Trender i projektens värld
1. Optimering av projektportföljen i fokus
Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner. Projektkontoren har haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj.
Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt. Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.
Det räcker inte att ett projekt har ett positivt business case för att köras – det ska vara mer positivt än alternativa projekt för att platsa. Ytterligare ett tydligt tecken vi ser är de PMO-chefsnätverk där projektkontorscheferna från olika företag och myndigheter träffas och utbyter erfarenheter. Det hade inte varit möjligt för bara ett par år sedan.
2. Agil implemetering i organisationen
Begreppen lean och agilt baserade på Best practise i produktutveckling och projektledning och har utvecklats under årtionden. Målet är att maximera effektiviteten – för att öka eller bibehålla upplevda värdet av resultatet med mindre arbete. Trots att dessa begrepp är på listan över trendord under de senaste åren, kan modern beteendevetenskap förklara varför lean och agilt är effektiva: de skapar helt enkelt mer delaktighet och engagemang bland medarbetarna.
Den första idén kring lean och agilt handlar om begreppet Last Planner. Det vill säga att de som utför arbetet ska vara de som planerar den. Människor har väl utvecklade hjärnor med mycket kapacitet. Om de planerar tillsammans kommer de att hitta bättre sätt att arbeta än något datorprogram eller expert kan göra.
Den andra idén handlar om kontroll och transparens, som bygger på att alla ska ha insyn i alla delar i projektet. Tanken är att detta stärker ansvarsskyldigheten och möjliggör individuella initiativ. När all kommunikation synliggörs så har projektledaren kontroll och behöver inte styra på detaljnivå. Gruppen bestämmer det mest på egen hand genom tätt samarbete då alla har tillgång till rätt information.
Projekt ska förstås inte genomföras helt utan planering, men hellre ska övergripande planering göras än detaljerad. Bakgrunden är – och här känner många av oss projektledare igen oss – att projekt har en tendens att förändras vilket gör att alltför detaljerad planering kan innebära slöseri med tid. Det handlar med andra ord om agil projektledning även i organisationsprojekt.
3. Hemmaplan är inte längre Sverige
Sverige har länge haft multinationella företag med engelska som arbetsspråk, till exempel Ericsson. På senare tid har dock en mycket stor andel av svenska företag fått inte bara vissa länder i Norden utan hela Norden och Baltikum som hemmamarknad – inte minst bankerna.
Och företag från hela världen etablerar sig i Sverige. Engelska har införts som arbetsspråk, projektgrupper har i normalfallet blivit distribuerade och man kommunicerar inte längre ansikte mot ansikte på sitt modersmål. Det här ställer allt större krav på inte minst projektledarnas förmåga att bygga starka team och lyckas med sin kommunikation.
Marknaden är global, produktion flyttas utomlands och R&D utförs mer och mer i andra världsdelar. De projektledare som verkar i en internationell och mångkulturell miljö har ofta intressenter och delar av sin projektorganisation utspridda över världen. Hur är det att leda projekt utan att träffas? Hur anpassar man sig som projektledare till denna nya vardag? Hur påverkas man av kulturella skillnader? Hur skapar vi ett gemensamt språk? Dessa är frågor som blivit mer frekventa den senaste tiden. Vi märker också att allt fler högskolor har kurser i internationell projektledning.
Ny ordförande i valberedningen
Valberedningen har drabbats av en avgång. Elisabeth Kamél som av årsmötet valdes till ordförande
och sammankallande i valberedningen har valt att avgå från sitt uppdrag.
Valberedningen har därför på styrelsens uppmaning inom sig utsett Kjell Hedman till ordförande och sammankallande. Valberedningen består nu av följande personer:
- Kjell Hedman
- Håkan Sjöblom
- Henrik Jönsson
Nu knyter vi ihop säcken kring nyckeltal
I dag vill projektberoende organisationer kunna höja projektförmågan och vet att det är svårt att prioritera rätt åtgärd och satsa effektivt.
I en annan artikel redovisade vi rubriker för nyckeltal som kommit till oss genom 727 svar i projektmognadsundersökningar under 2013. De undersökta företagen fick ange mognadsnivå för sju processer och fick dessutom en möjlighet att redovisa vilka nyckeltal som använts.
När vi studerat svaren kan vi se att de är spridda på många sätt. Det finns få nyckeltal som är gemensamma för en organisation och det finns ingen indikation på att de används för att ange värde och effekt av planerade och genomförda satsningar. Om man i verkstaden kunde prioritera medvetet mellan olika investeringsalternativ så verkar det mer osäkert hur man investerar för att höja sin projektförmåga, man vet knappast hur man mäter den. De nyckeltal som används ägs inte av hela organisationen och överlever sällan fler säsonger.
