslutsstöd, vad skulle det innebära? Då kanske verktyget sedan rapporterar ut vilka projektbeslut som måste tas, typ Kalle behöver fokusera på team A, Lisa får inte jobba övertid och Pelle behöver ett allvarligt samtal med sin chef för han inte presterar? Kommer AI ersätter mig som projektledare då? Även om exemplet med Kalle, Lisa och Pelle låter som en utopi så tror jag faktiskt att vi är inte så långt ifrån det. Men jag tror fortfarande att vi behöver projektledaren, AI baserade verktyg kommer underlätta arbetet och leda till att vi kan skifta fokus, ta hand om ännu mer komplexa projekt eller flera projekt samtidigt.
Jag tror att AI kommer påverka vad vi som projektledare behöver kunna och utveckla, men AI kommer inte ersätta oss, tvärt emot AI kommer förbli en medhjälpare.
Vad tror du?
Författare: Herwig Stöckl
Vi hjälper dig med förberedelse inför en IPMA certifiering
IPMA-certifieringen bekräftar och validerar dina projektledningskompetenser genom en objektiv bedömning. Du får en tydlig bekräftelse på din expertis och möjlighet till personlig utveckling, vilket leder till bättre resultat i framtida projekt.
Certifieringen stärker ditt självförtroende och fungerar som en värdefull vägledning för din karriär. Den digitala processen gör det enkelt att delta när och var det passar dig, och du får stöd från vårt bemannade kontor under hela certifieringen.
Som förberedelse kan du välja att utbilda dig via någon av våra samarbetspartners. Deras IPMA-registrerade utbildningar ger dig en gedigen förberedelse, där innehållet är noggrant mappat mot IPMA:s kompetenselement.
För att ge dig bästa möjliga stöd om du vill veta mer om certifieringsprocessen och våra certifieringsnivåer, erbjuder vi digitala informationsträffar – öppna för alla och kostnadsfria.
Här kan du enkelt registrera ditt deltagande: https://projektforum.se/event/
För anmälan till certifiering under våren hittar du samtliga planerade starter per nivå här: https://projektforum.se/ipma-certifiering-2/
Välkommen!
Ledarskap för projektledare – en workshop för dig som vill stärka samarbetet i ditt team
Som projektledare förväntas du driva projekt framåt, hantera utmaningar och få med dig människor på vägen – ofta utan formellt personalansvar. Hur skapar du engagemang, tydlighet och ett starkare samarbete i projektgruppen?
I denna 90-minuters workshop med ledarskapstränaren Daniel Ekstam, får du insikter, verktyg och konkreta metoder för att stärka ditt (projekt) ledarskap och skapa starkare samarbete i teamet.
Utveckla ditt projektledarskap – Identifiera vilka styrkor, svagheter och beteenden som har störst påverkan på din ledarskapsutveckling.
Stärk samarbetet i gruppen – Med hjälp av praktiska metoder och nya perspektiv tar vi fram en konkret handlingsplan för att stärka samarbetet och öka egenansvaret i just ditt team.
Info & Anmälan
När: 3e April 10.00 - 11.30
Var: Svenskt Projektforum - Olof Palmes gata 11, Stockholm
Kostnad: 495 SEK (exkl moms) - Kostnadsfritt för medlemmar i Svenskt Projektforum
Efter workshoppen finns Daniel kvar för mingel, frågor och personlig coaching.
Begränsat antal platser.
IPMA firar 60 år – En global milstolpe för projektledning
IPMA (International Project Management Association) firar i år sitt 60-årsjubileum. Sedan 1965 har IPMA lett utvecklingen av projektledning och jobbat för att förbättra världen genom bättre projekt.
Svenskt Projektforum varit en del av IPMA i 57 år och har hjälpt till att sprida kunskap om projektledning i Sverige.
Idag har IPMA över 70 medlemsföreningar världen över, i länder på alla kontinenter, som Europa, Asien, Afrika, Amerika och Australien. IPMA erbjuder många olika produkter och tjänster för att hjälpa projektledare att utvecklas, och gör det också lättare för dem att bygga nätverk och utbyta idéer med varandra.
Intresset för IPMA:s utbildningar och certifieringar växer hela tiden, och organisationen är nu en ledande aktör inom projektledning på global nivå. 60 års jubileet handlar inte bara om att fira det som har gjorts, utan också om att fortsätta utveckla och samarbeta för att förbättra projektledning världen över.
IPMA ger projektledare möjlighet att växa och nätverka genom sina globala event och nätverk.
Genom länken nedan kan du lyssna på allt IPMA har att erbjuda och få en inblick i hur organisationen fortsätter att driva utvecklingen av projektledning på global nivå.
Förändringsledning
Förändringsledning är viktigt eftersom organisationer ständigt möter nya utmaningar, teknologiska framsteg och marknadsförändringar. Utan en strukturerad strategi för att hantera förändringar kan företag riskera ineffektivitet, motstånd från medarbetare och misslyckade initiativ. Här är några viktiga skäl till varför förändringsledning är avgörande:
1. Minskar motstånd mot förändring
Människor är naturligt skeptiska till förändring, särskilt om de inte förstår varför den behövs eller hur den påverkar dem. Genom att använda förändringsledning kan organisationen skapa förståelse och engagemang, vilket minskar motståndet och ökar acceptansen.
2. Säkerställer framgångsrik implementering
Många förändringsprojekt misslyckas på grund av bristande planering, kommunikation eller uppföljning. En välplanerad förändringsstrategi säkerställer att rätt resurser, kompetens och stöd finns för att genomföra förändringen effektivt.
3. Ökar anställdas engagemang och produktivitet
Om förändringar hanteras på rätt sätt känner sig medarbetarna delaktiga, vilket leder till högre motivation och engagemang. När de förstår syftet med förändringen och känner sig inkluderade blir de mer benägna att bidra till dess framgång.
4. Förbättrar anpassningsförmågan
I dagens snabbt föränderliga värld måste företag kunna anpassa sig snabbt till nya förutsättningar. Förändringsledning hjälper organisationer att bli mer flexibla och proaktiva inför förändringar, snarare än att reaktivt försöka hantera problem när de redan uppstått.
5. Säkerställer att förändringen blir långsiktig
Många organisationer genomför förändringar men misslyckas med att förankra dem i kulturen. Förändringsledning hjälper till att säkerställa att nya arbetssätt och processer blir en naturlig del av organisationens vardag och inte bara en kortvarig insats.
6. Minskar risker och kostnader
Misslyckade förändringar kan vara kostsamma i form av både tid och pengar. Genom att använda strukturerade metoder kan organisationer minska risken för felinvesteringar och onödiga omställningskostnader.
7. Stärker företagets konkurrenskraft
Företag som effektivt kan genomföra förändringar och anpassa sig till nya marknadskrav har en konkurrensfördel. Förändringsledning hjälper företag att ligga steget före konkurrenterna genom att snabbt och smidigt implementera förbättringar.
Sammanfattningsvis är förändringsledning avgörande för att organisationer ska kunna hantera förändringar på ett effektivt sätt, minimera motstånd, öka engagemanget och säkerställa långsiktig framgång.
=======================================================================
Här är några vanliga metoder och modeller för förändringsledning:
Kotters 8-stegsmodell
Utvecklad av John Kotter och består av följande steg:
- Skapa en känsla av angelägenhet – Kommunicera varför förändringen är nödvändig.
- Bygga en vägledande koalition – Samla en grupp som kan driva förändringen.
- Utveckla en vision och strategi – Klargör mål och riktning.
- Kommunicera förändringsvisionen – Sprid budskapet tydligt och konsekvent.
- Möjliggöra handlingskraft på bred front – Ta bort hinder och ge anställda rätt förutsättningar.
- Skapa kortsiktiga vinster – Fira tidiga framgångar för att bygga momentum.
- Konsolidera vinster och driva vidare förändringar – Bygga på framgångarna.
- Förankra förändringen i kulturen – Säkerställ att förändringen blir en del av organisationskulturen.
ADKAR-modellen
Utvecklad av Prosci och fokuserar på individens förändringsresa:
- Awareness (Medvetenhet) – Förstå behovet av förändring.
- Desire (Vilja) – Skapa motivation att delta i förändringen.
- Knowledge (Kunskap) – Utbilda om hur förändringen ska ske.
- Ability (Förmåga) – Ge rätt resurser och stöd för att genomföra förändringen.
- Reinforcement (Förstärkning) – Säkerställa att förändringen hålls kvar över tid.
Lewins förändringsmodell
Denna modell beskriver förändring i tre steg:
- Upptining (Unfreeze) – Skapa förståelse för varför förändringen behövs.
- Förändring (Change) – Genomföra själva förändringen.
- Återfrysning (Refreeze) – Förankra den nya situationen som standard.
McKinseys 7S-modell
Fokuserar på att säkerställa att olika delar av organisationen är i linje vid en förändring:
- Strategy (Strategi)
- Structure (Struktur)
- Systems (System)
- Shared Values (Delade värderingar)
- Style (Ledarskapsstil)
- Staff (Personal)
- Skills (Kompetenser)
Kaizen (kontinuerlig förbättring)
Kaizen är en japansk metod som handlar om ständiga små förbättringar istället för stora förändringsprojekt. Fokus ligger på att engagera medarbetarna och löpande optimera processer.