Baseline Management har delat in mognadsundersökningen i sju processer, där svaren angavs på en femgradig skala. 2013 svarade 727 stycken i delgrupperna kommuner, statliga organisationer, regioner och landsting, samt privata organisationer. Svaren är individuella och har avgivits anonymt. De ligger sannolikt något högt i förhållande till verkligheten. När resultaten samlas till index så kan de presenteras på detta sätt. Mognadsnivåerna för de sju processerna har summerats och dividerats med sju.
För ytterligare förklaringar och analys hänvisas till de rapporter som publicerats under 2013. Tabellerna har publicerats i ”SPI 2013, slutrapport”. SPI – Svenskt ProjektIndex blir ett kollektivt nyckeltal.
Baseline Management kommer att fortsätta med SPI 2014. De organisationer som deltar kan bli jämförda med index och det säger sig självt att ju fler som deltar, desto bättre blir nyckeltalet.
Inbjudan till forskning och samarbete
Konsulter som arbetar med att utveckla klienternas projektverksamheter är välkomna att samverka. Enkäten ligger öppen för besvarande och utfallet kan skapa en plattform för effektivare satsningar. Olika institutioner vid Sveriges universitet ser att SPI är en källa till forskning.
av Olof Molinder
Projektfrukost 19 feb
Projektfrukost: Den mångfacetterade projektgruppen
Det finns många teorier om vad som är den bäst sammansatta projektgruppen. Hur skapar man ett dynamiskt dreamteam och hur hittar man medarbetare med ett nytt tankesätt? Ett sätt kan vara att försöka bryta de osynliga mönster som finns runt omkring oss? Det är bekvämt och enkelt att bara leta efter nya kompetenser i sitt eget nätverk. Risken är ju tyvärr att man bara kommer omge sig med ja-sägare med liknande tankemönster som sig själv. Men hur kan man bryta den trenden?
Andreas Drufva från Rättviseförmedlingen kommer till Svenskt Projektforum och berättar om hur de arbetar och visar upp intressanta exempel på när det blivit extra lyckat.
Projektfrukost: Den mångfacetterade projektgruppen
Plats: Kammakargatan 7, Stockholm
Tid: 19 feb 08:00 - 09:30. Morgonfika från 07:30
IPMA eller PMI?
Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu på att certifiera dig. Men hur fungerar det och vilken certifiering ska du välja? Robert Ek, Senior Consultant, Wenell Management, är både certifierad senior projektledare (IPMA B) och certifierad Project Management Professional (PMI PMP). Läs vad Robert, ger för råd och tips.
5 fördelar med en certifiering
- Du får ett bevis på din professionella kompetens och erfarenhet
- Du ökar ditt värde på arbetsmarknaden
- Du skapar möjligheter för fortsatt karriärutveckling
- Du ökar din egen och din organisations trovärdighet
- Du lär dig en global nomenklatur för projektledning
Att certifiera sig underlättar granskningen av dig, innan du får ett nytt projektledaruppdrag. Du har låtit en oberoende part validera din erfarenhet och kompetens. Jag ser allt oftare i platsannonser att det krävs eller är meriterande att du som projektledare är certifierad inom projektområdet.
Det finns till och med de arbetsgivare som har en automatisk bevakning på jobbsökarsajter med nyckelord som till exempel IPMA eller PMI på jakt efter certifierade projektledare. Förutom att du gör dig mer attraktiv som projektledare, ger en certifiering även dig en hel del insikter i vilka förbättrings- och utvecklingsområden du har inom projektområdet. Det kan vara en bra input i din egen utvecklingsplan.
Ser vi certifikatet från arbetsgivarens perspektiv är det särskilt vanligt i konsultbranschen att man satsar på att certifiera sina konsulter. Det kan underlätta i samband med en upphandling. Vissa företag har också valt att använda certifieringen i sin kompetens- och karriärutveckling för projektledare. Interna karriär- och utvecklingstrappor kan till exempel byggas upp utifrån IPMA:s olika nivåer.
Är du redo att certifiera dig?
När du nu vet varför det är bra att certifiera sig, är nästa fråga: Har jag resurserna, det vill säga tid och pengar? Att certifiera sig är en investering - och som alla investeringar bör de övervägas noga. Du behöver också vara motiverad. Då ökar dina chanser att nå ett lyckat resultat. Så har du tiden, pengarna och motivationen – då är det dags att välja certifikat.
Vilket certifikat ska jag välja?
Två internationella certifieringsorgan IPMA och PMI hanterar huvuddelen av certifikaten inom projektområdet. IPMA står för International Project Management Association och PMI står för Project Management Institute.