Nudge-teorin
Bygger på beteendeekonomi och handlar om att påverka människors val på ett subtilt sätt utan att tvinga dem, exempelvis genom att göra önskade beteenden enklare eller mer attraktiva.
PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act)
En iterativ metod som används för att implementera och förbättra förändringar stegvis:
- Plan – Identifiera problemet och planera en lösning.
- Do – Testa lösningen i liten skala.
- Check – Analysera resultatet.
- Act – Implementera lösningen fullt ut om den fungerar.
Vilken metod som passar bäst beror på organisationens behov, kultur och typ av förändring.
=======================================================================
Här är några praktiska exempel på hur förändringsledning kan tillämpas i olika situationer:
Digital transformation – Införande av ett nytt IT-system
Situation:
Ett företag ska implementera ett nytt CRM-system (Customer Relationship Management) för att förbättra kundhanteringen.
Tillämpning av förändringsledning:
Kotters 8-stegsmodell:
- Skapa en känsla av angelägenhet → Förklara varför det gamla systemet inte räcker och hur det nya förbättrar arbetet.
- Bygga en vägledande koalition → Skapa en grupp med nyckelpersoner från olika avdelningar som kan stödja förändringen.
- Utveckla en vision → Tydliggöra målen, t.ex. "snabbare kundhantering och bättre uppföljning".
- Kommunicera förändringen → Hålla informationsmöten och ge tydliga instruktioner.
- Möjliggöra handlingskraft → Ge anställda träning i det nya systemet.
- Skapa kortsiktiga vinster → Visa snabba framgångar, t.ex. förbättrad kundrespons.
- Konsolidera vinster → Justera efter feedback.
- Förankra förändringen → Se till att det nya arbetssättet blir standard.
Resultat:
Med rätt förändringsledning blir övergången smidigare, och motståndet från medarbetarna minskar eftersom de känner sig delaktiga.
Omorganisation – Sammanläggning av två avdelningar
Situation:
Ett företag slår ihop två avdelningar för att öka effektiviteten, men det finns oro och osäkerhet bland medarbetarna.
Tillämpning av förändringsledning:
ADKAR-modellen
- Awareness (Medvetenhet): Förklara varför förändringen sker, t.ex. ökad samverkan och bättre resursutnyttjande.
- Desire (Vilja): Lyssna på oro och visa på de positiva effekterna för individen (nya karriärmöjligheter, förbättrade arbetsprocesser).
- Knowledge (Kunskap): Ge tydliga riktlinjer och roller i den nya organisationen.
- Ability (Förmåga): Stödja anställda genom utbildning och coaching.
- Reinforcement (Förstärkning): Fira små framsteg och lyfta fram goda exempel på hur samarbetet fungerar bra.
Resultat:
Minskad oro, smidigare sammanslagning och en mer sammanhållen organisation där anställda känner sig trygga i sina nya roller.
Förändrad företagskultur – Ökad kundfokus
Situation:
Ett företag vill gå från en internfokuserad kultur till att bli mer kundorienterat.
Tillämpning av förändringsledning:
Nudge-teorin och Kaizen (kontinuerlig förbättring)
- Införa små beteendeförändringar, t.ex. att alla anställda börjar sina möten med en kundrelaterad fråga.
- Införa "Kundens röst"-initiativ där medarbetare delar positiva och negativa kundupplevelser i veckomöten.
- Mätning av kundnöjdhet och belöning av förbättringar i kundservice.
Resultat:
Stegvisa förändringar leder till att kundperspektivet blir en naturlig del av kulturen utan att anställda upplever det som en stor omställning.
Förändring i arbetssätt – Införande av hybridarbete
Situation:
Efter pandemin vill ett företag införa en hybridmodell där anställda jobbar både på kontoret och hemifrån.
Tillämpning av förändringsledning:
Lewins förändringsmodell:
- Upptining (Unfreeze): Kommunicera varför hybridarbete införs, lyssna på anställdas oro och identifiera utmaningar.
- Förändring (Change): Testa hybridmodellen med tydliga riktlinjer om när och hur distansarbete ska fungera.
- Återfrysning (Refreeze): Utvärdera vad som fungerar bäst och anpassa företagets policy utifrån feedback.
Resultat:
Hybridmodellen accepteras av de anställda eftersom de varit involverade i processen, och företaget kan anpassa sig till nya arbetssätt utan att produktiviteten påverkas negativt.
Vad har konflikthantering med förändringsledning att göra?
Förändringar är idag en del av vår vardag. Förändringar kan vara nödvändiga, förändringar kan vara spännande och utvecklande och förändringar kan vara krävande och rent utav motbjudande. Människor reagerar olika på en förändring. Hur kan vi på bästa sätt möta människor och deras olika tankar, känslor och reaktioner. Om inte kommunikation och tydlighet kombinerat med respekt finns för individen, är det risk för missnöje och konflikter. Projektledare, förändringsledare och verksamhetens ledare kan förebygga konflikter genom att tidigt identifiera förluster som förändringen faktiskt innebär för individen. Anna Burack, senior verksamhetskonsult och coach på Tietoevry PPS, kommer att ge oss tips och sina tankar om hur vi kan förebygga konflikter i en förändring.
Läs mer här och anmäl dig till föreläsningen den 11 april>>
Anna Burack
Föreläsningen presenteras i samarbete med Tietoevry PPS.
Nominerade till Årets Projektledarbok 2025!
Varje år lyfter Svenskt Projektforum fram de mest inspirerande och givande böckerna inom projektledning genom utmärkelsen "Årets Projektledarbok" – och nu är det dags igen!
Sedan 2008 har priset tilldelats böcker som ger projektledare och team nya insikter och praktiska verktyg. För att bli nominerad ska boken beröra något som direkt kan användas inom projektområdet. Det kan vara en bok direkt riktad till projektledare eller projektmedarbetare, men också behandla viktiga ämnen som kommunikation, teamutveckling och ledarskap. Boken måste ha en svensk författare men den måste inte vara skriven på svenska.
Alla nomineringar är nu klara och vi kan äntligen, utan inbördes ordning, avslöja de nominerade titlarna till Årets Projektledarbok 2025! 📚✨
📚Projektledning - Tina Karrbom, Anette Hallin och Tomas Gustavsson (Liber)
📚Vision, Mission, Mål - 6 element för framgångsrikt företagande - Yvonne Boe
📚Tillitsprincipen: 12 vägval för kreativa och modiga organisationer - Louise Bringselius (Natur & Kultur)
📚Agil projektledning - Tomas Gustavsson (Sanoma)
📚Snacka om kommunikation: om gott snack på jobbet - Anders Rydell (Natur & Kultur)
📚Kommunikation för ledare: om internkommunikationens betydelse för att nå framgång - Eva Cohen (Liber)
📚Ledarskapskommunikation - Mikael Jensen (Gleerups)
📚Få bättre koll på din kommunikation: Människor påverkar människor - Eva Willstrand (Vulkan)
📚Projektledning Paket - Bo Tonnquist (Sanoma)
Juryn består av: Ordförande Johan Hydén, Andrea Kurdik, Henrik Stadler, Tarja Räihä, Christina Gillberg, Anders Eklund, Anna Lidmark och Linda Östberg.
AI och maskininlärning: Nycklar till framgångsrik projektledning i en föränderlig värld
I dagens snabbt föränderliga värld är det avgörande för projektledare att fatta informerade beslut baserade på tillgänglig data. Enligt ett nyligen genomfört examensarbete vid KTH har användningen av maskininlärning visat sig vara en kraftfull metod för att analysera projektframgång. Genom att träna AI-modeller på historiska projektdata kan projektledare få värdefulla insikter om faktorer som påverkar framgången i projekt.
En av upptäckterna från studien är hur Ai kan användas för att förstå hur olika dataattribut påverkar prognoserna. Till exempel visade resultaten att ett högre antal unika projektarbetare i de tidiga skedena av ett projekt ofta hade en negativ inverkan på framgången, medan samma faktor i senare skeden hade en positiv effekt. Detta understryker vikten av att analysera data i olika projektfaserför att identifiera faktorer som kan ha olika inverkan beroende på tidpunkt i projektet.
Sammanfattningsvis visar studien att integreringen av maskininlärning i projektledningsprocesser kan ge värdefulla insikter och därmed förbättra beslutsfattandet. Genom att utnyttja historiska data och avancerade analysmetoder via AI kan projektledare optimera resursallokering, proaktivt hantera risker och förbättra projektets totala framgång.
Kombinationen av datadrivna insikter och projektkompetens från certifierade projektledare kan resultera i ännu mer framgångsrika projekt i framtiden. Jag tror att vi endast har sett början på den påverkan som AI och datadrivna insikter kommer att ha på projektledning framöver.
Författare: Fredrik Lorén Karlsson 2025-02-04
Årsmöte 8 april
Välkommen till Svenskt Projektforums Årsmöte 2025 – den 8 april!
Vi ser fram emot att träffa alla medlemmar på vårt årsmöte, som är föreningens viktigaste möte. Detta är en unik möjlighet för dig som medlem att vara med och påverka föreningens framtid. Vi uppmuntrar er att engagera er aktivt och komma med idéer, förslag och motioner för hur vi kan fortsätta utveckla och stärka vår organisation.
För att kunna behandla motionerna på mötet behöver vi ta emot dem senast den 4 mars. Skicka gärna in dina förslag till info@projektforum.se.
Tillsammans skapar vi en ännu starkare och mer dynamisk förening!