Utöver dessa finns även mer nischade certifikat inom till exempel en viss projektmetod. I denna artikel
koncentrerar vi oss på de generella projektledarcertifikaten som är generiska och oberoende av olika projektmodeller. IPMA:s projektledarecertifikat finns på fyra nivåer - Från D till A. PMI:s certifikat kallas för Project management Professional (PMP).
Gäller ett certifikat för alltid?
Båda certifieringarna ska förnyas och uppdateras, efter tre år för PMI respektive fem år för IPMA. IPMA kräver erfarenhet och självutvärdering och PMP kräver att du samlat ihop PDU-poäng.
Några andra saker att ta hänsyn till:
- Tänk på att en PMP-certifiering är rätt tung att plugga in själv på egen hand – för de flesta skulle jag rekommendera att gå en tre till fyradagars preparandkurs för att din instudering ska bli effektiv.
- PMI PMP utgår i sitt teoriprov från stora projekt. Kan kännas främmande om du för det mesta jobbar i mindre projekt.
- IPMA:s obligatoriska självutvärdering kräver oftast 20 arbetstimmar att gå igenom.
- PMP är mer spridd internationellt. Idag finns det ca 500000 PMP-certifierade medan det finns cirka 53000 IPMA-certifierade (nivå A-C)
Hur lång tid tar det att certifiera sig?
IPMA: Att certifiera sig som projektledare eller senior projektledare enligt IPMAs nivå B eller C tar mellan fem och sex månader. Processen innehåller flera steg och etapper:
- Introduktionsseminarium – certifieringsprocessen gås igenom.
- Självutvärdering – görs på egen hand med stöd av en diskussionspartner, som en kollega till exempel. Självutvärderingen gör du med hjälp av NCB (”National Competence Baseline” eller på svenska ”Kompetens i Projektledning”). Den finns tillgänglig via Projektforum och ingår i certifieringsavgiften.
- Skriftligt prov - Det skriftliga provet behöver rättas av assessorerna varför det oftast tar cirka två månader innan du får reda på ditt provresultat.
- Ledningsrapport – för B-nivån – du redogör för ett av dina tidigare projekt och de erfarenheter du fick.
- Workshop – med andra deltagare i din certifieringsomgång. Ni observeras av assessorer och en intervju med assessorerna ingår också.
PMI: Själva ansökan sker vi PMIs hemsida.
Efter att PMI haft möjlighet att granska och godkänna din ansökan och förutsatt att du betalat så kan du själv boka tid för ett certifieringstillfälle i Prometrics lokaler någonstans i världen. Efter tentamen får du ditt resultat direkt (på skärmen). Du kan alltså, om du lyckats på provet, titulera dig som PMP omgående.
PMIs process kan tyckas snabbare men å andra sidan krävs det mer plugg. Instuderingen av PMBOK (Project Managemnt Body of Knowledge) blir oftast effektivare om du skaffar relevant litteratur och tar del i en intern studiecirkel eller genomgår en tre eller fyra dagars preparandutbildning. PMBOK kan beställas hos bland annat PMI eller någon större webbokhandel. I de flesta preparandutbildningar ingår den i kursavgiften.
Certifieringsorgan
IPMA företräds i Sverige av Svenskt Projektforum som håller i certifieringsprocessen.
PMI har en lokalavdelning i Sverige. Själva certifieringen sköts centralt och detta mesta av administrationen via webben. Själva provet sker i särskild tentalokal i Kista utanför Stockholm.
Sammanfattande tips
Om allt annat väger lika, som till exempel språk och det internationella perspektivet och din organisation inte valt det ena framför det andra, så är mitt tips att välja PMI om du vill fördjupa dina teoretiska kunskaper.
Är du däremot trygg i dina teoretiska kunskaper och vill utmärka dig och få ett bra kvitto på din erfarenhet rekommenderar jag dig istället att välja på IPMA.
Text: Robert Ek
| Översikt över de vanligaste certifieringarna från PMI och IPMA | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| CAPM | PMP | IPMA D | IPMA C | IPMA B | |
| Krav på erfarenhet | 1 år | 5 år | 0 år | 33 manmånader | 55 manmånader |
| Krav på erfarenhet från komplexa projekt | 33 manmånader | ||||
| Krav på utbildning inom projektledning (timmar) | 23 | 35 | |||
| Bedömning av metodkompetens | ja | ja | ja | ja | ja |
| Bedömning av beteendekompetens | ja | ja | |||
| Skriftligt prov | ja | ja | ja | ja | |
| Självutvärdering | ja | ja | ja | ||
| Projektrapport | ja | ||||
| Workshop & intervju | ja | ja | |||
| Rekommenderad tid för självstudier (timmar) | 80 | 80 | 30 | 60 | 80 |